Manuel d utilisation JeResilieMonContrat.com Rôle de l agent

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1 Manuel d utilisation JeResilieMonContrat.com Rôle de l agent Version : V1.4 Référence : MU_JRMC_Agent Date : 17/03/2017

2 1. Table des matières 2. Introduction Inscription Authentification Bandeaux Résiliation Informations du souscripteur Ajouter un contrat à la lettre Supprimer un contrat à la lettre Envoyer une lettre de résiliation Envoyer Modifier la date d envoi Confirmation accord de votre client Horaires d envoi Suivi des résiliations Afficher un courrier Supprimer un courrier Gestion du compte Contacter notre équipe

3 Tableau des figures Figure 1 Page d accueil Figure 2 Formulaire d inscription Figure 3 Authentification Figure 4 Bandeau supérieur Figure 5 Saisie des informations concernant le nouvel assuré Figure 6 Saisir L de l ancien gérant Figure 7 Sélection de l ancien assureur Figure 8 Sélection du type de contrat Figure 9 Formulaire de saisie des informations de l ancien contrat Figure 10 Information sur contrat à résilier Figure 11 Modifications de la lettre de résiliation Figure 12 Modifier le souscripteur Figure 13 Ajouter un contrat à une lettre Figure 14 Retirer un contrat d'une lettre Figure 15 Ajout d un justificatif d identité Figure 16 Sélection d un justificatif d identité Figure 17 Accès au justificatif d identité Figure 18 Envoyer : écran de confirmation Figure 19 Envoyer en différé : écran de confirmation Figure 20 Saisir la date d envoi Figure 21 Modification de date d envoi Figure 22 Menu Suivi Figure 23 Menu Mon compte Figure 24 changement du mot de passe Figure 25 Utilisateurs du compte Figure 26 Définition d un utilisateur Figure 27 Choix de l utilisateur Figure 28 Nouvelle demande 2

4 2. Introduction Ce manuel décrit l usage du site JeResilieMonContrat.com par un agent d assurance. Le but de JeResilieMonContrat.com est de permettre à un agent d assurance de résilier les anciens contrats de ses nouveaux clients, par internet, simplement, rapidement et de façon économique. Le système développé en 2013 est basé sur la lettre recommandée électronique, dispositif légal depuis Avec les informations saisies par l agent, nous générons une lettre de résiliation, puis, l expédions grâce à l opérateur postal numérique Clearbus certifié par l état français. Le lien pour accéder au site est le suivant : Une page de description du service est affichée et on peut s authentifier en cliquant sur connexion ou s inscrire en cliquant sur «ici inscription gratuite»: En bas de toutes les pages du site, vous avez cinq liens qu il ne faut pas hésiter à utiliser : Questions Fréquentes, Docs Utilisateurs,Démos, Conditions d utilisation et Nous Contacter. Pour s inscrire cliquer là Pour se connecter cliquer là Figure 1 Page d accueil 3

5 3. Inscription Il suffit de remplir le formulaire suivant : Figure 2 Formulaire d inscription Les champs précédés d une * doivent être obligatoirement remplis. Voici l'utilité de chaque champ : * : Votre , vous l'utiliserez comme identifiant pour vous connecter au système et quand JeResilieMonContrat.com vous envoie un mail, il utilise cette adresse. Mot de passe* : Le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à JeResilieMonContrat.com. Nom* et Prénom* : le nom et le prénom de l'agent général. Nom commercial* : c'est le nom avec lequel sont «signés» les courriers et les s que Jeresiliecmoncontrat.com émet en votre nom. Exemple : Agence Axa Durant. N et rue*, Complément d'adresse, code postal* et ville* : l'adresse de votre agence. Téléphone* : Le numéro de téléphone de l'agence, c'est le numéro de téléphone que nous utilisons si nous avons besoin de vous joindre. 4

6 Numéro ORIAS : votre numéro ORIAS. Il permet à JeResilieMonContrat.com de s'assurer que la personne qui s'inscrit est bien un intermédiaire d'assurance. Quand vous avez rempli ce formulaire, le message suivant apparaît : «Un a été envoyé à l'adresse aa@mail.fr. Il contient un lien d'activation sur lequel il vous faudra cliquer afin d'activer votre compte». Si vous ne recevez pas rapidement cet , vérifiez dans vos «spam». 5

7 4. Authentification Pour vous connecter, sur la page JeResilieMonContrat.com cliquez sur Figure 3 Authentification 6

8 5. Bandeaux Le bandeau supérieur est commun à toutes les pages. Ci-dessous la description de son contenu : Pour gérer vos résiliations cliquer ici Pour gérer votre compte Pour se déconnecter cliquer ici Aide Statistiques Crédits du compte Figure 4 Bandeau supérieur 7

9 6. Résiliation Création nouvelle résiliation d une La création d une résiliation se fait en cliquant sur le bouton Résiliation se trouvant en haut à gauche de l écran puis sur Nouvelle Résiliation. Le premier formulaire vous demande des informations sur l'assuré que nous appelons le souscripteur. 8

10 6.1. Informations du souscripteur La page de saisie des éléments du souscripteur 1 apparaît. Figure 5 Saisie des informations concernant le nouvel assuré Si c'est une société, remplissez son numéro SIRET et le nom de la société, sinon, laissez ces champs vides. L'adresse mail* du souscripteur va servir à lui envoyer des informations sur la résiliation que vous faites pour lui. En effet, nous lui envoyons en votre nom un pour l'informer de l'avancement de la résiliation. Si vous n'avez pas son , vous pouvez mettre le vôtre. Mais nous vous recommandons de saisir ce champ. Le téléphone * nous sert au moment de l'envoi de la lettre. Il ne sera présenté à aucun endroit mais c'est une information utile pour identifier le souscripteur. Vous avez la possibilité de mettre deux souscripteurs pour cela cliquer sur l onglet Orange Ajouter un co-souscripteur 1 Souscripteur : le nouvel assuré (particulier ou société) qui résilie son ancienne assurance 9

11 L ancien Assureur Demander l ajout d une compagnie Saisir l ancienne compagnie Figure 6 Sélection de l ancien assureur Ce formulaire vous permet de saisir l'ancien assureur à qui sera envoyée la résiliation. En écrivant quelques caractères du nom de l'assureur la liste est filtrée. Quand vous avez trouvé l'assureur, il suffit de double-cliquer sur son nom pour le sélectionner. Remarque : Si l'assureur n'est pas dans la liste, en bas de la page, cliquez sur [Demandez l ajout d une compagnie] pour faire une demande d'ajout. 10

12 de l ancien gérant du contrat Figure 7 Saisir l de l ancien gérant du contrat Cette étape est facultative. Si vous souhaitez prévenir l ancien gérant du contact il vous suffit de saisir son adresse mail afin qu il reçoive la copie de la lettre et l avis de dépôt quand sa compagnie relèvera la lettre. Dans le cas où vous ne souhaitez pas prévenir l ancien gérant cliquez simplement sur NE PAS PREVENIR LE GERANT l onglet en rouge. Type de contrat Figure 8 Sélection du type de contrat 11

13 Dans cette page, choisissez simplement le type de contrat que vous souhaitez résilier en cliquant sur un des éléments de la liste. Si vous avez plusieurs contrats à résilier pour la même personne, commencez ici par le premier contrat à résilier. Si vous souhaitez résilier un type de contrat qui n'apparaît pas dans la liste vous avez la possibilité de cliquer sur Autre Type de Contrat. Vous aurez par la suite un encart pour pourvoir saisir le nom du contrat. L ancien contrat Figure 9 Formulaire de saisie des informations de l ancien contrat Ici, selon les type de contrat, les champs à remplir ne sont pas tous les même. Mais pour tous les contrats, vous devez fournir le numéro de contrat* et l'échéance principale*. Pour le motif de résiliation, si vous cliquez sur loi Hamon, vous aurez 2 champs supplémentaires à remplir : Nom du nouvel assureur : c'est le nom de l'assureur qui reprend le contrat. Pour un agent AXA, entrez AXA France IARD et le nouveau numéro de contrat. Pour les agents AXA, ce numéro est obligatoire. Ne l'oubliez pas. 12

14 Figure 10 - Information sur contrat à résilier Quand vous validez ce formulaire, la lettre est finie. Vous pouvez maintenant faire des modifications à la lettre 13

15 Modifier une lettre de résiliation Lorsque vous avez fini l'étape de création d'une lettre et avant de l'envoyer, vous pouvez encore la modifier. Voir ou supprimer la pièce d identité Modifier le souscripteur Ajouter un contrat Ajouter du texte Ajouter une pièce à l envoi Figure 11 Modifications de la lettre de résiliation

16 Modifier le Souscripteur Les champs du souscripteur sont pré-remplis et modifiables. Figure 12 - Modifier le souscripteur Ajouter un contrat à la lettre Figure 13 - Ajouter un contrat à une lettre On retombe sur le formulaire Figure 8 Sélection du type de contrat. Celui-ci ne contient que les contrats compatibles avec le courrier de résiliation en-cours. Ici nous avons en-cours une résiliation de type loi Hamon la liste s en trouve donc fortement réduite. En sélectionnant le type de contrat (par exemple assurance auto) on arrive au formulaire de la Figure 9 Formulaire de saisie des informations de l ancien contrat.

17 Et on revient au formulaire de la Figure 11 Modifications de la lettre de résiliation avec la lettre modifiée. Comme précédemment les motifs de résiliation sont réduits à ceux compatibles avec le contrat en-cours de résiliation donc dans l exemple «Loi Hamon» Supprimer un contrat à la lettre En continuant l exemple précédent on à gauche de la lettre dans l encart Liste des contrats de lettre de la Figure 11 Modifications de la lettre de résiliation : Pour ajouter la pièce d identité du souscripteur cliquer là Pour supprimer cliquer là Figure 14 - Retirer un contrat d'une lettre On revient au formulaire Figure 10 Modifications de la lettre de résiliation 1

18 Envoyer une lettre de résiliation Quand vous être sur la page d'une lettre, en haut de cette page, apparaît la liste des actions restant à faire. Pour envoyer il faut et il suffit de cliquer sur un des boutons ou. Pour ajouter la pièce d identité du souscripteur cliquer là Figure 15 Ajout d un justificatif d identité Mais vous n'avez pas les boutons ENVOYER MAINTENANT ou alors PROGRAMMER L'ENVOI DIFFERE tant que les conditions d envoi ne sont pas respectées. Il y a 2 types de lettres de résiliation : Celles qui sont envoyées par le souscripteur. Celles qui sont envoyées par l'agent ou le courtier (dans le cadre de la loi Hamon pour les assurances véhicules et habitation locataire). Pour les lettres envoyées par le souscripteur, vous devez télécharger la pièce d'identité du souscripteur. C'est elle qui permet de signer l envoi de façon électronique. Il faut savoir qu'un opérateur humain vérifiera le document, donc le document que vous allez fournir doit être lisible et correspondre au souscripteur. 2

19 Pour les souscripteurs particuliers sont acceptées comme justificatif d'identité: les Cartes Nationales d Identité, passeports ou permis de conduire (La face recto avec la photo) et titre de séjour. Pour deux co-souscripteurs il faut joindre les deux pièces d identité qui correspondent aux deux souscripteurs. Pour les sociétés, il vous suffit de remplir le nom et prénom du mandataire puis dans la case Forme sociale + Nom de la société mettre le nom de société. Vous devez alors fournir une pièce d identité du mandataire. Donc, en haut de la page, cliquez sur «Télécharger la pièce d'identité du souscripteur» et suivez les instructions. Pour sélectionner un fichier cliquer là Figure 16 Sélection d un justificatif d identité Une fois le justificatif d identité sélectionné : Quand vous avez fini, vous revenez sur la page de la lettre. Dans la section «Pièce d identité du souscripteur» je vous invite à vérifier que la pièce d'identité est bien visible en cliquant sur Voir Figure 17 Accès au justificatif d identité 3

20 Une fois la pièce d identité jointe vous avez deux possibilités: Envoyé maintenant ou Programmé l envoi différé, qui vous permettra de choisir la date d envoi de la lettre Envoyer Maintenant, il suffit d'envoyer. En cliquant sur plus tôt. pour que la lettre parte au Figure 18 Envoyer : écran de confirmation 4

21 En cliquant sur vous pouvez choisir une date d'envoi pour la lettre. Figure 19 Envoyer en différé : écran de confirmation 5

22 Attention, dès que l'envoi est programmé, la lettre n'est plus modifiable. Vous ne pourrez plus que modifier la date de programmation ou supprimer la lettre. Cliquer pour avoir le calendrier puis sélectionner la date d envoi Figure 20 Saisir la date d envoi 6

23 Modifier la date d envoi Modifier la date d envoi Figure 21 Modification de date d envoi Lorsqu on clique sur modifier la date d envoi on revient au formulaire de la Figure 20 Saisir la date d envoi avec la date d envoi pré-remplie par la valeur précédente Confirmation accord de votre client Important : Pour conserver la trace de l accord de votre client pour l envoi de cette résiliation vous devez l imprimer, la faire signer manuscritement et la conserver dans le dossier client de l agence. 7

24 Horaires d envoi Figure 22 Envoi non garanti pour aujourd hui Nous garantissons l envoi de vos courriers jusqu à 18h du Lundi au Vendredi et le Samedi jusqu à 12h30 quand l émetteur du courrier est votre souscripteur, puisque notre opérateur postal contrôle ces pièces d identité. Cependant quand votre agence est émettrice de ce courrier et que l on a pu vérifier votre document d identification (Attestation ORIAS) votre courrier part jusqu à 23h30. Nous vous avons laissé la possibilité après 18h ou 12h30 de l envoyer plus tard et donc de programmer cet envoi. Toutefois vous pouvez envoyer la lettre le jour même mais vous prenez un risque que celle-ci ne soit pas envoyée et donc que les dates sur le courrier ne correspondent pas à celle de l avis de dépôts. 8

25 7. Suivi des résiliations Pour gérer les résiliations de l agence il faut se rendre dans le menu Résiliations 5 possibilités sont offertes : Figure 22 Menu Résiliation Voir toutes les résiliations : Toutes les résiliations. Celles qui restent à finir ou envoyer : Résiliations à terminer. Celles qui sont terminées et programmées : Résiliations programmées. Celles qui ont été envoyées : Résiliations envoyées. Tableau récapitulatif des résiliations par dates : Exporter vers Excel Et celles qui ont été supprimées : Corbeille. Ces différents menus correspondent à des filtres préenregistrés sur la même information que nous illustrons ci-après pour «toutes les résiliations». 9

26 Gérer toutes les résiliations Figure 23 Menu Résiliation Les différentes informations à disposition sont : Id : le numéro de la lettre, élément cliquable permettant d arriver directement sur le courrier, Le nom du souscripteur (nouvel assuré), et son adresse L adresse du souscripteur, La ou les échéances principales des contrats figurant dans le courrier, Le numéro des contrats Le destinataire La date d envoi : date à laquelle l agent a demandé l envoi de la lettre, Pièce d identité : fournie (statut complet) ou à fournir, Le statut de la lettre : «complète» ou «En création», Le suivi avec l état : Non envoyée, En cours d acheminement, Envoi programmé, Relevée, Refusée, 10

27 Signée Erreur à l expédition Non relevée délai dépassé Et la personne qui gère le contrat Il vous est possible de trier ces résiliations grâce aux filtres mis à votre disposition en haut de chaque colonne ( ID/ souscripteur/ contrat/destinataire/ n pli ou collaborateurs) Afficher un courrier Pour afficher un courrier cliquer sur son id Remarque : en faisant CTRL clic vous pouvez ouvrir ce courrier dans un autre onglet de votre navigateur. 11

28 Et on arrive sur le formulaire des prochaines actions possibles sur le courrier : dans cet exemple sur le formulaire Figure 22 Modification de date d envoi Supprimer un courrier Pour supprimer le courrier cliquer ici L action entraine directement sa suppression. Si on veut le retrouver on le peut dans la corbeille (choix corbeille dans le menu Résiliation): 12

29 13 Document utilisateur Agent et Courtier d assurances

30 8. Gestion du compte L agent peut gérer : les achats de «timbres électroniques», ses factures associées, les informations du compte, les utilisateurs du compte grâce au menu mon compte : Figure 23 Menu Mon compte Acheter des timbres électroniques Pour acheter des timbres cliquer ici 14 Puis sélectionner la quantité souhaitée en cliquant ici puis ici et enfin ici

31 15 Document utilisateur Agent et Courtier d assurances

32 Vous êtes ensuite, au travers de l écran suivant, redirigé sur le site de paiement de la banque (aucune de vos coordonnées bancaires n est fournie à jeresiliemoncontrat.com). Vous êtes redirigé vers la page : 16

33 Suivi des achats et des dépenses Directement à partir du menu Suivi des achats : ici On peut télécharger les documents associés en cliquant sur les liens 17

34 Changer son mot de passe Directement à partir du menu Moncompte et Changer mon mot de passe : ici Figure 25 changement du mot de passe Modifications des coordonnées du compte Directement à partir du menu Modifier mes coordonnées : ici 18

35 19 Document utilisateur Agent et Courtier d assurances

36 Gérer les utilisateurs Nous vous conseillons de créer des utilisateurs différents pour chaque personne qui utilise ce compte. Il suffira ensuite, juste après la connexion de cliquer sur votre nom d'utilisateur pour bénéficier des avantages : - Pour chaque lettre, vous saurez qui chez vous travaille dessus - Si nous avons besoin de vous rappeler pour une lettre ou répondre à un besoin d'aide nous pourrons facilement contacter la bonne personne. - Si vous avez plusieurs agences, les messages d'alerte iront directement à la bonne agence. Pour créer un nouvel utilisateur, il vous suffit de cliquer sur Nouvel utilisateur Figure 26 Utilisateurs du compte Vous arrivez sur une page où il vous faudra entrer les coordonnées de l utilisateur: 20

37 Puis vous pouvez choisir votre utilisateur: Figure 27 Définition d un utilisateur Figure 28 Choix de l utilisateur 21

38 9. Contacter notre équipe Si vous rencontrez des difficultés ou que vous avez des questions, nous sommes la pour y répondre. Pour nous contacter vous avez à votre disposition en bas de chaque page des onglets bleus A droite vous avez la possibilité de nous contacter. En cliquant sur l onglet vous faites une nouvelle demande. N hésitez pas à mettre l objet de votre demande et un membre de notre équipe vous répondra au plus vite. 22