Saisie en paie des arrêts de travail pour cause de maladie, maternité ou paternité sans maintien ou avec maintien du salaire net

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1 Saisie en paie des arrêts de travail pour cause de maladie, maternité ou paternité sans maintien ou avec maintien du salaire net Lors d un arrêt de travail, sous réserve qu il remplisse les conditions d ouverture des droits à l assurance maladie, le salarié perçoit des indemnités de la sécurité sociale (IJSS). Ces indemnités sont versées au salarié ou directement à l employeur si celui-ci en a fait la demande (on parle alors de «subrogation»). En complément de ces IJSS, selon le code du travail, la convention collective ou les usages de l entreprise, l employeur peut : 1. ne pas maintenir le salaire, 2. maintenir intégralement le salaire, 3. maintenir partiellement le salaire. Enfin, dans le cadre de certains arrêts (en général d au-moins 30, 60 voire 90 jours continus) il peut aussi y avoir des indemnités versées par la caisse de prévoyance (directement au salarié ou par l intermédiaire de l employeur). Il convient de prendre en compte l ensemble des indemnités dues au salarié pour l établissement de la paie. La présente fiche explicite les rubriques de paies à utiliser en cas d absence sans maintien ou avec maintien total ou partiel du salaire net. En cas d absence avec maintien du salaire brut, se reporter à la fiche solution correspondante. Sommaire 1 Rubriques de paie pour la déduction de l absence 1.1 Absence sans maintien de salaire 1.2 Absence avec maintien de salaire partiel 1.3 Absence avec maintien de salaire total 2 Rubriques de paie pour le maintien de salaire 2.1 Maintien de salaire total 2.2 Maintien de salaire partiel 2.3 Rubriques de paie «IJSS soumises» et «IJSS non soumises» 2.4 Rubrique de paie «Ajustement lié au maintien du salaire net» 3 Réalisation de la paie avec maintien à 100% du net 4 Réalisation de la paie avec maintien à 90% du net page 1

2 1 Rubriques de paie pour la déduction de l absence La méthode retenue par GHS pour déduire les absences est la méthode dite «des jours calendaires» : elle consiste à diviser le salaire mensuel par 30 et retenir autant de 30 que de jours calendaires d absence. Cette méthode a pour avantage de simplifier le calcul des paies d absences et de calquer le mode de calcul sur celui des IJSS. Exemple : Salarié ayant un salaire brut de Il est en arrêt une semaine en mai Méthode jours calendaires : la valorisation de l absence est indépendante du mois sur laquelle se situe l absence, elle est égale à (2000 / 30) *7 = 466,66. Les paragraphes suivants décrivent le paramétrage des rubriques de paie en fonction des différents cas d indemnisation de l absence. 1.1 Absence sans maintien de salaire Cette rubrique de paie est à utiliser dans le cas d une absence non rémunérée : délai de carence non pris en charge par l employeur ou absence sans obligation de maintien de la part de l employeur (pas d accord conventionnel, pas assez d ancienneté ). Elle est en principe livrée lors de l installation de spaiectacle, il s agit de la rubrique «Absence maladie jour» avec le code AbMa : - Libellé rubrique : vous pouvez ajouter sans maintien afin de bien la distinguer des rubriques suivantes - Heures : -5,056 (=151,67/30) - Jours : -0,722 (=21,67/30) - Données proratisées est cochée - Montant : Rubrique interactive Montant : -1/30% de Salaire global Base utilisée : salaire de base de Paie Dans l onglet Particularités de la rubrique, la boite à cocher «Absence hors congés payés & RTT» est cochée et le menu déroulant est positionné sur «Autorisée avec maintien partiel ou nul». page 2

3 Cette rubrique d absence maladie doit être utilisée pour décompter le nombre de jours d arrêt de travail, c est-àdire la période telle qu elle est définie sur l arrêt de travail émis par le médecin (il convient de comptabiliser tous les jours, y compris les samedis et dimanches). 1.2 Absence avec maintien de salaire partiel Cette rubrique de paie est à utiliser dans le cas d une absence rémunérée partiellement : obligation de maintien de la part de l employeur à un taux différent de 100%. En voici son paramétrage : - Libellé rubrique : Absence maladie - maintien de salaire partiel - Code rubrique : AbMaP - Heures : -5,056 - Jours : -0,722 - Données proratisées est cochée - Montant : Rubrique interactive Montant : -1/30% de Salaire global Base utilisée : salaire de base de Paie - la boite à cocher «Absence hors congés payés & RTT» est cochée et le menu déroulant est positionné sur «Autorisée avec maintien partiel ou nul» ; - la boite à cocher «Suspension de contrat avec maintien de rémunération» est cochée. Cette rubrique d absence maladie doit être utilisée pour décompter le nombre de jours d arrêt de travail qui bénéficieront d un maintien de salaire partiel (il convient de comptabiliser tous les jours, y compris les samedis et dimanches). page 3

4 1.3 Absence avec maintien de salaire total Cette rubrique de paie est à utiliser dans le cas d une absence rémunérée totalement : obligation de maintien de la part de l employeur à 100%. En voici son paramétrage : - Libellé rubrique : Absence maladie - maintien de salaire total - Code rubrique : AbMaT - Heures : -5,056 - Jours : -0,722 - Données proratisées est cochée - Montant : Rubrique interactive Montant : -1/30% de Salaire global Base utilisée : salaire de base de Paie - la boite à cocher «Absence hors congés payés & RTT» est cochée et le menu déroulant est positionné sur «Autorisée avec maintien total du salaire», - la boite à cocher «Suspension de contrat avec maintien de rémunération» est cochée. Cette rubrique d absence maladie doit être utilisée pour décompter le nombre de jours d arrêt de travail qui bénéficieront d un maintien de salaire total (il convient de comptabiliser tous les jours, y compris les samedis et dimanches). page 4

5 2 Rubriques de paie pour le maintien de salaire Menu Paramètres - Rubriques de paie - Rubriques 2.1 Maintien de salaire total (à 100%) Voici le paramétrage de la rubrique de maintien de salaire à 100% : - Libellé rubrique : Maintien de salaire 100% - Code rubrique : MS100 - Heures : 5,056 - Jours : 0,722 - Données proratisées est cochée - Montant : Rubrique interactive Montant : 1/30% de Salaire global Base utilisée : salaire de base de Paie - la boite à cocher «Suspension de contrat avec maintien de rémunération» est cochée. Cette rubrique de maintien de salaire total doit être utilisée pour indemniser les jours d arrêt de travail qui bénéficient d un maintien de salaire à 100% (il convient de comptabiliser tous les jours, y compris les samedis et dimanches). page 5

6 2.2 Maintien de salaire partiel (exemple à 90%) Voici un exemple de paramétrage de rubrique de maintien de salaire partiel. Le principe est à reproduire pour les autres cas de maintien de salaire (75%, 66,66%, etc.). - Libellé rubrique : Maintien de salaire 90% - Code rubrique : MS90 - Heures : 5,056 - Jours : 0,722 - Données proratisées est cochée - Montant : Rubrique interactive Montant *: 1/30*0,9 de Salaire global Base utilisée : salaire de base de Paie * vous pouvez saisir des formules dans la zone Montant, spaiectacle calculera tout seul le résultat! - la boite à cocher «Suspension de contrat avec maintien de rémunération» est cochée. Cette rubrique de maintien de salaire partiel doit être utilisée pour indemniser les jours d arrêt de travail qui bénéficient d un maintien de salaire à 90% (il convient de comptabiliser tous les jours, y compris les samedis et dimanches). 2.3 Rubrique de paie «IJSS soumises» et «IJSS non soumises» Cette rubrique et la suivante sont à utiliser pour réintégrer les IJSS versées par la sécurité sociale. Le maintien de salaire se calculera sous déduction de ces IJSS. En effet, lorsque la convention ou l accord collectif prévoit le maintien de la rémunération que le salarié aurait perçue s il avait continué à travailler, les IJSS doivent être déduites pour déduire la part restant à la charge de l employeur. Les rubriques d indemnités journalières soumises et non soumises sont en principe livrée lors de l installation de spaiectacle. page 6

7 Rubrique de paie «IJSS soumises» - Libellé rubrique : Indemnités IJSS soumises - Code rubrique : IJS - Heures : 0 - Jours : 0 - Montant : choisir Valeur par défaut puis cliquer sur le + pour forcer le montant en valeur négative - la boite à cocher «Suspension de contrat avec maintien de rémunération» est cochée. Rubrique de paie «IJSS non soumises» - Libellé rubrique : Indemnités IJSS non soumises - Code rubrique : IJNS : décocher - Heures : 0 - Jours : 0 - la boite à cocher «Non inclus dans coût employeur» est cochée. page 7

8 2.4 Rubrique de paie «Ajustement lié au maintien du salaire net» Cette rubrique sera utilisée pour le calcul de paie «à l envers». - Libellé rubrique : Ajustement lié au maintien du salaire net - Code rubrique : MSNet - Heures : 0 - Jours : 0 - la boite à cocher «Suspension de contrat avec maintien de rémunération» est cochée. En cas d absence de plus de 4 semaines pour cause de maladie, le salarié n acquiert plus de droit à congés payés : il conviendra alors de régulariser le compteur des droits acquis via la rubrique RCP2 - Régul CP acquis (via une quantité de -2,5 ou -2,08 RCP2, selon que l entreprise est en congés ouvrables ou ouvrés). page 8

9 3 Réalisation de la paie avec maintien à 100% du net Exemple d un arrêt maladie d un salarié absent du 8 au 26 juillet L employeur a pour usage de maintenir le salaire net en totalité, sans délai de carence. L évènement a été saisi dans la liste des évènements (Menu Contrats - Evènements). En cliquant sur l imprimante, une simulation du calcul des IJSS est disponible pour pouvoir établir la paie au plus juste dès le mois de l absence : Réaliser la paie comme d habitude. Calculer la paie puis ouvrir le cadenas à côté du net à payer : c est 100% de ce montant que l employeur va maintenir. Ajouter une ligne pour les jours d absence maladie avec maintien : - dans notre cas, la quantité est de 19 car l employeur prend à sa charge le délai de carence de 3 jours, - le code à utiliser est AbMaT car le maintien de salaire est total - la base journalière et le montant total se calculeront automatiquement. Ajouter une ligne pour le maintien de salaire : - la quantité est identique à celle de l absence avec maintien (soit 19 dans notre cas), - le code à utiliser ici est MS100, - la base journalière et le montant total se calculeront automatiquement. Ajouter une ligne d IJ soumises qui vient se déduire du montant du maintien de salaire dû par l employeur : - la quantité est celle des jours pris en charge par la sécurité sociale (soit 16 dans notre cas), - le code à utiliser est IJS, la base journalière correspond au montant brut calculé par la simulation de spaiectacle (ou celle de la Sécurité Sociale si vous avez déjà reçu les indemnités). page 9

10 Ajouter une ligne d IJ non soumises : - la quantité doit être celle réellement calculée par la sécurité sociale (soit 16 dans notre cas), - le code à utiliser est IJNS, la base journalière correspond au montant net calculé par la simulation de spaiectacle (ou celle de la Sécurité Sociale si le montant a déjà été versé). Ajouter la rubrique d ajustement du maintien du salaire net et la faire passer en première ligne du tableau des rubriques à l aide de la flèche située à gauche du tableau : - la quantité est de 1, le code à utiliser est MSNet, - valider la ligne sans montant, il sera calculé automatiquement par spaiectacle via le calcul de la paie «à l envers». Décocher la case «Base mini smic» à l onglet Retenues de la paie et revenir sur le premier onglet. Vérifier que le cadenas à côté du net à payer est toujours bien ouvert et cliquer sur la calculette : le montant de la rubrique MSNet est automatiquement calculé par spaiectacle. Si vous n avez pas pratiqué la subrogation, c est-à-dire que le salarié a perçu directement les IJ de la Sécurité Sociale, vous devez à présent modifier la quantité de la rubrique IJNS, afin que le montant soit déduit du net à payer du salarié : - passer la quantité à 0 au lieu de 16. Cliquer sur la calculette : le montant du net à payer est réduit du montant des IJ versées directement au salarié. La saisie de paie est terminée. page 10

11 4 Réalisation de la paie avec maintien à 90% du net Nous reprenons le même exemple que précédemment mais cette fois pour un employeur relevant de la convention collective «Spectacle vivant privé» et appliquant un délai de carence de 3 jours puis un maintien de salaire de 90% du net (sous déduction des IJSS). L évènement a été saisi dans la liste des évènements (Menu Contrats - Evènements). En cliquant sur l imprimante, une simulation du calcul des IJSS est disponible pour pouvoir établir la paie au plus juste dès le mois de l absence : Réaliser la paie avec uniquement la rémunération brute habituelle. Ne pas mettre les rubriques non soumises (type remboursement de frais de transport ou titres restaurant) : il suffit pour cela de passer les quantités à 0. Si le salarié a une mutuelle, la retirer le temps du calcul : il suffit de choisir (aucune) dans le menu déroulant correspondant. Cliquer sur la calculette : le montant du net à payer «hors avantages» est calculé. A partir de ce montant, calculer le montant d un trentième net, soit dans notre exemple : 1241,22 / 30 = 41,374 Ouvrir le cadenas à côté du net à payer : indiquer le salaire net à maintenir sur la période. Dans notre exemple : 3 trentièmes à 0% + 16 trentièmes à 90% + 11 trentièmes à 100%, soit (41,374 * 90%) * ,374 * 11 = 1 050,90. Saisir la valeur calculée dans le net à payer page 11

12 Ajouter une ligne pour les jours d absence maladie sans maintien de salaire : - dans notre cas, la quantité est de 3 car le délai de carence «conventionnel» d absence de maintien de salaire est identique à celui de la sécurité sociale, soit 3 jours, - le code rubrique à utiliser est AbMa, - la base journalière et le montant total se calculeront automatiquement. Ajouter une ligne pour les jours d absence maladie avec maintien : - dans notre cas, la quantité est de 16 car l absence représentait 19 jours calendaires moins les 3 jours de carence, - le code à utiliser ici est AbMaP car la convention collective prévoit un maintien de salaire partiel - la base journalière et le montant total se calculeront automatiquement. Ajouter une ligne pour le maintien de salaire : - la quantité est identique à celle de l absence avec maintien (soit 16 dans notre cas), - le code à utiliser ici est MS90 car la convention collective prévoit un maintien de salaire de 90% du net, - la base journalière et le montant total se calculeront automatiquement. Ajouter une ligne d IJ soumises qui vient se déduire du montant du maintien de salaire dû par l employeur : - la quantité doit être égale au maximum à celle des absences avec maintien (soit 16 dans notre cas), - le code à utiliser est IJS, la base journalière correspond au montant brut calculé par la simulation de spaiectacle (ou celle de la Sécurité Sociale si vous avez déjà reçu les indemnités). Ajouter une ligne d IJ non soumises : - la quantité doit être celle réellement calculée par la sécurité sociale (soit 16 dans notre cas), - le code à utiliser est IJNS, la base journalière correspond au montant net calculé par la simulation de spaiectacle (ou celle de la Sécurité Sociale si le montant a déjà été versé). Ajouter la rubrique d ajustement du maintien du salaire net et la faire passer en première ligne du tableau des rubriques à l aide de la flèche située à gauche du tableau : - la quantité est de 1, le code à utiliser est MSNet, - valider la ligne sans montant, il sera calculé automatiquement par spaiectacle via le calcul de la paie «à l envers». page 12

13 Décocher la case «Base mini smic» à l onglet Retenues de la paie et revenir sur le premier onglet. Vérifier que le cadenas à côté du net à payer est toujours bien ouvert et cliquer sur la calculette : le montant de la rubrique MSNet est automatiquement calculé par spaiectacle. Si vous n avez pas pratiqué la subrogation, c est-à-dire que le salarié a perçu directement les IJ de la Sécurité Sociale, vous devez à présent modifier la quantité de la rubrique IJNS, afin que le montant soit déduit du net à payer du salarié : - passer la quantité à 0 au lieu de 16. Cliquer sur la calculette : le montant du net à payer est réduit du montant des IJ versées directement au salarié. Si vous aviez mis à 0 des rubriques non soumises et la mutuelle, vous pouvez à présent les remettre et recalculer la paie normalement. La saisie de paie est terminée. page 13