Guide d élaboration de fichiers de données pour appuyer. la gestion des ressources humaines de la santé au Canada

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1 Guide d élaboration de fichiers de données pour appuyer la gestion des ressources humaines de la santé au Canada Février 2005

2 Tous droits réservés. Aucune section de la présente publication ne peut être reproduite ni transmise sous quelque forme que ce soit, ni par quelque procédé électronique ou mécanique que ce soit, y compris des photocopies, les enregistrements ou par tout autre moyen de stockage d information et de recherche documentaire, qui existe ou non à l heure actuelle, sans le consentement écrit de l auteur qui en possède les droits. Ne sont cependant pas soumises à cette règle les personnes désirant citer de brefs passages pour une publication dans une revue, un journal ou encore pour une émission radiodiffusée ou télédiffusée. Les demandes d autorisation doivent être acheminées à : Institut canadien d information sur la santé 377, rue Dalhousie Bureau 200 Ottawa (Ontario) K1N 9N8 Téléphone : (613) Télécopieur : (613) ISBN (PDF) 2005 Institut canadien d information sur la santé This publication is also available in English under the title: Guidance Document for the Development of Data Sets to Support Health Human Resources Management in Canada ISBN X (PDF)

3 Guide d élaboration de fichiers de données pour appuyer la gestion des ressources humaines de la santé au Canada Février 2005 Gail Tomblin Murphy, Ph.D. Linda O Brien-Pallas, Ph.D.

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5 Table des matières Remerciements... i Introduction... 1 Paramètres du projet... 4 Étendue du projet... 4 Objectif du rapport... 5 Cadre pour l analyse... 6 La méthode... 8 Étape 1 Que pouvons-nous consulter?...8 Étape 2 Ateliers de discussion avec les intervenants clés...10 Étape 3 Vaste consultation...10 Information nécessaire pour appuyer la gestion des ressources humaines de la santé au Canada Les besoins prioritaires en information Tableau 1.0 Besoins prioritaires en information, indicateurs et éléments de données nécessaires pour appuyer la compilation d une information sur les ressources humaines de la santé au Canada Conclusion Annexe A Étendue du projet...a-1 Annexe B Remerciements... B-1 Annexe C Questionnaire sur le fichier minimal national... C-1 Références Bibliographie

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7 Remerciements L Institut canadien d information sur la santé (ICIS) et son équipe en Ressources humaines de la santé (RHS) sont heureux de collaborer avec M mes Gail Tomblin Murphy et Linda O Brien-Pallas dans la présentation du Guide d élaboration de fichiers de données pour appuyer, février L ICIS est très reconnaissante envers M mes Gail Tomblin Murphy et Linda O Brien-Pallas à titre d auteures du rapport. M. Brent Barber et M me Rummy Dhoot, conseillers en Ressources humaines de la santé à l ICIS, ont également contribué de façon considérable à la rédaction du rapport ainsi qu à son contenu. M me Tomblin Murphy est professeure agrégée à l École des sciences infirmières de la faculté des professions de la santé et au Département de santé communautaire et d épidémiologie de la faculté de médecine de l Université Dalhousie; elle est également cochercheuse auprès de l unité de recherche en soins infirmiers et en soins de santé de l Université de Toronto. La Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé (FCRSS) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) l ont récemment nommée au poste de responsable scientifique en RHS. M me O Brien-Pallas est la présidente nationale des ressources humaines en sciences infirmières de la Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé (FCRSS) et des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) et professeure en sciences infirmières à l Université de Toronto. L ICIS tient également à souligner la contribution financière du Programme de contributions pour les stratégies et politiques en matière de soins de santé, Santé Canada. Les opinions exprimées dans la présente étude ne représentent pas nécessairement les politiques officielles de Santé Canada. L ICIS tient également à remercier les responsables de l élaboration des politiques, les chercheurs, les représentants des groupes de personnel de la santé et les autres personnes qui ont généreusement donné de leur temps et leur avis au cours du processus de consultation qui a façonné la majorité du contenu de ce document. La liste des participants qui ont accepté que leur contribution soit publiquement reconnue apparaît à l annexe B. ICIS, février 2005 i

8 L ICIS a pu bénéficier de la participation enthousiaste de nombreux intervenants intéressés d un bout à l autre du pays, et nous croyons que ce rapport sera d une aide préciseuse dans l élaboration de normes pour la collecte de données sur les RHS au Canada. Francine Anne Roy Gestionnaire, Ressources humaines de la santé Institut canadien d information sur la santé Brent Barber Conseiller, Ressources humaines de la santé Institut canadien d information sur la santé Rummy Dhoot Conseillère, Ressources humaines de la santé Institut canadien d information sur la santé ii ICIS, février 2005

9 Introduction On reconnaît que les ressources humaines de la santé (RHS) sont d une importance capitale au Canada. La gestion des RHS est un enjeu d importance et continuel pour les responsables de l élaboration de politiques, les administrateurs de soins de santé, les associations professionnelles, les syndicats et les chercheurs en politiques et en services de santé. Les dernières années ont vu se dessiner une priorité à l échelle nationale, provinciale, territoriale, sousprovinciale et sous-territoriale : comprendre les ressources humaines (les personnes) qui travaillent dans le système de santé et les soins qu ils offrent aux Canadiens. La prestation de services de soins de santé de qualité dépend de la disponibilité des professionnels formés des RHS. Actuellement, au Canada, plus de personnes travaillent dans le secteur des soins de santé 1. Le système de soins de santé coûte au Canada 130,3 milliards de dollars, ou $ par personne selon les données de Le coût de la main-d œuvre est de loin la plus grande composante des coûts des soins de santé, et bien que les statistiques particulières varient d un secteur de compétence à l autre et selon les années, les dépenses en RHS ne descendent jamais sous la barre des 60 % et peuvent parfois atteindre celle des 80 % du total des coûts de fonctionnement 3. Bon nombre des enjeux que l on considère essentiels dans l évolution réussie du système canadien de soins de santé (p. ex. les temps d attente et la sécurité des patients) sont complexes et exigent, entre autres, une main-d œuvre de la santé suffisante 4. Systèmes d information sur les ressources humaines de la santé : Gestion, planification et recherche Quel est le but? Le but consiste à comprendre les ressources humaines de la santé au Canada, et pour ce faire, on doit créer des systèmes d information. Aux fins de ce document, les systèmes d information peuvent être envisagés comme une série de ressources d information organisée pour la collecte, le traitement, le maintien, la transmission et la diffusion d une information. Le recensement mené par Statistique Canada tous les cinq ans et la Base de données sur les infirmières et infirmiers autorisés (BDIIA) que l ICIS gère chaque année constituent des exemples de systèmes d information nationaux qui saisissent des données sur les ressources humaines de la santé au Canada. Tout système d information repose sur des normes de données. Le but des activités d élaboration de normes de données dans le présent document vise à jeter les fondations à partir desquelles on pourra aborder les fonctions de la gestion des ressources humaines de la santé fondées sur l information. Aux fins du présent document, le terme «gestion des ressources humaines de la santé» est défini selon les fonctions de la surveillance et de l évaluation, de la planification et de la recherche fondée sur l information 3. Approche nationale en matière de normes sur les données des ressources humaines de la santé, pourquoi? Le personnel des ressources humaines de la santé les pharmaciens, les techniciens en radiation médicale, les médecins, les infirmières et les infirmiers, etc. est très qualifié et représente des ressources mobiles de plus en plus en demande tant au Canada qu à l extérieur du pays. La mobilité interprovinciale, interterritoriale et internationale est une réalité qui est de plus en plus accentuée par des changements législatifs au Canada et à l étranger. 5 De plus, l éducation et la formation du personnel de la santé vont au-delà des frontières provinciales, territoriales et nationales. Le personnel de la santé canadien peut être considéré comme une ressource nationale, et, par conséquent, les activités de collecte de données doivent se fonder sur les normes nationales en matière de données. Nous avons besoin de normes pour éviter le dédoublement coûteux des efforts et pour guider les nouvelles élaborations de données loin des méthodes traditionnelles particulières aux disciplines actuelles. Nous avons besoin de données nationales pour favoriser la comparabilité entre les secteurs de compétences et la vision d un système d information sur la santé intégré pour le Canada entier. ICIS, février

10 La priorité donnée aux RHS fait qu elles sont l objet de rapports nationaux, provinciaux, territoriaux, sous-provinciaux et sous-territoriaux, de révisions et de commissions sur la santé. Qui plus est, elles jouissent d une attention médiatique particulière. À l échelle nationale, il existe deux grandes études sur le système de soins de santé : celle du Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie 6 et celle de la Commission royale dirigée par M. Roy Romanow 7. Plusieurs gouvernements provinciaux et territoriaux ont également mené des études sur leur système de soins de santé Tous les rapports nationaux, provinciaux et territoriaux recommandent particulièrement l élaboration de normes d information et de systèmes pour appuyer la gestion à long terme des RHS. Devant les attentes grandissantes et les innovations technologiques en soins de santé, et la population vieillissante dont les besoins varient de ceux des générations précédentes, les Données pour gérer les ressources humaines de la santé Dans le contexte canadien, les systèmes d information capables de fournir les données nécessaires pour aborder les besoins en information en matière de gestion des ressources humaines de la santé proviennent de deux sources potentielles : les sources d enquête et administratives. La première fait la saisie de données à l aide d enquêtes continues ou ponctuelles. Bon nombre d organismes enquêtent auprès des dispensateurs de soins de santé dans un but commercial ou non. La deuxième source recueille des données comme une fonction de certains processus administratifs p. ex. le paiement des frais d adhésion, la communication avec les membres, la délivrance des permis au personnel inscrit et qualifié. Afin de planifier les ressources humaines de la santé de façon sensée, nous avons besoin de données de bonne qualité, comparables et assez exhaustives pour aborder les besoins prioritaires en information. Les chercheurs et les responsables de l élaboration des politiques doivent pouvoir se procurer ces données en temps opportun. Afin de combler certaines de ces lacunes en matière de données, l ICIS a entrepris une initiative qui prévoyait un processus de consultation visant à définir et à confirmer les besoins prioritaires en information sur les RHS ainsi que les indicateurs connexes puis à sélectionner les éléments de données souhaités à l aide d une méthode normalisée à l échelle du pays. décisionnaires sont de plus en plus sollicités pour améliorer l efficacité de l utilisation des ressources en soins de santé. Cette difficulté consiste à changer le niveau et l agencement des RHS qui dispensent des services, tout en s assurant qu il y a un nombre suffisant de ressources humaines pour répondre aux besoins de la population. Les efforts pour améliorer les politiques actuelles et à venir seraient mieux éclairés par une information sur les RHS de haute qualité, exhaustive et en temps opportun, et ce, à l échelle nationale. On constate des lacunes évidentes en matière d information dans le processus de prise de décisions. Tous les intervenants dans le système de santé ont besoin d une meilleure information sur le personnel de la santé afin d améliorer la planification à court et à long terme. «De simples données sur les transactions à partir de cartes de crédit donnent à ceux qui y ont accès une information de loin plus exhaustive et opportune que celle offerte dans les soi-disant «systèmes» de services de santé, dans lesquels les citoyens du Canada versent plus de 70 milliards de dollars chaque année.» [Traduction] 14 2 ICIS, février 2005

11 «Pouvez-vous imaginer l état des politiques d emploi si, au lieu de l enquête mensuelle sur la main-d œuvre, nous n avions que des données d il y a deux ans sur le chômage? Pourquoi la planification des ressources humaines de la santé devrait-elle reposer sur des données périmées?» [Traduction] 15 La détermination des éléments de données était nécessaire pour appuyer la compilation des mesures nationales et des indicateurs relatifs au nombre et à la répartition des ressources, à leurs caractéristiques d emploi et de pratique, à l éducation et la formation ainsi qu à la migration du personnel de la santé au Canada. Le projet constitue un point de départ, soit un premier effort qui sera passé en revue et raffiné au fil du temps. L objectif ultime est la création d un outil de référence pour guider l élaboration et l amélioration des systèmes d information qui serviront à tous ceux qui s intéressent à la gestion des RHS. ICIS, février

12 Paramètres du projet Étendue du projet L ICIS a lancé un processus qui a mené à la rédaction d un guide destiné à appuyer l élaboration et l amélioration de systèmes d information dans le secteur des RHS au Canada. Les résultats du processus dont il est question sont présentés dans le présent rapport. Il est important de noter que le projet ne répond pas à tous les besoins en information nécessaires à l analyse des facteurs de la demande, de l utilisation, de la planification selon les besoins, ni ne comprend de données particulières exhaustives sur les professions. De plus, les résultats sont très généraux : ils ne visent pas à répondre aux besoins en information de sous-groupes spécifiques du personnel réglementé de la santé. Par exemple, les indicateurs et les éléments de données du tableau 1.0 sont beaucoup trop généraux pour satisfaire à toutes les exigences de planification L initiative se concentre sur : L élaboration des éléments de données nécessaires pour la compilation des indicateurs dont on aura besoin pour aborder les besoins prioritaires en information (liés à la gestion des ressources humaines de la santé); Les données fondées sur le nombre, bien que nous reconnaissions qu il faut continuer à comprendre la composante de la demande ou du besoin en ressources humaines de la santé car elle est primordiale dans la planification à venir; Les professions de la santé réglementées. Cependant, les normes doivent également se rapporter aux professions non réglementées de la santé. Pour de plus amples renseignements sur la méthode choisie et sur la raison d être des paramètres du projet, veuillez consulter l annexe A. en RHS relatives à la santé publique et aux Autochtones. Cela étant, le tableau 1.0 pourrait servir de point de départ aux groupes désireux de poursuivre les consultations en vue de définir des éléments et des indicateurs de données spécifiques sur les RHS. Il n existe actuellement au Canada aucun système d information (p. ex. une base de données ou une enquête) ni aucune source de données (p. ex. les organismes provinciaux et territoriaux de réglementation ou les employeurs du secteur public) susceptible de fournir toutes les données nécessaires pour répondre aux divers besoins prioritaires en information soulevés dans le présent rapport. En effet, les employeurs du secteur public, s ils diposent souvent de données très exhaustives sur les professionnels qui œuvrent dans le secteur public, sont plutôt pauvres en données reliées aux professions qui relèvent typiquement du secteur privé. Pour leur part, les organismes de réglementation provinciaux et territoriaux saisissent habituellement des données sur tout le personnel en mesure de pratiquer dans un secteur de compétence donné. Cependant, les données saisies se limitent souvent à ce qui est nécessaire pour l inscription (par exemple, le nom, l adresse, les titres de compétence). Un élan soutenu vers l intégration des normes de saisie de données chez les intervenants nationaux, provinciaux et territoriaux est une nécessité, puisque les système d information en cours d élaboration pourront ainsi, dans un premier temps, créer des occasions de saisie de données normalisée et, dans un deuxième temps, exploiter de telles occasions (p. ex. les nouveautés relatives aux dossiers électroniques de santé). On reconnaît que, pour atteindre une gestion significative des RHS, il faut obtenir une information d une gamme de sources. La série d éléments de données établie dans le tableau 1.0 doit être assez simple pour permettre une déclaration réussie selon des attentes raisonnables à l échelle nationale, et assez exhaustive et flexible pour répondre aux besoins prioritaires en information à 4 ICIS, février 2005

13 l échelle provinciale, territoriale, sous-provinciale et sous-territoriale. Au cours des prochaines étapes de la création d un système d information national, dans le cas de certains groupes de professionnels de la santé, on pourrait ajouter des éléments de données pour la collecte nationale. De plus, on pourrait avoir besoin d autres éléments de données pour répondre aux besoins en information particuliers aux secteurs de compétence ou aux professions. Objectif du rapport Le guide a pour but d aider les particuliers et les organismes partout au Canada à élaborer ou à améliorer les systèmes d information en vue d appuyer la gestion des RHS. Le projet constitue un point de départ, un premier effort qui sera passé en revue et raffiné au fil du temps. Les indicateurs et les éléments de données présentés ne le sont qu à titre indicatif. Il ne se veulent donc pas une représentation exhaustive des normes nationales. Certains éléments de données et indicateurs sont accompagnés de définitions et d exemples afin que tous aient une idée commune des significations voulues. Par contre, le travail pointu que constitue la rédaction de définitions précises d éléments de données à inscrire au dictionnaire et la détermination de la plage de données admissibles pour chacun des éléments de données dépasse la portée du présent projet. Les activités relatives à la création des spécifications de données sont essentielles à l élaboration d un système d information et, de ce fait, exigent la consultation des intervenants. ICIS, février

14 Cadre pour l analyse Les enjeux en gestion des RHS sont complexes. Des équipes à l échelle nationale, provinciale, territoriale, sous-provinciale et sous-territoriale essaient de comprendre les relations entre les intrants, les extrants et les interactions qui définissent les RHS au Canada. Un cadre conceptuel utile dans l évaluation de la complexité du milieu des RHS, présenté dans la figure 1, a été élaboré par M me O Brien-Pallas, M me Tomblin Murphy, M. Birch et M me Baumann (2001). Le cadre souligne le besoin de tenir compte de l action réciproque et dynamique entre les facteurs qui, fréquemment par le passé, se sont fait analyser séparément les uns des autres. Le cadre donne aux chercheurs et aux planificateurs un guide pour la prise de décision qui tient compte des circonstances actuelles (telles que le nombre de travailleurs) ainsi que des facteurs dont on doit tenir compte dans les prévisions sur les exigences à venir (telles que les ressources financières, les changements dans l éducation et la formation des travailleurs). De plus, le cadre comprend des facteurs externes qui n ont pas toujours fait partie du processus de planification (par exemple les facteurs sociaux, politiques, géographiques, économiques et technologiques). Le cadre reflète le fait que les RHS doivent tenir compte de nombreux facteurs, tels que les besoins de la population en matière de santé. Les besoins en santé, la demande en services de soins de santé et l utilisation de ces derniers sont d importants facteurs dont il faut tenir compte. Bien que comprendre les différences dans l utilisation et la demande prévue des services de soins de santé soit fondamental, l objectif du projet se concentre davantage sur le nombre dans le cadre de la gestion des RHS. Le nombre des RHS se compose du nombre réel (les personnes qui travaillent déjà dans le domaine de la santé) et du nombre potentiel (les personnes dans les programmes d éducation et de formation en santé ou le personnel de la santé qui migre). Certaines composantes du nombre (soit le nombre et la production d effectifs de la santé) et les éléments de données connexes (les personnes, l infrastructure et les mécanismes de collecte de données) sont relativement bien définis. Il n est pas surprenant que la plupart des activités de création d un système d information au Canada et dans le monde portent sur le nombre. Les facteurs importants aux fonctions fondées sur l information de la gestion des RHS qui se rapportent au nombre de RHS comprennent, sans toutefois s y limiter 16 : Le nombre et les caractéristiques des candidats aux programmes d éducation relatifs aux RHS ainsi que les diplômés, selon le lieu géographique et la nature du domaine de pratique; Le nombre et les caractéristiques des RHS disponibles et celles en exercice; Le nombre et les caractéristiques du personnel de la santé qui immigre au Canada depuis un autre pays ou qui quitte le Canada; Le nombre et les caractéristiques du personnel de la santé qui quitte la profession en raison de la retraite, de leur décès ou à cause d autres facteurs; Les pratiques d emploi du personnel de la santé; Les niveaux de productivité du personnel de la santé. 6 ICIS, février 2005

15 Au-delà de l étendue du projet, on doit prendre note qu il existe des facteurs supplémentaires qui aident à comprendre l environnement des RHS. Ces facteurs comprennent, sans toutefois s y limiter : La santé et les caractéristiques démographiques de la population, qui peuvent avoir des répercussions sur les besoins en matière de services de santé; L étendue à laquelle la population utilise les services de santé, selon le lieu géographique et la nature du service; Le volume, le coût et la nature des services de santé dispensés, selon le lieu géographique; Les facteurs externes (politiques, sociaux, économiques, etc.) qui peuvent avoir des effets sur l utilisation des services de santé; Les clients, le personnel de la santé et les résultats du système selon le lieu géographique. Facteurs et retombées sur le système politiques sociaux Résultats de la santé géographiques Besoins en santé de la population Nombre de ressources économiques Production (éducation et formation) PLANIFICATION ET PRÉVISION Ressources financières Gestion, organisation et prestation des services dans le continuum de la santé Déploiement et utilisation des ressources Résultats des dispensateurs Résultats du système Agencement efficace des ressources (humaines et autres) technologiques Figure 1. Cadre conceptuel des ressources humaines de la santé, selon M me O Brien-Pallas, M me Tomblin Murphy, M. Birch et M me Baumann (2001) ICIS, février

16 La méthode L ICIS a entrepris une méthode consultative pour créer le présent guide. Le processus était composé de trois étapes clés : la revue de la littérature et des rapports pertinents; la prestation d ateliers avec des chefs de file en planification, en élaboration de politiques et en recherche sur les RHS, des représentants du personnel de la santé et des employeurs; et une vaste consultation avec des intervenants sur l ampleur des besoins en information et la gamme d indicateurs nécessaires. L ICIS a également retenu les services d experts externes dans le domaine de la gestion des RHS afin de faciliter le processus. Nous tenons à préciser que cette initiative est un point de départ, soit un premier effort qui sera passé en revue et raffiné au fil du temps. Étape 1 Que pouvons-nous consulter? On a effectué une revue des documents empiriques internationaux, nationaux et des secteurs de compétences ainsi que de la littérature grise. La revue comprenait des publications scientifiques publiées, des publications professionnelles et des rapports non publiés provenant de différents organismes et gouvernements. La liste complète des références se trouve dans la section Références et dans la bibliographie du guide. Les résultats de la revue font clairement ressortir qu une gestion efficace des RHS requiert des données précises et accessibles capables de combler les lacunes actuelles en matière de connaissances sur l état de la main-d œuvre. Elles permettent également de faire des efforts dans la prévision des exigences à venir des RHS 17, 18. Au cours des dernières années, on a pris des engagements à différents niveaux des gouvernements en ce qui concerne les enjeux sur les RHS. À savoir, dans le budget fédéral de , on a réservé 90 millions de dollars pour améliorer la gestion nationale des RHS, tout en sachant qu il faut s appuyer sur les preuves liées à la planification nationale, à la promotion de la formation interdisciplinaire des dispensateurs et à l amélioration du recrutement et du maintien du personnel; ce qui témoigne d un engagement sérieux du gouvernement fédéral envers les RHS. À l échelle nationale, on a également entrepris l évaluation de la main-d œuvre de la santé au Canada à partir d une large gamme de perspectives (y compris la profession, les secteurs et la maladie). Des études dans les environnements des effectifs, des groupes de personnel de la santé et des associations par exemple les ergothérapeutes, les physiothérapeutes, les pharmaciens et d autres groupes ont fait ressortir des carences dans l infrastructure de collecte de données et le manque d accès en temps opportun aux données de qualité sur une série de personnel de la santé. Dans la toute récente Étude nationale des ressources humaines du secteur des soins à domicile, Rapport de synthèse (2003), on souligne également le manque de «données cohérentes et précises d aide à la planification et à la prise de décision en matière de ressources humaines» et on insiste sur le fait que les données saisies dans le secteur des services à domicile devraient être intégrées aux processus élargis de collecte de données sur les RHS 24. De plus, la Stratégie canadienne de lutte contre le cancer soulève aussi le besoin d une élaboration 8 ICIS, février 2005

17 coordonnée des systèmes d information sur les ressources humaines qui permettraient la collecte, l analyse et la publication d une information et de données fiables pour éclairer les responsables de l élaboration des politiques et les autorités de financement (2002) 25. Dans l ensemble du Canada, de nombreux rapports et projets d élaboration de données ont aussi accentué l importance de la gestion des RHS. En voici quelques exemples : Dans la région de l Atlantique, les quatre secteurs de compétence sont actuellement en train de mener une étude afin de prévoir le nombre de postes principaux relatifs au personnel de la santé ainsi que la demande à venir dans la région et d en évaluer les répercussions sur les programmes d éducation et de formation 26. En Alberta, on a soulevé que l élaboration d une base de données sur les RHS27 et d un plan exhaustif sur la main-d œuvre de la santé 27, 28 constituaient des priorités de gestion du système de santé. Pendant plusieurs années en Ontario, le Conseil régional de santé de Halton-Peel a produit toute une série de rapports analytiques dans lesquels on se penchait sur les ressources humaines de la région 29. Sur la scène internationale, on en conclut à la suite d une revue comparative de la planification des RHS en Australie, en France, en Allemagne, en Suède et aux États-Unis 30, que tous les pays ignorent les relations entre les professions et que la planification est inadéquate. Bien qu on tienne souvent compte de la demande à venir en médecins, la majorité de la planification s effectue de façon traditionnelle à l aide de systèmes d information fondés sur le nombre de ressources; ces systèmes sont criblés de lacunes. Dans le rapport, on insiste sur le besoin de mener une planification intégrée entre les groupes de personnel de la santé en mettant l accent sur les répercussions de la géographie et de l agencement des compétences. Bien que certains pays, par exemple l Australie 31, définissent les éléments de données nécessaires dans le cadre du fichier minimal national, un manque de bases de données facilement accessibles sur des données cliniques, administratives et sur les dispensateurs ou d outils d enquête persiste et empêche de fournir la gamme d intrants nécessaires (p. ex. les besoins de la population, les résultats sur les systèmes de santé et les dispensateurs de soins ainsi que la gestion des systèmes d information qui reflètent l utilisation et les coûts) aux activités de modélisation et de planification des RHS L Organisation mondiale de la Santé et des rapports des États-Unis, 41 du Royaume- Uni 42, 43 de l Australie 31 relèvent le besoin de faire la saisie de certains éléments de données afin de soutenir la gestion des ressources humaines en santé. De plus, on a grandement mis l accent sur la collecte de données fondées sur le nombre; ce qui est également le cas dans les rapports canadiens. Une constante se dégage des documents revus : dans la plupart des pays et des secteurs de compétence, le peu de données de haute qualité limite la gestion des RHS. On parle ici de données comparables entre les secteurs de compétence et exhaustives (c.-à-d. qui peuvent répondre aux besoins en information pour un ensemble choisi de groupes de ICIS, février

18 professionnels de la santé). De toute évidence, selon la revue, on doit combler ces lacunes, faire la collecte de données et augmenter le nombre de groupes de personnel de la santé qui font l objet de la collecte. Dans l ensemble, la revue mentionne que, bien que des contributions de grande valeur et considérables en matière d information sur les RHS au Canada aient été faites, et continue de se faire à l échelle provinciale, territoriale 44-51, et à l échelle nationale 1, 16, 52, Cependant, à l échelle nationale, aucun effort visant à soulever les besoins prioritaires en information, les indicateurs et les éléments de données exigés dans le but d appuyer la gestion des RHS au sein de tous les groupes de professionnels de la santé réglementés n a été fait. Afin de combler cette lacune, on a mené un processus de consultation nationale afin d approuver les besoins prioritaires en information proposés, les indicateurs connexes et les éléments de données, dont certains ont été soulevés dans la revue de la documentation. Étape 2 Ateliers de discussion avec les intervenants clés L étape des ateliers de discussion consistait en deux réunions organisées par l ICIS avec les intervenants clés. Le but des ateliers était d approuver les besoins prioritaires en information, les indicateurs en RHS et les éléments de données clés nécessaires à la gestion efficace des RHS. Le premier atelier, auquel ont participé des représentants de différents ministères provinciaux et territoriaux de la Santé, a eu lieu le 8 mars Le deuxième atelier, auquel ont pris part des experts canadiens, des chercheurs en RHS, des représentants de groupes choisis de personnel de la santé et des organismes employeurs, s est tenu le 26 mars On a incorporé les résultats de la consultation dans le document de travail et dans la version finale du guide. Étape 3 Vaste consultation L étape finale du processus était la vaste consultation des intervenants. Cette consultation a constitué un exercice fondamental qui a permis à l ICIS d obtenir de la rétroaction et de définir précisément les besoins en information et les domaines prioritaires. Pendant le processus de consultation, toutes les personnes intéressées et les organismes pouvaient consulter le document Création du fichier minimal national des ressources humaines de la santé au Canada, Entamer le dialogue : Document de travail, août 2004 (la version antérieure du présent guide) sur le site Web de l ICIS ( Ce document était accompagné d un questionnaire (voir l annexe C). Au cours de l été 2004, plus de cent personnes et organismes ont donné leur avis et nous ont fait part de leurs commentaires, définissant ainsi différents points de vue sur les besoins en information et sur les indicateurs. Le présent guide tient compte de cette rétroaction. La liste des participants qui ont accepté que leur contribution soit publiquement reconnue apparaît à l annexe B. 10 ICIS, février 2005

19 Information nécessaire pour appuyer la gestion des ressources humaines de la santé au Canada Cette section résume les besoins en information soulevés, lesquels ont été conçus et approuvés au cours des trois étapes du projet. Tel qu indiqué antérieurement, on peut généralement concevoir la gestion des ressources humaines de la santé (RHS) en terme de rendement des fonctions suivantes : surveillance, évaluation, planification et recherche 3. Dans l identification des besoins prioritaires en information aux fins de ce rapport, on a tenu compte de toutes ces fonctions. La surveillance et l évaluation méthodiques des caractéristiques et des tendances de la maind œuvre de la santé sont des activités rudimentaires, mais essentielles, afin de favoriser une compréhension des stratégies réussies et la prévision des enjeux à venir. Les activités de planification comprennent l examen des ressources actuelles et à venir ainsi que les caractéristiques du déploiement afin de s assurer qu on réponde efficacement aux services de santé. Les activités de recherche font progresser les connaissances sur la main-d œuvre de la santé ainsi que sur la «science» de la gestion des RHS au sein des systèmes de santé de plus en plus complexes. Toutes les activités en gestion des RHS (la surveillance, l évaluation, la planification et la recherche) ont comme point de départ des systèmes d information capables de fournir des données de haute qualité, soit des données en temps opportun, précises, comparables, pertinentes et accessibles. Les normes de données, fondées sur les besoins en information soulevés, constituent un pilier essentiel pour tous les systèmes d information utiles sur les RHS. Les besoins prioritaires en information Les besoins prioritaires en information pour la planification et la gestion fondées sur le nombre des ressources humaines de la santé au Canada Voici les domaines prioritaires d information en gestion des ressources humaines de la santé : Caractéristiques démographiques Éducation et formation Répartition géographique Migration Réduction des effectifs non liée à la migration Caractéristiques d emploi et de pratique Productivité Les ateliers de discussion (étape 2) avec les intervenants constituaient une base considérable selon laquelle les auteures du présent rapport ont soulevé les besoins prioritaires en information, les indicateurs et les éléments de données requis dans la compilation des mesures et des indicateurs dont la visée est la gestion efficace des RHS. Nous tenons à souligner que les participants aux deux ateliers étaient en général unanimes pour confirmer les besoins prioritaires en information fondée sur le nombre en prévision de la gestion des RHS entre les secteurs de compétences au Canada. Certains ajustement ont été apportés à la lumière des thèmes généraux qui ont émergé de la rétroaction de la vaste consultation (étape 3). ICIS, février

20 Grâce à la rétroaction, on a soulevé et approuvé les sept besoins prioritaires en information suivants : 1. Caractéristiques démographiques le nombre et les caractéristiques démographiques du personnel de la santé autorisé ou qui a le droit de pratiquer ou qui fait partie de la main-d œuvre de la santé disponible. Les caractéristiques démographiques du personnel de la santé fournissent une information fondamentale. Par exemple, elles démontrent de quelle façon l âge et le sexe peuvent avoir des répercussions sur la participation des effectifs. 2. Éducation et formation le nombre et les caractéristiques des candidats aux programmes d éducation et de formation en santé ainsi que des diplômés susceptibles de faire partie de la main-d œuvre. Le système d éducation et de formation au Canada est la première source de recrues dans le domaine de la santé au Canada. Le fait de comprendre le cheminement des personnes dès qu elles entrent dans le système jusqu à ce qu elles fassent partie de la main-d œuvre de la santé est fondamental dans la gestion des RHS. Les établissements d enseignement et leurs professeurs constituent les piliers du système d éducation et de formation du personnel de la santé. Il est donc nécessaire de connaître certains aspects de cette composante essentielle de la «production» du prochain personnel de la santé, soit le nombre d établissements, les caractéristiques de chacun des établissements, leurs programmes et leurs enseignants. 3. Répartition géographique le nombre et les caractéristiques du personnel de la santé employé selon la répartition géographique. Dans un pays aussi vaste que le Canada, la géographie est importante, et le fait de comprendre la répartition du personnel de la santé (p. ex. le choix de pratiquer dans un milieu rural ou urbain) et la façon dont cette répartition est liée à la géographie sont importantes dans la planification de la main-d œuvre et dans l élaboration de politiques. 4. Migration le nombre et les caractéristiques du personnel de la santé qui immigre à partir d un autre pays, celui qui part du Canada pour s établir ailleurs et celui qui passe d un lieu géographique à un autre à l intérieur du Canada (p. ex. d une province ou d un territoire à un autre). Le personnel de la santé est très compétent et très mobile; le fait de comprendre les caractéristiques de la migration constitue la première étape pour influencer les facteurs qui mènent à la migration. Bien que la migration internationale retienne souvent l attention des médias, l importance relative de la migration à l intérieur du Canada n est pas bien comprise, et elle est potentiellement importante pour les activités de gestion des RHS. 5. Réduction des effectifs non liée à la migration (pertes en raison de la retraite, au changement de carrière, etc.) le nombre et les caractéristiques du personnel de la santé qui quitte la main-d œuvre de la santé pour des raisons autres que la migration interprovinciale, interterritoriale ou internationale. 12 ICIS, février 2005

21 Les professionnels de la santé peuvent cesser de pratiquer leur profession choisie pour différentes raisons (telles la retraite ou le changement de carrière), et le fait de comprendre les caractéristiques de la réduction des effectifs est important dans la gestion des RHS. 6. Caractéristiques d emploi et de pratique le nombre et la nature du personnel de la santé employé et en exercice. Le fait de comprendre la nature de la participation du personnel de la santé (p. ex. estce que la plupart des professionnels travaillent à temps plein ou à temps partiel) peut éclairer les décisions politiques à l échelle nationale, provinciale et territoriale (p. ex. on pourrait financer plus de places dans les établissements d enseignement dans le but de produire davantage de personnel de la santé) qui touchent les sites d emploi (p. ex. on pourrait offrir plus de postes à temps plein). 7. Productivité le résultat de toutes les RHS (p. ex. les clients ou les patients examinés par le personnel de la santé) par unité d intrant (p. ex. rémunération pour heures travaillées). Les indicateurs de productivité permettent de comprendre l efficacité du personnel de la santé dans leur prestation des services de santé. La mesure de la productivité permet également le déploiement des effectifs du personnel de la santé qui répondra aux exigences de services soulevées, tout en respectant les niveaux acceptés d intensité de travail imposés au personnel. Le tableau suivant est un modèle des prochaines modifications et améliorations à apporter aux systèmes d information sur les RHS. Il fait état de la rétroaction obtenue pendant le processus de consultation consensuelle qui a permis de définir les besoins prioritaires en information, les indicateurs connexes pour la déclaration à l échelle nationale ainsi que les éléments de données nécessaires à la compilation de données. Il s agira d un outil de référence utile aux activités de développement et d amélioration du système d information, tant pour les particuliers que pour les organismes. À noter : Aux fins du présent document, les indicateurs sont définis comme des mesures sommaires simples le plus souvent exprimées en termes quantitatifs, par exemple en taux, en ratio ou en pourcentages. On trouve souvent dans les indicateurs un numérateur et un dénominateur. Par exemple, le nombre de pharmaciens (numérateur) par habitants (dénominateur). Étant donné qu on met l accent sur les indicateurs, les lecteurs remarqueront que bon nombre des mesures de déclaration de base utilisées dans la gestion des ressources humaines de la santé (p. ex. le nombre de professionnels de la santé employés par province et territoire ou le nombre de l effectif de la santé par niveau de formation) ne sont pas présentés en détail dans le tableau. Au lieu, ces mesures de base sont saisies de façon générale au sein des besoins prioritaires en information et de façon plus précise dans la liste des éléments de données connexes. ICIS, février

22 Tableau 1.0 Besoins prioritaires en information, indicateurs et éléments de données nécessaires pour appuyer la compilation d une information sur les ressources humaines de la santé au Canada Besoins en information 1. Caractéristiques démographiques Le nombre et les caractéristiques démographiques du personnel de la santé autorisé ou qui a le droit de pratiquer ou qui fait partie de la main-d œuvre de la santé disponible. Indicateurs nationaux prioritaires Nombre de professionnels de la santé par type de profession par habitants*. Répartition du personnel de la santé selon le type de profession et le sexe (pourcentage d hommes et de femmes au sein du personnel de la santé). Répartition du personnel de la santé par type de profession et par groupe d âge de cinq ans. *Exige des données sur la population des niveaux d analyse souhaités (p. ex. national, provincial, territorial, sousprovincial et sous-territorial). Bien que l établissement de ratios de personnel par tranche de habitants dans toutes les provinces et les territoires puisse servir de base pour la déclaration comparative à l échelle provinciale, lorsqu il s agit de définir les dénominateurs de la population les mieux appropriés, il faut tenir compte des conditions suivantes : le nombre d habitants dans un lieu géographique donné (par exemple, le personnel par habitants ne tient pas compte des différentes ressources en personnel de la santé dans les régions nordiques, rurales et éloignées et tend souvent à amplifier les différences des territoires nordiques); le nombre d un groupe donné de professionnels de la santé (par exemple, connaître les taux par habitants dans le cas des professions dont le nombre de pratiquants est limité peut ne pas être probant); le choix d un dénominateur de la population plus pertinent que celui du nombre d habitants (par exemple, dans le cas des sages-femmes, un dénominateur utile de la population peut être celui du nombre de femmes en âge fertile); et la possibilité de recourir aux taux normalisés pour lesquels le nombres de professionnels et d habitants est ajustés selon l âge et le sexe. Éléments de données Personnel de la santé Numéro d identification unique à l échelle nationale ou dans le secteur de compétence Type de profession Sexe Année de naissance Remarque : On a tenté d éviter de répéter les éléments principalement associés aux autres besoins en information proposés. 14 ICIS, février 2005

23 Besoins en information 2. Éducation et formation Le nombre et les caractéristiques des candidats aux programmes d éducation et de formation en santé ainsi que des diplômés susceptibles de faire partie de la maind œuvre. De plus : le nombre d établissements, les caractéristiques de chacun des établissements, leurs programmes et leurs enseignants. Indicateurs nationaux prioritaires Ratio des candidats admissibles par rapport aux personnes acceptées pour une année donnée. Ratio des personnes acceptées par rapport aux diplômés pour une année donnée. Ratio des nouveaux diplômés par rapport au nombre de la maind œuvre de la santé actuelle. Pourcentage de tous les nouveaux diplômés qui commencent à travailler dans l année qui suit l obtention de leur diplôme. Pourcentage de tous les nouveaux diplômés qui continuent d étudier (c.-à-d. après l éducation initiale pour la pratique) dans l année qui suit l obtention d un diplôme d un programme de formation relatif au personnel de la santé, par type de programme de formation et par titre de compétence recherché. Durée moyenne des études pour un programme. Répartition du personnel de la santé par lieu d éducation ou de stage clinique, et par province, territoire ou pays d éducation ou de stage clinique. Éléments de données Personnel de la santé Entrée des étudiants dans les programmes d éducation et de formation et sortie des étudiants de ces derniers (avant l entrée sur le marché du travail) Numéro d identification unique à l échelle nationale pour les étudiants et les stagiaires Année de naissance Sexe Code postal de la résidence au moment de la demande d entrée au programme Province, territoire ou pays de résidence au moment de la demande d entrée au programme Niveau d études le plus élevé au moment de la demande d entrée au programme Numéro d identification unique de l établissement postsecondaire Type de programme d éducation ou de formation Date prévue de fin du programme Date d entrée (mois, année) Date d obtention du diplôme (mois, année) Titres de compétence accordés à l obtention du diplôme Raison pour ne pas avoir terminé Lieu d éducation ou de stage clinique (p. ex. hôpitaux, soins communautaires ou secteur privé) Province, territoire ou pays du lieu d éducation ou de stage clinique ICIS, février

24 Besoins en information Indicateurs nationaux prioritaires Répartition du personnel de la santé, par type de personnel et par niveau d éducation le plus élevé selon la profession. Répartition du personnel de la santé par province, territoire ou pays d obtention du diplôme. Éléments de données Entrée des étudiants dans les programmes d éducation et de formation et sortie des étudiants de ces derniers (après l entrée dans la maind œuvre) Éducation initiale dans la pratique selon le type de profession Niveau d études le plus élevé selon le type de profession Numéro d identification unique de l établissement postsecondaire Domaine agréé de formation spécialisée selon le type de profession Source de certification Province ou territoire d inscription initiale au Canada, selon le type de profession Année d inscription initiale au Canada, selon le type de profession Autre éducation ou formation qu en soins de santé Établissement Personnel de l établissement d éducation et de formation : Numéro d identification unique de l établissement postsecondaire Type de programme d éducation et de formation Code postal du site du programme d éducation et de formation Titres de compétence offerts Places disponibles Candidats Personnes acceptées Diplômés 16 ICIS, février 2005

25 Besoins en information Indicateurs nationaux prioritaires Répartition du personnel enseignant par groupe d âge de cinq ans. Éléments de données Personnel enseignant Personnel enseignant du programme d éducation et de formation : Numéro d identification unique national du personnel de l établissement postsecondaire Année de naissance Sexe Numéro d identification unique de l établissement postsecondaire Type de programme d éducation ou de formation Désignation de formation la plus élevée Domaine de concentration primaire du personnel Remarque : On a tenté d éviter de répéter les éléments principalement associés aux autres besoins en information proposés. ICIS, février

26 Besoins en information 3. Répartition géographique Le nombre et les caractéristiques du personnel de la santé selon la répartition géographique. Indicateurs nationaux prioritaires Ratio du personnel par rapport à la population : nombre de professionnels de la santé par habitants* (par province, territoire, zone sous-provinciale et sous-territoriale). Nombre de professionnels de la santé qui travaillent dans les régions urbaines par habitants*. Nombre de professionnels de la santé qui travaillent dans les régions rurales par habitants*. *Exige des données sur la population des niveaux d analyse souhaités (p. ex. national, provincial, territorial, sousprovincial et sous-territorial). Bien que l établissement de ratios de personnel par tranche de habitants dans toutes les provinces et les territoires puisse servir de base pour la déclaration comparative à l échelle provinciale, lorsqu il s agit de définir les dénominateurs de la population les mieux appropriés, il faut tenir compte des conditions suivantes : le nombre d habitants dans un lieu géographique donné (par exemple, le personnel par habitants ne tient pas compte des différentes ressources en personnel de la santé dans les régions nordiques, rurales et éloignées et tend souvent à amplifier les différences des territoires nordiques); le nombre d un groupe donné de professionnels de la santé (par exemple, connaître les taux par habitants dans le cas des professions dont le nombre de pratiquants est limité peut ne pas être probant); le choix d un dénominateur de la population plus pertinent que celui du nombre d habitants (par exemple, dans le cas des sagesfemmes, un dénominateur utile de la population peut être celui du nombre de femmes en âge fertile); et la possibilité de recourir aux taux normalisés pour lesquels le nombres de professionnels et d habitants est ajustés selon l âge et le sexe. Éléments de données Personnel de la santé : Numéro d identification unique à l échelle nationale ou dans le secteur de compétence Type de profession Province, territoire ou pays de résidence actuel Emploi principal province, territoire ou pays Emploi principal code postal Emploi secondaire province, territoire ou pays Emploi secondaire code postal Province ou territoire d inscription actuel Remarque : On a déterminé que la saisie de données sur le code postal de six caractères est une priorité pour examiner la répartition géographique dans tous les niveaux d analyse choisis (soit l échelle nationale, provinciale, territoriale, sousprovinciale et sous-territoriale). À ce jour, il n existe pas d étalon pour définir les concepts géographiques «urbain» et «rural». La saisie des codes postaux complets permet de délimiter de nombreuses régions géographiques qui ne sont pas bien définies ou en voie de développement et donne un maximum de flexibilité pour répondre aux besoins en information sur les régions changeantes des soins de santé (p. ex. les régions sanitaires). On a tenté d éviter de répéter les éléments principalement associés aux autres besoins en information proposés. Puisqu il n existe pas d identificateurs uniques à l échelle nationale et que l information sur la géographie et la migration sont étroitement reliées, on doit les inclure toutes deux dans les deux sections. 18 ICIS, février 2005