Formation «ARHGOS V5» Activités de soins & EML Autres Activités

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1 Formation «ARHGOS V5» Activités de soins &

2 2 CONSIGNES DE LECTURE Autorisations concernées A PARTIR D OU? Ecran à partir duquel on peut réaliser les actions Description des conditions d application et/ou du cadre légal PROCESSUS Description du processus pour réaliser l action Eléments complémentaires concernant les règles de gestions de l outil

3 3 Sommaire Recherche - D autorisations - De visites - D entité juridique - D entité géographique Création d autorisations Déclaration de première MEO Visite de conformité/ contrôle Evénements Modification de la date d échéance Ajout de Pièces jointes Spécificités d autorisations - Ajout d une antenne à un lactarium - Ajout d un secteur psychiatrique - Déclaration de MEO et visite d une autorisation de chirurgie esthétique Administration

4 Recherche d autorisations

5 5 RECHERCHE D AUTORISATIONS A PARTIR D OU RECHERCHER DES AUTORISATIONS? Ecran d accueil de l onglet «Activités de soins &» ou «Autres activités» PROCESSUS DE RECHERCHE «Localisation» Région (ou France entière), Département, DT Territoire de santé, code postale/nom commune «Entité juridique» Numéro FINESS EJ, Raison sociale EJ, Statut juridique, EJ fermée Code APE «Entité Géographique» Numéro FINESS ET, Raison sociale ET, Catégorie ET, ET fermé Catégorie ESPIC, Mode de Fixation Tarifaire «Autorisations» Activité, Modalité, Forme,, N ARHGOS (avec ou sans Code INSEE) Regroupement d activités de SSR, de Greffes, d et de Caméra Type de date limite entre le jj/mm/aaaa et le jj/mm/aaaa. Permet de faire une recherche sur les dates limites dépassées ou arrivant bientôt à échéance (première MEO, MEO de regroupement, MEO de changement de site, MEO de remplacement d appareil, suspension temporaire, dépôt de dossier d évaluation, date d échéance) Mise en œuvre ou non mise en œuvre Statut : dernier événement d une autorisation Date et N de décision DGARS de création «Visite» Résultat de la visite : conforme, conforme avec réserve, non conforme Visiteur : recherche en texte libre Borne de visite Pour faire une nouvelle recherche La recherche est multicritère, la sélection d un critère supplémentaire permet de discriminer certaines autorisations. Ex : ajout d un critère «visite conforme» permet de faire apparaitre toutes les autorisations dont la visite est conforme uniquement

6 6 RESULTATS Recherche d autorisations Revenir à la recherche précédente ou faire une nouvelle recherche Tri sur les colonnes en bleu Exporter la liste de résultats en excel. Ouvre une fenêtre pour sélectionner les éléments à faire apparaitre en colonne Permet d accéder à la fiche de l autorisation, de l EJ ou de l ET Alerte permettant d identifier qu au moins une des dates limites est dépassée. Au passage de la souris précision sur la ou les date(s). Apparition d une cloche si la date d échéance est dépassée PRECISIONS ETAT = Non MEO, MEO non visitée, MEO STATUT = Dernier événement applicable à l autorisation ( création, renouvellement )

7 7 Détails d une autorisation Le détail d une autorisation est segmenté en plusieurs sous-onglets regroupant les informations de même nature : Dates descriptives de l autorisation Liste des visites de l autorisation (conforme et de contrôle) Historique de l autorisation depuis sa création Pièces jointes de l autorisation, de ses visites et de ses événements Dernier état et statut de l autorisation Actions réalisables sur l autorisation

8 Recherche de visites

9 9 RECHERCHE DE VISITES A PARTIR D OU RECHERCHER DES VISITES? Ecran d accueil de l onglet «Activités de soins &» ou «Autres activités» PROCESSUS DE RECHERCHE «Localisation» Région (ou France entière), Département, DT Territoire de santé, code postale/nom commune «Entité juridique» Numéro FINESS EJ, Raison sociale EJ, Statut juridique, EJ fermée Code APE «Entité Géographique» Numéro FINESS ET, Raison sociale ET, Catégorie ET, ET fermé Catégorie ESPIC, Mode de Fixation Tarifaire «Autorisations» Activité, Modalité, Forme,, N ARHGOS (avec ou sans Code INSEE) «Visite» Résultat de la visite : conforme, conforme avec réserve, non conforme Visiteur : recherche en texte libre Borne de visite Par défaut la recherche permet d afficher des visites de conformité (suite à une première MEO, une changement d implantation, un regroupement, un remplacement d appareil) Recherche de visite de contrôle La recherche est multicritère, la sélection d un critère supplémentaire permet de discriminer certaines visites. Ex : ajout d un critère «Activité» permet de faire apparaitre toutes les visites dont au moins une des autorisations visitées correspond à l activité sélectionnée

10 10 RESULTATS Recherche de visite Revenir à la recherche précédente ou nouvelle recherche Tri sur les colonnes en bleu Exporter la liste de résultats en Excel. Ouvre une fenêtre pour sélectionner les éléments à faire apparaitre en colonne Permet d accéder à la fiche descriptive de la visite Alerte permettant d identifier qu au moins une des dates limites est dépassée. Au passage de la souris précision sur la ou les date(s) Conforme, conforme avec réserves, non conforme ou champ blanc si le résultat n est pas encore connu

11 11 DETAILS d une visite Listes des autorisations prévues à la visite et résultats des visites Pièces jointes de la visite Case à cocher en cas de visite de contrôle ( visite hors visite de conformité)

12 Recherche d Entité Juridique

13 13 RECHERCHE D ENTITE JURIDIQUE A PARTIR D OU RECHERCHER DES EJ? Ecran d accueil de l onglet «Activités de soins &» ou «Autres activités» PROCESSUS DE RECHERCHE «Localisation» Région (ou France entière), Département, DT Territoire de santé, code postale/nom commune «Entité juridique» Numéro FINESS EJ, Raison sociale EJ, Statut juridique, EJ fermée Code APE «Autorisations» La recherche est multicritère, la sélection d un critère supplémentaire permet de discriminer certaines entités juridiques. Ex : ajout d un critère «Activité» permet de faire apparaitre toutes les entités juridiques dont au moins une des autorisations correspond à l activité sélectionnée Activité, Modalité, Forme,, N ARHGOS (avec ou sans Code INSEE) «Visite» Résultat de la visite : conforme, conforme avec réserve, non conforme Visiteur : recherche en texte libre Borne de visite Visite de contrôle «Entité Géographique» Numéro FINESS ET, Raison sociale ET, Catégorie ET, ET fermé Catégorie ESPIC, Mode de Fixation Tarifaire

14 14 RESULTATS Recherche d entité juridique Revenir à la recherche précédente ou nouvelle recherche Tri sur les colonnes en bleu Exporter la liste de résultats en excel. Ouvre une fenêtre pour sélectionner les éléments à faire apparaitre en colonne Permet d accéder à la fiche descriptive de l EJ

15 15 DETAILS d une Entité Juridique Listes des ET appartenant à l EJ sélectionnée Ensembles des activités de soins & appartenant à l EJ Ensembles des autres activités appartenant à l EJ Actions réalisables sur les autorisations de l EJ Ces informations sont en provenance de FINESS en cas d erreur, se rapprocher du référent FINESS de votre région

16 Recherche d entité géographique

17 17 RECHERCHE D ENTITE GEOGRAPHIQUE A PARTIR D OU RECHERCHER DES ET? Ecran d accueil de l onglet «Activités de soins &» ou «Autres activités» PROCESSUS DE RECHERCHE «Localisation» Région (ou France entière), Département, DT Territoire de santé, code postale/nom commune «Entité juridique» Numéro FINESS EJ, Raison sociale EJ, Statut juridique, EJ fermée Code APE «Autorisations» La recherche est multicritère, la sélection d un critère supplémentaire permet de discriminer certaines entités géographiques. Ex : ajout d un critère «N FINESS EJ» permet de faire apparaitre tous les ET appartenant à l EJ sélectionnée Activité, Modalité, Forme,, N ARHGOS (avec ou sans Code INSEE) «Visite» Résultat de la visite : conforme, conforme avec réserve, non conforme Visiteur : recherche en texte libre Borne de visite Visite de contrôle «Entité Géographique» Numéro FINESS ET, Raison sociale ET, Catégorie ET, ET fermé Catégorie ESPIC, Mode de Fixation Tarifaire Niveau de maternité : permet de lister les établissements du niveau maximum sélectionné (1, 2A, 2B ou 3)

18 18 RESULTATS Recherche d Entité Géographique Revenir à la recherche précédente ou nouvelle recherche Tri sur les colonnes en bleu Exporter la liste de résultats en excel. Ouvre une fenêtre pour sélectionner les éléments à faire apparaitre en colonne Permet d accéder à la fiche descriptive de l ET

19 19 DETAILS d une Entité Géographique Détail de l entité Juridique d appartenance de l ET Ensembles des activités de soins & implantées dans cet ET Ensembles des autres activités implantées dans cet ET Actions réalisables sur les autorisations de l ET Ces informations sont en provenance de FINESS en cas d erreur, se rapprocher du référent FINESS de votre région

20 Création d une autorisation

21 21 CREATION d une autorisation A PARTIR D OU CRÉER UNE AUTORISATION? Ecran de recherche et de résultats «Activités de soins &» PROCESSUS DE CREATION Onglet «Détails» 1) Saisir le n FINESS ET ou Raison Sociale de l Entité Géographique d implantation 2) Sélectionner le Triplet Activité / Modalité / Forme correspondant à l activité autorisée Onglet «Dates» 3) Saisir le numéro et la date de décision du DG ARS correspondant à l arrêté d autorisation Les demandes d autorisation sont adressées au DG ARS de l établissement d implantation de celle-ci. Suite à un avis favorable du DG ARS, cette autorisation doit être créée dans ARHGOS pour chaque activité autorisée et l arrêté ajouté en pièces jointes. 1) L Entité Juridique se complète automatiquement d après l établissement d implantation sélectionné (1 ET = 1 unique EJ) 2) La date de décision doit être inférieure à la date du jour 3) La Date limite de MEO se calcule automatiquement à Date de décision + 4 ans 4) Impossible d implanter 2 autorisations avec le même triplet dans le même ET 5) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en état «Non Mise en Œuvre» et en statut «Création» Cliquer sur enregistrer

22 22 CREATION d une autorisation A PARTIR D OU CRÉER UNE AUTORISATION? Ecran de recherche et de résultats «Activités de soins &» PROCESSUS DE CREATION Onglet «Détails» 1) Saisir le n FINESS ET ou Raison Sociale de l Entité Géographique d implantation 2) Sélectionner l Equipement de Matériel Lourd autorisé Selon les équipements des champs spécifiques peuvent apparaître et pourront être complétés jusqu au moment de la visite (IRM, tomographes, Scanographes) Onglet «Dates» 3) Saisir le numéro et la date de décision du DG ARS correspondant à l arrêté d autorisation Les demandes d autorisation sont adressées au DG ARS de l établissement d implantation de celle-ci. Suite à un avis favorable du DG ARS, cette autorisation doit être créée dans ARHGOS pour chaque activité autorisée et l arrêté ajouté en pièces jointes. 1) L Entité Juridique se complète automatiquement d après l établissement d implantation sélectionné (1 ET = 1 unique EJ, créer des ET pour le SCM) 2) La date de décision doit être inférieure à la date du jour 3) Toutes les informations de marques, modèles sont à saisir au plus tard au moment de la visite de conformité 4) La Date limite de MEO se calcule automatiquement à Date de décision + 4 ans 5) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en état «Non Mise en Œuvre» et en statut «Création» Cliquer sur enregistrer

23 23 CREATION d une autorisation A PARTIR D OU CRÉER UNE AUTORISATION? Ecran de recherche et de résultats PROCESSUS DE CREATION Onglet «Détails» 1) Saisir le n FINESS ET ou Raison Sociale de l Entité Géographique d implantation 2) Sélectionner le Triplet Activité / Modalité / Forme correspondant à l activité autorisée Onglet «Dates» 3) Saisir le numéro et la date de décision du DG ARS correspondant à l arrêté d autorisation Les demandes d autorisation sont adressées au DG ARS de l établissement d implantation de celle-ci. Suite à un avis favorable du DG ARS, cette autorisation doit être créée dans ARHGOS pour chaque activité autorisée et l arrêté ajouté en pièces jointes. 1) L Entité Juridique se complète automatiquement d après l établissement d implantation sélectionné (1 ET = 1 unique EJ) 2) La date de décision doit être inférieure à la date du jour 3) La Date limite de MEO se calcule automatiquement à Date de décision + 3 ans (chirurgie esthétique) Date de décision + 1 an (Lieux de recherche biomédicale) 4) La Date d échéance se calcule automatiquement à Date de décision + 5 ans - 1 jour (prélèvement d organes, tissus et cellules, lactariums, dépôts de sang et lieux de recherche biomédicale) 5) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en état «Non Mise en Œuvre» et en statut «Création» (chirurgie esthétique et lieux de recherche biomédicales) Cliquer sur enregistrer

24 Déclaration de première mise en œuvre

25 25 DECLARATION de première mise en œuvre A PARTIR D OU DECLARER LA PREMIERE MISE EN OEUVRE? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Dates» PROCESSUS DE DECLARATION Fenêtre de «Déclaration ou de notification de mise en œuvre» 1) Saisir le type de date: «Déclaration» ou «Notification» 2) Saisir la date de mise en œuvre de l activité 3) En cas de date de notification, saisir le délais de mise en conformité Cliquer sur enregistrer La première mise en œuvre d une autorisation correspond à la procédure de déclaration de début d activité (Mise en service initiale), les établissements de santé doivent adresser, sans délai, leur déclaration auprès de l ARS. 1) La date de notification est une souplesse permettant d adapter le délai de visite de conformité généralement de 6 mois après la date de Mise en œuvre. 2) La date de mise en œuvre doit être comprise entre la date du jour et date du jour 6 mois 3) La Date limite de visite de conformité se calcule automatiquement à Date de déclaration de mise en œuvre + 6 mois ou Date de notification de mise en œuvre + x mois 4) La date d échéance se calcule automatiquement à Date de MEO + 5 ans 1jour 5) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en état «MEO non visitée» et en statut «Création»

26 Visite de conformité et de contrôle

27 VISITE Création A PARTIR D OU CRÉER UNE VISITE? Ecran de recherche et de résultats «Activités de soins &» Ecran de détails d une autorisation, sous-onglet «Visites» PROCESSUS DE VISITE Onglet «Détails» d un visite 1) Saisir le n FINESS ET ou Raison Sociale de l Entité Géographique d implantation 2) Saisir la date de la visite (optionnellement le nom du visiteur) 3) Par défaut la visite est de conformité, en cas de visite de contrôle, cochez la case Onglet «Autorisations» 3) Ajouter des autorisations Une visite de conformité intervient après toutes mises en œuvre de d'autorisation d'activité : première mise en œuvre, regroupement, changement d implantation). Le PV de visite est à ajouter aux pièces jointes 1) L Entité Juridique se complète automatiquement d après l établissement d implantation sélectionné 2) En cas de création de visite à partir d une autorisation, l ET est déjà saisi ainsi que l autorisation 3) Possibilité de faire des visites de conformité uniquement sur des autorisations MEO non visitées en création ou suite à la MEO d un changement d implantation, d un remplacement d appareil ou d un regroupement. Le résultat de visite de conformité modifie l état de l autorisation 4) Possibilité de faire des visites de contrôle à tout moment. Le résultat de visite de contrôle ne modifie pas l état de l autorisation 5) Les résultats de visites sont modifiables Cliquer sur enregistrer 27

28 28 VISITE Ajout d autorisation A PARTIR D OU AJOUTER DES AUTORISATIONS A UNE VISITE? Ecran de détail d une visite, sous-onglet «Autorisation» Le moteur de recherche d autorisation remonte toutes autorisations mises en œuvre sans visite de conformité (première mise en œuvre, regroupement, changement d implantation) dans le cas d une visite de conformité et toutes autorisations en cas de visite de contrôle Le PV de visite est à ajouter aux pièces jointes Moteur de recherche permettant de trier les autorisations de l ET à visiter

29 29 VISITE Résultat de la visite A PARTIR D OU SAISIR LE RESULTAT D UNE VISITE? Ecran de détail d une visite, sous-onglet «Autorisation» Sélectionner le résultat de la visite une fois l information connue. Ce champ est modifiable à tout moment Une fois le résultat de la visite enregistré les autorisations visitées passeront automatiquement en état «Conforme», «Conforme avec réserves» ou «Non conforme» dans le cas des visites de conformité uniquement. Les Pièces jointes à la visite seront consultables depuis chaque autorisation visitée

30 Evénements

31 31 PROROGATION A PARTIR D OU DECLARER UNE PROROGATION? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre d événement «Prorogation» La prorogation intervient sur des autorisations «non mises en œuvre», elle permet de donner un délai supplémentaire de mise en œuvre d une activité de soins, d et de chirurgie esthétique selon les modalités décrites à l article D Elle intervient après notification par le DGARS d une nouvelle date de Mise en Œuvre 1) Saisir la date du courrier de notification du DGARS 1) La date limite de MEO de l onglet «date» est remplacée par celle saisie dans l événement prorogation. 2) Saisir la nouvelle date limite de mise en œuvre de l activité 2) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en état «Non Mise en Œuvre» et en statut «Création» 3) Evénement réalisable uniquement sur des autorisations «non MEO» Cliquer sur enregistrer

32 32 CADUCITE A PARTIR D OU DECLARER UNE CADUCITE? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre d événement «Caducité» 1) Saisir le motif de caducité permettant de suivre les mouvements de recomposition La caducité peut être prononcée en de cas (D après l article Article L du CSP) : Non mise en œuvre Fermeture d établissement Déclaration de cessation d activité Constat d arrêt d exploitation de plus de 6 mois Regroupement d activités Changement de réglementation Conversion Transformation médico-social Autres motifs 2) Saisir la date du courrier de notification DGARS 3) Saisir la date d effet de la caducité 1) L autorisation apparaitra grisée dans les résultats de requête 2) Aucune action ne pourra suivre après la caducité 3) La date d effet de la caducité correspond à la fin de l autorisation, elle remontera donc comme «morte» 4) Possibilité de supprimer le dernier événement 5) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «Caducité» Cliquer sur enregistrer

33 33 SUSPENSION TEMPORAIRE A PARTIR D OU DECLARER UNE SUSPENSION TEMPORAIRE? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre d événement «Suspension temporaire» 1) Saisir la date du courrier de notification DGARS 2) Saisir la date d effet de la suspension 3) Saisir la date limite de suspension Cliquer sur enregistrer En cas de manquement aux lois et règlements le DGARS peut notifier au titulaire de l'autorisation sa décision de suspendre l'autorisation suite aux constatations faites. Cette décision est assortie d'une mise en demeure de remédier aux manquements dans un délai déterminé 1) La suspension ne peut intervenir que sur une autorisation «Mise en œuvre» et n a aucune incidence sur les dates de l autorisation 2) La date limite de suspension est modifiable à tout moment 3) Les autorisations en état de suspension ne remontent pas dans les tableaux de bord à partir de la date d effet et ce jusqu à la fin de la suspension 4) Après une suspension, seuls 2 événements peuvent suivre «la fin de suspension» et le «retrait d autorisation» 5) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «Suspension»

34 34 FIN DE SUSPENSION A PARTIR D OU DECLARER UNE FIN DE SUSPENSION? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» S'il est constaté au terme du délai de suspension qu'il a été satisfait à la mise en demeure, le DG ARS met fin à la suspension. PROCESSUS DE GESTION Fenêtre d événement «Fin de Suspension» 1) Saisir la date du courrier de notification DGARS 2) Saisir la date d effet de la fin de suspension 1) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «Fin de suspension» et réapparait dans les tableaux de bord à la date d effet Cliquer sur enregistrer

35 35 RETRAIT D AUTORISATION A PARTIR D OU DECLARER UN RETRAIT D AUTORISATION? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre d événement «Retrait d autorisation» 1) Saisir la date et le numéro de décision DGARS 2) Saisir la date d effet du retrait Cliquer sur enregistrer Le retrait d'autorisation est un événement rendant l'autorisation définitivement inactive à une date donnée. Généralement, cet évènement intervient suite à une suspension d'autorisation. 1) Evénement faisable qu à la suite d une suspension temporaire 2) L autorisation sera grisée dans les résultats de recherche et ne remontera pas dans les tableaux de bord à partir de la date d effet 3) Date d effet du retrait = date d échéance de l autorisation 4) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «Retrait»

36 36 INJONCTION A PARTIR D OU DECLARER UNE INJONCTION? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre d événement «Injonction» 1) Saisir le numéro de décision DGARS 2) Saisir la date de dépôt de dossier d évaluation Une injonction est faite au titulaire de l'autorisation de déposer un dossier de renouvellement dans le cas où le dossier d évaluation n a pas été déposé dans le délai imparti ou en cas de non-conformité avec le schéma d'organisation des soins 1) Cet événement doit être suivi d une décision de renouvellement ou de non renouvellement sur décision DGARS 2) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «Injonction» 3) Saisir la date de notification d injonction Cliquer sur enregistrer

37 37 RENOUVELLEMENT TACITE A PARTIR D OU DECLARER UN RENOUVELLEMENT TACITE? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre de «Renouvellement tacite» 1) La date d effet se calcule automatiquement : 2) Saisir la date de dépôt de dossier d évaluation Cliquer sur enregistrer A défaut d injonction du Directeur Général de l agence régionale de santé un an avant la date d échéance de l autorisation, cette dernière est tacitement renouvelée pour une durée de 5 ans (sauf dans le cas de l article L6122-8). 1) Evénement disponible uniquement 40 mois après la date de MEO 2) La date d effet se calcule automatiquement à date d échéance + 1 jour. 3) La date d échéance se calcule automatiquement à Date d effet du renouvellement tacite + 5 ans 1 jour 4) La Date limite de dépôt de dossier se calcule automatiquement à Date d échéance 14 mois 5) Impossibilité de renouveler sur un ET ou une EJ fermée 6) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «Renouvellement tacite»

38 38 RENOUVELLEMENT TACITE EN MASSE A PARTIR D OU DECLARER UN RENOUVELLEMENT TACITE EN MASSE? Ecran de détails d un ET, sous-onglet «Détails» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre de «Renouvellement Tacite en masse» 1) Saisir la date de dépôt du dossier d évaluation 2) Sélectionner une date d échéance pour filtrer les autorisations à renouveler 3) La date d effet se calcule automatiquement A défaut d injonction du Directeur Général de l agence régionale de santé un an avant la date d échéance de l autorisation, cette dernière est tacitement renouvelée pour une durée de 5 ans (sauf dans le cas de l article L6122-8). 1) Evénement disponible uniquement sur les autorisations de + de 40 mois après la date de MEO 2) La date d effet se calcule automatiquement à Date de d échéance + 1 jour 3) La date d échéance se calcule automatiquement = Date d effet du renouvellement + 5 ans 1 jour 4) La Date limite de dépôt de dossier se calcule automatiquement à Date d échéance 14 mois 5) Impossibilité de renouveler sur un ET ou une EJ fermée 6) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «renouvellement tacite» Cliquer sur enregistrer

39 39 RENOUVELLEMENT SUR DECISION DGARS A PARTIR D OU DECLARER UN RENOUVELLEMENT SUR DECISION DGARS? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre d événement «Renouvellement sur décision DGARS» 1) Saisir la date et le numéro de décision DGARS 2) La date d effet du renouvellement se calcule automatiquement 3) Saisir la date de dépôt du dossier d évaluation Cliquer sur enregistrer En cas de dépôt du dossier d évaluation hors délais réglementaire ou de non-conformité avec le schéma d'organisation des soins, l'agence régionale de santé peut enjoindre au titulaire de déposer un dossier de renouvellement (injonction). A l issu de celui-ci une autorisation pourra être renouvelée sur décision DGARS. 1) La date d effet se calcule automatiquement à date d échéance + 1 jour. 2) La date d échéance se calcule automatiquement à Date d effet du renouvellement tacite + 5 ans 1 jour 3) La Date limite de dépôt de dossier se calcule automatiquement à Date d échéance 14 mois 4) Impossibilité de renouveler sur un ET ou une EJ fermée 5) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «Renouvellement sur décision DGARS»

40 40 NON RENOUVELLEMENT SUR DECISION DGARS A PARTIR D OU DECLARER UN NON RENOUVELLEMENT SUR DECISION DGARS? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre d événement «Non renouvellement sur Décision DG ARS» 1) Saisir la date et le numéro de décision DGARS 2) Saisir la date d effet du non renouvellement En cas de dépôt du dossier d évaluation hors délais réglementaire ou de non-conformité avec le schéma d'organisation des soins, l'agence régionale de santé peut enjoindre au titulaire de déposer un dossier de renouvellement (injonction). A l issue de celui-ci une autorisation pourra ne pas être renouvelée sur décision DGARS 1) Ne peut se faire qu après une injonction 2) L autorisation sera grisée dans les résultats de recherche à partir de la date d effet et ne remontera plus dans les tableaux de bord 3) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «Non renouvellement sur décision DG ARS» Cliquer sur enregistrer

41 41 CHANGEMENT D IMPLANTATION A PARTIR D OU DECLARER UN CHANGEMENT D IMPLANTATION? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre d événement «Changement d implantation» 1) Saisir la date et le numéro de décision DGARS Mouvement de recomposition de l'offre de soins permettant de changer d'implantation tout ou partie des activités d'un établissement vers un autre établissement (ET) appartenant à la même entité juridique (EJ). 2) Saisir la nouvelle entité géographique (ET) 3) Saisir le motif du changement d implantation 1) La date de décision doit être inférieure à la date du jour 2) La Date limite de MEO du changement d implantation se calcule automatiquement à Date de décision + 4 ans 3) Les dates d échéance ne changent pas 4) Dans le détail de l autorisation, apparait toujours l ancien ET jusqu à la MEO du changement d implantation 5) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «En attente de changement d implantation» Cliquer sur enregistrer

42 42 CHANGEMENT D IMPLANTATION EN MASSE A PARTIR D OU DECLARER UN CHANGEMENT D IMPLANTATION EN MASSE? Ecran de détail d un ET, sous-onglet «Détails» Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Dates» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre de «Changement d implantation en masse» 1) Saisir la date et le n de décision DG ARS 2) Sélectionner le nouvel ET d implantation appartenant à la même EJ 3) Compléter le motif et sélectionner les autorisations à implanter dans le nouvel ET Mouvement de recomposition de l'offre de soins permettant de changer d'implantation tout ou partie des activités d'un établissement vers un autre établissement (ET) appartenant à la même entité juridique (EJ). 1) La date de décision doit être inférieure à la date du jour 2) La Date limite de MEO du changement d implantation se calcule automatiquement à Date de décision + 4 ans 3) Les dates d échéance ne changent pas 4) Dans le détail de l autorisation, apparait toujours l ancien ET jusqu à la MEO du changement d implantation 5) La déclaration de MEO de chaque changement d implantation est à réaliser 6) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «En attente de changement d implantation» (cf.slide précédent) Cliquer sur enregistrer

43 43 MISE EN OEUVRE du changement d implantation A PARTIR D OU DECLARER LA MISE EN OEUVRE DU CHANGEMENT D IMPLANTATION? Ecran de détails d une autorisation, sous-onglet «Dates» PROCESSUS DE DECLARATION Sous-onglet «Date», partie «Changement d implantation» 1) Saisir la date de MEO du changement d implantation Cliquer sur enregistrer La mise en œuvre d un changement d implantation correspond à la procédure de déclaration de début d activité sur le nouveau site d implantation, les établissements de santé doivent adresser, sans délai, leur déclaration auprès de l ARS. 1) La date de mise en œuvre doit être comprise entre la date du jour et date du jour 6 mois 2) La Date limite de visite de conformité se calcule automatiquement à Date de mise en œuvre du changement d implantation + 6 mois 3) La date d échéance ne change pas 4) Dans le détail de l autorisation, apparait le nouvel ET 5) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en état «MEO non visitée» et en statut «Changement d implantation»

44 44 CESSION A PARTIR D OU DECLARER UNE CESSION? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre d événement «Cession» 1) Saisir la date et le numéro de décision DGARS Evènement permettant de céder à une autre entité juridique les droits d'exercer une activité dans un établissement. La cession d autorisation permet de suivre les mouvements de recompositions dans les cas suivants: liquidation d EJ; fusion, création d EJ, fusion absorption, éclatement d EJ, changement administratif ou en prévision d un changement d'implantation avec cession. 2) Saisir la nouvelle entité juridique ( EJ) 1) La date de décision doit être inférieure à la date du jour 2) Dans le détail de l autorisation, apparait la nouvelle EJ 3) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «cession» 3) Saisir le motif de cession pour suivre les mouvements de recomposition Cliquer sur enregistrer

45 45 CESSION EN MASSE A PARTIR D OU DECLARER UNE CESSION EN MASSE? Ecran de détail d une EJ, sous-onglet «Détails» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre d événement «Cession en masse» 1) Saisir la date et le numéro de décision DGARS Evènement permettant de céder à une autre entité juridique les droits d'exercer une activité dans un établissement. La cession d autorisation permet de suivre les mouvements de recompositions dans les cas suivants: liquidation d EJ; fusion, création d EJ, fusion absorption, éclatement d EJ, changement administratif ou en prévision d un changement d'implantation avec cession. 1) La date de décision doit être inférieure à la date du jour 2) Saisir la date d effet de la cession 3) Saisir la nouvelle entité juridique ( EJ) 2) Dans le détail des autorisations sélectionnées apparait la nouvelle EJ 3) Une fois l événement enregistré, toutes les autorisations sélectionnées passent en statut «cession» automatiquement 4) Saisir le motif de cession pour suivre les mouvements de recomposition 5) Sélectionner les autorisations à céder Cliquer sur enregistrer

46 46 REGROUPEMENT (1/3) A PARTIR D OU DECLARER UN REGROUPEMENT? Ecran de détail d une Entité Géographique, sous-onglet «Détails» Le regroupement est un mouvement de recomposition de l'offre de soins qui permet de regrouper tout ou partie des activités d'au moins 2 établissements vers un autre site (nouvel ET ou ET existant) appartenant à la même entité juridique (EJ PROCESSUS DE GESTION Etape 1 : «Sélectionner les autorisations des ET à regrouper» 1) Sélectionner les autorisations à regrouper du premier ET et cliquer sur 2) Sélectionner le 2 ème établissement à regrouper puis ses autorisations 1) Le regroupement se fait entre 2 ou plusieurs ET vers 1 ET appartenant à la même EJ 2) La décision de regroupement peut se faire de manière automatisée mais la déclaration de MEO du regroupement devra se faire autorisation par autorisation 3) Ajouter un nouvel ET à regrouper ou cliquer sur «Suivant»

47 47 REGROUPEMENT (2/3) PROCESSUS DE GESTION Etape 2 : «Sélectionner l ET de regroupement» 1) Sélectionner l ET de regroupement appartenant à la même EJ 2) Saisir la date et le n de décision du DGARS 3) Récapitulatif des autorisations à regrouper 1) La date de décision doit être inférieure à la date du jour 2) La Date limite de MEO se calcule automatiquement à Date de décision + 4 ans) 3) La Date d échéance se calcule automatiquement à Date de MEO du regroupement + 5 ans -1 jour 4) Une fois le regroupement terminé les autorisations sélectionnées pas en statut «en attente de regroupement» ou «en attente de caducité» (si l ET de regroupement possède déjà ces autorisations) Cliquer sur terminer

48 48 REGROUPEMENT (3/3) PROCESSUS DE GESTION Etape 3 : «Déclarer la Mise en œuvre du regroupement» 1) Rechercher les autorisations en attente de regroupement et saisir dans l onglet «date» la date de MEO du regroupement a) Si l autorisation est aussi implantée dans d autres ET à regrouper, ces dernières passeront automatiquement caduques à la date de MEO du regroupement avec un motif «regroupement» b) Si l autorisation n est pas aussi implantée dans d autres ET à regrouper, elle passera en statut «regroupement» 2) Rechercher les autorisations en attente de caducité et saisir dans l onglet évènement la date d effet de la caducité a) Si l autorisation est aussi implantée dans d autres ET à regrouper, ces dernières passeront automatiquement caduques à la date d effet de la caducité avec un motif «regroupement» 1) La Date d échéance se calcule automatiquement à Date de MEO du regroupement + 5 ans -1 jour ( statut : regroupement) 2) Date limite de visite de conformité se calcule automatiquement à Date de MEO + 6 mois 3) Une fois le regroupement déclaré les autorisations sélectionnées pas en statut «Regroupement» ou «Caduque»

49 49 REMPLACEMENT D APPAREIL A PARTIR D OU DECLARER UN REMPLACEMENT D APPAREIL? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Détails ou Evénements» Le remplacement d'appareil est un événement permettant de renouveler un Equipement Matériel lourd. PROCESSUS DE GESTION Fenêtre de «Remplacement d appareil» 1) Saisir la date et le numéro de décision DGARS Cliquer sur enregistrer 1) La date de décision doit être inférieure à la date du jour 2) La Date limite de MEO du remplacement d appareil se calcule automatiquement à Date de décision + 4 ans 3) Nouvelle date d échéance = Date de décision + 4 ans (automatique) 3) Dans le détail de l autorisation, apparait toujours avec l ancien matériel 4) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «En attente de remplacement d appareil»

50 50 MISE EN ŒUVRE du remplacement d appareil A PARTIR D OU DECLARER LA MISE EN ŒUVRE DU REMPLACEMENT D APPAREIL? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Dates» PROCESSUS DE DECLARATION Sous-onglet «Date», partie «remplacement d appareil» 1) Saisir la date de MEO du remplacement d appareil Cliquer sur enregistrer La mise en œuvre d un remplacement d appareil correspond à la procédure de déclaration de début d activité avec un nouveau matériel d, les établissements de santé doivent adresser, sans délai, leur déclaration auprès de l ARS. 1) La date de mise en œuvre doit être comprise entre la date du jour et date du jour 6 mois 2) La Date limite de visite de conformité se calcule automatiquement à Date de mise en œuvre du remplacement d appareil + 6 mois 3) La date d échéance = date de MEO du remplacement d appareil + 5 ans 4) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en état «MEO non visitée» et en statut «Remplacement d appareil»

51 51 FERMETURE D ACTIVITE Lactarium et dépôt de sang A PARTIR D OU DECLARER UNE FERMETURE D ACTIVITE? Ecran de détail d une autorisation de lactarium ou dépôt de sang, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre de «Fermeture d activité» 1) Saisir la date d effet de la fermeture de l activité Cliquer sur enregistrer Cet évènement concerne uniquement les autorisations de lactariums et de dépôt de sang. La fermeture de l autorisation intervient en cas de fermeture de la structure dans laquelle implantée une de ces autorisations. 1) L autorisation sera grisée dans les résultats de recherche et n apparait pas dans les tableaux de bord 2) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «Fermeture d activité»

52 52 MODIFICATION DE CATEGORIE Dépôt de sang A PARTIR D OU DECLARER UNE MODIFICATION DE CATEGORIE? Ecran de détail d une autorisation de dépôt de sang, sous-onglet «Détails ou Evénements» PROCESSUS DE GESTION Fenêtre de «Modification de catégorie» 1) Saisir la nouvelle catégorie du dépôt 2) Saisir la date à partir de laquelle la nouvelle catégorie de dépôt prend effet La modification de catégorie est un évènement incombant aux dépôts de sang. Il permet de suivre les changement de catégorie de dépôt : délivrance, urgence et relais. Il est à noter qu'un dépôt de délivrance autorisé peut exercer les activités d'un dépôt d'urgence, ainsi que celles d'un dépôt relais, sans demander d'autorisation supplémentaire 1) La nouvelle catégorie, sera affichée dans le détail de l autorisation avec une nouvelle modalité 2) Une fois l autorisation enregistrée, elle passe en statut «Modification de catégorie» Cliquer sur enregistrer

53 Modifications de la date d échéance

54 54 MODIFICATION DATE D ECHEANCE A PARTIR D OÙ MODIFIER LA DATE D ECHEANCE? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Dates» PROCESSUS DE DECLARATION Fenêtre de «Modification de la date d échéance dans le cadre de l article L alinéa 3» 1) Saisir le type de date du courrier de notification du DGARS 2) Saisir la nouvelle date d échéance de l autorisation Dans le cadre d'une opération de coopération, conversion, cession, changement de lieu d'implantation, fermeture, regroupement prévue par le schéma d'organisation des soins et pour assurer la continuité des soins, l'agence régionale de santé peut modifier la durée de validité d une autorisation 1) La date d échéance est complétée dans l onglet date 2) Il n est pas nécessaire de faire une modification de date d échéance après un événement de retrait, de non renouvellement sur décision DGARS, de caducité ou fermeture 3) Sélectionner un motif Cliquer sur enregistrer

55 Ajout de Pièces jointes

56 56 AJOUT DE PIECES JOINTES A PARTIR D OU AJOUTER DES PIECES JOINTES? Ecran de détail d une autorisation, sous-onglet «Pièces jointes» ou «Evénements» Ecran de détail d une visite, sous-onglet «Pièces jointes» PROCESSUS DE DECLARATION Onglet «Evénement» 1) Sélectionner le ou les fichier(s) à télécharger après avoir cliquer sur Pour sélectionner plusieurs fichiers maintenez la touche «Ctrl» enfoncée et sélectionnez vos fichiers ARHGOS accepte tout type de format et des poids importants La Gestion documentaire d ARHGOS permet une recherche simple des documents officiels des autorisations. Il est donc fortement conseillé d ajouter les arrêtés et autres pièces réglementaires aux emplacements dédiés à savoir : - PV de visite : dans les PJ de la visite - Arrêté de création : à partir de l onglet événement «Création» - Décision liée à un événement : depuis l événement en question - Tout autre document : à partir de l onglet PJ de l autorisation concernée 2) Le document sera téléchargé dans l onglet «pièces jointes» avec un Type du nom de l événement à partir duquel le document a été téléchargé. «Création», «Renouvellement tacite» Conseil : Pensez à nommer de manière signifiante vos documents pour en faciliter la consultation Onglet «Pièces-jointes» 1) Sélectionner le ou les fichier(s) à télécharger après avoir cliquer sur 2) Les documents téléchargés à partir des visites seront ajoutés à chaque onglet «Pièces jointes» des autorisations visitées

57 Spécificités d autorisations Ajout d une antenne à un lactarium Ajout d un secteur psychiatrique Déclaration MEO Chirurgie esthétique

58 58 AJOUT D UNE ANTENNE Lactariums A PARTIR D OU AJOUTER UNE ANTENNE? Ecran de détail d une autorisation de lactarium, sous-onglet «Antennes» Moteur de recherche permettant de trier les ET appartenant à l EJ du site principal de lactarium Le lactarium a la possibilité de disposer soit d un unique site principal, soit d'un site principal et d'une ou plusieurs antennes pouvant être situées en dehors de la région du site principal. Ces antennes ont une mission de collecte, de conservation avant envoi au site principal, et éventuellement de distribution du lait maternel si l'antenne possède une activité de périnatalité. Une convention passée entre l'établissement de santé siège du lactarium et les établissements de santé où sont situées les antennes règle leurs conditions d'implantation au sein de ces derniers Date à partir de laquelle le site à principal a signé un conventionnement avec son site antenne

59 59 AJOUT D UN SECTEUR PSYCHIATRIQUE A PARTIR D OU AJOUTER UNE ANTENNE? Ecran de détail d une autorisation de psychiatrie, sous-onglet «Secteur de psy» La sectorisation psychiatrique correspond à l organisation administrative relative à la maladie mentale et à la répartition des structures de soins de santé mentale. Chaque établissement autorisé en psychiatrie et participant à la lutte contre les maladies mentales est responsable de celle-ci dans les secteurs psychiatriques qui lui sont rattachés. Il existe plusieurs secteur «adulte de + 16 ans» et «infanto-juvénile». Pour chaque territoire de santé, le directeur général de l'agence régionale de santé (ARS) désigne, après avis du préfet, un ou plusieurs établissements accueillant ces patients

60 DECLARATION MEO et VISITE Chirurgie Esthétique A PARTIR D OU CRÉER UNE VISITE? Ecran de recherche et de résultats Ecran de détails d une autorisation, sous-onglet «Visites» PROCESSUS DE VISITE Onglet «Détails» d un visite 1) Saisir le n FINESS ET ou Raison Sociale de l Entité Géographique d implantation 2) Saisir la date de la visite (optionnellement le nom du visiteur) La déclaration de mise en œuvre d une activité de chirurgie esthétique correspond à la date de visite de conformité, Le PV de visite est à ajouter aux pièces jointes 1) L Entité Juridique se complète automatiquement d après l établissement d implantation sélectionné 2) En cas de création de visite à partir d une autorisation, l ET est déjà saisi ainsi que l autorisation 3) Date de visite de conformité = Date de première MEO 3) Par défaut la visite est de conformité, en cas de visite de contrôle, cochez la case Onglet «Autorisations» 3) Ajouter des autorisations Cliquer sur enregistrer 60

61 Administration Gestion des utilisateurs

62 62 GESTION DES UTILISATEURS A PARTIR D OU GERER LES UTILISATEURS? Onglet «administration», sous-onglet «Utilisateur» PROCESSUS DE DECLARATION Onglet «Utilisateur» 1) Cliquer sur 2) Saisir toutes les informations demandées. Conseil de création d identifiant : arigaud pour Ambre RIGAUD Conseil de création de mot de passe : aucune contrainte, le mot de passe pour être modifié par l utilisateur directement 3) Sélection des permissions Administrateur régional : Accès à l onglet Administration en écriture Consultations Activités de soins & : Accès à l onglet Activités de soins & en lecture uniquement Gestionnaire Activités soins : Accès à l onglet Activités de soins & en écriture et accès au visite de conformité en lecture Gestionnaire Visite Activités soins : Accès à l onglet Activités de soins & en lecture et accès au visite de conformité en écriture Consultation Visite Activités soins : Accès au visite de conformité des AS & en lecture Consultation Visite Activités soins : Accès au visite de conformité des AS & en lecture Gestionnaire : Accès à l onglet Autres Activités en écriture et accès au visite de conformité en lecture Gestionnaire Visite : Accès à l onglet en lecture et accès au visite de conformité en écriture Consultations : Accès à l onglet Autres Activités en lecture uniquement Tableau de bord : accès au requête des tableaux de bord Structures de soins : accès aux requêtes sur les structures de soins