Le Tableau de Bord de l Entreprise

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1 Le Tableau de Bord de l Entreprise

2 1. Pourquoi mettre en place un Tableau de Bord?

3 Des échecs en cause Je n ai pas vu : La baisse du CA Ma marge se dégrader Mon compte client déraper Mes stocks augmenter La baisse d activité de mes commerciaux Mon concurrent progresser..

4 Des dérives entendues en entreprise : «je pensais avoir 9 mois de trésorerie, en réalité je n en ai que 2» «je ne pensais pas avoir 6 mois de stocks» «je ne connais pas mes clients, j ai un commercial pour cela» «je n ai pas pu produire car la matière première a été commandée trop tard» «je n ai pas pu livrer le chantier dans les délais, on a passé plus de temps que prévu» Nécessité de suivre l activité pour piloter son entreprise

5 Un environnement qui impose une transformation profonde Le pouvoir des clients et le renforcement de la concurrence ENTREPRISE La globalisation de l environnement et la chaîne de valeur Les technologies

6 Des exigences clients toujours plus fortes : Critères Attentes des marchés et des clients ➄ Réactivité Jour Heure Temps réel ➄ Fiabilité 60 % 95 % ➄ Personnalisation de masse Sur étagère A la carte ➄ Durée de vie des produits Année Saison

7 L instabilité est permanente : Professionnelle : Changements de métiers Suppression de postes Délocalisation. Personnelle Déplacements géographiques Séparations. Sociale Changements de règles du jeu Temps partiels, flexibilité Législative Modifications réglementaires de plus en plus fréquentes

8 Et brouille les cartes de l entreprise Déplacement des jeux concurrentiels Segments clients Les territoires Les offres Les prix «Je ne reconnais plus le paysage»

9 Ce n est plus comme avant!!! eh ben ça change tout le temps!!! eh ben Perte de repères.. Instabilité permanente Passer des certitudes A une culture d adaptation permanente

10 Il faut donc un outil de pilotage Comme le tableau de bord d une voiture Des jauges (Volume carburant) Des compteurs (Km, vitesse, compte-tours) Des voyants d alerte ou d urgence (Huile, batterie, freins)

11 2. Le Tableau de Bord au service des objectifs

12 Outil de mesure «Tout ce qui se mesure progresse, et progresse parce qu on le mesure» Piloter Anticiper Corriger

13 Et outil de pilotage «Se fixer des objectifs» Fixer la feuille de route Mesurer l action Mesurer les résultats Corriger et renforcer

14 Comment définir la performance? Une entreprise est créatrice de richesses : pour produire des produits ou prestations V, elle consomme des ressources C. La performance se mesure par V - C ou V/C. CHIFFRE Coût variable D'AFFAIRES Marge Coût sur fixe coût variable RESULTAT Total des Charges

15 Comment définir la performance? «Est performant tout ce qui contribue durablement à l atteinte des objectifs stratégiques de l entreprise» Philippe LORINO

16 Comment définir la performance? Il faut se fixer des objectifs De nature stratégique En lien avec la rentabilité de l entreprise La performance se confond avec l atteinte des objectifs stratégiques.

17 Qu est-ce qu un indicateur? Outil d évaluation, d aide à la décision Permet de mesurer de façon objective Son utilité dépend de sa capacité à refléter la réalité et de sa simplicité d acquisition et de compréhension.

18 Les caractéristiques d un indicateur Pour être efficace, un indicateur doit : Être facile à obtenir, peu coûteux Être adapté à son destinataire et diffusé en interne Être le plus concret possible, pertinent et fiable Donner une position par rapport à un objectif S M A R T : Simple, Mesurable, Accepté, Réaliste, Temporel Norme AFNOR NF X50-171

19 Indicateurs de Performance Processus Commercial : Nombre de prospections Chiffre d'affaires réalisé (ou C.A. / effectif total) Nombre de nouveaux clients Nombre de clients perdus Processus Développement : Nombre de développements Taux de transformation des projets ou devis Délai de développement moyen

20 Indicateurs de Performance Processus Approvisionnement : Taux de Service Fournisseur : Nb Commandes Livrées Conformes / Nb Commandes Taux de Rotation des Stocks : Ventes Annualisées / Valeur Stock Fin de Période (ou nb de jours de stock) Processus Production : Lead Time : délai de production moyen Taux de non conformité : Quantité conforme / Quantité en sortie de stock Productivité : Quantité / effectif / jour (ou heure)

21 Indicateurs de Performance Processus Expédition : Taux de Réclamations : Nb de Réclamations / Nb de livraisons Taux de Service Client : Nb Commandes Livrées Conformes / Nb Commandes Processus Achat : Grille d'appréciation multi-critères d'un fournisseur

22 LES INDICATEURS DE PERFORMANCE DANS LA CHAINE DE VALEUR DE L ENTREPRISE Taux rotation des stocks Taux de service fournisseurs Taux de service production Taux de service clients Taux de fiabilité prévisions Taux de réclamations Acheter Produire Distribuer Vendre Approvisionner Consommer

23 Quelques principes à mettre en œuvre réaligner et remettre en cohérence ses intentions et ses actions

24 Rendre le pilotage efficace!

25 Tableaux de bord : décliné à chaque niveau hiérarchique il y a une corrélation entre les niveaux de responsabilité, le niveau de pilotage et les différents horizons du temps Pilotage stratégique Pilotage par objectif Pilotage opérationnel

26 Tableau de bord : Du suivi de la gestion quotidienne - Passer d indicateurs «rétroviseur» à des indicateurs avancés - Traduire la stratégie (le projet) dans un tableau de bord à l entreprise orientée stratégie

27 Tableaux de bord : ses objectifs Connaître à tout instant la situation de l entreprise Suivre l atteinte des objectifs Suivre le déploiement stratégique Ajuster le décalage entre objectifs et résultats Piloter l entreprise et aider à prendre des décisions Communiquer entre niveaux hiérarchiques Déléguer et responsabiliser ses collaborateurs Ce n est PAS un système de contrôle ou de sanction

28 3. La Construction du Tableau de Bord

29 Tableaux de bord et roue de Deming PDCA : 1- Fixe les objectifs (plan) 4- Adapte le plan d actions (act) 2- Mesure les résultats (do) 3- Analyse les écarts (check)

30 Les étapes de la mise en place 1- Définition des objectifs à atteindre dans la stratégie globale de l entreprise 2- Déterminer les 8- Faire évoluer le points clés sur tableau de bord de lesquels se focaliser manière permanente pour atteindre les objectifs 7- Mettre en œuvre et animer les résultats du tableau de bord 3- Sélectionner les indicateurs représentatifs des points clés 6- Construire et mettre en place le tableau de bord : budget, structure, restitution 5- Définir les procédures de collecte et de fiabilisation de l information 4- Définir les objectifs à réaliser sur chaque indicateur atelier Tableau de Bord - CCI Morbihan Lorient

31 4. L Essentiel : Le Tableau de Bord Economique et financier

32 Caractéristiques générales Format synthétique Périodicité courte Délai de production court Fiabilité suffisante

33 Choix des indicateurs Niveau d activité CA Marge sur coûts variables Coûts fixes Résultat courant Prévu Réalisé Etat trésorerie Encours Clients

34 Procédure d élaboration Calendrier des opérations, fréquence Interlocuteurs devant fournir de l information Données réelles Données calculées Données estimées forfaitairement Outils de production mis en oeuvre atelier Tableau de Bord - CCI Morbihan Lorient

35 Exemple : le suivi du CA EVOLUTION DU CHIFFRE D'AFFAIRES HORS TAXES 2011 ANNEE TOTAL MOBILE % évol. ANNEE TOTAL MOBILE % évol. ANNEE TOTAL MOBILE % évol. JANVIER ,97% ,54% ,29% FEVRIER ,10% ,80% ,24% MARS ,95% ,17% ,26% AVRIL ,50% ,17% ,90% MAI ,27% ,59% ,39% JUIN ,82% ,20% JUILLET ,38% ,68% AOÛT ,92% ,04% SEPTEMBRE ,68% ,99% OCTOBRE ,06% ,48% NOVEMBRE ,02% ,39% DÉCEMBRE ,80% ,67%

36 Exemple : résultat mensuel ENTREPXX SUIVI EXPLOITATION 20XX ANNEE 20XX JANVIER FÉVRIER MARS AVRIL M AI JUI N JUI LLE T AO ÛT SE PT EM BR E OC TO BR E NO VE M BR E DÉ CE M BR E PREVISION CUMUL CHIFFRES D'AFFAIRES Achat Matières Premières Variation Stock Cumul CA MARGE BRUTE Frais Variables Frais Fixes Salaires et Charges RESULTAT D'EXPLOITATION Cumul RESULTAT

37 Exemple : Prestation de Service TABLEAU DE BORD MENSUEL D'EXPLOITATION mois de : Année : Budget Réalisation Cumul montant % CA montant écart année montant % CA précédente année précédente Chiffres d'affaires Eléments de mesure d'activité Nbre d'heures vendues Nbre d'heures techniques travaillées CA / heure travaillée Effectifs CA / personne Eléments de rentabilité Marge brute Résultat d'exploitation (EBE) Eléments qualitatifs Taux de transformation des devis Taux de satisfaction client

38 Exemple : Négoce Budget Réalisation Cumul montant % CA montant écart année montant % CA année précédente précédente Chiffres d'affaires Eléments de mesure d'activité surface m² CA / m² Nbre de Clients CA / nb clients panier moyen Nbre d'unités vendues CA moyen / unité vendue Eléments de rentabilité Marge brute Coût de distribution Marge commerciale Autres frais fixes Résultat d'exploitation (EBE) Eléments qualitatifs Délai moyen de livraison Taux de retour Taux de satisfaction client

39 5. Le Tableau de Bord Stratégique

40 Tableaux de bord prospectif (Kaplan et Norton) ou Balanced Score Card : une entreprise orientée stratégie Axe client Axe finance Stratégie Axe processus interne Axe apprentissage organisationnel

41 Le Tableau de Bord Prospectif vision financière (celle de l actionnaire) vision client (satisfaction client) vision processus interne (amélioration continue, maîtrise qualité, respect délai, maîtrise des procédés) croissance et savoir indispensable (gérer les hommes comme un capital) La corrélation de ces 4 visions est le Score à atteindre

42 Avant tout, bâtir un plan stratégique décrire ses visions selon 4 axes: finance, client, amélioration processus interne, croissance et savoir. Eviter tout incohérence: objectifs stratégiques entreprise différents objectifs départements objectifs et allocations ressources objectifs personnels et stratégie zones d activité stratégique chaîne de management et de mesure...

43 Tableaux de bord de pilotage selon Kaplan et Norton : une entreprise orientée stratégie Axe client Axe finance - Croissance et diversification CA - Réduction coût / augmentation productivité - Stratégie de financement Stratégie Axe processus interne Axe apprentissage organisationnel

44 Tableaux de bord de pilotage selon Kaplan et Norton : une entreprise orientée stratégie Axe client - Satisfaction - Acquisition - Fidélisation - Rentabilité par segment - Part de marché Axe finance Stratégie Axe processus interne Axe apprentissage organisationnel

45 Tableaux de bord de pilotage selon Kaplan et Norton : une entreprise orientée stratégie Axe client Axe finance Stratégie Axe processus interne - Innovation - Production - Service après vente Axe apprentissage organisationnel

46 Tableaux de bord de pilotage selon Kaplan et Norton : une entreprise orientée stratégie Axe client Axe finance Stratégie Axe processus interne Axe apprentissage organisationnel - Potentiel des salariés - système d informations - Procédures internes

47 Tableaux de bord : des propositions 1 tableau de bord de pilotage basé sur les orientations Kaplan et Norton un plan de trésorerie 3 exemples de tableaux de bord par activité : gestion, RH, commercial

48 Tableaux de bord de gestion : afficher les principaux indicateurs qui permettent de piloter l entreprise fichier Axe client : satisfaction, acquisition, rentabilité par segment, part de marché Axe finance : évolution et diversité CA, financement, Productivté, coût nbre de prospects rencontrés 0 0 nbre de clients nouveaux satisfaction client : taux par enquete, nbre de reclamation, délai de livraison, taux de service fidélisation :? rentabilité par DAS? Part de marché axe stratégique 1 axe stratégique 2 évolution globale marché #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! CA HT TOTAL en k 0 0 volume du carnet de commande en k RESULTAT Net (RN) k rentabilité RN / CA (en %) Taux d'endettement % délai de règlement client ou créance client en J de CA #DIV/0! #DIV/0! ou en délai de règlement fournisseur ou dettes fournisseurs axe stratégique 2 axe stratégique 3 en J de CA ou e, #VALE UR! #DIV/0! #VALE UR! Axe processus interne : innovation, production, SAV indicateur métier 1 indicateur métier 2 indicateur métier 3 SAV : cout? Nbre d'intervention? Nbre de retour? k innovation volume stock k / salarié en J de CA axe stratégique 5 ou en axe stratégique 6 Axe RH CA / salarié k Masse salariale k coût moyen de la masse salariale masse salariale / 0 0 effectif (k ) Poids de la masse salariale (1) masse salariale / 0 0 VA (en %) nombre d'accident du travail atelier Tableau de Bord - CCI Morbihan Lorient formation 3-15 axe stratégique 7 axe stratégique 8 0 0

49 Plan de trésorerie identifier les flux financiers pour valider que l entreprise pourra honorer ses dettes total janvier février mars avril 1. SOLDE EN DEBUT DE MOIS ENCAISSEMENTS 2A. D'exploitation Chiffre d'affaires encaissé (subvention exploitation, plus value, autre produit 0 2B. Hors exploitation Apport en capital 0 Apports en comptes courants d'associés 0 Emprunts à moyen et long terme 0. 0 A. TOTAL ENCAISSEMENTS DECAISSEMENTS 3A. D'exploitation achats matière première autre achats et sous-traitance 0 Loyer 0 Assurances 0 Fournitures, eau, énergie 0 Autres charges externes 0 Salaires et charges 0 0 Impôts, taxes et versements assimilés 0 Impôts sur les bénéfices 0 TVA versée 0 Charges financières 0 + (autre charges, moins value) 0 3B. Hors exploitation Remboursement anticipé d'emprunts 0 Investissements 0 B. TOTAL DECAISSEMENTS atelier Tableau de Bord - CCI Morbihan Lorient SOLDE DU MOIS = A-B SOLDE DE FIN DE MOIS =

50 Tableaux de bord financier N N-1 moyenne sectorielle * Unité obj realise realise restauration Valeur ajoutée (VA) en k éléments de rentabilité Taux de valeur ajoutée Excédent brut d'exploitation (EBE) Capacité d'autofinancement (CAF) VA / CA (en %) #REF! #REF! #REF! 52% k 11% k RESULTAT Net (RN) k #REF! #REF! rentabilité RN / CA (en %) #REF! #REF! #REF! #REF! Taux d'endettement % 0 0 élément de bilan délai de règlement client ou créance client délai de règlement fournisseur ou dettes fournisseurs en J de CA ou en en J de CA ou e, 0 0 1,3 j ,7 j volume des stocks en 0 0 4,2 j

51 Tableaux de bord commercial suivre l activité commerciale et le développement de la clientèle Chriffre d'affaire HT #REF! #REF! dont CA nouveau client 0 0 suivi commercial dont CA des 5 plus gros clients 0 0 Marge brute 0 0 Taux de marge brute % #REF! #REF! #DIV/0! Taux moyen de remise en % #DIV/0! #DIV/0! nbre de prospects rencontrés nbre 0 0 nbre de clients nouveaux nbre 0 0 suivi opérations commerciales nbre de visites en clientèle nbre 0 0 nbre d'opérations commerciales nbre 0 0 Nbre de devis émis nbre 0 0 Nbre de commandes nbre 0 0 Taux de transformation devis % #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! Service après vente taux satisfaction client (via enquête) % #DIV/0! #DIV/0! nbre de reclamation nbre 0 0 délai de livraison ou taux de service en J ou % #DIV/0! #DIV/0!

52 Tableaux de bord RH : optimiser la gestion des ressources humaines masse salariale maladie Accident travail (AT) absence non payée Turn over Formation N N-1 unité objectif realise realise nombre CDI + effectif moyen CDD #DIV/0! #DIV/0! total heure heure 0 0 masse salariale chargée 0 0 heure supp (HS) heure 0 0 masse salariale HS chargée 0 0 nbre interimaire nbre 0 0 heure interimaire heure 0 0 masse salariale interim 0 0 prime 0 0 total heure heure total masse salariale cout horaire / h #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! nbre jour jour 0 0 heure heure 0 0 taux de maladie % (heure / heure) #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! nbre accident nombre 0 0 nbre avec arret nombre 0 0 nbre jour arret jour 0 0 heure heure 0 0 taux arret du aux AT % (heure / heure) #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! nbre de jour nombre 0 0 heure heure 0 0 Départ salarié CDI ou CDD 0 0 turn over en % #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! total heure atelier Tableau heure de Bord - CCI Morbihan 0 Lorient nbre moyen par salarié heure / salarié 3-15 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

53 Synthétique et visuel Avec XL tout simplement :

54 Tableaux de bord : comment aller plus loin Partir de la base téléchargeable Sur S appuyer sur des conseils externes (expert comptables, consultants, conseillers CCI)

55 Les 5 points clés 1. Personnaliser son tableau de bord en fonction de son entreprise et de sa stratégie 2. Mêler des indicateurs de différents niveaux : stratégique, avancé, rétroviseur 3. Choisir des indicateurs SMART 4. Ne pas surcharger le tableau de bord 5. Anticiper le besoin de mise à jour 6. Intégrer des éléments de benchmark Il doit pousser à l action!!!!

56 Quelques sites de référence

57 La CCIM Formidable accélérateur de la performance de chaque entreprise