Institut pour la citoyenneté canadienne Planificateur d événements bilingue tables rondes et événements liés à la citoyenneté canadienne

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Gautier Paquin
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Institut pour la citoyenneté canadienne Planificateur d événements bilingue tables rondes et événements liés à la citoyenneté canadienne L Institut pour la citoyenneté canadienne (ICC) est à la

1 Institut pour la citoyenneté canadienne Planificateur d événements bilingue tables rondes et événements liés à la citoyenneté canadienne L Institut pour la citoyenneté canadienne (ICC) est à la recherche d un planificateur d événements francophone et d expérience pour gérer avec succès une série d activités extraordinaires : des cérémonies de citoyenneté canadiennes et des tables rondes. Le planificateur d événements jouera un rôle de premier plan pour planifier et tenir des activités de citoyenneté communautaires partout au pays, en collaborant étroitement avec les partenaires hôtes. Il s agit d événements d une demi-journée comprenant une discussion en table ronde et une cérémonie de citoyenneté, qui se déroulent dans des endroits prestigieux et sont organisés en partenariat avec le gouvernement fédéral. Le candidat retenu doit parler couramment anglais. Il s agit d un contrat de six mois prenant effet en août, qui pourrait être prolongé au début de Le candidat idéal supervisera ces événements d une demi-journée avec dynamisme et constance, en anglais and francais. Il fera partie d une équipe de six personnes travaillant pour l ICC, qui organisent 75 par année. Nous avons appris que pour réussir vraiment dans ce rôle, cela exige de posséder les caractéristiques essentielles suivantes : Il faut avoir une passion pour la planification et la tenue d événements en voyant à tout jusqu au dernier moment. Il est essentiel, pour réussir, de prendre en charge et de surveiller de très près les moindres détails, en plus de faire un suivi poussé. Les employés de l ICC chargés des événements sont en contact constant avec des partenaires et des participants prestigieux. Ce sont des professionnels qui font preuve de leadership dans les interactions qu ils ont avec des personnalités, dirigeants, politiciens, leaders communautaires et autres. Ces employés représentent l ICC en tout temps. La gestion des partenaires tient une grande place dans ce rôle. Le personnel chargé des événements fait preuve de maturité, d assurance et de clarté chaque

2 fois qu il est en contact avec des partenaires. Les partenaires institutionnels de l ICC sont des figures dominantes dans leur communauté; il s agit entre autres d hôtels de ville, de grandes institutions dédiées aux arts, d universités et d organismes nationaux comme Parcs Canada. Comme l équipe des événements travaille avec des personnes qui donnent généreusement de leur temps, il est important de très bien connaître les bénévoles et le bénévolat. Ce rôle donne l occasion de parcourir le Canada, à raison de 20 à 30 voyages par année (cela exige un état d esprit «nomade»). Il faut pouvoir travailler avec efficacité et efficience pendant ces déplacements. Il s agit d un poste pour quelqu un qui excelle dans l art de gérer simultanément plusieurs tâches, livrables et événements. La personne doit être très organisée et impliquée. Tous les employés de l ICC font preuve d une passion et d un engagement envers la citoyenneté et l inclusion, et ils savent quels sont les défis et les avantages des sociétés vraiment inclusives. L ICC est à la recherche de candidats qui assumeront leur rôle avec maturité et professionnalisme, en ayant le désir de mettre à profit leurs compétences et leur excellence pour un événement qui est important pour les participants et qui a des répercussions positives sur le Canada. Ce rôle, qui fait partie du programme Renforcer la citoyenneté de l ICC, est gratifiant et satisfaisant. Propulsé par un réseau national passionné et mobilisé, l Institut pour la citoyenneté canadienne (ICC) offre des programmes et des projets spéciaux qui incitent les Canadiens à faire preuve d inclusion, favorisent les contacts et prônent une citoyenneté active. L ICC est un organisme de bienfaisance national cofondé par la très honorable Adrienne Clarkson et John Ralston Saul. Ce poste est situé dans les bureaux de l ICC au centre-ville de Toronto. Comme tous nos programmes ont une envergure nationale, le titulaire sera appelé à effectuer 15 à 20 voyages dans d autres villes du Canada pendant son contrat, à l occasion le weekend. Il relève du directeur, Renforcer la citoyenneté. Principales responsabilités 1) Coordination et soutien d événements Maîtriser parfaitement les exigences nécessaires pour mener à bien une cérémonie de citoyenneté communautaire de l ICC avec les partenaires hôtes Page 2

3 Assurer le jour même le bon déroulement des événements planifiés, et ce, jusqu à la fin Planifier et tenir les discussions en table ronde de l ICC qui ont lieu dans le cadre des événements Trouver et recruter des leaders communautaires de différents secteurs pour participer comme hôtes de tables rondes, invités, conférenciers, invités spéciaux et présidents de cérémonie Gérer les relations et la logistique pour les invités de marque, les hôtes de tables rondes et les invités spéciaux Breffer les hôtes de tables rondes et les autres invités Breffer les médias et agir comme porte-parole de l ICC au besoin, en coordination avec la gestionnaire, Communications de l ICC Prononcer un mot d introduction pendant les tables rondes ou la cérémonie Planifier et assurer le volet réception de l événement, notamment les rafraîchissements et les bouchées Planifier et assurer le jour même la logistique avec les partenaires hôtes, notamment les tables et les chaises, la salle d attente, les tables pour les bouchées et les tentes pour les événements en plein air Après avoir consulté la directrice du programme, confier des tâches et fonctions reliées aux événements à d autres membres de l équipe 2) Gestion des relations avec les partenaires Aider les partenaires potentiels et existants à saisir l intérêt de tenir des cérémonies de citoyenneté communautaires de l ICC, notamment les tables rondes exclusives Collaborer étroitement avec les partenaires hôtes nouveaux et existants Aider les partenaires à planifier, confirmer et gérer les détails des événements S assurer que le personnel des organismes partenaires sait exactement quels sont le mandat, les attentes, les rôles et le processus associés à l organisation d une cérémonie de citoyenneté communautaire, et qu il a accompli les étapes requises en temps voulu Aider les partenaires hôtes à mettre à profit leurs réseaux de parties prenantes et à bâtir un profil autour des tables rondes et des cérémonies de citoyenneté Aider les partenaires à trouver et confirmer des hôtes de marque pour les tables rondes et les cérémonies, ainsi que d autres invités spéciaux Visiter et évaluer des endroits pouvant accueillir les tables rondes et les cérémonies de citoyenneté 3) Relations avec le gouvernement Régler les détails des cérémonies avec les bureaux gouvernementaux locaux (les cérémonies de citoyenneté sont du ressort du gouvernement du Canada) Page 3

4 Collaborer étroitement avec les représentants gouvernementaux locaux le jour de l événement, notamment les greffiers de la citoyenneté, les juges, les présidents de cérémonie et les autres fonctionnaires Communiquer avec les endroits hôtes et les responsables gouvernementaux 4) Tâches connexes Gérer les dépenses, la facturation et les budgets des dépenses Gérer les dossiers des cérémonies et des partenaires dans les plans de travail et l outil de gestion des relations clientèle Salesforce Exigences Maîtrise de l anglais (parlé et écrit) Trois à quatre années d expérience professionnelle Expérience de la gestion d événements Expérience de la gestion de partenaires Expérience d événements qui incluent des notables et des hôtes de marque Expérience consistant à travailler avec des institutions ou des organismes canadiens prestigieux Formation ou accréditation en gestion de projets ou tourisme d accueil, un atout Expérience en entreprise, un atout pour ce rôle (beaucoup d employés de l ICC ont quitté le monde de l entreprise et ont trouvé un emploi intéressant avec nous) Talents exceptionnels pour les relations interpersonnelles, et capacités avérées pour la gestion des partenaires et des relations Compétences supérieures pour la communication écrite et verbale, et capacité de communiquer efficacement avec tous les niveaux de gestionnaires et de partenaires Connaissance de Salesforce ou d un autre outil de gestion des relations clientèle, un atout Expérience consistant à gérer un réseau ou un programme de bénévoles, un atout Esprit d initiative, indépendant, pouvant obtenir des résultats dans un environnement dynamique et en évolution Capacité avérée de faire preuve de discernement et de discrétion Capacité de travailler en équipe dans un espace de petites dimensions, ouvert et bourdonnant d activité Maîtrise d Excel, de Word et de PowerPoint Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu avec ceux qui ont été retenus pour une entrevue. Dans votre lettre de présentation, veuillez : Page 4

5 1. indiquer où vous avez entendu parler du poste 2. dire ce qui vous intéresse dans le rôle 3. mettre en évidence votre expérience liée aux événements et aux partenariats 4. faire ressortir vos autres compétences pertinentes Les candidats qualifiés peuvent soumettre leur candidature en faisant parvenir leur curriculum vitae et leurs attentes salariales, en anglais, par courriel à : Leith Bishop, directrice déléguée, ICC lbishop@icc-icc.ca Page 5

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