my e-sesame L ERP de l Afrique Emergente

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1 my e-sesame L ERP de l Afrique Emergente

2 n Dans la quête de la performance et la maitrise de l information, les entreprises Africaines ont expérimenté avec des fortunes diverses des solutions logicielles pensées pour des environnements et des cas d utilisation en décalage avec leurs besoins et leurs contraintes d exploitation : coûts de mise en œuvre prohibitifs, coûts de maintenance très élevés, couverture fonctionnelle relative, possibilités de personnalisation limitées, Destinée aux entreprises africaines qui attendent de leur solution de gestion performance, adaptabilité et modularité, my e-sesame s articule autour d un cœur Gestion Comptable & Financière, Gestion des Ressources Humaines et Gestion Commerciale. En plus de ces trois domaines métiers, my e-sesame offre un ensemble de fonctions et outils indispensables à la mise en œuvre de la stratégie de l entreprise : Immobilisations, Comptabilité matière, Paie, CRM, Business Intelligence. Avec son architecture entièrement modulaire, le portail my e-sesame bénéficie des toutes les dernières innovations technologiques, elle peut être déployée en mode SAAS (software as a service), ou SAP (en local dans votre serveur). Véritable application web, my e-sesame est accessible à travers votre navigateur et est également disponible dans plusieurs bases de données du marché : Oracle, SQL server, My Sql, my e-sesame fonctionne dans les environnements système Unix, Linux, Windows, AIX, Solaris, etc. my e-sesame c est avant tout : > Une couverture fonctionnelle riche > Un accès sécurisé pour garantir la confidentialité de vos données > Une interface utilisateur simple et conviviale > Un déploiement simplifié et rapide > Une architecture orientée services - SOA > Une consolidation en cascade > Un workflow accessible à tous les employés avec des espaces personnalisables > Une BI transversale > Un module de GED complet > Une base de réglementaires qui se charge en fonction des pays SOMMAIRE n GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 3 Gestion administrative Recrutement Formations 4-5 Mobilité et évolutions Emplois et compétences Temps et activités 6-7 n GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE Comptabilité générale et analytique Comptabilité auxiliaire 8-9 Gestion budgétaire n GESTION COMMERCIALE Achats Ventes Stocks et entrepôts n PAIE 14 n IMMOBILISATIONS 15 n COMPTABILITE MATIERE 16 n CRM 17 n BUSINESS INTELLIGENCE 18 n LES

3 n GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 2 3 n Face aux défis de la mondialisation, les entreprises sont aujourd hui confrontées à de nombreux enjeux stratégiques, qui ne pourront être relevés que si leur performance globale croit de façon significative. La performance globale repose sur quatre piliers essentiels : la rentabilité des investisse ments, la compétitivité, la productivité, et l employabilité du personnel en termes de savoir-faire et de compétences nouvelles acquises. Et pour interagir sur ces quatre piliers, afin d impacter la performance globale, la gestion des ressources humaines doit être placée au cœur de la stratégie des organisations. my e-sesame RH vous permet de doter votre entreprise d un système d information moderne, capable d optimiser la gestion du capital humain, de renforcer votre productivité et de réaliser des économies substantielles sur le plan opérationnel. Il couvre les domaines fonctionnels tels la gestion administrative, la gestion du recrutement jusqu à la mise en retraite, la gestion de la mobilité et des évolutions, la formation, la gestion des emplois et des compétences, la gestion du temps et des activités. La particularité de my e-sesame RH est d avoir été conçu et architecturé par les spécialistes et praticiens des ressources humaines. Notre objectif : en finir avec les logiciels de ressources humaines compliqués, laborieux à mettre en place et à utiliser, difficiles à adapter aux besoins propres de chaque organisation, et vous offrir la solution RH la plus simple du marché. Tous nos modules bénéficient d un reporting avancé : cartographie des compétences et progrès de chaque collaborateur, indicateurs RH (assiduité, évaluations, rémunérations, recrutement, dépenses etc.), rapports légaux et managériaux (bilan social...).

4 n GESTION DES RESSOURCES HUMAINES n Gestion administrative Les organisations de nos jours attendent des RH qu elles gèrent les aspects administratifs au quotidien tout en développant une vision stratégique, qu elles assurent le respect des règles législatives tout en améliorant le service offert et enfin qu elles jouent un rôle actif dans l alignement des stratégies RH avec celles de l entreprise. Pour répondre à ces enjeux spécifiques, my e-sesame gestion administrative offre une vue globale sur l organisation de l entreprise et sur son fonctionnement, de la gestion du patrimoine de l entreprise qui concoure à l exploitation quotidienne, jusqu à l état de santé général du personnel en passant par les avantages sociaux. my e-sesame gestion administrative permet notamment de : Gérer les données individuelles du personnel (état civil ) Définir l organigramme de l entreprise et les relations hiérarchiques ou transversales entre les différentes unités opérationnelles, Définir une structure organisationnelle avec un référentiel de postes et métiers ainsi que les avantages y afférents, Cartographier le patrimoine et les immobilisations de l entreprise et de planifier leur maintenance et leur suivi, Procéder à l affectation du patrimoine aux différents postes et fonctions (véhicule de fonction, logement, ordinateurs, imprimantes,...), Gérer et de planifier les visites médicales, Définir et gérer les avantages sociaux : assurance, prévoyance, mutuelle, retraite complémentaire...

5 4 5 l Gestion administrative l Recrutement l Formation n Gestion du recrutement La clé du succès des entreprises repose sur la gestion dynamique des recrutements, avec la possibilité d améliorer la diversité des sources de profils et des moyens de recrutement. my e-sesame recrutement vous permet de définir un plan de recrutement à court et moyen terme, intégrant les métiers et les familles de métiers, afin d améliorer la vision globale des compétences au sein de l entreprise. Ce module permet de gérer l ensemble du processus de recrutement : Recueil des besoins d emploi, analyse des besoins et définition des offres de postes à pourvoir, Gestion des offres d emploi, Gestion des entretiens de recrutement : élaboration des fiches d entretien, présélection des postulants, planification des évaluations, évaluation Gestion de la correspondance : envoi par par courrier du résultat des évaluations, Gestion des CV et candidathèque (portail self service), Gestion des stages Etats statistiques. n Gestion de la formation La formation au sein d une entreprise vise à valoriser et à développer le capital humain. Elle est source d amélioration de la productivité et de la compétitivité, parce qu elle permet aux organisations d aligner les compétences des employés à leurs objectifs stratégiques. Elle est source de motivation parce qu elle permet d acquérir des connaissances nouvelles, et d inscrire l employé dans un processus d évolution et de construction du plan de carrière. Le module formation de my e-sesame vous permet de traiter l ensemble les processus de gestion de la formation, d élaborer et de mettre en œuvre les plans, les catalogues, et les sessions de formations, en relation avec les objectifs de l entreprise et le budget de formation. Les principales fonctionnalités : Catalogues de stage Gestion des plans de formation Gestion des catalogues Gestion des stages : définition des thèmes, des objectifs, des charges directes et du prestataire, Gestion des sessions : inscriptions, planification des participants et des évaluateurs, évaluation, rapport de formation, L accès self-service des collaborateurs pour les inscriptions, le suivi du processus, l historique des formations suivies, leur évaluation, les sessions ouvertes,...

6 n GESTION DES RESSOURCES HUMAINES n Gestion de la mobilité et des évolutions Développer la profitabilité dans un environnement incertain est le principal objectif de toute entreprise. Pour y parvenir, les organisations doivent développer et valoriser le capital humain, en le gérant et en le mobilisant en cohérence avec leur stratégie. La différence de performance entre les organisations évoluant dans le même secteur résulte bien souvent des hommes qui la composent : les hommes avec leurs compétences, leur motivation, et leur enthousiasme. my e-sesame vous permet d optimiser le principal facteur de productivité qu est le capital humain, en mettant à votre disposition des outils qui permettent de mieux gérer toute forme de mobilités (fonctionnelles ou géographiques) au sein de l entreprise. La gestion de la mobilité et des évolutions s appuie sur la gestion des carrières et la gestion de la formation pour offrir à l entreprise : Une gestion prévisionnelle des effectifs une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences un bilan professionnel et de compétences un programme de formation et de recyclage adapté à chaque employé, une politique d évaluation des employés, une politique de motivation qui adresse chaque employé, La gestion de la mobilité et des évolutions permet de définir, de mesurer, de développer et d exploiter les compétences dont l entreprise a besoin. n Gestion des emplois et des compétences L enjeu prioritaire pour les entreprises est l adéquation des compétences des employés aux exigences d un environnement en perpétuelle évolution. La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences permet d anticiper les besoins en ressources humaines à court et moyen termes, en adaptant les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences émanant des facteurs externes à l entreprise (environnement juridique, social, économique...) my-e-sésame permet d aligner les objectifs individuels à la stratégie de l entreprise. Il permet également : D anticiper et accompagner les changements organisationnels De développer une filière métier, renforcer la mobilité interne et créer les passerelles entre les postes, De mettre en place un dispositif d évaluation cohérent permettant l articulation entre les directions opérationnelles et les services en charge de la gestion des ressources humaines, notamment les périmètres respectifs de supervision des salariés, et la compréhension du processus d évaluation et ses conséquences pour les collaborateurs, De maitriser les effectifs (sureffectif, difficulté de recrutement, turn over, pyramide des âges) La gestion des emplois et compétences dans my e-sesame vous apporte une meilleure gestion des référentiels des compétences, un observatoire des métiers et un plan de succession.

7 6 7 l Gestion de la mobilité et des évolutions l Emplois et compétences l Temps et activités n Gestion des temps et des activités La planification de l activité des différentes unités opérationnelles au sein d une organisation est le gage de l optimisation de l utilisation de ces ressources. Parce que chaque ressource contribue à la réalisation des objectifs globaux de l entreprise, il est important d affecter à chacun un planning horaire et un planning opérationnel, afin de maitriser et d anticiper les évolutions. my-e-sésame temps et activités vous permet de définir pour un projet donné, les tâches qui concourent à la réalisation de ce projet, d affecter les ressources aux activités, de définir un planning opérationnel, pour chaque tâche, et de générer un budget prévisionnel par tâche, et pour l ensemble du projet. La gestion des temps et activités couplée au budget, offre une vue analytique de l ensemble de l organisation et permet de générer des tableaux de bords par projet, par activités, par groupe d employé affecté à une activité, et par client. Pour un projet donné, my e-sesame permet : De définir l ensemble des taches inhérentes à un projet De procéder au découpage du projet par activités - taches D affecter des ressources aux activités et de définir un planning opérationnel pour ces ressources, De générer un budget prévisionnel pour les activités et pour le projet, De suivre la consommation du budget pour une activité ou pour l ensemble du projet, et de procéder à la ventilation des coûts, D avoir une vue sur les temps non productifs (absences, repos). Au niveau individuel my e-sesame offre : Un planning opérationnel pour chaque e m p l o y é ( j o u r n a l i e r, h e b d o m a d a i r e, bi-mensuel, mensuel...) Un suivi rigoureux des temps travaillés et des absences, Un suivi des notes de frais et des remboursements, Un accès à toutes les données relatives à l employé (planning de travail, absences, congés...) Véritable outil de planification, my e-sesame temps et activités vous permet de collecter les données relatives aux temps (par saisie, ou à travers un terminal), de transférer les informations à la paie, et de produire les rapports d activités.

8 n GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE n Les enjeux d un système de gestion comptable et financière sont communs : l entreprise en attend non seulement des gains de productivité administrative au travers de saisies automatisées, mais aussi et surtout une meilleure performance au travers d un meilleur contrôle budgétaire, l accélération de son reporting financier et la conformité à la réglementation en vigueur. Il lui faut en outre de la souplesse et de l adaptabilité dans le contexte économique, le tout dans un contexte sécuritaire et de réduction des risques au niveau des données. Enfin, un système de gestion comptable et financière doit intégrer des outils de pilotage s appuyant sur des indicateurs de performance. my e-sesame gestion comptable et financière prend en compte tous les aspects liés à la comptabilité générale et a n a l y t i q u e, à l a comptabilité auxiliaire (règlements clients et règlements fournisseurs) et à la gestion budgétaire. Véritable centre nerveux de l entreprise, my e-sesame gestion comptable et financière a été conçue pour répondre aux exigences des organisations en termes d informations, dans un environnement de reporting permanent. Sa conception modulaire permet à chaque entité de définir le niveau de détail qui lui convient, et de traquer l information selon les critères qui lui sont propres. Module de gestion comptable et financière intégré à l ERP my e-sesame, cette solution constitue le fondement même de l ERP. Très riche, my e-sesame Gestion Comptable et Financière permet de comprendre et d évaluer les évolutions du marché et d y faire face par la mise en place de stratégies efficaces. De la gouvernance d entreprise à la gestion de trésorerie en passant par le reporting financier et analytique, la solution est très complète.

9 8 9 l Comptabilité générale et analytique l Comptabilité auxiliaire n Comptabilité générale, analytique et auxiliaire La conception modulaire de my e-sesame comptabilité permet d identifier et de valoriser les éléments constitutifs du résultat et d en simplifier l interprétation et l exploitation. Elle rapproche chaque produit de ses coûts, et présente les résultats par centre de décision, par ligne d activité, afin de faciliter le pilotage de l entreprise. my e-sesame comptabilité permet à chaque organisation de définir la structure de ses comptes en fonction du niveau d information recherché, et d effectuer des consolidations par centre de coûts, par activité, par produit. Quelques fonctions : Comptabilité générale Multi plans comptables Schémas d écritures automatiques Écritures d abonnement et de simulation Informations libres à la saisie Saisie multi-établissements Flux intragroupes (plan groupe, définition des périmètres) Bibliothèques d états standards : journaux, balance, grand livre... Gestion de la TVA sur encaissement et des prorata de TVA DS Comptabilité analytique 5 axes analytiques Nombre de plans illimité Gestion par arborescence Génération des sections en rafales Ventilation multi-axe en % et/ou en montant Déversements analytiques OD analytiques pures Analyses par nature, centre de coûts, centre de profits, secteur Comptabilité auxiliaire Gestion du porte feuille client/fournisseur Validation factures fournisseurs, imputation des avoirs Rapprochement bancaire Gestion des encours Exonération d impôt Gestion des avoirs, des déposit, des débits Gestion du tiers payeur Clôture annuelle comptable

10 n GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE n Gestion budgétaire Gérer une organisation c est prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler. Prévoir c est évaluer l avenir et le contrôler, c est agir. my e-sesame gestion budgétaire prend en compte le budget en tant que prévision pour les organisations, et en tant que allocation des dépenses pour les administrations. Ses fonctionnalités couvrent les différentes phases de préparation et de suivi - exécution du budget. La conception modulaire de la gestion budgétaire permet de partir de l objectif global d une organisation, de le décliner en objectifs opérationnels, de fixer les plans d action par objectif opérationnel, et de définir les coûts prévisionnels associés. En tant que processus vertical, my e-sesame gestion budgétaire permet de définir les niveaux de validation et les validateurs, et de définir les ordonnateurs avec leur priorité. Grâce à son architecture orientée web, la participation à l élaboration du budget peut s effectuer dans toutes les représentations commerciales ou administration décentralisée, et être consolidé pour toute l organisation. Il en est de même du suivi et de l exécution budgétaire. Tableau de bord Elaboration du budget Programmation Budgétisation Elaboration loi des finances Comptabilité Comptabilisation, centralisation transfert, caisse/tresorerie Compte de gestion Budget Budget Exécution des dépenses & recettes Gestion administrative (Dépense : engagement, liquidation, ordonnancement) (Recette : liquidation, ordonnancement) Gestion opérationnelle (activités)

11 10 11 l Gestion budgétaire Quelques fonctions de my e-sesame gestion budgétaire : Elaboration des plans d actions par unité ou structure organisationnelle Consolidation et validation hiérarchique ou fonctionnel Budget prévisionnel Validation du Budget prévisionnel Workflow de validation des demandes d engagement ou d engagement de dépenses Contrôle du fractionnement Liquidation des engagements complet ou partiel Emission et Edition des ordres de payements Mandatement ou ordonnancement complet ou partiel Dérogation spécial : Virement ou Rallonge Recette Mise à jour automatique des compteurs montants engagés, payés et disponibles Liste des engagements soldés ou non soldés, détail des paiements, situation des comptes Suivi des opérations

12 n GESTION COMMERCIALE n La gestion commerciale est le socle sur lequel repose votre entreprise. Une vision à 360 des clients, des affaires et des achats permet l identification de leviers de croissance et la prise de décision pour dynamiser votre activité. De la facturation aux achats, en passant par la gestion des stocks et le service clients, my e-sesame Gestion Commerciale rassemble tous les outils pour améliorer vos marges, augmenter votre qualité de service et fidéliser vos clients. Gérer vos clients et prospects my e-sesame Gestion Commerciale a été conçu pour faciliter la gestion des clients et prospects. Ses fonctionnalités répondent parfaitement aux impératifs des commerciaux. Ainsi, une fiche récapitulative peut être créée pour chaque client, celle-ci répertoriant les éléments d identification essentiels pour une meilleure gestion de la clientèle. La base de données clients permet de stocker les coordonnées du client, l activité de son entreprise, le nom de l interlocuteur principal, ses précédents achats au sein de votre société, s il bénéficie d une réduction particulière et permet ainsi un suivi commercial optimum. L historique des transactions effectives avec les clients peut également être affiché. Vous pouvez facilement retrouver ces informations et les utiliser pour des opérations commerciales (mailing, faxing, offres promotionnelles...) Gérer vos relations fournisseurs my e-sesame Gestion Commerciale permet de créer des fiches fournisseurs, répertoriant ceux-ci avec leurs coordonnées ainsi que les conditions d achats et les éventuelles remises qu ils proposent. Une fois votre fournisseur créé, il vous est possible de lui rattacher ses produits ou services et vous pouvez exploiter cette base de manière intelligente à partir d un simple paramétrage. Ainsi, lorsque les stocks sont en rupture, le logiciel vous propose un courrier automatique de commande à l attention de votre fournisseur. Il est aussi possible d extraire facilement les informations contenues dans le fichier fournisseurs pour lancer par exemple un appel d offre. Piloter vos stocks Au-delà de la gestion relationnelle avec vos clients et fournisseurs, my e - s e s a m e G e stion Commerciale vous permet également d enregistrer et répertorier les produits que vous proposez à la vente. Vous pouvez classer vos offres dans des «Famille d articles» pour créer des grandes catégories et sous catégories, et y ranger vos produits. Vous pouvez également saisir vos stocks actuels et donc les visualiser pour suivre l inventaire en

13 12 13 l Achats l Ventes l Stocks et Entrepôts temps réel de vos marchandises. Les informations stockées vous servent également à calculer le prix de revente de vos biens ou services. En effet, il vous suffit de saisir le prix d achat de votre article auprès de votre fournisseur, un coefficient sera appliqué en fonction de la famille d appartenance du produit et le prix de vente sera calculé automatiquement. Couplé à my e-sesame comptabilité, vous pouvez également rattacher votre article au compte de TVA dont il dépend et imprimer des statistiques des ventes indiquant également la commission (s il y a lieu) due à vos commerciaux. L utilisation de my e-sesame Gestion Commerciale est simple. L idée était de créer un outil clair, intuitif et facile à utiliser. L accent a également été mis sur l ergonomie, dans le cadre de l environnement classique des ordinateurs domestiques. L utilisateur peut ainsi trouver très rapidement les fonctionnalités dont il a besoin. Quelques fonctions de my e-sesame Gestion Commerciale : Devis, commandes, bons de livraison, factures Fichiers clients, fournisseurs, commerciaux et articles Gérer vos pièces comptables Une fois que tous les paramètres cités au préalable ont été complétés, vous pouvez commencer à saisir des pièces comptables. A savoir : devis, bon de commande, bon de livraison, facture. Il vous est possible de saisir chacune de ces pièces manuellement, cependant, si vous souhaitez obtenir un bon de commande relatif à un devis il est inutile de le ressaisir. Il vous suffit simplement d aller sur la pièce de base, par exemple le devis, et d en générer un bon de commande dont le numéro de pièce sera attribué automatiquement. Gestion complète des ventes et des achats Gestion des stocks en multi-dépôts Gestion des gammes de produits Multidevises, multi-échéances et multi-banques Gestion de la relation client Statistiques articles détaillées par dépôt ou pour tous les dépôts Génération comptable des règlements et des factures

14 n PAIE Gestion des éléments de paye Gestion des écarts entre les périodes de paye Gestion des rappels, Gestion des redressements, Paie horaire, hebdomadaire, bimensuelle et mensuelle, Virement numérique, Etats déclaratifs conforme aux réglementaires n Véritable enjeu dans le fonctionnement d une organisation, la gestion de la rémunération reste un véritable consommateur de ressources au sein d une entreprise. My e-sesame paie a été conçu pour éliminer toutes les tâches manuelles qui continuent à mobiliser des ressources à échéance de traitement de la paie. Sesame formula designer Grâce à l éditeur de formule intégré dans my e-sesame, vous pouvez paramétrer tous vos traitements, et les adapter en fonction des évolutions réglementaires, tout en historisant les différentes formules et leur période d application pour les traitements ultérieurs tel que le calcul du rappel, le calcul des congés... Calcul des rappels La prise en compte en différé des événements intervenant dans la vie d une entreprise tels que les mutations du personnel, les promotions, les recrutements, les avancements, constitue encore pour nos organisations un véritable goulot d étranglement pour les services payeurs, lors de la prise en compte de ceux-ci. Pour y répondre efficacement, my e-sesame, intègre une fonction de calcul de rappel qui vous permettra de régulariser la situation d un employé automatiquement, tout en prenant en compte les aspects réglementaires pour chaque période concernée. Traitement multi-grilles de salaires L étude de la complexité des organisations africaines nous a permis de relever qu il est fréquent de trouver au sein d une même entreprise des employés relevant de statuts différents. On retrouve ainsi du personnel détaché, du personnel expatrié, et du personnel appartenant contractuellement à l organisation concernée. Toutes ces catégories relèvent de grilles de salaire différentes, et dans certains cas sont à cheval sur deux grilles. my e-sesame offre la possibilité d asseoir la paie d un employé soit sur une grille de référence, soit sur plusieurs grilles de salaire. Cette fonctionnalité permet au service payeur, de lancer le traitement de la paie en un seul lot sans se préoccuper des particularités de chaque employé. Paramétrage aisé et simplifié La liaison de la paie avec la gestion des ressources humaines (gestion des carrières, gestion du temps et congés, gestion administrative) permet de limiter l intervention humaine dans les processus de traitement de la paie. Le principe d héritage permet à un employé ayant bénéficié d une promotion, ou tout simplement ayant changé de service, d hériter automatiquement du plan général et du plan spécifique attaché à sa nouvelle fonction ou à son nouveau service.

15 n IMMOBILISATIONS n my e-sesame Immobilisations assure une gestion optimale de vos actifs immobilisés, garantissant l historisation et la traçabilité des évolutions, de l acquisition à la sortie d actif. my e-sesame immobilisations est une solution ouverte, multi-sociétés, dotée de fonctionnalités avancées qui optimisent la gestion de vos actifs corporels et incorporels. Elle répond à vos exigences comptables, fiscales et opérationnelles. Sa richesse fonctionnelle permet de gérer les règles classiques des amortissements, tout en offrant au gestionnaire la possibilité de créer des règles d amortissement propre à l entreprise. my e-sesame immobilisations intègre la réévaluation des amortissements et bien d autres fonctionnalités qui améliorent la productivité, notamment les traitements comptables et le reporting. Q u e l q u e s f o n c t i o n n a l i t é s d e m y e - s e s a m e immobilisations : Assistant de création des fiches d immobilisations Guide de saisie Ventilations analytique en pourcentage et en valeur Gestion de la situation géographique de l immobilisation (établissement, lieu, pays, ville) Gestion des immobilisations par nature (actif, location, crédit-bail) 3 plans d amortissement en standard Multiples modes d amortissement : linéaire, dégressif... Suivi de l analyse fiscale (minimum linéaire, dérogatoire...) Suivi des immobilisations en cours Gestion des dates de mise en service prévisionnelles Génération des écritures dans la comptabilité Calculs d amortissement annuels, périodiques, à date d arrêté Génération des écritures avec personnalisation des schémas comptables Gestion par lot des mouvements ( c e s s i o n s, m i s e s a u r e b u t, virements...) Arrêtés périodiques (mois, trimestres, semestres...)

16 n COMPTABILITE MATIERE n Véritable atout dans la gestion de vos acquisitions, le module my e-sesame comptabilité matière concilie parfaitement le suivi quantitatif et qualitatif des matières avec la nécessaire fluidité de la reddition. Source de profit, il permet une gestion rationnelle des acquisitions, leur suivi, ainsi qu une meilleure estimation des services faits. Facilement paramétrable et rapide à mettre en œuvre, my e-sesame comptabilité matière s intègre en toute transparence à votre système existant pour accéder le plus rapidement possible à une gestion complète de l ensemble des processus de la comptabilité matière. my e-sesame comptabilité matière vous permet de remplacer les multiples fichiers Excel et Word de la comptabilité matière en évitant les saisies multiples, les incohérences, les pertes de temps et erreurs. Quelques fonctions majeures : Gestion des opérations d acquisition Edition des ordres d entrées Enregistrement des procès verbaux Enregistrement des visas Inscription dans le livre journal Gestion des opérations de maniement Fiches de stock, Fiches détenteurs, Fiches d affectation provisoire Suivi des biens en attente Suivi des biens reformés Suivi des biens mis en réparation Réaffectation des biens Aliénation des biens Edition des Bons de Sortie Provisoire (BSP) Mises à jour des fiches de stock et des fiches détenteurs Edition des ordres de sortie Enregistrement des visas Gestion des biens réformés, Gestion des biens cédés, Gestion des biens perdus

17 n CRM n En s engageant dans une stratégie de CRM, une entreprise s implique dans une organisation et des processus tournés vers le client et l utilisation d une solution de CRM pour l aider à atteindre cet objectif. Un outil de CRM bien conçu doit être d une part facile à utiliser pour stocker l information et d autre part être apporteur de valeurs ajoutées aux processus d une entreprise my e-sesame CRM est l une des solutions les plus riches du marché et couvre l ensemble des besoins fonctionnels et problématiques techniques. L intégration d un système de gestion des contacts permet un travail collaboratif et des communications multi-interlocuteurs afin de gérer les interventions de plusieurs acteurs (commerciaux, partenaires, distributeurs...). my e-sesame CRM est simple à utiliser et s adapte facilement à votre système d information. Force de vente Les commerciaux disposent d une vision 360 du client (historique de l ensemble des requêtes et des interactions) issue du partage des informations avec les autres départements. La constitution d une base de données client unique et à jour facilite le suivi commercial : organisation de la prospection, agenda pour la prise de rendez-vous, fiches de saisie pour les rapports de visite, prise de commandes... Marketing La direction marketing dispose d une base unique lui permettant de proposer des opérations ciblées de conquête et de fidélisation. My e-sesame CRM permet également de planifier des campagnes Marketing, d automatiser le reporting et de mesurer l efficacité : segmentation et analyse de la profitabilité, programmes de conquêtes, mesure des résultats obtenus, gestion des campagnes... Support et service client my e-sesame CRM permet un accès en temps réel aux données et propose ainsi un service personnalisé : gestion des demandes d information, des incidents techniques, planification des interventions... Le support et le service client sont alors en mesure d améliorer la qualité et l efficacité des opérations, d intervenir plus rapidement et de mettre en place des actions correctives pour satisfaire le client. Analyse des ventes my e-sesame CRM est un véritable logiciel de gestion commerciale qui permet d effectuer une analyse des ventes fine. Outil de statistiques performant, my e-sesame CRM permet de connaître toutes les actions efficaces et de calculer le coût d acquisition d un nouveau client.

18 n BUSINESS INTELLIGENCE n Pour toute entreprise, les avantages de la Business Intelligence ne sont plus à démontrer. En mettant en évidence des indicateurs précis, ce dispositif permet d être informé en permanence sur son activité, de l analyser finement et de prendre les bonnes décisions. C est également un bon moyen d anticiper les risques et les opportunités. Enfin, un bon système de Business Intelligence permet au management de l organisation d être alerté sur les dysfonctionnements et les évolutions anormales de l activité. my e-sesame BI apporte à l échelle de l organisation des fonctions puissantes et évolutives de reporting et d analyse. Elle permet aux organisations d exploiter n importe quel ensemble de données, de les transformer en informations utiles et de les présenter aux utilisateurs, où qu ils soient, à n importe quel moment et de la façon voulue. my e-sesame BI cumule de nombreux autres avantages : Licencing n Produit BI non cloisonné n Offre à toute organisation une BI transversale adaptable à ses besoins et son budget n Un référentiel de données unique que l organisation pourra exploiter à sa guise indépendamment des options my e-sesame BI que la licence offre n Solution basée sur contexte IT réel de l entreprise Richesse et ouverture fonctionnelle n Axes d analyses n Indicateurs clés de performance n 14 Domaines fonctionnels n Datawarehouse commun à toutes les licences n my e-sesame BI est ouvert et extensible Variété technologique n Des produits basés sur des composants matériels et logiciels éprouvés, gage de qualité. n Quelque soit l architecture logicielle du client, une version my e-sesame BI compatible n Briques de la chaine décisionnelle interchangeables : 24 Combinaisons possibles La BI 2.0 en action avec my e-sesame BI n Self-Ser vice BI: Analystes BI indépendants des Informaticiens pour effectuer leurs analyses et extractions de données. Une solution «Human centric» plaçant l utilisateur au cœur du système n Une infrastructure qui répond précisément aux besoins des décideurs, plutôt qu un «système» qui pousse des informations selon des critères purement technologiques vers l utilisateur, la Business Intelligence cesse d être exclusivement orientée technologie pour se centrer sur les hommes et leurs usages n Délocalisation de la prise de décision : plus proche du terrain pour une bien meilleure réactivité. n my e-sesame permet de réagir, voire de pro-agir tout en maîtrisant les risques de la décision. Les utilisateurs et décideurs disposent d une situation informationnelle suffisante et adaptée à chacun afin de faciliter les phases d analyse et de décision n Les utilisateurs sont dépouillés de toute contrainte technique et passent plus de temps dans les analyses que dans la collecte et consolidation des données.

19 n LES l Une interface conviviale l Un déploiement rapide et simplifié n Une interface conviviale L une des préoccupations majeures pendant la conception de my e-sesame, était de mettre à la disposition des organisations une plate forme logicielle orientée processus métiers, prenant en compte les habitudes d utilisation, le confort, la flexibilité, et une couverture fonctionnelle qui adresse tous les axes de gestion. de l organisation et mieux encore aux besoins de chaque utilisateur. Un déploiement rapide et simplifié Le déploiement de l application se fait uniquement côté serveur. Aucune installation n est nécessaire sur les postes de travail. Les utilisateurs accèdent à l application à travers leur navigateur. Le déploiement côté serveur ne nécessite pas une présence prolongée sur le site du client. Tout le paramétrage se fait à distance après les phases de recueil des besoins et de validation du cahier de paramétrage et d installation par le client. Plus besoin d une équipe de nombreux experts sur le site du client pour démarrer l application. Un seul expert par thématique est requis. Le corolaire de cette simplification est la réduction des coûts et des temps de déploiement, une maintenance aisée de l application, une prise en charge des incidents quasi instantanés sur nos interfaces d assistance en ligne. Un accent particulier a été mis sur le graphisme pour éviter aux utilisateurs des sensations de fatigue après une utilisation prolongée de l application. L interface utilisateur du portail my e-sesame propose un environnement compréhensible, familier, prévisible et donne une impression visuelle de stabilité. L option préférences permet à chaque utilisateur de personnaliser son écran, et de moduler l application selon ses besoins d utilisation (présenter l écran des préférences). Une fenêtre d information permet aux utilisateurs d avoir une assistance contextuelle à tous les niveaux de l application. my e-sesame s adapte aux besoins

20 n LES + n Une solution africaine my e-sesame innove avec la prise en compte des spécificités managériales des entreprises installées en Afrique. En effet, des études sérieuses montrent que les organisations africaines ont expérimenté avec des fortunes diverses des solutions logicielles pensées pour des environnements et des cas d utilisation qui présentent un réel clivage avec leurs besoins et leurs contraintes d exploitation : coûts de mise en œuvre prohibitifs, coûts de maintenance très élevés, couverture fonctionnelle relative, très peu de possibilités de personnalisation... my e-sesame a été pensée pour répondre entre autres aux préoccupations quotidiennes des organisations africaines : Une base de règlementaire qui se charge en fonction des pays : l organisation et le fonctionnement des entreprises africaines est tout aussi régie par un cadre institutionnel qui diffère d un pays à l autre. Chaque pays dispose donc d un ensemble de réglementaires auxquels les organisations sont soumises, et se décline en différents formulaires déclaratifs (impôts et taxes, déclarations sociales). My-e-sésame intègre en natif une base de réglementaires qui se chargent selon les pays. Toutes ces déclarations sont générées automatiquement dans les formulaires correspondant, et peuvent être transmises soit en hard copie, soit par télétransmission. OHADA : my e-sesame est 100% compatible avec la nouvelle norme juridique panafricaine applicable dans les 17 pays membres. Tous les états financiers exigibles (bilan, compte de résultat, tableau financier des ressources et des emplois, état annexé) y sont pré paramétrés selon les modèles préconisés par l acte uniforme Gouvernance africaine : le module my e-sesame ComptaMat prend en compte tous les processus de gestion de la comptabilité matière en vigueur dans la zone CEMAC Consolidation en cascade : L architecture fonctionnelle de my-e-sésame a été pensée pour prendre en compte les évolutions récentes des organisations africaines, aussi bien dans leur développement à l international que dans leur stratégie de diversification. L ERP my-e-sésame permet de définir une arborescence de type holding, avec des structures opérant dans des domaines d activités variés, en mode mono site ou multi-agences, avec des consolidations par branches et pour l ensemble du groupe. L avantage indéniable est un référentiel unique pour l ensemble du groupe, une infrastructure collaborative qui adresse l ensemble des collaborateurs. Le plan reporting intégré en natif permet également de présenter les différents états selon les exigences du groupe, et selon les modèles paramétrés. n Un ERP hautement personnalisable L échec de certains ERP vient de leur incapacité à s intégrer facilement dans les procédures et protocoles internes de chaque organisation. Un ERP lourd à paramétrer sera forcément mis à la poubelle. La plus-value de my e-sesame réside aussi dans sa capacité à s intégrer facilement, à parler le langage de chaque organisation. Cette facilité est rendue possible grâce à l intégration d un moteur de workflow dynamique associé à un moteur de règles de gestion (BPM) qui vous permet de modéliser tous vos processus métiers.

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