VOYAGES ET SORTIES SCOLAIRES

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1 VOYAGES ET SORTIES SCOLAIRES Cité Scientifique, Technologique et Professionnelle Guide administraf et financier Lycée Paul Vincensini et Lycée Fred Scamaroni Quelques rappels utiles... Un voyage scolaire est un déplacement effectué par un groupe d élèves hors des locaux de l établissement comportant au moins une nuitée. Une sortie pédagogique s effectue sur le temps scolaire hors des locaux de l établissement. Les sorties peuvent être obligatoires ou facultatives. Dès lors qu elle s inscrit dans le cadre officiel des programmes et qu elle concerne l intégralité d une classe, une sortie est obligatoire. Cela signifie qu aucune contribution ne peut être demandée aux familles. Les sorties pédagogiques facultatives et les voyages scolaires (qui ne peuvent être que facultatifs) obéissent à un certain nombre de règles. Leur caractère facultatif ne signifie pas l absence d implication de la part de l établissement. Au contraire, comme la circulaire de 2010 le souligne, les voyages et les sorties scolaires participent aux missions pédagogiques de l établissement. Cela implique pour l établissement et donc pour les enseignants organisateurs le respect d un ensemble de règles intervenant à différentes étapes du projet. La pleine intégration de ces activités aux missions de l établissement signifie que pour aboutir, un projet doit respecter le processus décisionnel de l établissement. L approbation du chef d établissement mais aussi du conseil d administration sont incontournables. Cette règle est valable tant pour les voyages que pour les sorties. Même s ils sont en partie financés par les familles, les voyages scolaires et les sorties pédagogiques obéissent aux règles de la commande publique. L improvisation et la dernière minute en matière d organisation de voyage scolaire et de sorties pédagogiques sont donc à proscrire! Les voyages et les sorties scolaires ne peuvent être organisées que par l établissement. La maison des lycéens à tout à fait le droit d organiser un voyage s il se déroule hors du temps scolaire, s il est financé par l association et s il ne relève pas de la mission pédagogique de l établissement. Pourquoi ce guide? Ce guide est un outil mis à disposition des enseignants souhaitant organiser des voyages ou des sorties scolaires. Son but est d en faciliter la programmation et le déroulement et de rappeler les principaux éléments de vigilance. Il est tout de même indispensable de se reporter à la charte des voyages scolaires et des sorties pédagogiques.

2 VOYAGES ET SORTIES SCOLAIRES Les démarches administratives Page 2 Qui? Le rôle des différents intervenants L enseignant organisateur Il est à l initiative du projet Il s assure que son projet: répond à un objectif pédagogique. respecte la charte des voyages scolaires et des sorties pédagogiques. Il se charge des préparatifs et de l organisation du voyage et de l information aux familles.. Au retour du voyage, il est chargé de produire à l Agent Comptable l ensemble des pièces justifiant les dépenses et au chef d établissement un bilan pédagogique de la sortie ou du voyage. Attention! Depuis janvier 2012, les autorisations individuelles et collectives de sortie du territoire (AST) délivrées par les mairies et les préfectures ont été supprimées. Néanmoins, pour les élèves mineurs étrangers non ressortissant de l Union Européenne, la délivrance d une autorisation de sortie du territoire par la préfecture est toujours nécessaire. Les autres formalités ne sont pas supprimées: Une autorisation parentale pour la participation d'un élève mineur à un voyage scolaire Une autorisation parentale de sortie du territoire français pour les élèves mineurs, à l'exception des élèves en possession d'un passeport à leur nom en cours de validité (le passeport valant autorisation de sortie du territoire). Un titre certifiant leur identité (passeport ou carte nationale d'identité). La suppression des AST entraine un renforcement du régime des interdictions de sortie du territoire et des mesures d opposition à la sortie du territoire. Des élèves concernés par ce type de mesure sont donc inscrits au fichier des personnes recherchées. L enseignant organisateur doit en tenir compte dans les préparatifs du voyage. Le chef d établissement La décision d autoriser une sortie ou un voyage scolaire relève du chef d établissement. C est à lui d apprécier l intérêt pédagogique du projet. Il a la responsabilité de l opération et des engagements pris avec les partenaires extérieurs. le conseil d administration Le conseil d administration donne son accord sur la programmation des sorties et des voyages établie par le chef d établissement. Il valide les modalités financières d organisation de voyage et de sortie. L intendance L intendance a la charge d organiser les aspects administratifs et financiers liés aux voyages et aux sorties. Elle peut constituer un appui pour l élaboration du budget prévisionnel de la sortie ou du voyage Elle se charge, en s appuyant sur la programmation validée, d organiser les procédures liées aux marchés publics. Après le voyage ou la sorties, elle en réalise le bilan financier.

3 VOYAGES ET SORTIES SCOLAIRES Page 3 Les démarches administratives Quand? Les délais à prendre en compte Quoi? La marche à suivre Au mois de juin, au mois d octobre au moins un mois avant un conseil d administration L enseignant organisateur présente au chef d établissement un projet le plus détaillé possible sur les conditions matérielles, financières du voyage ou de la sortie. Pour cela il s aide de la fiche prévue à cet effet. Après validation du chef d établissement Après validation du Conseil d administration Deux semaines après le conseil d administration. La consultation peut être publiée pour choisir le prestataire Une fois que le voyage est voté en conseil d administration, l acte ne sera exécutoire que dans un délai de deux semaines, c est à dire qu aucune somme ne peut être dépensée pour le voyage durant ce délai. L enseignant collecte les engagements financiers des familles et les transmet à l Agent Comptable (doc à demander à l intendance et àfaire signer par les familles) Rappel: Seul l agent comptable est habilité à accorder un échéancier. L enseignant organisateur élabore un budget prévisionnel de son voyage. Celui-ci doit être sincère et équilibré. (cf. fiches). Les services de l intendance peuvent aider les enseignants dans cette démarche. Pensez-y! S il a reçu l habilitation adéquate l enseignant peut récolter les participations des familles et organiser les préparatifs du voyage. Selon les modalités d exécution des dépenses envisagée, l enseignant doit veiller à bénéficier de l autorisation légale nécessaire. (cf. formalités financières) Après le voyage L enseignant nommé régisseur ou mandataire doit notifier à l Agent Comptable sous la forme d une comptabilité sommaire l état des dépenses du voyage. Cet état s accompagne de l ensemble des pièces justificatives. L enseignant produit un bilan pédagogique au chef d établissement qui sera présenté au C.A.

4 VOYAGES ET SORTIES Page 4 Les démarches administratives En pratique Pour un voyage au premier trimestre Il faut prendre en compte: Le délai de publicité obligatoire s appliquant aux marchés publics : 15 jours minimum Le délai rendant exécutoire l autorisation du CA : 15 jours La date du conseil d administration le plus proche : CA du mois d avril ou de juin de l année scolaire précédente Les vacances scolaires d été (et oui, l intendance aussi prend des vacances ) Pour avoir lieu en septembre ou en octobre, un voyage doit être planifié dès le troisième trimestre de l année précédente. Pour un voyage au deuxième trimestre Il faut prendre en compte: Le délai de publicité obligatoire s appliquant aux marchés publics : 15 jours minimum Le délai rendant exécutoire l autorisation du CA : 15 jours La date du conseil d administration adoptant le budget et validant la programmation des voyages : CA du mois d octobre Pour avoir lieu au second semestre, un voyage doit être planifié au premier trimestre au moment de la programmation budgétaire. Pour un voyage au troisième trimestre Normalement, un voyage prévu pour le troisième trimestre doit être programmé dès le premier trimestre pour être intégré au budget, néanmoins il est toujours possible au second trimestre de présenter son projet. Les même délais que pour le précédent cas de figure sont à prendre en compte. Pour avoir lieu au troisième trimestre, un voyage doit être planifié au premier, ou au plus tard au deuxième trimestre.

5 Le Point sur l organisation financière d une sortie ou d un voyage Construire un budget Un budget sincère et équilibré Une fois approuvé par le chef d établissement, le projet de sortie ou de voyage doit se concrétiser par l élaboration d un budget prévisionnel qui sera présenté en conseil d administration. Il doit être équilibré. Cela signifie que l ensemble des dépenses prévues doit être d un montant égal à l ensemble des ressources. Il doit être sincère: la totalité des dépenses doit être inscrite au budget. Il est donc recommandé de se rapprocher de l intendance. Il doit faire apparaître le coût du voyage pour les élèves et pour les accompagnateurs. La prise en charge des accompagnateurs Le prix du voyage ou de la sortie pour les accompagnateurs ne doit pas être à leur charge. Il ne doit pas non plus être à la charge des familles. Cela signifie que le montant total des contributions des familles ne doit pas dépasser le prix du voyage pour l ensemble des élèves. Pour la prise en charge des accompagnateurs, une autre source de financement doit donc être envisagée. Quels sont les financements autorisés? L établissement ou la classe concernée ne peut organiser d évènement Financements directs lucratif, type tombola. En revanche, il est tout a fait envisageable pour la maison des lycéens d organiser ce type d actions afin d en reverser les bénéfice à l établissement sous forme de don. - Pour les sorties et voyages facultatifs, les familles peuvent apporter leur contribution, y compris sous la forme de chèque vacances. Celle-ci est validée pat le conseil d administration. - L établissement peut attribuer des financements à ces voyages dans répartition des différents crédits qui lui sont octroyés par l Etat (subvention globalisée) ou par la collectivité (PAESE, ou subvention spécifique)., et même par l utilisation du reversement de la cafétéria. -La Maison des Lycéens peut aider au financement d un voyage sous forme de don. Le conseil d administration doit accepter le principe du versement de ce don. Ce sera notamment le cas pour l organisation d une tombola par exemple. -Des organismes privés peuvent participer au financement dans la mesure ou cette participation n est pas assortie à une obligation publicitaire. Financement indirect pour les familles Le fonds social lycéen peut attribuer individuellement un concours financier sur décision du chef d établissement après avis de la commission concernée. NB: aucun élève ne doit être écarté d un voyage ou d une sortie scolaire pour des raisons financières

6 Le Point sur l organisation financière d une sortie ou d un voyage Les recettes et les dépenses : les règles à suivre... Les voyages étant organisés sous la responsabilité de l établissement, cela signifie qu ils doivent être intégrés à sa comptabilité. En principe seul l agent comptable est habilité à manipuler les deniers de l établissement que ce soit en recette ou en dépenses. Pour permettre l organisation matérielle d un voyage ou d une sortie, des aménagements, au bénéfice des enseignants organisateurs sont possibles. Ils doivent faire l objet d une habilitation écrite. Toute habilitation à collecter ou à procéder à des dépenses est strictement nominative et limitée dans le temps. L enseignant doit impérativement vérifier s il dispose de l habilitation nécessaire avant toute dépense. Les recettes Afin d être en mesure de collecter les contributions des familles, l enseignant organisateur doit être désigné comme mandataire par l agent comptable. Les dépenses Il est conseillé de procéder dans la mesure du possible par paiement direct de l agent comptable. Pour les autres dépenses, il existe plusieurs possibilités. En cas de dépenses inférieures à 300 euros, il est possible d accorder à l enseignant organisateur, une avance pour menue dépense. D autre part pour des faibles montants à régler sur place, il est aussi possible de mandater un enseignant pour effectuer les dépenses sur place. En cas de montant plus important, le chef d établissement sur avis de l agent comptable nomme un régisseur d avance. Cette avance peut être en numéraire ou sur un compte bancaire. Dans le dernier cas une carte bancaire professionnelle au nom de l enseignant régisseur sera produite. L heure des comptes Les fonds utilisés lors d un voyage ou d une sortie sont soumis aux règles de la comptabilité publique. Une habilitation à manier ces fonds engendre une obligation de rendre des comptes. C est pourquoi les enseignants concernés ont la charge de produire après le voyage, une comptabilité sommaire mais écrite et exhaustive, listant l ensemble des dépenses. Ils sont aussi chargés de fournir à l agent comptable l ensemble des justificatifs des dépenses et de restituer les sommes non dépensées. Dans le cas ou l enseignant régisseur est temporairement titulaire d une carte bancaire professionnelle, il est considéré comme responsable de sa conservation et de son code confidentiel. Au retour du voyage, les tickets de carte bleue devront être joints aux justificatifs de dépense.