Monetico Resto Guide Pratique Employeur

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1 Monetico Resto Guide Pratique Employeur

2 > Monetico Resto Avec Monetico Resto, solution de titres-restaurant dématérialisés, vous équipez les salariés de votre entreprise de cartes de paiement Monetico Resto. Tous les mois, vous rechargez les cartes Monetico Resto en les créditant du nombre de titres-restaurant auquel vos salariés ont droit. Monetico Resto vous simplifie considérablement la commande et la gestion des titres-restaurant. Sommaire pages 1 Commander des cartes 3 Par l extranet Employeur qqconnexion à l espace personnel Employeur qqcréation du fichier de commande de cartes Monetico Resto qqtransmission du fichier de commande de cartes Monetico Resto Par l envoi de fichier automatisé : télétransmission 2 Valider la réception des cartes 8 3 Activer les cartes 10 4 Charger les cartes 12 Par l extranet employeur Par le fichier automatisé 5 Informations utiles 14 qqarrivée d un nouveau salarié qqdépart d un salarié qqopposition sur une carte qqespace Bénéficiaire 2

3 Commander des cartes 1 Connexion Par l extranet à l espace Employeur personnel Employeur s Connexion à l espace personnel Employeur 1 Connectez-vous à votre espace personnel sur 2 Sélectionnez Employeur 3 Identifiez-vous avec vos identifiant et mot de passe, qui vous ont été communiqués après la signature de votre contrat d adhésion à Monetico Resto. 3

4 s Par l extranet Employeur (suite) Connexion à l espace personnel Employeur 4 Vous pouvez à tout moment demander à réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur Mot de passe oublié 5 L onglet Mon contrat apparait. Il permet d accéder à toutes les informations relatives à votre contrat. Si vous êtes gestionnaire de plusieurs sociétés, vous avez accès aux différents contrats sur un même espace. 4

5 Création du fichier de commande de cartes Monetico Resto Les cartes Monetico Resto sont nominatives (nom et prénom de vos salariés). Pour les commander il convient de créer un fichier de commande de cartes pour vos salariés et de le transmettre à Monetico Resto. 1 Cliquez sur mes commandes puis créer une commande 2 Dans Commande exemple Choisissez l option Commande de cartes ou Commande de carte avec livraison à domicile puis cliquez sur Télécharger 5

6 Création du fichier des salariés (suite) 3 Ouvrez le fichier Excel et enregistrez le fichier sur votre bureau. 4 Complétez le fichier en fonction du modèle s Comment remplir le fichier s INFORMATIONS OBLIGATOIRES Matricule k permet d identifier de façon unique le salarié de l entreprise (ex: Matricule renseigné dans le logiciel de paie, numéro INSEE/SECU, autre...) Civilité k Mlle, M, Mme Prénom k écrire en majuscule, 12 caractères maximum, sans accent et sans caractères spéciaux Nom k écrire en majuscule, 20 caractères maximum, sans accent et sans caractères spéciaux Date de naissance k au format JJ/MM/AAAA Utilisation dimanche et jours fériés k répondre par oui (dérogation de l employeur pour une utilisation les dimanches et jours fériés) ou par non (utilisation classique du lundi au samedi) Valeur faciale des titres-restaurant k valeur en euros des titres-restaurant commandés (deux décimales après la virgule) Nom du point de livraison site où le colis est envoyé (SIEGE). Ecrire en majuscule, 32 caractères maximum. Attention ce fichier est normé. Ne pas modifier l ordre ni le nom des colonnes Remplir le fichier en majuscule, sans accents ni cédilles) s INFORMATIONS OPTIONNELLES Si commande centralisée : Nom du point de distribution k sous-conditionnement n 1 du colis (exemple: DEPARTEMENT COMPTABILITE). écrire en majuscule, 32 caractères maximum. Niveau 1 k sous-conditionnement n 2 du colis (exemple: SERVICE RECOUVREMENT). Uniquement si vous avez déclaré cette variable lors de l ouverture de votre contrat. Niveau 2 k sous-conditionnement n 3 du colis (exemple: EQUIPE DESK1). Uniquement si vous avez déclaré cette variable lors de l ouverture de votre contrat. Si livraison à domicile Adresse 1 k Ecrire en Majuscule 32 Caractères maximum Adresse 2 k Ecrire en Majuscule 32 Caractères maximum Adresse 3 k Ecrire en Majuscule 32 Caractères maximum Code postal k 5 caractères numériques - Obligatoire Ville k Ecrire en majuscule SVP 27 caractères maximum - obligatoire 6

7 Transmission du fichier des salariés à Monetico Resto 1 2 Dans la liste déroulante dépôt de commande, choisissez le type de commande : commande de carte, commande de carte avec livraison à domicile ou chargement de TR. Avant de transmettre votre commande, sélectionnez votre fichier en cliquant sur Contrôler. Cela permet de vérifier si votre fichier est correct Envoyez votre commande en cliquant sur Importer 3 Confirmez l enregistrement de votre commande 4 Un message de confirmation de la commande apparait. Validez en cliquant sur OK s Par envoi de fichier automatisé : Télétransmission Toute entreprise adhérente à Monetico Resto peut également envoyer par transmission de fichiers des flux de commande de cartes et de chargement de Titres-Restaurant. Il s agit principalement des entreprises souhaitant effectuer des traitements concernant des volumes importants. Le Guide utilisateur Monetico Resto Employeur pour la transmission de fichier est disponible sur demande à votre Chargé d Affaires ou directement dans la partie documentation de votre Filbanque. L ensemble des commandes de cartes et chargement de titres-restaurant transmis par fichiers (et validé) est repris dans l extranet Monetico Resto. 7

8 2 Valider la réception des cartes En cas de livraison des cartes à l entreprise, vous devez en valider la bonne réception. 1 Choisissez Commande de carte dans le menu déroulant 2 Cliquez sur validez (en haut à droite) 8

9 3 Une fenêtre de confirmation s ouvre. Sélectionnez Ok pour Valider. 9

10 3 Activer les cartes Par mesure de sécurité, les cartes sont livrées inactives. En cas d envoi de la carte au domicile du salarié, la carte est activée lors du premier paiement du salarié (paiement physique chez un commerçant et hors paiement en ligne sur Internet). L employeur n active pas la carte. En cas de réception des cartes à l entreprise, les cartes doivent être validées par le gestionnaire pour être utilisables. Cette opération est à renouveler à chaque réception de carte. Pour cela : 1 Connectez-vous sur votre espace personnel, et cliquez sur mes commandes 2 Recherchez la commande concernée en cliquant sur la loupe 10

11 3 Cochez Activer la carte pour chaque carte devant être activée. 4 Un écran de confirmation s ouvre. Validez l activation. Les cartes des salariés sont désormais actives. 11

12 4 Charger les cartes s Par l extranet Employeur Chaque mois les cartes des salariés doivent être créditées avec le nombre de titres prévus. Il est possible de charger les cartes pour plusieurs mois afin de limiter le nombre de commandes. Important Les cartes sont chargées en titres-restaurant dans un délai de 24 à 48h ouvrés. Il n est pas nécessaire d attendre l activation des cartes avant de les charger. 1 Cliquez sur mes commandes puis créer une commande 2 Sélectionnez chargement de TR Téléchargez le fichier pré-rempli avec le nom de tous les salariés disposant d une carte 12

13 3 Complétez le fichier de commande Excel pré-rempli en indiquant dans la colonne Nombre de TR commandés le nombre de titres-restaurant attribué à chaque collaborateur Une fois votre saisie terminée enregistrez le fichier Important Si vous ne souhaitez pas alimenter la carte d un salarié pour ce chargement, supprimez la ligne correspondante (ne pas écrire 0). Les autres colonnes pré-remplies ne doivent pas être modifiées. En cas de départ d un salarié, saisissez Départ dans la colonne prévue à cet effet. Il sortira définitivement de la liste de commande de Titres-Restaurant. Tout départ est définitif. Le salarié peut tout de même conserver sa carte et l utiliser jusqu à épuisement de son solde dans la limite du millésime en cours. 4 Pour déposer votre commande, sélectionnez le fichier en cliquant sur contrôler Sélectionnez Importer pour valider le chargement Un mail de confirmation vous sera envoyé. s Par le fichier automatisé Toute entreprise employeur et adhérente à Monetico Resto peut également envoyer par transmission de fichier des flux de commande de cartes et de chargement de Titres-Restaurant. Il s agit principalement des entreprises souhaitant effectuer des traitements concernant des volumes importants sur Monetico Resto. Le Guide utilisateur Monetico Resto Employeur pour la transmission de fichier est disponible sur demande à votre chargé d affaires ou directement dans la documentation des votre Filbanque. L ensemble des commandes de cartes et chargement de titres-restaurant transmis par fichier (et validé) est repris dans l extranet Monetico Resto. 13

14 5 Informations utiles Arrivée d un nouveau salarié Procédez à une commande de carte lors de l arrivée d un nouveau salarié (cf. chapitre 1 - commander des cartes). La carte est livrée dans un délai de 5 jours. Il n est pas nécessaire d attendre l arrivée de la carte pour procéder au chargement des titres-restaurant Départ d un salarié Si le salarié dispose encore d un solde sur sa carte, il la conserve jusqu à épuisement du solde ou fin de validité de la carte dans la limite du millésime en cours. Néanmoins, si le salarié souhaite obtenir le remboursement de son solde, vous pouvez effectuer une demande de remboursement auprès du service client. Un virement du montant du solde total vous sera adressé et il sera de votre responsabilité de reverser au salarié le montant de sa participation. Pour que son nom n apparaisse plus sur la liste de chargement, faites-en la demande par à : clientsemployeurs@service.monetico-resto.fr. Faire opposition à une carte En cas de carte perdue, volée ou défectueuse, le bénéficiaire fait opposition sur son espace personnel. Le gestionnaire reçoit l information par et doit suivre la procédure suivante : Cliquez dans l onglet Opposition renseignez les zones et cliquez sur opposition de carte Une nouvelle carte dotée d un nouveau code confidentiel sera automatiquement fabriquée et envoyée. La carte sera créditée de l ancien solde dans un délai de 24 à 48h. Espace Bénéficiaire L espace personnel des bénéficiaires est strictement confidentiel. Chaque salarié reçoit un identifiant et un mot de passe lui permettant de s y connecter. Il peut y consulter ses transactions, ses chargements de titres Un guide d utilisation bénéficiaire est aussi disponible. 14

15 Notes 4 15

16 Pour toutes informations pratiques concernant le service : qq Votre chargé d affaires est à votre disposition qq N hésitez pas à nous contacter au : qq ,12 / min Connectez-vous sur : Conformément à la loi, si la conclusion d un de ces contrats a été précédée d une action de démarchage, vous disposez d un délai de rétractation de 14 jours à compter de la conclusion du contrat. Le contrat ne peut commencer à être exécuté qu à l expiration du délai de rétractation sauf si vous en disposez différemment. En cas d exercice de la faculté de rétractation vous ne serez tenu qu au paiement du prix correspondant à l utilisation du produit ou service effectivement fourni jusqu à la date de rétractation à l exclusion de toute pénalité. La langue utilisée entre les parties durant la relation précontractuelle, dans laquelle le contrat est rédigé et utilisée durant la relation contractuelle choisie en accord avec le client est le français. La loi applicable aux relations précontractuelles et au contrat est la loi française. Si vous avez la qualité de commerçant, les tribunaux du ressort du siège de la banque seront compétents en cas de litige sur l application du contrat. La carte Monetico Resto est émise par CFCM, Société Anonyme Coopérative de crédit au capital de , 34 rue du Wacken Strasbourg Cedex 9, RCS Strasbourg : B Tel Télécopieur : Banque régie par les articles L et suivants du Code Monétaire et Financier. Réf : Janvier Impression SOFEDIS