Fiche pratique e.magnus Service assistance progiciels Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 2017

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1 Fiche pratique e.magnus Service assistance progiciels Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 2017 Logiciel : e.magnus gestion financière février 17 SOMMAIRE 1 Création de la délibération budgétaire Compléter la fiche du BP Onglet synthèse Etat Préparatoire Export vers un tableur Excel ou Calc Gestion des opérations Reprise des résultats Saisie déconcentrée du budget Enregistrez les inscriptions budgétaires Saisie des inscriptions réelles Saisie des inscriptions spécifiques (ordre ) Edition Totem Subventions Nouveauté Principe Saisir les montants 2017 pour les subventions existantes Saisie des nouvelles subventions versées Génération des inscriptions relatives aux subventions Génération automatique des mandats de subvention Impression de l annexe des subventions Dette Emprunt Annexes liées à la dette Immobilisations Suppression des montants à zéro Annexe complémentaire Emprunts garantis Etat du personnel Balance Vote Onglet Arrêté Onglet Signataires Edition Impression papier du BP Générer le BP dans un Fichier PDF Choix du numéro de page Dématérialisation du BP et des DM vers la préfecture Transfert budget dématérialisé vers la trésorerie Transfert Indigo vers la trésorerie Génération du fichier Indigo Mandatement des subventions Nouveauté Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 1 / 22

2 Important : Pour imprimer le BP 2017 vous devez avoir mis en service version de e.gf qui intégrera les nouvelles maquettes budgétaires. 1 Création de la délibération budgétaire Si vous avez enregistré l affectation du résultat depuis les opérations de fin d exercice sur N-1, ou si vous avez envoyé le fichier des restes à réalisé en trésorerie, la délibération budgétaire Budget Primitif a déjà été créée. Sinon pour créer cette délibération vous devez suivre la procédure suivante. Bureau Accueil -> Cadre Budget -> option Dossiers budgétaires Vérifiez que vous êtes dans le bon dossier-exercice (contexte de travail qui convient). Cliquez sur le bouton Fiche option En Création. 1.1 Compléter la fiche du BP Sélectionnez l étape puis complétez la désignation. Cochez la case prise en compte de l analytique si vous gérez ce budget avec des services. Décochez la case Prise en compte de la nomenclature des marchés publics. Sélectionnez inscriptions budgétaires. Cochez Exercice N-1 Sélectionnez BP Cochez Récupération automatique des RAR. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Important: Au moment de la création de l'étape, ne cochez pas la case «voté», elle empêche la saisie des inscriptions budgétaires. Le vote de l étape intervient après la saisie des prévisions. 1.2 Onglet synthèse Cet onglet récapitule l ensemble des montants budgétisés, vous pourrez y revenir pour vérifier l'équilibre budgétaire de la délibération. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 2 / 22

3 2 Etat Préparatoire Bureau Accueil -> Cadre Budget -> option Inscriptions budgétaires La première étape de l assistant permet d imprimer un état qui permet de préparer le budget. Si vous souhaitez une édition personnalisée sélectionnez les colonnes à afficher. Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer l impression de l état préparatoire. Choisissez l impression qui vous convient entre l Edition liste (plus personnalisée) ou les différentes vues préparatoires proposées. Par exemple si votre collectivité vote le budget avec opération, vous pouvez choisir une présentation par compte pour la section de fonctionnement et une présentation par opération et compte pour la section d investissement. Notez : Il est possible d éditer un document préparatoire avec les montants de l étape vides en cochant la case «Document préparatoire (montants de l étape vide). 2.1 Export vers un tableur Excel ou Calc Plusieurs solutions sont possibles pour exporter ces états vers un tableur, choisissez celle qui convient le mieux à vos besoins. 1. Depuis un aperçu avant impression de l état préparatoire, voir ci-dessous paragraphes Depuis l écran d impression de l état préparatoire, voir ci-dessous paragraphes L option saisie déconcentrée du budget décrite au paragraphe 5 permet de saisir les prévisions directement sous Excel Depuis un aperçu avant impression Affichez un aperçu avant impression de l état que vous souhaitez exporter sous Excel Cliquez sur le bouton Exporter l état. Sélectionnez comme format MS Excel (données uniquement) ou MS Excel et comme destination Fichier disque puis cliquez sur le bouton OK. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 3 / 22

4 Cliquez sur le bouton OK pour valider les options de mise en forme, après avoir sélectionné celles qui vous conviennent. Sélectionnez le dossier de destination, donnez un nom au fichier puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider vos choix. Vous pouvez ensuite ouvrir le fichier créé par le logiciel avec un tableur pour le retravailler Depuis l écran d impression Sélectionnez Fichier de données dans destination. Saisissez le nom du fichier. Sélectionnez CSV avec ligne d entête de colonnes dans la zone Format du fichier. Vérifiez au besoin modifiez le répertoire de destination. Sélectionnez l état à exporter. Cliquez sur le Bouton imprimer. Le logiciel génère un fichier au format csv dans le répertoire de destination ce fichier peut être ouvert avec un tableur. Vous pouvez travailler à partir de ce fichier pour préparer vos prévisions. Notez que pour préparer le budget vous pouvez aussi utiliser les éditions du comparatif que vous pouvez exporter vers un tableur de la même manière. 3 Gestion des opérations Avant de saisir le budget, vous devez enregistrer un exercice de fin sur les opérations d investissement qui se terminent et créer les nouvelles opérations. Bureau Organisation -> Cadre Imputations -> option Opérations Enregistrer la fin d une opération Pour enregistrer la fin d une opération, vous devez compléter la zone exercice de fin. Cliquez sur le bouton Enregistrez après avoir saisi cette date. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 4 / 22

5 3.1.2 Création d une nouvelle opération : Saisissez le code interne, pour les opérations cochée «pour vote» : code interne = code perception. Saisissez le libellé. Saisissez l Exercice de début. Enregistrez le type d opération : Sur les budgets avec les opérations présentées «pour vote» vous devez cocher la case Règlementaire et renseigner le code perception. Sur les budgets avec les opérations présentées «pour information» vous devez cocher la case Pour Information. Cliquez sur le bouton Enregistrez. 4 Reprise des résultats Pour que les prévisions sur les articles : 001, 002 et 1068 soit générées automatiquement, vous devez avoir enregistré la reprise des résultats. Elle se renseigne et s imprime à partir de l assistant de fin d exercice N-1, pour avoir le détail de cette procédure, reportez-vous à la fiche consacrée aux opérations de fin d année. 5 Saisie déconcentrée du budget Lors de la préparation budgétaire, la saisie des demandes de crédits peut être déconcentrée : les services inscrivent leurs demandes de crédits dans des classeurs Excel qui leur ont été fournis par le service comptable. Depuis le logiciel de gestion financière, le service comptabilité exporte vers un fichier Excel les demandes de crédit. Ces fichiers Excel sont fournis aux différents services de la collectivité qui les complètent. Les données de ces classeurs Excel sont ensuite importées dans le logiciel de Gestion Financière. Si vous souhaitez utiliser cette option, pour avoir le détail de cette procédure, reportez-vous à la fiche consacrée à la saisie déconcentrée du budget. 6 Enregistrez les inscriptions budgétaires Important : Pour générer automatiquement les prévisions liées à la dette, aux amortissements d immobilisations et aux subventions voir les paragraphes 7, 8 et 9 de ce document. 6.1 Saisie des inscriptions réelles Bureau Accueil -> Cadre Budget -> option Inscriptions budgétaires Vérifiez que vous êtes dans le bon dossier-exercice (contexte de travail qui convient). Dans la zone de liste Délibération sélectionnez BP. Cliquez sur le lien Saisie des inscriptions budgétaires. Saisissez le montant dans la colonne «Proposé». Quand vous avez terminé la saisie cliquez sur le bouton Enregistrer. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 5 / 22

6 Notez que : La colonne «Voté» de la liste sera alimentée automatiquement quand vous enregistrerez le vote du budget (dernière étape du cycle budgétaire). La colonne «Report» sera alimentée automatiquement si vous avez coché Récupération automatique des RAR. Si elle n est pas alimentée, vous pouvez le faire soit automatiquement en Cliquant sur le bouton Initialiser option Initialiser les reports, soit en les saisissant dans la colonne «Report». Pour ajouter une inscription budgétaire sur un nouveau compte, vous devez vous placer sur une ligne précéder d un plus, vous devrez ensuite sélectionner le sens avant de pouvoir sélectionner le compte. Au fond du tableau deux lignes «Total dépenses» et «Total recettes» permettent de suivre l évolution de la saisie. Dans la partie haute de l écran, il est possible de sélectionner une section cela permet de suivre l équilibre de cette section pour les écritures réelles. Pour supprimer une prévision saisie par erreur sélectionnez la ligne que vous souhaitez supprimer en cliquant sur la flèche bleue puis cliquer sur le bouton Supprimer. Si vous commencez à saisir par erreur une ligne, pour la supprimer faites un clic droit sur cette ligne et sélectionnez Annuler l ajout. 6.2 Saisie des inscriptions spécifiques (ordre ) Pour saisir les prévisions budgétaires d ordre, vous devez utiliser un assistant, ces écritures apparaitront en gras dans la liste des inscriptions budgétaires. Bureau Accueil -> Cadre Budget -> option Inscriptions budgétaires Vérifiez que vous êtes dans le bon dossier-exercice (contexte de travail qui convient). Dans la zone de liste Délibération sélectionnez BP. Cliquez sur le lien Saisie des inscriptions budgétaires spécifique. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 6 / 22

7 Le logiciel affiche un assistant qui va vous permettre de saisir ces prévisions budgétaires. Notez que suite à l ouverture du cadre budgétaire, une prévision budgétaire à 0 est généré pour les écritures d ordre qui apparaissaient au budget n-1, en double-cliquant sur une ligne de prévision d ordre l assistant se lancera automatiquement. 7 Edition Totem Un bouton Editions TOTEM a été ajouté sur tous les écrans de saisie des annexes budgétaires pour l'édition du budget (BP, BS et DM) et l'édition du Compte administratif. Ce bouton permet de visualiser chaque annexe (sous la forme d'un PDF) selon la présentation réglementaire de TotEM. Rappel : TotEM est une application de la DGCL, ses outils de contrôle, de visualisation et de scellement de TotEM ont été intégrés dans le logiciel de gestion financière. Les maquettes budgétaires utilisées par TotEM sont celles fournies par la DGCL. Elles sont donc complètement indépendantes de Berger-Levrault. 8 Subventions Nouveauté Principe Un nouveau module sur la gestion des subventions versées a été ajouté. Celui-ci permet : D'enregistrer les informations relatives aux subventions versées. De générer les engagements et les mandats liés aux échéances de ces subventions. 8.2 Saisir les montants 2017 pour les subventions existantes Le logiciel a récupéré les subventions que vous aviez enregistrées sur le budget 2016, vous pouvez saisir les prévisions 2017 qui apparaitront sur l annexe du BP Bureau Modules complémentaires > Bloc Engagements donnés > Option Engagements donnés. Dans la zone exercice saisissez Appuyer sur la touche tabulation du clavier pour rafraichir la liste et afficher les subventions saisies en Double-cliquez sur la ligne pour ouvrir la fiche d une subvention que vous souhaitez modifier. Cliquez sur l onglet Caractéristique. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 7 / 22

8 Contrôlez la date de fin de subvention, si une année antérieure à 2017 est saisie supprimez cette date ou corrigez-la pour pouvoir enregistrer une somme pour Cliquez sur l onglet Echéancier. Cliquez sur la ligne précédée d un plus. Saisissez l exercice 2017, le montant de la participation, la périodicité de traitement et si nécessaire la date du 1 er paiement. Contrôlez le montant total de l échéancier. Cliquez sur le bouton Enregistrer. 8.3 Saisie des nouvelles subventions versées Cette nouvelle fonctionnalité du logiciel permet d'enregistrer les informations relatives à un engagement donné de type subvention. Bureau Modules complémentaires > Bloc Engagements donnés > Option Engagements donnés. A partir de la liste des engagements donnés, cliquez sur le bouton Fiche / En création / Subvention. Indiquez un N du contrat afin d'identifier la subvention versée. Attribuez impérativement un objet propre à chaque subvention par exemple «subvention annuelle association XXXX». Notez qu un même objet ne doit pas être attribué à plusieurs subventions. Sélectionnez le budget auquel est rattachée la subvention. Sélectionnez l'organisme bénéficiaire (Tiers) de la subvention Onglet Caractéristiques Dans la zone Nature de la subvention, précisez s'il s'agit d'une Subvention en numéraire ou d'une Subvention en nature. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 8 / 22

9 Par défaut, l'organisme bénéficiaire est considéré comme privé. S'il est public, sélectionnez Non au lieu de Oui. Renseignez obligatoirement l'exercice de début Si vous le connaissez, renseignez l'exercice de fin de la période sur laquelle court la subvention. La zone Observations vous permet d'ajouter un complément d'information sur la subvention. Par défaut, le logiciel considère que le paiement des échéances s'effectue par mandatement : Si c'est le cas, sélectionnez le RIB qui convient. Si ce n'est pas le cas (le paiement s'effectue par prélèvement d'office), cochez la case Prélèvement d'office (le RIB n'est alors pas nécessaire). Le cadre Mode de paiement n'apparaît que si la nature de la subvention est Subvention en numéraire Onglet Echéancier. Cet onglet n'est accessible que si la nature de la subvention est Subvention en numéraire. Saisissez l exercice. Le montant dans la zone Montant de la participation ; La périodicité du versement, sélectionnez annuelle quand la subvention est versée en une seule fois. La date du premier versement si vous la connaissez. Au niveau du tableau Echelonnement des paiements, la colonne Attaché précise si l'association entre l'échéance et un mouvement comptable est effectuée : Indicateur Vert l échéance est reliée à une écriture comptable (échéance réalisée). Indicateur Rouge, l échéance n est pas reliée à une écriture comptable Onglet Imputations. Cet onglet n'est accessible que si la nature de la subvention est Subvention en numéraire. Renseignez les différentes imputations nécessaires pour la génération des mouvements comptables. Les imputations demandées varient en fonction du paramétrage de votre dossier-exercice (gestion ou non des fonctions, des sections d'imputation...). Cliquez sur le bouton Enregistrer quand la saisie est terminée. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 9 / 22

10 8.4 Génération des inscriptions relatives aux subventions Cadre Budget -> Option Inscriptions budgétaire -> Etape Subventions -> Sous-étape Subventions. Cochez la case pour sélectionner les subventions pour lesquelles vous voulez générer une inscription budgétaire. Cliquez sur le bouton Opération Générer les inscriptions budgétaires. Cliquez sur le bouton Enregistrer sur l écran qui présente le détail des inscrptions à générer. Dans la liste des subventions, toutes les subventions pour lesquelles une inscription budgétaire a été générée, s affichent avec une pastille verte dans la colonne IB. Dans la colonne ib, ce symbole est: Vert quand la ou les Inscriptions Budgétaires, correspondant à la ligne, ont été générées. Rouge quand la ou les Inscriptions Budgétaires, correspondant à la ligne, n'ont pas encore été générées (elles doivent donc être générées). Gris quand n'y a pas d'inscriptions Budgétaires à générer s il n y a pas de montant de subvention pour l année du BP. Orange quand la ou les Inscriptions Budgétaires, correspondant à la ligne, sont à générer à nouveau par exemple si le montant de la subvention sur l année du BP a été modifié après génération des prévisions. Retrouvez les montants prévus dans la saisi des inscriptions budgétaires. 8.5 Génération automatique des mandats de subvention Après l enregistrement du vote du budget dans le logiciel, il sera possible de générer automatiquement les mandats ou les engagements à partir des montants de subventions budgétisés (voir paragraphe 18 à la fin du document) 8.6 Impression de l annexe des subventions Cadre Budget -> Option Inscriptions budgétaire -> Etape Subventions -> Sous-étape Subventions. Cliquez sur le bouton Imprimer pour afficher et contrôler l annexe réglementaire du BP Liste des concours attribués à des tiers en nature ou en subventions. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 10 / 22

11 9 Dette Si vous ne l avez pas fait depuis le début de l exercice, avant de générer les inscriptions budgétaires concernant la dette, vérifiez le tableau d amortissement sur les fiches des emprunts. Bureau Accueil -> Cadre Modules complémentaires -> cadre Emprunts. Rappel : Ne modifiez jamais directement le tableau d amortissement dans la fiche de l emprunt, utilisez les options du bouton opération disponible sur la liste des emprunts. 9.1 Emprunt Cadre Budget -> Option Inscriptions budgétaire -> Etape Dette -> Sous-étape Emprunts a) Contexte Initialisation des annexes de la dette Depuis quelques années des informations qui ne figurent pas dans les logiciels devront apparaître sur les annexes de dette. Par conséquent, il va être nécessaire : D initialiser des données afin de récupérer les informations existantes dans le logiciel, De contrôler et de renseigner manuellement les informations manquantes. Pour information : A l arrivée sur cet écran un message vous alerte tant que l initialisation n a pas été réalisée. b) Initialisation des données existantes Cliquer sur le bouton initialiser afin de pré-renseigner une partie des caractéristiques des emprunts avec les informations qui existent déjà sur la fiche des emprunts d une part et sur l étape budgétaire précédente d autre part. Cliquez sur le bouton OUI pour valider le traitement. Attention : L initialisation effacera l ensemble des données déjà saisie si ce n est pas la première fois que vous lancez cette manipulation. c) Contrôler et renseigner les informations manquantes Sélectionnez dans la liste un emprunt et cliquer sur le bouton Fiche -> Option en modification Contrôlez et au besoin modifiez ou complétez les différentes zones nécessaires à l édition des annexes de dette. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 11 / 22

12 9.1.2 Colonne Evènement A utiliser si nécessaire au cas par cas: Au niveau des états de la dette, le tableau d'amortissement pris en compte est celui associé à l'évènement le plus proche de la date de vote. Pour présenter les informations associées au dernier évènement (informations figurant sur le tableau d'amortissement de la fiche emprunt), une colonne Evènement a été ajoutée en 2016 sur l'écran de préparation de l'annexe de la dette (édition du budget et édition du Compte Administratif). La liste déroulante propose tous les évènements qui impactent le tableau des emprunts. Exemple : Une révision de taux s'applique à la première échéance 2017 et est connue en La date de vote du budget est antérieure à cette première échéance. La colonne Evènement vous permet alors de prendre en compte l'évènement "2017 Révision de taux" Génération des inscriptions budgétaires de dette Cet écran présente la liste des emprunts liés au budget sur lequel on travaille. Il permet d alimenter automatiquement les annexes budgétaires de la dette et de générer les prévisions sur le budget. Cochez la case Sélectionner pour générer pour sélectionner tous les emprunts réels et simulés qui doivent apparaître au niveau des prévisions budgétaires et des annexes sur le BP. Cliquez sur le bouton Opérations option Générer les inscriptions budgétaires-annuité. Contrôlez la liste des inscriptions budgétaires qui vont être créées. En général une ligne par emprunt pour le capital au 1641 et une ligne pour les intérêts au Sélectionnez le mode d arrondi à l euro supérieur. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour générer les prévisions. De retour sur le premier écran vous remarquerez qu une pastille verte dans la colonne IB signale que les inscriptions budgétaires liées à chaque emprunt ont été générées. Revenez sur l écran de saisie des inscriptions budgétaires les lignes générées depuis la dette apparaissent en gras et en italique, elles ne sont pas directement modifiables sur cet écran. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 12 / 22

13 Notez que pour les emprunts qui seront souscrits sur le nouvel exercice vous pouvez soit les créer en emprunts simulés et utiliser cet assistant pour générer les prévisions, soit créer une seconde prévision sur les comptes 1641 et dans la saisie des inscriptions budgétaires. A l impression du budget les montants se cumuleront sur une seule ligne Enregistrer les prévisions liées aux ICNE Sur les budgets sur lesquels sont gérées les ICNE, cet écran présente la liste des emprunts liés au budget sur lequel on travaille, il permet de générer les écritures prévisionnelles liées aux ICNE sur le budget. Cochez la case Sélectionner pour générer pour sélectionner tous les emprunts réels et simulés qui doivent apparaître au niveau des prévisions budgétaires et des annexes sur le BP. Cliquez sur le bouton Opérations option Générer les inscriptions budgétaires - ICNE. Sur l écran suivant, le logiciel affiche une liste des inscriptions budgétaires qui vont être créées. Contrôlez cette liste. Notez que pour la saisie du budget dans le logiciel le compte a été divisé en deux sous comptes Montant des ICNE de l'exercice Montant des ICNE de l exercice N -1 Sélectionnez le mode d arrondi à l euro supérieur. Cliquez sur le bouton Enregistrer. De retour sur le premier écran vous remarquerez qu une pastille verte s affiche dans la colonne IB ICNE signale que les inscriptions budgétaires liées aux ICNE ont été générées Edition des annexes liées à la dette En cliquant sur le bouton imprimante vous pouvez imprimer ou visualiser les annexes liées à la dette pour les contrôler. Si vous détectez des anomalies, il faudra les corriger les informations ou les montants directement les fiches emprunts dans le module dette : Bureau Accueil -> Cadre Module complémentaire -> option Emprunts. Rappel : Ne modifiez jamais directement le tableau d amortissement dans la fiche de l emprunt, utilisez les options du bouton opération disponible sur la liste des emprunts. 9.2 Annexes liées à la dette Les liens autres dettes, instrument de couverture de la dette et crédits de trésorerie permettent d alimenter des annexes liées à la dette prévues sur la maquette officielle du BP. Compléter ces écrans si nécessaire. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 13 / 22

14 10 Immobilisations. Cet écran permet de générer les inscriptions budgétaires concernant les amortissements. Cochez la case Sélectionner pour générer pour sélectionner tous les biens, pour lesquels vous aurez à passer des prévisions liées aux amortissements sur le budget que vous préparez. Cliquez sur le bouton Opérations / Générer les inscriptions budgétaires pour que le logiciel enregistre les inscriptions budgétaires liées aux amortissements. Sur l écran suivant, le logiciel affiche une liste des inscriptions budgétaires qui vont être générées. Contrôlez cette liste. Sélectionnez le mode d arrondi à l euro supérieur. Cliquez sur le bouton Enregistrer. De retour sur le premier écran vous remarquerez qu une pastille verte dans la colonne IB signale que les inscriptions budgétaires liées à la ligne ont été générées. Revenez sur l écran de saisie des inscriptions budgétaires pour contrôler les lignes générées, elles apparaissent en gras et en italique, elles ne sont pas modifiables sur cet écran mais seulement sur la ligne immobilisations. Notez que les prévisions relatives aux subventions liées aux immobilisations sont aussi enregistrées automatiquement grâce à cet assistant. 11 Suppression des montants à zéro Quand la saisie des inscriptions budgétaires est terminée, vous devez supprimer les lignes qui sont à zéro. Pour cela : Bureau Accueil -> Cadre Budget -> option Inscriptions budgétaires Vérifiez que vous êtes dans le bon dossier-exercice (contexte de travail qui convient). Dans la zone de liste Délibération sélectionnez BP que vous souhaitez saisir. Cliquez sur le lien Saisie des inscriptions budgétaires. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 14 / 22

15 Cliquez sur le bouton Epurer option Suppression des IB à zéro. Attention cette suppression est irréversible, on ne peut pas régénérer les lignes à zéro après la génération des reports ou le début de la saisie des inscriptions budgétaires. 12 Annexe complémentaire. Sous ce titre, il est possible de compléter les annexes autres que celles liées aux immobilisations et à la dette. Complétez les annexes qui concernent le budget sur lequel vous travaillez Emprunts garantis Si votre collectivité est concernée par les emprunts garantis, depuis 2015 vous devez attribuer une typologie aux engagements donnés (emprunts garantis), pour contrôler les informations saisies, pour préparer le BP, vous devez suivre la procédure suivante : bureau Module complémentaire, bloc Engagements donnés, option Engagements donnés. Ouvrez en modification la fiche d un engagement donné (double clic sur la ligne). Complétez les zones Type d indice et Type de structure. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Complétez ces zones pour chaque engagement donné enregistré dans le logiciel Etat du personnel Génération dans e.paie Il est maintenant possible d'éditer ou de transférer en comptabilité les informations relatives aux agents non titulaires occupant un emploi permanent ou non. Lancez le logiciel e.paie bureau Accueil, bloc Agent, option Edition et transfert de l'état du personnel. Vérifiez que le Budget primitif et l année sont sélectionnés correctement. Cliquez sur le bouton Générer en comptabilité, pour transférer cette annexe en comptabilité. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 15 / 22

16 Cliquez sur le bouton Valider après avoir sélectionné le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier d échange contenant l annexe. Pour contrôle : Cliquez sur le bouton Imprimer pour une édition de contrôle du contenu de cette annexe pour les agents titulaires et non titulaires Intégration dans e.gf Lancez le logiciel e.gestion financière. Bureau Accueil -> Bloc Budget -> Option Inscription budgétaire -> Etape Annexes complémentaires -> sous-étape Etat du personnel. Cliquez sur le bouton Importer. Sélectionnez le dossier dans lequel vous avez enregistré le fichier d échange dans le logiciel e.paie. Cliquez sur le bouton Importer pour récupérer les annexes exportées depuis le logiciel e.paie. Vous devez vérifier les effectifs importés sur les deux onglets de l annexe : Dans l'onglet Personnel titulaires, vérifiez et au besoin, complétez ou corrigez les informations importées. Notez que sur cet onglet, il est nécessaire de distinguer les effectifs budgétaires à temps complet les effectifs budgétaires à temps non complet Dans l'onglet Agents non titulaires, vérifiez et au besoin, complétez ou corrigez les informations importées. 13 Balance Pour voir la balance du budget. Bureau Accueil -> Cadre Budget -> option Dossiers budgétaires. Sélectionnez le Dossier budgétaire puis cliquez sur le bouton Fiche pour l ouvrir. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 16 / 22

17 Placez-vous sur l onglet synthèse de la fiche de la délibération budgétaire Notez qu il est possible d accéder à cette fiche quand vous êtes sur l écran de saisie des inscriptions budgétaires en utilisant le bouton Navigation option Délibération. 14 Vote Cliquez sur le lien Vote Cet écran permet de: 1. Recopier les montants de la colonne "Proposé" dans la colonne "Voté" 2. D'indiquer que la délibération budgétaire est votée 3. De renseigner les informations qui apparaitront sur la page arrêté signatures. Cochez Obligatoirement les cases Transférer les propositions dans la colonne Vote. Voter l étape. Complétez la date de vote Onglet Arrêté Complétez les dates et les informations nécessaires à l édition de la page arrêté et signature Onglet Signataires Dans l onglet Signataire saisissez les différents signataires. Le bouton Initialiser permet de récupérer des membres déjà renseignés dans une étape votée précédemment. Saisissez les changements d élus. Utiliser ces boutons pour changer l ordre d apparition des élus dans la liste. Cliquez sur le bouton Enregistrer quand toutes les informations ont été saisies. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 17 / 22

18 15 Edition. Cliquez sur le lien Editions réglementaires pour afficher l écran qui permet de lancer l édition du BP. 1.2 Impression papier du BP Dans la zone Destination, pour imprimer le document sur l imprimante par défaut connecté à votre ordinateur choisissez Imprimante. Cochez les cases devant toutes les pages que vous souhaitez éditer. Important : Les pages non cochées seront notées sans objet dans le sommaire. Pour avoir une numérotation des pages correctes, les cases devant la première ligne et devant pas page sommaire doivent obligatoirement être cochées. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 18 / 22

19 15.1 Générer le BP dans un Fichier PDF Si vous dématérialisez le BP utilisez la procédure de génération d un fichier pdf du BP décrite dans la fiche : «Dématérialisation documents budgétaires et CA». Si vous ne dématérialisez pas le BP pour générer un fichier pdf du BP que vous pourrez transmettre de manière dématérialisée suivez la procédure ci-dessous : Sélectionnez imprimante PDF dans la zone Destination. Par défaut ce fichier sera enregistré dans le dossier «Mes éditions e.magnus» situé dans le dossier «Mes Documents», ce chemin peut être modifié, même chose pour le nom du fichier (voir ci-dessous). Cochez obligatoirement la case à cocher sur la première ligne, pour générer tout le BP dans un seul fichier pdf. Sélectionner les pages à imprimer. Cliquez sur le bouton Imprimer pour générer le fichier. Notez que : dans la zone Nom de fichier, vous pouvez modifier le nom du fichier pdf qui sera généré Choix du numéro de page Si vous devez imprimer seulement certaines pages du BP, vous pouvez choisir le numéro de page. Sélectionner la page à imprimer, où les pages si elles se suivent. Sélectionnez Imprimante dans la zone destination. Saisir le numéro de page. Pour avoir accès à cette zone vous devez : Décocher obligatoirement la première ligne Sélectionner la page que vous souhaitez rééditer. Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 19 / 22

20 16 Dématérialisation du BP et des DM vers la préfecture La dématérialisation des documents budgétaires vers la préfecture concerne seulement les collectivités qui dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité. La transmission du BP 2017 dématérialisé vers la préfecture est obligatoire pour toutes les collectivités qui dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité. Les autres collectivités, devront fournir à la préfecture le BP au format papier. La procédure de dématérialisation est décrite dans la fiche : «Dématérialisation documents budgétaires et CA». Important transmission décisions modificatives: la transmission des DM 2017 dématérialisé vers la préfecture sera obligatoire pour toutes les collectivités qui dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité et qui auront fourni le BP 2017 dématérialisé à la préfecture. 17 Transfert budget dématérialisé vers la trésorerie La transmission d un budget dématérialisé vers la trésorerie peut concerner toutes les collectivités, elle se fait en accord avec le trésorier. Dans ce cas cette transmission remplace la transmission Indigo décrite ci-dessous. Notez que En cas de transmission d un budget dématérialisé à la trésorerie, les délibérations ou autres pièces qui accompagnent le budget lui seront envoyées au format papier. Toute la procédure est décrite dans la fiche : «Dématérialisation documents budgétaires et CA». 18 Transfert Indigo vers la trésorerie En 2017 si la trésorerie ne souhaite pas recevoir le budget dématérialisé, vous devez alors le transmettre comme avant, sous forme d un fichier indigo Génération du fichier Indigo Bureau Accueil -> Cadre Budget -> option Inscriptions budgétaires Vérifiez que vous êtes dans le bon dossier-exercice (contexte de travail qui convient). Dans la zone de liste Délibération sélectionnez le BP. Cliquez sur le lien Transfert > Trésorerie. Le logiciel lance un assistant Génération du fichier Dans le cadre prévision budgétaire à transférer cochez l option correspondant à ce que vous devez transférer : Nouvelles prévisions si vous aviez déjà transmis les reports en trésorerie. Toutes les prévisions si vous n avez encore pas transmis de fichier en trésorerie. Cliquez sur le bouton Générer le fichier de liaison pour lancer le transfert. Cliquez sur Ok pour valider le message signalant que le fichier s est généré avec succés. Cliquez sur le bouton Suivante pour passer à la seconde étape Contrôle et envoi du fichier de liaison Cliquez sur le bouton Visualiser le fichier de liaison, pour contrôler le fichier généré. Cliquez sur le bouton Maintenant pour envoyer le fichier. Cliquez sur le bouton Terminer pour envoyer le fichier. Important : pour l envoi du fichier budget au format Indigo sur le portail dgfip, vous devez utiliser les anciens codes Indigo. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 20 / 22

21 19 Mandatement des subventions Nouveauté 2017 Un assistant du logiciel vous permet de générer les engagements ou les mandats liés aux échéances des subventions versées. Le mandatement peut se faire : Pour un budget donné ou pour tous les budgets de la collectivité ou de l'établissement ; Par organisme ou par échéance. Pour mandater les échéances, vous devez suivre la procédure ci-dessous. Bureau Modules complémentaires > Bloc Engagements donnés > Option Mandatement des échéances. Le logiciel lance l assistant de mandatement des échéances Choix des opérations Cette première étape vous permet de choisir le périmètre d'engagement ou mandatement des échéances. Indiquez obligatoirement sur quel exercice doivent être générés les mouvements. Sélectionnez le budget. Indiquez si vous souhaitez engager ou mandater les échéances des subventions versées. Dans le cas du mandatement, précisez si necessaire, la période à prendre en compte pour les échéances. Si vous n'indiquez rien comme date de début et fin de période, le logiciel prend alors en compte tout l'exercice (du 01/01 au 31/12). Indiquez le regroupement que vous souhaitez effectuer pour les mouvements : Mandat ou engagement par organisme. Mandat ou engagement par échéance. Si nécessaire, indiquez si vous souhaiter traiter : Tous les engagements donnés. Seulement ceux en prélèvement automatique. Seulement ceux sans prélèvement automatique Sélection des échéances Cette étape permet de sélectionner les échéances pour lesquelles des mouvements comptables doivent être générés. Cochez la case Sélection des échéances à retenir. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 21 / 22

22 Notez que : Les échéances non encore engagées ou mandatées sont automatiquement sélectionnées dans la liste Imputations Cette étape s affiche seulement si vous devez compléter les comptes, fonctions ou éléments analytiques lorsqu'ils ne sont pas présents ou de les corriger lorsqu'ils sont incorrects. Inscrivez la valeur corrigée dans la zone Remplacer la valeur par, pour chaque ligne d'exécution qui pose problème. Le logiciel indique le type d'information à modifier (compte ou fonction ou élément analytique) et la valeur incorrecte qu'il faut modifier. La case Report des modifications sur les fiches des engagements donnés permet, si vous la cochez, de répercuter les nouvelles valeurs que vous venez d'indiquer sur la fiche de chaque engagement donné concerné. Lors du prochain mandatement, vous n'aurez donc pas à recorriger ces valeurs. Les modifications portant sur les éléments analytiques (liés à des clés analytiques) ne peuvent être reportées automatiquement sur les clés analytiques. Si vous ne souhaitez pas recorriger les valeurs des éléments analytiques lors du prochain mandatement, vous devez effectuer les modifications directement sur les clés analytiques concernées (Bureau Organisation bloc Analytique option Clés analytiques) Complément des liquidations Complétez, si besoin, les informations nécessaires à la création des liquidations : objet ; adresse ; pièces justificatives Références en trésorerie Cette étape n'apparaît que dans le cas où les échéances sont prélevées d'office. La liste affiche les échéances liées à des subventions pour lesquelles la case Prélèvement d'office a été cochée. Pour chaque ligne, précisez la référence en trésorerie Récapitulatif Cette étape affiche la liste des mouvements comptables qui vont être générés. Vérifiez les mouvements comptables. Cliquez sur le bouton Terminer pour générer les mandats ou les engagements. Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 22 / 22