Etabli le : Par : Remplace la version du : N de poste : 929 Intitulé du poste dans l entité : Responsable Ressources Humaines BCUL

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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Remplace la version du : Motif d actualisation : Mise au concours 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE ET CULTURE Service : Affaires culturelles Entité (division, secteur, établissement, office ) : Bibliothèque cantonale et universitaire - Lausanne (BCUL) N de poste : 929 Intitulé du poste dans l entité : Responsable Ressources Humaines BCUL N emploi-type : Libellé : Responsable Ressources Humaines Chaîne : 362 Niveau : Mission générale du poste (description succincte) 1. Participer au Conseil de direction de la BCUL et veiller à l'application de la Lpers, de ses règlements et de ses directives en qualité de personne de référence. Fournir à la Direction BCUL les tableaux de bord utiles à la gestion du personnel. 2. Piloter les processus de recrutement Accompagner les collaborateurs, les responsables d'équipe et la direction dans les problématiques d'évolution, de relations de travail ou de difficultés interpersonnelles et personnelles. Gérer les dossiers de l'ensemble du personnel de la BCUL (répartie sur 6 sites) et les actions découlant des procédures RH de l'acv. 5. Encadrer du personnel et participer à des mandats spécifiques dans le domaine RH. 4. Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : postes 930 et 931 : 0.8 ETP (+ activités RH du secrétariat Riponne) ETP secrétariat Unithèque 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : assistante de direction pour la gestion courante. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 LIBERT É ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Participer au Conseil de direction de la BCUL et veiller à l'application de la Lpers, de ses règlements et de ses directives en qualité de personne de référence. Fournir à la Direction BCUL les tableaux de bord utiles à la gestion du personnel. 20% Garantir l'application et le respect des dispositions légales en matière de gestion du personnel par l'ensemble du personnel encadrant de la BCUL. Intervenir comme personne de référence pour l'ensemble du personnel quant aux dispositions légales en vigueur et leurs modifications (réponse aux questions individuelles, informations individuelles ou collectives, info via journal interne). Fournir des tableaux de bord de gestion RH et garantir leur mise à jour (plan des postes, suivi du personnel d'appoint, organigrammes,retraites, vacances, absentéisme,etc.) afin de disposer en tout temps d'un état transparent des ETP vacants, des économies réalisées sur le budget 3011 et des disponibilités en appuis temporaires. Effectuer un rapport et des statistiques pour le Rapport annuel de la BCUL. Conseiller la direction de la BCUL dans l'élaboration des plans individuels ou collectifs de formation. Veiller au recensement des formations suivies et des besoins de formation. Elaborer les conventions de formation. Assurer le suivi et le contrôle de la réalisation des entretiens d'appréciation et de la mise à jour des cahiers des charges. Elaborer des propositions d'amélioration, des pratiques et procédures internes en matière RH. Assurer le relais entre les différentes instances (autorité d'engagement, SPEV, CPEV, COPER, etc ). 2. Piloter les processus de recrutement. 20% Lancer les campagnes de recrutement sur la base d'annonces rédigées en collaboration avec la direction ou le responsable d'équipe. Effectuer le suivi des démarches (annonce sur Prospective Etat de Vaud, Swiss-lib, Effectuer la préselection des dossiers des candidats. Conduire les entretiens d'embauche. Soumettre des profils de personnalité aux candidats, les analyser et les restituer aux candidats avec explications. Participer au choix du candidat retenu et l'accueillir. 3. Accompagner les collaborateurs, les responsables d'équipe et la direction dans les problématiques d'évolution, de relations de travail ou de difficultés interpersonnelles et personnelles. 15% Accompagner les collaborateurs dans la résolution de conflits de travail ou de difficultés de communication interpersonnelle. Assister et conseiller les responsables d'équipe et la Direction dans les problématiques liées à des difficultés interpersonnelles. Organiser des séances de médiation et en rédiger le procès-verbal. Suivre et accompagner les absences de longue durée conformémement au processus défini dans le cadre du Case Management en lien direct avec le SPEV. Informer et solliciter le médecin cantonal en cas de besoin. Participer en collaboration avec l'autorité d'engagement et le SPEV aux mesures administratives ou de résiliation de contrat. 4. Gérer les dossiers de l'ensemble du personnel de la BCUL (répartie sur 6 sites) et les actions découlant des procédures RH de l'acv. 35% Gérer administrativement les dossiers du personnel fixe (165 personnes) : ouverture du dossier, fixations de salaire, contrats, contrôle des salaires, formulaires chômage, etc. et fournir à l'autorité d'engagement les documents nécessaires à l'ouverture et à la mise à jour des dossiers. Gérer administrativement l'intégralité du processus RH des dossiers du personnel d'appoint (env. 100 personnes) Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 (stagiaires, demandeurs d'emploi, civilistes et le budget alloué au service civil). Superviser la gestion administrative des dossiers du personnel auxiliaire. Veiller à la mise à jour des dossiers des collaborateurs et le suivi des procédures RH, en informer l'autorité d'engagement le cas échéant. Vous saisissez des données dans le logiciel PeopleSoft Adresser à l'autorité d'engagement les demandes d'indemnités pour travaux spéciaux et d'annuité supplémentaire Elaborer les avenants relatifs aux modifications de taux d'activité ou de modifications de collocation et les transmettre à l'autorité d'engagement pour signature et envoi. Gérer les demandes d'heures supplémentaires validées par la Direction de la BCUL et tenir à jour un décompte. Conseiller le personnel encadrant dans le cadre des modification de cahiers des charges. Adresser directement au SPEV les demandes de réévaluation de cahier des charges pour tout le personnel, en collaboration avec l'autorité d'engagement pour les fonctions transversales au SERAC (Conservation patrimoine : chaînes 271 à 274 ; Administration générale : chaînes 341 à 363) Gérer les demandes de "campus card UNIL" et les adresses bcu.unil.ch (demandes de création, suppression, prolongation) en collaboration avec le service informatique de la BCUL 5. Encadrer du personnel et participer à des mandats spécifiques dans le domaine RH. 10% Encadrer et superviser la personne responsable du timbrage du site Unithèque et celle du site Riponne en matière de gestion des timbrages et d'autres aspects RH. Superviser l'assistante de direction du site Unithèque pour les tâches administratives RH. Superviser le contrôle des absences du personnel, remplacer la préposée aux timbrages du site Unithèque lors de ses absences. Informer les responsables des écarts importants de timbrage de leurs collaborateurs et des mesures à mettre en œuvre. Encadrer et superviser la personne (RAS) responsable des 8 apprentis de la BCU Lausanne ; être impliquée dans les processus de décision. Participer à des mandats spécifiques (ex : migration Mobatime, ergonomie, organisation de cours informatiques, etc.)

4 LIBERT É ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre Master en sciences humaines 8.2. Formation complémentaire Titre Brevet fédéral de spécialiste en gestion du personnel 8.3. Expérience professionnelle Domaine Pratique Professionnelle Dans La Fonction Ressources Humaines Expérience du recrutement et des entretiens en général Nbre d années 5 ans 5 ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Capacités de communication, négociation, organisation, planification, autonomie, résistance aux tensions, empathie, esprit d'ouverture et flexibilité. Capacité d'analyse et de synthèse. Excellentes connaissances en bureautique 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier