Au quotidien, au travers des échanges opérationnels. À moyen terme, par exemple sur l organisation et les priorités à venir du département

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1 COMMUNICATION INTERNE 30 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION La communication interne regroupe l ensemble des actions de communication au sein d une entreprise ou organisation à destination de ses salariés. La communication interne s inspire de plus en plus souvent des techniques de communication marketing et publicitaire, le but étant de «vendre» aux salariés les objectifs et stratégies de la direction. QUAND? Au quotidien, au travers des échanges opérationnels À moyen terme, par exemple sur l organisation et les priorités à venir du département À long terme, sur la stratégie globale de l entreprise COMMENT? Communication verticale, descendante et montante, afin de permettre aux collaborateurs de s exprimer auprès de la hiérarchie et vice et versa Communication horizontale entre collaborateurs au sein d un ou plusieurs départements Tous les canaux de communication interne peuvent être explorés : réunion, lettre d information, intranet, blog, entretien individuel, conversation informelle. BON À SAVOIR La communication est à la base de toute stratégie motivationnelle!

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3 COMPTE-RENDU DES RÉUNIONS 31 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Acte écrit (approuvé et signé, s il s agit d un PV), retranscrivant officiellement les propos tenus au cours d une séance, d une assemblée, d une réunion. BUT Témoigner fidèlement des débats et décisions, et de servir de référence, voire d archive Informer ou (re)préciser l état d avancement du projet : «qui - fait quoi - pour quand?». QUAND? A établir pour chaque réunion organisée. COMMENT? Il est rédigé par le département RHC (ou une personne désignée à cet effet) Il comprend : La date et l heure de début et de fin de la réunion L ordre du jour (affiché, communiqué au préalable ou distribué par l Administrateur délégué) Les décisions prises et les personnes désignées pour certaines tâches. BON À SAVOIR Les interventions individuelles n y sont rapportées que sur demande expresse. CONSEILS À communiquer au plus vite, à tous les membres du groupe et au conseiller À publier sur internet via Google, Facebook, de manière à le partager facilement avec les membres et à le rendre accessible à tout moment. EXEMPLES DE COMPTE-RENDU, VOIR FICHE RESSOURCE N 109

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5 DÉFINITION TEAMBUILDING Ensemble des activités ludiques propices à la cohésion d un groupe et donc à l amélioration de ses performances. BUT Apprendre à mieux se connaître Favoriser la motivation de groupe Créer une bonne cohésion, entente, énergie de groupe Susciter un bon esprit d équipe Révéler les compétences de chacun en vue d atteindre les objectifs fixés par la Mini-Entreprise. QUAND? Au démarrage de la Mini-Entreprise En cours d année. COMMENT? Différents types d activités de teambuilding existent. Certaines sont simples à réaliser, d autres nécessitent des moyens financiers et humains plus conséquents. Un débriefing de l activité et de ce qu elle a pu révéler est primordial. Il permettra notamment d assainir les tensions, à chacun de s exprimer de manière détendue, de repérer les capacités de l un ou l autre pour la prise de fonction au sein de l organigramme. CONSEILS 32 Il est nécessaire de fixer au préalable les objectifs à atteindre (par exemple : créer une cohésion de groupe, relancer la motivation de la Mini-Entreprise, révéler les compétences de chacun ), puis seulement d envisager l activité de teambuilding la plus appropriée par rapport au but recherché. L idéal étant que tout le groupe soit présent, il convient d utiliser un outil de planification (type doodle.com) pour fixer la date de l activité. DÉPARTEMENT RHC ECOTIPS 229 (BOÎTE À OUTILS SUR Pourquoi pas organiser un évènement Zéro Déchet ou Carboneutre ou Écoresponsable? TEAMBUILDING, VOIR FICHE RESSOURCE N 112 VOIR FICHE RESSOURCE N 139

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7 RÉSEAUX ET MÉDIAS SOCIAUX 33 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITIONS RÉSEAUX SOCIAUX : communautés d individus ou d organisations en relation directe ou indirecte, rassemblées en fonction de centres d intérêts communs, comme par exemple les goûts musicaux, les passions ou encore la vie professionnelle. Sur Internet, de nombreux sites sont à la source de la création de ces réseaux. MÉDIAS SOCIAUX : ensemble des sites internet permettant une mise en contact entre individus partageant des intérêts sociaux et/ou professionnels communs. Ces medias fournissent à leurs membres des outils et interfaces d interactions, de présentation et de communication. BUT Permettre de communiquer en interne (actionnaires, professionnels, ) et en externe (se faire (re)connaître vis-à-vis de l extérieur). QUAND? Dès que le nom de la Mini-Entreprise est connu Tout au long de l activité de la Mini-Entreprise. COMMENT? Le responsable TIC (Technologies de l Information de Communication) se charge de la mise à jour des informations émanant des départements RHC et Commercial. EN COMMUNICATION EXTERNE : Création d une page publique Envoi d invitation à se connecter à un maximum de personnes Alimentation régulière et attractive des pages de la communauté EN COMMUNICATION INTERNE : Création d un groupe privé via le menu «Groupes» du profil Envoi d invitation à se connecter à tous les membres, au conseiller et au coordinateur Alimentation régulière des pages du groupe. EXEMPLES DE RÉSEAUX SOCIAUX : Facebook Twitter LinkedIn Youtube Foursquare LJE A ÉGALEMENT SES RÉSEAUX SOCIAUX, DÉVELOPPEZ VOTRE NOTORIÉTÉ À TRAVERS EUX : Facebook (Groupe + Page) Twitter LinkedIn Youtube

8 RESPONSABLE (N)TIC Il est amené à gérer les techniques utilisées au sein de l entreprise dans le traitement et la transmission des informations, principalement de l informatique, de l Internet et des télécommunications. DANS LE CONTEXTE DES MINI-ENTRE- PRISES, il n est pas rare de voir le responsable TIC mettre ses connaissances au service de la création d un groupe/d une page sur les réseaux sociaux, d un support visuel, tel PowerPoint ou Prezi

9 DÉFINITION SITE WEB Ensemble de documents structurés, nommés «pages web» stockés (hébergés) sur un ordinateur (serveur) connecté au réseau mondial (Internet). Une page web contient essentiellement du texte, et est souvent enrichie d images, de sons, de vidéos et de liens vers d autres pages web. BUT Les objectifs peuvent être multiples : Se faire connaître et/ou faire connaître ses compétences Présenter l activité de son entreprise Améliorer son image de marque et sa notoriété Diffuser des conseils ou proposer des services Diffuser des informations sur ses produits Conquérir de nouveaux clients et marchés Vendre ses produits en ligne QUAND? Dès que les stratégies de votre Mini-Entreprise ont été établies. COMMENT? 34 Sélection de la personne en charge de l élaboration du site (en interne (TIC) ou en externe) Définition du graphisme et du contenu du futur site (avec les départements RHC et Commercial) Réalisation de tests de fonctionnement du site. CONSEILS DÉPARTEMENT RHC L achat d un nom de domaine permet d éviter une adresse web trop longue La création d un site est aussi importante que la mise à jour des informations qui y figurent La règle des 3 clics reste d application (accès rapide à l information) BON À SAVOIR Il existe des hébergeurs gratuits, de même que des outils de création de site (avec version mobile pour Smartphones et tablettes (exemple : weebly) Les Mini-Entreprises qui ont leur site internet référencé sur participent automatiquement au concours du meilleur site internet. Un jury spécialement constitué de professionnels déterminera les trois meilleurs sites.

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11 ENTERPRISE WITHOUT BORDERS 35 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Programme qui propose une mise en réseau des Mini-Entreprises européennes afin de leur permettre de réaliser des partenariats de tout type (joint-venture) tels : échange d informations, de conseils, d idées sur les projets respectifs, rencontre d une Mini- Entreprise partenaire, échange ou import/ export de produits /services/matières premières BUT Appréhender les notions propres au commerce international dans un environnement socio-économique différent. QUAND? Dès que le nom de la Mini-Entreprise est connu De préférence avant fin janvier (laps de temps nécessaire à la concrétisation d un partenariat). COMMENT? En guise de facilitateur d échanges et de visibilité, la plateforme est dédiée à toutes les Mini-Entreprises Chaque Mini-Entreprise peut s y enregistrer Une fois inscrite, chaque Mini-Entreprise dispose d une messagerie accessible via son compte EwB La communication se fait en anglais (langue du commerce international) ou dans une langue commune véhiculée au sein des deux équipes. CONSEILS Il est préférable de choisir une Mini-Entreprise partenaire en fonction d affinités ou objectifs communs : produit similaire ou complémentaire, découverte culturelle, voyage scolaire, prix des matières premières Une fois préinscrit (login et mot de passe), il est nécessaire de compléter rapidement la deuxième partie de l enregistrement afin de cumuler un maximum de points et devenir éligible au concours EwB (voir aussi fiche Indices Qualité) Il est plus simple d élire un(e) responsable des relations internationales au sein du département RHC. Disposant de notions de base en anglais, il/elle assure la promotion de la Mini-Entreprise sur le site et communique sur les demandes et offres de partenariats. PROCÉDURE D INSCRIPTION, VOIR FICHE RESSOURCE N 116

12 BON À SAVOIR Les Mini-Entreprises participantes dépendent d organisations-membres de Junior Achievement, comme LJE, situées en Europe, en Afrique et aux USA (voir liste complète sur la page d accueil) La compétition EwB récompense le meilleur partenariat lors de la finale européenne de la Mini-Entreprise de l année Pour toute question, s adresser au secrétariat de LJE au ou à info@lje.be

13 REGISTRE DES ACTIONNAIRES 36 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Document légal dans lequel sont reprises toutes les données concernant les actionnaires de l entreprise (noms, prénoms, adresses) ainsi que leur signature. Celui-ci doit être disponible lors des Assemblées Générales. BUT Savoir qui est actionnaire d une entreprise Le/la tenir informé/e à propos de l évolution et la gestion de l entreprise (convocation, résultat, changement, envoi d un rapport de gestion ) QUAND? Dès la clôture de la vente des actions, édition et vérification du registre Lors de chaque assemblée, signature du registre Avant la fin novembre, envoi du registre à LJE Une semaine avant l AG de Clôture, vérification et envoi des modifications du registre à LJE. COMMENT? En récupérant tous les coupons des reçus d action En encodant toutes les coordonnées des actionnaires dans le fichier prévu (Utiliser l application RHC/Registre des actionnaires qui se trouve dans la boite à outils sur CONSEILS Il est nécessaire d utiliser le fichier fourni par LJE et de veiller à sa mise à jour Il est important d avoir toutes les coordonnées complètes de tous les actionnaires, notamment en prévision du remboursement des actions. EXEMPLE DE REGISTRE, VOIR FICHE RESSOURCE N 117

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15 CONVOCATION DES ACTIONNAIRES 37 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Invitation officielle envoyée aux actionnaires d une entreprise les informant de la date, de l heure, du lieu et de l ordre du jour de leur assemblée générale. BUT Permettre aux actionnaires d être tenus au courant des décisions et dispositions prises par le conseil d administration d une entreprise Permettre aux actionnaires de voter les mesures, dispositions et comptes annuels. QUAND? 2 à 3 semaines avant l Assemblée COMMENT? CONSEIL : Lors de la convocation par e- mail des actionnaires, veiller à placer les adresse en copie cachée dans le champ CCI (Copie Carbone Invisible) ou BCC (Blind Carbon Copy) en anglais. Recherche du lieu où se déroulera l Assemblée Générale (à voir avec le coordinateur) Mise à jour du registre d actionnaires Définition de l ordre du jour de l Assemblée Générale Rédaction de la lettre de convocation Envoi des convocations aux actionnaires, par lettre ou . EXEMPLE DE CONVOCATION POUR AG CONSTITUTIVE, VOIR FICHE RESSOURCE N 118 EXEMPLE DE CONVOCATION POUR AG DE CLÔTURE, VOIR FICHE RESSOURCE N 119

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17 REGISTRE DES PRÉSENCES 38 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Document dans lequel sont repris les présences et absences des membres du personnel d une entreprise sur le lieu de travail, lors des réunions ou d assemblées. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Ce registre permet notamment à LJE de vérifier si le membre a participé à au moins 2/3 des réunions (condition requise pour l obtention du Certificat du Jeune Entrepreneur). BUT Permettre d établir le calcul des salaires des travailleurs. QUAND? Lors de chaque réunion ou activité de la Mini-Entreprise. COMMENT? Sur base des comptes rendus des réunions, l on indiquera, dans les colonnes adéquates, les présences de chaque membre de la Mini- Entreprise ainsi que la durée de la présence. CONSEILS A noter également, la présence du(des) conseiller(s). BON À SAVOIR Un membre absent à plus de trois réunions consécutives peut être considéré comme jeune entrepreneur démissionnaire par le conseil d administration Toute participation à une activité de la Mini-Entreprise d un ou plusieurs membres doit faire l objet d une mention d au minimum une heure de prestation dans le registre Le registre de présence fait foi en matière d assurance (jeunes et conseillers). EXEMPLE DE REGISTRE DE PRÉSENCE, VOIR FICHE RESSOURCE N 120

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19 DÉFINITION SALAIRES Somme d argent versée à un salarié en contrepartie de son travail. BUT Permettre à tout travailleur de financer ses activités et obligations privées. QUAND? 39 Pour le 20 janvier (présences de septembre à décembre) À la clôture de la Mini-Entreprise pour tous les autres mois. COMMENT? DÉPARTEMENT RHC Utilisation de l application RHC disponible dans la boîte à outils sur Mise à jour du registre des présences (voir fiche n 38) Respect du barème de salaires minimum (2,50 /h pour les heures de production et les employés ; 3,00 /h pour les directeurs et AD) EXEMPLE DE CALCUL DE SALAIRE, VOIR FICHE RESSOURCE N 120

20 BON À SAVOIR Il y a obligation de comptabiliser au moins une heure de travail rémunéré par semaine pour tout jeune actif dans la Mini-Entreprise, sauf s il n y a eu aucune activité ou si le membre n a pas travaillé pour la Mini-Entreprise Les taux de cotisation ONSS applicables dans les Mini-Entreprises sont calqués sur ceux en vigueur dans de nombreuses entreprises : 13,07% du brut pour le travailleur ; 40% pour l employeur Dans le calcul du précompte professionnel, on applique un taux adapté aux Mini-Entreprises : 20%. les paiements s effectuent en même temps que le calcul, de préférence via compte bancaire les salaires nets qui n ont pas été versés aux jeunes entrepreneurs exclus de la Mini-Entreprise ou démissionnaires restent acquis à la Mini-Entreprise dans les entreprises réelles, les salaires nets doivent être payés pour une date fixée dans une convention collective de travail, un règlement de travail ou, à défaut, pour le 4e jour ouvrable qui suit la période de travail. Les Mini-Entreprises qui le souhaitent, peuvent établir une convention collective dans laquelle seront reprises les dates de paiement des salaires QUELQUES TERMES : SÉCURITÉ SOCIALE Toute personne qui travaille en Belgique est soit salariée du secteur privé, salariée du secteur public (statut de fonctionnaire), soit indépendante. Elle bénéficie d une sécurité sociale, sur le principe de l assurance et de la solidarité, alimenté par les cotisations des travailleurs et des employeurs. ONSS (OFFICE NATIONAL DE SECURITE SOCIALE) L ONSS perçoit et gère les cotisations sociales patronales et personnelles par lesquelles il finance les différentes branches de la sécurité sociale. Il récolte et distribue les données de base administratives à l usage des autres institutions de sécurité sociale PRÉCOMPTE PROFESSIONNEL Paiement anticipé des impôts des personnes physiques. Il se calcule sur base du salaire imposable.

21 DÉCLARATIONS ONSS ET PRÉCOMPTE PROFESSIONNEL 40 DÉPARTEMENT RHC DÉFINITION Documents établis périodiquement qui permettent de communiquer à l Etat les montants (et calculs) d ONSS et Précompte Professionnel dus. BUT Permettre à l Etat de connaître les sommes dues par les entreprises en ONSS et Précompte Professionnel. QUAND? Pour le 20 janvier (mois de septembre à décembre) À la clôture de la Mini-Entreprise (pour tous les autres mois). COMMENT? Calcul des salaires à l aide de l application RHC disponible dans la boîte à outils sur Recherche du tableau des déclarations dans cette même application Compléter les formulaires : «Déclaration à l ONSS» et «Précompte Professionnel» disponibles dans la boîte à outils sur BON À SAVOIR Pour tout envoi tardif ou absence de déclaration, LJE peut infliger une amende de minimum 10,00 Les paiements ONSS et PP dus seront effectués sur le compte de LJE aux mêmes dates que celles des déclarations N compte LJE : BE Dans les entreprises réelles, les choses se passent différemment : Sauf exception et selon la taille de l entreprise, le précompte professionnel doit être payé pour le 15 du mois ou du trimestre qui suit L ONSS doit être payé pour le dernier jour du mois qui suit le trimestre ; certaines entreprises doivent également payer des provisions pour le 5 de chaque mois. EXEMPLE DE DÉCLARATIONS ONSS ET PP, VOIR FICHES RESSOURCES N 121 & N 122

22 N compte LJE : IBAN : BE