Guide pour les déplacements ponctuels

Transcription

1 Académie de Limoges DSDEN de la Creuse DIPER Mars 2015 Guide pour les déplacements ponctuels Ce «pas à pas» est destiné aux personnels convoqués à une réunion administrative Attention : Ne pas tenir compte des saisies figurant sur les copies d écran mais suivre uniquement les indications placées en dehors.

2 Créez un ordre de mission : Cliquez sur «Ordre de mission» dans la page d accueil Le dernier OM saisi s affiche. Cliquez sur «créer» Cliquez sur «Autre» puis sur «Document vierge»

3 Complétez l onglet «général» ainsi qu il suit : Destination principale : saisissez le nom de la ville où se tient la réunion Type de mission : «OM classique» si vous saisissez plusieurs jours avant la réunion «OM régularisation classique» si vous saisissez après la date de la réunion Objet de la mission : indiquez l objet figurant sur la convocation Enveloppe de moyens : 0214REUREGL-D23 (convocation à une instance départementale) 0214AUTRES-D23 (convocation à une réunion à l initiative de l IA-DASEN). Ces intitulés d enveloppes sont suivis de «-RAP» pour les déplacements de l année civile précédente. Centre de coût : IACFINA023 Domaine fonctionnel : Départ le / Retour le / horaires : renseignez la date et les horaires précis de la réunion augmentés de votre temps de trajet. Lieu de départ / Lieu de retour : ADM (résidence administrative) ou FAM (résidence familiale) si ce trajet est plus court et réellement effectué. Autorisation de véhicule : «personnel pour besoin de service» Véhicule : «SNCF» Barème : «SNCF 2 ème classe» Cliquez sur «Enregistrer» (Le code «Activité» se génère automatiquement)

4 Complétez l onglet «indemnités kilométriques» ainsi qu il suit : Cliquez sur «Ajouter un ikm» Date : indiquez la date de la réunion Trajet : indiquez la ville de départ et la ville où se tient la réunion Cliquez sur «Lien vers un distancier» : Sur MAPPY, sélectionnez «itinéraire» et renseignez les lieux de départ et d arrivée. Cliquez sur l option «trajet le plus court» puis sur «OK» Km remboursé : reportez la distance exacte affichée par Mappy Nb de trajets : 2 (Chorus-DT calculera l aller-retour) A la fin de la saisie, cliquez sur «Enregistrer». Si votre mission intègre la totalité de la plage horaire 11h 14h, vous pouvez saisir des frais de repas. Pour cela, allez sur l onglet «Saisie des étapes» et complétez comme indiqué ci-après Onglet «Saisie des étapes» Cliquez sur «Générer étapes». Cette action permet une mise à jour automatique des frais de repas à 15.25

5 Les frais prévisionnels sont automatiquement établis. En principe, l intéressé ne doit pas saisir directement de frais dans l onglet «Frais prévisionnel». Toutefois, la possibilité de prendre un déjeuner dans un restaurant administratif ou assimilé doit être utilisée prioritairement et donne lieu à un abattement de 50%. Pour ce faire, allez dans l onglet «Frais prévisionnel». Onglet «Frais prévisionnels» Pour saisir un repas à taux réduit, cliquez sur «créer». Un menu déroulant apparait. Cliquez sur «Déduction repas en collectivité métropole» Une fenêtre avec le détail des frais s affiche : - Complétez les cases «Nombre de repas» et «Commentaire» - Cliquez sur la croix pour fermer l encadré. La déduction s enregistre automatiquement. Pour supprimer la saisie en cas d erreur, cliquez sur l icône poubelle.

6 Soumettez votre OM à la validation Pour pouvoir évoluer dans le circuit de validation, l OM ne doit présenter aucune anomalie bloquante, symbolisée par un sens interdit. Une fois l OM terminé, transmettez-le à votre valideur hiérarchique (VH1) : Cliquez sur le bouton «valider/modifier» en bas de page. Cet écran apparait : Cliquez sur «Passer au statut : 2 Attente de validation VH1» Cet écran apparait : Cliquez sur la loupe et sélectionnez votre VH1 dans la liste qui s affiche. Cliquez sur «confirmez le changement de statut» Une fois votre OM «classique» validé par votre VH1 puis par le valideur service gestionnaire (VSG), vous devrez créer un état de frais (EF). Cette opération est indispensable afin que vous puissiez être indemnisé. Si vous avez opté pour un OM «régularisation classique» (saisie effectuée après le jour de la réunion), c est le VSG qui se chargera de créer votre EF et vous n aurez plus besoin de vous reconnecter à Chorus-DT pour cette demande de remboursement.