2016/06/17 10:00 1/11 Comptabilité

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1 2016/06/17 10:00 1/11 Comptabilité Comptabilité Le logiciel utilisé pour la comptabilité à Radio Campus est OpenConcerto. On trouve de la documentation en ligne, et l'association possède un manuel d'utilisation papier. Le logiciel est conçu pour une saisie simplifiée, mais certains aspects nécessitent des explications. Voici quelques éléments de fonctionnement du logiciel. Si vous êtes intéressés à la manière de configurer le logiciel, rendez-vous sur la page informations de connexion. Classement des factures Ajout d'un nouveau compte Les comptes correspondent notamment à différents postes de dépense ou d'achats. Ils sont codifiés de manière standard, chaque numéro signifiant quelque chose. On peut aussi créer des codes spécifiques, adaptés à notre gestion. Ces codes seront utilisés sur les bilans annuels fournis par le comptable, et permettent de visualiser rapidement certains postes de dépense. Dans le menu structure, choisir Plan comptable de l'entreprise. Une fenêtre s'ouvre. On peut alors naviguer parmi les onglets qui regroupent les comptes par type. Dans l'onglet 40 fournisseurs, on peut par exemple ajouter un nouveau compte 401 pour décomposer les fournisseurs plus spécifiquement (par exemple 401TELECOM pour regrouper tous les fournisseurs liés à la télécommunication). On trouve notamment dans l'onglet 7 produits les entrées correspondant à ce que qui nous rapporte de l'argent, par exemple prestation de service, ou encore cotisations adhérents. Ces codes sont standards, on peut par exemple les consulter sur des documents du type plan comptable d'association.

2 Last update: 2016/02/17 17:28 vie_associative:comptabilite Ajout d'un nouveau client Tout nouveau client doit être renseigné sur OpenConcerto. Pour cela, on se rend dans le menu gestion puis liste des clients. On peut alors utiliser le bouton ajouter en bas à droite. Il faut alors prendre soin de remplir de manière détaillée les informations correspondantes, et notamment le compte PDE, qui aura auparavant été renseigné (voir ci-dessus). Ajout d'un nouveau fournisseur Tout nouveau fournisseur doit être renseigné sur OpenConcerto. Pour cela, on se rend dans le menu Printed on 2016/06/17 10:00

3 2016/06/17 10:00 3/11 Comptabilité gestion puis liste des fournisseurs. On peut alors utiliser le bouton ajouter en bas à droite. Il faut alors prendre soin de remplir de manière détaillée les informations correspondantes, et notamment le compte PDE, qui aura auparavant été renseigné (voir ci-dessus). Saisir un achat La saisie d'un achat se réalise en allant dans le menu Saisie, puis Achat fournisseur. Le fournisseur aura dû être renseigné correctement avant. Lors de la saisie: choisir le fournisseur dans l'entrée correspondante ne pas oublier la date de l'achat (pour les chèques, on renseigne la date de décaissement apparente sur le relevé bancaire, pour faciliter le rapprochement) Pour nous, la TVA n'est pas applicable, le montant HT sera donc automatiquement reporté en montant TTC On choisi en bas le mode de paiement. Si on choisi le mode de règlement par chèque, il faut décocher la case comptant, comme sur la capture d'écran ci-dessous: Pour garder une trace du numéro de chèque on peut le noter (quand comptant est coché) mais ensuite bien décocher comptant pour l'enregistrement.

4 Last update: 2016/02/17 17:28 vie_associative:comptabilite Saisir une vente de prestation La vente d'une prestation se passe en deux étapes: saisie d'une facture saisie du règlement de la facture Saisie d'une facture Une facture est constituée d'articles qui seront présentés sur la facture. De nouveaux articles peuvent être créés, mais on a déjà configuré le logiciel pour qu'il dispose d'un article correspondant aux ateliers. Création d'un nouvel article On peut au besoin créer un nouvel article, qui servira essentiellement à ce que la facture vienne ensuite alimenter correctement le compte spécifique de vente. C'est donc le champs important à renseigner: À noter qu'une fois inséré dans la facture, un article peut être modifié. Il n'est donc pas nécessaire de recréer un article pour chaque type d'atelier par exemple. Un seul suffit, que l'on personnalisera sur chaque facture. Saisie du règlement d'une facture Dans Liste des ventes - Ventes avec facture inscrire la date de réglement Printed on 2016/06/17 10:00

5 2016/06/17 10:00 5/11 Comptabilité La saisie au kilomètre Un certaine nombre d'opération s'enregistre avec ce qu'on appelle en comptabilité une saisie au kilomètre : en allant dans le menu saisie, puis écritures comptables, qui ouvre une fenêtre intitulée créer une saisie au kilomètre. Saisir les salaires Lors de la saisie des salaires, il y plusieurs opérations à réaliser: le virement du salaire pour le salarié, ainsi que le paiement des différentes cotisations. Voir par exemple comptabiliser le paiement des salaires et des cotisations). Le virement du salaire net vers le compte d'un salarié est saisi en utilisant la saisie au kilomètre, comme sur la capture-ci dessous: compte 421 (personnel, en débit) vers compte 512 (banques en crédit). On remarque ici que ça paraît contre-intuitif. Une explication peut être trouvée en ligne, par exemple sur des pages du type Choisir entre le débit et le crédit: «Le compte 512-Banque est placé au débit (à gauche) au bilan, donc lorsque le compte 512-Banque est placé au crédit dans l'écriture, son montant au bilan augmente, et inversement.» Saisir les charges sociales Saisie au kilomètre : compte 512 au compte 4310 Urssaf ou 4372 Audiens ou 438 Organisames sociaux (pour l'aist et l'afdas)

6 Last update: 2016/02/17 17:28 vie_associative:comptabilite Saisir un virement interne Les virements entre notre compte d'épargne et notre compte courant se font par une saisie au kilomètre. Par exemple, si l'on fait un virement du compte épargne vers le CCP, on saisi en créditeur le compte (compte épargne), et en débiteur le compte 512 (compte courant). Saisir les frais bancaires Chaque mois, des frais bancaires sont prélevés sur le CCP ou le livret A. Pour chaque mois, on a une facture de commission. A entrer en Saisie au kilomètre : Du CCP (512) ou Livret A (512100) à la banque (401SOCIETEGEN). Saisir la caisse La tenue de la caisse est réalisée en ce moment sur un cahier, où l'on note à chaque utilisation le solde précédent puis le solde à la fin de l'utilisation. Il arrive que du liquide soit déposé à la banque. Pour simplifier les choses, on a choisi de renseigner dans OpenConcerto les actions suivantes concernant la caisse: régulièrement (deux fois par an en ce moment), indiquer la synthèse des recettes bar en une transaction indiquer les règlements d'adhésions en liquide (voir plus bas) Printed on 2016/06/17 10:00

7 2016/06/17 10:00 7/11 Comptabilité indiquer chaque dépôt de liquide à la banque. Recettes du bar Les recettes du bar doivent être saisies en utilisant la saisie au kilomètre. On renseigne donc le libellé (recette du bar), la date, ainsi que le journal (ici Caisse CA). Puis on ajoute une ligne en indiquant comme numéro de compte Consommations bar (retrouver ces numéros de comptes dans le grand livre en bas de cette page), et on renseigne le débit correspondant. Puis on créé une seconde ligne pour indiquer que c'est le compte 53 Caisse qui va être crédité du même montant. Dépôt de liquide à la banque En saisie au kilomètre / Libellé : dépôt liquide / journal de banque / 53 Caisse, en crédit / 512 banque, en débit Retrait de liquide à la banque En saisie au kilomètre / Libellé : retrait liquide / journal de banque / 512 banque, en crédit / 53 caisse, en débit Saisir les adhésions La saisie d'une adhésion se fait en utilisant aussi la saisie au kilomètre (menu saisie, puis écritures comptables, qui ouvre une fenêtre intitulée créer une saisie au kilomètre). On doit bien renseigner le journal où l'écriture sera faite (caisse en cas de liquide, banque en cas de chèque), puis créer deux lignes correctement renseignées, avec un débit sur le compte , et un crédit soit sur le compte 53 (caisse) ou 512 (banque).

8 Last update: 2016/02/17 17:28 vie_associative:comptabilite Saisir les subventions En saisie au kilomètre / Libellé : Subvention / journal de banque / 74000? personnalisé, en crédit / 512 banque, en débit Printed on 2016/06/17 10:00

9 2016/06/17 10:00 9/11 Comptabilité Saisir les intérêts du compte épargne En saisie au kilomètre, utiliser le compte 764 (revenus de valeurs mobilières de placements) Modifier une saisie C'est dans le menu Gestion que l'on retrouve la liste de toutes les saisies réalisées précédemment, et que l'on peut les modifier avant la clôture d'un exercice. Pour cela, une fois le panneau ouvert, il suffit de sélectionner une ligne, puis de cliquer sur le bouton Modifier en bas à droite. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire consiste à vérifier que les opérations (débit ou crédit) saisies dans le logiciel et qui impliquent un compte bancaire sont exactement celles présentes sur les relevés bancaires mensuels envoyés par la banque. Pour cela, se rendre dans le menu Etats, puis Grand Livre. Cliquer alors sur l'onglet 5 - Financier. Apparaissent ensuite les différents comptes. On peut alors déplier à l'aide du bouton +/- la liste des écritures:

10 Last update: 2016/02/17 17:28 vie_associative:comptabilite En cliquant sur l'entête correspondante, on peut facilement trier cette liste par journal, pour ne repérer que les entrées correspondant à la banque, par date, ou encore par montant crédit ou débit pour faciliter une recherche. L'idée consiste ensuite à annoter les relevés bancaires pour vérifier que toutes les lignes sont présentes dans le logiciel, puis vérifier inversement qu'il n'y en a pas en trop. Au besoin, on peut faire un clic droit sur une ligne, pour voir la source, puis corriger une erreur faite (sur un montant par exemple). Fin d'année En fin d'année, donner au comptable : renoter les dépenses et les subventions d'investissement (qui n'apparaîtront pas dans le compte de résultat) Faire un dossier avec les notifications de subvention Demander à la structure qui gère les payes, le journal de paye. Un export de toutes les écritures (voir ci-dessous) Printed on 2016/06/17 10:00

11 2016/06/17 10:00 11/11 Comptabilité Export des écritures L'export des écritures permet au comptable de travailler sur nos saisies à la fin d'un exercice. Cela permet aussi de visualiser l'ensemble des saisies réalisées sur le logiciel. Cette fonctionnalité est disponible dans le menu Fichier. Une fois la fenêtre ouverte, prendre soin de renseigner la période qui intéresse, et ne pas oublier d'indiquer que l'on souhaite toutes les écritures du journal (Ecritures du journal Toutes). Ne pas oublier de décocher la case Seulement les nouvelles écritures. Le type d'export FEC est standard, tous les logiciels savent le lire. Voir aussi Le grand livre 2013/2014, avant que l'on ne quitte le cabinet Woga pour gérer notre comptabilité en interne et travailler avec Jean Crozatier, qui nous fait la comptabilité dans le cadre du mécénat d'entreprise. From: - Intranet Campus Clermont Permanent link: Last update: 2016/02/17 17:28