Année Universitaire

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1 Direction des Etudes Année Universitaire NOTE SUR L ORGANISATION DES DEPLACEMENTS ET VOYAGES PEDAGOGIQUES 1. Organisation du déplacement (financé ou non par l IEP) Lors de chaque rentrée universitaire, un appel à projets pour le financement par l IEP de voyages pédagogiques est organisé, afin de faciliter la prévision budgétaire et, le cas échéant, de sélectionner les projets retenus. Rappel : la taxe d apprentissage et le budget de l IEP ne permettent pas de financer toutes les demandes de financement de voyages pédagogiques. Les résultats des arbitrages budgétaires seront communiqués à chaque responsable de parcours. 1.1 Présentation des projets : Dès la rentrée, le responsable pédagogique en charge du projet (enseignant-référent) désigne un étudiant responsable du projet du voyage ou du déplacement (étudiant-référent). Il le charge d être l interface entre lui, le groupe d étudiants participant au déplacement et l administration. L étudiant-référent communique au service de la vie étudiante (aff.gen@sciencespo-toulouse.fr) une fiche-projet (modèle annexé à la présente note) renseignée avec toutes les informations demandées et validée par la signature de l enseignant-référent, dans les délais ci-dessous indiqués. Nb : Les titres de transport étant pris en charge par l IEP, les demandes de devis devront obligatoirement être effectuées auprès du secrétariat de direction (secretariat.direction@sciencespo-toulouse.fr) de l IEP. Le dossier de candidature complet et chiffré devra être adressé au service de la vie étudiante exclusivement par voie électronique (aff.gen@sciencespo-toulouse.fr) au plus tard le 06 octobre 2017 pour les voyages devant se dérouler durant le 1 er semestre (voyage entre le 23 octobre 2017 et le 31 janvier 2018) et au plus tard le 08 janvier 2018 pour les voyages devant se dérouler durant le 2 ème semestre (voyage entre le 1 er février et le 30 avril 2018). 1.2 Examen des projets : Les projets de voyages pédagogiques seront ensuite présentés en commission pédagogique (Directeur, Directeurs des études, directeur général des services, deux représentants des enseignants de la CFVE, deux représentants étudiants issus de la CFVE, les responsables administratifs de la scolarité et de l insertion professionnelle). Cette commission décidera des projets à retenir. La commission rendra ses arbitrages le 19 octobre 2017 pour les voyages devant se dérouler durant le 1 er semestre (voyage entre le 23 octobre 2017 et le 31 janvier 2018) et le 15 janvier 2018 pour ceux prévus durant le 2 ème semestre (voyage entre le 1 er février et le 30 avril 2018). 1.3 Si le projet est retenu : Dès confirmation de la sélection du projet, l étudiant-référent du projet communique au secrétariat de direction par voie électronique (secretariat.direction@sciencespo-toulouse.fr) la fiche-projet pour établissement des devis. Dans tous les cas si la fiche-projet finalisée n est pas adressée au plus tard 2 semaines avant la date de départ ou est incomplète (absence de validation par l enseignant-référent, informations manquantes, ), le voyage ne sera pas pris en charge par l établissement. 1

2 CHARTE DES DEPLACEMENTS Les trajets étant pris en charge par l IEP, l achat des billets sera impérativement effectué par l intermédiaire de l agence de voyage de l IEP par le secrétariat de la Direction. - Tout déplacement ou voyage pédagogique doit impérativement se dérouler durant la période allant du 1 er octobre N au 30 avril N+1. - L IEP peut prendre en charge financièrement les déplacements et/ou les hébergements et/ou les éventuels frais d inscription ou de participation à un événement. En revanche, tous les frais de restauration sont à la charge des étudiants. - Les trajets doivent être identiques pour tous les étudiants : tous les étudiants doivent partir de Toulouse et revenir à Toulouse le même jour et à la même heure, avec le même moyen de transport. Il convient également de favoriser un lieu unique d hébergement. - L enseignant-référent supervise l organisation du voyage pédagogique et veille à la sécurité des étudiants en s appuyant sur l étudiant-référent. - L enseignant-référent informe la scolarité de l absence des étudiants pendant le déplacement. En l absence d information en ce sens, les étudiants seront considérés en absence injustifiée. - L enseignant-référent doit également assurer le suivi des étudiants lors du voyage ou bien être en capacité de le faire à distance (par téléphone portable). - Le co-voiturage participatif ou organisé par le recours à un intermédiaire commercial (BlaBlaCar, IDVroom, ) est strictement interdit. - L administration n autorise pas les étudiants à utiliser un véhicule de service ou leur véhicule personnel pour partir en voyage pédagogique. Il convient d organiser un transport collectif par l intermédiaire d un transporteur. - Les enseignants-référents ne sont pas autorisés à transporter les étudiants avec leur véhicule personnel. - Chaque étudiant doit disposer d une assurance «responsabilité civile» à jour et couvrant la totalité de l année universitaire (cf. pièces demandées lors du dossier d inscription). - Les étudiants mineurs doivent disposer d une autorisation parentale (ou de ses représentants légaux) écrite pour tout déplacement. Pris connaissance des termes de la Charte des déplacements A Toulouse, le L enseignant-référent L étudiant-référent 2

3 FICHE-PROJET DE DEPLACEMENT / VOYAGE PEDAGOGIQUE A adresser à aff.gen@sciencespo-toulouse.fr Copie au responsable pédagogique de parcours Activité : Sortie Voyage Destination : Objectifs pédagogiques :.. Porteurs du projet : - Enseignant-référent : - Etudiant-référent : Dates retenues pour le déplacement ou voyage pédagogique : du... /... /... au... /... /... Nombre de participants : Nom - Prénom Date de naissance Document d identité Carte de réduction (si existante) 3

4 1 - Dispositions matérielles : Mode de déplacement : Transporteur prévu : Modalités de restauration (non prises en charge par l IEP) : Modalités d hébergement : 2 - Dispositions financières : Mode de financement : IEP : Etudiants : Autres (tiers, partenaire) : Montants évaluation : Poste Coût unitaire Unité/pers Déplacement Hébergement Frais d inscription Coût par pers. Nb de pers. Coût total Total 3 - Dispositions juridiques et médicales : Personne à contacter en cas d urgence par le groupe d étudiants ou l administration : Numéro de téléphone : Fait à Toulouse le L étudiant-référent L enseignant-référent RESERVE A LA COMMISSION PEDAGOGIQUE Avis de la commission : Favorable Refus motivé Visa du directeur - Olivier Brossard 4

5 Sortie/Voyage pédagogique de terrain : Horaires départ / retour : SORTIE / VOYAGE PEDAGOGIQUE CONSIGNES DE SECURITE - Du... /... /... à...h... au... /... /... à...h... Hébergement : Pris en charge par l IEP : Contacts : Etudiant-référent du projet : - M. Tél. Mail Enseignant-référent à contacter en cas d urgence (médicale notamment) ou de difficulté - M. Tél. Mail Rappels importants Lors du déplacement pédagogique, vous devez disposer : - de vos papiers d identité et de votre carte d étudiant ; - de votre carte vitale à jour, éventuellement de votre attestation d assurance complémentaire santé et de la carte européenne d assurance maladie (si voyagez dans l UE) ; - éventuellement, de la totalité de vos titres de transports pour l aller et le retour à Toulouse ; - d une attestation d assurances «responsabilité civile» à jour (demandée lors de l inscription à l IEP) ; - éventuellement, de votre traitement médical : prévoyez d'emporter une quantité de médicaments supérieure à celle nécessaire pour la durée de votre voyage ainsi que votre ordonnance. Si vous êtes malade au cours du séjour, prévenez systématiquement les responsables. Lors de votre sortie / voyage pédagogique, le règlement intérieur de l IEP continue de s appliquer. Tout comportement contraire à ce dernier pourra donner lieu à une procédure disciplinaire. Numéros d appel d urgence : - Numéro d appel d urgence depuis un téléphone mobile (pour toute urgence nécessitant une ambulance, les services d incendie ou la police) : Samu : 15 - Police : 17 Toulouse, le L enseignant-référent L étudiant-référent 5