Direction des affaires financières, Pôle politique d achat. Marché «voyage» FAQ

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1 Note sur le marché Dernière mise à jour : le 03/07/2013 Public cible : Toute unité budgétaire de l université Bordeaux Montaigne Marché «voyage» FAQ Le marché de «prestation d agence de voyage» concerne la billetterie aérienne et ferroviaire ainsi que la réservation d hôtel. Le titulaire du marché est l agence Boarding pass (anciennement ALOHA Voyages), située à Mérignac. Ce marché suscite de nombreuses questions, notamment dans son exécution. Les réponses aux questions ci -dessous répondront aux principales interrogations. 1) Quelles sont les prestations incluses dans le marché? 2) Comment réserver un billet? 3) Quelles informations à saisir sur le bon de commande? 4) Qui reçoit le billet électronique? 5) Pourquoi communiquer la date de naissance ou le numéro de téléphone? 6) Pourquoi transmettre une copie du passeport lors de la réservation? 7) Que faire en cas d urgence? 8) Pourquoi remplir la fiche de renseignement? 9) Obligation de passer par le marché? 10) Informations sur les vouchers 11) Informations sur les billets modifiables/remboursables. Pour connaître les dispositions de la politique de déplacement votée par l université, vous êtes invités à vous rendre sur l ENTP Finances Dépenses Missions. Marché n dit «voyage» FAQ Page 1 sur 5

2 1) Quelles sont les prestations incluses dans le marché? La réservation de billets de train, en priorité sur le national ; La réservation de billet d avion en international et exceptionnellement en national ; La réservation d hôtel dans le cadre des montants plafonnés, votés en conseil d administration (voir délibération) ; La location de véhicules, ou cas particuliers de moyen de transport ; Des assurances couvrant l annulation, les accidents, le rapatriement médical et sanitaire, la perte ou le vol des bagages ; Le signalement des formalités administratives à accomplir pour les voyages à l étranger (visas, vaccins, etc) ; Cartes d abonnement ou cartes privilèges. 2) Comment réserver un billet d avion/train, un hôtel? Adressez votre demande par courriel à aloha.merignac@orange.fr. Vous pouvez aussi prendre contact par téléphone au Madame Sandrine Roy sera votre principale interlocutrice. Il est recommandé d utiliser le modèle de la fiche de demande de réservation. En effet, harmoniser la présentation la présentation des demandes de réservation doit permettre de limiter toute incompréhension dans la demande et par conséquent d éviter des frais de modification. Cette fiche remplace les informations écrites habituellement dans le corps de mail ; cela n alourdit en rien la charge de travail et facilite le traitement des données. L agence vous adressera par courriel des propositions chiffrées. Pour confirmer votre choix, veuillez adresser le bon de commande Jefyco signé, de préférence par mail, soit par télécopie au Notez que l émission du billet s effectue le jour de la réception du bon de commande (sauf réception en fin de journée, vérifiez au préalable votre boîte spam (courrier indésirable).sinon, appelez l agence directement. L agence adressera en principe par courriel un billet électronique (train, avion) ou voucher (hôtel). L agence de Mérignac est ouverture du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 18h30. Marché n dit «voyage» FAQ Page 2 sur 5

3 3) Quelles informations dois-je saisir sur le bon de commande? Les codes nomenclatures NACRES sont les suivants : DA.11 SERVICE DE TRANSPORT FERROVIAIRE DE PERSONNES DA.12 SERVICE DE TRANSPORT AERIEN DE PERSONNES DC.01 SERVICE DE RESERVATION PAR AGENCE DE VOYAGE DB.11 HEBERGEMENT EN HOTEL Le code client : ALO00002 La rubrique : ou (colloques) Rappeler dans la désignation les caractéristiques de votre trajet (destination, mode de transport, hébergement, date). L agence peut recevoir de nombreuses demandes en même temps. Le rappel de ses caractéristiques évitera nombres d erreur. 4) Qui reçoit le billet électronique? Les noms et courriel de l émetteur du bon de commande apparaissent automatiquement.le billet électronique sera envoyé au courriel indiqué. L émetteur du bon de commande n est pas forcément le missionnaire, il s agit généralement du gestionnaire. Si vous souhaitez que le missionnaire reçoive également le billet électronique, deux possibilités : - Renseigner correctement la fiche de demande de renseignement susmentionnée au point 2 ; - Le mentionner dans le bon de commande. Au moment de l impression du bon de commande carambole, vous pouvez compléter l encadré «observation (il s agit de l encadré ou figurent les noms et courriel de l émetteur du bon de commande). Vous pouvez procéder de même pour toutes informations complémentaires. Ainsi, le billet sera envoyé par courriel au missionnaire, avec copie au gestionnaire. Chacun sera averti. Attention : cette remarque ne s applique pas au billet low-cost, ou seul le gestionnaire sera averti. Il sera alors primordial que le gestionnaire transfère le mail au missionnaire. Marché n dit «voyage» FAQ Page 3 sur 5

4 5) Pourquoi communiquer la date de naissance ou le numéro de téléphone du missionnaire dès la réservation? La saisie de la date de naissance est indispensable pour l émission du e-billet, notamment dans l aérien. A défaut, l e-billet ne pourra être émis. Quant au numéro de téléphone portable, il permettra à l agence de voyage de prévenir et de conseiller le missionnaire en cas de problème (ex : grève). 6) Pourquoi transmettre une copie du passeport lors de la réservation? La transmission d une copie du passeport à l agence de voyage permet d éviter les erreurs de saisie (nom de famille, date de naissance etc.) et par conséquent toute implication pour le missionnaire lors de son voyage et tout surcoût pour l établissement. De plus, rappelons que certains pays (USA par exemple) exigent la communication des informations contenues sur le passeport (N, date d émission, date d expiration, nom exact du voyageur) lors de la réservation. Tout renseignement communiqué à l agence reste strictement confidentiel et n est utilisé qu afin d améliorer la prestation. 7) Que faire en cas d urgence en dehors des jours et heures d ouverture? Le samedi, vous pouvez prendre contact avec leur agence localisée à Bruges par téléphone au numéro suivant : ou par télécopie au En cas d urgence en dehors des heures d ouverture, le responsable, M. Stéphane Decroos est joignable ) Pourquoi dois-je remplir la fiche de renseignement? Cette fiche a été transmise par l agence. Boerding Pass souhaite prendre en compte le profil de ses clients. Certaines données, telles que le numéro de passeport ou la date de naissance, sont obligatoires pour les voyages internationaux. Indiquer la nature de votre abonnement ou de votre carte de fidélité permettra à l agence d émettre des propositions adaptées à votre profil. Cette fiche n est donc pas destinée à s immiscer dans votre vie personnelle mais à personnaliser les dossiers, afin de gagner en temps et en efficacité. Marché n dit «voyage» FAQ Page 4 sur 5

5 Vous pouvez transmettre cette fiche à tout moment. Le remplissage de cette fiche est vivement conseillé pour les missionnaires les plus fréquents, notamment les enseignants-chercheurs. 9) Ai-je l obligation de passer par le marché pour mes réservations de billets et d hôtel? Un marché public est un contrat qui lie l université au titulaire. Le titulaire a donc l exclusivité des commandes. Le principal intérêt d un marché «voyages» réside dans l absence pour le missionnaire d avancer les frais (voir la fiche : pourquoi faire un marché pour les titres de transports?) Le missionnaire pourra déroger au marché à la condition qu il fasse lui-même l avance des frais. De plus, le plafond de remboursement des nuitées d hôtel est de 110 euros à Paris, 90 euros à Lyon et Marseille, 70 euros en province (dont Bordeaux). Dans le cadre du CNU, le remboursement s effectue à hauteur de 83 /nuitée. Si vous passez hors marché en faisant l avance des frais, vous ne pourrez être remboursé au-delà du montant plafonné. 10) Les vouchers La réservation des nuitées d hôtel donne lieu à un voucher. Les vouchers sont généralement nominatifs et donc facturés. Dans le cadre de colloques, les vouchers ne sont pas toujours nominatifs pour limiter la facturation. Par exemple, dans le cadre d un colloque de 20 personnes, l émission de 20 vouchers nominatifs entraîne 20 fois la facturation des frais de gestion. A contrario, l émission d un voucher pour 20 personnes, sans nom, n est facturé qu une seule fois. 11) Les billets modifiables/remboursables L agence de voyage ne décide pas des conditions de vente des compagnies de transport. Ainsi les billets non-modifiables et non-remboursables sont du ressort des compagnies de transport et non de l agence qui n est qu un intermédiaire. Pour souscrire à un billet modifiable et/ou remboursable, veuillez le préciser au moment de la réservation. Toutefois, les compagnies de transport appliquent généralement un surcout sur ces billets. Attention : même en cas de modification d un billet modifiable, l agence peut facturer des frais de gestion pour modification. Mais l intérêt des billets modifiables est de prévenir la facturation des modifications qu appliquent en sus les compagnies de transport. Marché n dit «voyage» FAQ Page 5 sur 5