Une solution. d archivage de proximité. Locarchives à Saint-Ouen

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1 > Plus de 30 ans d expérience > Cer tifiée ISO 9001 et NF Ser vice Z > Labellisée FNTC-TA > Agréée pour la gestion et la conser vation d archives publiques papier et électroniques > CA 2011 de 39 M > clients > 380 salariés > 6 sites et 15 entrepôts > k m linéaires de rayonnages > Capacité de 30 millions de boîtes d archives > Plus de 3 millions d ordres traités par an > Capacité de traitement des flux et de conser vation d une centaine de Tera-Octets Locarchives à Saint-Ouen Peronne Saint-Ouen Dreux Saint-Florentin Lyon Toulouse - Photos : Eric Delamarre / Getty images - photos et textes non contractuels - Imprimé en France - 12/11 Une solution d archivage de proximité PARIS LILLE LYON TOULOUSE DREUX AUXERRE 5 rue Jean Martin Saint-Ouen cedex Tél : contact@locarchives.fr - Agrément Archives Publiques Papier et Electroniques Prestations de gestion et conservation d archives Documents sur support papier Arrêté du 25 septembre 2010 NOR : MCC A

2 3 4/5 6/7 8/9 10/11 12/13 14/15 S ommaire Le mot du Président Présentation du nouveau site de Saint-Ouen Une sécurité renforcée Archivage papier Archivage électronique Archivage des supports informatiques Archivage des supports audio et vidéo L ocarchives a vu le jour en 1977 à Saint-Denis. Grâce à votre confiance, Locarchives s'est formidablement développée tant au plan des moyens mis en œuvre, avec aujourd'hui 380 collaborateurs répartis sur nos 6 sites en France, que des services rendus. Nous avons toujours pensé que satisfaire nos clients nécessite de notre part rigueur, expertise et capacité d innovation. Ainsi, de dépositaire de vos archives, nous sommes devenus, au fil des ans, acteur de la gestion de vos documents et prenons résolument cette année le virage de l'archivage électronique. Avec ce nouvel investissement à Saint-Ouen à quelques minutes du centre de Paris et de la Défense, nous avons voulu nous doter des infrastructures les plus efficaces pour vous offrir des services de proximité conformes aux meilleures pratiques de notre profession. L'archivage de vos documents papier, la gestion de vos sauvegardes informatiques, la préservation de vos supports audio et vidéo ou l'archivage à valeur probante de vos documents électroniques vous sont plus que jamais accessibles. Nous avons choisi d'investir pour vous offrir les solutions les plus adaptées, pour héberger et conserver votre patrimoine documentaire et vous permettre d'y accéder dans les meilleures conditions de qualité et de sécurité physique et informatique. Nous espérons ainsi continuer de répondre à vos attentes. Nos équipes sont à votre disposition et restent à votre écoute, toujours attentives à la satisfaction de vos besoins. Pierre FONLUPT Président Directeur Général

3 > LE MEILLEUR DE LOCARCHIVES À DEUX PAS DE PARIS Service qualité : mise en conformité de nos processus avec les normes Iso 9001 (2008) et NF Z ; analyse et correction des écarts éventuels. Archivistes Techniciens : réalisation des opérations complexes d indexation par analyse du contenu du document. Situé à proximité immédiate de Paris et regroupant l ensemble de nos activités, le site de Saint-Ouen met le meilleur du savoir-faire de Locarchives au service de nos clients franciliens : une gamme complète de services pour la gestion et la conservation d archives sur tous supports. Service clients : votre interlocuteur unique pour le traitement de vos demandes et le suivi de vos opérations de gestion. Équipe commerciale : informations sur nos services et prestations, étude de vos besoins, présentation des pistes structurantes pour une bonne gestion documentaire. Équipe méthodes : étude de la solution logistique la plus adaptée pour la prise en charge et la gestion de vos fonds d archives. Experts conseil : analyse de vos fonds documentaires (papier et électroniques), de votre mode de fonctionnement ; définition des éléments structurants de vos fonds (types de documents, tableaux de gestion ). Elaboration de la solution de gestion documentaire la plus pertinente. Équipes opérationnelles : opérations de tri, de manutention, d indexation, de transport. 5

4 > UNE SECURITÉ RENFORCÉE À retenir Une Politique de Sécurité qui repose sur : > Un Plan de Prévention > Un Plan de Secours Informatique > Un Plan de Continuité d Activité De conception innovante, le tout nouveau site Locarchives de Saint-Ouen réunit les dispositifs de sécurité les plus performants, tant en matière de protection des bâtiments que de sureté informatique. Sécurité des bâtiments Nous attachons une extrême importance à la sécurité, en conformité avec les normes les plus exigeantes. L ouverture du site de Saint-Ouen est pour Locarchives l occasion de mettre en œuvre les équipements les plus complets et les plus modernes. Sécurité informatique La sécurité des données est vitale. Nous y avons consacré des investissements lourds tant au niveau de l infrastructure que des processus. Gestion des accès : badges, interphones, digicodes, historisation Protection contre l intrusion : site clos, portes et vitrages blindés, détecteurs périmétriques et volumétriques, caméras, éclairage des façades, télésurveillance agréée P3 par l APSAD, balayage laser sur toiture Prévention incendie : murs et portes coupe feu, compartimentage des faux plafonds, exutoires de fumée, structure métallique de protection contre la foudre, locaux techniques indépendants. Détection incendie : analyse de l air avec système multi ponctuel et détecteurs optiques de fumée, traitement des dysfonctionnements par ligne sécurisée de télésurveillance. Moyens d intervention contre l incendie : 3000 têtes de sprinklers, citerne de 570 m 3, système de pompes doublé et secouru par un groupe électrogène, RIA, désenfumage. Gestion de la température et de l hygrométrie par contrôle régulier. Protection contre les nuisibles, la poussière, les rayons UV du soleil. Protection des salles : salles bénéficiant du niveau de sécurité général du bâtiment principal. Moyens spécifiques : accès réservé au personnel habilité, caméras, système de détection de fumée relié à une société de télésurveillance, système d extinction au gaz inerte Protection du réseau : Firewall, anti-virus. Protection des données : procédures d authentification et gestion des habilitations utilisateurs. Protection Technique : climatisation, onduleurs, groupes électrogènes. 7

5 > ARCHIVAGE PAPIER Votre entreprise gère un grand nombre de documents : certains doivent être consultés fréquemment, d autres plus rarement. Certains de ces documents ont une valeur probante. Ils doivent pouvoir être produits à tout moment. Des solutions d archivage flexibles et adaptées Locarchives met en place des solutions d'archivage modulables et évolutives qui s adaptent parfaitement aux différents types de documents que vous traitez. Archives fortement consultées : nous assurons leur gestion au dossier, afin d en faciliter les consultations et les mises à jour par intégration régulière de documents. (1) Archives à valeur juridique ou patrimoniale élevée : ces Archives Sensibles sont conservées dans nos salles «coffres» hautement sécurisées avec contrôle d accès restreint supplémentaire. (2) Archives peu consultées mais qui doivent rester accessibles : nous vous proposons une conservation en conteneur. Comment gérer et sécuriser cette diversité de documents, tout en étant assuré d y accéder rapidement? L'atout de la proximité (1) Cette solution peut être combinée avec une opération de numérisation pour une consultation en ligne des documents. (2) Cette solution peut être combinée avec une opération de numérisation NF Z permettant de produire une copie réputée fidèle à l original. À retenir > Livraison en urgence dans les 2 heures > Mise à disposition dans l heure > Intervention 24h / 24, 7j /7 La proximité de notre site de Saint-Ouen permet de vous garantir une disponibilité maximale de vos documents sur toute l Ile de France : Livraison en 2 heures en urgence. Livraison dans la demi journée en standard. Envoi par fax ou . Mise à disposition sur notre site de vos documents dans l heure*. Option de mise à disposition 24h / 24, 7j / 7. Consultation sur place dans une salle équipée (copieur, fax, scanner, Internet). * Heures ouvrables. 9

6 > ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE Les entreprises génèrent un nombre croissant de documents électroniques de toute nature. Ces documents doivent être gérés et conservés dans un système d Archivage Electronique garantissant le maintien de leur intégrité dans le temps. L archivage électronique : des besoins multiples Il concerne la plupart des documents produits par l entreprise, soit natifs électroniques, soit issus de documents papier numérisés. La mise en œuvre d une solution d archivage électronique peut répondre à de nombreux enjeux : Maintenir la valeur probante de vos documents dans le temps. Réduire vos frais de traitement de courrier par l envoi de documents électroniques. Libérer la place immobilisée dans vos serveurs. Disposer d une solution unique autour de vos dossiers multi supports, papier et électronique. Un processus maîtrisé À retenir Les concepts fondamentaux de l Archivage Electronique : > authenticité > confidentialité > intégrité > sécurité > pérennité > traçabilité > réversibilité Locarchives vous propose une solution labellisée FNTC et agréée par l État français et prend en charge tout ou partie de votre processus d archivage électronique. Transfert sécurisé et suivi par accusé de réception Traitement de vos documents : conversion, découpe, scellement, signature, horodatage, indexation Intégration et conservation dans notre coffre-fort numérique ou sur support offline Accessibilité via notre interface web sécurisée ; possibilité de connexion à vos SI métier Recherche full-text ou sur métadonnées détaillées Suivi et historisation de chaque évènement Gestion du cycle de vie et du sort final Garantie d indépendance, de réversibilité et d interopérabilité des systèmes 11

7 > ARCHIVAGE DES SUPPORTS INFORMATIQUES Vos données informatiques vous permettent d assurer l activité quotidienne de votre entreprise. En cas de sinistre de votre système d information, il est vital de pouvoir les restaurer dans les meilleurs délais. Vos sauvegardes informatiques doivent être en totale sécurité et rapidement accessibles. Il est important de les conserver dans les conditions appropriées. Archivage des supports informatiques Locarchives prend en charge vos supports et les conserve dans les meilleures conditions de sécurité et d environnement. La spécificité des supports informatiques exige de les conserver dans des conditions particulières. Ainsi, nos salles sont : Rotation des sauvegardes Deux modes de conservation disponibles : > en conteneurs blindés et cadenassés, > en bandothèque pour une gestion unitaire de vos supports. Utilisation de code-barres reconnus par vos systèmes. Opérations de recherches en ligne. climatisées et équipées d un système de régulation automatique de la température (18 +/- 2 ) et de l hygrométrie (< 50 %). situées dans l enceinte générale elle-même sécurisée et dotée d un niveau de protection renforcée : habilitation restreinte, détection de fumée, extinction de feu par gaz inerte Argo 55. À retenir > Rotation le samedi > Livraison en urgence dans les 2 heures > Intervention 24h / 24, 7j /7 Locarchives assure la rotation de vos sauvegardes : nous les prenons en charge et les entreposons dans nos salles sécurisées. Vos supports sont donc à l abri et à distance de vos propres salles informatiques. Livraison et enlèvement de vos sauvegardes planifiées selon votre calendrier de rotation. Transport de vos supports dans des véhicules adaptés, en conteneurs dédiés et sécurisés. Rotations 6 jours sur 7. Mise à disposition sur notre site en 2 heures, 24h / 24, 7j / 7. 13

8 > ARCHIVAGE DES SUPPORTS AUDIO/VIDÉO A retenir > Livraison en urgence dans les 2 heures > Mise à disposition dans l heure > Intervention 24h / 24, 7j /7 Votre activité vous amène à conserver des fonds audiovisuels et/ou sonores constituant la mémoire de votre entreprise ou présentant un intérêt patrimonial ou historique. Outre les prestations classiques de gestion, Locarchives met à votre disposition un environnement et un niveau de sécurité vous garantissant leur préservation sur le long terme. Des conditions adaptées aux supports audio/vidéo La spécificité des supports audio et vidéo exige de les conserver et de les gérer dans des conditions particulières. Des solutions d accès sécurisées et rapides Locarchives met en œuvre des prestations adaptées à vos besoins. Notre personnel, qualifié et attentif, connait la fragilité de ces supports et les conditions de manipulation adéquates. Nos salles sont climatisées et équipées d un système de régulation automatique de la température (18 +/- 2 ) et de l hygrométrie (< 50 %). Elles sont situées dans l enceinte générale elle-même sécurisée, et bénéficient d un niveau de protection renforcée : habilitation restreinte au personnel autorisé, détection de fumée, sprinklers. Elles sont à l abri d un quelconque risque de dégât des eaux. Indexation informatisée dans Saga Web, outil de gestion en ligne. Conservation en conteneurs pour vos supports peu consultés. Conservation au support pour les fonds faisant l objet de consultations importantes. Restitution de vos supports dans la demi journée ou en 2 heures en urgence. Mise à disposition sur notre site dans l heure. Option de mise à disposition 24h / 24, 7j / 7. 15