Association des Banques et Banquiers, Luxembourg. Commission «Moyens de Paiement, Organisation et Informatique»

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1 Association des Banques et Banquiers, Luxembourg Commission «Moyens de Paiement, Organisation et Informatique» Groupe de travail ad hoc «Standards» En collaboration avec : Avec la participation de : Groupe de pilotage «DOM» La Banque Centrale du Luxembourg, L entreprise des P&T, La Banque et Caisse d Epargne de l Etat, CETREL, Le Groupe MULTILINE. ABBL DOM 2000 Format standard de remises informatisées de domiciliations 29 Juin 2000

2 Table des matières 1. Description des fichiers de remise informatisée de domiciliations Définition de la remise informatisée de domiciliations Mode de transmission Schéma général du circuit des données dans la procédure DOM Description générale Caractéristiques des supports Format général de la remise informatisée de domiciliations Enregistrement début Records de données En-tête Texte Partie fixe Texte Partie variable Enregistrement fin Particularités du fichier remis par le créancier au CETREL (ORIGINE) Enregistrement début Records de données Enregistrement fin Particularités du fichier remis par le CETREL au créancier (RETOUR) Enregistrement début Records de données En-tête Texte Partie fixe Texte Partie variable Enregistrement fin Règles régissant la remise informatisée de domiciliations Règles d'écriture dans le cadre des domiciliatons générales Identification de l'opération Numéro de compte du créancier Impayés Information des frais : Utilisation des champs Erreurs de format Modifications de champs...13 ABBL DOM Juin 2000 Page 2

3 1. Description des fichiers de remise informatisée de domiciliations 1.1. Définition de la remise informatisée de domiciliations Le présent standard ABBL est une mise à jour de l'ancien format "DOMGEN" du groupe de pilotage "DOM", il constitue le seul standard reconnu par l'abbl. Les modifications apportées se limitent à un redimentionnement des zones des numéros de comptes suite aux changements de normes en matière de numérotation de comptes bancaires (C.F.standard ABBL "IBAN-LUX", standard ECBS/ISO "IBAN"). Note : Une remise en provenance d un créancier ayant un volume important peut être composée d un ou plusieurs fichiers comprenant un ou plusieurs lots Mode de transmission La remise informatisée de domiciliations se fait en principe par transfert via ligne téléphonique. La disquette sera utilisée uniquement en cas de problème réseau, le fichier remis sur cette disquette devra être signé électroniquement (chiffrement et authentification). Lors du transfert (COPY, BACKUP...), tout fichier transitant entre le créancier et le Cetrel, s'appelle ORIGINE et inversement RETOUR Schéma général du circuit des données dans la procédure DOM Créancier ORIGINE RETOUR CETREL ORIGINE ORIGINE ORIGINE RETOUR RETOUR RETOUR 1 Banque du débiteur 2 Banque du débiteur... n Banque du débiteur ABBL DOM Juin 2000 Page 3

4 1.4. Description générale Un enregistrement comprend au maximum 360 bytes ; mais une instruction de prélèvement peut se répartir sur plusieurs enregistrements. Le format respecte les standards SWIFT. Le contenu de certaines zones est modifié pour tenir compte des exigences de traitement particulier des domiciliations. Le respect de ce standard permet un traitement sans perte d'information. Les zones alphanumériques doivent obligatoirement débuter par une lettre ou un chiffre, sauf indication contraire dans la description des champs. Un fichier est composé d'un enregistrement début, d'un (de) enregistrement(s) de données et d'un enregistrement de fin. Une facture domiciliée est représentée par un ou plusieurs enregistrements de données et constitue un message c est à dire 1 message = 1 facture = 1 à n enregistrements de données et l'ensemble des enregistrements de données représente l'ensemble des factures que le créancier veut faire encaisser par la banque qu'il a désignée comme banque du créancier dans l enregistrement "début". Remarques : Un enregistrement de données se compose d'un en-tête de 20 caractères suivis du texte du message. Champs Unn : zones utilisateurs. Les parties du texte sont distinguées par des séparateurs dont le format est de 2 bytes, soit les caractères < > pour les fichiers ASCII. Le texte variable est composé d'un ensemble de champs formatés. Les champs ou zones sont séparés par un séparateur. Si un champ comporte plusieurs lignes, elles sont séparées par le séparateur. Un champ facultatif est soit omis, soit égal à espaces. L'utilisateur peut par ce biais générer un format fixe. Chaque zone variable débute par une étiquette constituée par un caractère deuxpoints ":" suivi de l'identification du champ (2 ou 3 car.), suivi du caractère deux-points ":". Le format et l'usage de ces zones doivent être déterminés au fur et à mesure des besoins par des conventions entre clients et banques en commun accord avec l'abbl. Principe : un champ définit un type de donnée possédant un format unique. Ces champs sont facultatifs. U = champ utilisateur nn = 2 positions numériques 1.5. Caractéristiques des supports Disquettes PC 3,5 pouces (en cas de problèmes de transmission par ligne téléphonique) - format : 3,5 - code : ASCII - organisation : séquentielle - capacité : >= à 360 Kb unblocked - enregistrements : 360 bytes unblocked - système d'exploitation : DOS version >= 5.0 ABBL DOM Juin 2000 Page 4

5 2. Format général de la remise informatisée de domiciliations 2.1. Enregistrement début 0-3 Constante "SHDR" 4-13 Numéro d'enregistrement du créancier attribué par CETREL Date de création (année/mois/jour) au format "AAMMJJ" Code mnémonique du destinataire ("CETR" ou espaces), (C.F. point 3, page 9 et point 4, page 10) Référence de la remise attribuée par le créancier ; la référence se retrouve sur l'extrait Espaces Numéro de compte du créancier auprès de la banque à laquelle celui ci confie la remise. Note : Le créancier doit avoir un compte auprès d'une banque luxembourgeoise.. Format : IBAN-LUX (20 caractères alphanumériques) Type d'opération (soit "DOM" ou "DOR") (C.F. point 3, page 9 et point 4, page 10) Numéro de séquence du fichier Valeur décimale en caractères augmentée de 1 à chaque nouveau fichier Démarre à Spécification du fichier de retour 03 = disquette 3,5 pouces 06 = transfert de fichiers via MultiLine 07 = transfert de fichiers via FTX 08 = transfert de fichiers via LIPS-Net Réseau (uniquement pour les banques participantes à LIPS-Net [compensation nationale électronique]) 76 Code contenu du retour demandé par le créancier 1 = payés 2 = impayés 3 = payés et impayés Réservé au Cetrel Code mnémonique de l'expéditeur du fichier ou espaces (C.F. point 3, page 9 et point 4, page 10) Date d'exécution demandée par le créancier (année/mois/jour) au format "AAMMJJ", le délai entre la date de remise du fichier et la date d'exécution doit être de 1 jour ouvrable bancaire au moins Identifiant ISO de la banque du créancier Espaces Référence étiquette du fichier ; cette référence sera indiquée sur le bordereau d'accompagnement. Cette zone est uniquement garnie en cas d'utilisation de disquettes dans un processus d'exception (backup). ABBL DOM Juin 2000 Page 5

6 Constante "LU" Espaces Espaces 2.2. Records de données En-tête 0-3 Numéro de séquence du message : valeur décimale en caractères, augmentée de 1 à chaque nouveau message. Démarre à 1 à chaque nouveau lot. 4-5 Numéro de l enregistrement dans le message : valeur décimale en caractères, augmentée de 1 pour chaque enregistrement concernant le même message. Démarre à 1 à chaque nouveau message. 6-7 Espaces 8-9 1er enregistrement : code pays ISO du débiteur (exemple: LU = Luxembourg); enregistrements suivants : espaces Espaces Longueur du texte Valeur décimale en caractères Dernier enregistrement : longueur totale du texte Autres : à zéro Exemple de calcul : 1er enregistrement : entête = 20 bytes / texte = 340 bytes 2ème enregistrement : entête = 20 bytes / texte = 100 bytes Longueur : = 440 bytes Texte Partie fixe (positions 20 à 81) Séparateur Constante "0000" 26 Espace Jour de création du fichier Espaces A la disposition du créancier : 5 positions numériques Séparateur Constante "0000" 52 Espace ABBL DOM Juin 2000 Page 6

7 53-54 Constante "00" Identifiant ISO de la banque du créancier (BIC) (banque établie à Luxembourg) 55 à 58 : code de la banque du créancier 59 à 60 : code pays ISO de la banque du créancier. (toujours = "LU" pour Luxembourg) Note : Le créancier doit avoir un compte auprès d'une banque luxembourgeoise. 61 à 62 : code ville de la banque du créancier 63 : espace 64 à 66 : code agence (par défaut, constante "XXX") 67 à 71 : constante "00000" Séparateur Constante "100" 77 Espace Constante "02" Séparateur Texte variable (entre chaque champ, présence d'un séparateur) Champ 20 Champ 25 Champ 32A Champ 50 Champ 52A Champ 70 Numéro matricule de domiciliation Format 16 caractères maximum Numéro constant et unique attribué par le créancier à chaque ordre de domiciliation en sa faveur : numéro client, numéro contrat ou numéro police, Numéro de compte du débiteur Format : IBAN (34 caractères alphanumériques) Constante, devise et montant initial Constante "000000" 6 chiffres Devise format ISO 3 caractères alphabétiques Montant 12 unités numériques, une virgule, 2 décimales Note : les positions décimales doivent toujours figurer. Débiteur Format maximum : 4 lignes de 35 caractères alphanumériques Format minimum : 1 ligne contenant le nom du débiteur Identifiant ISO de la banque du débiteur (BIC) (banque établie à Luxembourg) Code de la banque du débiteur (4 positions) Code pays ISO de la banque du débiteur (2 positions) Code ville de la banque du débiteur (2 positions) Motif du paiement Format maximum : 4 lignes de 35 caractères alphanumériques Le motif se retrouve sur l'avis/l'extrait du débiteur Ce champ est reproduit également sur le fichier retourné au créancier ABBL DOM Juin 2000 Page 7

8 Dans le cas d'utilisation d'une référence standardisée, elle doit être indiquée en première ligne, le motif de paiement étant indiqué dans les lignes suivantes Format : référence standardisée ABBL soit : *** *** Champ 71A Frais de l'opération financière Champ facultatif Un code de 3 caractères alphabétiques Espaces : frais à charge du débiteur CRE : tous les frais à charge du créancier DEB : tous les frais à charge du débiteur Champ Unn Zone(s) utilisateur(s) : voir description générale (page 4). Les champs, qui se succèdent dans l'ordre ci-dessus, sont suivis par le marquage d'une fin de message. Fin de message Séparateur Constante "-" 8 espaces Séparateur 3 espaces Séparateur Constante "*END" Séparateur 2.3. Enregistrement fin 0-3 Constante "STLR" 4-8 Nombre de messages (5 bytes numériques) 9-24 Cumul des montants (total des 32A) 13 unités numériques, une virgule, 2 décimales Note : les positions décimales doivent toujours figurer Numéro séquentiel du fichier sur le dernier "STLR" Nombre d enregistrements physiques (sans SHDR et sans STLR) Espaces ABBL DOM Juin 2000 Page 8

9 3. Particularités du fichier remis par le créancier au CETREL (ORIGINE) Le fichier contiendra un fichier logique par banque du créancier Enregistrement début "CETR" Type d'opération : "DOM" = domiciliation Espaces Espaces Date d'exécution demandée par le créancier année/mois/jour). Le délai entre la date de remise du fichier et la date d'exécution doit être de 1 jour ouvrable au moins 3.2. Enregistrement de données Rien à signaler 3.3. Enregistrement fin Rien à signaler ABBL DOM Juin 2000 Page 9

10 4. Particularités du fichier remis par le CETREL au créancier (RETOUR) Le format de ce fichier est identique à celui reçu du créancier Enregistrement début Espaces Type d'opération : "DOR" = retour d'une domiciliation "001" 76 Code contenu du retour demandé par le créancier 1 = payés : Le créancier demande uniquement les "payés". Le fichier de retour contiendra, en plus, les "impayés" pour lesquels les banques ont modifié le numéro de compte. Le créancier pourra ainsi mettre à jour les numéros de comptes concernés. 2 = impayés : Le créancier demande uniquement les "impayés". Le fichier de retour contiendra, en plus, les "payés" pour lesquels les banques ont modifié le numéro de compte. Le créancier pourra ainsi mettre à jour les numéros de comptes concernés. S'il n'y a pas "d'impayés", Cetrel retourne un fichier dont l'enregistrement de données est vide. 3 = payés et impayés Référence de la remise attribuée par le CETREL Format : 16 caractères alphanumériques "CETR" Code état fichier format : 2 positions numériques 00 = fichier incomplet 01 à 98 = numéro séquentiel du fichier complémentaire 99 = fichier complet ou dernier complément 4.2. Enregi strements de données En-tête Rien à signaler Texte Partie fixe (positions 20 à 81) Rien à signaler ABBL DOM Juin 2000 Page 10

11 Texte variable Le contenu du champ 25 peut avoir été modifié par les banques des débiteurs. Si tel est le cas, une notification en est faite dans un(des) champ(s) U21. Après le champ 71A se trouvent également les champs suivants : Champ 71B Champ U20 Champ U21 Remarque : Total des frais déduits Champ facultatif Format : Code devise ISO : 3 caractères alphabétiques Montant : 10 unités numériques, une virgule, 2 décimales Note : les positions décimales doivent toujours figurer. Communication entre banques ou entre banques et clients Code retour domiciliation : 10 = payés 20 = impayés : ordre inexistant ou révoqué 21 = impayés : numéro de compte inexistant ou compte liquidé 22 = impayés (ou refus débiteur) 24 = impayés (non-traité par banque débitrice à la limite finale) Rem : dans ce cas, le créancier contactera la banque débitrice concernée pour convenir de la suite du traitement (paiement manuel, non-paiement,...) Numéro d'erreur de format des données constaté par CETREL ou information plusieurs champs U21 peuvent être présents (pour communiquer plusieurs informations) Champ facultatif Format : 3 positions numériques Un champ U21 ayant la valeur 313 sera retourné si la banque du débiteur a modifié le numéro de compte du débiteur renseigné dans l'instruction (champ 25). Les autres types d'erreurs ne sont pas reprises dans les champs U21, mais elles apparaissent sur la liste diagnostic qui est envoyée par fax au créancier Enregistrements de fin "001" ABBL DOM Juin 2000 Page 11

12 5. Règles régissant la remise informatisée de domiciliations 5.1. Règles d'écriture dans le cadre des dom iciliations générales Caractères admis : Caractères A à Z 0 à 9 CR, LF, space / -? : ()., ' + & * Code ASCII 5.2. Identification de l'opération Afin de permettre : Un contrôle efficace des ordres de domiciliation enregistrés auprès des banques des débiteurs ; Un émargement automatisé des prélèvements chez le créancier et un contrôle du paiement chez le débiteur ; Une procédure efficace et rapide des avis de refus de paiement, des contestations ou révocations des domiciliations. L'opération est identifiable par Un numéro d'enregistrement unique du créancier. Ce numéro, attribué par CETREL, permet de reconnaître le créancier pour les documents à lui transmettre et de l'identifier sur les avis de débit envoyés aux débiteurs ; Un matricule de domiciliation (champ 20) qui est un numéro unique et permanent attribué par le créancier à chaque ordre de domiciliation en sa faveur permettant ainsi le contrôle de l'autorisation dans les banques des débiteurs ; Une référence de remise indiquée par le créancier qui se retrouve sur l'extrait ou avis de crédit ; Un motif de paiement (champ 70) qui se retrouve sur l'extrait de compte du débiteur et qui permet l'émargement demandé par le créancier. Ce motif peut être indiqué sous la forme prévue pour la référence standardisée. Cette référence, contrôlée lors de la saisie grâce à son check-digit, garantit au bénéficiaire d'une domiciliation, la restitution exacte de la référence qu'il attribue à son opération Numéro de compte du créancier Le numéro de compte du créancier est contrôlé par CETREL avant l'entrée en production de celui-ci dans le système DOM. Ce numéro est vérifié lors du traitement de chaque fichier au CETREL Impayés Si la banque du débiteur est dans l'impossibilité de débiter le compte de son client pour une raison quelconque, par exemple : - ordre inexistant ou révoqué ; - numéro de compte inexistant ou compte liquidé ; - manque de provision ou refus ponctuel, ABBL DOM Juin 2000 Page 12

13 Le créancier reçoit un avis de recouvrement impayé qui mentionnera le motif du non-paiement (champ U20) Information des frais : Utilisation des champs 71 Les zones 71A et 71B sont réservées aux frais financiers liés à l'opération proprement dite (frais qui peuvent varier d'une opération à l'autre) et non à la procédure de domiciliation elle-même (frais informatiques, frais d'ordre général, etc.) Erreurs de format Un champ U21 renseigne, le cas échéant, un numéro d'erreur de format de données constaté par le CETREL. Ce champ est répété autant de fois qu'il y a d'informations à communiquer au créancier. Les erreurs qui ne sont pas reprises dans les champs U21 apparaissent sur la liste diagnostic qui est envoyée par fax au créancier Modifications de champs Le champ 25 (numéro de compte du débiteur) peut être modifié par la banque du débiteur. Si tel est le cas, un code ("313") le notifie dans le champ U21 du fichier de retour de Cetrel au créancier. ABBL DOM Juin 2000 Page 13