Partie 1 : Descriptif de la manifestation

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1 Cet outil a été mis en place pour aider toute personne souhaitant organiser une manifestation, qu elle soit service municipal, société ou association. Il a pour but d aider l organisateur à anticiper, à planifier, à recenser les moyens nécessaires à l organisation de cet événement et à s assurer que les obligations de sécurité incombant à l organisateur, soient bien respectées. Partie 1 : Descriptif de la manifestation Nom de la manifestation : Dates : Horaires : Début : Fin : Lieu : Exposition Animation sportive Commémorations, visites officielles Inauguration Manifestation exceptionnelle Spectacle Foire, marché, kermesse Réunion publique, colloques Objectifs de la manifestation (fréquentation, notoriété, sécurité...) Organisateur : Référent de la manifestation (présent sur site) : Adresse : Téléphone : Portable : Nombre de visiteurs attendus : (attention à prendre en compte la capacité d accueil maximum) La manifestation se déroule-t-elle?: En plein air Sur un espace public En salle Sur un espace privé Y aura-t-il ces activités dans la manifestation? : Feu de joie, feu de la Saint Jean Tir de feu d artifice Sports mécaniques Envol de montgolfières, lâcher de ballons Baptême de l air Aéromodélisme, cerf-volant Largage de parachutistes Aéroglisseurs Manifestations nautiques Courses et marches pédestres Courses cyclistes, cyclo-cross Parapentes, deltapl, parachutes ascensionnels Biathlon, cyclathlon, triathlon, duathlon, vétathlon

2 Partie 2 : Eléments d organisation à prendre en compte Matériels et logistique Les activités prévues dans le cadre de la manifestation, nécessiteront-elles? : - Une alimentation électrique Puissance nécessaire : Groupe électrogène : oui non Branchement forain : oui non (demande auprès de EDF) - Un point d eau Evacuation eaux usées - Des travaux de terrassement description : - Des travaux de débroussaillage description : - La réservation d une salle nom de la salle : Dates : - Des travaux de manutention temps estimé : personnes ou services désignés : Vos besoins en matériels : Podium surface : m² Praticables quantité : Bars mobiles quantité : Toilettes chimiques quantité : Chapiteaux quantité : dimensions : Stands dimensions : couleur : quantité : Gradins capacité : Tables quantité : Chaises quantité : Bancs quantité : Plantes quantité : Grilles expo quantité : Pupitre Vaisselle Equipt. loge (indiquez le type et les quantités) (indiquez le type et les quantités) Sono puissance : w Micros quantité : Multimédia TV : magnétoscope : appareil photo : écran : PC : vidéo proj. : caméra : Matériels électriques câbles : (type et quantités) armoires électriques : (type et quantités) Eclairage scène quantité : puissance : Eclairage zone quantité : puissance : Véhicules quantité : type : (U=utilitaires C=camions V=voitures)

3 Autres matériels : Partie 3 : Eléments d organisation à prendre en compte - Sécurité En terme de sécurité, les activités prévues dans le cadre de la manifestation, nécessiteront-elles? : Des barrières ganivelles (l=2m50 h=1m) quantité : chantier (l=2m h=3m) quantité : Une trousse à pharmacie rubalise métrage : Extincteurs (indiquez le type (eau, poudre, CO2) et les quantités) Talkie walkie quantité : Téléphones fixes quantité : Signalétique voirie quantité : description : Signalétique interne (indiquez le type et les quantités) Signalétique parking quantité : Signalétique accès public quantité : Gardiennage Service d ordre Agents Chef Type (bénévole = B) (ag.surveillance = AS) (maître chien = MC) Qualification incendie (ERP de 1 à 3) Dates d intervention Horaires Secouristes nombre : Matériel : Médecin nombre : Ambulances quantité : Transfert de fonds réalisé toutes les : heures

4 Numéros de téléphone utiles Pompier : 18 Gendarmerie : 17 SAMU et Maison de garde médicale : 15 Urgences à partir d un portable : 112 Autres numéros utiles à l organisateur : Partie 4 : Eléments d organisation à prendre en compte Propreté Autres besoins humains En terme de propreté, les activités prévues dans le cadre de la manifestation, nécessiteront-elles?: Des poubelles quantité : Des sacs poubelles capacité : litres quantité : Des bennes capacité : m 3 quantité : L intervention d une balayeuse oui non L intervention d un personnel d entretien oui non si oui, date et heure : L intervention d une société de nettoyage oui non si oui, date et heure : Quels besoins humains, en plus du personnel lié à la sécurité (exemple de tableau), cette manifestation nécessite-t-elle? : Mission Compétence Qualification Nb Interne ou externe, nom ou nom de la société Période intervention ou dates Horaires ou durée Lieu intervention Référent Coût horaire

5 Partie 6 : Communication A titre indicatif, sont présentées ici des étapes permettant de structurer la communication d une manifestation : Tâches Planification proposée Fait le Par qui? 1) Recherche de partenaires pour la manifestation Entre 3 et 6 mois 2) Diffusion de l information en interne (aux élus, services, membres de l association) 3) Définir un plan de communication avec un calendrier Entre 3 et 6 mois 4) Contact avec les diffuseurs de communication à destination du public Moins 45 jours avant 5) Rédaction d un communiqué de presse par l organisateur et/ou le service communication Moins 45 jours avant 6) Lancement de la fabrication des tracts, affiches et calicots Moins 40 jours avant 7) Pour la mairie, mobilisation du service communication et utilisation des moyens de communication internes 8) Relance des organes de presse Moins 40 jours avant De moins 30 jours à moins 1 jour avant 9) Si nécessaire, envoi d un mailing par l organisateur et/ou le service communication 10) Planification de l accueil des VIP lancement des invitations Moins 15 jours avant Moins 15 jours avant 11) Réalisation d un dossier de presse (presse écrite, radio, tv) par l organisateur et/ou le service communication 12) Conférence de presse Moins 10 jours avant 13) Réalisation d un reportage photos Jour J 14) Réalisation d une revue de presse 10 jours après

6 Partie 5 : Restauration - Hébergement Restauration - hébergement des artistes ou intervenants Restauration Nombre de personnes : Heure du repas : Réservation le : Restaurant lieu: tarifs : Buffet traiteur: tarifs : Collation traiteur: tarifs : ou liste des courses: lieu d approvisionnement : n de compte : Hébergement Nombre de nuitées : Transports des personnes Réservation le : Hôtel lieu: nb de chambres : Gîte lieu: nb de chambres : Chez l habitant lieu: nb de chambres : Restauration Restauration - hébergement des équipes techniques et/ou organisateur Nombre de personnes : Heure du repas : Réservation le : Restaurant lieu: tarifs : Buffet traiteur: tarifs : ou liste des courses: lieu d approvisionnement : n de compte :

7 Hébergement Nombre de nuitées : Transports des personnes Réservation le : Hôtel lieu: nb de chambres : Gîte lieu: nb de chambres : Chez l habitant lieu: nb de chambres : Restauration du public Nombre de personnes attendues: Nombre de créneaux horaires : Horaires de fonctionnement : Nombre de personnes par créneaux : Repas assis Quel lieu? : (précisez) Menu (décrivez ce qui sera servi au public) : Vin Canettes Pression Bouteilles d eau Autorisation d ouverture de bar : (indiquez les références) Traiteur nom : commande passée le : Vente ambulante décrivez : Référence autorisation : ou liste des courses: lieu d approvisionnement : n de compte : Partie 7 : Accueil - Protocole

8 Pour les services de la Mairie, cette partie devra être validée par le service communication En terme d accueil, les points suivants pourront être précisés : Référent accueil du public nom : tél : Référent accueil des artistes, intervenants nom : tél : Référent accueil des techniciens, bénévoles tél : nom : Nombre de points d accueil : Distribution de plans au public coût : nombre : imprimeur : Fléchage type : Badges nombre : Hôtesses (tableau donné à titre indicatif) Hôtesse/Hôtes Resp Statut (pro, bénévoles, stagiaires) Fonction Qualification particulière Dates d intervention Horaires En terme de protocole, les points suivants pourront être précisés : Présence de personnalités, élus, VIP Liste : Places de stationnement réservées nb : Places assises réservées nb : Plan de table prévu Chevalets nominatifs à prévoir nb : Discours 1 = nom : 2 = nom : 3 = nom : 4 = nom : 5 = nom : 6 = nom : Remise d un trophée, d un lot définir : quantité :

9 Vin d honneur personnes attendues : tables : nappes (m) : fleurs (nb) : chaises : verres (nb) : boissons (décrire) : Partie 8 : Budget Dépenses Matériel, logistique : Sécurité : Restauration, hébergement : Animation (prestation, SACEM, défraiement..) : Communication : Recettes Billetterie, entrées : Produit des ventes (buvettes, alimentation..) : Subvention : Partenariat, sponsoring, Mécénat : Autofinancement : Personnel : Autres : Autres : Total Dépenses : Total Recettes : Partie 9 : Bilan Cette partie est à détacher et à remplir après la manifestation. Une copie sera envoyée à la Mairie, DAPS place Maréchal Foch Ancenis (envoi postal ou dépôt au secrétariat). Bilan général Les objectifs ont ils été atteints? oui non Explications Fréquentation : attendue : réalisée : Avez-vous rencontré des problèmes en terme de matériel ou de logistique? : oui non Explications Bilan financier Total dépenses : Total recettes : Résultat (recettes dépenses) : sur le plan financier, si le résultat est négatif, la manifestation est déficitaire, si le résultat est positif, elle dégage un excédent. En fonction du nombre de visiteurs attendus et du contenu de la manifestation, un dossier de sécurité et des autorisations administratives pourront être nécessaires. Des compléments d information à ce sujet peuvent être demandés à la Mairie (DAPS ).

10 Bilan Sécurité Y a-t-il eu des accidents ou incidents? oui non Explications Y a-t-il eu des interventions pompiers, Croix Rouge, gendarmerie? oui non Nombre : Le contrat passé avec la société de gardiennage a-t-il été respecté? oui non Avis sur la société de gardiennage : Bilan Animations Avis sur les animations et/ou prestations artistiques : Y a-t-il eu conformité avec le contrat d engagement? oui non Si non, pourquoi? : Bilan Communication Organes de presse présents durant la manifestation : Articles, reportages réalisés (joindre copies ou réf.) : Précisez les personnalités présentes et leur opinion de la manifestation : Bilan Propreté

11 Temps de nettoyage réalisé : Moyens supplémentaires utilisés : Etat général du site après la manifestation : Bilan Public Quelle a été la réaction du public (si livre d or, joindre copie)? Y a-t-il eu une enquête de satisfaction? oui non Résultat : Conclusion Au regard des moyens mis en œuvre (financier, humain, matériel) et des objectifs définis, cette manifestation est-elle une réussite? oui non Explications Sera-t-elle reconduite? : oui non Si oui, sous quelles réserves? :