PROJET AD-ESSOR RETOURS D'EXPÉRIENCES SUR LES PROJETS DE MISE EN PLACE DE SYSTÈMES D'ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE (SAE)

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1 PROJET AD-ESSOR RETOURS D'EXPÉRIENCES SUR LES PROJETS DE MISE EN PLACE DE SYSTÈMES D'ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE (SAE) Compte-rendu des journées du 31 mars et du 8 avril

2 INTRODUCTION Le développement de l'administration électronique ainsi que l'accélération des projets de gestion numérique des documents dans le cadre de la dématérialisation des procédures ont rendu inéluctable le déploiement de Systèmes d'archivage Électronique (SAE) dans les services publics. Pour répondre à ce besoin, l État a initié le programme interministériel VITAM qui vise, d'ici 2017, à développer une solution logicielle open source d'archivage numérique pour les services de l État, et par extension, des autres structures qui choisiront de l'implémenter. En lien avec le programme VITAM, le ministère de la Culture, qui en est un des acteurs, souhaite favoriser le développement de l'archivage électronique dans les services publics d'archives territoriaux. Cette volonté s'est traduite par le lancement du projet AD-ESSOR, porté par le Service interministériel des Archives de France (SIAF). Outre des actions d'accompagnement et de diffusion des bonnes pratiques (réunions avec des porteurs de projets, tour de France de l'archivage électronique dans les régions, dialogue avec les éditeurs de logiciels), AD-ESSOR se concrétise par un appel à projet annuel à destination de l'ensemble de la sphère des territoires et permettant de subventionner les projets de SAE. Les journées des 31 mars et 8 avril 2015 ont réuni, dans les locaux du ministère de la Culture, l'ensemble des porteurs des projets subventionnés au titre du premier appel à projet lancé en 2014 (archivistes et informaticiens des collectivités et centres de gestion). Elles ont été l'occasion de faire le point sur l'état d'avancement de chaque projet en rapport avec les objectifs annoncés dans le dossier de demande de subvention et d'échanger au sujet des enjeux, difficultés et perspectives autour de ceux-ci. Nous vous proposons, dans les pages qui suivent, un compte-rendu de ces discussions, qui permettent déjà de se faire une idée des choix opérés par les collectivités dans le domaine et de dessiner un certain panorama de l'archivage électronique dans le réseau des services territoriaux. 2

3 SOMMAIRE Introduction...2 Sommaire...3 Première partie Collectivités adhérentes au syndicat mixte E-Megalis...6 I. Brest Métropole Océane...6 II. Département d'ille-et-vilaine Collectivités adhérentes à la SPL X-Demat...8 I. Département de l'aube (présentation de la SPL X-Demat)...8 II. Département de l'aisne...8 III. Département des Ardennes...9 IV. Département de la Haute-Marne Collectivités adhérentes au syndicat mixte Cogitis...10 I. Département de l'aude...10 II. Département du Cantal Autres collectivités et établissements publics...11 I. Département du Calvados...11 II. Département de la Sarthe...11 III. Centre de gestion de l'oise

4 Deuxième partie...13 I. Département de la Dordogne...14 II. Département de la Loire...14 III. Projet SAEM...15 IV. Département de l'orne...16 V. Département de la Seine-et-Marne...17 VI. Département de la Drôme...18 VII. Départements du Nord et du Pas-de-Calais...19 VIII. Département de la Seine-Saint-Denis...19 IX. Ville de Villeneuve-d'Ascq...20 X. Centre de gestion du Nord...20 Conclusion

5 PREMIÈRE PARTIE JOURNÉE DU 31 MARS

6 1. COLLECTIVITÉS ADHÉRENTES AU SYNDICAT MIXTE E-MEGALIS I. Brest Métropole Océane La collectivité de Brest Métropole Océane (BMO) est adhérente au syndicat mixte E- Megalis, qui propose des services aux collectivités en lien avec la dématérialisation et l'administration électronique. Parmi ces services, le syndicat mixte porte une solution de tiers-archivage intermédiaire pour les documents sur support électronique, s'appuyant sur un prestataire agréé. Depuis 2012, BMO a fait le choix d'utiliser cette solution pour la conservation probante des principaux flux dématérialisés aujourd'hui sur le territoire, et notamment la chaîne comptable (PES V2), le contrôle de légalité (ACTES) et les marchés publics. L'organisation repose sur une mutualisation des compétences entre les services d'archives les plus avancés, dont chacun est pilote pour tel ou tel flux. L'année 2014 a vu à la fois la mise en production de ce SAE intermédiaire et le lancement du projet parallèle de déploiement d'un SAE définitif, qui sera internalisé conformément aux exigences légales. C'est ce second projet qui a fait l'objet d'une demande de subvention dans le cadre de l'appel à projet AD-ESSOR. Depuis, la solution, qui repose sur le logiciel libre Asalae de l'adullact, a été installée et des connecteurs avec les applications métiers ont été développés. Le premier périmètre de ce SAE définitif portera sur l'archivage des enregistrements audio des séances du conseil, pour lesquelles un profil d'archivage a été défini. La cinématique de versement sera la suivante : le service des assemblées collecte les fichiers et les dépose dans un espace bureautique, un bus applicatif scrute le volume et absorbe les fichiers lorsqu'il les détecte, et ceux-ci sont dirigés à la fois vers une publication web dans un format dégradé et vers le SAE définitif dans un format pérenne avec un bordereau de versement. Des développements ont donc été faits en interne pour mettre en œuvre ce bus en extrayant le profil d'archivage contenu dans Asalae et en générant le bordereau à partir de celui-ci. Cet outil générique pourra être réutilisé pour d'autres flux et le service propose de le partager avec d'autres collectivités qui pourraient être intéressées. D'autres typologies, qui étaient initialement dans le périmètre du SAE définitif, notamment les données vectorielles issues du système d'information géographique (SIG) et les documents bureautiques provenant de la gestion électronique de documents (GED) Sharepoint, ont été retardées. Concernant ces derniers, l'idée est de connecter le SAE aux différents sites Sharepoint qui, accolés à des applications métiers pouvant renseigner de façon automatisée les métadonnées des documents dans la GED, devraient permettre de gérer le cycle de vie de l'information numérique. 6

7 La participation du service d'archives à l'appel à projet AD-ESSOR a renforcé sa complémentarité avec la DSI et lui a donné une légitimité sur ces questions. II. Département d'ille-et-vilaine Adhérent au syndicat mixte E-Megalis, le département a été subventionné dans le cadre de l'appel à projet AD-ESSOR pour une assistance à maîtrise d'ouvrage visant à développer sa stratégie numérique, avec un volet archivage électronique porté par les Archives départementales. Cette étude devait définir une architecture globale interopérable et prenant en compte le cycle de vie des données, avec une mise en application des choix réalisés en Cela a conduit à mener une analyse du retour sur investissement de chaque projet, dont l'archivage électronique, selon la méthode MAREVA (Méthode d'analyse et de Remontée de la Valeur) dont l usage systématisé est proposé par la Direction Interministérielle des Systèmes d'information et de Communication (DISIC). Si les livrables produits aujourd'hui par le prestataire ne font apparaître l'archivage qu'en filigrane, cette étude a tout de même permis d'inscrire le sujet au schéma directeur des systèmes d'information. Le service des Archives départementales a pu s'appuyer sur le Correspondant Informatique et Libertés (CIL) pour ce projet, qui souvent dans les collectivités est également responsable de la sécurité des systèmes d'information et représente de ce fait un vecteur important pour faire valoir des risques liés à une mauvaise maîtrise du cycle de vie des données en termes de protection des données à caractère personnel, notamment dans le domaine social. 7

8 2. COLLECTIVITÉS ADHÉRENTES À LA SPL X-DEMAT I. Département de l'aube (présentation de la SPL X-Demat) La Société Publique Locale (SPL) X-Demat propose aux collectivités adhérentes, notamment aux plus petites, des outils associés à la dématérialisation, comme un parapheur électronique, un Tiers de Télétransmission (TDT), une salle des marchés publics dématérialisée ou des applicatifs métiers. Son fonctionnement est assuré par des agents mis à disposition par les adhérents. Concernant l'archivage, la SPL, ne possédant ni locaux ni équipe propres, ne pouvait se positionner comme tiers-archiveur pour le compte des collectivités. De ce fait, celles-ci déploient leurs propres SAE, en mutualisant les outils et les compétences grâce à la SPL. Celle-ci propose aux adhérents des profils SEDA pour les principaux flux dématérialisés ainsi que l'outil Xcelia de génération de bordereaux de versement. Enfin, le logiciel d'archivage électronique Xsacha, en production dans l'aube depuis 2010, est en cours de livraison aux membres de la SPL. À leur échelle, les départements qui adhèrent à la SPL peuvent ensuite proposer aux collectivités de leur ressort une offre d'archivage électronique qui s'appuie sur les outils X- Demat, opérant un second niveau de mutualisation. Dans l'aube, des conventions tripartites entre le département, le directeur des Archives départementales au titre du contrôle scientifique et technique (CST) de l État et la commune sont mises en place à cet effet. Le département de l'aube a participé à l'appel à projet AD-ESSOR pour mettre en place des connecteurs avec d'autres applications, qui sont quasiment tous finalisés. On a estimé qu'il fallait entre quarante et soixante jours de travail pour un connecteur. La collectivité est désormais en production sur l'archivage électronique des flux du contrôle de légalité, de la chaîne comptable, des marchés publics, des rapports d'analyses du laboratoire vétérinaire, du dossier d'agent et depuis peu des décisions d'agrément dans le cadre de la Protection Maternelle et Infantile (PMI), pour un total de 155 Go de documents archivés. II. Département de l'aisne Le département de l'aisne s'est tourné vers la SPL X-Demat pour acquérir une solution d'archivage électronique, qui devra être interfacée avec la GED transverse en train d'être déployée. En effet, la collectivité a été pionnière dans la dématérialisation de stock et de flux des dossiers individuels du domaine social, avec la création d'un dossier social unique s'appuyant sur cette GED. L'Aisne, comme les autres départements qui adhèrent à la SPL, projette d'ouvrir son SAE aux communes, avec ou sans rémunération en fonction d'un seuil d'habitants qui 8

9 reste encore à préciser. La collectivité estime avoir réalisé d'importantes économies en ayant eu recours à un fonctionnement mutualisé, même si la gouvernance de la SPL est encore en cours de définition. L'appel à projet AD-ESSOR portait sur une mise à niveau des infrastructures destinées à accueillir le SAE, et il n'est pas exclu de participer à un prochain appel pour soutenir une politique de conduite du changement auprès des producteurs. Cela a permis d'éclaircir le champ de vision de la collectivité sur le sujet. III. Département des Ardennes Le département des Ardennes, également acquéreur de Xsacha, a très vite intégré, dans son travail avec les producteurs dans le cadre de la dématérialisation, les aspects liés au déploiement d'une GED transverse, qui devra dialoguer avec des GED «métier» et un SAE, notamment en ce qui concerne la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH). L'aide fournie par la SPL a été un accélérateur sur ces questions, la collectivité s'étant heurtée auparavant à un manque de compétences et de ressources pour effectuer le paramétrage des applications en vue d'y implémenter la gestion du cycle de vie des données. L'appel à projet AD-ESSOR a permis de moderniser les infrastructures de stockage et de mettre en place une deuxième salle serveur répliquée pour installer le SAE dans une configuration conforme à l'état de l'art. IV. Département de la Haute-Marne Le département, dont les équipes sont réduites sur les questions de dématérialisation et d'archivage électronique, est en train de prendre en main l'outil Xsacha pour l'archivage des flux comptables, des documents transmis au contrôle de légalité et des marchés publics. On s'oriente également vers une étude de l'archivage de l'allocation Personnalisée d'autonomie (APA) et de l'aide Sociale à l'enfance (ASE). 110 communes du département adhèrent à la SPL et bénéficieront ainsi de la plate-forme. L'appel à projet AD-ESSOR a permis d'accélérer le mouvement en favorisant la mise en place d'une infrastructure conforme aux normes et la formation des agents. Concernant l'archivage définitif, il est prévu de suivre le modèle de l'aube, qui a décidé d'avoir une instance unique, ne faisant pas de différence avec les archives intermédiaires. Le département répond ainsi à un besoin d'archivage probant de documents signés électroniquement sans changement d'autorité d'archivage. 9

10 3. COLLECTIVITÉS ADHÉRENTES AU SYNDICAT MIXTE COGITIS I. Département de l'aude Le département de l'aude, pour son projet d'archivage électronique, a adopté d'emblée une démarche pragmatique. Il s'agissait de commencer par l'archivage de flux relativement maîtrisés et de déployer des outils libres pouvant être facilement réutilisés par la suite. Outre les actes transmis au contrôle de légalité et la chaîne comptable, qui vont faire l'objet des premiers versements, l'aude souhaite s'intéresser à l'archivage des documents dématérialisés de l'aide sociale, mais aussi des bons de commande de la DSI et du dossier d'agent. En parallèle, les Archives départementales cherchent à entamer des actions pour l'archivage des services de l État de leur ressort. Un projet d'archivage des arrêtés préfectoraux dématérialisés a été porté par la collectivité et formalisé par une lettre du président du Conseil général au préfet. Un véritable travail de mise à plat des circuits et des procédures de collecte est à mener avec les services de la préfecture, dont les collections sont décentralisées et lacunaires. On envisage de procéder à terme à des versements manuels de ces services dans le SAE, en sachant que la principale difficulté réside dans le manque d'interlocuteurs au niveau déconcentré. Les autres services d'archives départementales présents indiquent à ce sujet que leurs actions se limitent à de simples contacts pris avec les services de l État en ce qui concerne les documents numériques. Le département est assisté par le syndicat mixte informatique Cogitis, qui, comme pour l'hérault, le Cantal ou le Jura, soutient la DSI en mutualisant des compétences et des outils. II. Département du Cantal Également adhérent du syndicat mixte Cogitis, le département du Cantal a acquis, comme celui de l'aude, le SAE Asalae de l'adullact, avec une formation des agents au logiciel réalisée par le syndicat. Le premier objectif est la réalisation d'une plate-forme de test pour l'archivage électronique de la chaîne comptable dématérialisée. Un investissement important a été mené par les Archives départementales, la DSI et le service métier pour réaliser le profil d'archivage associé à ce flux. À ce sujet, conscient de la somme d'efforts que représente la rédaction d'un profil SEDA et de la nécessité de mutualiser les efforts entre des services qui commencent souvent par archiver les mêmes flux et donc par rédiger les mêmes profils, le SIAF livrera, avec la version 2.0 du SEDA, des ossatures de profils génériques pour les principaux flux archivés. 10

11 4. AUTRES COLLECTIVITÉS ET ÉTABLISSEMENTS PUBLICS I. Département du Calvados Le département du Calvados a fait le choix de la solution Mnésys de Naoned Systèmes, qui répond à la fois aux besoins de gestion archivistique, de diffusion et d'archivage électronique. Sa mise en production, qui a fait l'objet d'une demande de subvention via l'appel à projet AD-ESSOR, a eu lieu en octobre dernier. Des connecteurs avec les applications des services versants et les outils d'administration électronique sont encore à développer. Le périmètre initial de mise en production (MDPH, marchés publics...) a été restreint aux actes du Conseil départemental pour correspondre aux objectifs de coût et de calendrier. Les Archives départementales ont opéré une refonte des procédures de versement électroniques, en particulier pour ce qui touche aux versements manuels (exemple des dossiers des renseignements généraux). Mnésys devra être capable de s'interfacer avec la GED Alfresco choisie par le département pour la gestion des documents bureautiques en utilisant le SEDA. Un autre chantier réside dans l'archivage des flux de l'apa transitant par un guichet de téléservice et le logiciel d'aide sociale Solis, grâce à des exports qui ne sont pas encore prévus. Sous la responsabilité des Archives départementales, ce SAE est conçu pour accueillir des archives définitives ou des archives intermédiaires à vocation d'archivage définitif. II. Département de la Sarthe Depuis quelques années, le service jouit d'un contexte favorable au niveau décisionnel pour se lancer dans un projet d'archivage électronique, qui peut être mis en avant au sein d'une stratégie départementale de gestion du cycle de vie des données, dont il est l'un des deux volets avec la mise en place d'une GED. Le périmètre documentaire est d'abord axé sur l'archivage numérique de la production réglementaire et comptable, puis dans un second temps sur les demandes d'aides sociales. En effet, en 2008, une plate-forme dématérialisée des marchés publics a été externalisée auprès d'un prestataire, avec près de 1000 marchés publiés par an. Concernant le contrôle de légalité dématérialisé, le département propose également une plate-forme gratuite en direction des collectivités de son ressort, qui a pu permettre la télétransmission de actes en Le projet de SAE doit sécuriser l'archivage de ces données, qui a lieu aujourd'hui dans un espace temporaire sur la plate-forme puis dans les ressources serveur des collectivités. L'appel à projet AD-ESSOR a permis d'obtenir une subvention pour une étude des possibilités et des scénarios concernant l'archivage électronique. Une expérimentation 11

12 concrète sera lancée d'ici la fin de l'année. Les flux passeront par une GED reposant sur un couplage des solutions Sharepoint (Microsoft) et Alfresco. III. Centre de gestion de l'oise Le centre de gestion de l'oise (CDG60) propose une offre d'archivage électronique intermédiaire qui s'appuie sur le tiers-archiveur agréé Locarchives. 2 Go sont conservés depuis la mise en production en juin 2014 pour 17 collectivités adhérentes sur les flux du contrôle de légalité, de la chaîne comptable et des marchés publics. L'offre se matérialise par une convention passée entre la collectivité adhérente, qui a pris une délibération a cet effet, et le centre de gestion, avec une déclaration de dépôt aux Archives départementales et un contrat passé avec Locarchives. L'archivage est une mission facultative du centre de gestion, non subventionnée, et donc facturée à la collectivité en fonction du nombre d'habitants. 12

13 DEUXIÈME PARTIE JOURNÉE DU 8 AVRIL

14 I. Département de la Dordogne Dans le département de la Dordogne, la réflexion sur la dématérialisation et l'archivage électronique a débuté en Une assistance à maîtrise d'ouvrage a permis de mieux définir les besoins en C'est en 2011 que le projet OPADE (Outil de Production et d'archivage de Documents Électroniques) est véritablement lancé. Son objectif est la mise en place d'un référentiel transverse de gestion des documents électroniques dans une GED commune, auquel est associé un profil d'archivage unique. Ce système doit dialoguer avec les différentes applications métiers. Les flux entrants seront dématérialisés dans leur ensemble et classés dans des dossiers électroniques sécurisés et dont le cycle de vie sera maîtrisé. Un tel système repose donc à la fois sur une GED transverse (suite logicielle Gecco de GFI) et un SAE (Asalae de l'adullact), ce qui suppose la réalisation de connecteurs appropriés. Le premier périmètre a été le domaine de la gestion des routes, avec une mise en production dans Gecco en 2012, puis la DSI, le social et, à terme, l'ensemble des processus métiers. Sont concernés à la fois les courriers, les courriels, la production bureautique et les flux émanant des applications métiers. La GED transverse, qui repose sur une arborescence reprenant les notions de dossier, sous-dossier et pièce, correspond à un référentiel calqué sur les grands domaines d'activité du département, avec une répartition à plusieurs niveaux (mission, domaine et activité). Pour chaque ligne, la durée d'utilité courante, la durée d'utilité administrative, le sort final et la communicabilité sont mentionnés. Pour stabiliser l'ensemble, les niveaux supérieurs sont fixés par un comité de pilotage, tandis que les niveaux les plus fins sont définis par les services métiers. Un profil SEDA unique s'appuie sur ce référentiel, sachant qu'il est prévu de produire des profils plus spécifiques pour certaines typologies. Le transfert des dossiers de la GED vers l'instance d'archivage intermédiaire a lieu après clôture de ceux-ci par le correspondant archives compétent. Une réflexion est en cours sur la manière d'automatiser le processus et de proposer des critères de tri. La subvention attribuée dans le cadre de l'appel à projet AD-ESSOR, principalement utilisée pour l'installation d'asalae, a donc contribué à la conduite d'un chantier qui a permis de rationaliser l'organisation des activités, de définir une politique d'archivage et de gestion de la signature électronique (identification des délégations) et d'accompagner les utilisateurs dans la dématérialisation. II. Département de la Loire En 2014, le département de la Loire a décidé de poser des jalons pour acquérir un SAE à l'horizon , tout en définissant une stratégie à adopter pour aller vers une offre mutualisée. Concrètement, la candidature proposée pour la subvention du ministère 14

15 portait sur deux questions : d'une part l'installation d'une plate-forme de test, reposant sur l'outil Asalae, pour l'archivage des dossiers numérisés de la MDPH issus de la GED Multigest de l'éditeur Eric Archivage et d'autre part l'étude de l'archivage intermédiaire et définitif des archives financières (logiciel Grand Angle de l'éditeur CGI). Des tests ont également été menés pour l'archivage des documents bureautiques issus de la GED Sharepoint. Les premières conclusions ont montré que la collectivité devait élargir sa vision sur l'archivage électronique et gagner en autonomie sur le sujet. Ce constat a mené à la rédaction d'un cahier des charges pour une assistance à maîtrise d'ouvrage pour la mise en place d'un SAE avec trois axes : sensibilisation commune des archivistes, informaticiens, juristes et services métiers sur l'état de l'art de l'archivage électronique. définition de scénarios envisageables face à plusieurs configurations d'archivage (données issues d'une GED, d'une application métier ou d'un autre canal). aide pour la réalisation d'un cas pratique : archivage d'un grand livre comptable généré à partir de Grand Angle et réalisation du profil SEDA associé (travail conjoint avec le département de la Drôme pour qualifier un profil d'export du logiciel lorsque les données sont apurées). Ces travaux ont permis de réaliser des avancées concrètes et ouvrent de nouveaux chantiers autour de la dématérialisation. III. Projet SAEM (département de la Gironde, Bordeaux Métropole et ville de Bordeaux) Le projet SAEM (Système d'archivage Électronique Mutualisé) est porté par le département de la Gironde, la ville de Bordeaux et Bordeaux Métropole. Il s'agit de proposer à terme aux collectivités du département, voire dans un second temps de la région, une plate-forme mutualisée d'archivage électronique intermédiaire et définitif. La première phase d'étude et de prototypage s'étant terminée en 2014, le projet entre dans une phase de développements complémentaires avant une exploitation et une généralisation du SAE à partir de Pour réaliser les premières phases, un groupement de commandes a été créé entre les partenaires, qui s'appuie sur des délibérations et des conventions de partenariat. À l'issue de la première phase, le prototype réalisé repose sur trois instances : une GED-sas de préparation des versements et d'accès pour les producteurs avec des transactions conformes au SEDA (logiciel Alfresco d'alfresco Software), une instance intermédiaire du SAE Asalae et une instance définitive de ce même outil. Le premier périmètre documentaire concerné réside dans les délibérations, les enregistrements 15

16 vidéos des séances du conseil et les marchés publics, pour lesquels des profils SEDA ont été réalisés. Le système a été audité par rapport aux normes et à la grille d'évaluation du SIAF, ce qui a permis de produire un cahier fonctionnel pour la deuxième phase (développements complémentaires sur les fonctionnalités d'archivage et de préversement). Le projet SAEM est pensé comme une organisation modulaire qui se fonde sur différentes briques réutilisables par d'autres services. L'une de ces briques, dont le développement a été subventionné via l'appel à projets AD-ESSOR, est un module de gestion des métadonnées de référence fournies aux autres modules. Dans une logique de non-adhérence par rapport aux applications métiers et au SAE, ce référentiel, basé sur une ontologie, doit permettre de centraliser un vocabulaire commun qui pourra être interrogé par tous les éléments de l'écosystème. Mené dans un mode de développement agile, le projet a débuté par la construction d'une liste de fonctionnalités lors de plusieurs ateliers et une formation collective aux technologies du web sémantique et aux identifiants pérennes comme ARK (Archival Resource Key). Ce module permettra, par exemple, de partager les informations entre Alfresco et Asalae, sans avoir à ressaisir les mêmes éléments, comme la définition d'acteurs au sens du SEDA. Une instance de démonstration existe d'ores et déjà et permet d'importer des thésaurus (comme celui du SIAF), de les mettre à disposition d'alfresco, de synchroniser les modifications d'information d'un côté ou de l'autre, ou encore de récupérer les plans de classement issus de la GED. En partant du modèle archivistique EAC-CPF, basé sur la norme ISAAR (CPF), un modèle de description des acteurs a été défini, qui peut être réutilisé dans Asalae. L'ontologie utilise également le modèle SKOS (Simple Knowledge Organization System) pour les vocabulaires (créés manuellement par les services métiers ou importés) et le SEDA pour les métadonnées de gestion archivistique. La participation à l'appel à projet AD-ESSOR a permis de renforcer l'assise du projet et sa crédibilité, mais aussi d'échanger avec l'équipe VITAM et le SIAF. Un blog a été lancé par le SAEM pour communiquer sur l'évolution du projet et partager les développements qui seront faits. IV. Département de l'orne Le département de l'orne, qui a commencé à s'engager dans une véritable politique de dématérialisation et d'archivage électronique, a donné la priorité à la mise à niveau de ses infrastructures informatiques, notamment en termes de sécurité, avec la création de deux salles blanches redondantes. Aujourd'hui, il est acté qu'aucun projet de dématérialisation ne sera mené sans intégrer un volet archivage électronique. Le projet subventionné par le ministère de la Culture portait sur une assistance à 16

17 maîtrise d'ouvrage, dont on a retiré l'aide à la rédaction d'un cahier des charges pour un SAE, en partant du principe que la matière existait déjà ailleurs. Devait en résulter une étude de cadrage définissant la stratégie du département pour l'archivage électronique intermédiaire de la collectivité et l'archivage définitif des services versants du ressort des Archives départementales. La question de l'archivage électronique des services déconcentrés de l État a donc pu être posée par ce biais. Sur les pistes de mutualisation de l'archivage électronique dans le ressort du département, l'étude a permis de faire jaillir plusieurs faits : jusqu'à présent, il n'y avait pas de stratégie mutualisée dans le domaine des nouvelles technologies. certains groupements de collectivité ont déjà fait le choix d'une solution d'archivage électronique. les acteurs potentiels pouvant porter la mutualisation en direction des collectivités, comme le centre de gestion ou l'agence technique départementale, manquent de moyens pour proposer une solution qu'ils porteraient seuls, surtout qu'ils ne peuvent préjuger du retour sur investissement. les Archives départementales manquent de moyens humains pour cela. On a donc décidé de se concentrer d'abord sur le périmètre obligatoire du département, avant de revenir plus tard sur les possibilités de mutualisation. Pour l'heure, une consultation va être lancée pour acquérir un SAE dans la perspective d'une mise en production en 2016 pour les actes, la chaîne comptable et les marchés publics. V. Département de la Seine-et-Marne Le département de la Seine-et-Marne porte un projet de connecteur entre le Système d'information Archivistique (SIA) GAIA et un SAE. Créé à la fin des années 1980, GAIA est un progiciel issu d'une forte collaboration entre départements, avec un comité des utilisateurs et des groupes de travail spécifiques, qui est notamment capable d'assurer la gestion des entrées, la description des archives, la gestion de la salle de lecture, la recherche ou encore l'accès aux documents numérisés. Dans une logique d'indépendance, d'interopérabilité et de respect des normes, le projet de connecteur a été décliné en plusieurs sous-projets : module de paramétrage des versements module d'échange GAIA-SAE module d'import de bordereau SEDA 17

18 module de gestion du stockage d'archives historiques module d'échange avec des SAE module de conversion de format Des liens ont d'ores et déjà été noués avec l'adullact pour un projet de connexion entre GAIA et Asalae qui repose sur le protocole OAI-PMH pour le moissonnage des bordereaux de versement, à partir du message d'acquittement qui est le plus complet (ArchiveTransferRequestReply dans le SEDA). Ces développements seront très prochainement intégrés dans la dernière version d'asalae. Le module de moissonnage pourra potentiellement s'adresser à plusieurs SAE (intermédiaire, définitif) et applications métiers différents et intégrer des métadonnées relatives à des flux variés. Le module d'entrée dans GAIA décompose ensuite le bordereau en autant d'unités de description que nécessaire. L'application du sort final sur les documents conservés est également répercutée dans le SIA. À terme, le module assurera des fonctions complètes de pérennisation et implémentera l'ensemble des transactions du SEDA. VI. Département de la Drôme Le département de la Drôme a présenté un projet portant sur trois axes principaux : installation d'un SAE mise en place des infrastructures développement de connecteurs vers les applications Pour mener ce projet, les Archives départementales ont d'abord créé un groupe de travail interne qui se réunit régulièrement en relation avec la DSI. Le service, qui possédait une compétence ancienne en xml, s'est également formé au SEDA. On a aussi mené un recensement des applications candidates à l'archivage électronique. Le premier pilote pour l'archivage mis en place a consisté à obtenir un grand livre comptable par extraction de l'application Grand Angle de GFI sous trois formes (pdf, csv et xml). Un deuxième axe a été l'archivage des fiches annuelles récapitulatives de la paye des agents par ordre alphabétique. Depuis l'appel à projet, le SAE Asalae, qui existait en test depuis 2012, a été mis en production fin Les procédures étant entièrement manuelles, il s'agit maintenant de développer des connecteurs automatisés et d'étendre le champ des flux concernés avec par exemple les délibérations (dossier de séance avec les minutes des débats) et le domaine social. La mutualisation avec les autres collectivités est une piste qui est encore à creuser. 18

19 VII. Départements du Nord et du Pas-de-Calais Les départements du Nord et du Pas-de-Calais ont fait le constat de problématiques communes autour de l'archivage électronique et ont initié un partenariat formalisé par des conventions entre les Conseils départementaux. Le projet subventionné consiste à passer par une assistance à maîtrise d'ouvrage commune pour étudier les scénarios d'installation d'un SAE et son périmètre. Ce dernier, qui est à préciser, porterait en premier lieu sur les archives définitives des services déconcentrés de l État et du Conseil départemental, puis sur les archives intermédiaires du Conseil départemental, et enfin pourrait être étendu à l'archivage intermédiaire et définitif des communes et EPCI, car aucun acteur n'est capable de porter une offre d'archivage électronique mutualisée dans le Pas-de-Calais. Cette AMOA est phasée en deux volets : d'abord l'expression des besoins, puis les préconisations, avec en option la possibilité d'un accompagnement à l'acquisition d'une solution et à sa mise en œuvre. La première phase d'expression des besoins est en cours, et prend la forme d'ateliers et d'entretiens avec les différents services, dans le but de recueillir des informations sur l'existant et d'établir une synthèse. On a identifié le manque de ressources disponibles, la faible visibilité sur les données produites et l'importance des cas particuliers ou encore les interrogations sur le périmètre du SAE. Les flux dématérialisés ont été listés selon différents enjeux (patrimoniaux, juridiques, stratégiques). Différentes stratégies de mutualisation ont aussi été proposées, de l'acquisition d'un logiciel identique à la création d'un SAE commun, en passant par la mutualisation des infrastructures ou de l'expertise archivistique. VIII. Département de la Seine-Saint-Denis Le département de la Seine-Saint-Denis a été subventionné pour deux projets : la création d'une instance de GED-SAE intermédiaire reposant sur la solution Alfresco. une assistance à maîtrise d'ouvrage pour un SAE définitif. Concernant le premier projet, il s'agit de gérer dans Alfresco l'archivage intermédiaire des flux dématérialisés, et d'abord les actes, en utilisant le module de records management proposé par l'éditeur. Un premier prototype a été réalisé et permet de transférer des délibérations dans l'espace d'archivage de la GED sans perte de données ou de métadonnées, avec un contrôle sur les formats jugés pérennes pour l'archivage (pdf, xml et zip). En cas d'erreur, un mail de notification est envoyé au records manager 19

20 qui gère la plate-forme. Si au contraire le transfert est accepté, le document est déplacé dans l'espace d'archivage, tout en restant visible dans l'espace initial, et des métadonnées de gestion archivistique sont ajoutées. Ce prototype a montré des limites, notamment en termes d'automatisation des procédures et de gestion à la fois à la pièce et au dossier. Une deuxième phase de prototypage, subventionnée par l'appel à projet 2015, permettra de proposer une conversion de format et un export de documents conforme au SEDA vers un SAE définitif, ainsi que l'archivage des éléments de traçabilité. Le deuxième projet porte plus spécifiquement sur l'archivage définitif. Débutée en janvier 2015, cette étude se divise en 3 prestations : étude d'opportunité analyse des besoins et livraison du cahier des charges accompagnement dans la rédaction du cadre de réponse Le périmètre porte sur les archives définitives du ressort des Archives départementales. IX. Ville de Villeneuve-d'Ascq La ville de Villeneuve-d'Ascq a été subventionnée pour l'acquisition d'une solution logicielle d'archivage électronique, des formations et un renouvellement des infrastructures sur deux sites distants. Le service d'archives, en partenariat avec la DSI, avait, dès avant, commencé à opérer une collecte manuelle de documents sur supports électroniques (délibérations converties en pdf puis gérées dans le progiciel d'archives). Désormais les cahiers des charges concernant l'acquisition de logiciels imposent systématiquement le double respect du SEDA et de la législation CNIL. Aujourd'hui acquis, le SAE, qui vise à assurer l'archivage intermédiaire et définitif de la collectivité, va entrer très prochainement en production. La collecte portera d'abord sur les données d'une application ancienne du CCAS n'existant plus sur support papier (aides sociales facultatives), mais aussi les dossiers des animateurs de centres de vacances ou encore les maquettes du service de la communication ou les archives numérisées, l'idée étant d'avoir un panel représentatif de formats variés. Un travail de sensibilisation des services est en cours. X. Centre de gestion du Nord Le centre de gestion du Nord porte, en partenariat avec le syndicat mixte Somme Numérique, le projet SESAM (Système Électronique Sécurisé d'archivage Mutualisé). Fort de ses archivistes itinérants, le centre de gestion souhaite en effet mener un projet de SAE s'appuyant sur les outils de dématérialisation et d'administration numérique de 20

21 l'adullact. Le premier périmètre portera sur les flux dématérialisés principaux, à savoir l'envoi au contrôle de légalité, la chaîne comptable et les marchés publics, avec un élargissement prévu par la suite. Des interventions manuelles seront possibles à n'importe quel moment dans la chaîne de versement. Afin d'être en mesure de déposer une demande d'agrément pour la conservation externalisée d'archives courantes et intermédiaires sur support numérique auprès du SIAF, le centre de gestion s'est également lancé dans une mise à niveau de ses infrastructures. Reposant sur une architecture redondée sur deux sites distants avec un taux de 99,5 % de disponibilité, celles-ci seront caractérisées par une réplication synchrone des données pilotée directement par le SAE. La phase suivante consistera à faire appel à une assistance à maîtrise d'ouvrage pour une mise en adéquation entre la Politique de Sécurité des Systèmes d'information (PSSI) et la Politique d'archivage (PA). La dernière phase sera l'installation du SAE dans le cadre d'un groupement de commande avec Somme Numérique, pour une mise en production en

22 CONCLUSION Ces journées AD-ESSOR, extrêmement riches par leur contenu, ont été l'occasion de dégager un certain nombre de principes sur la manière dont sont menés les projets de dématérialisation et d'archivage électronique dans la sphère des collectivités. La première journée a montré l'importance de la mutualisation dans la mise en place de SAE. Cette notion est par ailleurs fortement encouragée par le SIAF qui en a fait un critère essentiel d'attribution de la subvention. Les exemples d'e-megalis ou de la SPL X-DEMAT décrivent combien la mise en commun de ressources pour les outils et services d'archivage électronique a permis d'avancer sur ces sujets et de proposer une solution aux plus petites collectivités. S'appuyant sur des solutions logicielles qui ont aujourd'hui atteint un certain niveau de maturité, plusieurs collectivités sont entrées en production avec un SAE sur un périmètre et des flux qui étaient dès l'origine bien identifiés. Il paraît primordial d'avancer sur le sujet de façon pragmatique, en fonction des priorités. Certaines collectivités, comme Brest Métropole Océane ou les membres du projet SAEM, ont même réalisé des développements qu'ils se proposent de partager avec l'ensemble de la communauté archivistique. Dans tous les cas, il est clair que la participation de ces services à l'appel à projet a permis de renforcer la collaboration, indispensable, entre les archivistes et les informaticiens, de donner une visibilité aux questions d'archivage électronique jusqu'aux plus hauts niveaux décisionnels et, surtout, de prendre du recul pour envisager chaque projet sur le long terme et de manière à être capable d'articuler les notions d'archivage intermédiaire et définitif en lien avec les différents outils de gestion de l'information (application métier, GED, SAE). Une expertise de plus en plus forte s'affirme dans le réseau sur ces questions qui relèvent largement de problématiques archivistiques, et c'est là une dynamique que ce genre de manifestation cherche à encourager. Le SIAF tient à remercier l'ensemble des participants à ces deux journées. Toute question sur le sujet peut être adressée à : Thomas Bernard (thomas.bernard@culture.gouv.fr), chef de projet AD-ESSOR. Baptiste Nichele (baptiste.nichele@culture.gouv.fr), chef de projet informatique. Enfin, chacun peut proposer au SIAF une publication sur son carnet de recherche intitulé Modernisation et Archives ( au sujet d'un projet d'archivage électronique qui pourrait intéresser l'ensemble de la profession. 22