Privas, le 26 août 2013 Mise à jour Janvier NOTE DE RENTREE A afficher ou à faire circuler

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1 Privas, le 26 août 2013 Mise à jour Janvier 2014 NOTE DE RENTREE A afficher ou à faire circuler A l attention des directeurs d école et enseignants du 1 er degré public Aux inspecteurs de circonscription (pour information) Division des personnels enseignants du 1 er degré public Objet : Consignes relatives à la gestion des personnels pour l année scolaire 2013/2014. P.J : Calendrier prévisionnel des opérations de gestion des personnels. Cette note a pour objet de présenter et rappeler certaines modalités de gestion des personnels afin de clarifier les échanges avec la division des personnels enseignants du 1 er degré public - DIPER 1- (I) et les procédures de gestion (II). I Informations et communication avec la DIPER 1. 1/ Le site internet de la Direction des services de l Education nationale de l Ardèche Avant tout appel téléphonique dans les services, les personnels sont invités à consulter le site de la Direction des services de l Education nationale de l Ardèche : Toutes les informations émanant des services départementaux sont en effet en ligne et consultables à tout moment. 2/ I-PROF La Division des personnels 1 er degré public est dotée de l application informatique i-prof qui a pour objectif de moderniser et de personnaliser les relations entre les enseignants et leurs services gestionnaires. I-prof, c'est un service internet individuel, un "bureau virtuel", ouvert aux enseignants. Il permet de consulter son dossier de carrière et d'avoir un accès immédiat à des textes réglementaires. Il permet notamment de communiquer par courrier électronique directement avec son gestionnaire de la DIPER 1. Attention : l enseignant a la possibilité d apporter des corrections à son dossier via I-PROF (rajout d un diplôme, changement d adresse ) mais ces informations ne seront validées qu après information et justificatifs fournis aux gestionnaires de personnels. Il n y a pas de transfert systématique des informations contenues dans le dossier I-PROF à celles instruites dans la base de gestion des personnels enseignants AGAPE. La demande de changement de département (permutations informatisées), l'accès à la liste d'aptitude des PE, le mouvement départemental, le recensement des personnels non grévistes, se font exclusivement à partir de cette application i-prof.

2 Par ailleurs, chaque enseignant est invité à consulter régulièrement sa messagerie I-PROF, dans la mesure où un certain nombre d informations est diffusé par les services à l ensemble des personnels uniquement au moyen de cette application. 2/7 Tout enseignant est donc vivement invité à s approprier cet outil. Pour l accès à I-PROF, prière de consulter le site de la Direction des services de l Education nationale de l Ardèche (rubrique «accès rapide» en page d accueil). En cas de problème de connexion, consulter «SOS connexion» dans cette même rubrique. II Procédures de gestion 1/ Fiches de renseignements En cas de changements intervenant dans la situation personnelle (adresse, situation familiale, diplôme ), les personnels doivent les signaler au plus tôt au service DIPER 1, pièces justificatives à l appui, le cas échéant, par courrier postal ou par la messagerie I-PROF. 2/ NUMEN et documents officiels Le NUMEN, numéro d identification au Ministère de l Education Nationale, communiqué à chaque agent lors de son entrée au ministère, doit être conservé avec le plus grand soin. Il est confidentiel et ne peut être transmis par téléphone. De même, tous les arrêtés et bulletins de salaire doivent être conservés durant toute la carrière. 3/ Autres documents Les attestations, cartes professionnelles,, doivent être demandées suffisamment à l avance (prévoir au moins 10 jours entre la demande au service et le retour) en joignant une enveloppe timbrée à l adresse personnelle. - Pour une 1 ère demande de carte professionnelle, joindre une photo d identité ; - Pour un renouvellement de carte, nous adresser l ancienne carte qui sera mise à jour. Dispositions identiques pour les formulaires SNCF pour l obtention de billets congés annuels ; ces formulaires doivent être fournis par l enseignant. 4/ Procédure en cas de grève (loi n du 20 août circulaire n du 26 août 2008) * En amont de la grève : Lorsqu un préavis de grève a été déposé, toute personne exerçant des fonctions d'enseignement dans une école doit déclarer au moins 48 heures avant la grève (dont 1 jour ouvré entendu au sens de jour de classe), son intention d y participer (cf. circulaire et formulaire de déclaration d intention disponibles sur le site de la Direction des services de l Education nationale de l Ardèche). * Après la grève : Le jour de la grève ou le jour suivant, l ensemble des personnels est interrogé par les services de la DIPER 1 via leur messagerie I-PROF. L agent non gréviste doit répondre dans les délais indiqués. A défaut de réponse dans le délai imparti, l agent sera considéré comme gréviste et fera l objet d une retenue sur rémunération pour service non fait. La procédure de recensement est disponible sur le site de la Direction des services de l Education nationale de l Ardèche.

3 5/ Absences (autorisations d absence, maladie, maternité, congé longue maladie ) Les demandes d absence doivent être motivées et sollicitées au moyen de l imprimé-type (imprimé à télécharger sur le site de la Direction des services de l Education nationale de l Ardèche ou à demander auprès de l IEN). 3/7 a) Autorisations d absence : Elles doivent être transmises au service DIPER 1 par la voie hiérarchique, sous couvert de l IEN, suffisamment tôt pour que la décision soit prise avant l absence considérée. A noter que pour les personnels qui exercent dans le 2 nd degré (SEGPA, UPI, classes relais), les demandes d absence doivent être transmises à la DIPER 1 sous couvert du chef d établissement qui prend la décision en lien avec l IEN de circonscription. Concernant les absences inférieures à 1 journée, elles sont gérées au niveau de l IEN de circonscription ou par le chef d établissement pour les personnels exerçant dans le 2 nd degré. Pour les absences d une journée et plus, la décision relève de la Directrice académique. Toutefois, en cas de déplacement hors du département (sauf départements limitrophes), la décision relève de la Directrice académique quelle que soit la durée de l absence. Pour toute absence non prévue à l avance, l enseignant doit prévenir dès que possible par téléphone le directeur d école (ou le maire en cas de classe unique) ainsi que l IEN de circonscription. Les autorisations d absence qui ne sont pas de droit sont soumises à l appréciation de Madame la Directrice académique. Elles peuvent être refusées ou accordées sans traitement ; dans ce cas, la durée de l absence est défalquée de l ancienneté générale de services. b) Maternité : Avertir le plus tôt possible l IEN afin que le remplacement soit organisé et adresser obligatoirement une copie de la déclaration de grossesse au service DIPER 1 de la Direction des services de l Education nationale de l Ardèche pour l établissement du congé maternité (l original doit être transmis à votre Caisse d Allocations Familiales). c) Paternité : Le congé paternité est accordé au père en activité, après la naissance de l enfant. C est un congé non fractionnable, de 11 jours consécutifs, qui doit être pris dans les 4 mois suivant la naissance. Avertir l IEN au moins 1 mois avant le début du congé, les dates exactes étant alors précisées ultérieurement. d) Congés maladie : L arrêt maladie doit être transmis par la voie hiérarchique dans les 48 heures à la DIPER 1. Attention, l arrêt de travail débute le jour mentionné sur le certificat médical, même si la journée a été travaillée. A charge de l agent de demander à son médecin de le faire débuter le lendemain de la visite (si le certificat est établi en fin de journée par exemple). Le décompte des jours de congés est fait obligatoirement par journée entière (pas de demi-journée maladie). e) Absences syndicales : - Participation aux réunions d informations syndicales : la demande d autorisation d absence est à transmettre à l IEN une semaine à l avance. Chaque agent peut bénéficier jusqu à 2 demi-journées par année scolaire. La Directrice académique doit être informée préalablement de la tenue des réunions par les organisations syndicales.

4 4/7 - Congé de formation syndicale : chaque agent peut bénéficier d un congé de formation syndicale dans la limite de 12 jours par an et par personne, sous réserve des nécessités de service, et du contingent fixé par le décret n du 15 juin 1984 relatif à l attribution aux agents de l Etat du congé pour la formation syndicale. La demande d autorisation d absence doit être parvenue à Madame la Directrice académique, par la voie hiérarchique, impérativement au moins 1 mois à l avance avec justificatif du stage. - Participation aux congrès syndicaux et aux réunions de leurs organismes directeurs : chaque agent dûment mandaté peut bénéficier au plus de 20 jours d autorisations spéciales d absence par an, sous réserve des nécessités de service. La demande doit être parvenue à Madame la Directrice académique, par la voie hiérarchique, au moins 10 jours avant l absence. f) Congé longue maladie, congé longue durée, temps partiel thérapeutique : Se reporter au document récapitulatif sur le site de la Direction des services de l Education nationale de l Ardèche : rubrique Personnels / Action sociale Maladie Handicap / Maladie. IMPORTANT: l agent placé en congé de longue durée perd son affectation ; toute réintégration à l issue de ces types de congés doit faire l objet d un examen préalable par le comité médical départemental. L agent ne peut donc pas reprendre ses fonctions tant que le comité médical n a pas statué. Par ailleurs, compte tenu des délais d examen par le comité médical, les agents sont priés de présenter toute demande de prolongation ou de réintégration 2 mois avant la fin du congé. g) Accident de service / accident de trajet : L accident de service est l accident survenu à un fonctionnaire soit sur les lieux où il accomplit habituellement ses fonctions, soit au cours d un déplacement effectué dans le cadre d une mission ou pour les besoins du service sur ordre des autorités hiérarchiques. L accident de trajet concerne le déplacement effectué par le fonctionnaire qui se rend à son travail ou en revient. Dans l un ou l autre cas, l agent doit prévenir son supérieur hiérarchique de l accident dans les 24 heures et constituer un dossier. Les documents indispensables à la constitution du dossier sont : - déclaration d accident, - enquête administrative, - questionnaire (uniquement pour l accident de trajet), - certificat médical initial original. Se reporter à la procédure disponible sur le site de la Direction des services de l Education nationale de l Ardèche : rubrique Personnels / Enseignants 1 er degré public / Accidents de service. h) Congé parental : Le congé parental est un congé de droit sans traitement accordé à la mère et/ou au père à l occasion de chaque naissance ou adoption. Depuis le 1 er octobre 2012, il peut être accordé aux deux parents en même temps. Il peut débuter immédiatement après le congé maternité ou ultérieurement, et est accordé par périodes de 6 mois renouvelables jusqu au 3 ème anniversaire de l enfant. Les personnels doivent le solliciter au moins 2 mois avant le début du congé et faire leur demande de renouvellement ou non, 2 mois avant la fin de la période accordée. L agent placé en congé parental bénéficie de la réservation de son poste dont il est titulaire durant un an à compter du début du congé.

5 i) Disponibilité et exercice à temps partiel : 5/7 Se reporter aux circulaires diffusées en cours d année scolaire (second trimestre en général). Les demandes de disponibilité et de temps partiel doivent être transmises en général pour la fin mars. L exercice à temps partiel en cours d année scolaire est accordé pour les demandes de droit faisant suite à congé maternité ou paternité, à congé d adoption ou à congé parental, pour les seules quotités de 50% ou 75%. NB : certaines fonctions (postes à profil, titulaires remplaçants, postes ASH ) sont incompatibles avec l exercice à temps partiel. Dans ce cas, une autre organisation de leur service sera proposée aux personnels concernés. 6/ Autorisation de cumul Tout agent qui souhaite cumuler ses fonctions avec une activité accessoire rémunérée au cours de l année scolaire 2013/2014 (surveillance cantines, heures de formation ) doit au préalable déposer par la voie hiérarchique une demande d autorisation de cumul d activités à l aide de l imprimé ad hoc (téléchargeable sur le site de la Direction des services de l Education nationale de l Ardèche rubrique Personnels / Enseignants 1 er degré public / Imprimés à télécharger). Ce formulaire sera également utile pour les services gestionnaires dans le cadre de la notification aux employeurs secondaires des cotisations sociales dues au titre de la retraite additionnelle de la fonction publique. De même, l agent qui envisage de cumuler ses fonctions avec la création d une entreprise, quel que soit le statut, doit formuler sur papier libre une demande d autorisation préalable et expliquer son projet. La demande sera soumise à la décision de Madame la Directrice académique. 7/ Traitements et indemnités Les payes sont préparées par le service de la DIPER 1 et transmises à la Direction Départementale des Finances Publiques de l Isère un mois à l avance (délais plus longs en fin d année civile). Ainsi, en cas de changement de domiciliation bancaire, les agents doivent veiller à ne pas clôturer leur ancien compte trop rapidement. Afin que les indemnités auxquelles peuvent prétendre, le cas échéant, certains enseignants du fait de leur fonction, puissent être mises en place dans de bonnes conditions, les enseignants doivent transmettre au plus tôt par la voie hiérarchique leur arrêté de nomination dûment signé. Par ailleurs, il est conseillé à tout enseignant de vérifier chaque mois son bulletin de salaire, en particulier pour ce qui concerne les indemnités versées, afin d éviter d éventuels trop-perçus. Les sommes indûment perçues sont retenues selon les modalités de la quotité saisissable fixées par le décret n du 28 décembre 1999 et mises en application par la Direction Départementale des Finances Publiques de l Isère. Cette quotité induit des prélèvements élevés sur salaire jusqu à épuisement de la dette. 8/ Prestations familiales et SFT Depuis 2005, les prestations familiales sont versées par la Caisse d Allocations Familiales du secteur de résidence. Toutefois, le supplément familial de traitement (SFT) est versé avec le salaire par la Direction Départementale des Finances Publiques de l Isère. Par conséquent, les services de la DIPER 1 doivent être informés : * des grossesses (transmettre une copie de la déclaration de grossesse), * des naissances (transmettre un acte de naissance) pour mettre en paiement le SFT et actualiser la base informatique de gestion des personnels. Tout changement de situation personnelle doit être signalé aux services de gestion afin que le SFT soit correctement pris en compte et le bénéficiaire identifié (mise en paiement ou au contraire arrêt du versement).

6 9/ Remboursement des frais de changement de résidence 6/7 Sous certaines conditions, les personnels mutés peuvent bénéficier de la prise en charge des frais de changement de résidence. La demande doit être présentée dans un délai de 12 mois suivant le changement d affectation, auprès de la DIPER 1. Le dossier de demande de remboursement est à télécharger sur le site de la Direction des services de l Education nationale de l Ardèche. De manière générale, il est demandé aux personnels de : respecter les délais et procédures indiqués dans les circulaires, ceci afin de garantir une gestion lisible et efficace, utiliser en priorité I-PROF pour correspondre avec leur gestionnaire, en particulier pour les questions relatives à la paye, et réserver l usage du téléphone à la communication d informations urgentes, utiliser la boîte fonctionnelle du service pour toute autre question ce.dsden07- diper@ac-grenoble.fr Signé Cécile BRENNAN-SARDOU

7 Calendrier des opérations de gestion des personnels DIPER 1 7/7 Mois Novembre Opérations - Promotion des professeurs des écoles et des instituteurs - Mouvement interdépartemental (permutations informatisées) : ouverture du serveur de saisie des vœux. Décembre - Suite et fin du mouvement interdépartemental - Liste d aptitude des directeurs 2 classes et plus - Demandes de congé formation - Demandes de poste adapté - Inscription stage de préparation au diplôme DEPS (psychologue scolaire) - Inscription stage de préparation au diplôme DDEEAS (directeur d établissement spécialisé) Janvier - Inscription stage de formation au diplôme CAPA-SH - Liste d aptitude des directeurs d établissements spécialisés ou d écoles d application Février / Mars - Inscription sur liste d aptitude de professeur des écoles Mars - Demandes de disponibilité, temps partiels et réintégration (jusque fin mars en général) pour la prochaine rentrée - Résultats des permutations informatisées (mi-mars) - Début des opérations du mouvement départemental Avril / Mai - Mouvement départemental - Résultats du mouvement départemental - Avancement à la hors classe des professeurs des écoles - Demande d exeat / ineat Juin - Ajustements des temps partiels, décharges de service et service des titulaires de secteur - Phase d ajustement pour les personnels restés sans poste à l issue du mouvement départemental