Rapport d'audit interne du processus RESSOURCES HUMAINES NANCY

Transcription

1 Rapport d'audit interne du processus RESSOURCES HUMAINES NANCY Date de l'audit : 23/04/2010 Processus audité(s) : Ressources Humaines Site audité : Nancy Référentiel(s) : ISO 9001 : 2008 Équipe d'audit : Christelle SANDERS Responsable qualité déléguée Page 1 sur 8

2 Table des matières 1Compte-rendu pour la Direction...3 2Définition des constats d'audit...4 3Référentiel documentaire...4 4Synthèse de l'audit Suivi de l'amélioration continue...8 Ce rapport a été présenté et validé par : Nom : Fonction : Nom : Fonction : Florence DAGUET Responsable qualité Pilote Processus SMQ et AMELIORATION Etienne PICQ Pilote Processus RH Page 2 sur 8

3 1 Compte-rendu pour la Direction Conclusion Christelle SANDERS a réalisé cet audit de suivi dans le but de vérifier l'entretien et l'efficacité du système de management de la qualité de l'infoma concernant : - la maîtrise des enregistrements, - la maîtrise des documents, - les données de sortie des différentes activités définies dans le processus, - les indicateurs de suivi, afin d'être en conformité avec les exigences de la norme ISO 9001 : version Cet audit a permis : - de demander des actions curatives dans les tableaux de documents et d'enregistrements ainsi que sur divers fichiers concernant la formation continue des permanents, la définition des activités et tâches de chacun et l'évaluation. Efficacité du système et amélioration continue La mise en place des actions curatives demandées permettra une amélioration en continue. Domaines requérant l'attention de la Direction La démarche qualité est très bien comprise et totalement intégrée par l'auditée. Il a été constaté que le manuel qualité n'est pas à jour par rapport au processus Ressources Humaines en ligne sur l'intranet INFOMA. La procédure «formation continue des personnels» est également à mettre à jour. Page 3 sur 8

4 2 Définition des constats d'audit Non-conformité majeure (NCM) Absence ou encore défaut de mise en œuvre ou de maintien d une ou plusieurs exigences du système de management, ou situation qui sur la base de preuves objectives soulèverait des doutes significatifs sur l aptitude du système à respecter : - la politique, les objectifs ou les engagements publics de l organisme - la conformité aux exigences réglementaires applicables - la conformité aux exigences du référentiel de l audit. Non-conformité mineure (NCm) Situation indicative d une faiblesse du système de management, qui n a pas eu d impact significatif sur le fonctionnement du système ou sur la qualité des produits/prestations mais qui nécessite des actions correctives pour assurer la pérennité et l aptitude future du système. Action curative demandée (ACD) Situation nécessitant une correction sans pour autant traduire une défaillance ou une faiblesse du système de management, et dont la nature ne justifie pas l engagement d une recherche des causes et d actions correctives. Opportunité d amélioration (OA) Le système est conforme aux critères de l audit. Le constat constitue une opportunité d amélioration pour le système ou l organisation. Piste Piste à suivre pour le prochain audit, oriente l'audit suivant. 3 Référentiel documentaire Le système de management de la qualité documenté qui a servi de référence à cet audit se décline au travers : du manuel qualité du 10/11/09 des procédures applicables ce jour politique qualité du 30/09/09 Page 4 sur 8

5 4 Synthèse de l'audit Audit du : Processus Ressources Humaines Audité(es) : Hélène LERCHER Données analysées Chapitre 4.2. de la norme : - Vérification de la connaissance du processus Ressources Humaines - Vérification de la tenue à jour des tableaux des documents et enregistrements - Vérification des dates de validation ou de mise à jour sur les instructions ou procédures - Vérification du stockage de certains documents et enregistrements (version informatique et version papier) - Vérification de l'utilisation du site INTRANET INFOMA pour la recherche de documents du SMQ - Cohérence entre tableaux des documents et des enregistrements Chapitre 8.2 de la norme : - Vérification des indicateurs de suivi Chapitre 8.5 de la norme : - Vérification de la connaissance du tableau d'amélioration RH Évaluation et conclusions Indicateurs de suivi : Vérification du suivi du tableau RH opérationnel 2009 = OK Vérification du nombre de fonction sans fiche de fonction = OK Actions curatives demandées Tableau d'amélioration : Vérification de la connaissance du tableau = OK Tableau des documents : Vérification de la cohérence entre les deux = OK Toutefois des actions correctives sont demandées dans les tableaux Vérification du chemin d'accès «certificat de prise de fonction» du tableau des documents = OK Tableau des enregistrements : Vérification du stockage «certificat de prise de fonction» du tableau des enregistrements = OK Page 5 sur 8

6 Vérification Enregistrements concernant : - Définir les activités & tâches de chacun (chapitre 6.2.2) : preuve : fiche de fonction «Responsable de formation» = OK. preuve : fiche de fonction «Responsable du centre de Nancy» = OK. Preuve : fiche de poste «Denis GIRAULT» = OK Action curative demandée. - Evaluation (chapitre 6.2.2) : preuve : compte rendu entretien d'évaluation 2009 de Denis GIRAULT = Néant Action curative demandée. - Notation (chapitre 6.2.2) : preuve : fiche de notation 2009 de Christelle SANDERS = OK. - Formation continue (chapitre 6.2.2) : preuve : compte rendu entretien de formation 2009 de Christelle SANDERS = OK. preuve : fiche d'inscription de Joël RIBEYRE à la formation de base au secourisme = OK. preuve : attestation de participation de Joël RIBEYRE à la formation de base au secourisme = OK. preuve : évaluation de la formation par Joël RIBEYRE = OK. preuve : récapitulatif des actions de personnels 2010 = OK. preuve : plan local de formation 2010 = néant plan local de formation 2009 = fichier «suivi du PLF 2009» + bilan du RA 2009 mais pas de véritable plan de formation Action curative demandée. - Gestion administrative (chapitre 6.2.2) : preuve : certificat de prise de fonction du stagiaire Noël BENESTON promotion TF 2009/2011 = OK. preuve : dossier aide à l'installation : néant.ce dossier est transféré à un organisme de prestations de services. J Points forts : - Bonne implication de l'agent audité dans un souci d'efficacité et d'amélioration. - Site INTRANET INFOMA utilisé pour la recherche de processus, procédures et fiche de fonction. - Connaissance des tableaux qualité des documents et enregistrements ainsi que leur stockage. Non-conformités Majeures (NCM) : - NEANT Non-conformités mineures (Ncm) : - NEANT Page 6 sur 8

7 Actions curatives demandées : Procédure : - Modifier la procédure «formation continue des personnels» en ajoutant l'étape concernant l'évaluation faite par l'agent qui a suivi une formation. Tableau des documents : - Ajouter modèle «tableau récapitulatifs des actions de personnels». - Ajouter modèle «planning des jours travaillés». Tableau des enregistrements : - Ajouter «fiche d'évaluation formation continue des permanents». Tableau RH opérationnel : - Envoi du tableau 2010 de Corbas à Nancy. Entretien d'évaluation : - Renvoi du compte rendu de l'entretien d'évaluation de Denis GIRAULT, après signature du directeur, de Corbas à Nancy. Fiche de poste : - Fiche de Denis GIRAULT à mettre à jour. Fiche de fonction : - Fiche de fonction agent chargé de la comptabilité (concerne Bernardette REBEIX) à mettre à jour. - Fiche de fonction Adjoint au responsable de formation : à mettre en ligne sur le site ou supprimer le nom de la section (TA sur le site). Plan local de formation : - Envoi du PLF 2009 et 2010 de Corbas à Nancy. Opportunités d'amélioration : - Tableau d'amélioration à adresser à Hélène LERCHER (dernière version en sa possession : mai 2009). Page 7 sur 8

8 Date : 24/04/2010 Processus RESSOURCES HUMAINES 5 Suivi de l'amélioration continue Les actions curatives demandées seront vérifiées lors de l'audit de suivi dont la date est à déterminer. Grade : nature des écarts NCM : Non conformité majeure Ncm : non-conformité mineure ACD : action curative demandée OA : opportunité d'amélioration Statut : nouveau, en cours, clos Réf. : référence aammps## Resp. : responsable Page 8 sur 8