GUIDE D INSCRIPTIONS S1 CROSS-COUNTRY

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1 GUIDE D INSCRIPTIONS S1 CROSS-COUNTRY Créé par Madame Marie-Eve Gascon

2 S1 GUIDE D INSCRIPTIONS Table des matières ACCÈS À LA PLATEFORME s1.rseq.ca... 3 CHARGEMENT DES LISTES D ÉLÈVES... 4 INSCRIPTION D ÉQUIPES AUX LIGUES... 9 INSCRIPTION DES JOUEURS AUX ÉQUIPES AJOUT D UN RESPONSABLE ET D UN RÉPONDANT MÉDICAL

3 ACCÈS À LA PLATEFORME s1.rseq.ca Votre code d accès et votre mot de passe Pour avoir accès à la plateforme virtuelle, vous devez avoir en main un code d accès et un mot de passe. Toute nouvelle école désirant s inscrire aux activités doit communiquer avec Julie Dawson au RSEQ Montréal afin d obtenir les informations nécessaires à la création de son accès (secretariat@montreal.rseq.ca #0). Toutefois, pour votre information : - Votre code d accès correspond à votre adresse courriel - Votre mot de passe est choisi par vous et il est possible de le modifier en tout temps Pour être en mesure de procéder à l inscription, nous devons vous faire parvenir un courriel qui vous permettra d effectuer le choix de votre mot de passe. Vous serez par la suite en mesure de vous connecter et d accéder à votre compte. Si vous ne recevez rien après votre demande d accès, vérifiez dans vos courriels indésirables. Si le courriel ne s y trouve pas, rappelez le RSEQ Montréal afin qu on vous fasse parvenir le lien à nouveau. Une fois que votre code d accès est fait, explorez le module. Vous trouverez entre autres sur la page d accueil le code de votre école. 3

4 CHARGEMENT DES LISTES D ÉLÈVES Afin de vous faciliter la tâche dans l inscription de vos élèves athlètes, il est possible de remplir un chiffrier Excel dans lequel vous pourrez copier les noms, prénoms et codes permanents de vos élèves. Il vous suffira par la suite de télécharger ce fichier sur S1 pour pouvoir procéder à l inscription des élèves participant au cross-country. Si vous aviez déjà des athlètes inscrits, le tout resterait en place comme le code permanent est unique. Vous devez tout d abord extraire sur un chiffrier Excel la liste des élèves de l école (souvent appelé GPI ou COBA par exemple). Ce fichier doit comporter sur trois (3) colonnes distinctes : les codes permanents, les noms de famille et les prénoms des élèves de l école. L ordre de présentation importe peu, tant que les 3 informations sont dans 3 colonnes distinctes. 4

5 Une fois la liste enregistrée sur votre ordinateur, connectez-vous à S1, cliquez sur le lien «Chargement de données (pour Registrariat seulement)» afin de télécharger le chiffrier Excel à compléter. 5

6 Ce chiffrier ouvrira en mode protégé. Cliquez avant tout sur «Activer la modification», puis cliquez sur l onglet «Athlètes». 6

7 Dans le deuxième onglet, «Athlètes», vous pourrez «copier-coller» les colonnes de votre document Excel préalablement enregistré (informations en provenance de GPI, COBA, etc.) dans les colonnes reliées. Vous devez ensuite inscrire «A» dans la colonne «Fiche» ainsi que copier votre code d école S1 dans la colonne «Institution». Vous devez inscrire ces 2 données pour toutes les lignes avec des élèves. Une fois ces données inscrites, les colonnes «Sexe» et «Date de naissance» vont se compléter automatiquement. Si vous avez des élèves qui n ont pas encore leur code permanent officiel, ils devraient alors avoir un code à 6 chiffres au lieu de 8. Il suffit d ajouter «T1» à la fin du code. EXEMPLE Cette section se complète automatiquement. Ne pas y écrire d information manuellement. Il n y a pas d autre colonne à compléter obligatoirement. Vous verrez un guide à la droite du tableau si vous glissez la barre de défilement vers la droite. Enregistrez ce chiffrier à l endroit désiré sur votre ordinateur, sous le nom de votre choix. 7

8 La dernière étape est le chargement de données. Retournez sur votre page d institution sur S1 et cliquez sur le bouton «Actions». Sélectionnez l option «Chargement de données». Une fenêtre s ouvrira. Cliquez sur «Choisir le fichier» puis sélectionnez le chiffrier Excel que vous venez d enregistrer. Cliquez ensuite sur «Sauvegarder» et la liste de vos élèves se chargera en quelques secondes. 8

9 INSCRIPTION D ÉQUIPES AUX LIGUES Une fois que vous aurez votre accès sur S1, que votre chargement d élèves est fait, vous pouvez inscrire vos équipes aux ligues. Une ligue sur S1 est créée pour chaque catégorie disponible. Par exemple : - 5 e année primaire féminin Élite (P5 F D2 ÉLITE) - 5 e année primaire féminin Participation (P5 F D3 PARTICIPATION) - 5 e année primaire masculin Élite (P5 M D2 ÉLITE) - 5 e année primaire masculin Participation (P5 M D3 PARTICIPATION) - 6 e année primaire féminin Élite (P6 F D2 ÉLITE) - Etc. Il faut donc inscrite une équipe dans chacune de ces ligues pour ensuite inscrire vos élèves dans ces dernières. Pour ce faire, cliquez à droite sur «Actions» et sélectionnez «Inscrire une équipe à une ligue». 9

10 Vous devez sélectionner la discipline désirée (Cross-Country). Il n est pas nécessaire de compléter toutes les lignes de «Secteur», «Division», «Catégories», etc. Une fois la discipline sélectionnée, les choix de catégories offertes par la région seront automatiquement dans le menu déroulant «Ligues». Nous n avez qu à sélectionner la ligue désirée et cliquer sur «Sauvegarder». 10

11 INSCRIPTION DES JOUEURS AUX ÉQUIPES Tout d abord, lorsque vous êtes sur votre page d accueil d école, cliquez sur «Liste des équipes». 11

12 Cliquez sur l équipe à former. Une fois l équipe sélectionnée, cliquez sur «Actions» puis «Sélection des athlètes». 12

13 Décochez «Athlètes ayant déjà joué au Cross-Country seulement» et «Athlètes d âge admissible seulement». Les élèves préalablement ajoutés sur S1 apparaîtront. Il suffit de cliquer sur les noms dans le tableau de gauche pour les attribuer à l équipe, qui est le tableau de droite. N oubliez pas de cliquer sur «Sauvegarder» à la fin. 13

14 AJOUT D UN RESPONSABLE ET D UN RÉPONDANT MÉDICAL L ajout des personnes responsables se fait au même endroit que l ajout d un athlète. Menu «Actions» puis «Ajouter un entraîneur». Vous devrez connaître l adresse courriel de vos accompagnateurs responsables, ainsi que leur numéro de téléphone cellulaire, informations exigées pour le bon fonctionnement de l événement. Vous devez commencer par enregistrer l adresse courriel du responsable en question et cliquer sur «Sauvegarder». 14

15 Un encadré s ouvrira où vous devrez compléter les informations du responsable. Ne pas cocher la case «Créer comme utilisateur du système». Vous aurez à sélectionner une équipe par le menu déroulant «Ajouter à l équipe». Vous ne pourrez sélectionner qu une seule équipe, même si toutes les équipes seront sous la responsabilité de la même personne. Vous verrez plus loin comment associer le responsable à chacune des équipes. Un 2 e menu déroulant apparaîtra : Type d entraîneur. Le responsable de votre école lors de la journée du cross-country devra être enregistré comme «Entraîneur chef» tandis que le répondant médical de la journée devra être enregistré comme «Thérapeute». Il est primordial que les numéros de cellulaires de ces 2 personnes soient enregistrés dans leur profil. AAAA/MM/JJ 15

16 Une fois sauvegardé, dirigez-vous sur votre page-école et cliquez sur «Liste des entraîneurs» Tous les entraîneurs de l école apparaîtront. Dans la dernière colonne, «Actions», vous n aurez qu à cliquer sur «Assigner à une équipe» afin d ajouter toutes les équipes au responsable ou au thérapeute en question. 16

17 Vous pourrez voir les personnes responsables dans l onglet «Entraîneurs» de chacune de vos équipes. 17