QuadraPaie, module Participation

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1 QuadraPaie, module Participation (Septembre 2011) Sommaire 1. Introduction Sources législatives et réglementaires Le module Gestion de la participation dans QuadraPaie Paramétrages des constantes Paramétrages des employés... 3 Liste des employés : Base répartition de la participation et absences Gestion de la participation Paramétrage du Portefeuille de participation d'une année Répartition de la participation... 7 Tableau des salaires pour le calcul de la répartition... 8 Le tableau de répartition Gestion des portefeuilles Portefeuille global Portefeuille individuel Paiements de participation Fonctions utilitaires Saisie des portefeuilles Outil d'annulation des mouvements Les éditions Courrier d'attribution de la Participation Edition du portefeuille Relevé Comptable Détail salarié Résumé Fiche d'attribution d'intérêt QuadraPaie Module Participation 1/16

2 1. Introduction 1.1 Sources législatives et réglementaires Une ordonnance du 17 août 1967 a institué la participation des salariés aux fruits de l'expansion des entreprises ; ces dispositions ont été codifiées dans le code du travail, de même que celles des décrets pris pour son application. Une ordonnance du 21 octobre 1986, non codifiée, a donné à ce régime le nom de "participation des salariés aux résultats de l'entreprise" et l'a modifié et simplifié. La loi no du 7 novembre 1990 a abaissé à 50 (au lieu de 100) le seuil obligeant les entreprises à instituer un régime de participation et à signer un accord. La loi no du 19 février 2001 relative à l'épargne salariale (JO, 20 février) a aménagé le dispositif existant en renforçant notamment les droits des salariés en matière d'information, d'ancienneté exigée et de mobilité professionnelle. Aujourd'hui la participation est un dispositif légal permettant la redistribution au profit des salariés d'une partie des bénéfices qu'ils ont contribué, par leur travail, à réaliser dans leur entreprise. Dispositif obligatoire dans les entreprises d'au moins 50 salariés, dès lors qu'elles dégagent un bénéfice fiscal suffisant, la participation doit respecter un formalisme et présenter certaines caractéristiques pour ouvrir droit aux exonérations sociales et fiscales. Le droit reconnu aux salariés ne donne pas lieu au versement immédiat des sommes qui leur sont attribuées : ces dernières sont indisponibles pendant 5 ans et affectées, selon ce que prévoit l'accord, à un compte courant bloqué consacré au financement d'investissements productifs ou à un fonds d'épargne. Ces sommes sont de plus assujetties à CSG et RDS au titre des revenus d'activité. 1.2 Le module Gestion de la participation dans QuadraPaie La gestion de la participation est un module optionnel de QuadraPaie. Il est proposé au menu "Modules" en cas de présence de la licence d'utilisation correspondante, dans les gammes Entreprise des produits Quadratus. Il est intégré à l'outil de production paie dans le contexte QuadraExpert. Dans tous les cas, il est possible de protéger l'accès au module grâce aux options de confidentialité par menus de QuadraParamétrage. 1.3 Paramétrages des constantes Les constantes correspondent aux différents taux applicables sur les intérêts. Elles sont utiles aux entreprises qui gèrent les portefeuilles de participation avec capitalisation des intérêts. Les valeurs sont proposées en fonction de la législation en vigueur: CSG/RDS, Prélèvements sociaux, Contribution additionnelle. QuadraPaie Module Participation 2/16

3 1.4 Paramétrages des employés Ce menu permet de définir une date d ancienneté spécifique pour la participation et d exclure un salarié de la participation. Ces paramétrages déterminent la prise en compte du salarié dans la base de répartition de la participation puis dans la répartition de la participation. La gestion pour connaître la date d ancienneté pour la participation est décrite ci-après. Si la date d ancienneté dans la fiche employé est renseignée, c est toujours elle qui est prise en compte pour savoir si le salarié remplit la condition d ancienneté pour être concerné par la participation. A défaut c est la date d entrée qui s applique. La date d ancienneté s apprécie sur la période de calcul de la participation, plus les 12 mois précédents (par exemple : période de calcul de la participation de janvier 2010 à décembre 2010 => seront regardés les mois de janvier 2009 à décembre 2010). Ainsi : - Si la date d ancienneté est antérieure à cette période : tous les contrats sur la période sont pris en compte pour la participation (suite exemple : date d ancienneté = 01/01/2008). - Si la date d ancienneté est comprise dans cette période : les contrats sont pris en compte à partir de la date d ancienneté (suite exemple : date d ancienneté = 01/02/2010). Il s avère que pour des raisons liées au calcul de certaines primes notamment, la date d ancienneté indiquée dans la fiche employé ne correspond pas à celle à retenir pour la participation. Pour pouvoir gérer ce cas, il a été ajouté le menu «Employés» où il est désormais possible de saisir une date spécifique pour la participation : «Date d ancienneté participation». Par défaut, cette zone est alimentée par la date renseignée dans la date d ancienneté de la fiche employé (ou par la date d entrée si cette zone est vide). Pour la modifier, il faut rentrer en mode modification et saisir la date voulue. C est cette date qui sera pris en compte pour la répartition de la participation. A titre d information uniquement, est rappelé dans un cadre la date d ancienneté de la fiche employé et la date d entrée prise en compte dans le calcul de la participation. Autres précisions : Une fois la base de répartition de la participation lancée, une fenêtre avec les salariés exclus s affiche. Il est désormais possible de sélectionner un de ces salariés pour qu il soit ajouté à ceux pris en compte pour la participation. Cette action permet seulement d insérer le salarié dans la liste des salariés concernés par la participation. Ce salarié étant en principe exclu, aucun élément de salaire n alimente la base de répartition de la participation. Il est possible d indiquer un montant dans la colonne «Base répartition». Une croix indique que sa présence a été forcée. QuadraPaie Module Participation 3/16

4 LLI IISSTTEE DDEESS EEMM PPLLOOYYEESS : Ce menu permet d avoir la liste des employés avec les précisions suivantes : - la date d ancienneté retenue pour la participation (colonne «Date ancien.») ; - l exclusion ou non de l employé dans la participation (colonne «Exclure»). Par défaut, les 2 colonnes sont affichées. Pour obtenir une seule des deux colonnes, il faut décocher la colonne à enlever en bas de la fenêtre. Il est possible de modifier les informations directement sur cette liste. Les modifications sauvegardées seront reprises dans le paramétrage de l employé du module participation. Pour changer la valeur de la colonne «Exclure», il faut utiliser la barre d espace pour changer la valeur («oui» ou «non»). Cette liste est exportable sur Excel. QuadraPaie Module Participation 4/16

5 1.5 Base répartition de la participation et absences Ce menu permet d élargir les absences prises en compte dans la base de répartition. Les absences AT ainsi que les absences Maternité-Paternité gérées par Quadra sont cochées «oui» et il n est pas possible de mettre «non». Pour les autres types d absence, il est possible de choisir «oui» ou «non». Si la valeur est «oui» : une colonne sera alors ajoutée dans la fenêtre relative à la base de répartition et elle sera alimentée par le montant de l absence correspondante. Précisions : Pour modifier la valeur («oui» ou «non»), il faut se mettre sur la ligne concernée et taper «entrée» ou «+» (pour avoir oui) ou «-» (pour avoir non), ou utiliser la barre «espace» : la valeur est modifiée (oui ou non). La fenêtre de la répartition de la participation peut ne pas contenir tous les colonnes en visualisation, il faut se déplacer avec la flèche (droite ou gauche). QuadraPaie Module Participation 5/16

6 2. Gestion de la participation Le choix "Participation" du menu "Paramétrages" permet de décrire les années de participation à gérer. La fonction "Calcul de la répartition" du menu "Gestion de la participation permet ensuite d'obtenir le calcul automatique de la répartition d'une année si le dossier de paie contient tous les bulletins de la période. Si ce n'est le cas, il est possible d'enregistrer l'antériorité des participations non échues grâce à l'outil "Saisie des portefeuilles". 2.1 Paramétrage du Portefeuille de participation d'une année Lorsque l'année de référence, l'intitulé et la date de mise en portefeuille ont été renseignés, QuadraPaie propose selon la législation en vigueur : Le nombre d'années de blocage, La date d'échéance, Et le nombre de mois minimum des salariés sur la période. La Réserve spéciale de participation est à saisir. La rubrique "Gestion des portefeuilles" permet d'indiquer si l'entreprise assure elle-même la gestion de la participation (rubrique cochée) ou la confie à une banque. Si l'entreprise gère elle-même la participation, l'option de capitalisation des intérêts est accessible. Si elle est activée, le taux d'intérêts annuel est à renseigner. Les bornes de la période de recherche des salaires à partir des bulletins QuadraPaie sont proposées en fonction de la période de référence de la participation. Rappel : La Réserve Spéciale de Participation est à saisir par l'utilisateur. La formule de calcul applicable selon les accords de droit commun, est définie par l'article L du code du travail : où 1 RSP % 2 S Va B 5 C RSP : réserve spéciale de participation B : bénéfice net C : capitaux propres de l'entreprise S : masse salariale Va : valeur ajoutée QuadraPaie Module Participation 6/16

7 Répartition de la participation Le tableau de calcul de la répartition permet d'obtenir le montant de participation attribué à chaque salarié. Les salariés doivent avoir 3 mois minimum d'ancienneté sur la période de référence et la période précédente (Cf. l'article L ). Par exemple, pour le calcul de la participation 2006, les salariés doivent avoir été présents 3 mois entre le 1 er janvier 2005 et le 31 décembre A l'ouverture du tableau de répartition, la liste des salariés exclus du calcul est affichée. Lorsque l'année de référence est renseignée ou sélectionnée sur la liste affichée par <F4>, QuadraPaie affiche : La date d'entrée en portefeuille, Le nombre de mois minimum d'ancienneté des salariés sur la période de référence, Le montant de réserve de participation. Plafond de Répartition : QuadraPaie propose un montant égal à 4 fois le plafond annuel de sécurité sociale en vigueur à fin de l'année de référence ( pour 2006), en application de la règle : Le salaire servant de base à la répartition proportionnelle de la réserve est égal au total des sommes perçues par chaque bénéficiaire au cours de l'exercice et considérées comme des salaires au sens de la taxe sur les salaires. Ce total ne peut pas dépasser une somme (précisée dans l'accord de participation, et identique pour tous les salariés) au plus égale à 4 fois le plafond annuel de sécurité sociale. Plafond d'attribution : QuadraPaie propose un montant égal à 3/4 du plafond annuel de la Sécurité sociale de l'année de référence, en application de la règle : En l'absence d'accord particulier, la répartition se fait proportionnellement aux salaires perçus, dans la limite d'un "Plafond d'attribution" fixé à 3/4 du plafond annuel de la Sécurité sociale de l'année de référence de la participation. Si les plafonds ont été modifiés par l'utilisateur, le bouton <Recherche plafonds> permet de revenir aux plafonds proposés par QuadraPaie. QuadraPaie Module Participation 7/16

8 TTAABBLLEE AAUU DDEESS SS AALL AAI IIRREESS PP OOUURR LLEE CC AALLCCUULL DDEE LLAA RREE PPAARRTTI IITTI IIOONN La colonne "brut" reprend le montant des salaires Bruts de l'année de référence. Les colonnes Absence AT, Maternité, Maintien et IJSS sont isolées à partir des lignes natives de QuadraPaie, afin de réintégrer ces absences dans la base de répartition. En cas d'absence, la prise en compte des primes dans la base de répartition tient compte du paramétrage des libellés (onglet 2 calcul zone "Prime non proratisée en fonction du nombre d'heure travaillées"). Avant le calcul de la répartition, la colonne "Base Répartition" est accessible afin d'y apporter d'éventuelles corrections. LLEE TTAABBLLEE AAUU DDEE RREEPP AARRTTI IITTI IIOONN Cliquer sur le bouton "Répartir" pour obtenir : La répartition entre chaque participant, Les montants de la CSG et de la CRDS, La répartition nette. Tant que la participation n'a pas fait l'objet de traitements ultérieurs, le bouton <Réinitialiser> permet de revenir sur le tableau des salaires et de relancer un nouveau calcul de la répartition. QuadraPaie Module Participation 8/16

9 Le calcul de la participation est le suivant : Participat ion Base Individuelle de Répartitio n Brute Réserve Spéciale Total Base de Répartitio n Prélèvement CSG ( Participat ion Brute 97%) 7.5 % Prélèvement CRDS ( Participat ion Brute 97%) 0.5 % Participat ion Nette Participat ion Brute Prélèvement CSG Prélèvement CRDS Après le calcul de la participation, le bouton <Imprimer Répartition> permet d'obtenir la liste des montants attribués à chaque salarié. Cette liste est également disponible sous forme de fichier qui peut être transmis à l'établissement bancaire si l'entreprise ne gère pas elle-même le portefeuille de participation. Le bouton <Courrier Salarié> permet l'édition nominative de la répartition brute et nette. Cette édition est également directement accessible à partir du menu "Gestion de la participation". Dans le contexte QuadraExpert, les éditions peuvent être envoyées par mail ou fax aux entreprises dont le cabinet gère la paie. QuadraPaie Module Participation 9/16

10 3. Gestion des portefeuilles Les fonctions du menu "Gestion des portefeuilles" intéressent les entreprises qui gèrent elles-mêmes le portefeuille de participation. 3.1 Portefeuille global Disponible à l'écran et sur imprimante, le portefeuille global fournit les montants initiaux, les mouvements (retraits et intérêts), et le solde de chaque portefeuille salarié. Le double-clic sur un salarié permet de passer sur son portefeuille individuel. 3.2 Portefeuille individuel Le portefeuille individuel affiche l'ensemble des mouvements sous forme de journal comptable (débit crédit solde), la colonne "Code Libellé" (Cl) permettant de repérer le type de mouvements : P I = Participation = Intérêt G = CSG R = CRDS X = Prélèvements sociaux D = Solde Participation Le portefeuille individuel peut être imprimé sous différents formats présentés au dernier chapitre. QuadraPaie Module Participation 10/16

11 4. Paiements de participation Les fonctions du menu "Paiements" intéressent les entreprises qui gèrent elles-mêmes le portefeuille de participation. Elles permettent : Le déblocage des participations non échues dont le montant est inférieur à 80 Euros (Cf. la législation en vigueur), Le paiement des intérêts seuls dans le cas où l'entreprise n'a pas opté pour la capitalisation des intérêts (Cf. Paramétrage d'une participation). Le déblocage d'une participation échue, Le solde de toute participation, quelle que soit l'année de référence. Remarque : La version actuelle du module Participation ne gère pas le déblocage partiel d'une participation échue. Les paiements peuvent être effectués par chèque ou par virement Dans le cas de paiement par chèque, on retrouve les modèles de chèques disponibles de QuadraPaie. Dans le cas d'un paiement par virement, on retrouve la fenêtre des virements disponibles de QuadraPaie. Le portefeuille individuel des salariés est actualisé en conséquence. En cas de solde d'un montant de participation par son déblocage, QuadraPaie lettre les mouvements. Les produits de la participation sont soumis à la CSG et à la CRDS au titre des revenus du patrimoine. En conséquence, ils ne bénéficient pas de l'abattement d'assiette de 3%. Deux cas de figure peuvent se présenter : Lorsque les intérêts sont distribués immédiatement, la CSG et la CRDS sont recouvrées annuellement par voie de rôle, c'est-à-dire par l'administration fiscale. Lorsque les intérêts sont réinvestis avec la participation elle-même et bloqués le temps de l'indisponibilité légale, la contribution est calculée lors de la perception des sommes (en sortie de PEE), sur le montant de la plus-value réalisée. La plus value est égale à la différence entre le montant des droits constitués au titre de la participation à la date de leur délivrance (à la sortie du PEE) et celui résultant de la répartition de la réserve spéciale de participation (à l'entrée du PEE). QuadraPaie Module Participation 11/16

12 5. Fonctions utilitaires Les fonctions utilitaires sont présentées au menu "Outils". 5.1 Saisie des portefeuilles La saisie des portefeuilles permet d'enregistrer les mouvements des portefeuilles de participation non échus lorsque le calcul ne peut être effectué automatiquement par le module Gestion de la participation parce que le dossier de paie ne contient pas les bulletins de la période de référence. Pour une participation gérée à postériori par QuadraPaie à partir des bulletins de l'année, il permet aussi d'introduire des ajustements sur les mouvements calculés automatiquement par QuadraPaie. Avant d'entreprendre la saisie d'une participation, il convient de la décrire au menu Paramétrage. La saisie s'effectue par employé. La saisie de l'année de participation dans l'en-tête est facultative. Pour chaque mouvement, indiquer la date et sa nature : P = Participation I = Intérêt D = Déblocage Participation. 5.2 Outil d'annulation des mouvements L'outil concerne les participations, les intérêts, et les paiements. Il peut être lancé pour annuler une participation, un calcul d'intérêt ou une mise en paiement lancés à tort. Il est fortement conseillé de laisser l'option "que les écritures non lettrées". QuadraPaie Module Participation 12/16

13 6. Les éditions 6.1 Courrier d'attribution de la Participation Le module de Participation prévoit d'éditer le courrier individuel d'attribution de la participation et des prélèvements csg/crds. QuadraPaie Module Participation 13/16

14 6.2 Edition du portefeuille Le module de Participation permet d'éditer le portefeuille salarié sous forme : relevé Comptable / détail salarié / résumé par le biais du menu "gestion des portefeuille portefeuille individuel, ou en double cliquant sur une ligne salarié du portefeuille global. REELLEEVVEE COOMMPPTTAABBLLEE DEETTAAI IILL SSAALLAARRI IIEE QuadraPaie Module Participation 14/16

15 REESSUUMMEE QuadraPaie Module Participation 15/16

16 FFI IICCHHEE DD' '' AATTTTRRI IIBBUUTTI ''I IIOONN DD' IINNTTEERREETT QuadraPaie Module Participation 16/16