Formation OVAL-E 2 Travaux Pratiques. Comité Côte Basque-Landes Avril 2017

Transcription

1 Formation OVAL-E 2 Travaux Pratiques Comité Côte Basque-Landes Avril 2017

2 LA PROCÉDURE DÉMATERIALISÉE Le même circuit et les mêmes validateurs NOUVEAUTÉ IMPRESSION CARTE AU CLUB

3 TRAVAUX SUR L APPLICATION Découvrir Oval-e 2 - La fiche signalétique du club et la mise à jour des informations par le G_ADM Les coordonnées, le correspondant du club, le logo etc. - Le tableau de bord et le suivi des actions à réaliser Le tableau de bord centralise les dossiers en cours afin d en effectuer le traitement : suivre les demandes d affiliation, ré-affiliation et mutation.

4 FICHE SIGNALÉTIQUE DU CLUB RECHERCHER club/comité GÉOCODAGE = Localisation sur plan (Réf. Via Michelin) Logo, adresse, correspondant... Logo club Onglets accessibles avec le rôle G_ADM

5 RÉ-AFFILIATION Comment ré-affilier un licencié? FILTRER PAR SAISON ET APPLIQUER LE FILTRE CHOISIR LES LICENCIÉS À RÉ-AFFILIER VALIDER LA DEMANDE DE RÉ-AFFILIATION Possibilité d ajouter ou modifier l adresse mail avant de valider la ré-affiliation

6 AFFILIATION Comment faire une affiliation ou une mutation? 1 2 Après avoir cliqué sur «Affiliation», le formulaire de saisie de la demande s ouvre.

7 FORMULAIRE D AFFILIATION Renseignements personnels Les champs précédés d une * sont obligatoires

8 FORMULAIRE D AFFILIATION Choix des qualités du futur licencié ENVOI DU MAIL AUTOMATIQUE L identité et les qualités saisies par le CLUB ne seront pas modifiables par le licencié

9 EXEMPLE MAIL REÇU PAR LE LICENCIÉ IDENTIFIANTS DE 1 ère CONNEXION

10 LE TABLEAU DE BORD Comment suivre les dossiers en cours et relancer les licenciés Différents filtres «ÉTAT» pour retrouver les dossiers à traiter

11 CE QUE DEVRA FAIRE LE FUTUR LICENCIÉ Contrôle et Validation de sa demande d affiliation, ré-affiliation, mutation Création d un MOT DE PASSE à la 1 ère connexion Vérification de son IDENTITÉ Saisie des INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES (Adresse, lieu et code postal de naissance, CNIL et liste rouge) Validation des MENTIONS LÉGALES Acceptation des CONDITIONS D ASSURANCE et choix des options FIN DES MENTIONS MANUSCRITES

12 VALIDATION DES MENTIONS LEGALES PAR LE LICENICÉ ASSURANCE + OPTIONS

13 VALIDATION DES CONDITIONS D ASSURANCE PAR LE LICENCIÉ

14 LE CERTIFICAT MÉDICAL À IMPRIMER À LA FIN DU FORMULAIRE PAR LE LICENCIÉ SCANNER LE CERTIFICAT TRANSMETTRE L ORIGINAL AU CLUB Au moment du contrôle du dossier, le club aura la possibilité d ajouter les pièces jointes au dossier du licencié (ex : certificat médical, photo, pièce d identité etc.) Le certificat médical ORIGINAL devra obligatoirement être en possession du club au moment de transmettre le dossier au comité

15 PIECES JOINTES DU DOSSIER A faire par le licencié ou par le club PHOTO OBLIGATOIRE Pour les nouveaux, PIÈCE D IDENTITÉ Pour les mineurs, AUTORISATION DE SOINS DOCUMENT MÉDICAL joueur + 40 ans, arbitres Les documents sont désormais sous format numérique mais sont les mêmes que ceux exigés dans la procédure actuelle

16 PIECES JOINTES DU DOSSIER Si les pièces demandées ne sont pas jointes au dossier du licencié, la demande d affiliation, réaffiliation, mutation sera retardée.

17 VÉRIFICATION DU DOSSIER COMPLÉTÉ PAR LE LICENCIÉ S assurer que le dossier est complet avant de le transmettre au Comité

18 TRANSMISSION DU CLUB AU COMITE Vérification du dossier par le CLUB avant transmission VÉRIFICATION des pièces justificatives CONTRÔLE du certificat médical TRANSMETTRE pour validation par le Comité ou la FFR RAPPEL : L ORIGINAL DU CERTIFICAT MÉDICAL DEVRA ÊTRE EN POSSESSION DU CLUB POUR TRANSMETTRE LA DEMANDE DE LICENCE AU COMITÉ

19 1 IMPRESSION DE LA LICENCE AU CLUB 2 Impression de la carte de qualification 3 IMPRESSION CARTE DE QUALIFICATION AU CLUB PLUS DE DÉPLACEMENTS AU COMITÉ 4

20 GESTION DES STRUCTURES : Les droits CONCLUSION Rappel Le Président affecte les droits aux utilisateurs de son club Il ne peut déléguer qu une fois son droit de gestion utilisateur La structure Les adresses mails sont indispensables au bon fonctionnement d OVAL-e-2 GESTION DES AFFILIATIONS : L affilié peut gérer ses informations personnelles Le club est maintenant autonome Ses représentants n ont plus besoin de se déplacer

21 CONCLUSION Bonnes Pratiques PRISE EN MAIN Mettre à jour votre organigramme Le Président du club doit déléguer des droits de gestion dans Oval-e 2 pour pouvoir travailler en équipe ET EN PERMANENCE Vérifier les informations personnelles de vos licenciés Vérifier les informations de votre structure Vérifier particulièrement les adresses mails de vos licenciés Garder toujours à jour les coordonnées de votre club et de vos licenciés