Ponts Amisgest Présences et Feuilles de temps

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1 servicesdegarde.acceo.com Ponts Amisgest Présences et Feuilles de temps

2 Tous droits réservés. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite sous aucune forme et par quelque moyen que ce soit graphique, électronique ou mécanique, y compris la photocopie, l enregistrement ou la sauvegarde sans l autorisation expresse de son auteur. Les produits auxquels ce document fait référence peuvent être soit des marques de commerce, soit des marques enregistrées de leurs propriétaires respectifs. Bien que toutes les précautions aient été prises durant la préparation de ce document, l éditeur et l auteur ne peuvent être tenus responsables des erreurs, coquilles ou omissions, ou pour les inconvénients pouvant résulter de l utilisation de l information contenue dans ce document ou de l utilisation de programmes ou de codes sources pouvant l accompagner. Préparé par Éric Fournier Corrigé par Yolaine Jacques Le 23 février 2017 V2 Gestionnaire ACCEO Services de garde ACCEO Solutions inc.

3 Table des matières Introduction... 5 Pont - Présences... 5 Avant de commencer... 5 Paramètres... 6 Saisir les heures d ouverture... 6 Saisir la durée de garde... 6 Saisir les frais de retard... 7 Exportation des présences avec Amisgest... 9 Importation des présences dans le Gestionnaire... 9 Facturation des frais de garde et transfert des présences Facturation d avance Facturation après service rendu Présences sauvegardées Journées de fermeture Messages du système Avertissement Erreur Pont - Feuilles de temps Avant de commencer Paramètres Valeurs par défaut Jours fériés Exportation des feuilles de temps avec Amisgest Importation des feuilles de temps dans le Gestionnaire Calcul de la paie Messages du système Avertissement Erreur Foire aux questions (FAQ) ACCEO Solutions inc.

4 Installation Paramétrage Transfert de données Dépannage ACCEO Solutions inc.

5 Introduction Le pont Amisgest a pour objectif principal de permettre le transfert vers le logiciel Gestionnaire de vos données de présences des enfants et des feuilles de temps de vos employés provenant du logiciel Amisgest, plutôt que d en effectuer la saisie manuellement. Pont - Présences Avant de commencer Afin d avoir accès à l assistant Importation des présences, vous devez gérer les droits d accès à votre groupe d utilisateurs dans le logiciel. Pour effectuer ces changements : 1. Cliquez sur Fichier / Paramètres. 2. Sélectionnez l onglet Groupes d utilisateurs. 3. Choisissez le membre du groupe à modifier dans la partie supérieure de la fenêtre. 4. Sous l onglet Droits du groupe, cochez les deux cases suivantes : Afin d activer la nouvelle sélection de paramètres ci-dessus dans le système, il est essentiel de redémarrer le Gestionnaire.

6 Paramètres Afin que les frais de retard ou les frais de la 11 e heure soient considérés automatiquement lors de l importation des présences dans le Gestionnaire, quelques paramétrages sont nécessaires. Pour ce faire, dans le menu du Gestionnaire, cliquez sur Amisgest / Paramètres. Vous devez vous assurer que les heures d ouverture, la durée de la garde et les frais de retard sont paramétrés AVANT d effectuer un transfert. Voir la documentation d Amisgest pour plus de détails. Saisir les heures d ouverture Vous devez saisir les heures d ouverture pour chacune de vos installations. Ces heures seront utilisées pour le calcul des frais de retard après la fermeture : Saisir la durée de garde Vous devez saisir la durée de garde à considérer pour une : Journée complète; Demi-journée. Selon le ministère de la Famille, une demi-journée se situe entre 2 h 30 et 3 h 59 de garde, et une journée complète, entre 4 h et 10 h de garde. Ce paramètre permettra de sélectionner le bon service lors de la saisie des présences (p. ex. Demi-journée PCR).

7 Voici de quelle manière vous pourriez paramétrer la durée de garde si vous décidez de ne pas considérer les demi-journées. Ainsi, peu importe le nombre de minutes ou d heures que l enfant sera au service de garde, sa présence sera considérée comme une journée complète : Saisir les frais de retard Si vous désirez que le logiciel gère automatiquement les frais de retard après la fermeture ou de supplément (11 e heure), vous devez saisir les informations à l onglet Suppléments et retards en fonction de votre règlement interne.

8 À l onglet Services, les frais supplémentaires (11 e heure) sont associés en fonction des services utilisés. Les suppléments pour les principaux services utilisés par les services de garde sont déjà paramétrés. Par contre, si vous utilisez d autres services, vous pourrez indiquer les suppléments à considérer dans la colonne Supplément. Advenant le cas où vous n avez jamais utilisé les services tels que Supplément PCR 18 à 59 mois pour facturer la 11 e heure, il faudra vérifier que le tarif est bien établi dans Service de garde / Paramètres / onglet Services. Pour modifier un tarif, vous pouvez utiliser l assistant Gestion des tarifs.

9 Exportation des présences avec Amisgest Pour exporter vos données de présence d Amisgest vers le Gestionnaire, vous devez utiliser le bouton Transférer vers le Gestionnaire disponible dans Amisgest : Amisgest suggère de ne pas utiliser le navigateur Internet Explorer avec leur plateforme. Tout autre navigateur devrait bien fonctionner. Pour plus de détails à ce sujet, vous pouvez consulter la documentation d Amisgest. Importation des présences dans le Gestionnaire Vous devez utiliser l assistant Importation des présences pour importer et sauvegarder les mêmes données, mais cette fois-ci dans le Gestionnaire. Voici comment : 1. Cliquez sur Amisgest / Assistants / Importation des présences. 2. Sélectionnez les dates de début et de fin des périodes de frais de garde pour lesquelles vous désirez importer les données de présences.

10 3. Sélectionnez les dossiers désirés. 4. Portez une attention aux erreurs ou avertissements s il y a lieu (veuillez vous référer à la section Messages du système de ce guide pour plus de détails). 5. À cette étape, vous validez les données des présences. Ces dernières seront conservées et utilisées lors de la facturation à partir de l assistant Gestion des frais de garde.

11 6. À la dernière étape de cet assistant, il est possible d imprimer deux rapports : Présences provenant d Amisgest et Présences sauvegardées. Ces rapports ne sont pas disponibles à partir du Centre des rapports. Vous devez donc être particulièrement vigilant pour ne pas les oublier si vous voulez les conserver.

12 Facturation des frais de garde et transfert des présences Facturation d avance Utilisez les options 4 et 5 de l assistant Gestion des frais de garde si votre service de garde facture les frais de garde avant que le service ne soit rendu. Il ne sera pas possible d importer des présences passées d Amisgest si vous n avez pas utilisé l option Facturer sans transférer les présences (facturation d avance) dans l écran ci-dessus. Pour plus de détails, se référer au document Facturation d avance disponible sur la page Web du Gestionnaire ou en cliquant sur le lien suivant :

13 Facturation après service rendu Utilisez la première option de l assistant Gestion des frais de garde si votre service de garde facture les frais de garde après que le service ne soit rendu. Il est important d avoir effectué l étape d importation des présences d Amisgest avant de procéder à la facturation, sans quoi les présences d Amisgest ne seront pas intégrées. Présences sauvegardées Lors de la facturation des frais de garde, un message indique que la présence provient d Amisgest. Elle peut être modifiée au besoin à cette étape-ci.

14 Journées de fermeture Les journées de fermeture (code F pour Férié) qui sont indiquées dans le calendrier des journées spéciales seront automatiquement prises en compte lors de la saisie des présences par l assistant Gestion des frais de garde. Il n est donc pas nécessaire de saisir le code Férié dans Amisgest, puisque le Gestionnaire le fera automatiquement.

15 Messages du système Voici la liste des messages d avertissement et d erreur que vous pouvez obtenir à l intérieur de l assistant Importation des présences d Amisgest : Avertissement Message Aucune donnée de présences pour la semaine Présence déjà existante pour la semaine Données de présences pour la semaine déjà importées et non modifiées Données de présences pour la semaine déjà importées mais modifiées Erreur Message Pas de présence prévue à l agenda pour cette journée Présence n a pas pu être importée Signification L enfant n a aucune présence pour la semaine indiquée. Le code A pour Absent sera utilisé pour les 5 jours de la semaine concernée. Un transfert de présences a déjà été effectué pour cette semaine et pour cet enfant à partir de l assistant Gestion des frais de garde. Si vous avez facturé et transféré les présences avant même d avoir importé les présences d Amisgest, il vous faudra renverser la facturation en supprimant les présences afin de pouvoir importer les présences d Amisgest. Autrement, vous devrez entrer les données manuellement. Vous avez déjà procédé à l importation des présences, et aucune modification n a été obtenue par les données d Amisgest. Vous avez déjà procédé à l importation des présences, et de nouvelles modifications ont été obtenues par les données d Amisgest. En procédant ainsi, les modifications seront également apportées dans le Gestionnaire (à condition que les présences n aient pas déjà été confirmées à partir de l assistant Gestion des frais de garde). Signification Pour cette semaine, la présence de l enfant n est pas prévue selon l agenda. Aucune présence ne sera sauvegardée. Si la présence de l enfant est prévue, vous devez modifier son agenda en conséquence et redémarrer l assistant Importation des présences. L enfant n a pas de présence prévue dans son agenda pour ces journées (code blanc). Les présences pour ces journées ne seront pas sauvegardées. Si une erreur a été faite dans l agenda de l enfant, vous devrez corriger celui-ci et redémarrer l assistant d importation pour que ces présences soient sauvegardées.

16 Pont - Feuilles de temps Avant de commencer Afin d avoir accès à l assistant Importation des feuilles de temps, vous devez accorder les droits d accès à votre groupe d utilisateurs dans le logiciel. Pour effectuer ces changements : 1. Cliquez sur Fichier / Paramètres. 2. Sélectionnez l onglet Groupes d utilisateurs. 3. Choisissez le membre du groupe à modifier dans la partie supérieure de la fenêtre. 4. Sous l onglet Droits du groupe, cochez les deux cases suivantes : Afin d activer la nouvelle sélection de paramètres ci-dessus dans le système, il est essentiel de redémarrer le Gestionnaire.

17 Paramètres Valeurs par défaut Amisgest recevra la liste des employés qui doivent travailler selon les paramètres établis dans les Valeurs par défaut de chaque dossier employé dans le Gestionnaire. Avant de commencer, vous devez donc vous assurer que ces données sont exactes dans chacun des dossiers.

18 Jours fériés Les journées de fermeture ne doivent pas être saisies dans Amisgest, puisque le Gestionnaire les gère automatiquement selon le paramètre indiqué dans Indemnité pour les congés fériés des dossiers des employés. Le calcul des jours fériés se fera lors de l utilisation de l assistant Calcul de la paie. Lorsqu une paie inclut un jour férié, vous devez d abord vous assurer que le code F a été mis dans les paramètres de ressources humaines à l onglet Journées spéciales avant de procéder avec l assistant. Exportation des feuilles de temps avec Amisgest Pour exporter vos feuilles de temps d Amisgest vers le Gestionnaire, vous devez utiliser le bouton Transférer vers le Gestionnaire disponible dans Amisgest : Amisgest suggère de ne pas utiliser le navigateur Internet Explorer avec leur plateforme. Tout autre navigateur devrait bien fonctionner. Pour plus de détails à ce sujet, vous pouvez consulter la documentation d Amisgest. Il est possible de faire le transfert d Amisgest vers le Gestionnaire sans sélectionner tous les dossiers d employés. Pour la connaître, communiquez avec les spécialistes d Amisgest. ACCEO Solutions inc. 18 de 26

19 Importation des feuilles de temps dans le Gestionnaire Vous devez utiliser l assistant Importation des feuilles de temps pour importer les mêmes données, mais cette fois dans le Gestionnaire. Voici comment : 1. Cliquez sur : Amisgest / Assistants / Importation des feuilles de temps. 2. Vous pouvez décider d importer des feuilles de temps pour une période de paie, pour une seule semaine ou pour une seule journée en sélectionnant l une des trois options de l écran ci-dessous. Cochez l option Réinitialiser les données déjà importées pour cette période si vous aviez déjà procédé à l importation pour cette période et que vous désirez écraser les données initiales. ACCEO Solutions inc. 19 de 26

20 3. Dans l écran suivant, seuls les dossiers pour lesquels vous avez transféré des données provenant d Amisgest apparaîtront. Marquez et filtrez les dossiers désirés, puis cliquez sur Suivant. : 4. L écran Importation des données vous permet de consulter et de valider les données pour chacun des employés : a. Cliquez sur le nom d un employé et sur la semaine désirée pour avoir les détails dans la partie du bas. b. Le total des heures pour cette période apparaît à droite sous la colonne Heures. c. Validez les feuilles de temps provenant d Amisgest. d. Dans la partie inférieure apparaissent les feuilles de temps qui seront sauvegardées et utilisées avec l assistant Calcul de la paie. Des changements peuvent être apportés à cette étape lorsque c est nécessaire. Il sera aussi possible d effectuer des changements de dernière minute lors de la paie. a. Vous pouvez lire tout avertissement ou erreur à l onglet Messages. Veuillez vous référer la section Messages du système de ce guide pour plus de détails. ACCEO Solutions inc. 20 de 26

21 b. Vous pouvez aussi consulter les Valeurs par défaut de l employé à l onglet Feuilles de temps par défaut si vous deviez vous y référer. ACCEO Solutions inc. 21 de 26

22 5. La dernière étape de cet assistant consiste à imprimer les deux rapports disponibles à des fins de consultation future. Ces rapports ne sont pas disponibles à partir du Centre des rapports. Vous devez donc être particulièrement vigilant pour ne pas les oublier si vous voulez les conserver. Par contre, il sera toutefois possible de les réimprimer. Pour ce faire, vous devez reprendre l assistant Importation des feuilles de temps, sélectionner la période de paie désirée, cliquer sur Suivant jusqu à la fin de l assistant et réimprimer les rapports. ACCEO Solutions inc. 22 de 26

23 Calcul de la paie Dès que vos données d Amisgest ont été importées, vous êtes maintenant prêt à effectuer la paie comme vous avez l habitude de le faire. Les feuilles de temps provenant d Amisgest seront surlignées en vert. Tel que mentionné précédemment, des changements peuvent encore être apportés à cette étape au besoin. Une fois la paie terminée, vous pouvez consulter les feuilles de temps importées d Amisgest à l onglet Feuilles de temps de chaque dossier d employé dans le Gestionnaire. ACCEO Solutions inc. 23 de 26

24 Messages du système Voici la liste des messages d avertissement et d erreur que vous pouvez obtenir à l intérieur de l assistant Importation des feuilles de temps d Amisgest : Avertissement Message Feuille de temps déjà existante pour la semaine Erreur Message Données de feuilles de temps pour la semaine déjà importées et non modifiées Signification Vous tentez d importer une feuille de temps pour une période déjà effectuée à partir de l assistant Calcul de la paie. Il ne sera donc pas possible d importer de nouveau cette feuille de temps. Signification Vous avez déjà procédé à l importation des feuilles de temps, et aucune modification n a été obtenue par les données d Amisgest. ACCEO Solutions inc. 24 de 26

25 Foire aux questions (FAQ) Installation 1. J ai mis à jour la licence du Gestionnaire pour le pont Amisgest à partir de mon poste personnel et non du serveur. Est-ce que je dois le faire aussi sur le serveur? Non. La modification de la licence faite sur un poste personnel est valide pour tous les ordinateurs utilisant le Gestionnaire. 2. De quelle façon pouvons-nous mettre à jour la licence pour que le pont Amisgest soit activé dans le Gestionnaire? Vous devez choisir le menu Fichier, puis l option Paramètres. Choisir ensuite l onglet Licence dans la fenêtre affichée et cliquer sur lien Mettre à jour votre licence à partir des serveurs d ACCEO. Paramétrage 1. Pouvons-nous utiliser le système Amisgest dès son installation? Oui. Il est très important de s assurer que le logiciel Amisgest fonctionne et soit paramétré adéquatement afin que le transfert des données se passe bien. Veuillez vous référer à la documentation d Amisgest pour vous en assurer. 2. Est-ce que je dois configurer Amisgest pour utiliser le pont? Oui. Nous vous suggérons de vous référer à la documentation d Amisgest pour vous assurer que tout est bien configuré. 3. J ai suivi la procédure d implantation du pont Amisgest que j ai reçue par courriel. Lorsque je clique sur l onglet Amisgest, je n ai pas accès à Paramètres, Importation des présences et Importation des feuilles de temps, car ces options sont grisées. Que faire? Vous devez vérifier si la licence est bien à jour et si les droits d utilisateurs dans le Gestionnaire ont été attribués correctement. À ce sujet, voir les sections Avant de commencer de ce guide. 4. Comment suis-je en mesure de savoir si le pont Amisgest est activé? Dans le Gestionnaire, le menu Amisgest est affiché, ce qui signifie que le pont est bel et bien activé. Dans Amisgest, le bouton Transférer vers Le Gestionnaire devient disponible dans l Historique des présences des enfants ou à partir des feuilles de temps des employés. Transfert de données 1. Qu est-il possible de transférer avec le pont Amisgest? Le pont permet de transférer les présences des enfants, ainsi que les feuilles de temps des employés, d Amisgest vers le Gestionnaire. 2. Mon CPE a plusieurs installations, est-ce possible avec le pont Amisgest de transférer toutes les présences et feuilles de temps qui leur sont attachés en même temps? Oui. Afin de permettre une certaine flexibilité, le pont Amisgest, que ce soit pour les présences ou les feuilles de temps, donne la possibilité de sélectionner une ou plusieurs installations lors du transfert de données. Par exemple, pour les présences, à l écran de bienvenue de l assistant ACCEO Solutions inc. 25 de 26

26 Importation des présences, il est possible de sélectionner Toutes les composantes pour procéder à l importation de toutes les installations en une seule étape. 3. Est-ce que le transfert des présences et des feuilles de temps se fait à partir d Amisgest ou du Gestionnaire? Il se fait par Amisgest vers le Gestionnaire avec le bouton Transférer vers Le Gestionnaire et comporte deux étapes : a) la préparation des données dans Amisgest et; b) l importation des données dans le Gestionnaire par le menu Amisgest, en sélectionnant l option Importation des présences ou Importation des feuilles de temps selon le cas. 4. Est-ce que je peux utiliser n importe quel navigateur pour faire les différents transferts provenant d Amisgest vers le Gestionnaire? Amisgest suggère de ne pas utiliser le navigateur Internet Explorer avec leur plateforme. Tout autre navigateur, comme Chrome, devrait bien fonctionner. Voir la documentation d Amisgest pour plus de détails. 5. À quelle fréquence peut-on exporter les présences et les feuilles de temps d Amisgest pour ensuite les importer dans le Gestionnaire? Il est possible de faire le transfert à la fréquence désirée, soit à la fin d une journée ou d une semaine. 6. Est-il possible de faire le transfert des présences et des feuilles de temps d Amisgest vers le Gestionnaire sans sélectionner tous les dossiers d enfants ou d employés? Oui. Veuillez vous référer à la documentation d Amisgest pour plus de détails. Dépannage 1. Pourquoi des fiches sont-elles en surbrillance jaune après un transfert des présences ou des feuilles de temps? La surbrillance jaune indique un problème avec certaines fiches. Vous devez donc vérifier celles-ci. 2. Comment puis-je voir les messages associés aux fiches de présence ou de feuilles de temps en surbrillance jaune? Vous devez cliquer sur l onglet Messages qui se trouve à côté de l onglet Présences à sauvegarder ou Feuilles de temps à sauvegarder. 3. J ai oublié d imprimer les deux rapports des présences, celui provenant d Amisgest et celui des Présences sauvegardées ou Feuilles de temps sauvegardées. Est-il possible de le faire à partir du le Centre des rapports? Non. Ces rapports ne sont pas disponibles à partir du Centre des rapports. Vous devez donc être particulièrement vigilant pour ne pas les oublier si vous voulez les conserver. Toutefois, il vous sera possible de les réimprimer en utilisant l assistant Importation des feuilles de temps. Il faudra alors sélectionner la période de paie désirée en cliquant sur Suivant jusqu à la fin de l assistant. ACCEO Solutions inc. 26 de 26