GIR Titan-Hyperion Manuel de l utilisateur

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1 GIR Titan-Hyperion Manuel de l utilisateur info@gir.fr Version 1.4-3, septembre 2007

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3 Table des matières I Prise en main 15 1 Généralités Tables Fiches et sous-tables Ajout et Modification Suppression Filtrage Groupement Nom des éléments II Utilisation 27 2 Saisie des données Véhicules Informations générales Identification Saisie de badge proximité GIR Compteurs Options Messages Autorisation Réservoirs Autres informations Réforme d un véhicule Location courte durée Usagers Informations générales Identification Options Messages Autorisation Autres informations Rattachement des véhicules et usagers Directions et services Types et modèles Activités Codes spécifiques

4 4 TABLE DES MATIÈRES 2.6 Zones et plages horaires Bases Calendriers Exemples de zones Gestion avancée Programmations automatiques Utilisateurs Mode classique Mode avancé Config. gestionnaire Identification Carburant Paramètres divers Autorisations utilisateurs Paramètres généraux Export traclient Facturations Profils Configuration Utilisation de la borne Etats Prise de carburant Choix de la pompe Identification Saisie des compteurs Saisies supplémentaires Service Pompiste Accès au menu pompiste Menu pompiste - bornes TIP1-Pabbay Sous-menu Cuves Sous-menu Pompes Sous-menu Jauges Sous-menu Badges Menu pompiste - bornes TIP2-Vatersay Sous-menu Pompes Sous-menu Cuves Sous-menu Mode Sous-menu Test badge Sous-menu Init. badge Déchargement tacho Impression Impression au fil de l eau Impression ticket

5 TABLE DES MATIÈRES 5 4 Dialogue avec la borne Principe Utilisation de plusieurs bornes Dialogue manuel Jaugeages et totalisateurs Supervision Blocage de pompe Transaction à distance Résolution des erreurs Module modifié Config. modifiée Etat invalide Config. en cours Compteurs Fourchettes de tolérance Problème à la saisie d un compteur Consultation des états Transactions carburant Historique Cumuls Graphiques Gestion des stocks en cuve Etat des cuves Etat antérieur des cuves Etat prévisionnel Jaugeage Totalisateurs Evénements Evénements de redémarrage de borne Logs bornes Id. transactions Tableau de bord Autres états s Paramètres généraux Messages à envoyer Alertes Rapports périodiques Adresses Saisie d opérations Saisie d une transaction manuelle Saisie manuelle et régularisation Formulaire de saisie Aspiration de carburant Transaction à distance Saisie d un approvisionnement

6 6 TABLE DES MATIÈRES Calcul du nouveau prix unitaire Annulation d un approvisionnement Valorisation des transactions Modification d une transaction carburant Gestion d accès Supervision Commande ponctuelle et marche forcée Ecran de supervision Etats Entretiens Définition d un entretien Exemples Saisie d un entretien Estimation des entretiens à faire Recalcul des entretiens Avoirs Généralités Périodes d avoirs Avoirs monétaires Prix unitaire Avoirs historisés Exemples Recalcul des avoirs Facturation Paramétrage Paramètres globaux Produits Clients et fournisseurs Génération des factures Formulaire Résultat Import de disquettes pétrolières Paramétrage Rapprochement des produits Rapprochement des véhicules et usagers Import manuel Import automatique Remarque sur les compteurs Export traclient Méthodes d export Paramétrage Nom des fichiers exportés Formats d export Transcodages Export traclient sécurisé

7 TABLE DES MATIÈRES Fonctionnement Intégration Récupération de la TIPP Paramétrage Import pétrolier Génération du formulaire Export AEAT Paramétrage Génération des fichiers Condition d expoort III Utilisation avancée Traitement des transactions carburant Définitions Détail sur la mise à jour des compteurs Option Carburant Paramétrage Opérations exceptionnelles Purge Requête de mise à jour Exemples Vérification Sauvegarde Page d administration Restauration Réparation Conversion Sessions Transfert de fichiers Mise à jour de l application Démarrage Version Windows Version Linux Environnement de test Changement de machine Arborescence A Contrat de licence 159 B Format des fichiers traclient 163 C Format des fichiers AEAT 187 D Format des s texte 189 D.1 Messages de type alerte D.2 Messages de type rapport

8 8 TABLE DES MATIÈRES E Format des fichiers CSV à la borne 191 E.1 Transactions carburant E.2 Evénements carburant E.3 Transactions accès E.4 Evénements accès F Scénario d une prise de carburant 195 F.1 Premier id. véhicule F.2 Premier id. usager

9 Introduction 9

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11 Généralités GIR Titan-Hyperion est un logiciel de gestion de parc automobile. Il couvre la distribution du carburant, l affectation des véhicules aux usagers, les entretiens des véhicules, l accès à la station ou à des locaux. GIR Titan-Hyperion a pris le parti de la simplicité et de l efficacité pour un usage de base, sans toutefois exclure la sophistication nécessaire à un usage plus avancé. Les fonctionnalités futures tenteront toujours de respecter ces critères. 11

12 12 TABLE DES MATIÈRES

13 Fonctionnalités Ce que GIR Titan-Hyperion sait faire : Multi-utilisateurs avec plusieurs niveaux d accès (installateur, gestionnaire, standard) Définition d un parc de véhicules et d usagers Rattachement des véhicules et usagers selon deux niveaux de hiérarchie (direction et service) Identification par badge ou code Demande de compteur kilométrique ou horaire lors de la prise de carburant Vérification des valeurs des compteurs à la saisie Récupération automatique des transactions carburant Déclenchement d une prise de carburant à la borne depuis le PC Affichage en temps réel de l état de la station : stocks en cuve, utilisation des pompes Calcul de consommation, alerte en cas de sur-consommation Exploitation des transactions carburant : historique, cumuls, graphiques... Gestion des jaugeages et suivi des stocks en cuve Gestion des accès Gestion des entretiens véhicules et usagers Gestion d avoirs par véhicule, service ou activité Génération de factures Sauvegarde et restauration des données Export des données au format CSV pour retraitement dans un tableur Importation des données pétrolières 13

14 14 TABLE DES MATIÈRES

15 Première partie Prise en main 15

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17 Chapitre 1 Généralités 1.1 Tables La base de données de GIR Titan-Hyperion est organisée en différentes tables, toutes présentées de manière similaire. Nous prendrons l exemple de la table des véhicules, accessible par le menu Véhicules. En haut de la page, le nom de la table est affiché, ainsi que le nombre d éléments de la table. Ces éléments sont présentés sous forme d un tableau. La première ligne du tableau, sur fond bleu, indique les noms des différents champs qui composent un véhicule. Pour afficher un maximum d informations, certains champs peuvent être regroupés dans une même colonne, par exemple Compteur (km) et Compteur (h). Un clic sur le nom du champ permet de trier 17

18 18 CHAPITRE 1. GÉNÉRALITÉS la table selon ce champ. Lorsqu un tri est actif, le nom du champ correspondant est affiché en italique. Un second clic sur le nom du champ permet de modifier l ordre du tri (croissant ou décroissant). À la fin de cette ligne, le bouton Ajouter permet d ajouter de nouveaux véhicules (Voir 1.3, page 20). Les lignes suivantes du tableau réprésentent chacune un véhicule. Les informations du véhicule sont affichées dans la colonne du champ correspondant, éventuellement sur plusieurs lignes lorsque plusieurs champs sont regroupés dans une même colonne. Par exemple pour la colonne contenant les champs Compteur (km) et Compteur(h), la première ligne affiche la valeur du compteur kilométrique, et la seconde ligne la valeur du compteur horaire. Pour chaque ligne, plusieurs boutons sont disponibles : % permet d accéder à la fiche du véhicule (Voir 1.2, page 18). Modif. permet d accéder à l écran de modification, pour éditer les champs du véhicule (Voir 1.3, page 20). Suppr. permet de supprimer le véhicule (Voir 1.4, page 21). [i] affiche des informations internes sur la base de données (numéro d enregistrement, date et utilisateur de dernière modification,...). Pour limiter la taille des pages affichées, les longues tables sont séparées en plusieurs pages, qui contiennent chacune un nombre limité d éléments. Lorsqu une table comporte plusieurs pages, une ligne est affichée juste au-dessus du tableau pour permettre de se déplacer d une page à l autre. Les boutons [Page préc.] et [Page suiv.] permettent d accéder respectivement à la page précédente et à la page suivante de la page en cours. Le numéro de la page courante est affiché en rouge, et les numéros des pages voisines permettent d accéder directement à celles-ci. Un bouton Page suivante en bas de la liste permet également d afficher la page suivante. Il est possible de limiter la liste des éléments affichés selon différents critères de filtrage, accessibles en cliquant sur Filtrer (Voir 1.5, page 21). Le bouton Version imprimable affiche la liste dans un format destiné à l impression : le menu est masqué, les couleurs sont supprimées et tous les éléments sont affichés sur la même page. Le bouton Fichier CSV permet de télécharger la liste dans un fichier au format CSV, qui peut ensuite être directement ouvert dans un tableur. Pour certaines tables, le bouton Récapitulatif affiche une version imprimable de l ensemble des fiches des éléments de la liste. Ainsi pour la table des zones ( Saisies, Zones), le bouton Version imprimable affiche simplement la liste des zones, alors que Récapitulatif affiche le détail des plages horaires pour chaque zone. 1.2 Fiches et sous-tables Lorsqu une table comporte un grand nombre d informations, elles ne peuvent pas toutes êtres affichées dans la liste. Pour accéder au détail des informations d un élément, il faut rentrer dans la fiche de l élément désiré, en cliquant sur le symbole %.

19 1.2. FICHES ET SOUS-TABLES 19 Clic sur % Véhicule 1 % Véhicule 1 Informations détaillées % Véhicule 2 % Véhicule 3 % Véhicule 4 Liste de véhicules Fiche véhicule 1 Retour à la liste Dans une fiche, la partie supérieure reprend les éléments visibles dans la liste : on retrouve le nom et la valeur des champs, et les boutons Ajouter, Modif., Suppr., [i]. [Préc.] et [Suiv.] permettent d accéder aux fiches des autres élements de la liste, selon l ordre et les critères de filtre définis. Retour à la liste permet de revenir à la liste principale. La partie inférieure de la fiche affiche des informations détaillées, qui seront présentées pour chaque table dans la partie Utilisation de ce manuel. Certaines fiches, comme les fiches véhicule ou usager, disposent de plusieurs onglets. L onglet actif est affiché en bleu, et les autres onglets sont affichés en gris. Un clic sur le nom de l onglet affiche l onglet correspondant. Certaines fiches permettent également d accéder à des sous-tables, qui définissent une liste d éléments rattachés à un autre élément. (Sous-tables des

20 20 CHAPITRE 1. GÉNÉRALITÉS réservoirs et des entretiens dans la fiche d un véhicule, sous-table des services dans la fiche d une direction,...). Une sous-table est affichée de manière similaire à une table normale, avec les boutons Ajouter, Modif., Suppr., [i]. Ainsi, dans l onglet Réservoirs de la fiche véhicule, deux boutons Ajouter sont affichés. Celui situé dans la partie supérieure de l écran permet d ajouter un véhicule, et celui de la partie inférieure permet d ajouter un réservoir pour ce véhicule. Pour certaines tables, notamment les véhicules et les usagers, un bouton Copier est également disponible. Il permet de créer un nouveau véhicule ou usager en copiant les informations d un enregistrement existant. Seules certaines informations spécifiques (par exemple l immatriculation pour les véhicules, le nom pour les usagers,...) sont alors demandées. Ceci permet de faciliter la saisie de plusieurs véhicules ou usagers aux profils identiques. 1.3 Ajout et Modification Cet écran permet d éditer les différents champs d un élément. La façon dont sont saisies les données dépend du type de champ : Zone de texte : pour les champs de type texte, date ou numérique. Les zones de texte suivies de la mention Facultatif peuvent être laissées vides, les autres doivent être renseignées. Liste déroulante : pour les champs de type référence, liste des différents éléments sélectionnables. (N/A) représente la valeur vide (aucun élément sélectionné). Cases à cocher : pour les champs de type option, les cases cochées représentent les options actives.

21 1.4. SUPPRESSION 21 Pour certaines tables contenant beaucoup d informations, il peut être nécessaire d utiliser la barre de défilement vertical du navigateur pour accéder au bas de la page. Le bouton Valider enregistre les modifications (ou crée l élement dans le cas d un ajout), et le bouton Annuler permet de revenir à l écran précédent sans rien modifier. 1.4 Suppression Cet écran est affiché lors de la suppression d un élément. Cliquer sur Oui pour confirmer la suppression, ou sur Non pour revenir à l écran précédent sans supprimer. Lorsque l élement est référencé ailleurs dans l application, cet écran affiche la liste des références (Exemple : Liste des transactions référençant un véhicule), dans la limite de 5 références par table. Un élément référencé ne peut être supprimé (seul l installateur de GIR Titan-Hyperion peut éventuellement forcer la suppression). 1.5 Filtrage Cet écran permet de filtrer les éléments d une table selon les valeurs des champs. La façon dont sont saisies les données dépend du type de champ : Valeurs numériques : Deux zones de saisie sont proposées, elles définissent les valeurs minimales et maximales sur lesquelles filtrer la table. Par exemple,

22 22 CHAPITRE 1. GÉNÉRALITÉS pour rechercher les véhicules dont le compteur kilométrique est compris entre et km, on saisira dans la première zone de texte en face du champ Cpt. (km), et dans la seconde zone de texte. Dates : Comme pour les valeurs numériques, deux zones de saisies sont proposées, elles définissent les dates minimales et maximales à filtrer. Par exemple, 01/01/2005 et 31/12/2005 pour le champ Expiration permettent de rechercher l ensemble des véhicules dont l autorisation expire au cours de l année 2005 (on aurait également pu saisir 01/2005 et 12/2005 pour le même résultat). Quatre boutons permettent de renseigner rapidement un filtre de date avec le mois précédent, le mois en cours, l année précédente ou l année en cours. Valeurs texte : Une zone de saisie permet de définir la valeur à rechercher, et une liste déroulante permet de choisir l opération à effectuer avec cette valeur. Le tableau suivant illustre les différentes opérations disponibles : Valeur Opération Description HQ contient Recherche les véhicules dont l immatriculation contient la chaîne de caractères HQ. 1732HQ04 est égal à Recherche le véhicule ayant pour immatriculation 1732HQ04 *01 vérifie le motif Recherche les véhicules dont l immatriculation se termine par commence par Recherche les véhicules dont l immatriculation commence par 77 (Equivalent à vérifie le motif avec la valeur 77*) Le filtrage sur les valeurs texte ne distingue pas les lettres majuscules et minuscules pour les opérateurs contient et est égal à. L opérateur vérifie le motif accepte les caractères jokers? et *,? signifiant un caractère quelconque, et * signifiant 0 à N caractères quelconques. Références : Une liste déroulante permet de définir la valeur de la référence. La valeur signifie qu aucun filtre n est actif. La case à cocher Inv. sert à inverser le filtrage. Par exemple, on choisira le service PL pour afficher l ensemble des véhicules de ce service. On choisira le service VL en cochant Inv. pour afficher l ensemble des véhicules des services autres que VL. Options : Pour chaque option, un bouton radio définit si l option doit être active (Oui), inactive (Non) ou si sa valeur n a pas d importance (Indiff.). Par défaut, un et logique est effectué entre les différentes options sélectionnées : les éléments filtrés seront ceux vérifiant toutes les options choisies. Si l on souhaite filtrer les éléments vérifiant au moins l une des options, on cochera la case Ou.

23 1.5. FILTRAGE 23 Une fois les critères choisis, cliquer sur Filtrer pour afficher le résultat du filtrage. Lorsqu un filtre est actif, dans la consultation d une table, le bouton Filtrer est remplacé par deux boutons : Modifier filtre et Enlever filtre, qui permettent respectivement de modifier les critères de filtre ou de les désactiver. Sur la ligne suivante, la mention Filtre actif est suivie du nombre d éléments qui ont été trouvés pour le filtre en cours. Les critères de filtre choisis sont ensuite rappelés Groupement Pour certaines tables, il est possible de grouper les enregistrements ayant un critère commun, afin de faciliter la navigation. Par exemple, les véhicules peuvent être regroupés par service. Lorsqu un groupement a été sélectionné, une ligne supplémentaire s affiche dans l écran de consultation. Cette ligne permet de naviguer entre les différentes sections. Elle apparaît en gras et se compose des boutons [Préc.], [Suiv.], et du nom de la section courante. Ainsi, dans le cas de véhicules groupés par service, on aura une ligne en gras permettant de naviguer entre les différents services. Si un service comporte plusieurs pages, la ligne en-dessous permet de se déplacer parmi les différentes pages du service. Enfin, l option Saut de page dans l écran de filtrage permet d obtenir chaque section sur une page différente à l impression.

24 24 CHAPITRE 1. GÉNÉRALITÉS 1.6 Nom des éléments Pour désigner un élément de la base de données, GIR Titan-Hyperion génère un nom à partir de certains champs de cet élément. Ainsi, un véhicule est désigné par son immatriculation, une borne est désignée par son site de rattachement et son nom,... Le tableau ci-dessous récapitule les champs utilisés pour les noms des principaux éléments : Element Véhicule Usager Direction Service Site Borne Cuve Pompe Activité Champs utilisés dans le nom Immatriculation Nom, Prénom Nom abrégé, Nom complet Direction, Nom abrégé, Nom complet Nom abrégé, Nom complet Site, Nom abrégé, Nom complet Site, Nom abrégé, Nom complet, Produit Site, Borne, Nom, Produit Code, Nom Comme on peut le voir, plusieurs éléments possèdent deux champs utilisés dans leur nom : Nom abrégé et Nom complet L utilisation de ces deux noms dépend du contexte : Dans un tableau, seul le Nom abrégé est utilisé Dans une liste déroulante ou un titre de section, à la fois le Nom abrégé et le Nom complet sont utilisés Exemple : On définit un site ayant pour nom abrégé S1 et pour nom complet

25 1.6. NOM DES ÉLÉMENTS 25 Site 1. On définit ensuite une borne rattachée à ce site, ayant pour nom abrégé B1 et pour nom complet Borne 1. Alors cette borne sera désignée : par le nom S1 B1 dans le tableau des événements ( Exploitation, Evénements) par le nom S1 Site 1 B1 Borne 1 dans la liste déroulante permettant de filtrer les événements par borne par le nom S1 Site 1 B1 Borne 1 dans un cumul par Borne/Pompe. Le nom abrégé est généralement obligatoire, alors que le nom complet est facultatif. Si ce dernier n est pas renseigné, seul le nom abrégé sera utilisé pour désigner un élément. Pour une meilleure lisibilité, il est conseillé de saisir les noms avec la première lettre majuscule et les autres lettres minuscules.

26 26 CHAPITRE 1. GÉNÉRALITÉS

27 Deuxième partie Utilisation 27

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29 Chapitre 2 Saisie des données 2.1 Véhicules Véhicules Informations générales N o : numéro automatiquement attribué à chaque véhicule par GIR Titan-Hyperion. Ce numéro est unique pour chaque véhicule. Lorsqu un ticket est imprimé après une prise de carburant, ce numéro peut être utilisé pour identifier le véhicule (Voir 3.8, page 78). Immatriculation: immatriculation du véhicule. Utilisée pour désigner un véhicule dans le logiciel. Elle doit être unique pour chaque véhicule. Ref.: Valeur utilisée pour désigner un véhicule dans les exports spécifiques Identification Champs : N o badge, Type de badge, Code badge, Code, Identification Un véhicule peut être identifié à la borne de trois manières : Identification par code : Identification N o badge Type de badge Code badge Code Code Facultatif (N/A) Vide Renseigné Identification par badge proximité GIR : Identification N o badge Type de badge Code badge Code Badge N o inscrit sur le badge proximité (N/A) Code de la puce du badge proximité Conseillé 29

30 30 CHAPITRE 2. SAISIE DES DONNÉES Identification par badge spécifique : Identification N o badge Type de badge Code badge Code Badge Facultatif Type du badge spécifique Code de la puce du badge spécifique Conseillé Pour les identifications par badge, la saisie d un code n est pas obligatoire mais néanmoins conseillée. Si aucun code n est défini, le véhicule ne peut s identifier que par badge. Si un code est défini en plus du badge, il peut être utilisé pour identifier le véhicule par l intermédiaire du pompiste (Voir 3.3, page 71). Ceci peut notamment être utile en cas de perte ou oubli d un badge. Le code est également utilisé pour identifier un véhicule dans les transactions imprimées sur l imprimante au fil de l eau. Chaque véhicule doit pouvoir être identifié de manière unique à partir du code saisi, il est donc interdit de définir plusieurs véhicules avec un code identique. Un code peut être numérique ou alphanumérique Saisie de badge proximité GIR GIR LYON Le dessin ci-dessus représente deux exemples de badges proximité GIR dont le numéro est Plusieurs méthodes sont proposées pour faciliter la saisie de tels badges : Via un fichier proximité L initialisation de badges proximité GIR peut s effectuer automatiquement à partir de fichiers proximité, fournis lors l installation. Deux méthodes sont disponibles : Saisir le numéro inscrit sur le badge dans le champ N o badge lors de la création ou modification d un véhicule. Après validation, GIR Titan-Hyperion recherche automatiquement un code de puce associé. Si un tel code est trouvé, un message proposant de mettre à jour automatiquement le champ Code badge s affiche. Il suffit alors de cliquer sur Oui pour confirmer la mise à jour. Cette procédure peut être davantage automatisée en cochant l option Fichier proxi strict dans Config. gestionnaire. Dans ce cas la saisie du N o badge remplit automatiquement le Code badge associé. Il est également possible de masquer le champ Code badge pour rendre l opération totalement transparente. Cliquer sur Lire fichier proxi. dans l onglet Général. Saisir ensuite le numéro inscrit sur le badge et valider.

31 2.1. VÉHICULES 31 Pour les badges proximité GIR livrés avant 2005, le numéro à saisir dans le champ N o badge se compose des quatres derniers chiffres (4567 dans l exemple ci-dessus). Pour les badges proximité GIR livrés à partir de 2005, le numéro à saisir est formé des 8 chiffres inscrits sur le badge, et commence par le chiffre 2 ou 3 (ex : ). Les fichiers proxi doivent être situés dans le répertoire data\dti. Ce sont des fichiers texte avec sur chaque ligne un numéro de badge et le code de la puce associé. GIR Titan-Hyperion intègre plusieurs outils permettant de vérifier le bon fonctionnement des fichiers proximité : Dans Saisies, Cohérence fichiers proxi : Véhicules - Carburant et Usagers affichent la liste des véhicules (resp. usagers) dont les champs Code badge et N o badge ne correspondent pas aux fichiers proximité. Badges affiche la liste des numéros de badge définis dans les fichiers proximité, ainsi que les véhicules ou usagers auxquels ils sont affectés. Un badge affecté à plusieurs véhicules ou usagers apparaît en rouge. Le gestionnaire peut créer automatiquement des véhicules ou usagers pour les badges non affectés. Dans Config., Vérifications, Vérifier fichier proxi., il est possible de consulter les fichiers proximité disponibles et leur contenu. A la borne L initialisation de badges proximité GIR peut s effectuer directement à la borne, via le menu pompiste. Le véhicule doit avoir les paramètres suivants : N o badge Type de badge Code badge Code Identification Facultatif (N/A) Vide Renseigné Init. badge L initialisation s effectue en saisissant le code du véhicule au clavier avant de badger. La procédure détaillée est décrite dans les fonctionnalités du menu pompiste (Voir 3.5.4, page 74). Le champ Code badge du véhicule dans GIR Titan-Hyperion sera automatiquement affecté lors la première récupération de transactions qui suivra l initialisation à la borne. Ceci peut causer des difficultés lorsque plusieurs bornes sont utilisées en même temps (Voir 4.1.1, page 81) Compteurs Chaque véhicule dispose d un compteur kilométrique et d un compteur horaire. La modification de la valeur d un compteur est impossible directement, et passe nécessairement par une transaction carburant.

32 32 CHAPITRE 2. SAISIE DES DONNÉES A chaque compteur est associée une fourchette de tolérance, qui permet de vérifier la valeur saisie lors d une prise de carburant (Pour plus de détails, voir 5.1, page 89). Les compteurs et fourchettes définis pour un véhicule sont affichés dans l onglet Général Options Code spéc.: Définit un code spécifique par défaut, qui sera automatiquement affecté aux transactions du véhicule lorsqu aucun code spécifique n a été explicitement saisi. Ce champ n est visible que lorsque la fonctionnalité Code spéc. par défaut a été activée dans Config. gestionnaire (Voir 2.9, page 52). Options: Interdit: Le véhicule ne peut pas se servir en carburant. Code secret: La saisie d un code secret est demandée après l identification. Ce code est défini dans le champ Code. Cette option n est pas disponible si Code + Code secret véhicules est activé dans la Config. Installateur. Voir ci-dessous pour plus de détails sur le fonctionnement de cette option. Options carb.: Id. usager: Une identification de l usager est demandée après l identification du véhicule. Pompiste: Le véhicule est un pompiste (Voir 3.3, page 71). Menu pompiste: Le véhicule a accès au menu pompiste (Voir 3.4, page 72). Code activité: La saisie d un code activité est demandée après l identification (Voir 2.4, page 42). Code spécifique: La saisie d un code spécifique est demandée après l identification (Voir 2.5, page 43). Ticket: Active l impression d un ticket à la fin des transactions de ce véhicule (uniquement avec une imprimante ticket). Désact. calcul conso.: Désactive le calcul du kilométrage parcouru et de la consommation pour ce véhicule. Mutualisé: Lorsque l autorisation des véhicules par usager est activée (Voir 2.9, page 52), cette option déclare le véhicule comme Mutualisé. Cela signifie qu en plus des autorisations standards, le véhicule pourra être utilisé par les usagers pour lesquels l option Autorisé sur mutu. a été activée. Inhib. véhic. ext.: Lorsque la fonctionnalité Véhicule ext. est activée dans Config. gestionnaire, cette option permet d annuler son effet pour ce véhicule. Cpt. forçable: Lorsque cette option est activée, il est possible de passer outre le contrôle de fourchette lors de la saisie d un compteur à la borne (TIP2-Vatersay seulement). Pour cela, il faut saisir deux fois de suite la même valeur puis confirmer que l on veut effectivement forcer le compteur. Aff. conso: Active l affichage de la consommation instantanée à la borne, en fin de transaction (TIP2-Vatersay seulement). Location: Active la gestion de la location courte durée sur ce véhicule

33 2.1. VÉHICULES 33 (Voir , page 36), lorque la fonctionnalité est activée dans Config. gestionnaire. Avoir tous produits confondus: Décrémente les avoirs du véhicule quel que soit le produit pris (Voir 11, page 121). Option Code + Code secret Par défaut, les véhicules disposent d un seul champ Code, utilisé à la fois pour identifier le véhicule (directement ou via le pompiste), et en tant que code secret si l option Code secret présentée ci-dessus est activée. Si l on souhaite que les véhicules s identifient par code, puis confirment leur identification avec un code secret supplémentaire, il faut activer l option Code + Code secret véhicules dans la table Config. Installateur. Cette option ne peut être activée que par l installateur de GIR Titan-Hyperion. Lorsque cette option est activée, un nouveau champ Code secret apparaît dans le formulaire de modification du véhicule, et le champ Code existant est réduit de deux caractères. Le Code secret est numérique et composé de quatre chiffres. La valeur zéro signifie pas de code secret. Le tableau suivant récapitule les différents modes d identification disponibles, ainsi que le champ qui sera utilisé en tant que code secret. La méthode d identification d un véhicule est consultable dans l onglet Général de la fiche véhicule. Identification Sans l option Code + Code secret Avec l option Code + Code secret Badge Oui Oui Code Oui (8 caractères) Oui (6 caractères) Badge + Code secret Oui (Champ Code) Oui (Champ Code secret) Code + Code secret Non Oui (Champ Code secret) Messages Un seul message peut être affiché à la borne pour chaque véhicule. Si plusieurs messages sont affectés à un véhicule, le plus prioritaire sera affiché, selon la priorité suivante : 1. Message d entretien à faire 2. Message affecté au véhicule (Champ Message) 3. Message affecté au service du véhicule (seulement si le véhicule est autorisé sur la borne) L affectation d un message à un véhicule s effectue en cliquant sur Modif. dans l onglet Général de la fiche véhicule Autorisation En plus de l option Interdit, deux critères déterminent les droits d accès d un véhicule. Zone définit les zones dans lesquelles le véhicule est autorisé (Voir 2.6, page 43). Expiration permet de définir une autorisation limitée dans le temps : si un véhicule a pour date d expiration 31/12/2004, il ne pourra plus utiliser la borne à partir du 1 er janvier 2005 à minuit.

34 34 CHAPITRE 2. SAISIE DES DONNÉES L onglet Général de la fiche véhicule permet de visualiser rapidement les droits d accès : Carré vert : Le véhicule est autorisé, un récapitulatif des zones et des ensembles autorisés est affiché. Carré rouge : Le véhicule est interdit, la raison de l interdiction est affichée. Un véhicule peut être interdit pour les raisons suivantes : Interdit: l option Interdit est activée. Expiré: la date d expiration est dépassée. Bloqué: entretien non fait: un des entretien du véhicule est arrivé au seuil de blocage (Voir 10, page 115). Aucune zone: le véhicule n est autorisé sur aucune zone. Avoir insuffisant: le véhicule n a plus d avoirs Réservoirs Généralités Les réservoirs définissent les produits pour lesquels un véhicule peut se servir en carburant. Ils sont accessibles via l onglet Réservoirs de la fiche véhicule. Le champ Capacité détermine la quantité maximum de carburant pouvant être débitée au cours d une transaction. Si Capacité est à (N/A), cette quantité n est pas limitée. Les Options d un réservoir définissent quels compteurs sont demandés à la borne lorsqu un véhicule se sert : Compteur Km pour la saisie d un compteur kilométrique, Compteur H pour la saisie d un compteur horaire. L option Carburant n est utile que pour les véhicules disposant de plusieurs produits de carburation (Super, GPL,...). Dans ce cas on cochera l option carburant pour les produits de carburation, et on la laissera désactivée pour les produits annexes (Huile, Lave-glace,...). L option Carburant intervient dans le calcul du kilométrage parcouru et de la consommation lors du traitement d une transaction carburant (Chapitre 17, page 145). Avoir sur capacité L option Avoir capacité permet de limiter la prise de carburant d un véhicule sur de courtes durées (TIP2-Vatersay seulement). Lorsque l un des produits contient l option Avoir capacité, un champ N heures apparaît dans l onglet Réservoirs. Il définit la durée sur laquelle la capacité peut être débitée. Ex : On définit un véhicule avec un réservoir de Gasoil d une capacité de 100L. On coche Avoir capacité dans les options du réservoir, et on définit le champ N heures à 4. Alors le véhicule pourra prendre au maximum 100L de Gasoil toutes les 4 heures. Les autres champs de la section Avoirs seront détaillés dans le chapitre sur les avoirs (Chapitre 11, page 121). Si aucune gestion d avoir n est effectuée, laisser ces champs à (N/A). Gestion de la consommation Les critères de consommation peuvent être définis :

35 2.1. VÉHICULES 35 Soit spécifiquement pour chaque véhicule, via l onglet Réservoirs de la fiche véhicule. Soit par modèle de véhicule, dans Saisies, Modèles de véhicules, lorsque cette fonctionnalité a été activée dans Config. gestionnaire. Les champs Conso. Km et Conso. H représentent les consommations de référence pour un produit donné. Elles sont utilisées pour déterminer si un véhicule est en sur-consommation ou sous-consommation. Si ces valeurs sont à (N/A), les indicateurs de sur-consommation ou sous-consommation ne sont pas positionnés. Le seuil de tolérance par rapport aux consommations de référence est défini dans Config. gestionnaire (Voir 2.9, page 52). Il est également possible de définir des valeurs personnalisées pour ces seuils, via les champs Conso. Km min. et Conso. Km max. (respectivement Conso. H min. et Conso. H max. pour les compteurs horaires). Si ces deux champs sont à (N/A), c est le seuil défini dans Config. gestionnaire qui est utilisé. Si au moins l un des deux est défini, les valeurs personnalisées sont utilisées. Laisser l une des deux limites à (N/A) permet de désactiver la gestion des sous-consommations ou sur-consommations pour un véhicule donné. Les fourchettes de tolérance ainsi définies sont affichées dans la liste des réservoirs. Le tableau suivant illustre les différentes possibilités. Référence, Min. et Max. désignent respectivement la consommation de référence et les valeurs de seuils personnalisées, paramétrées dans le réservoir du véhicule. Tol. sousconso. et Tol. sur-conso. désignent les seuils paramétrés dans Config. gestionnaire : Référence Min. Max. Tol. sous-conso. Tol. sur-conso. Fourchette (N/A) ignoré ignoré ignoré ignoré (N/A) 10,00 (N/A) (N/A) 30,00 % 20,00 % 7,00-12,00 10,00 (N/A) (N/A) (N/A) 25,00 % (N/A) - 12,50 10,00 5,00 14,00 ignoré ignoré 5,00-14,00 10,00 (N/A) 14,00 ignoré ignoré (N/A) - 14, Autres informations Les onglets Entretiens et Derniers entretiens concernent la gestion des entretiens et seront détaillés dans le chapitre correspondant (Chapitre 10, page 115). L onglet Dernières transactions permet d accéder aux dix dernières transactions du véhicule. Si l autorisation des véhicules par usager est activée (Voir 2.9, page 52), l onglet Usagers auto. affiche les usagers autorisés à utiliser ce véhicule Réforme d un véhicule Ce paragraphe décrit la procédure à suivre pour réformer un véhicule dans GIR Titan-Hyperion. 1. Editer le véhicule en cliquant sur Modif.

36 36 CHAPITRE 2. SAISIE DES DONNÉES 2. Dans la zone N o badge, rajouter un - devant le numéro. 3. Dans les zones Code badge et Code, effacer la valeur présente et laisser les champs vides. 4. Cocher l option Interdit. 5. Enregistrer les modifications en cliquant sur Valider 6. Aller à l onglet Entretiens et cocher l option Désactivé pour tous les entretiens du véhicule. Le véhicule réformé n est alors plus reconnu à la borne, et son badge peut donc être affecté à un autre véhicule. Cette méthode permet de ne pas supprimer le véhicule réformé, afin de conserver une trace de ses transactions. Si l on effectue un cumul sur une période où se chevauchent les transactions d un véhicule réformé et les transactions du véhicule de remplacement, les deux véhicules apparaîtront sur deux lignes séparées Location courte durée La gestion de la location courte durée consiste à définir un seul véhicule dans la base de données pour gérer plusieurs véhicules réels, qui se succèdent sur de courtes périodes de location. Cette fonctionnalité est activée par l option Location courte durée dans Config. gestionnaire. Lorsque c est le cas, l attribut Location apparaît dans les options du véhicule. En général, on utilisera également la fonctionnalité Code spéc. par défaut pour distinguer les différents véhicules de location utilisés. Un véhicule avec l attribut Location possède les caractéristiques suivantes : Affichage d un bouton dans l onglet Général pour démarrer ou arrêter une période de location : Le bouton Ouverture loc. courte durée affiche un formulaire pour la saisie des informations du nouveau véhicule (code spécifique, compteurs...). Sur validation, les informations sont enregistrées dans le véhicule, une transaction est créée pour initialiser les compteurs, et le véhicule devient autorisé. Le bouton Clôture loc. courte durée termine la période de location : le véhicule devient interdit jusqu à la prochaine ouverture. Si une date d expiration est définie, la clôture de location est faite automatiquement au moment de l expiration. Affichage du code spécifique entre crochets dans le nom du véhicule : Dans les listes de sélection (code spéc. par défaut du véhicule) Dans l historique des transactions (code spéc. de la transaction) Lors d une ouverture de location, une transaction est créée avec l option Cpt. renouvelé, ce qui garantit le bon calcul des consommations pour les différentes périodes de location (Voir 8.1, page 107). Exemple : On définit un véhicule de location dont le champ Immatriculation contient Loc1. On ouvre une première location avec le code spécifique 1111ZZ69. Après quelques transactions, on clôt la location puis on en rouvre une nouvelle avec le code spécifique 2222ZZ69.

37 2.1. VÉHICULES 37 L historique des transactions contiendra les informations suivantes :

38 38 CHAPITRE 2. SAISIE DES DONNÉES Véhicule Compteur (km) Parcouru (km) Options Loc1 [1111ZZ69] (N/A) Cpt. renouvelé Loc1 [1111ZZ69] Loc1 [1111ZZ69] Loc1 [2222ZZ69] (N/A) Cpt. renouvelé Loc1 [2222ZZ69] Usagers Usagers Informations générales N o : numéro automatiquement attribué à chaque usager par GIR Titan-Hyperion. Ce numéro est unique pour chaque usager. Lorsqu un ticket est imprimé après une prise de carburant, ce numéro peut être utilisé pour identifier l usager (Voir 3.8, page 78). Nom, Prénom: nom et prénom de l usager. Utilisés pour désigner un usager dans le logiciel. Ref: Valeur utilisée pour désigner un usager dans les exports spécifiques Identification Champs : N o badge, Type de badge, Code badge, Code, Identification La définition des paramètres d identification d un usager est identique à celle décrite pour un véhicule (Voir 2.1.2, page 29) Options Options: Interdit: L usager ne peut pas se servir en carburant. Code secret: La saisie d un code secret est demandée après l identification. Ce code est défini dans le champ Code. Cette option n est pas disponible si Code + Code secret usagers est activé dans la Config. Installateur. Voir 2.1.5, page 32 pour plus de détails sur le fonctionnement de cette option. Options carb.: Id. véhicule: Une identification du véhicule est demandée après l identification de l usager. Pompiste: L usager est un pompiste (Voir 3.3, page 71). Menu pompiste: L usager a accès au menu pompiste (Voir 3.4, page 72). Code activité: La saisie d un code activité est demandée après l identification (Voir 2.4, page 42). Code spécifique: La saisie d un code spécifique est demandée après l identification (Voir 2.5, page 43). Aut. sur mutu.: Lorsque l autorisation des véhicules par usager est activée (Voir 2.9, page 52), cette option permet à l usager d utiliser les véhicules mutualisés.

39 2.2. USAGERS 39 Inhib. véhic. ext.: Lorsque la fonctionnalité Véhicule ext. est activée dans Config. gestionnaire, cette option permet d annuler son effet pour cet usager. Langue borne: Définit la langue à utiliser à la borne après l identification de l usager (TIP2-Vatersay seulement). Ce champ n est disponible que si la fonctionnalité correspondante est activée dans Config. Installateur. Fréquence déch.: Définit la fréquence (en jours) entre deux déchargement de carte tachygraphique (TIP2-Vatersay seulement). (N/A) signifie que le déchargement est désactivé pour cet usager. Ce champ n est disponible que si des bornes sont configurées pour effectuer le déchargement Messages Un seul message peut être affiché à la borne pour chaque usager. Si plusieurs messages sont affectés à un usager, le plus prioritaire sera affiché, selon la priorité suivante : 1. Message d entretien à faire 2. Message affecté à l usager (Champ Message) 3. Message affecté au service de l usager (seulement si l usager est autorisé sur la borne). L affectation d un message à un usager s effectue en cliquant sur Modif. dans l onglet Général de la fiche usager Autorisation En plus de l option Interdit, deux critères déterminent les droits d accès d un usager. Zone représente les zones dans lesquelles l usager est autorisé (Voir 2.6, page 43). Expiration permet de définir une autorisation limitée dans le temps : si un usager a pour date d expiration 31/12/2004, il ne pourra plus utiliser la borne à partir du 1 er janvier 2005 à minuit. L onglet Général de la fiche usager permet de visualiser rapidement les droits d accès : Carré vert : L usager est autorisé, un récapitulatif des zones et des ensembles autorisés est affiché. Carré rouge : L usager est interdit, la raison de l interdiction est affichée. Un usager peut être interdit pour les raisons suivantes : Interdit: l option Interdit est activée. Expiré: la date d expiration est dépassée. Aucune zone: l usager n est autorisé sur aucune zone Autres informations Les onglets Entretiens et Derniers entretiens concernent la gestion des entretiens et seront détaillés dans le chapitre correspondant (Chapitre 10, page 115).

40 40 CHAPITRE 2. SAISIE DES DONNÉES Si l autorisation des véhicules par usager est activée (Voir 2.9, page 52), l onglet Véhic. autorisés permet de définir les véhicules autorisés à cet usager. Par défaut, un usager est autorisé sur tous les véhicules. Il est possible de définir des autorisations : Par service, par direction ou par groupe de services (selon la configuration). Pour des véhicules particuliers. L onglet Dernières transactions permet d accéder aux dix dernières transactions de l usager.

41 2.3. RATTACHEMENT DES VÉHICULES ET USAGERS Rattachement des véhicules et usagers Directions et services Saisies, Directions et services Direction A Direction B Service 1 Service 2 Service 3 Véhicule 1 Véhicule 2 Véhicule 3 Véhicule 4 Véhicule 5 Véhicule 6 Usager 1 Usager 2 Usager 3 Usager 4 Usager 5 Le champ Service des véhicules et usagers désigne le service de rattachement du véhicule ou de l usager. Chaque service est lui-même rattaché à une direction. Le rattachement par direction et service est utilisé dans les opérations suivantes : Calcul de cumuls sur les transactions (Voir 6.1.2, page 94). Affectation d un message à tous les véhicules ou usagers d un service, via le champ Message aux usagers ou Message aux véhicules du service souhaité. Il est possible que ce message ne soit pas affiché à la borne, s il existe un message de priorité supérieure pour le véhicule ou usager concerné (Voir 2.1.6, page 33 et 2.2.4, page 39). Définition d avoirs par service (Voir 11, page 121). Définition des droits utilisateurs (Voir 2.8, page 47). Définition des transactions clôturables (Voir ci-dessous). Il est possible de définir un niveau supplémentaire ( Division ), au-dessus de la direction, en sélectionnant le paramètre associé dans la Config. gestionnaire. Les divisions peuvent ensuite être saisies dans Saisies, Divisions, et chaque direction peut être rattachée à une division. Clôture de transactions La clôture de transaction est activée en définissant un Jour de clôture dans Saisies, Config. gestionnaire, puis en cochant l option Clôture dans les directions ou services souhaités. Une fois ce paramétrage effectué, le menu Exploitation, Clôtures permet de clôturer les mois échus pour tous les services sélectionnés. Lorsqu une période