BIENVENUE DANS HOGUNSOFT CONTACT CENTER IMPORT DE DONNEES AVEC ID EXTERNE

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1 BIENVENUE DANS HOGUNSOFT CONTACT CENTER CRM, Centre d Appels, Centre de Contacts, Moteur d Appels Automatisé, SIP, POP3 SMTP, Outlook, Exchange, Synchronisation, Mailing, ing, SIP, ecrm, Multicanal, Multi Canal, Reporting, Statistiques, GRC, Gestion Relation Client, Contact, Calendrier, Agenda, Téléphone, Phoning, Campagnes d Appels, Moteur d Appel Sortant, Double Appel, Multi Lignes, Tracking Mails, Help Desk, Incidents, Opportunités, Ventes, Support Client, Temps Passé, 360 degrés IMPORT DE DONNEES AVEC ID EXTERNE Ce tutoriel vous explique : comment importer des Contacts et Entités en utilisant un unique fichier Microsoft Excel puis comment mettre à jour ces données. 1 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

2 Ce tutoriel se donc découpe en 4 parties : 1. Le fichier Microsoft Excel et formulaire Contact Center... 3 a. Préparation du fichier Excel... 5 b. Examen et préparation des champs de formulaires dans contact Center Import des Entités : Import des contacts et liaison automatique avec les Entités Comment compléter des données à l aide d un ID externe HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

3 1. Le fichier Microsoft Excel et formulaire Contact Center 1 Pour lancer le logiciel Cont@ct Center, cliquez sur l icône. La fenêtre suivante s ouvre : Saisissez votre login et mot de passe pour vous connecter. Cliquez sur «se connecter». 3 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

4 2 Une fois que vous êtes connecté, cette fenêtre s ouvre : 4 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

5 A. Préparation du fichier Excel Les Entités et Contacts à importer dans HOGUNSOFT Contact Center sont stockés dans un fichier Excel. La première ligne de ce fichier comporte les entêtes des colonnes (ligne 1) des données que vous souhaitez importer (lignes 2 à 15). Une de vos colonnes doit contenir un identifiant unique caractérisant une entité, ici nommé «Id externe». Avant toute importation, il est nécessaire de vérifier l intégralité du fichier par rapport à deux éléments : 1) Les numéros de téléphone : Le type attendu, en ce qui concerne les numéros de téléphone est du «texte». Vous devez convertir vos numéros de téléphone, s ils sont en format «numérique» dans Excel, en texte avant de faire l import. En aucun cas, vos numéros de téléphone ne doivent être en format «numérique». 2) Les lignes vides : Les lignes qui suivent vos données doivent être vides. 5 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

6 3 Pour vérifier que les cellules qui suivent les données sont vides, dans le bandeau accueil d Excel allez sur le bouton «Rechercher et sélectionner». Cliquez sur «Sélectionnez les cellules» 6 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

7 4 Dans la fenêtre «Sélectionner les cellules» cochez «Cellules vides» et cliquez sur «OK». Les cellules vides sont sélectionnées. Excel a sélectionné les lignes de 16 à 32 incluses. 7 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

8 5 Sélectionnez les lignes de 16 à 32 inclues. Cliquez avec le bouton de droit de la souris dans cette sélection. Dans le menu contextuel faites «Supprimer» Il est maintenant certain que vos cellules soient vides. 6 Enregistrez votre fichier. Votre fichier Excel est prêt à être importé dans Contact Center. 8 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

9 B. Examen et préparation des champs de formulaires dans contact Center Vérification de présence de champs dans le formulaire de HOGUNSOFT Contact Center : Les en têtes de colonne de votre fichier Excel doivent correspondre à un champ présent dans le formulaire Entité de l application contact Center. L en-tête de colonne «Nom» du fichier Excel correspond au champ «Nom» du formulaire Entité L en-tête de colonne «Libellé Rue» du fichier Excel correspond au champ «Adresse» du formulaire Entité L en-tête de colonne «Courriel» du fichier Excel correspond au champ « » du formulaire Entité Si des champs, présents dans les en-têtes d Excel sont manquants dans le formulaire de HOGUNSOFT Contact Center, il faut alors les créer. Référez-vous au tutoriel Création de formulaire. 9 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

10 Compléter les listes de valeurs par les données du fichier Excel. Les colonnes «Secteur d'activité», «Statut légal» et «statut» du fichier Excel correspondent à des listes de valeurs dans le formulaire des Entités. Il est nécessaire avant d effectuer un import de renseigner ces listes de valeurs. Voici les données que doivent contenir les différentes listes de valeurs du formulaire des Entités : Secteur d activité Statut légal Statut Administration Services aux entreprises Industrie automobile SSII IAA Edition de logiciel Agriculture Industrie graphique EURL SA SARL Auto entrepreneur EIRL Prospect Client En découverte Clos 10 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

11 7 Dans Contact Center allez dans le Menu «Outils» puis «Administration» et «Formulaires». 8 Dans «Formulaire pour» sélectionnez «Les entités». Sélectionnez votre formulaire et cliquez sur le bouton «Modifier». 11 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

12 L éditeur de formulaire s ouvre. 9 Dans la colonne de gauche, Champs de base, sélectionnez «Secteur d activité». Cliquez sur le bouton «Valeurs» 12 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

13 10 Normalement cette boîte de dialogue est vide de toute information. Si tel n est pas le cas, sélectionnez les valeurs et supprimez-les à l aide du bouton «Supprimer» Puis, cliquez sur le bouton «Modifier tout» La Boite d édition des valeurs de la liste s ouvre. 11 Saisissez les valeurs en faisant un retour à la ligne après chaque donnée. Le résultat doit être comme ci-dessous : 13 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

14 Cliquez sur «Valider» Vous devez obtenir le résultat ci-contre : 12 «Validez» la boîte de dialogue «Valeurs associées à «Secteur d activité»». 14 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

15 13 Réalisez la même opération en sélectionnant dans la colonne de gauche des «Champs de base» «Statut». Donnez-lui les valeurs suivantes : EURL SA SARL Auto entrepreneur EIRL Vous devez obtenir le résultat ci-dessous : 15 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

16 14 «Validez» 16 Une fois vos listes de valeur complétées, «Validez» le formulaire «Entité». «Validez» la fenêtre de «Gestionnaire de Formulaires». Toutes les modifications effectuées dans le formulaire ne seront prises en compte qu à partir de cette dernière validation. A présent, tout est prêt pour commencer la procédure d import. 16 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

17 2. Import des Entités : Nous allons importer les informations concernant les Sociétés, c est-à-dire les Entités dans HOGUNSOFT Contact Center en réalisant un Mapping (établir une correspondance entre les données de natures identiques mais de formes différentes). En-têtes de colonnes concernées du fichier Excel Id Externe Nom Secteur d'activité Statut légal Statut Rue Code postal Ville Téléphone Société Site web Champs concernés du formulaire d entité de Contact Center Nom Secteur d'activité Statut Type Adresse Code postal Ville Téléphone Site web 18 Dans le volet de navigation cliquez sur «Contacts et collaborateurs» Dans l arborescence positionnez-vous sur «Comptes» qui correspond au dossier de stockage des Entités. 17 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

18 19 Cliquez sur le Bouton «Importer» de la barre d outils dynamique. La fenêtre «d import d entités dans le dossier «comptes»» s ouvre. 20 Cliquez sur «Fichier Excel ou Access». Cliquez sur «Suivant». La fenêtre «d importation des entités s ouvre». 18 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

19 21 Laissez la telle quelle et cliquez sur «Suivant». L application vous demande de sélectionner le fichier Excel contenant vos données 22 Cliquez sur votre fichier et faites «Ouvrir» 19 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

20 23 Sélectionnez la feuille Excel dans laquelle sont stockées les données à importer puis cliquez sur «suivant». 20 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

21 La fenêtre «Import de données» s ouvre 24 Sélectionnez et cochez la première ligne «ID Externe». Cliquez sur première ligne de la colonne «Champ correspondant dans Cont@ct Center» Choisissez dans la liste déroulante qui s affiche, le champ «ID Externe» dans HOGUNSOFT Contact Center qui correspond à l en-tête «ID Externe» dans le fichier importé. 25 Sélectionnez et cochez la seconde ligne «Nom». Cliquez sur la seconde ligne de la colonne «Champ correspondant dans Cont@ct Center» Choisissez dans la liste déroulante qui s affiche, le champ «Nom» dans HOGUNSOFT Contact Center qui correspond à l en-tête «Nom» dans le fichier importé. 21 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

22 Poursuivez la même opération pour faire correspondre les en-têtes de colonne d Excel aux champs de votre formulaire Entité dans Contact Center Au final, vous devez aboutir au ce résultat ci-contre : 26 Faites «Validez» 22 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

23 L application lance l import et une fenêtre contenant une barre de progression de l import s affiche. Une fois l import terminée l application vous indique la réussite de l opération ainsi que le nombre d entités importées 27 Cliquez sur «Validez» 23 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

24 Visualisation du résultat de l importation 24 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

25 3. Import des contacts et liaison automatique avec les Entités. L objectif, en important les contacts, est de les lier automatiquement aux Entités / Sociétés précédemment créés. Chaque contact doit retrouver la société à laquelle il appartient. Nous allons pour cela nous servir des identifiants externes déclarés dans le fichier Excel et dans les Entités / Sociétés précédemment importées. 28 Positionnez-vous sur le dossier «Contacts». Cliquez sur le bouton «Importer» de la barre d outils dynamique des Contacts. Cliquez sur «des contacts» 29 La fenêtre de type «d import» s ouvre. Sélectionnez «Fichier Excel ou Access». Cliquez sur «Suivant». 25 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

26 30 Dans la fenêtre de «Sélection d une table» choisissez la feuille dans laquelle sont contenues les données. Cliquez sur «Suivant» La fenêtre «Import de données» s ouvre. 31 Sélectionnez et cochez la première ligne «ID Externe». Cliquez dans première ligne de la colonne «Champ correspondant dans Cont@ct Center» Choisissez dans la liste déroulante qui s affiche, le champ «ID Externe de l entité» dans Cont@ct Center qui correspond à l en-tête «ID Externe» dans le fichier Excel importé. 26 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

27 32 Dans «Nom du champ dans le fichier importé», sélectionnez et cochez «Nom». Cliquez dans seconde ligne de la colonne «Champ correspondant dans Center». Choisissez dans la liste déroulante qui s affiche, le champ «Société (champ texte)» dans HOGUNSOFT Contact Center qui correspond à l en-tête «Nom» dans le fichier Excel importé. 27 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

28 33 Dans «Nom du champ dans le fichier importé», sélectionnez et cochez «libellé Rue», Cliquez dans la ligne correspondante de la colonne «Champ correspondant dans Center» Choisissez dans la liste déroulante qui s affiche, le champ «Adresse (professionnelle)» dans Cont@ct Center qui correspond à l en-tête «libellé Rue» dans le fichier Excel importé. 28 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

29 Renouvelez l opération pour tous les champs à importer Au final, vous devez aboutir au résultat ci-contre : 34 Cliquez sur «Validez» 29 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

30 L application lance l import et une fenêtre contenant une barre de progression de l import s affiche. Une fois l import terminé, l application vous indique la réussite de l opération ainsi que le nombre de contacts importés. 35 Cliquez sur «Validez». 30 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

31 Visualisation du résultat de l importation où le contact est lié à l Entité 31 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

32 4. Comment compléter des données à l aide d un ID externe Il est possible de compléter pour informations la base de données à l aide d un fichier Excel et de l ID Externe. Imaginons que notre fichier externe s enrichisse d une nouvelle colonne et dispose d un nouvel entête de colonne : «Code APE» Nouvelle colonne avec un en-tête «Code APE» Au préalable, vous devez vérifier qu un champ «code APE» est dans le formulaire des entités. présent 32 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

33 36 Dans Contact Center allez dans le Menu «Outils» puis «Administration» et «Formulaires». 37 Dans «Formulaire pour» sélectionnez «Les entités» Sélectionnez votre formulaire et cliquez sur le bouton «Modifier». 33 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

34 38 Vérifiez que le champ est présent dans la liste des champs disponible (liste de droite) et dans l éditeur (aperçu du formulaire à droite). Si le champ est manquant dans le formulaire de Contact Center, il faut alors le créer. Référez-vous au tutoriel Création de formulaire. 39 Fermez la fenêtre à la croix rouge, en haute à droite. 34 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

35 Vous souhaitez compléter vos données sur les Entités dans HOGUNSOFT Contact Center? 40 Positionnez-vous sur le dossier contenant vos données de sociétés. Cliquez sur le bouton «Importer» 41 La fenêtre de «Choix de type d import» s ouvre. Cliquez sur «Fichier Excel ou Access» Faites «Suivant» 35 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

36 La fenêtre d option d importation s ouvre. 42 Cochez «Fusionnez les fiches et en cas de conflit». Cochez «Priorité aux données provenant du fichier importé». Cliquez sur «Suivant». 43 Dans la fenêtre «Ouvrir», allez sélectionner votre fichier contenant les données Cliquez dessus et faites «Ouvrir» 36 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

37 44 Dans la fenêtre de «Sélection d une table», choisissez la feuille dans laquelle sont contenues les données. Faites «Suivant» 45 Dans «Nom du champ dans le fichier importé», sélectionnez et cochez «Id Externe», Cliquez dans la ligne correspondante de la colonne «Champ correspondant dans Cont@ct Center» Choisissez dans la liste déroulante qui s affiche, le champ «Id Externe» dans HOGUNSOFT Contact Center qui correspond à l en-tête «Id Externe» dans le fichier Excel importé. 37 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

38 46 Dans «Nom du champ dans le fichier importé», sélectionnez et cochez «Code APE», Cliquez dans la ligne correspondante de la colonne «Champ correspondant dans Center» Choisissez dans la liste déroulante qui s affiche, le champ «Code NAF» dans HOGUNSOFT Contact Center qui correspond à l en-tête «Code APE» dans le fichier Excel importé. 47 L application lance l import et une fenêtre contenant une barre de progression de l import s affiche. Une fois l import terminée l application vous indique la réussite de l opération ainsi que le nombre d entités importées Cliquez sur «Validez». 38 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

39 48 Pour visualiser ces nouvelles données, faites un clic droit avec votre souris dans les intitulés de colonnes de la vue liste. Dans la liste de ce menu contextuel, cochez «Code NAF» 39 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

40 Visualisation des résultats avec les nouvelles données importées. 40 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné

41 Besoin d un devis, de plus renseignements? CONTACTEZ-NOUS! 3A rue de Paris Cesson-Sévigné +33 (2) contact@hogunsoft.com 41 HOGUNSOFT 3A rue de Paris Cesson-Sévigné