Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI

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1 L e n t r e t i e n I n d i v i d u e l d e p e r f o r m a n c e Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI

2 L entretien annuel d évaluation est un moment dit privilégié entre le salarié et son manager. Il permet de de retracer le cours de l année passée concernant les ressenties des deux parties mais aussi d évaluer la performance afin d envisager une évolution que ce soit quantitative ou qualitative (salaire et hiérarchie). Mais il permet aussi de se projeter sur l année qui va suivre en définissant de nouveaux objectifs. Cet entretien annuel n est pas obligatoire, cependant il est conseillé pour garder une proximité entre les différentes parties de l entreprise. Etape 1 : InformaTon au personnel Etape 2 : Auto- EvaluaTon Etape 3 : EntreTen annuel Etape 4 : Compte rendu de l'entreten Etape 5 : SoluTons Etape 1 : Information au personnel Dans cette première étape, nous trouvons important de communiquer auprès de l ensemble des salariés pour les informer de la démarche. Nous avons choisi l envoie d e- mail de la part des RH afin que l ensemble des employés prenne connaissance de toutes les informations lié à l entretien: deadline, explication des étapes, de l accès à l évaluation, les marches à suivre pour les managers lors de l entretien, etc. CHOIX DE LA DIFFUSION D INFORMATION PAR AUX SALARIES: «La campagne des entretiens professionnels débute demain, et se terminera le 22 juillet 2016 comme vous pouvez le lire dans la Note d Info ci- jointe. Pour vous y préparer, merci de prendre connaissance du «Mode d emploi entretiens professionnels à destination des salariés» ainsi que des autres documents en pièce jointe. Le «Compte- Rendu entretiens professionnel Remplissable» constituera la trame de cet échange. Le «Guide des entretiens professionnels» permettra de l anticiper au mieux. Votre entretien professionnel sera réalisé par votre manager ou un membre du service RH si votre manager est à l étranger ou si vous êtes un(e) représentant du personnel en délégation à temps plein. Vous y serez prochainement convoqué(e). Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI 2

3 Avant ces entretiens, veuillez- vous auto- évaluer pour que vous ainsi que votre manager puissiez passer en revu chaque objectifs, compétences et échanger sur la perception que vous avez sur votre travail individuel et collectif dans notre onglet «auto- évaluation» sur l intranet.» NOTE D INFO : Rappel de l objectif de l entretien annuel (ci- dessous) «L enquête d opinion 2015 a révélé que nous avions des améliorations à apporter à la gestion des carrières et au développement des compétences de nos salariés. Nous avons décidé de mettre en place des entretiens professionnels qui auront lieu tous les ans pour l ensemble des salariés conformément à l accord triennal sur le plan de formation, le compte personnel de formation et les entretiens professionnels, ainsi que son avenant, tous deux signés par les représentants du personnel. L entretien professionnel permet d identifier les compétences des salariés, de repérer leurs potentiels (expertises et savoir- faire, fonctions pour lesquelles ils manifestent de l intérêt ), leur implication, leurs souhaits, leurs difficultés, leurs besoins de formation et les évolutions professionnelles envisageables. Ses objectifs sont les suivants : - examiner les perspectives d évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d emploi ainsi que les améliorations possibles des tâches au poste de travail, - déterminer avec le salarié un projet professionnel ou un projet de formation en cohérence avec ses aspirations et les besoins de l entreprise, - informer le salarié sur les dispositifs de formation (période de professionnalisation, Compte personnel de formation (CPF), bilan de compétences, VAE ), - préparer le plan de formation. Ces entretiens professionnels permettront, à chaque salarié qui le souhaite, de mettre en place des actions concrètes pour mener à bien un projet professionnel et de développer leurs compétences. C est dans ce contexte que la première campagne d entretiens professionnels aura lieu, pour l ensemble des salariés, du 5 avril au 22 juillet Ils seront à réaliser par les managers ou un membre de l équipe RH. Pour le bon déroulement des entretiens professionnels, les managers et les collaborateurs devront s y préparer. Pour cela, un package de documents informatifs vous sera mis à disposition. Le service RH» Mode d emploi entretiens professionnels à destination des salariés Je prends connaissance du package envoyé par le service RH : «Guide des entretiens professionnels» et «Compte- rendu entretiens professionnels à compléter» ainsi que le présent «Mode d emploi». Je me rends disponible aux dates/heures indiquées sur la «Convocation». Je signe cette convocation, et indique la mention «remis en main propre contre décharge» en bas. Pour rappel : Cet entretien professionnel est obligatoire. Il concerne tous les salariés en CDD ou CDI ayant au moins 2 ans d ancienneté. En effet selon l avenant de l accord triennal sur le plan de formation, le compte personnel de formation et les entretiens professionnels signé le 9 septembre 2015 (article 3-1.) : «L entretien s adresse à tous les salariés [ ]. Il sera réalisé chaque année par le supérieur hiérarchique direct. Pour les salariés n ayant pas de manager basé en France ainsi que pour les Instances Représentatives du Personnel, l entretien sera réalisé par une personne du service Ressources Humaines.» Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI 3

4 Avant l entretien, je réfléchis sur les sujets proposés dans le «Compte- rendu entretiens professionnels à compléter» : o «Identité salarié(e)», o «Mes expériences professionnelles chez Hill- Rom», o «Articulation vie privée vie professionnelle», o «Motivations», o «Ambitions», o «Compétences», o «Plan d action de développement». Pendant l entretien, j échange avec le/la manager sur les sujets proposés en suivant la trame du «Compte- rendu entretiens professionnels à compléter». Après l entretien, je signe le «Compte- rendu entretiens professionnels à compléter» dûment rempli et j en garde une copie. Ce compte- rendu sera transmis par mon/ma manager au service Ressources Humaines. Guide des questions pour le collaborateur La trame du compte- rendu de l entretien professionnel se divise en plusieurs «blocs» : I Informations générales o Identité salarié(e) o Réalisation de l entretien o Contexte de l entretien II Parcours professionnel Mes expériences professionnelles Articulation vie privée vie professionnelle Plan individuel de développement Motivations Ambitions Compétences Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI 4

5 Plan d action de développement III Commentaires et ressentis IV Signatures Etape 2 : Auto- évaluation L autoévaluation disponible sur l intranet passera en revue les objectifs et les compétences. Tous les employés doivent s auto- évaluer avant leur entretien annuel individuel avec son manager ou RH. Bilan des objectifs : Pour chaque objectif (ci- dessous) : - Appréciation du salarié évaluer sur une échelle de 1 à 5 (1 : mauvaise appréciation, 2 : aurait pu faire mieux, 3 : convient aux attentes, 4 : réussite, 5 : excellent) - Commentaires du salarié - Ai- je atteins mes objectifs si oui comment? si non pourquoi? Les objectifs : Accroître les visites clients Etre plus complet et réactif dans l'élaboration des comptes rendus d'activité Veille commerciale permanente Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI 5

6 Objectifs Quantitatifs : C.A - Volume - Marge - Coûts Objectifs Qualitatifs : délais de paiement - acomptes Renforcer le taux de pénétration de nos produits auprès de la restauration et l hôtellerie Prospection dans sa zone géographique Bilan des compétences : Pour chaque compétence (ci- dessous) : - Appréciation du salarié évaluer sur une échelle de 1 à 5 (1 : mauvaise appréciation, 2 : aurait pu faire mieux, 3 : convient aux attentes, 4 : réussite, 5 : excellent) - Commentaires. Les compétences : Compétences managériales, stratégiques - Comprendre l activité - Faire face à l incertitude - Prendre des décisions réfléchies - Résoudre les problèmes avec rigueur - Avoir une perspective globale - Gérer les innovations - Penser de manière stratégique Maîtrise des opérations - Savoir planifier - Etablir des priorités - Exploiter au mieux les processus - Gérer et mesurer - Autonomie Compétences relationnelles - Ecouter pour apprendre - Se concentrer sur le client - Motiver les autres - Curiosité Courage - Analyser les performances - Gérer les conflits - Evaluer les talents - Recruter les meilleurs Energie et Dynamisme - Recherche de résultats - Décisions opportunes Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI 6

7 Etape 3 : Entretien annuel L entretien annuel est une étape prépondérante pour le salarié. C est le moment pour lui de faire le bilan, un point avec son manager. Les objectifs de l entretien annuel sont clairs. Il s agit d abord de mieux connaître et comprendre les salariés, leurs préoccupations mais aussi leurs attentes. C est aussi l occasion de discuter, échanger et partager autour du thème des valeurs de l entreprise, ses projets. En effet, c est un moment privilégié où énormément d informations sur la structure et la vie de l entreprise sont discutés. L entretien annuel est surtout connu pour sa partie évaluation, c est le moment de faire un bilan sur les savoirs : savoirs ; savoir- faire et le savoir être. On évalue l atteinte des résultats, la formation et on travaille à la définition des objectifs à atteindre et par quels moyens les atteindre. Enfin, une partie plus personnelle est abordée, puisqu on juge et définit aussi tous les apports pour l encadrant (le manager) et l encadré (le salarié). C est donc un entretien très directif (de la part de l encadrant) qui est mené pour justement pouvoir répondre aux interrogations citées ci- dessus. L entretien annuel est donc une évaluation, une analyse du travail du salarié. C est l ensemble de ces éléments qui permettent de définir un guide d entretien. Je vous propose un guide d entretien succinct qui reprend les différents thèmes qui peuvent être abordés. L idée est qu à partir des éléments cités ci- dessous on puisse dégager des questions précises pour «leader» l entretien. 6 thèmes : 1- Les objectifs de l entretien d évaluation 2- Revue des objectifs pour l année écoulée et définition des objectifs à venir 3- Les apports pour le responsable / l encadrant 4- Les apports pour le salarié 5- L entretien et la rémunération 6- Les perspectives d évolution Exemple d un guide d entretien proposé par la Maison de l emploi qui reprend 4 des thèmes cités : 1- Les objectifs de l entretien d évaluation Ø Mieux connaître les salariés, leurs préoccupations et leurs attentes Ø Partager les valeurs et le projet de la structure Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI 7

8 Ø Diffuser individuellement des informations sur la vie de la structure (passé et avenir) : prestations, agences, clients, Ø Evaluer la contribution de chacun, l'atteinte des résultats sur la période écoulée et le niveau de compétences détenu : Ø savoir- faire, connaissances, savoir- être / comportement Ø Définir des objectifs partagés pour l'année à venir et moyens pour les atteindre (formation, ) 2- Les apports pour le responsable / l encadrant Ø Une proximité avec le salarié qui aide à mieux le comprendre Ø Une mesure de la motivation (ou du découragement) du salarié Ø Un positionnement du salarié par rapport à son poste et par rapport à la structure (ou au service) Ø Avoir un ressenti général (structure / service / interventions) Ø Ecouter les desiderata du salarié (évolution, formation, salaire ) Ø Mesurer les capacités d évolution du salarié Ø Mesurer sa motivation à s engager dans une formation Ø Une occasion de clarifier ou d expliciter des règles de fonctionnement et d organisation de la structure / du service Ø Recadrer le salarié sur sa façon de faire de tous les jours, son comportement Ø Faire passer des messages Ø Permettre de mettre en avant des modifications d organisation Ø Permettre d évaluer la qualité de son management Ø En faire un outil de gestion et d organisation de la structure / du service 3- Les apports pour le salarié Ø Un moment d'échange privilégié avec son responsable Ø Une attention et une écoute hors situation de travail : prise en compte du point de vue du salarié Ø Les supports d'évaluation (activités et compétences) donnent des repères au salarié Ø Un retour structuré du responsable sur le travail fourni : reconnaissance et valorisation (prendre conscience de ce qu il vaut) Ø Permet de trouver des solutions pour évoluer ou accéder à un autre poste Ø Aborder des sujets liés à la vie de la structure (clients, moments collectifs ou d échange, ) Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI 8

9 4 - L entretien et la rémunération Ø L entretien individuel peut être le lieu de discussion et de négociation de la rémunération. Ø Le contenu de l entretien doit permettre au responsable de définir et d objectiver ses propositions d arbitrage pour les rémunérations Ø Les différentes évaluations contribuent à une appréciation «contextualisée» des capacités et de l implication des salariés : - Appréciation du degré de maîtrise des activités clés de son poste - Appréciation des compétences clés - Appréciation de l atteinte des objectifs de progrès Exemples d un ensemble de questions posées lors d un entretien : - Quels sont les progrès qui ont été réalisés depuis le dernier entretien? - Quelles sont les missions qui vous plaisent le plus? - Quelles ont été vos difficultés liées au contexte (conjoncture, événements inattendus, changement de stratégie )? - Comment expliquez- vous les difficultés que vous éprouvez dans tel ou tel domaine? - Selon vous, de quoi avez- vous manqué pour atteindre vos objectifs? - Quelle démarche avez- vous entrepris pour surmonter vos difficultés? - A quoi attribuez- vous les facilités que vous avez eu pour dépasser vos objectifs? Plus globalement sur le déroulé de l entretien, voici les quelques étapes à garder en tête : «Remise du support d'entretien au salarié : qui rappelle, l objectif, un timing (par exemple 1h30) En préparation de l'entretien : auto évaluation du salarié et simulation d'évaluation par le responsable (comme vue dans la partie ci- dessus) Au moment de l'entretien : dialogue / échange des points de vue entre l'auto évaluation du salarié et l'évaluation du responsable Echange sur les aspirations et les attentes du salarié concernant son parcours professionnel Fixation des objectifs par le responsable». Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI 9

10 Etape 4 : Compte rendu de l entretien. I. Informations générales a. Identité du salarié b. Réalisation de l entretien (date et heures, fonction du manager, etc.) c. Contexte de l entretien (Réalisé tous les ans) II. Plan individuel de développement (objectifs de professionnalisation à court, moyen et long termes) MOTIVATIONS a. Qu est- ce qui vous motive et vous satisfait dans votre travail quotidien? quels sont vos centres d intérêts? b. Comment qualifieriez- vous votre organisation de travail? c. Quelles difficultés rencontrez- vous dans le cadre de vos fonctions? d. De quoi avez- vous besoins pour rester engagé(e) au travail? AMBITIONS e. Quels sont vos objectifs professionnels à court terme (pour l année à venir)? Quelles affectations ou missions futures pourraient vous aider à atteindre vos objectifs? (Projet, mission, poste, compétences, aptitudes, connaissance, expériences visées) f. Quels sont vos objectifs professionnels à moyen (2 ans) ou long terme (3-5 ans)? A quoi aspirez- vous? PLAN D ACTION DE DEVELOPPEMENT g. Axes de développement Compétences- Connaissances- Expériences h. Actions : formation interne, externe, tutorat, mobilité interne, conseil en évolution professionnelle, compte personnel de formation, bilan de compétences, validation des acquis de l expérience i. Ressources nécessaires j. Délai COMMENTAIRES ET RESSENTIS k. Commentaires, propositions, suggestions, demandes à l issue de l entretien de la part du salarié l. Commentaires, propositions, suggestions, actions envisagées à l issue de l entretien de la part du manager ou du rh. III. Signatures A remettre au service RH. Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI 10

11 Etape 5 : Solutions Le feedback se fait par le manager ou le supérieur de l employé. Son rôle ne se termine pas à la clôture de l entretien et va même plus loin que le compte rendu. L entretien doit faire l objet de suivi permettant surtout de contrôler la progression du salarié mais également de le soutenir, de lui donner les outils nécessaires à ses projets, son épanousissement et lui donner les clés pour permettre sa progression et la bonne réalisation des missions confiées. Aussi, le manager doit tenir compte de l évolution de l entreprise, du service et de l environnement afin de redéfinir si nécessaire les objectifs fixés, les attentes et les projets. Il faut voir l entretien annuel comme un acte important de management qui permet de maintenir une bonne cohésion et ambiance au sein d un service ou d une entreprise en général mais également qui tient compte des besoins, particularités et/ou difficultés du salarié mais en s intéressant à son projet professionnel. Le feedback a aussi pour objectif de donner de nouvelles motivations et encourage le salarié à s améliorer ou à continuer sur cette lancée. Ile compte rendu ne doit être qu un support : c est un acte administratif, juridiquement opposable et susceptible de recours» et constitue un document auquel le manager pourra se referrer régulièrement par la suite. Ainsi, le manager doit lors de son feedback retracer bien évidemment ce qui a été dit et évoqué lors de l entretien, resituer les objectifs fixés lors du rendez vous mais également évoquer la mise en place de nouveaux dispositifs. Par nouveaux dispositifs il s agit là, pour le manager, de reprendre les réponses et tous les points de l entretien pour tenter d y apporter des solutions, des améliorations : ce qui pousse le manager à s interroger. Voici quelques axes de réflexions sur lesquels devront se reposer ces derniers. Bien évidemment cela reste seulement des pistes puisque que les axes de réflexions dépendront des sujets évoqués et sont personnalisés en fonction du salarié, de son métier Quels ont été les axes de progression évoqués par le salarié? - Quels sont ceux que je perçois pour lui? Sont ils en adéquation? - Comment puis- je l aider? En mettant quelles mesures en place? - Quelles ont été les difficultés rencontrées par le salarié dans l accomplissement de ses missions? - Pourquoi a t il eu des difficultés? - Comment y remédier à l avenir? - Par quels moyens? - Quels sont les outils à mettre en place pour aider mon employé à mener à terme ses missions? - Par quel biais puis- je l aider? - Quel type de formation ou de solutions puis- je lui proposer? - Quels évènements pourraient être mis en place afin de consolider certaines bases Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI 11

12 Conclusion : Pour résumer l entretien annuel de performance est devenu une étape primordiale toute aussi importante pour le salarié et son projet professionnel que pour le manager et son management. Le schéma ci- dessous résume parfaitement les intérêts de cet entretien. Il permet de faire le point, favorise la communication et les relations interprofessionnelles. Source : rh.org/index.php/blogs/l- impact- des- tic- sur- la- fonction- rh/209- detecter- les- talents Le salarié peut ainsi repérer ses points fort et ses points à améliorer mais le manager doit également s interroger sur la manière dont il peut aider ce dernier à atteindre les objectifs et sur quels outils mettre à sa disposition.par exemple : détecter les besoins en formation L entretien est donc un outil permettant d assurer pour toutes les parties prenantes la bonne réalisation des objectifs. Lauriane Lagathu Anthony Coheleach Nolwenn Simon Maureen Tanguy Lionel GBIKPI 12