Fonctions principales. Paie

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1 Fonctions principales Paie

2 Table des matières AJOUT D UN NOUVEL EMPLOYÉ...3 CRÉATION D UNE PAIE...4 ÉTAPE 1 : MENU «SAISIE», APPUYER SUR LE BOUTON «PRÉPARATION DE LA PAIE»...4 ÉTAPE 2 : MENU «SAISIE», APPUYER SUR LE BOUTON «IMPRESSION DES TALONS»...5 ÉTAPE 3 : MENU «SAISIE», APPUYER SUR LE BOUTON «PRÉPARATION DES CHÈQUES ET DES DÉPÔTS DIRECTS»...6 ANNULATION D UNE PAIE...6 IMPRESSION DU RAPPORT : ANALYSE DE LA PAIE...6 CRÉATION D UNE PAIE DE VACANCES

3 AJOUT D UN NOUVEL EMPLOYÉ Menu «Fichier», onglet «employé», appuyez sur le bouton «Employé» Dans l écran «Sélection d un employé» Pour ajouter : appuyez sur le bouton pour ajouter un nouvel employé. Le système vous demandera d entrer les coordonnées de l employé, son nom et son adresse ensuite appuyez sur pour continuer. Pour modifier : appuyez sur sélectionné en bleu). pour modifier un employé existant (employé Dans l écran «Édition d un employé» Onglet «Informations personnelles» : Entrez le code de l employé, la division principale du grand-livre, numéro d assurance social etc Dans le bas de l écran vous devez ajouter la ou les divisions de travail de l employé. Il est important dans ce cas que le total en % soit égal à 100%. Onglet «Données de bases» : Entrez l exemption au fédéral et au provincial. Les déductions annuelles sont principalement utilisées pour ceux qui travaillent en région éloignée. Indiquez si l employé est payé par chèque ou par dépôt direct (dans ce cas vous devez entrer le numéro de folio). Onglet «Montants heures» : Ajoutez dans ce tableau les types de montants utilisés par l employé. Habituellement c est le type «salaire horaire» pour lequel vous devez indiquer le nombre d heures normalement travaillées par l employé pour une période de paie. Par exemple 40 heures pour une paie hebdomadaire et 80 heures pour une paie au quinze jours Onglet «Avantages emplois» : Ajoutez les quatre types d avantages soit les vacances, les congés maladies, les congés fériés et la fête nationale. Ensuite pour chaque avantage vous pourrez modifier le % si c est nécessaire. Par exemple un employé qui aurait 6% en vacances au lieu de 4%

4 Onglet «Rôles de calcul» : Ajoutez les déductions de base de l employé. Au minimum vous devez ajouter le salaire brut et le salaire net. En général l employé devrait avoir les déductions de base : salaire brut, salaire net, impôt fédéral et provincial, assurance emploi et régime des rentes. Vous pouvez selon le cas modifier les données de calcul. Onglets «Mémo» : Ces onglets vous permettent d entrer toute autre information dont vous désirez conserver sur l employé. CRÉATION D UNE PAIE ÉTAPE 1 : Menu «Saisie», appuyer sur le bouton «Préparation de la paie» Dans l écran «Paramètres de calcul de la paie», sélectionnez l organisation, la division principale et la fréquence de paie pour lesquelles vous désirez créer une paie. Vérifiez et modifiez selon le cas la date de paiement proposée par le système. (si le système vous indique qu il n y a plus de paie à calculer vous devez sortir de cet écran et allez dans le menu «Fichier», onglet «organisation», appuyez sur organisation et en cliquant sur modifier de paie ajouter les dates de fin de paie). vous devrez dans l onglet fréquences Générer : Appuyez sur ce bouton pour générer la liste de paies. Toutes les paies des employés de l'organisation, de la division et de la fréquence de paie en cours seront générées. Les paies sont générées avec les valeurs par défaut définies dans l'organisation et dans les employés. Ces valeurs sont modifiables par l'usager en sélectionnant l employé et en appuyant sur. Par exemple si vous désirez modifier les heures travaillées, ajoutez le paiement d un congé férié... * pour créer une paie de vacances voir plus bas Vérifier :

5 Appuyez sur ce bouton pour procéder à l'impression d'une liste de vérification des paies. Cette liste contient toutes les informations qui seront utilisées pour calculer les paies des employés. Cette option n'est pas obligatoire, elle permet seulement à l'usager de faire une vérification des données de la paie sur papier. Calculer : Appuyez sur ce bouton pour déclencher le calcul de la paie. C'est dans ce processus que le système calcul toutes les déductions de l'employé afin d'obtenir son salaire net. À noter : Vous devez toujours effectuer la génération des paies avant de procéder au calcul de la paie. Il est possible de procéder au calcul de la paie autant de fois que vous le désirez (tant que la procédure d'acceptation n'a pas été effectuée). Registre : Appuyez sur ce bouton pour imprimer le registre de la paie. Ce registre est l équivalent du journal des chèques imprimé avec le logiciel DOS. Distributions comptables : Appuyez sur ce bouton pour visualiser ou éditer la liste des distributions comptables de la paie en cours. Accepter : Appuyez sur ce bouton pour rendre les enregistrements des paies permanents. ÉTAPE 2 : Menu «Saisie», appuyer sur le bouton «Impression des talons» Dans l écran «Impression des talons» sélectionner l organisation, la division principale, la fréquence de paie et la date de fin de paie pour lesquelles vous désirez imprimer les talons. Sélectionnez tous les employés ou seulement ceux que vous désirez et appuyez le bouton imprimante

6 ÉTAPE 3 : Menu «Saisie», appuyer sur le bouton «Préparation des chèques et des dépôts directs» Dans l écran «Sélection des paramètres pour les chèques et les dépôts directs» sélectionnez l organisation, la division principale, la fréquence de paie et la date de fin de paie pour lesquelles vous désirez créer les chèques ou générer les dépôts directs et appuyez sur le bouton «Générer». ANNULATION D UNE PAIE Menu «Traitements spéciaux», onglet «traitements», appuyez sur le bouton «Annulation d une paie». Dans l écran «Annulation d une paie» sélectionnez l organisation, la division principale, la fréquence de paie et la date de fin de paie pour lesquelles vous désirez annuler une paie. Sélectionnez tous les employés ou seulement ceux pour lesquelles vous désirez annuler la paie et appuyez sur le bouton «Annuler les paies sélectionnées». Pour refaire une paie annulée vous devez refaire les étapes de création d une paie. IMPRESSION DU RAPPORT : ANALYSE DE LA PAIE Menu «Rapport», appuyez sur le bouton «Analyse de la paie». Dans l écran «Impression de l analyse de la paie»» sélectionnez l organisation, la division principale et la fréquence de paie pour lesquelles vous désirez imprimer le rapport et appuyez sur le bouton «suivant». Dans le champ «type de paie» sélectionnez «tous». Choisissez l ordre d impression soit par code ou par nom d employé. Si vous voulez imprimer le rapport pour certains employés seulement décochez la case «tous» et indiquez les employés désirés. Ensuite appuyez sur le bouton «suivant». Choisissez le type de rapport, je vous suggère d imprimer le rapport «sommaire par employé» si vous désirez avoir les montants par employé ou «sommaire» pour imprimer seulement le total des montants de tous les employés. Indiquez les dates de début et fin et appuyez sur le bouton «suivant». Appuyez sur le bouton imprimer

7 À noter : La dernière page du rapport vous indique le montant des remises fédérales et provinciales à faire. Dans le cas où vous auriez ajouté des rôles de calcul tel que surplus d impôt fédéral et/ou provincial, vous devrez additionner ces montants aux totaux déjà calculés. CRÉATION D UNE PAIE DE VACANCES Après avoir généré la paie,, sélectionnez l employé pour lequel vous désirez créer une paie de vacances et appuyez sur. Dans le bas de l écran à gauche, cochez la case Paie de Vacances : Répondez «Oui» à la question êtes-vous sûr de vouloir créer une paie de vacances. Le système vous ouvrira la fenêtre suivante : Sélectionnez la fréquence de paie désirée, exemple «Quinzaine» si vous voulez que la paie de vacances se calcule sur 2 semaines. Ainsi même si l employé est payé à la semaine, on peut lui verser un montant de vacances dont l impôt se calculera sur une fréquence de 2 semaines pour qu il paie moins d impôt

8 Ensuite entrez le montant des vacances à payer et le nombre d heures associé. Pour terminer appuyez sur comme pour les autres. pour sauvegarder et procédez au calcul de la paie