Section 2, Partie 2. Fonction «gestion immobilière» (arrangement selon les sujets)

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1 Lignes directrices concernant la des documents administratifs communs de l administration générale Section 2, Partie 2 (arrangement selon les sujets) Version finale, 11 décembre 2006

2 Partie 2 Portée La vise les documents administratifs communs qui traitent des sous-fonctions et activités liées à l évaluation et à la planification, à l acquisition, à l exploitation et l utilisation, à l entretien, au remplacement, au transfert et à la disposition des biens immobiliers. Exclusions Voir la (section 1 Introduction/Portée). Lorsque des activités et des sujets particuliers ne figurent pas au tableau de, les institutions sont invitées, aux fins d orientation, à consulter l index alphabétique présenté à la fin des Lignes directrices. Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux d intérêt secondaire (BIS) Voir la (Section 1 Introduction/Bureaux de premier intérêt et Bureaux d intérêt secondaire), laquelle présente des exemples d institutions pour lesquelles les Lignes directrices concernant la ne s appliquent qu à leurs documents administratifs communs. Utilisation Il est important de préciser qu aucun élément des présentes Lignes directrices ne doit être interprété comme une autorisation ou une exigence pour disposer des documents. L utilisation des Lignes directrices devrait se faire conformément selon les énoncés présentés dans la section Introduction. Pour de plus amples renseignements concernant la disposition des documents administratifs communs visant la Fonction «gestion immobilière», les institutions doivent consulter l Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) n o 2001/002 de Bibliothèque et Archives Canada. Lignes directrices concernant le délai de Lorsque des documents sont régis par une autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents en vigueur, l information offerte concernant la prend la forme de Lignes directrices concernant la qui sont exprimées en mois, en années civiles et en exercices financiers. En absence d orientation particulière relative à la et sauf indication contraire, le délai de de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliquées aux documents semblables relatifs à chaque souscatégorie énumérée dans la présente fonction. Pour obtenir de plus amples renseignements, prière de consulter les «Lignes directrices générales concernant la» présentées au début du tableau de la Fonction «gestion immobilière». Orientation Pour obtenir des avis et des conseils sur l application des présentes Lignes directrices, veuillez communiquer avec le personnel du centre de gestion de l information (IMGI), Bibliothèque et Archives Canada, par téléphone au numéro ou par courriel à l adresse : imgi@lac-bac.gc.ca

3 Lignes directrices concernant la des documents administratifs communs de Lignes directrices générales concernant la Politiques et procédures Affaires courantes 5 ans après le remplacement i NOTA : En absence d orientation particulière relative à la et sauf indication contraire, le délai de de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous-catégorie énumérée dans le tableau suivant. Les délais de doivent toujours être interprétés et appliqués une fois toutes les mesures administratives appliquées (c.-à-d., après que toutes les mesures administratives ont été complétées). Toute activité, sous-fonction ou sous-catégorie qui ne s inscrit pas dans les Lignes directrices générales concernant la pour les politiques et les procédures, ainsi que pour les affaires courantes, sera identifiée dans le tableau suivant. * Demande de commentaires du client Présentement, la fonction «contrôleur» suggère un délai de base de de 6 exercices financiers pour les documents d opérations financières, comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de s applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. Il ressort des Lignes directrices concernant la des documents administratifs communs du gouvernement du Canada (2000) un certain manque d uniformité à l égard de l orientation originale concernant la citée pour des documents semblables dans diverses activités et sous-fonctions financières. Par exemple, une orientation de de 3 exercices financiers est citée pour les «Prêts et avances aux employés (pièces justificatives)» sous «Comptes créditeurs (dépenses)». Dans «Comptabilité et contrôle des dépenses», une orientation de de 6 exercices financiers est citée pour les «pièces justificatives et les pièces de journal (crédit pour avances, prêts et placement)» sous la même sous-fonction de «Comptes créditeurs (dépenses)». En outre, l équipe du BGIG s interroge à savoir s il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d appliquer le même délai de que celle des documents originaux de transactions financières (6 exercices Partie 2 Page 1 de 9

4 Lignes directrices concernant la des documents administratifs communs de financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière précisée dans l une des fonctions du présent guide. Pour des références à l appui, veuillez consulter la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée «Politique sur l autorisation et l authentification électronique», appendice A, Lignes directrices, iii Vérification, qui précise que «Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérifiabilité complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées», ainsi que la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne (qui entrera en vigueur le 1 er avril 2006 et remplacera la Politique de 2001 sur la vérification interne) qui précise, au point 5.5 de la section 5, sous section Exigences de la politique, que les «administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable». Compte tenu de ces deux considérations, le BGIG présente la requête à savoir si un délai standard de de 6 exercices financiers devrait être appliqué à tout document de transaction financière (pièces justificatives et documents originaux) qui cadre dans un délai plus court que celle de «6 exercices financiers». Les institutions et les régions sont invitées à étudier cette question et à formuler leurs commentaires/suggestions sur les activités et les sous-fonctions dont l orientation concernant la précise des délais plus courts que 6 exercices financiers, et ce, pour veiller à ce que ces délais de respectent les besoins institutionnels et les obligations financières/juridiques. Partie 2 Page 2 de 9

5 Lignes directrices concernant la des documents administratifs communs de Bâtiments Acquisition par bail, achat, location ou transfert. NOTA : Cette activité ne comprend pas la gestion financière des activités de contrôleur liées aux acquisitions. Ces documents sont couverts par l APDD 1999/004 (fonction «contrôleur»). En plus, tous les documents qui soutiennent les activités liées à tout bien immobilier ou qui traitent d un bien et qui ont une reconnaissance ou une désignation patrimoniale du ministère du Patrimoine canadien, sont de nature opérationnelle; par conséquent, ils sont exclus de la portée de l APDD 2001/ Affaires courantes sur les politiques, les règlements, les offres de bail, d achat ou de location d immeubles, les enquêtes sur les bâtiments, les rapports, etc., excluant les documents juridiques. Adresses et emplacements Altérations et réparations Jusqu au remplacement ou à la désuétude 3 ans après l achèvement ou l annulation ii Conservation d énergie Cession - Vente, transfert, expiration de bail, etc., excluant les documents juridiques 3 ans après la vente, le transfert ou l expiration du bail - Affaires courantes Bâtiments (suite) Construction Partie 2 Page 3 de 9

6 Lignes directrices concernant la des documents administratifs communs de - Arrangements et services d expert-conseil - Exigences générales, discussions et enquêtes préliminaires - Projets annulés - Soumissions, discussions avec les architectes, les entrepreneurs et les fournisseurs sur les coûts, les matériaux de construction, les sous-traitants, les dates d achèvement des travaux, les rapports d étape, etc., les inspections et la prise de contrôle 5 ans après l achèvement des travaux après leur annulation 3 ans après la prise de contrôle Documents juridiques - Achat, transfert, vente, etc. - Bail, location, concessions Les documents originaux sont transférés au nouveau propriétaire. Les institutions doivent conserver des exemplaires jusqu à l expiration de toutes les exigences opérationnelles et juridiques 3 ans après la fin ou l expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc. en question Dommages - Affaires courantes et rapports d enquête sur les dommages 3 ans après la fin de l enquête iii Bâtiments (suite) Entretien - Services de nettoyage et de conciergerie, décoration, collecte des ordures ménagères, récupération, etc. 1 an Partie 2 Page 4 de 9

7 Lignes directrices concernant la des documents administratifs communs de Incendies, prévention et protection contre l incendie - Rapports d incendie - majeurs - Rapports d incendie - petits - Règlements, exercices d évacuation en cas d incendie, précautions, réseau d irrigation par aspersion et systèmes d alarme incendie, etc. après la présentation du rapport au Commissaire fédéral des incendies 5 ans Plans, dessins et devis - Affaires courantes (pour les opérations financières, voir la partie 4, fonction «contrôleur») - Plans, dessins et devis réels de construction (pour les services de bâtiment et les services publics plomberie, électricité, éclairage, etc.) - Immeubles qui appartiennent au gouvernement Jusqu au remplacement ou à la désuétude après la fin ou l expiration/l annulation du bail iv Protection - Immeubles loués 3 ans après l achèvement des travaux ou l annulation v Bâtiments (suite) - Dépôt radioactif, soufflé thermique nucléaire, dispositifs d avertissement (sirènes), etc. Comprend les mesures préventives. Services d ascenseur 3 ans Partie 2 Page 5 de 9

8 Lignes directrices concernant la des documents administratifs communs de - Affaires courantes Signalisation (comprend les documents associés à l identification des biens immobiliers du gouvernement panneau de signalisation avancée, panneaux d identification principaux, tableaux répertoires, panneaux d usage courant, etc.). 1 an Biens immobiliers (Dénombrer et répertorier) Biens immobiliers, inventaires, registres des biens, etc. Installations Planification et exigences actuelles et à venir, plans d expansion, distribution de la superficie, offres de superficie, etc. - Rapports et statistiques (mensuels, hebdomadaires, d étape, etc.) 3 ans Services publics Services publics air conditionné et ventilation, réfrigération, gaz naturel, hydroélectricité, éclairage, plomberie et chauffage, télécommunications, eaux potables et eaux usées, élimination des déchets dangereux vi - Installation après l installation Terrains Acquisition par bail, location, achat ou transfert Terrains (suite) - Offres, reconnaissance du sol, arpentage, etc., excluant les documents juridiques. Aires de loisir Aires et services de stationnement Partie 2 Page 6 de 9

9 Lignes directrices concernant la des documents administratifs communs de Cession - Vente, transfert, expiration de bail, etc., excluant les documents juridiques - Affaires courantes 3 ans après la vente, le transfert ou l expiration du bail. Clôtures Contrôle des inondations - Mesures préventives et contrôle des inondations mineures 3 ans Développement de projet - Aménagement paysager et jardinage - Creusement de fossés et drainage - Excavation Documents juridiques - Achat, vente et transfert Les documents originaux sont transférés au nouveau propriétaire. Les institutions doivent conserver des exemplaires jusqu à l expiration de toutes les exigences opérationnelles et juridiques. Terrains (suite) - Bail, location, droit de passage, servitude et concessions Entrée non autorisée Locations et concessions - Affaires courantes 3 ans après la fin ou l expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc., dont il est question. Partie 2 Page 7 de 9

10 Lignes directrices concernant la des documents administratifs communs de - Droit de passage, servitude, concessions, etc., pour les terrains de l État par les sociétés privées ou les particuliers ou pour les terrains qui appartiennent au privé par l État, excluant les documents juridiques Routes, rues et trottoirs (y compris le déneigement) 3 ans après la fin ou l expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc., dont il est question. i Les renvois aux phases actives et inactives (A-2, I-3) seront supprimés et ils seront laissés à la discrétion de l institution. ii Originalement décomposé en «projets majeurs (plus de $) 3 ans après l achèvement ou l annulation des travaux» et en «projets mineurs (moins de $) 1 an après l achèvement ou l annulation des travaux». Étant donné que ces montants sont périmés, l équipe de BAC a décidé de les regrouper et d adopter le plus long délai de pour tous les projets. Ceci étant dit, la fonction «contrôleur» suggère un délai de base de de 6 exercices financiers pour les documents de transactions financières comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de s applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. En outre, le BGIG s interroge à savoir s il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d appliquer le même délai de que celle des documents originaux des transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière. Références : la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée «Politique sur l autorisation et l authentification électronique», appendice A, Lignes directrices, iii Vérification, qui prévoit que «Le système et les processus Partie 2 Page 8 de 9

11 Lignes directrices concernant la des documents administratifs communs de d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérifiabilité complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées», ainsi que la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne (qui entrera en vigueur le 1 er avril 2006 et remplacera la Politique de 2001 sur la vérification interne) qui précise, au point 5.5 de la section 5, sous section Exigences de la politique, que les «administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable». iii Auparavant divisé en «projets majeurs (plus de $) 3 ans après la fin de l enquête» et en «projets mineurs (moins de $) 1 an après la fin de l enquête». Ces montants ne sont pas réalistes pour le marché d aujourd hui. Les membres de l équipe suggèrent de retirer les catégories «projets majeurs» et «projets mineurs» et d adopter le plus long délai de pour toute affaire courante et tout rapport sur les dommages. iv L orientation originale relative à la précisait «jusqu à désuétude». La fusion de tous les «plans, dessins et devis» de bâtiment et de services publics a produit la modification à «après la désuétude ou l expiration/l annulation du bail» pour l harmoniser avec l orientation originale relative à la présentée dans la fonction «gestion immobilière» pour les Plans et devis réels de construction/services publics/locations «après la désuétude ou l expiration/l annulation du bail». v L expression «affaires courantes» pour les plans et les devis était auparavant décomposée en «[ ] structures mineures d une valeur inférieure à $ 1 an» et en «[ ] autres structures d une valeur supérieure à $ 3 ans». L équipe de BAC (BGIG) a décidé de les fusionner et d adopter le plus long délai de pour tenir compte de la valeur actuelle en dollars. vi Nouvelle catégorie élaborée pour simplifier et facilement déterminer la variété de services publics (auparavant séparés). «Élimination des déchets» a été supprimé de «Bâtiments/entretien»; voir aussi la note en fin de texte n o 3. Partie 2 Page 9 de 9