Livre blanc. Les quatre clés d'une gestion efficace de portefeuilles et de projets informatiques

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1 Livre blanc Les quatre clés d'une gestion efficace de portefeuilles et de projets informatiques

2 Table des matières 3 Résumé analytique 3 Symptômes d'un grave problème 4 Approche HP pour la gestion de portefeuilles et de projets 5 Quatre points de départ 9 Exemples de clients 11 Travailler avec HP 11 Réponses aux six principales questions des clients 12 En bref

3 Chaque entreprise est unique ; chaque organisation est unique ; chaque service de gestion de projets est unique. Mais si votre objectif est d'améliorer la gestion de portefeuilles et de projets, les principales exigences en matière de processus métiers sont les mêmes pour tous. Résumé analytique Les techniques traditionnelles de gestion de projets ne sont pas aussi efficaces que prévu. Selon une étude, une organisation moyenne investit au moins 74 millions de dollars (par an) dans des projets à risque. 1 Trop souvent, les projets ne procurent aucun avantage à l'entreprise, même lorsque leur mise en œuvre est un succès. Mais alors par quoi devez-vous commencer? Comment hiérarchiser les problèmes à traiter en priorité? Quels sont les risques et les avantages potentiels? Que pouvez-vous faire et dans quel secteur pouvez-vous apporter votre aide? Ce livre blanc vous aide à répondre à ces questions. Il offre des analyses importantes sur les principales causes de l'échec d'un projet, la non-prise en compte des attentes de l'entreprise ainsi que des solutions possibles. Il illustre le cheminement vers une gestion optimisée de portefeuilles et de projets à partir de quatre points de départ différents, et fournit des conseils pas à pas pour vous aider à atteindre rapidement de nouvelles étapes. Il a pour but de vous aider à passer d'une gestion de projets informatiques à une gestion de résultats métiers. Quels que soient le type et la taille de votre entreprise, quel que soit son niveau d'expérience en matière de gestion de portefeuilles et de projets, vous pouvez améliorer l'efficacité de vos pratiques, à votre rythme, sans perturber vos activités en cours ou augmenter le niveau de stress de votre personnel. Voici la marche à suivre. Symptômes d'un grave problème Malgré les investissements considérables de l'organisation, les efforts des chefs de projet, du personnel technique et des fournisseurs tous compétents et hautement qualifiés, les projets ne parviennent pas à répondre aux objectifs métiers. Selon une étude, la majorité des équipes commerciales et de gestion de projet s'attendent à voir leurs projets échouer. Pourtant, ces mêmes équipes savent que leurs P-DG s'attendent à ce que les services informatiques soient prévisibles dans leur travail. 2 Les défis du service actuel de gestion de projets L'échec des projets accroît la pression sur le service de gestion de projets. La direction souhaite mettre les objectifs de l'entreprise en phase avec les investissements consacrés aux projets ; le personnel technique souhaite pouvoir disposer des meilleurs outils et processus pour exécuter les projets ; les chefs de projet veulent une technologie capable de fournir davantage d'informations utiles sur l'état d'avancement d'un projet, l'utilisation des ressources et ainsi de suite. Dans le même temps, les restrictions budgétaires continuent d'augmenter, et la direction hésite à attribuer davantage de ressources aux organisations internes qui n'atteignent pas leurs objectifs. Le service de gestion des projets se retrouve donc pris dans un cercle vicieux. Chaque entreprise est unique ; Chaque organisation est unique ; Chaque service de gestion de projets est unique ; mais si votre objectif est d'améliorer la gestion de portefeuilles et de projets, les principales exigences en matière de processus métiers sont les mêmes pour tous. Le service de gestion de projets doit : Définir la charge de travail : Saisir la demande, évaluer et hiérarchiser les demandes de projet, ainsi que sélectionner et exécuter des projets spécifiques. De plus, les processus de gestion de projets et les contrôles de processus opérationnels (tels qu'établis dans les structures ITIL, PMBOK, PRINCE2, CoBIT, etc.) doivent être appliqués.* Aligner les rôles avec les charges de travail : Identifier les ressources et les appliquer. Le service de gestion de projets doit également appliquer des processus de changement organisationnel comme le modèle RACI (Responsable, Autorité, Consulté, Informé). Identifier et appliquer des mesures : Les exemples comprennent la gestion de niveau de service, Six Sigma et la méthode Balanced Scorecard. Atteindre la conformité : Le service de gestion de projets doit aider l'organisation à faciliter une conformité complète, cohérente et permanente avec des réglementations comme Sarbanes-Oxley, Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), the Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) et la directive de l'union Européenne sur la protection des données. Garantir une transparence financière : Profiter des signes avant-coureurs témoignant de l'existence d'écarts budgétaires entre les projets et les réalisations pour anticiper les risques financiers potentiels. Exploiter l'analyse des flux de trésorerie pour améliorer la précision des décisions liées aux investissements informatiques, et les rapports ultérieurs à l'entreprise. Fournir une visibilité aux cadres dirigeants : Les cadres doivent comprendre le statut de leurs investissements et comparer leur progression par rapport aux objectifs stratégiques et aux références du secteur. 1 Source : "Strategies for Project Recovery," PM Solutions, mars Source : "Why a Majority of Business and IT Teams Anticipate Their Software Development Projects Will Fail," Geneca, * Information Technology Infrastructure Library (ITIL) Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) Nous avons décidé de mettre de l'ordre dans nos processus métiers avant de présenter la technologie. Pendant 12 à 18 mois, nous avons donc rationalisé et renforcé nos processus au sein de l'entreprise. Le plus gros problème que nous avons rencontré a été le manque de visibilité de notre portefeuille de projets. Ferne King, directeur, Investment and Growth Forum, Executive, Deloitte 3

4 4 L'organisation a besoin d'une visibilité complète sur l'ensemble de ses activités, y compris les métriques d'intégrité du projet, les tâches hors projet, les attributions de ressources et les coûts globaux. Principales causes à l'origine de l'échec d'un projet Les projets et organisations de services actuels, y compris les services informatiques, se trouvent confrontés à des difficultés en matière de projet, de temps, de coût et de gestion des ressources. Ces difficultés se situent à un niveau global. La plupart de ces organisations disposent de systèmes de rapports de temps et d'outils de planification des projets, mais avec de tels outils impossible pour elles d'avoir une vue d'ensemble. L'absence de vue d'ensemble est au cœur des problèmes du service de gestion de projets. Il n'existe aucune vue globale de toutes les demandes informatiques, donc aucune méthode structurée pour hiérarchiser les investissements consacrés aux projets. Il n'existe aucune intégration de données de planification, financière et de ressource dans le portefeuille de projets, donc aucun moyen d'optimiser le flux de travail. Il n'existe aucune norme à l'échelle de l'entreprise, donc aucune méthode cohérente pour mesurer ou contrôler le succès. En clair, il n'existe aucun moyen d'aligner les activités du projet avec les priorités de l'entreprise. Approche HP pour la gestion de portefeuilles et de projets HP pense qu'une gestion efficace de portefeuilles et de projets implique de se concentrer sur les résultats métiers au niveau global, et non seulement sur la réussite à l'échelle du projet. La résolution des problèmes en matière de gestion de portefeuilles et de projets ne nécessite pas plus d'outils de meilleure qualité ; Elle a besoin d'une vue intégrée et descendante de tous les investissements, afin d'accroître la visibilité, le contrôle et la flexibilité de la gestion. Ces informations permettent d'augmenter la transparence et la fiabilité des rapports, pour favoriser les échanges basés sur des faits et plus productifs entre les différentes parties prenantes au sein de l'entreprise. Visibilité accrue L'organisation a besoin d'une visibilité complète de l'ensemble de ses activités, y compris les métriques d'intégrité du projet, les tâches hors projet, les attributions de ressources et les coûts globaux par rapport aux budgets. Vous devez pouvoir regrouper des projets stratégiques et opérationnels, et voir les interdépendances essentielles parmi les projets. Cela vous permet d'identifier rapidement les projets disposant du plus important retour sur investissement, et d'optimiser le portefeuille de projets en conséquence. En réalité, une étude récente des clients de HP PPM a déterminé qu'une visibilité accrue du portefeuille permettrait aux entreprises d'annuler des projets à valeur insuffisante. Cette méthode leur a permis d'économiser 6,6 pour cent de leur budget informatique annuel après un an, et jusqu'à 10,4 pour cent après trois ans. 3 Contrôles renforcés Une gestion intégrée et descendante de portefeuilles et de projets peut vous aider à réduire les coûts en automatisant et en appliquant les processus de gestion de portefeuilles, de programmes et de projets. Une solution efficace peut fournir des pistes d'audit sur le terrain pour tous les changements ainsi que les applications et les projets essentiels, afin de vous aider à respecter une conformité réglementaire. Une fois le service de gestion des projets assoupli, des processus peuvent être adaptés plus rapidement pour répondre à l'évolution des marchés, grâce à un moteur de processus du flux de travail facile à configurer. La mise en place de processus standard de gestion de projets permet aux données financières stratégiques de gagner en transparence, et de rapidement voir si vos estimations initiales tiennent leurs promesses face aux réalisations du projet. Cela vous permet de rectifier rapidement le tir et de fournir davantage de projets dans les temps et les limites du budget. La visibilité précoce des impacts potentiels liés au changement permet de réaliser des économies considérables. L'étude du retour sur investissement de HP PPM Center a révélé que les entreprises qui utilisaient HP PPM Center pour automatiser les processus de changement de la gestion de portefeuilles et de projets, économisaient 4,5 pour cent du budget informatique moyen après un an, et 5,4 pour cent après trois ans. 4 3, 4 Source : "Customers provide a positive ROI using HP PPM Center," HP Software, janvier

5 Agilité renforcée Une solution de gestion de portefeuilles et de projets doit être suffisamment flexible pour vous permettre d'adopter une approche de planification descendante ou ascendante des projets, en fonction de vos besoins d'entreprise. Elle doit vous permettre d'accélérer l'exécution et l'utilisation avec une gestion Web et zéro-client des projets. Cela doit vous permettre de mettre en place des projets à partir de Microsoft Project, Excel, Word et d'autres sources de données, et de bénéficier d'une vue globale pour les projets stratégiques et opérationnels. L'étude du retour sur investissement de HP PPM Center a également révélé qu'en offrant aux responsables informatiques une visibilité du portefeuille entier de projets et des interdépendances liées, ces derniers pourraient réduire leurs dépenses en main-d'œuvre informatique en rationalisant l'utilisation des ressources et en réduisant considérablement les recrutements internes ou externes. Les entreprises interrogées lors de l'étude ont économisé en moyenne dollars en un an et 2,2 millions de dollars après trois ans. 5 En résumé, une solution de gestion efficace de portefeuilles et de projets doit être suffisamment flexible pour vous permettre de centraliser le stockage de toutes vos données de projet et de changement, quelle que soit la source des données, afin de rationaliser l'utilisation et la planification de vos ressources. Elle doit être suffisamment flexible pour vous permettre de mettre en place au sein de l'entreprise les normes et les méthodologies les mieux adaptées à la maturité de votre organisation, afin que vous puissiez commencer rapidement, accélérer l'adoption et obtenir immédiatement des résultats. Rapport et analyse fiables L'automatisation et la normalisation des processus de gestion de portefeuilles et de projets permettent de s'assurer que les données enregistrées par les cadres dirigeants, les principales parties prenantes et les membres des équipes en charge des projets sont cohérentes et fiables pour l'ensemble des projets. Cela fournit la base pour une comparaison d'égal à égal qui favorise la prise de décisions efficaces à l'échelle globale du portefeuille d'investissements, du programme et du projet. Les tableaux de bord exécutifs offrent un aperçu des tendances et des secteurs qui nécessitent une attention particulière. Par ailleurs, des rapports opérationnels peuvent être facilement imprimés pour prendre en charge un examen rapide du budget des projets, et les analystes financiers peuvent bénéficier d'un aperçu en temps réel des tendances émergentes avec un rapport ad-hoc. Dans le même temps, des rapports analytiques peuvent être utilisés par la direction afin d'identifier et de résoudre les problèmes, avant qu'ils ne s'aggravent. Les rapports et les analyses en temps réel, basés sur des informations fiables, peuvent vous aider à instaurer un dialogue constructif et permanent avec toutes les parties prenantes. Cela peut notamment vous aider à développer et maintenir une Une gestion intégrée et descendante de portefeuilles et de projets peut vous aider à réduire les coûts en automatisant et en appliquant les processus de gestion de portefeuilles, de programmes et de projets. dynamique dans la mesure où les utilisateurs à tous les niveaux peuvent rapidement voir de quelle façon leur travail quotidien affecte la vue d'ensemble. Quatre points de départ Pour la plupart des services de gestion de projets, la nécessité de processus améliorés de gestion de portefeuilles et de projets est indiscutable. Encore faut-il savoir comment faire pour se lancer sur le chemin de l'optimisation. Cette section propose des conseils pratiques sur les étapes à entreprendre à partir de l'un des quatre domaines d'intervention ou points de départ. Votre point de départ dépend des problèmes et besoins particuliers de votre entreprise. HP a connu le succès en commençant par l'un de ces quatre axes. Consolidation de la demande : Pour de nombreuses organisations, la compréhension de toutes les demandes exprimées auprès de l'organisation est une première étape essentielle vers la hiérarchisation de la charge de travail et la détermination de la valeur relative des différentes alternatives. Gestion de portefeuille : Vous ne pouvez pas déterminer la valeur commerciale d'un projet individuel si vous ne disposez pas d'une vue d'ensemble. En apportant une attention particulière à la gestion de portefeuilles, vous pouvez contrôler le portefeuille d'investissements tout entier et effectuer des comparaisons d'égal à égal. Exécution de projets : La distribution de programmes et de projets complexes dans les temps et les limites du budgets représente un défi majeur pour les entreprises. En vous concentrant sur l'exécution de projets, vous pouvez identifier à tout moment les projets problématiques et agir en conséquence. Gestion des ressources : Pour certaines organisations, la priorité absolue consiste à analyser et à comparer les compétences, les niveaux d'aptitude, la disponibilité et l'utilisation prévue des ressources lors des projets de recrutement et du processus d'évaluation initial de la proposition. 5 Source : "Customers provide a positive ROI using HP PPM Center," HP Software, janvier Figure 1. Le schéma de la maturité vous aide à déterminer les domaines dans lesquels vous devez concentrer vos efforts et les démarches à entreprendre par la suite. 1 Informelle 2 Définie 3 Gérée 4 Mesurée 5 Optimisée 5

6 Une solution de gestion de portefeuilles et de projets doit être suffisamment flexible pour vous permettre d'adopter une approche de planification descendante ou ascendante des projets. Définition de vos priorités : le schéma de la maturité Pour chacun des quatre points de départ, ce livre blanc peut vous aider à déterminer votre progression sur le schéma de la maturité, afin que vous puissiez définir de façon réaliste vos futures étapes. En général, il existe cinq phases de maturité : Informelle : La planification est ad-hoc. Il n'existe aucun processus structuré pour aucun des aspects de la gestion de portefeuilles et de projets. Les projets arrivent de partout. La budgétisation est effectuée dans une boîte noire. La visibilité est inexistante et il n'existe aucune source individuelle de vérité. Définie : Cette phase implique une planification manuelle, mais l'évaluation repose sur un calcul approximatif. Les projets personnels des hauts dirigeants sont prioritaires, quelle que soit leur valeur pour l'entreprise. Gérée : Une solution de gestion de portefeuilles et de projets est généralement en place avec des processus automatisés qui permettent une évaluation objective des propositions. Un système unique d'enregistrement est utilisé, afin de permettre des comparaisons budgétaires planifiées et réelles ainsi qu'une gestion proactive des projets et des ressources. Mesurée : Il s'agit d'une étape axée autour de KPI, généralement définie par l'analyse de scénarii hypothétiques, la concrétisation des bénéfices et l'exécution du coût total de possession sur les actifs. Les entreprises peuvent réaliser un équilibrage de l'approvisionnement ou de la demande. La visibilité des bases du projet et l'analyse de la valeur acquise offrent une spécificité supérieure. Optimisée : À ce niveau, les entreprises réalisent une planification en temps réel et une optimisation complète de portefeuille. Les fiches d'évaluation des performances sont transmises aux principales parties prenantes de l'entreprise. La gestion avancée des compétences permet de rationaliser la gestion des ressources. La planification globale du portefeuille exploite ce qui représente désormais une base considérable de connaissances. N 1 : Consolidation de la demande La première étape dans la consolidation de la demande consiste à identifier une solution capable de regrouper et de gérer toutes les demandes diverses exprimées auprès de votre organisation : projets opérationnels, projets stratégiques, projets prévus (processus qui ont fait leurs preuves) et projets personnels des cadres. Cela vous donne les informations nécessaires pour identifier les demandes prioritaires et déterminer en quoi elles correspondent à votre personnel et vos ressources techniques. Vous avez également besoin d'une solution qui vous permette de mettre en place des projets existants à partir de Microsoft Project, Excel, Word et d'autres sources de données différentes, et vous devez être capable de créer une vue globale pour tous les types de projets. Une fois toutes les demandes prises en compte, elles peuvent être traitées en fonction de vos meilleures pratiques et des règles de l'entreprise pour ce type de demande. Pour faire référence à ce processus de modélisation, d'automatisation, de mesure et d'application des règles, nous utilisons le terme de numérisation du processus de gestion. Chaque projet type, comme les nouveaux produits, correctifs, mises à niveau, vacances ou demandes régulières de services, telles que le provisionnement d'un Blackberry, peut être évalué, hiérarchisé et planifié en fonction de la numérisation des meilleurs pratiques et des réglementations de votre entreprise. Avec les processus numérisés en place et la fluidité des données concernant les projets et les ressources, vous disposez des informations et de la visibilité en temps réel nécessaires pour gérer efficacement l'état d'avancement, les contrats de niveau de service et les tendances. Le suivi des coûts d'une idée approuvée dans son cycle de vie complet peut fournir les informations nécessaires pour un investissement et une gestion financière judicieux. Pour les exigences de conformité, vous disposez d'informations fiables concernant des pistes d'audit qui sont indispensables pour répondre de manière rentable aux réglementations gouvernementales et sectorielles. Liste de contrôle : Vous avez besoin d'une meilleure solution de consolidation de la demande si... Vous utilisez plusieurs systèmes pour récupérer, suivre et résoudre des idées et des demandes de service. Vous suivez uniquement des projets stratégiques, des demandes non opérationnelles qui nécessitent malgré tout des ressources. Il arrive fréquemment que les demandes ne soient pas gérées de manière formelle. Il n'existe aucune hiérarchisation cohérente : qui ne tente rien n'a rien. Les niveaux de service pour répondre aux demandes et les traiter sont difficiles à suivre et à signaler. Il n'existe aucune piste d'audit pour les demandes ou les mesures prises. Tableau 1. Phases de maturité de la consolidation de la demande Phase de maturité Cette description correspond-elle à votre organisation? Informelle Définie Gérée Mesurée Optimisée Gestion ad-hoc de tous les types de demandes. Type de communication essentiellement via téléphone et s. Feuilles de calcul manuelles et autres outils de suivi de projets. Les projets opérationnels et stratégiques sont séparés et se trouvent dans différents systèmes. Les projets opérationnels et stratégiques sont centralisés dans une seule instance de la vérité. Les rapports offrent une visibilité des types de demandes, des coûts et des sources. Des mesures quantitatives et des améliorations routinières presque continues des processus sont mises en place. 6

7 Tableau 2. Phases de maturité de la gestion de portefeuilles Phase de maturité Cette description correspond-elle à votre organisation? Informelle Définie Gérée Mesurée Optimisée La planification et la budgétisation annuelles sont effectuées dans une boîte noire. Les cycles annuels de planification informatique sont manuels et présentent des cas d'affaire de haut niveau. Les processus liés aux propositions sont automatisés et incluent une hiérarchisation métier ; des business case et des processus d'approbation détaillés sont en place. La planification est pilotée par des KPI et prise en charge par la concrétisation des bénéfices, les actifs ou l'analyse du coût total de possession. Les analyses d'hypothèses du portefeuille sont réalisées au niveau du budget, des ressources et du calendrier ; Les données sophistiquées sur le retour sur investissement sont disponibles à partir d'une base de connaissances. N 2 : Gestion de portefeuilles De nombreuses organisations continuent de gérer le portefeuille de projets comme une collection de projets individuels plutôt que comme un portefeuille. Pour être efficace, votre solution de gestion de portefeuilles doit vous permettre de contrôler votre portefeuille d'investissements entier en évaluant, en hiérarchisant, en équilibrant et en approuvant les nouvelles initiatives ainsi que votre portefeuille actuel de travaux ; analyser plusieurs scénarii hypothétiques ; et aligner votre stratégie d'entreprise avec les contraintes en termes de budget et de ressources. Votre solution de gestion de portefeuilles et de projets doit être conçue pour vous offrir l'environnement unifié et collaboratif nécessaire pour permettre aux parties prenantes de l'entreprise de contrôler de manière collaborative le portefeuille d'investissements. Elle doit inclure et automatiser vos points de contrôle stratégiques, financiers, fonctionnels, techniques, et vous offrir une visibilité en temps réel sur les ressources, les budgets, les coûts, les programmes, les projets et la demande globale. De l'initiation, la justification et l'examen de la proposition à l'exécution, le déploiement et l'obtention des avantages du projet, votre solution de gestion de portefeuilles et de projets doit impliquer toutes les parties prenantes. Quel que soit le stade de maturité actuel de votre entreprise et le niveau d'optimisation de portefeuille visé, le logiciel HP Project and Portfolio Management (PPM) Center peut vous aider à entreprendre rapidement les étapes suivantes avec le minimum de risques ou de perturbations des processus existants. Contrairement aux approches qui offrent uniquement des systèmes de rapports de temps et d'outils de planification des projets, HP propose des compétences de planification descendante qui sont prises en charge avec des projets détaillés ascendants. Une approche de planification descendante facilite la prise rapide de décisions concernant le portefeuille, sans avoir à créer des projets détaillés et chronophages. Par exemple, HP PPM Center vous permet de créer des profils de recrutement qui vous aident à déterminer précisément les ressources et le budget nécessaires pour prendre en charge une nouvelle initiative. HP PPM Center prend également en charge l'exécution de projets et supervise la méthodologie des projets du point de vue ascendant, ce qui vous permet de passer d'une attitude réactive à une attitude proactive, en passant par la gestion par exception. Les détails du travail quotidien en matière de distribution de projets refont surface en temps réel à l'exception des projets traités clairement dans les informations réelles ayant été présentées. Cela permet aux chefs de projet, aux responsables de programmes et à la direction de clairement identifier l'impact des changements sur leurs projets, et mettre leurs décisions en phase avec les objectifs de l'entreprise. Quoi qu'il en soit, HP vous offre la flexibilité nécessaire pour prendre des décisions efficaces concernant votre portefeuille dans un processus parfaitement adapté à votre entreprise. Liste de contrôle : Vous avez besoin d'une meilleure solution de gestion de portefeuilles si... Vous ne disposez d'aucune visibilité globale sur les informations de temps, de coût et de ressources concernant les efforts dans le cadre du projet et hors projet. Les projets en cours, stratégiques et opérationnels sont tous gérés dans différents systèmes d'enregistrement. Vous ne pouvez pas bénéficier d'une analyse objective des éléments du portefeuille ; les critères subjectifs et les considérations politiques prennent une importance démesurée. Vous ne pouvez pas comparer d'égal à égal le retour sur investissement escompté ou la valeur nette actualisée des projets demandés dans le portefeuille. Les processus ne sont pas automatisés et votre personnel est frustré d'alimenter le système de données. 7

8 Tableau 3. Phases de maturité de l'exécution de projets Phase de maturité Cette description correspond-elle à votre organisation? Informelle Définie Gérée Mesurée Les rapports sur l'état d'avancement des projets sont compilés manuellement ; les projets sont initiés au niveau des services. Un service de gestion de projets est mis en place et une méthodologie des projets est adoptée et prise en charge par des processus manuels ainsi que des modèles normalisés. Les normes et la méthodologie des projets sont strictement respectées ; les projets répondent souvent aux attentes commerciales et techniques. L'équilibrage de l'approvisionnement des ressources et de la demande sont pris en charge, la visibilité des bases du projet et l'analyse de la valeur acquise pour les projets. 8 Optimisée N 3 : Exécution de projets Un service de gestion de projets d'entreprise est mis en place et les projets répondent de manière cohérente aux attentes commerciales ou les dépassent. La gestion avancée des compétences aide l'organisation à exploiter le capital humain au meilleur coût. Une organisation moyenne jongle constamment entre différents projets, processus et ressources. Les conflits sont inévitables, et compte tenu du nombre de variables, une gestion efficace de ces différentes entités peut se heurter à de nombreuses difficultés. Votre solution de gestion de portefeuilles et de projets doit vous permettre de gérer de manière collaborative vos programmes et vos projets du concept à la réalisation. Elle doit vous permettre d'automatiser les processus de gestion du champ d'application, des risques, de la qualité, des problèmes et des calendriers, afin que vous puissiez fournir des projets complexes aux compétences et qualité supérieures, dans les temps et les limites du budgets. Chaque semaine, le personnel du service de gestion de projets passe des heures, voire des jours, à compiler des rapports sur l'état d'avancement provenant de diverses sources de données. Ces exercices d'entrainement exigés par la direction prennent du temps qui pourrait être utilisé autrement pour gérer des projets. La solution de gestion de portefeuilles et de projets devrait libérer du temps pour le personnel en saisissant toutes ces informations dans un seul référentiel, et en les combinant automatiquement dans un tableau de bord centralisé. La création d'un rapport d'état d'avancement devient alors une tâche rapide plutôt qu'une corvée imminente. Outre la résolution des problèmes mentionnés ci-dessus, HP PPM Center fournit les processus du service de gestion de projets, en matière de meilleures pratiques, qui vous permettent de façonner et d'appliquer les normes du service de gestion de projets, tout en conservant l'alignement des parties prenantes et des membres d'équipe à chaque étape. Cela vous donne la structure et les processus clés en main pour gérer les changements du périmètre, les risques, la qualité, les problèmes, les calendriers, les ressources, les publications et les coûts, pour que vous n'ayez plus besoin d'outils ponctuels et de manuels de procédure. Vous sélectionnez les flux de travail de processus que vous souhaitez utiliser clés en main, sans compromettre votre capacité à adapter et à étendre ces processus à mesure que votre entreprise évolue. Liste de contrôle : Vous avez besoin d'une meilleure solution d'exécution de projets si... Votre entreprise ne dispose pas de l'état d'avancement en temps réel ou d'une vision stratégique sur les projets primordiaux. Les projets sont souvent en retard et hors budget, ce qui crée constamment des problèmes. Vous éprouvez des difficultés à garder vos outils actuels (feuilles de calcul, relieurs à feuilles mobiles et outils ponctuels) à jour et synchronisés. Une visibilité inadaptée sur la disponibilité des ressources compromet la capacité de votre personnel à gérer efficacement les projets. Vous n'êtes pas en mesure de proposer une gestion des données précises pour satisfaire vos besoins en termes de budget et de ressources. N 4 : Gestion des ressources Pour les entreprises, concilier les niveaux de compétences et la disponibilité de plusieurs professionnels avec des délais précis peut vite devenir un véritable casse-tête. La solution de gestion de portefeuilles et de projets doit fournir une visibilité sur l'utilisation et la disponibilité des ressources concernant le travail dans le cadre du projet et hors projet, afin de rationaliser la planification et les prévisions. De plus, elle doit favoriser la planification des ressources et le suivi des réalisations à différents niveaux : au niveau du profil de recrutement, du projet et des tâches. HP PPM Center fournit efficacement cette visibilité, en gérant des ressources de la planification descendante à l'exécution ascendante. Ce logiciel permet d'équilibrer votre approvisionnement des ressources, en vous offrant une visibilité et un contrôle complets de la demande en ressources. Il fournit également une vision claire de l'approvisionnement des ressources, y compris leurs rôles, leurs compétences et leur niveau d'aptitude, dans l'organisation tout entière. De plus, il saisit la demande en ressources à partir des projets et des activités opérationnelles qui favorisent les activités de l'organisation en temps réel, afin que vous disposiez d'une visibilité des exigences de ressources, et que vous puissiez répartir au mieux le temps de travail du personnel. Pour répondre à la demande, vous pouvez attribuer des ressources par nom, poste, rôle ou groupe, puis suivre l'effort en fonction des éléments de travail. Les cadres et les responsables de portefeuilles disposent de rapports en temps réel sur l'état d'avancement et d'un accès immédiat aux informations détaillées sur les ressources qu'ils utilisent pour prendre leurs décisions. Liste de contrôle : Vous avez besoin d'une meilleure solution de gestion des ressources si... Vous n'êtes pas sûr que votre personnel travaille toujours sur les bons projets au bon moment. Vous ne parvenez pas à identifier une compétence ou une ressource lorsqu'elle devient indisponible. Vous ignorez la quantité de capacité consommée par les projets stratégiques comparée aux activités opérationnelles. Vous ne contrôlez pas les tâches sur lesquelles le personnel a travaillé précédemment. Vous éprouvez des difficultés à déterminer la formation adaptée à un type d'employé.

9 Tableau 4. Phases de maturité de la gestion des ressources Phase de maturité Cette description correspond-elle à votre organisation? Informelle Définie Gérée Mesurée Optimisée Gestion ad-hoc des ressources ; absence de suivi Analyse instantanée de l'utilisation des ressources manuelles ; saisie du temps effectuée au niveau du projet Visibilité en temps réel de l'approvisionnement et de la demande pour tous les types de ressources ; suivi du temps au niveau de la phase ou de l'étape Approvisionnement des ressources ou équilibrage de la demande ; suivi du temps au niveau de la tâche ; bases du projet Équilibrage complet des ressources d'entreprise au niveau des compétences et gestion avancée des compétences ; planification en exploitant la base de connaissances Exemples de clients HP PPM Center a fourni d'excellents résultats en termes de déploiements client depuis des années. Voici quelques exemples d'expériences de clients. Consolidation de la demande : Un conglomérat de services financiers Avec plus de employés, un siècle d'histoire et plus de 500 milliards de dollars d'actifs sous gestion, cette institution financière américaine propose des produits et services d'investissement, d'assurance-vie et d'épargne-retraite aux ménages et aux entreprises à l'échelle nationale. L'entreprise est fière d'incarner une culture de l'amélioration continue des processus et des pratiques qui vise une efficacité et des performances optimales. Avant HP PPM Center, l'entreprise utilisait un processus manuel et incohérent pour identifier et évaluer son portefeuille de projets informatiques pour l'année. Conséquence de l'absence de processus et d'outils automatisés pour accéder à la valeur de chaque projet vis-à-vis des objectifs de l'entreprise, des projets pouvaient être financés et exécutés sans tenir compte des business case sousjacents et de l'alignement stratégique. Des projets non stratégiques étaient mis en œuvre au détriment d'autres projets qui allaient dans le sens des objectifs de l'entreprise. Ce problème s'est par la suite aggravé car l'entreprise ne disposait pas d'une visibilité complète sur les demandes informatiques non satisfaites ; l'entreprise n'avait pas la possibilité de comparer la valeur de tous les projets à l'étude. Avant le déploiement de HP PPM Center, 10 % du budget informatique de la société était consacré à des projets non stratégiques. Les modules de portefeuilles et de demandes de HP PPM contrôlent désormais toutes les décisions concernant les raisons et la hiérarchisation d'un projet. Pendant les trois ans qui ont suivi le déploiement de HP PPM, l'entreprise a successivement récupéré 3,1 millions, 8,1 millions et 10,6 millions de dollars par an grâce à la solution HP PPM Center. HP PPM Center a apporté une visibilité et un contrôle accrus pour éliminer systématiquement les projets non stratégiques qui ne représentaient rien de plus qu'une charge nette pour l'entreprise. Grand absent de cette analyse, l'impact positif qu'un projet informatique stratégique pourrait apporter à l'entreprise, y compris des économies de personnel grâce à l'automatisation du processus, l'augmentation du chiffre d'affaires, la réduction de la dette et bien plus encore. Voici les bénéfices du déploiement de la solution HP PPM Center. Avant HP PPM Center, l'entreprise décrivait l'effort de soumission et d'approbation des projets informatiques comme un effort financier colossal ; en moyenne 45 jours pour parvenir à une approbation de la direction financière. Aujourd'hui, les projets informatiques sont approuvés sous 10 jours. HP PPM Center a apporté une visibilité et un contrôle accrus pour éliminer systématiquement les projets non stratégiques qui ne représentaient rien de plus qu'une charge nette pour l'entreprise. Pendant les trois ans qui ont suivi le déploiement de HP PPM, l'entreprise a successivement récupéré 3,1 millions, 8,1 millions et 10,6 millions de dollars. HP PPM Center a permis de récupérer 19 % ( dollars), 48,3 % (2,2 millions de dollars) et 68,9 % (1,7 millions de dollars) du budget main-d'œuvre annuel en réduisant les demandes d'ordre de modification. HP PPM Center a constamment réduit les coûts de main-d'œuvre imputés au traitement des ordres de modification de 19 %, 48,3 % et 68,9 % sur les trois ans qui ont suivi la période de déploiement, ce qui a permis à l'entreprise d'économiser 1,7 millions de dollars de valeur nette actualisée en dépenses de main d'œuvre. 6 Gestion de portefeuille : Deloitte Consulting Deloitte est l'une des entreprises de services professionnels les plus importantes au monde. La société fournit à ses clients des audits, des services de conseil, des conseils financiers, des services de gestion des risques et des services fiscaux. Elle est présente dans près de 140 pays, emploie environ personnes à travers le monde, et en 2010 son chiffre d'affaires atteignait 26,6 milliards de dollars. Deloitte s'est adressée à HP pour obtenir des réponses concernant le manque de visibilité des demandes d'investissement et des projets approuvés dans l'entreprise, ainsi que le ralentissement de l'optimisation des ressources et des investissements. Ferne King, directeur, Investment and Growth Forum, Executive, Deloitte explique, Lorsque nous avons décidé il y a quatre ans d'aligner plus étroitement notre portefeuille de projets avec notre stratégie, notre entreprise était bien plus petite et comptait beaucoup moins d'employés, et nous pouvions gérer manuellement le processus de gestion de portefeuilles et de projets. Dès lors, les soumissions de business case ont considérablement augmenté et notre entreprise s'est beaucoup développée, notamment au cours des trois dernières années où notre taux de croissant a dépassé les 20 %. Par conséquent, nous avons réalisé que nous étions incapables de saisir toutes nos initiatives principales au moment opportun, et que nous disposions d'une vue statique limitée du portefeuille de la société. Il est clairement apparu que nous avions besoin de rationaliser et d'automatiser le processus de gestion du portefeuille, mais également de gérer nos projets. 6 Source : "ROI Case Study: HP Project and Portfolio Management Center; A financial services company," HP, décembre https://ssl.www8,hp.com/us/en/secure/ pdf/4aa3-2928enw.pdf 9

10 Bénéfices de la mise en place de la solution HP PPM : Vue d'ensemble hiérarchisée du portefeuille d'initiatives de la société pour permettre un alignement sur les différentes divisions et la stratégie de la société Amélioration de la réputation d'efficacité et de compétence Capacité à consacrer plus de temps à l'analyse des priorités plutôt qu'aux stratégies Capacité à consulter les initiatives par catégorie d'investissement, type d'initiative ou service de parrainage (pas uniquement les initiatives technologiques) Compréhension et réalisation accrues du retour sur investissement et de la gestion des résultats Résultats significatifs des initiatives sur un délai futur de trois, six, neuf, 12 mois avec la possibilité de montrer les impacts et d'améliorer leur communication 7 Gestion de projet : Marriott International Le leader de l'hôtellerie, Marriott International, Inc., possède plus de établissements à travers le monde. Marriott considère pour autant ses collaborateurs comme son principal atout : les valeurs fondamentales de l'entreprise témoignent de son engagement à soutenir ses associés et à utiliser un système axé sur les performances pour les récompenser. Cependant, le groupe Marriott réalise également qu'il doit aligner le travail de ses associés avec les stratégies et les priorités de l'entreprise. Pour n'importe quelle organisation, cela représente un défi majeur en termes de gestion, mais aussi particulièrement difficile pour une entreprise de la taille et de l'envergure de Marriott. Avec employés répartis dans 70 pays, le modèle économique de Marriott est complexe. Le portefeuille de l'entreprise regroupe près de 20 marques différentes et six segments de marché. Ses activités et son chiffre d'affaires reposent sur les transactions en ligne et des procédures matérielles. L'organisation informatique globale de Marriott offre une solution à cette complexité organisationnelle. Nous disposons de 250 à 300 projets en cours en permanence remarque Leslie Scott, vice-présidente, Information Resources and Enterprise Project Management Office, Marriott. Nous sommes responsables de la gestion de ces projets et de leur alignement avec la stratégie commerciale générale de Marriott. Marriott, par conséquent, a décidé de remplacer ses processus existants de gestion de projets par un outil de gestion de portefeuilles et de projets d'entreprise, issu du catalogue HP Software : HP PPM Center. La première mise en place complète de HP PPM a été effectuée dans Information Resources (IR), l'organisation de services technologiques de Marriott. La projet a été très bien accueilli par les chefs de projet IR de Marriott. HP PPM a facilité la vie de nos chefs de projet en automatisant beaucoup d'étapes, affirme Leslie Scott Ils ne sont plus obligés de créer manuellement des listes de contrôle des risques et des problèmes, ou des cahiers des charge et des programmes de travail, car l'outil les crée automatiquement grâce à des modèles prédéfinis. Ces bénéfices vont au-delà de l'aspect utile : HP PPM permet aux chefs de projet de se concentrer sur des tâches qui contribuent plus directement à la réussite des projets. Les chefs de projet peuvent se concentrer sur la gestion, ajoute Leslie Scott. Ils peuvent se focaliser sur la qualité de leur travail. Bénéfices de la solution de gestion de portefeuilles HP PPM : Outre les travaux automatisés de gestion de projets qui encouragent l'efficacité, les associés disposent de plus de temps pour se consacrer aux tâches qui augmentent la valeur commerciale, et pour accepter davantage de projets, ce qui est essentiel pour la stratégie de croissance de l'entreprise L'amélioration de la gestion permet de réduire les risques de non-conformité ou les problèmes de sécurité qui peuvent s'avérer coûteux à réparer ou entacher l'image de marque de la société Réduction du temps consacré à la gestion de projets et les rapports de résultats 8 Gestion des ressources : Kaspersky Lab Fondé en Russie en 1997, Kaspersky Lab est l'un des principaux fournisseurs de logiciels de sécurité au monde. Cette multinationale, dont le siège social se trouve à Moscou, possède des bureaux dans 29 pays. En 2010, son chiffre d'affaires global a augmenté de 38 % pour atteindre les 500 millions de dollars. 9 Pour être capable de rivaliser avec ses concurrents, l'entreprise élargit constamment sa gamme de technologies en investissant dans la R&D. En conséquence, le nombre de salariés a presque triplé ces dernières années, de 300 en 2007 jusqu'à plus de 800 en 2010, ce qui a eu pour effet d'augmenter la complexité de gestion des ressources humaines et de la gestion de projets en général. Il est devenu plus compliqué d'affecter les ressources humaines provenant de divers services, et le service en question ne possédait pas de système centralisé de gestion de projets. Les responsables étaient libres d'utiliser les outils de leur choix et, alors que la majorité d'entre eux utilisaient Microsoft Project, ils ne pouvaient pas toujours aligner leurs activités de planification individuelle des ressources avec le contrôle du calendrier de projets. Cependant, à mesure que les projets R&D sont devenus plus que jamais essentiels pour la compétitivité de Kaspersky Lab, le conseil d'administration de l'entreprise a commencé à adopter une attitude plus exigeante face à l'analyse des projets de développement. En conséquence, les responsables du service ont dû passer à un processus de planification descendante des ressources grâce au tableau d'affectation des ressources de HP PPM. 7 Source : "Kaspersky Lab streamlines project and portfolio management," HP, février Source : "Marriott gains new edge in project transparency, planning," HP, avril Source : "HP optimises business outcomes of Deloitte s portfolio of projects," HP, octobre

11 L'intégration de HP PPM aux systèmes de gestion des ressources humaines de l'entreprise a permis d'exploiter non seulement les employés existants lors de leur affectation, mais aussi ceux qui sont sur le point d'être recrutés, ce qui améliore la fiabilité de la planification. De plus, les employés du service disposent toujours d'une estimation fiable du temps qu'ils vont passer sur un projet et de l'envergure de la tâche qu'ils s'apprêtent à réaliser, ce qui facilite la préparation de futurs projets. Bénéfices de la mise en place de HP PPM pour la gestion des ressources : Rapports fiables, ce qui permet de planifier les ressources et de créer une feuille de route 18 mois à l'avance Ressources humaines transparentes à 100 % pour une gestion améliorée de la main-d'œuvre Non seulement l'entreprise planifie les ressources à l'avance, mais elle réalise des contrôles hebdomadaires dynamiques sur l'état d'avancement d'un projet par rapport au calendrier Travailler avec HP HP offre une gamme flexible d'options aux clients qui souhaitent améliorer l'efficacité de la gestion de portefeuilles et de projets. Notre modèle unique peut vous aider à réduire les risques, les délais de rentabilité et les coûts de déploiement. Si vous optez pour un déploiement traditionnel en interne, notre équipe et nos partenaires HP Software Professional Services sont disponibles pour vous aider lors de la mise en place et du déploiement complet. HP Software Professional Services fournit un ensemble complet de conseils, de formations et d'assistance pour garantir la réussite de votre entreprise. HP Service Management Reference Model fournit des processus groupés basés sur ITIL et nos 19 ans d'expérience en gestion de services, afin de garantir des délais de rentabilité accélérés en matière de gestion de la demande, de gestion de portefeuilles, de gestion financière informatique ainsi que de processus opérationnels comme la gestion des changements ou des incidents. De la même façon, HP Software-as-a-Service (SaaS) for HP PPM Center vous fournit un service prêt à l'emploi, avec des environnements multiples de PPM pour prendre en charge la gestion du cycle de vie. Dans le cadre de votre équipe, un chargé de compte technique certifié ITIL et PPM collabore avec vous pour fournir un accompagnement et des conseils permanents sur les bonnes pratiques. HP SaaS permet un accès amélioré 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et assure une disponibilité exceptionnelle de 99,9 % aux utilisateurs dans le monde entier. 10 Grâce aux deux approches, vous bénéficiez de nos meilleures pratiques, ce qui vous offre des délais de rentabilité accélérés et un risque général de déploiement moindre. HP vous propose des modalités de règlement flexibles pour vous aider à mieux gérer vos dépenses. HP PPM Center et HP IT Performance Suite HP PPM Center fait partie intégrante de HP IT Performance Suite (ITPS) avec pour objectif de vous aider à optimiser constamment vos performances. HP ITPS est complet, connecté, flexible et vous permet de contrôler l'ensemble de votre organisation. Réponses aux six principales questions des clients 1. Dois-je installer le logiciel HP Project and Portfolio Management Center en même temps, ou puis-je acheter et déployer les produits logiciels en fonction de mes besoins? Réponse : Nous vous donnons la possibilité d'acheter le logiciel HP Project and Portfolio Management Center en fonction de vos besoins et de le déployer à votre rythme. 2. Dois-je configurer HP PPM Center pour répondre à mes exigences? Réponse : Cela dépend de vos objectifs. HP PPM Center a été déployé avec succès par des clients sans configuration. D'autres clients font le choix de s'appuyer sur notre moteur de flux de travail configurable pour déployer rapidement des processus. De plus, les clients peuvent choisir d'utiliser notre offre SaaS prête à l'emploi sans presque aucune configuration. 3. Comment renforcer et maintenir la dynamique de mon déploiement HP PPM Center? Réponse : Les meilleures pratiques HP vous conseillent de ne pas surqualifier vos processus et de vous concentrer sur l'utilisation de la solution. Les meilleures pratiques HP vous conseillent également d'établir et de communiquer régulièrement votre vision, en l'accompagnant de rapports de progression. Pour en savoir plus, consultez le guide des Meilleures pratiques en gestion de portefeuilles et de projets : conseils pratiques pour obtenir une rentabilité et une adoption maximum. 4. Les services de conseils HP sont-ils nécessaires pour la mise en place de HP PPM Center? Réponse : Oui. Vous pouvez exploiter HP Professional Services ou les services de notre communauté de partenaires si vous le souhaitez. 5. Pouvez-vous fournir une évaluation plus formelle de l'état de préparation de mon organisation à mettre en place HP PPM Center? Réponse : Oui. HP ou ses différents partenaires peuvent préparer une évaluation du niveau de maturité de votre organisation et déterminer le meilleur point de départ pour vous. 6. Comment éviter la perturbation des activités et processus actuels lors de la transition vers HP PPM Center? Réponse : HP s'est associé aux meilleurs fournisseurs pour offrir un accompagnement et une assistance à nos clients qui mettent en place un changement organisationnel, afin de faciliter la transition vers un déploiement efficace. HP Services peut également fournir une assistance supplémentaire dans ce domaine. 10 Comme défini dans l'engagement de disponibilité de l'annexe C de l'accord sur les niveaux de service entre HP et le client. 11

12 En bref La gestion efficace de portefeuilles et de projets est un objectif réaliste. Vous pouvez démarrer à partir de l'un des quatre domaines d'intervention décrits dans ce livre blanc et profiter d'avantages substantiels. Vous pouvez démarrer à n'importe quel niveau de maturité organisationnelle. Vous pouvez démarrer rapidement ou introduire progressivement de nouveaux outils et processus un par un. L'essentiel, c'est de commencer. Des études et de nombreux témoignages ont montré que les méthodes traditionnelles de gestion de projets ne fonctionnent tout simplement pas. Ni pour les utilisateurs finaux, ni pour le personnel informatique, ni pour l'entreprise. En attendant que le service de gestion de projets arrête de gérer des projets et commence à gérer des résultats métiers, le taux d'échec des projets va vraisemblablement rester élevé. L'heure est venue de rompre le cercle et d'évaluer de nouvelles alternatives. En savoir plus Pour augmenter l'efficacité de la gestion de portefeuilles et de projets de votre entreprise, rendez-vous sur hp.com/go/ppm HP Software Services Optimisez votre investissement dans les logiciels. Nous savons que vos défis en matière de support peuvent varier selon la taille et le besoins stratégiques de votre organisation. HP propose des services techniques de support logiciel qui traitent tous les aspects du cycle de vie de votre logiciel. Vous avez ainsi la possibilité de choisir le niveau de support adapté pour répondre aux besoins informatiques et professionnels spécifiques. Faites appel au service d'assistance logicielle de HP pour libérer des ressources informatiques, afin de vous concentrer sur les autres priorités et innovations de l'entreprise. HP Software Support Services offre : Accès unique pour tous les services logiciels et matériels afin d'économiser du temps avec un seul appel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an Une assistance pour : VMware, Microsoft, Red Hat et SUSE Linux ainsi que HP Insight Software Des réponses rapides pour une expertise technique et des outils à distance, afin d'accéder à des réponses rapides, une résolution réactive et une prévention proactive des problèmes Global Reach Consistent Service Experience offre une expertise technique mondiale localement Pour plus d'informations, consultez hp.com/services/ softwaresupport. Connectez-vous hp.com/go/getconnected Recevoir les avis des spécialistes sur les tendances techniques, les alertes et les solutions HP. Copyright , Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations fournies dans ce document peuvent être modifiées sans préavis. Les seules garanties relatives aux produits et services HP sont stipulées dans les énoncés de garantie expresse accompagnant ces produits et services. Aucune déclaration contenue dans ce document ne doit être interprétée comme constituant une garantie supplémentaire. HP décline toute responsabilité quant aux éventuelles erreurs ou omissions techniques ou éditoriales. Microsoft est une marque déposée de Microsoft Corporation aux Etats-Unis. 4AA1-1967FRE, créé en mai 2007 ; mis à jour en août 2012, rév. 3 Impression numérique HP Indigo.

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