INSTRUCTION INTERNE POUR L ORGANISATION DE LA COMMANDE PUBLIQUE

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1 1 / 15 INSTRUCTION INTERNE POUR L ORGANISATION DE LA COMMANDE PUBLIQUE Mise à jour mars 2010

2 Sommaire Préambule. I Evaluation des besoins. I- 1 Fournitures. I- 2 Services et études. I- 3 Travaux. II Passation des commandes II- 1 Généralités. II- 2 Achats dans le cadre des marchés à procédure adaptée. II- 2.1 Achats jusqu à HT. II- 2.2 Achats inférieurs à HT. II- 2.3 Achats d un montant compris entre et HT. II-2.4 Fournitures et services d un montant compris entre et HT. II- 2.5 Travaux d un montant > HT. III-3 Commandes passées sur marchés formalisés. III 3.1 Choix du mode dévolution. III 3.2 Procédure de passation de marchés. III 3.3 Publicité. III 3.4 Délais. III 3.5 Cas particuliers. III 3.6 Points particuliers. Tableau de synthèse : procédures formalisées

3 Préambule La présente mise à jour ne tient pas compte du seuil de jusqu au quel il était possible de passer des commandes sans publicité et sans mise en concurrence qui ne s appliquera plus à compter du 1 er mai 2010 suite à l annulation du CE Aussi, la présente instruction a pour objet d'adapter les pratiques de passation de la commande publique aux nouvelles règles issues du Code des Marchés Publics à compter du 10 juin 2004 ( CMP public au JO du 08/01/2004). Le paragraphe I de l'article 1 du CMP rappelle comme le CMP précèdent les cinq grands principes à respecter lors de la passation d'une commande publique à savoir : liberté d'accès égalité de traitement des candidats transparence des procédures obligations de publicité et de mise en concurrence bonne utilisation des deniers publics Mais pour la première fois le CMP précise que les marchés publics doivent respecter ces principes "quels que soient leurs montants". Par conséquent toute commande dès le 1 er euro est considérée comme un marché public. Le respect de ces principes exige : une définition préalable des besoins une obligation de publicité une obligation de mise en concurrence le choix de "l'offre économiquement la plus avantageuse".

4 I. Évaluation des besoins. La définition préalable des besoins est dorénavant une obligation. Cette évaluation s'applique aux dépenses annuelles de : fournitures, prestations de service y compris études, travaux. Pour la réalisation d'opérations de construction ou de travaux de génie civil, la définition des besoins est effectuée dans le cadre de la programmation. I.1 Fournitures. Les besoins de fonctionnement sont évalués par le Secrétariat Général à partir des résultats de l'année antérieure. I.2 Services et études. Les prestations de service (contrat d'entretien, nettoyage, location, abonnements) relatives au fonctionnement des services ( mairie, mairie annexe, installations sportives et écoles et l'entretien des locaux) sont définies par le Secrétariat Général. Les services récurrents sont aussi classés par prestations homogènes comme par exemple : nettoyage des locaux ou des biens meubles Les prestations continues comme les contrats de maintenance sont évaluées en fonction de leur spécificité. Les études relatives à la réalisation d'une opération de bâtiment ou de travaux de génie civil (programme, maîtrise d'œuvre, OPC, SPS, contrôle technique, conduite d'opération ) sont évaluées lors de la programmation, par le gestionnaire de l'opération. I.3 Travaux. La programmation des opérations de bâtiments, constructions publiques ou de génie civil est effectuée par le représentant légal de la Collectivité ou d'un assistant. Pour déterminer les seuils de publicité et de mise en concurrence, l'opération est découpée généralement en : une opération de travaux, une opération de maîtrise d'œuvre et OPC une opération de SPS, contrôle technique, études, géomètre une opération constitution de dossiers, plans (pour les plus importantes)

5 Pour les travaux d'entretien, de réparation ou de petits travaux neufs : la programmation devra être réalisée en fonction de la nature des travaux, de l'ouvrage à réparer ou à réaliser. Cette programmation aboutira à l'identification d'une opération qui sera évaluée pour déterminer le mode de publicité et de mise en concurrence. II. Passation des commandes II.1Généralités Selon le montant du marché, les procédures suivantes sont à respecter : Procédures et publicité Montant Marchés fournitures et prestations de services Procédure Publicité 0 à Adaptée Sans à Adaptée Par tout moyen + site Casinca (1) à Adaptée JAL (2)ou BOAMP (3) + Klekoon (4) +site Casinca + presse spécialisée si besoin > Appel d offres ou dialogue compétitif Concours Procédure négociée BOAMP et JOUE (5) + Klekoon + presse spécialisée si besoin + site Casinca Montant Marchés fournitures et prestations de services Procédure Publicité 0 à Adaptée Sans à Adaptée Par tout moyen adapté à Adaptée JAL ou BOAMP + site Klekoon + site Casinca + presse spécialisée si besoin > > Appel d offre Dialogue compétitif Négociée ,, JAL ou BOAMP + site Klekoon + site Casinca + presse spécialisée si besoin BOAMP + JOUE + JAL + Klekoon + presse spécialisée (1) Site internet de la collectivité. (2) JAL : Journal d'annonces Légales. (3) BOAMP : Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics. (4) Klekoon : profil acheteur de la collectivité. (5) JOUE : Journal officiel de l Union Européenne. La suite de cette note indique les prescriptions complémentaires à suivre au sein de la collectivité.

6 Important. Dans tous les cas, les candidats non retenus lors d une procédure restreinte doivent être aussitôt informés par écrit. De même, les candidats dont les offres n ont pas été retenues doivent être informés dès que le choix est fait. Les avis d attribution seront publiés conformément aux dispositions du CMP. II.2 Achats dans le cadre des marchés à procédure adaptée Ces commandes concernent les fournitures et services dont le montant annuel est inférieur à HT et les travaux inférieurs à HT. Tous les dossiers relatifs à la mise en concurrence seront conservés pendant cinq ans. En ce qui concerne la Communauté des Communes de la Casinca - les dispositions suivantes seront appliquées : II.2.1 Achats jusqu à HT. Les achats relatifs à des besoins de même nature jusqu'à HT annuels peuvent être réalisés directement auprès de fournisseurs connus qui ont fait connaître leur prix par envoi de catalogue, de tarif, barème.sans publicité, ni mise en concurrence (dispositif prévu par un décret complémentaire en cours de signature). II.2.2 Achats d un montant compris entre HT et HT annuel (Fournitures, services et travaux). Les commandes relatives à des besoins de même nature dont l'estimation annuelle se situe entre à HT et les commandes pour des besoins ponctuels ou spécifiques entre et HT feront obligatoirement l'objet d'une mise en concurrence. Au moins trois fournisseurs seront consultés sans formalités particulières. Néanmoins une trace de la consultation sera conservée dans les dossiers. Il n'est pas fait obligation de faire une publicité dite préalable, sauf s il apparaît qu'elle est indispensable compte tenu de la spécificité de la commande. La mise en concurrence obligatoire de plusieurs (au moins trois) fournisseurs, prestataires ou entrepreneurs, constituera une publicité suffisante. Pour les achats relatifs aux services et études compris entre ces seuils, une annonce ou un avis sera publié sur le site de la Communauté de communes de la Casinca. II.2.3 Achats d un montant compris entre et HT. La procédure adaptée doit être la règle. Cependant, exceptionnellement pour la satisfaction de besoins peu communs, l appel d offres ou le dialogue compétitif pourront être utilisés. La procédure adaptée peut être restreinte ou ouverte. La procédure restreinte nécessite une sélection préalable des candidats. La procédure ouverte permet à tout opérateur économique de faire une offre.

7 a. Publicité. La publicité doit bien être appropriée au montant et à la nature de la commande. Préalablement à la mise concurrence, un avis doit être publié dans un journal local habilité, ou sur le site de télé procédure Klekoon ou sur le profil acheteur de la Communauté de communes de la Casinca, ou en cas de technicité du besoin à satisfaire une publication dans un journal spécialisé. Cet avis précisera : - l identification du maître de l ouvrage, - l objet, la consistance, le lieu d exécution ou de livraison, - la date de remise des offres ou des candidatures, et le cas échéant, le contenu du dossier de candidature, - le lieu de retrait et dépôt du dossier : les modalités de retrait et de dépôt : dossier papier ou dématérialisé. - les critères de choix de l offre. b. Délais. En cas de procédure restreinte, un délai suffisant qui ne pourra être inférieur à 10 jours, doit être donné aux candidats potentiels pour se faire connaître et adresser leur demande de participation. Un délai suffisant qui ne sera pas inférieur à 8 jours, sera donné aux candidats pour faire leur proposition. En cas de procédure ouverte, le délai doit également être adapté à l objet du marché : ce délai ne pourra pas être inférieur à 10 jours. c. Sélection et mise en concurrence des candidats en cas de procédure restreinte. Les capacités des candidats à réaliser la prestation ou la fourniture seront appréciées en fonction des garanties, des capacités techniques et des références qu'ils présentent. Au cas où les candidatures sont en nombre insuffisantes, vous pouvez consulter des candidats de votre choix qui ont les capacités à satisfaire l'objet de la commande. d. Mise en concurrence. En cas de procédure restreinte le cahier des charges sera adressé aux candidats retenus par le maître de l'ouvrage. En cas de procédure ouverte tout opérateur économique peut retiré un dossier auprès du maître de l'ouvrage. Le dossier de consultation sera constitué des documents nécessaires à l'établissement de l'offre : caractéristiques techniques, bordereaux des prix, détail estimatif Préalablement à la passation de la commande, il convient de s assurer de la situation régulière du candidat au regard de ses obligations fiscales et sociales. Un délai suffisant, qui ne sera pas inférieur à huit jours sera donné aux candidats pour faire leurs propositions.

8 e. Choix. "L'efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics" (art.1) impose de choisir "l'offre économiquement la plus avantageuse", en tenant compte des critères énoncés dans l avis : pour le choix de ces critères il convient de s inspirer de ceux indiqués à l article II-53 du CMP (coût d utilisation, valeur technique, caractère innovant, délai, qualité esthétique, assistance, prix ) Pour les fournitures courantes par exemple, le seul critère du prix peut être retenu. Dans cet esprit, plusieurs titulaires pourront être retenus pour les mêmes fournitures ou prestations selon leur proximité avec le service où est localisé le besoin. f.forme de la commande. Les commandes seront systématiquement matérialisées par un bon de commande ou lettre de commande ou un contrat établit selon les indications de l article 12 du CMP. Le choix entre les 2 modèles de contrats dépendra du montant ou de la complexité de l achat. Pour les fournitures, l'utilisation des bons de commande type "manifold" à trois feuillets est pratique et recommandée. Lorsqu'il s'agit de prestations de service ou de travaux, le contrat devra préciser, outre l'identification du prestataire, l'objet et le prix, les modalités d'exécution, les délais ou la date d'achèvement, la référence à la consultation. g. Constatation du service fait. Lorsqu'il s'agit de fournitures courantes, la constatation ou admission est faite unilatéralement par le service. L'agent qui réceptionne les fournitures doit être en possession du bon de commande pour vérifier l'exactitude de la livraison. La mention correspondante est portée sur le bon de livraison ou la commande ou à défaut sur toute autre pièce annexe. Lorsque la commande est relative à la réalisation de travaux réglés sur factures, la constatation est faite contradictoirement avec le titulaire dans les mêmes formes que pour des travaux exécutés dans le cadre d'un marché. II.2.4 Fournitures et services d un montant compris entre HT et HT. La règle reste la procédure adaptée, mais néanmoins, la procédure de l'appel d'offres, ou de dialogue compétitif du marché négocié ne doivent pas être systématiquement exclus. Au-delà de , l appel d offres est la règle. Le choix de la procédure de publicité et de dévolution à mettre en œuvre sera fait par le représentant légal de la collectivité.

9 Au cas où la procédure adaptée doit être mise en œuvre, les recommandations ci-dessous seront appliquées : a. Publicité La publication d'un avis d'appel public à la concurrence est obligatoire : soit dans le BOAMP, soit un journal d'annonces légales local, et si nécessaire, également dans une publication spécialisée. L avis doit être publié sur la plateforme de téléprocédure Klekoon et sur le site de la Communauté de communes de la Casinca ( La rédaction de l'avis doit être conforme au modèle de l'arrêté ministériel. L avis doit indiquer l adresse des sites de téléchargement. Les avis au BOAMP seront envoyés par télé procédure. L avis doit être transmis aux différentes publications le même jour. b. Délai En cas de procédure restreinte, un délai suffisant, qui ne pourra être inférieur à 15 jours, sera donné aux fournisseurs ou prestataires de service pour adresser leur demande de participation Le délai de remise des offres ne pourra être inférieur à 10 jours. En cas de procédure ouverte, le délai de remise des offres sera également adapté à l'objet du marché et à la complexité de sa réalisation. Ce délai ne pourra être inférieur à 10 jours. c. Sélection et consultation des candidats en cas de procédure restreinte. Le représentant légal de la collectivité appréciera les qualités, les capacités financières et techniques, les références des candidats. Au cas où le nombre de candidatures est insuffisant, d'autres candidats qui ont les capacités à satisfaire les besoins seront consultés. La liste des candidats admis à présenter l'offre sera établie et les candidats non retenus informés. Il sera adressé aux candidats retenus : une lettre d'invitation à présenter une offre. un cahier des charges sommaire adapté à la complexité des fournitures ou prestations. d. Procédure ouverte. Le dossier de consultation est remis gratuitement à tout opérateur économique qui en fait la demande. Le dossier pourra être téléchargé sur le site Klekoon ou sur le site de la Communauté de communes de la Casinca. Le cahier des charges sera généralement composé : - avis, - règlement de consultation, - cadre acte d engagement, - cahier des clauses administratives particulières ( CCAP), - cahier des clauses techniques particulières ( CCTP)

10 - bordereau des prix unitaires - détail estimatif. Avant d examiner l offre proprement dite, le pouvoir adjudicateur doit examiner les capacités techniques, professionnelles et financières. Il doit également s assurer que les opérateurs économiques sont en règle avec leurs obligations fiscales et sociales. e. Choix. Un rapport d'analyse des offres sera systématiquement établi dans lequel les offres seront classées en tenant compte des critères de choix énoncés dans l avis. Avant l'acceptation de l'offre retenue, le titulaire doit remettre les attestations justifiant de la situation au regard de ses obligations fiscales et sociales. Les autres candidats doivent être informés dès le choix du rejet de leurs offres. En cas de négociation, des traces écrites seront conservées dans un souci de transparence. L'ensemble des éléments de la procédure : avis de publicité, rapport d'analyses des candidatures, lettres aux candidats non retenus, lettres d'invitation à soumissionner, rapport d'analyse des offres, lettres aux soumissionnaires non retenus.seront conservés pendant une durée de cinq ans. f. Forme de la commande. Les commandes de fournitures seront matérialisées par un bon de commandes sauf si les obligations réciproques ou les conditions d'exécution doivent être précisées par un contrat. Les commandes relatives aux prestations, lorsque l'objet le justifie et notamment pour les contrats d'entretien, de location, d'études seront matérialisées par un contrat (cf. modèles) qui indiquera : - l'identification des contractants, - l'objet, et éventuellement la consistance (une notice descriptive peut être annexée) - le prix, - le délai, la détermination et la forme du prix, - les modalités de paiement, - les conditions de résiliation, g. Signature. Ces contrats seront signés par le représentant légal de la collectivité et seront accompagnés du rapport de présentation qui rappelle l'ensemble de la procédure. Les contrats originaux seront détenus par le représentant légal de la collectivité ; le dossier sera constitué des pièces suivantes : avis de publicité, liste des candidats et offres retenus, lettre aux candidats non retenus, lettre d'invitation à soumissionner, rapport d'analyse des offres, lettre d'information des offres non retenues, rapport de présentation du contrat. II.2.5 Travaux d un montant < HT.

11 Le choix de la procédure de publicité et le mode de dévolution à mettre en œuvre relèvent du représentant de la collectivité. La procédure adaptée pour l'exécution des travaux tiendra compte des dispositions suivantes : a. Publicité L'AAPC devra obligatoirement être publié soit au BOAMP, soit dans un journal d'annonces légales, soit si nécessaire, dans une publication spécialisée et dans tous les cas sur une plate forme de télé procédure. Lorsque les travaux ne requièrent pas une technicité très poussée, l'avis sera publié dans un journal local habilité (Corse Matin, Informateur, Petit Bastiais ) et sur le site collectivité Lorsque la concurrence au niveau local risque d'être insuffisante compte tenu de la technicité des travaux, l'avis sera publié au BOAMP. Pour des travaux très spécialisés, l'avis sera publié dans une publication spécialisée dans le domaine des travaux concernés. Dans ce cas, la publicité dans le Moniteur des TP peut être suffisante. L'avis doit être conforme au modèle de l'arrêté ministériel. L'avis au BOAMP est transmis par télé procédure. b. Délai de réception des demandes de participation ou des offres. En cas de procédure restreinte, le délai de réception des demandes de participation doit être fixé en fonction de la diversité des travaux et la constitution éventuelle de groupements ou la recherche de sous traitants. Néanmoins, ce délai ne pourra être inférieur à 22 jours. Dans les AAPC, il sera indiqué systématiquement la date à laquelle le service sera en mesure d'adresser le dossier de consultation aux candidats retenus afin que les entreprises puissent établir leur cahier des charges. Un délai raisonnable entre la réception des demandes de participation et l'envoi des dossiers aux candidats retenus devrait être environ de quinze jours. En cas de procédure ouverte, le délai minimum de remise des offres ne pourra être inférieur à 22 jours c. Sélection et consultation des candidats en cas de procédure restreinte. La sélection des candidats se fera à partir des critères suivants : les garanties financières, les capacités techniques et professionnelles, les moyens humains et en matériel, les références. Si d'autres critères de sélection doivent être retenus, au quel cas ils seront indiqués dans l'avis d'appel public à la concurrence. En cas d'un nombre insuffisant de candidatures d'autres entreprises qui peuvent réaliser les travaux seront consultées. Il appartient au représentant légal de la collectivité d'arrêter la liste des candidats retenus, de motiver votre choix par une note sommaire d'analyse des candidatures, d'informer les candidats non retenus.

12 Le respect de la date d'envoi des dossiers aux candidats retenus est un critère de qualité du service, aussi, j'attache du prix au respect de ce délai. Le dossier à adresser aux candidats retenus comprendra : une lettre d'invitation à présenter une offre un règlement de consultation un dossier de consultation comprenant : - un cadre de l acte d engagement - un cahier des clauses administratives particulières (CCAP) - un cahier des charges techniques (CCTP) - un cadre de bordereau des prix unitaires - un cadre de détail estimatif - un cadre de décomposition du prix global et forfaitaire - toutes pièces permettant d'établir le plus précisément possible l'offre (plans, notes de calculs, cahier de sondage, dossier géotechnique ) Un délai suffisant pour l'établissement de l'offre doit être laissé aux candidats : ce délai doit être apprécié selon la complexité du dossier, toutefois il ne pourra être inférieur à 22 jours. d Procédure ouverte. La composition du DCE est identique à celle indiquée au c ci-dessus. Le DCE peut être téléchargé sur le site Klekoon ou retiré directement auprès du maître de l'ouvrage. L'offre pourra être déposée ou transmise par voie électronique à l'adresse du maître de l'ouvrage par l'intermédiaire de la plate forme Klekoon. e -Choix de l'offre Le choix de l'offre sera effectué en tenant compte de 'l'offre économiquement la plus avantageuse". Cette offre sera appréciée en fonction des critères indiqués dans l avis ou le dossier de consultation : prix, valeur technique, délai d'exécution, coût d'utilisation, qualités esthétiques et fonctionnelles... Un rapport d analyse des offres sera établi. f -Forme de la commande Compte tenu des montants relativement élevés, la commande doit être formalisée par un contrat qui fera apparaître au moins : l'identification du titulaire, l'objet du marché, le montant, le numéro de compte, la durée d'exécution de travaux, la forme du prix (unitaire ou forfaitaire, ferme ou actualisable), les conditions de règlement, le délai de paiement, les conditions de résiliation, de réception, la date de notification, le comptable assignataire. g - Signature

13 Les marchés accompagnés d'un projet de rapport de présentation qui rappelle l'ensemble de la procédure sont signés par le représentant légal de la collectivité. III. Commandes passées sur marchés formalisés. III.3.1 Choix du mode de dévolution Le choix du mode de dévolution est de la responsabilité de l autorité compétente. III.3.2 Procédures de passation des marchés Le nouveau code des marchés publics oblige de passer des marchés sur appels d'offres à partir de : pour les fournitures et services y compris études et maîtrise d'œuvre. Les marchés de maîtrise d oeuvre < à pour des opérations de bâtiment seront passés sur concours pour les marchés de travaux pour les travaux Entre et HT pour les travaux : les marchés pourront être passés soit sur appel d'offres, soit par dialogue compétitif, ou marchés négociés dans le cas de l'article.35 du CMP. Le choix entre ces trois procédures appartient au représentant légal de la collectivité. L'appel d'offres sera ouvert lorsqu'il s'agit d'affaires simples, et restreint, lorsque les prestations à réaliser nécessitent des études importantes pour présenter une offre ou lorsque les prestations requièrent un savoir-faire spécifique. Je rappelle que la procédure de l'appel d'offres peut être retenue même en dessous des seuils de pour les fournitures, services et travaux. Dans ce cas, toutes les dispositions de la procédure de l'appel d'offres devront être strictement respectées. III.3.3 Publicité Pour les travaux entre et M et les fournitures ou services entre HT et HT, le choix de la publication au BOAMP ou Corse Matin ou autre journal local sera fonction de leur spécificité ou du champ concurrentiel local. (Le tableau II en annexe rappelle les seuils, les délais et les supports de publication des avis). III.3.4 Délai Les délais de publicité prévus au CMP sont des délais minima. Aussi, ces délais doivent être appréciés en fonction de la complexité des fournitures, des services et des travaux à réaliser.

14 ( Le délai minimum de 22 jours de remise des offres pour les travaux entre et ne doit être retenu que pour les cas très simples ). III.3.5 Cas particuliers a. Missions de maîtrise d'œuvre. Les marchés de maîtrise d'œuvre sont soumis aux règles de droit commun, c est à dire s ils sont en dessous de HT pour les collectivités locales, ils peuvent être passés selon la procédure adaptée. Au-dessus de ces seuils, ils seront passés selon la procédure de l appel d offres ou du concours. Cependant dans certains cas, limitativement prévus à l'article 35, ils pourraient être passés selon la procédure négociée. Les missions de maîtrise d'œuvre doivent toujours faire l'objet d'un contrat écrit. Ces contrats seront passés sous la forme de marchés formalisés rédigés selon le modèle recommandé à partir de HT. b. Les missions de Sécurité Protection de la Santé et de contrôle technique. Elles feront obligatoirement l objet d un contrat écrit. Ces missions sont rattachées à la réalisation d une opération d investissement. La procédure adaptée sera la règle (sauf cas particuliers), compte tenu que les montants seront inférieurs à III.3.6 Points particuliers - les critères de sélection et de choix seront indiqués dans l'avis ou le règlement de consultation. Ces critères d'attribution seront obligatoirement pondérés : la recherche de l'offre économiquement la plus avantageuse doit être fondée uniquement sur les critères annoncés - le rapport de présentation du marché doit, entre autre, rappeler les critères de choix et préciser le choix de l'offre retenue en fonction de l'ensemble des critères annoncés. - le découpage artificiel d'une opération physique pour contourner les obligations de publicité ou de contrôle par les commissions, est absolument à proscrire. Par contre, chaque fois que cela est possible, l'allotissement sera privilégié afin de permettre aux petites entreprises d'accéder plus facilement à la commande publique. Le fractionnement constitue une irrégularité administrative et aussi une illégalité faussant la mise en concurrence et donc le principe d'égalité devant la commande publique. L ouverture des enveloppes et l examen des dossiers de candidatures seront effectués préalablement à la réunion de la CAO par le représentant légal de la collectivité.

15 Un compte rendu indiquant le contenu des enveloppes sera établi et sera transmis à l autorité compétente avant la réunion de la CAO. La présente instruction est applicable immédiatement. Fait à Vescovato, le Le Président José Giansily

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