Les clés du management de projet : enjeux et difficultés

Transcription

1 Les clés du management de projet : enjeux et difficultés PROGRAMME MATINÉE MISE EN PLACE DU PROJET Structures de décision, management scientifique, financier, juridique 1

2 MISE EN PLACE DU PROJET COORDONNER UN PROJET PCRD7 Un seul coordinateur de projet vis-à-vis de la CE responsable des tâches définies dans le plan de travail les tâches de coordination sont une partie des tâches de management le management ne peut être délégué dans son ensemble, cependant certaines tâches peuvent l être comme par exemple le rassemblement des états financiers les tâches de management sont remboursées à 100% (pas de limite en % du budget) la coordination scientifique du projet : n entre pas (par sa nature scientifique) dans les coûts de management remboursés à 100% MISE EN PLACE DU PROJET STRUCTURES CLASSIQUES DE MANAGEMENT Autour du coordinateur : Un "steering committee" (comité de pilotage) Un "governing board" (assemblée) avec tous les partenaires Des responsables de WP et de livrables Des groupes d experts spécialisés Groupes de conseil et d orientation (Advisory group), Groupes d utilisateurs finaux Et de la créativité (comité d éthique, de la parité ) CE Coordinator Steering committee Advisory board Governing board WP1 WP2 WPXX Et une organisation propre à faire fonctionner l ensemble 2

3 MISE EN PLACE DU PROJET PRINCIPES CONSORTIUM 1. Le CA doit assurer un management à dimension participative, p pas dictatorial. Quel système de vote pour le coordinateur? 2. Doit éviter que certains partenaires puissent bloquer des décisions 3. Doit protéger les intérêts des partenaires mineurs 4. Eventuellement un processus d arbitrage pour les conflits, en cas de réallocation des fonds ou des tâches 5. Devrait assurer que les partenaires reçoivent leurs fonds QUALITE PROJET EUROPEEN Equipe(s) de gestion du projet, managers, comité de pilotage, leader de work package Rôles clairs Structure de prise de décision en interne Communication interne Résolution des conflits Contrôle qualité Evaluation de risque Plan de contingence 3

4 PROGRAMME MATINÉE MANAGEMENT DU PROJET Aspects culturels Outils du coordinateur - le kit Gestion des rapports ROLE COORDINATEUR AU DEMARRAGE DU PROJET Organiser le kick-off meeting Rassembler les informations financières iè des partenaires Project management, contrôle qualité, évaluation du projet et des risques Distribution de la subvention Lien avec la CE reporting technique et financier Système d archivage et classement des minutes PAS PLUS DE DROITS, SEULEMENT PLUS D OBLIGATIONS! 4

5 KICK-OFF MEETING APRÈS-MIDI COMPRENDRE LE FONCTIONNEMENT D UN PROJET EUROPÉEN ET LES RÔLES ET OBLIGATIONS DE CHAQUE PARTENAIRE Structure du projet Structure du projet : WP, jalons, livrables 45 m Accord Rappel / Obligations du coordinateur et des partenaires envers la CE : système de comptabilité, reporting, contrôles, visibilité, soustraitance, coûts éligibles, work plan et livrables Accord formalisé, ou sur le point de l être, sur la mise en œuvre du projet, le financement, les cas de dysfonctionnement, les droits de propriété intellectuelle (DPI) Structures internes, système de prise de décision 1h30 Management Clôture Système de reporting Présentation du Chef de projet / Coordinateur du projet et officialisation de son rôle par le représentant légal de l organisation coordinatrice Distribution du kit de management à chaque partenaire Questions Calendrier des prochains meetings 1h 30 m LE GUIDE DU COORDINATEUR Livret du projet (handbook): récapitulatif des tâches et responsabilités par partenaire ( basé sur les clauses du CA) Liste des participants, personnes de contact et rôle/compétence Modèle de «reporting» = minimum GA sous forme de handbook Echéancier : liste des congrès, conférences Sous forme de livrets 5

6 LE KIT DU COORDINATEUR Le CA (structure de décision et flux d informations) La fiche individuelle de temps La fiche d émargement pour les réunions La fiche compte-rendu des réunions Le compte-rendu succinct des partenaires sur leurs activités La fiche d état des lieux des dépenses Le DoW détaillé PLAN DE TRAVAIL = TABLEAU DE BORD La gestion des activités est basée sur le plan de travail Une identification précise des tâches et activités au démarrage du projet aide : à planifier les résultats à définir l utilisation des ressources humaines à déterminer l efficacité et la performance à tout moment! 6

7 ILLUSTRATION : tableau de bord Transformez votre Gantt en tableau de bord : OUTILS POUR ORGANISER LE PROJET Outils! Plateformes de travail collaboratif et suivi i documentaire Pour l administratif, le financier (formulaire, budget ) Pour le suivi de certains travaux liés par exemple au accords de consortium Pour les réflexions et élaborations de documents scientifiques et techniques en communs Pour la mise à disposition de certaines ressources documentaires Pour la «review» des versions successives 7

8 Merci de votre attention et bonne réussite dans vos projets! Samuel Demeulemeester 38, rue Léon Paris Tel : +33 (0) Fax : +33 (0)