Septembre Numéro 5-6e année

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1 Employee Benefits Septembre Numéro 5-6e année Base de données des Pensions Complémentaires ou DB2P: instructions relatives à la déclaration La base de données Constitution de pensions complémentaires instaurée par la Loi-programme I du 27 décembre 2006, acquiert peu à peu une forme plus concrète. Afin de favoriser une meilleure compréhension, nous commençons par resituer le cadre de cette base de données. La loi-programme susmentionnée confie la gestion de cette base de données à l asbl SIGeDIS (Sociale Individuele Gegevens - Données Individuelles Sociales), créée dans le cadre du pacte entre les générations. La base de données rassemble, pour l ensemble des travailleurs, indépendants et fonctionnaires, les données relatives à tous les avantages constitués en Belgique et à l étranger dans le cadre du deuxième pilier de pension. Les objectifs de cette base de données sont les suivants: 1 un meilleur contrôle de la limite des 80% par le SPF Finances ; 2 la facilitation du contrôle de la conformité des plans de pension par la CBFA par rapport à la législation sociale ; 3 le contrôle par l ONSS et l ONSS(APL) du paiement de la cotisation spéciale de sécurité sociale de 8,86% due sur les primes versées par l employeur pour la constitution d une pension complémentaire en faveur des travailleurs ; 4 la mise à disposition de statistiques fiables pour les études permettant d orienter les choix politiques ; 5 la reprise par l asbl SIGeDIS de divers devoirs d information de l organisme de pension et de l organisateur (ex. la fiche d information, la communication annuelle à la CBFA, la déclaration vis-à-vis du SPF Finances et du Cadastre des pensions). Aon Consulting Belgium Employee Benefits Consultants and Actuaries

2 Un groupe de travail en charge de l élaboration de la base de données a rédigé les instructions en matière de déclaration. Ces instructions sont reprises sur le site internet de la Base de données Pensions Complémentaires ( Les instructions en matière de déclaration ne concernent provisoirement que les engagements de pension collectifs, les engagements de solidarité et les engagements de pension individuels, externalisés ou financés en interne 1. Les données à communiquer dans le cadre des contrats réduits, des structures d accueil, des régimes AR 69, de la pension libre complémentaire pour indépendants, des engagements de pension individuels et collectifs en faveur des dirigeants d entreprise indépendants, des contrats INAMI et des régimes en faveur du personnel statutaire seront ajoutées par la suite. Les instructions distinguent les déclarations suivantes: 1 le régime ; 2 l état du compte (e.a. les garanties vie-décès, les cotisations patronales et/ou personnelles, les éléments du calcul des engagements du type defined benefits, defined contributions ou cash balance, les réserves et prestations acquises, la garantie de rendement minimum, le niveau actuel de financement des réserves acquises et de la garantie de rendement minimum, les années de service déjà prestées dans l entreprise et l éventuel financement des années de service prestées en dehors de l entreprise, ) ; 3 le versement des primes ; 4 la sortie ; 5 l exécution des prestations [déclarations successives a) exécution des prestations (déclaration unique lorsque le droit au paiement des prestations est acquis), b) paiement et c) en cas de paiement sous forme de rente, fin d exécution de la rente] ; 6 le transfert des réserves (en cas de sortie, de changement d organisme de pension conjugué à un transfert des réserves vers le nouvel organisme de pension, ainsi que lorsque le règlement ou la convention de pension prévoit que si le bénéficiaire réclame la conversion du capital en une rente, le paiement de la rente se fait via un autre organisme de pension que celui auprès duquel les droits de pension ont été constitués) ; 7 la délégation. Les déclarations doivent s opérer à partir du 1er janvier Un certain nombre de mesures transitoires sont prévues. 1 Depuis le 1er janvier 2004, il n est plus possible d octroyer à un travailleur un engagement individuel de pension financé au sein de l entreprise 2

3 Responsabilités Pour chaque type de déclaration, les instructions indiquent si la déclaration est de la responsabilité de l organisateur ou de l organisme de pension ou de solidarité. En principe, l organisateur est uniquement responsable pour la déclaration relative au régime, tout au moins en ce qui concerne les régimes/engagements de pension financés en externe. L organisme de pension ou de solidarité est responsable pour les déclarations sous 2 jusqu à 6. En ce qui concerne les engagements individuels ou les promesses de pension sous seing privé, l employeur est responsable non seulement de la déclaration relative au régime, mais également - à notre avis - des déclarations sous 2 et 5. Durant une période transitoire, la déclaration des régimes financés en externe instaurés au niveau de l entreprise, entrés en vigueur avant le , est effectuée par l organisme de pension ou de solidarité, sans que l employeur ne doive lui accorder préalablement de mandat pour cela. En d autres mots, pour les assurances de groupe instaurées au niveau de l entreprise et les engagements de pension individuels entrés en vigueur avant le , la déclaration relative au règlement sera effectuée par l assureur. Cette mesure transitoire ne s applique pas aux engagements de pension individuels organisés en interne ou aux promesses de pension sous seing privé pour lesquels l employeur doit lui-même effectuer les déclarations nécessaires, même lorsque la promesse de pension sous seing privé est financée par le biais d une assurance dirigeant d entreprise. L organisme de pension ou de solidarité déclare le régime «tel qu il le connaît». Étant donné que l interprétation de l organisme de pension ou de solidarité ne concorde pas forcément avec le règlement tel que défini par l employeur, il faut donner l occasion à ce dernier de réagir par rapport à la déclaration de l organisme de pension ou de solidarité. Il n est pas demandé à l organisme de pension ou de solidarité d adapter sa situation à la manière de voir de l organisateur. Déclaration du régime Nous nous limitons ci-après aux principaux points des instructions en matière de déclaration de régimes externalisés instaurés au niveau de l entreprise. La déclaration du régime doit se faire endéans les 90 jours calendrier à compter de la date la plus récente des 2 dates suivantes: la date d entrée en vigueur ou la date de signature du règlement ou de la convention et au plus tard avant la première déclaration qui renvoie au régime. Il ne sera donc par exemple pas possible d effectuer une déclaration concernant l état du compte ou le versement des primes sans avoir préalablement effectué la déclaration relative au régime. En ce qui concerne les régimes instaurés avant le , la déclaration doit survenir avant la première déclaration qui renvoie au régime ou au plus tard simultanément. Pour les régimes instaurés avant le , l organisme de pension peut donc par exemple déclarer l état du compte en même temps que le régime. 3

4 La déclaration relative au régime se compose de plusieurs attributs, tels qu entre autres: la catégorie du régime: régime de pension ordinaire ou social, engagement individuel de pension (y compris les engagements de pension individuels financés en interne) ; l organisateur ; la date d entrée en vigueur du régime, sauf pour les régimes de pension et de solidarité ainsi que les engagements de pension individuels (financés en externe) entrés en vigueur avant le ; la convention de pension, le règlement de pension et le règlement de solidarité y compris les dispositions importantes de la CCT ou du règlement de travail si la décision d instauration du régime de pension doit être prise via CCT ou la procédure de modification du règlement de travail. Pour les régimes existant avant le , ces documents doivent en principe être transmis pour le au plus tard. En 2011 et 2012, le chargement de la CCT ou du règlement de travail n est pas obligatoire ; la procédure suivant laquelle le régime de pension (ordinaire ou social) a été instauré: décision unilatérale de l employeur, CCT ou la procédure de modification du règlement de travail ou la procédure spécifique de l art. 12 de la LPC relative à l instauration d un régime de pension social au niveau d une entreprise sans organes de concertation sociale. La mention de la procédure suivie pour l instauration du régime de pension n est obligatoire que pour les régimes de pension instaurés à partir du ; la liste des personnes qui ont refusé de s affilier au régime: cette donnée est obligatoire pour les régimes de pension instaurés à partir du ; opting out: dans le cas d un régime de pension d entreprise instauré dans le cadre d un opting out, il faut indiquer le régime de pension sectoriel qui l autorise. Cette déclaration n est obligatoire que pour les régimes de pension d entreprise instaurés en exécution d un opting out sectoriel à partir du ; pour les régimes sociaux de pension, il faut déclarer le régime de pension auquel est lié l engagement de solidarité ainsi que les prestations de solidarité qui sont prévues pour les régimes sociaux de pension instaurés à partir du Il ne s agit pas uniquement de déclarer l existence ou l instauration d un régime, mais il s agira également de compléter une déclaration en cas de mise à jour des attributs d un régime déjà déclaré, de même qu en cas d abrogation (totale ou partielle) d un régime. 4

5 Délégation Le responsable de la déclaration peut choisir de déléguer cette dernière. Le cas échéant, une déclaration spécifique de la délégation est requise. Comme mentionné ci-avant, la déclaration avant le des régimes de pension financés en externe instaurés au niveau de l entreprise sera toujours effectuée par les organismes de pension ou de solidarité, même si aucun mandat ne leur a été accordé pour cela. Si après cette date, vous souhaitez que la déclaration du régime soit effectuée par l organisme de pension ou de solidarité ou par un prestataire de service, un mandat explicite est requis et la délégation est communiquée au moyen d une déclaration spécifique. En cas de mandat en faveur de l organisme de pension ou de solidarité, la déclaration de la délégation peut être effectuée soit par l organisateur, soit par l organisme de pension ou de solidarité. En cas de délégation en faveur d un prestataire de service, la déclaration de la délégation doit toujours être effectuée par l organisateur, préalablement à toute déclaration du mandataire. Nous vous invitons d ores et déjà à jeter un coup d œil au site internet qui, outre le fait de reprendre les instructions en matière de déclaration, propose un cadre d apprentissage pour les déclarations. Concretement Les déclarations relatives au deuxième pilier de pension auprès de la DB2P sont obligatoires à compter du En tant qu organisateur - employeur, vous êtes uniquement responsable de la déclaration relative au régime (et donc pas des déclarations relatives à l état du compte, au versement des primes, à l exécution des prestations, à la sortie et au transfert des réserves), du moins pour autant qu il s agisse de régimes financés en externe. En ce qui concerne la déclaration des régimes financés à l extérieur de l entreprise, dont la date d entrée en vigueur se situe avant le , vous ne devez pas en tant qu organisateur - employeur entreprendre de démarches particulières : la déclaration de ces régimes sera en effet toujours opérée par l organisme de pension ou de solidarité sans que vous ne deviez pour cela leur accorder de mandat. Pour vous laisser l occasion de réagir à cette déclaration, l information reprise dans la déclaration de l organisme de pension ou de solidarité vous sera transmise par SIGeDIS. Contact Aon Consulting Belgium Rue Jules Cockx Bruxelles t: e: aon.consulting@aon.be