S U P P O R T A s s i s t a n c e

Transcription

1 S U P P O R T A s s i s t a n c e SA au capital de RC Aix B Parc du Golf Bât Avenue Gauthier de la Lauzière Aix en Provence Cedex 3 : : D S N «Q u e s t i o n s l e s p l u s f r é q u e n t e s» Quadratus Informatique 1

2 1/ Impossible de clôturer la période sur un dossier en DSN Désormais, pour tout dossier passé en DSN, pour pouvoir clôturer la période il faut que la DSN soit en état «acceptée» (tous les comptes rendus doivent être remontés dans le module DSN). Pour cela vous devez donc retourner sur votre DSN du mois concerné pour la mettre en état "acceptée". Si vous utilisez l'envoi via DSN Link pour la DSN, il vous faut cliquer sur le bouton d'intégration des comptes rendus (logo retour DSN link avec la petite enveloppe le téléchargement de tous les CR même ceux déjà récupérés». ) en cochant la case «forcer Si vous n arrivez pas à récupérer les retours de DSN link (aucun retour disponible) : Il faudra se placer en envoi manuel le temps de forcer le retour de la DSN. Pour cela il faudra aller dans le bouton orange DSN tout en haut à gauche du module puis aller dans le menu Options/options DSN. Il faudra cocher ici «envoi manuel». Attention après avoir forcé le retour de votre DSN, il faudra bien recocher le mode d envoi initial via DSN LINK. Attention : En envoi manuel ne pas mettre la déclaration en état «acceptée» si ce n est pas réellement le cas. Il faudra bien vérifier au préalable sur votre portail que la déclaration soit bien acceptée. Il en est de votre propre responsabilité. Quadratus Informatique 2

3 Si vous utilisez l'envoi manuel, il faut vous mettre sur la DSN concerné et faire un clic droit "Forcer l'état de retour de la déclaration" et mettre la déclaration en état «acceptée». Attention : En envoi manuel ne pas mettre la déclaration en état «acceptée» si ce n est pas réellement le cas. Il faudra bien vérifier au préalable sur votre portail que la déclaration soit bien acceptée. Il en est de votre propre responsabilité. S il s agit d une DSN d un mois antérieur qui bloque la clôture, il faudra dans le module DSN passer par l état d avancement global (bouton global), puis sélectionner la période concernée pour retourner sur la DSN concernée afin de la mettre en état «acceptée». Quadratus Informatique 3

4 Si la DSN concernée est bien en état «acceptée» sur le module DSN mais que la clôture bloque toujours sans raison. Il vous faudra dans ce cas dans le module DSN faire CTRL+ALT+F10. Cette manipulation vous fait apparaitre un nouveau menu «Outils» à droite du bouton «documentation». Il faura ensuite cliquer sur le bouton «récupération dossier». Une fois le traitement terminé, vous pouvez faire la clôture de votre période de paie. 2/ Paiement manquant en DSN Vous devez paramétrer le paiement de vos organismes dans le menu Paramétrage / Paiements DUCS EDI. Il faudra paramétrer ici une ligne pour chaque organisme en indiquant le mode de paiement et vos coordonnées bancaires. Rappel : Il est formellement interdit de rattacher plusieurs banques à un même organisme. Attention au mode de paiement utilisé : Certains modes de paiements ne sont pas autorisés en fonction du type de l organisme. Pour l URSSAF et les organismes de retraites AGIRC ARRCO il faudra obligatoirement utiliser le mode de paiement Z10 : Prélèvement SEPA. 3/ DSN évènementielles et anticipées Les DSN événementielles sont dues à un évènement particulier relatif à un salarié (arrêt de travail, reprise anticipée de travail ou fin de contrat de travail). Un délai de 5 jours est préconisé pour l envoi des DSN évènementielles afin de favoriser le respect des droits des assurés en termes de délais d indemnisation. Si le salarié n est pas connu du système DSN car il s agit d un nouveau salarié entré sur le mois en cours, il faudra au préalable envoyer une DSN mensuelle anticipée, puis envoyer l évènement. Le salarié doit disposer d une certaine antériorité en DSN pour pouvoir envoyer une DSN évènementielle (en fonction de sa date d entrée) : 3 mois d historique en DSN mensuelle pour pouvoir envoyer une DSN arrêt de travail 12 mois d historique en DSN mensuelle pour pouvoir envoyer une DSN fin de contrat de travail. Si le salarié n a pas l antériorité DSN nécessaire, il faudra envoyer l ancienne attestation (DSIJ, DSAT ou DNAE) Cf FAQ/DSN => Gestion des DSN Evènementielles pour plus de précisions Quadratus Informatique 4

5 4/ Message «déclarant non reconnu» lors de l envoi de la DSN Il y a deux possibilités : 1) soit vous n'avez pas ou mal renseigné le cadre «identification Net entreprise» dans le menu Paramétrage / Constantes N4DS DSN / onglet DADSU. Il s'agit des identifiants de connexion à votre compte Net entreprise. Attention, si vous avez plusieurs constantes n4ds de créées de bien passer sur chaque constante pour vérifier en cliquant sur la flèche noire «suivant» 2) soit vous n'avez pas ouvert le dépôt de DSN sur votre compte Net Entreprise. Une fois l'activation faite, il vous faut attendre 24h avant de faire votre premier dépôt. 5/ Comment créer plusieurs constantes DSN Le menu Paramétrage / Constantes N4DS DSN est commun à tous les dossiers de paie. Cas du MULTI-CONSTANTES DSN => Les constantes multiples (déclarant, émetteur ) ont été introduites pour permettre de gérer plusieurs entités juridiques partageant la base des données quadratus. Création de plusieurs constantes : Se placer en création. En Contexte Expert : en haut à droite apparait la ligne Expert dans laquelle vous sélectionnerez le code Expert nécessaire Quadratus Informatique 5

6 En Contexte PME : en haut à droite apparait la ligne Dossier dans laquelle vous sélectionnerez le dossier de paie concerné. 6/ Réinstallation de l outil de contrôle DSN VAL Vous avez la possibilité de désinstaller et réinstaller l outil de contrôle DSN VAL en cas de message d erreur ou si le contrôle ne se fait pas correctement. Pour réinstaller l outil de contrôle DSNVAL sur votre poste vous devez aller dans le module DSN, puis cliquer sur le bouton orange «DSN» tout en haut à gauche du module, puis ouvrir le menu «Outil de contrôle DSN VAL». Ensuite cliquer sur la croix rouge pour supprimer l outil de contrôle. Une fois l outil de contrôle supprimé, il faudra cliquer sur la flèche bleue pour le réinstaller. Quadratus Informatique 6

7 Une fois l outil de contrôle installé à nouveau, vous pourrez générer votre DSN et le contrôle de la DSN devrait se faire correctement. 7/ Absence de Numéro sécurité sociale en DSN Lorsque vous n avez pas le NIR d un salarié, il convient pour la DSN de ne rien mettre dans sa fiche employé (laissez la case vide). Lors de la génération de la DSN, le logiciel alimentera automatiquement un Numéro Technique Temporaire (NTT) dans la DSN pour ce salarié qui sera valable 3 mois. Passé ce délai il faudra renseigner le bon numéro de sécurité sociale. Les numéros provisoires ne sont pas acceptés en DSN. 8/ Utilisation des données complémentaires (Bloc de régularisation) Vous pouvez passer par le bouton «données complémentaires / cotisations agrégées» pour modifier une cotisation ou régulariser une cotisation URSSAF sur un mois précédent. Rappel : Les blocs de cotisations ne concernent que l organisme URSSAF. 9/ DSN au trimestre Pour l organisme Urssaf Même si vous êtes en Trimestriel pour l Urssaf, vous devez faire vos DSN mensuellement. Chaque mois la DSN doit être envoyée avec le montant du paiement correspondant. C est ensuite l Urssaf qui fera le prélèvement à la fin du trimestre pour la somme des 3 mois si vous êtes bien enregistrés au trimestre chez eux. Quadratus Informatique 7

8 Pour les autres organismes (retraites et organismes complémentaires) Il faudra bien renseigner la «fréquence de déclaration» dans le paramétrage de vos organismes, cela va déterminer la fréquence de paiement dans votre DSN. Si votre organisme a une fréquence de déclaration au trimestre, le paiement ne remontera dans votre dsn qu à la fin du trimestre. DSN de février : Exemple : Je suis au trimestre pour l Urssaf et la retraite Il remontera sur la DSN de février uniquement le versement Urssaf de février. DSN de mars : Il remontera sur la DSN de mars le versement Urssaf de mars ainsi que le versement de la retraite pour la totalité du trimestre. 10/ DSN annule et remplace Pour faire une DSN annule et remplace, votre DSN doit être en état «acceptée» dans la colonne «détails». Il vous suffit ensuite de régénérer votre DSN, le logiciel génèrera automatiquement une DSN annule et remplace. Quadratus Informatique 8

9 Si votre DSN est en état «envoyée» il vous faut récupérer le retour de la DSN avant de la régénérer. : Si vous êtes en envoi manuel, il faut faire un clic droit sur la ligne de la DSN et faire Forcer état de retour/déclaration acceptée Si vous êtes en envoi via DSN LINK il vous faut cliquer sur le bouton d'intégration des comptes rendus (logo retour DSN LINK avec la petite enveloppe) Pour la DSN, il est fortement conseillé d utiliser l envoi via DSN LINK 11/ Modification du montant du paiement de la DSN Vous avez la possibilité de modifier le montant du paiement de votre DSN (en cas de crédit de cotisation Urssaf par exemple). Pour cela il vous faut une fois votre DSN générée, passé par le bouton «paiements». Puis faire «entrée» sur toute la ligne jusqu à la case «montant» afin de saisir le bon montant. Attention il n est pas possible d avoir de montant négatif ou à 0. 12/ Rafraichissement de la liste des DSN et création de DSN antérieures Dans le module DSN vous avez la possibilité de faire CTRL+ALT+F10. Cette manipulation vous fait apparaitre un nouveau menu «Outils» à droite du bouton «documentation». Récupération dossier : Cette option permet de rafraichir la liste des DSN du dossier de paie et de recréer la liste des DSN à partir des bases qui se trouvent dans l arborescence. Quadratus Informatique 9

10 Une fois ce message apparu, vous pouvez faire «ok», le traitement est terminé. Cette option est notamment à utiliser dans le cas où vous avez des DSN évènementielles des mois précédents qui apparaissent sur le mois en cours. Récupération tous dossiers : Il s agit exactement de la même manipulation que «récupération dossier» sauf que le traitement s applique sur l ensemble des dossiers de paie. Attention ce traitement peut-être long selon le nombre de dossiers de paie. Création période : Cette option permet de créer une DSN sur un mois précédent lorsque celle-ci n a jamais été faite (dans le cas où l Urssaf vous demande l envoi de cette DSN malgré le délai tardif par exemple). Vous devez sélectionner ici le dossier de paie concerné dans la liste puis renseigner la période pour lequel vous souhaitez faire la DSN. Puis faire «Ajouter». Une fois cela fait, vous pouvez retrouver la DSN concerné dans le bouton «global» sur la période concerné. Vous pourrez ensuite la générer et faire la procédure habituelle. Attention : Pour pouvoir créer une période de DSN, au moins une DSN doit déjà avoir été généré sur le dossier de paie. 13/ Date de période de rattachement au 01/01/2000 pour les organismes complémentaires (prévoyance/assurance/mutuelle) Il ressort automatiquement une date au 01/01/2000 sur la période de rattachement de vos organismes complémentaires. Il n est pas possible de modifier cette date. Cette date est inscrite dans le cahier des charges de la DSN. Quadratus Informatique 10

11 14/ Code P002 pour AGRICA en MSA Le code P002 n est pas à renseigner dans le paramétrage de votre organisme. Ce code se génère automatiquement dans la DSN lors de l envoi. 15/ Cotisations de retraite qui ne remontent pas en DSN Si le dossier ou le salarié concerné n est pas en plan de paie type Si le dossier n est pas en plan de paie type il faudra sur l ensemble de vos libellés de retraites renseigner dans l onglet 6 TDS/DADSU un code dans la case «type de cotisation» : pour l arrco pour l agirc Si le dossier est en plan de paie type Vous devez vérifier votre paramétrage des retraites soit : dans le menu Paramétrage / Plans de paie type Quadratus / Paramétrage des Contrats. Vous devez ici paramétrer pour chaque catégorie de salarié et pour chaque référence contrat vos organismes de retraites et les codes institutions correspondants (sur la ligne Arrco et Agirc pour les cadres). dans la fiche employé onglet Retraite-Prév-obligatoire. Il faudra bien paramétrer ici vos organismes de retraites et les codes institutions correspondant 16/ Erreur 504 lors de l envoi de la DSN Vous pouvez avoir cette erreur lorsque le dépôt des DSN est perturbé sur Net Entreprise. Vous pouvez avoir comme message enregistrement en cours ou si vous obtenez l'erreur 504, il faudra réessayer l envoi ultérieurement. Cette problématique n'est pas logicielle. Il s'agit bien là de la plateforme Net-entreprise qui est en cause. 17/ Générer une DSN dans l état d avancement global des DSN Si vous souhaitez générer une DSN d un mois antérieur via le bouton «global» sur la période concerné et que l option «générer» est grisé lorsque vous faites clic droit sur la DSN : Il faudra dans ce cas faire CTRL+CLIC DROIT sur la dsn pour avoir accès aux différentes options possibles. Quadratus Informatique 11

12 18/ Visualiser les codes rubriques en consultation de la DSN Il vous faut faire CTRL + I (lettre «i») en consultation de la DSN si vous souhaitez afficher les codes rubriques (s21.g00.). INFORMATION Nous vous rappelons que dans le module DSN vous disposez d un bouton Documentation Nous vous rappelons également que les erreurs peuvent être identifiées grâce aux cahier des charges de la DSN que vous retrouverez ici : Lien cahier des charges phase 3 : Quadratus Informatique 12