Guide de l utilisateur relatif aux Rapports American Work

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1 RAPPORTS AMERICAN WORK MD Guide de l utilisateur relatif aux Rapports American Work À propos du présent guide Le présent guide fournit une vue d ensemble des Rapports American Work. Il est principalement destiné aux administrateurs de la Carte et aux utilisateurs de rapports qui ont accès aux modèles de rapports standard et personnalisés des Rapports American Work. Dernière mise à jour : Octobre 2014

2 Pour commencer L outil Rapports American Work vous donne les moyens et la souplesse de transformer les renseignements en données pertinentes qui vous conviennent. Si vous avez un portrait complet de vos dépenses, vous pouvez avoir une véritable incidence sur votre entreprise. L outil Rapports American Work est disponible par l intermédiaire d une interface simple et intuitive, à laquelle il est possible d accéder en cliquant sur le bouton Allez de la section Rapports dans la page d Work. Pour accéder aux Rapports American Work, vous devez d abord ouvrir une session dans American Work en vous rendant sur la page d accueil d American Express à 1. Repérez la zone d ouverture de session et entrez votre code d utilisateur et votre mot de passe. 2. Choisissez American Work dans le menu déroulant. 3. Cliquez sur Ouvrir une session sécurisée. 4. À la page d Work, trouvez la section Rapports. 5. Cliquez sur le bouton Allez pour accéder aux Rapports American Work.

3 Rapports American Work : Navigation de base L outil Rapports American Work comprend un affichage convivial et un menu de navigation pratique situé à la gauche. A : Le menu de navigation situé à la gauche vous permet de basculer rapidement entre vos rapports disponibles et vos modèles de rapports prêts à être créés. B : La barre d en-tête bleu foncé vous indique dans quelle section de l outil vous vous trouvez. C : La minuterie de déconnexion vous indique le nombre de minutes restantes dans votre séance actuelle. Pour actualiser cette minuterie, vous n avez qu à cliquer sur la page actuelle. D : Le lien Ressources et aide vous fournit des documents relatifs à l aide et aux pratiques optimales. E : Le lien Préférences vous permet de configurer vos préférences relatives aux Rapports American Work, telles que les avis par courriel et le fuseau horaire actuel.

4 Consulter les rapports : Rapports disponibles Dans la section Rapports disponibles, vous pouvez consulter, ouvrir et gérer vos rapports déjà exécutés. A : Saisissez des mots-clés pour effectuer une recherche dans vos rapports et utilisez les filtres pour affiner votre liste de rapports. B : Utilisez les options de tri, A-Z et Date pour commander vos rapports. C : Les vignettes représentent le Type de rapports (p. ex., un avion pour les rapports liés au transporteur aérien). D : Les rapports programmés sont regroupés, les numéros sur les vignettes indiquent le nombre de rapports qui se trouvent dans le groupe. E : Cliquez sur la flèche descendante à côté du nom du rapport pour afficher plus de renseignements sur les rapports et les occurrences précédentes. F : La flèche descendante révèle la description du rapport, les renseignements sur la configuration et les occurrences précédentes du rapport. G : Cliquez sur les icônes pour ouvrir ou télécharger votre rapport. Les icônes descriptives représentent le type de rapports.

5 Consulter les rapports : Bouton Options Utilisez le bouton Options pour gérer les rapports : demander des reproductions, modifier le calendrier, supprimer des rapports et bien plus. A : Sélectionnez le bouton Options à côté de chaque rapport afin d afficher les fonctions de gestion des rapports. Cliquez sur l option appropriée et suivez les messages-guides à l écran pour effectuer l action demandée. L option Désactiver le calendrier permet de désactiver le calendrier du rapport actuel. Une fois sélectionnés, les renseignements sur la configuration et tous les rapports connexes passeront à la section Désactivé. Aucun autre rapport ne sera généré pour ce calendrier. Celui-ci peut être réactivé en tout temps à partir de la section Désactivé. L option Supprimer le rapport permet de supprimer le rapport connexe. Le rapport sera supprimé et NON le calendrier du rapport. Pour supprimer la version la plus récente d un rapport regroupé, vous devez d abord supprimer toutes les occurrences précédentes. L option Supprimer le calendrier permet de supprimer le calendrier de rapport connexe. Aucun autre rapport ne sera généré si cette option est sélectionnée. L option Modifier le réglage permet de modifier les choix de configuration, tels que le compte de contrôle et la fréquence. L option Reproduire permet de demander la reproduction d une période antérieure du calendrier de rapport connexe. B : Supprimer les occurrences précédentes des rapports. Pour effectuer des modifications au calendrier de rapport, utilisez le bouton Options à côté de la version la plus récente du rapport. C : Cochez les cases pour supprimer plusieurs rapports. Une fois que les cases appropriées sont cochées, choisissez l option Supprimer sélectionnés (D) dans la partie supérieure de la colonne.

6 Consulter les rapports : À venir La section À venir affiche une liste de tous les rapports que vous avez configurés dans un calendrier. Une fois disponibles aux fins de consultation, les rapports se trouveront dans la section Rapports disponibles. A : Regardez le titre du rapport et utilisez la flèche pour afficher plus de renseignements. B : Consultez les renseignements sur la configuration. C : Utilisez le bouton Options pour gérer la configuration de votre calendrier, demander des reproductions et désactiver ou supprimer le calendrier.

7 Consulter les rapports : Désactiver les calendriers La section Désactivé affiche une liste de tous les calendriers de rapport que vous avez désactivés. Aucun rapport supplémentaire ne sera exécuté pour ces calendriers jusqu à ce que vous les réactiviez. A : Regardez le titre du rapport et utilisez la flèche pour afficher plus de renseignements. B : Consultez les renseignements sur la configuration du rapport désactivé. C : Si les rapports de ce calendrier n ont pas été supprimés avant la désactivation du calendrier, vous pouvez ouvrir les rapports en cliquant sur les icônes type de fichier appropriées. D : Utilisez le bouton Options pour réactiver ou supprimer le calendrier de rapports.

8 Générateur de rapports : Sélectionnez un modèle de rapport À partir de l onglet Générateur de rapports, vous pouvez sélectionner le modèle de rapport que vous voulez exécuter. Cet onglet contient tous les modèles d American Express ainsi que les modèles enregistrés des utilisateurs. A : Choisissez un dossier dans le menu de gauche et consultez les modèles disponibles affichés dans la partie de droite. Modèles American Express : tous les modèles préétablis disponibles (standard et personnalisés) Modèles par marché enregistrés : Mes rapports tous les modèles que vous avez modifiés ou enregistrés. Modèles par marché enregistrés : Rapports d entreprises modèles qui ont été modifiés ou enregistrés par un employé de votre entreprise qui a accès à ce dossier. B : Utilisez les menus déroulants Catégorie et Type pour réduire les résultats de recherche. C : Les différentes icônes représentent les types de rapports offerts : Un rapport personnalisé Un rapport standard Un tableau de bord D : Cliquez sur le nom de rapport pour afficher la Description du modèle. E : Cliquez sur le lien Pour commencer pour débuter la création du rapport sélectionné. F : Cliquez sur Afficher les exemples, la FAQ et les pratiques optimales pour obtenir de plus amples renseignements. G : Cliquez sur le lien Préférences rapports pour modifier vos préférences. Remarque : ceci est offert à partir de tous les onglets.

9 Générateur de rapports : Créer un rapport standard Une fois que vous avez choisi d exécuter un rapport standard, suivez les étapes affichées à l écran afin que le rapport soit exécuté automatiquement. Les rapports standard ne seront pas exécutés immédiatement; ils le seront selon la Fréquence établie pour le rapport. Les rapports mensuels sont produits en fonction de la fin de cycle de votre programme. Une fois le rapport exécuté, il s affichera dans votre Liste de rapports. D E A : À l aide de l option de recherche simple par filtres, effectuez des recherches dans votre structure de programme. B : Sélectionnez le niveau dans lequel vous voulez configurer le rapport en cliquant sur le numéro du compte de contrôle. C : La structure sélectionnée s affichera dans la section choisie. D : Pour enregistrer la structure choisie pour des rapports futurs, cliquez sur le bouton Enregistrer par défaut. E : Une fois votre niveau de structure sélectionné, utilisez les boutons de navigation pour passer à l étape suivante.

10 Générateur de rapports : Créer un rapport standard (suite) A : La fréquence du rapport s affichera dans la section relative à la date de facturation. B : Les options additionnelles facultatives sont offertes pour personnaliser davantage votre rapport. C : Cochez cette case pour demander un rapport du mois précédent. Tous les rapports ultérieurs seront livrés dans votre Liste des rapports après votre prochaine fin de cycle. D : Une fois que vous avez sélectionné vos options, cliquez sur Exécuter le rapport. Remarque : les nouvelles configurations de rapport s affichent après environ 30 minutes dans votre onglet Gestionnaire de rapports.

11 Générateur de rapports : Créer un rapport personnalisé Sélection de la structure Une fois que vous avez choisi d exécuter un rapport personnalisé, suivez les étapes simples qui s affichent à l écran pour créer le rapport qui répond le mieux à vos besoins. A : Suivez la piste de navigation pour franchir les étapes permettant de créer votre rapport. L étape Sélectionnez structure doit être terminée avant de continuer. B : L option Recherche vous permet d effectuer une recherche dans votre structure afin de trouver le niveau dans lequel vous voulez créer votre rapport. Entrez un mot-clé ou un numéro pour trouver le compte de contrôle que vous cherchez. C : La section Filtres vous permet de réduire le nombre de comptes de contrôle afin de trouver rapidement le niveau que vous cherchez. D : Affiche les niveaux de structure qui vous sont offerts. Pour sélectionner le compte de contrôle avec lequel vous désirez créer le rapport, il suffit de le sélectionner ou d utiliser la flèche vers la droite. E : Affiche la sélection de structure dans laquelle s exécutera le rapport. F : Pour enregistrer la structure choisie pour des rapports futurs, cliquez sur le bouton Enregistrer par défaut. G : Une fois votre niveau de structure sélectionné, utilisez les boutons de navigation pour passer à l étape suivante.

12 Générateur de rapports : Créer un rapport personnalisé Options supplémentaires Une fois que vous avez choisi d exécuter un rapport personnalisé, suivez les étapes simples qui s affichent à l écran pour créer le rapport qui répond le mieux à vos besoins. B A C D E A : Suivez la piste de navigation pour franchir les étapes permettant de créer votre rapport. L étape Options additionnelles doit être terminée avant de continuer. B : À l aide des boutons radio, sélectionnez le type de rapport que vous voulez créer. Dans bon nombre de cas, vous pouvez choisir entre un rapport de niveau détaillé (jusqu à 27 mois de données sur les transactions) ou un rapport de niveau sommaire (jusqu à 51 mois de données de niveau sommaire). C : Sélectionnez la date de facturation que vous voulez voir s afficher sur le rapport. Choisissez vos dates à partir du menu déroulant préétabli ou à l aide de l option de calendrier. D : Choisissez un nom explicite pour votre rapport (p. ex. Activité Hôtel) ou laissez le nom du modèle par défaut. Il s agit du nom par lequel votre rapport sera énuméré dans votre liste de rapports. E : Une fois vos choix effectués, passez à la prochaine étape ou choisissez d exécuter votre rapport.

13 Générateur de rapports : Créer un rapport personnalisé Filtres Une fois que vous avez choisi d exécuter un rapport personnalisé, suivez les étapes simples qui s affichent à l écran pour créer le rapport qui répond le mieux à vos besoins. A B D C Générateur de rapports : Customized Report : onglets Données et Filtres E A : Suivez la piste de navigation pour franchir les étapes permettant de créer votre rapport. L étape Filtres est une étape facultative dans le processus de création de rapports. B : Utilisez les filtres rapides intuitifs et conviviaux pour personnaliser votre rapport et afficher seulement les renseignements dont vous avez besoin. C : Vos choix de filtres rapides seront affichés dans cette section. D : Utilisez le bouton Effacer toutes les sélections pour supprimer vos choix dans cette étape et retourner aux choix par défaut. E : Utilisez les options de filtre avancé pour appliquer les filtres avancés à votre rapport. F : Une fois vos choix effectués, passez à la prochaine étape ou choisissez d exécuter votre rapport.

14 Générateur de rapports : Créer un rapport personnalisé Données supplémentaires Une fois que vous avez choisi d exécuter un rapport personnalisé, suivez les étapes simples qui s affichent à l écran pour créer le rapport qui répond le mieux à vos besoins. A : Cliquez B sur les liens Réduire et Agrandir pour masquer ou afficher les éléments de données disponibles pour le rapport. B : Cochez les cases pour ajouter (cocher) ou supprimer (décocher) des éléments de données individuels. C : La section Ordre d affichage des données affiche les éléments de données qui apparaîtront comme en-têtes de colonne du rapport. Utilisez les flèches situées à la droite de la section pour réorganiser les éléments de données (en-tête de colonnes). C : La section Ordre d affichage des données se mettra à jour lorsque vous ajouterez ou supprimerez des sélections de données. Utilisez les flèches situées à la droite de la section pour modifier l ordre des colonnes. CONSEIL : cliquer deux fois sur les éléments de cette section pour les supprimer rapidement de votre rapport. A C E D A : Suivez la piste de navigation pour franchir les étapes permettant de créer votre rapport. L étape Données additionnelles est une étape facultative dans le processus de création de rapports. B: Utilisez les cases à cocher pour ajouter ou supprimer facilement des éléments de vos rapports. Chaque élément que vous ajoutez s affichera en tant que colonne dans votre rapport. C : Les sections Ordre d affichage des données et Ordre d affichage des calculs affichent l ordre dans lequel les colonnes apparaîtront dans votre rapport. Utilisez les flèches à la droite pour modifier l ordre des colonnes. D : Utilisez le bouton Effacer toutes les sélections pour supprimer vos choix dans cette étape et retourner aux choix par défaut. E : Une fois vos choix effectués, cliquez sur Exécuter le rapport.

15 Visionneur de rapports : Consultez les résultats de vos rapports standard Les rapports standard peuvent être consultés en format PDF ou Excel. Le format PDF offre des conseils mis en évidence à l écran ainsi que des données clés sommaires. B A Format PDF A : Noms du rapport, mois du rapport, groupe du rapport et autres détails de rapport particuliers. B : Renseignements sommaires mettant en évidence des données clés. REMARQUE : la première page du PDF affiche les données clés et les pages suivantes font état de tous les détails. A Utilisez la version PDF pour obtenir un aperçu de votre programme. Imprimez-la pour obtenir un sommaire des paramètres clés que vous pourrez consulter partout. Format Excel B A : Noms du rapport, mois du rapport, groupe du rapport et autres détails de rapport particuliers. B : Sommaire du rapport. A C : Données du rapport : utilisez la version Excel pour manipuler, afficher et analyser les données. B C Examen du compte en ligne (eaccount) Disponible en format PDF ou PowerPoint, ce rapport standard unique fournit un sommaire de votre programme incluant des paramètres clés et des données pertinentes concernant les dépenses de votre entreprise. A : Plusieurs pages faisant état des données et de renseignements sur mesure pour votre programme. B : Les diagrammes et les graphiques offrent une présentation visuelle des dépenses du programme dans l ensemble. C : Renseignements clés pour vous aider à prendre des décisions importantes de façon éclairée.

16 Visionneur de rapports Consultez les résultats de vos rapports personnalisés Les résultats de vos rapports s afficheront dans un écran de visionnement des rapports. Vous pouvez manipuler vos résultats à l écran ou les exporter vers votre ordinateur. A : Utilisez les barres de navigation pour exécuter des tâches simples telles que le tri des colonnes, l affichage des graphiques et l exportation de votre rapport. Faites glisser le curseur sur chacune des icônes pour afficher l astuce sur l outil. B : Cliquez sur le bouton Change Report Selections (Modifier les sélections pour le rapport) pour effectuer une revue des invites et modifier les critères de votre rapport. C : Consultez les résultats de votre rapport dans un format facile à lire. Cliquez sur les en-têtes des colonnes pour trier les colonnes et cliquez sur celles-ci avec le bouton droit de votre souris pour afficher la fonctionnalité avancée. Les éléments de données en hyperlien représentent une caractéristique d approfondissement. Cliquez sur les éléments de données en hyperlien pour approfondir les données de votre rapport.

17 Invites et filtres : Comprendre les invites et les filtres Types de filtres Bon nombre des filtres facultatifs de l onglet des filtres du modèle de rapport exigent qu un élément soit sélectionné avant d ajouter toute valeur de filtres. Sélectionnez un élément à partir de la section Disponible et utilisez les flèches entre les sections pour effectuer votre choix. Exemple : Filtrer par numéro de compte du titulaire 1. Cliquez sur l option «Compte-Carte no» à partir de la section Disponible et cliquez sur la flèche de droite pour la sélectionner. 2. Cliquez sur le lien «Valeur», entrez la valeur dans la case et cliquez sur OK

18 3. Cliquez sur le lien «ID1», sélectionnez «DISPLAY_REPORT» (afficher le rapport) 4. Cliquez sur «égale à» pour modifier la logique de sélection (au besoin) Certains filtres sont conçus selon une structure arborescente. Agrandissez les sélections en utilisant le signe +. Une fois vos choix effectués, utilisez les flèches entre les cases pour les sélectionner.

19 Combinaisons de filtres communes Filtrer par : Nom du filtre Type de champ Logique Valeur Éléments à filtrer Nom du filtre dans l onglet des filtres Le champ peut avoir différents types de champ pour désigner les numéros par rapport au texte. La logique que vous voulez utiliser Valeur avec laquelle vous voulez filtrer Nom du titulaire Sélectionnez : Nom de famille Titulaire de la Carte Pièce d identité Égal à SMITH Numéro du titulaire de la Carte Sélectionnez : N o de compte du titulaire de la Carte Titulaire de la Carte DISPLAY_REPORT (afficher le rapport) Égal à Nom du fournisseur Sélectionnez : N o du fournisseur Numéro du fournisseur Sélectionnez : N o du fournisseur Fournisseur DESC Comme REXPORT Fournisseur Pièce d identité Égal à Numéros du fournisseur Sélectionnez : N o du fournisseur Fournisseur Pièce d identité In List (dans la liste) , , Chaîne de fournisseurs Sélectionnez : Chaîne Centre de coûts Sélectionnez : Centre de coûts Fournisseur DESC Comme REXPORT Centre de coûts Pièce d identité Égal à Numéro d employé Sélectionnez : MATRICULE Numéro d employé Pièce d identité Égal à Opérations supérieures à $ Sélectionnez : Montant des débits Montant Supérieur à 1000 Conseil : lorsque vous sélectionnez des valeurs multiples pour un seul filtre, toujours sélectionner le bouton radio «Any selection» (n importe quelle sélection) si celle-ci s affiche. Ceci permettra de s assurer que la bonne logique est appliquée.