Groupe de travail ElimDoc

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1 Groupe de travail ElimDoc Proposition pour l évolution du cadre réglementaire Décembre 2014 V 2.0

2 Sommaire CONTRIBUTEURS... 3 INTRODUCTION... 4 A - OBJECTIF... 4 B - PRESENTATION DU DOCUMENT... 4 ETAT DES LIEUX... 5 A - SITUATION ACTUELLE EN FRANCE... 5 A 1 - Code Civil... 5 A 2 - Code de commerce... 5 B - ETAT DES LIEUX EN EUROPE... 6 B 1 - Luxembourg... 6 B 2 - Belgique... 6 B 3 - Espagne... 7 PROPOSITION D UN NOUVEAU CADRE JURIDICO-TECHNIQUE EN FRANCE... 8 A - ANALYSE DES OPTIONS POSSIBLES... 8 A 1 - Statut du document issu de la numérisation... 8 A 2 - Conditions de réalisation de la numérisation... 8 A 3 - Procédures de modification de la réglementation... 9 B - PROJET DE DECRET SPECIFIQUE... 9 C - AUTRE EXEMPLE DE DECRET EVALUATION DES GAINS POTENTIELS /11

3 Contributeurs Nom Horeaux, Valéry Husson, Lionel Lemai, Hervé Mamoun, Firas Martin, Philippe Prével, Laurent Sisiak, Erick Smaoui, Samy de Vaucresson, Emilie Weisz, Gérard Organisation Logica Business Consulting Kleegroup Spark archives Cimail Solutions Cabinet Itéanu Avocats Philippe Martin Conseils Cabinet Laurent Prével Consultants Ministère de la Défense Kahn & Associés Kahn & Associés Sirius Systems /11

4 Introduction A - Objectif Pour prendre en compte les avantages apportés par l utilisation des documents sur support électronique, plusieurs pays européens ont fait évoluer leur législation afin de permettre la destruction des documents originaux sur papier après leur numérisation. D autres pays préparent des évolutions similaires. La France se doit d ouvrir une réflexion sur cette question afin de permettre à tous les acteurs concernés de mettre à profit les possibilités techniques actuelles comme nos voisins européens. Plus précisément, le problème posé concerne la valeur probatoire des copies numériques obtenues par numérisation de documents originaux sur papier. Lorsque que le cadre législatif et réglementaire ne reconnait pas la valeur probatoire de la copie numérique, il est nécessaire de conserver l original sur papier à des fins de preuve, même si la copie numérique est utilisée pour les opérations de gestion courante. Une alternative consiste à prendre le risque de supprimer l original probant et à présenter la reproduction d une copie numérique dont l admissibilité dépend de la juridiction et de l appréciation des magistrats concernés. Dans ce but un groupe de travail a été créé à l initiative d APROGED pour analyser le contexte applicable en France, les approches suivies par les autres pays européens et proposer des évolutions possibles. B - Présentation du document Outre cette introduction, ce rapport se compose de trois parties. La première partie contient un état des lieux de la situation en France et dans quelques pays européens voisins. La deuxième partie analyse les voies possibles pour faire évoluer le cadre législatif et réglementaire français et propose une ébauche de texte modificatif. La troisième et dernière partie présente des éléments économiques permettant de situer les enjeux de l évolution proposée. Des projets de lois ont été déposés devant les parlements du Luxembourg (le 15 février 2013) et de la Belgique (le 15 avril 2013). Ces projets visent à réglementer les services de création et de conservation des copies numériques de documents originaux sur papier afin de permettre la suppression des originaux. Les principes essentiels de ces deux projets de lois sont décrits dans ci-après dans les sections B1 et B2 de l état des lieux. 4/11

5 Etat des lieux A - Situation actuelle en France A 1 - Code Civil L article 1348 Alinéa 2 stipule que [Les règles de preuve] reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable. Il n est pas certain que la destruction volontaire des originaux soit admise Il faut être en mesure de prouver avoir disposé de l original Une copie de copie n est pas admise, mais il y a des jurisprudences contraires Une copie doit être «durable» : la jurisprudence l admet dans le cas de la photocopie, mais également dans certains cas de sources informatiques La fidélité s apprécie par rapport à l original. S il a disparu : appréciation souveraine du juge du fonds Conclusion : Dans sa rédaction actuelle l article 1348 al. 2 est inadapté à l archivage électronique (et à la destruction des originaux sur papier après numérisation) et présente de nombreuses incertitudes A 2 - Code de commerce Les articles L 110-4, L et R définissent les obligations relatives à la conservation des documents de l entreprise. Tenue et de conservation des documents comptables : journal, grand-livre, inventaire, pièces justificatives o Livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d inventaire) (10 ans) o Pièces justificatives (10 ans) o Factures (10 ans) o Comptes annuels (10 ans) Documents civils et commerciaux o Bons de commande, de livraison (10 ans) o Correspondance commerciale (10 ans) o Contrats conclus entre commerçants ou (avec non commerçants) (5 ans) o Contrats d acquisition et de cession des biens immobiliers et fonciers (30 ans) o Documents bancaires (5 ans) 5/11

6 Possibilité de tenir les documents comptables sur support électronique : aucune indication sur la possibilité de numériser les documents établis préalablement sur support papier La destruction volontaire de documents comptables peut conduire à une accusation de banqueroute (article L du Code de commerce) B - Etat des lieux en Europe B 1 - Luxembourg Projet de loi en cours de discussion qui devrait reconnaitre une présomption d équivalence à l original d un document analogique numérisé. La numérisation et la conservation seraient assurées par des tiers agréés. Toute entreprise publique ou privée pourrait demander l accréditation en tant que Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation (PSDC). Publication le 11 juin 2012 par ILNAS (organisation normalisation du Luxembourg) de la règle technique d exigences et de mesures pour l accréditation des PSDC (Prestataires de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation). Projet de loi déposé le 15 février 2013 par le Ministère de l économie et du commerce extérieur relatif à l archivage électronique. Le statut de PSDC pourra être obtenu par une personne morale agissant pour son propre compte ou pour des entreprises appartenant à un même groupe ou pour autrui. Pour être autorisés, les PSDC devront être certifiés selon les règles définies et déclarer leur certification à l ILNAS qui tiendra un registre des PSDC. Pour le secteur financier, les PSDC certifiés devront en plus être agréés auprès de la Commission de surveillance du secteur financier. Les copies des documents réalisées un PSDC certifié et déclaré bénéficient d une présomption de conformité à l original dématérialisé. B 2 - Belgique Situation similaire à celle de la France Projet de loi du 15 mai 2007 créant un cadre général définissant le rôle des tiers de confiance pouvant intervenir dans la numérisation et la conservation La loi de 2007 reste une «coquille vide» faute des décrets d application royaux qui auraient dû être publiés avant la fin 2007 Proposition de loi déposée le 15 avril 2013 abrogeant rétroactivement la loi de 2007 et intégrant la loi du 9 juillet 2001 sur la signature électronique dite LES. La nouvelle modifie le Code de droit économique en introduisant dans le Livre XII intitulé Droit de l économie électronique un Titre 2 intitulé «Certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques, l archivage électronique, le recommandé électronique, l horodatage électronique et les services de certification». Trois types de 6/11

7 services sont concernés : l archivage électronique, l horodatage électronique, le recommandé électronique. Des exigences générales et spécifiques à chaque service sont définies par des annexes du texte de loi. Pour l archivage et l horodatage deux niveaux de services sont définis : simple et qualifié. Pour l archivage et l horodatage les services peuvent être réalisés par des personnes morales ou physiques agissant pour leur compte ou pour autrui. Le service de recommandé électronique ne peut être réalisé que par un prestataire spécialisé et seulement au niveau qualifié. Déclaration obligatoire des activités réalisées au niveau qualifiées auprès de l administration. Possibilité d une accréditation définissant un label de qualité supplémentaire valable trois ans. La possibilité de détruire les originaux sur papier après numérisation est explicitement prévue sous réserve que «la copie soit fidèle et conservée de façon durable». Le niveau qualifié garantit le respect de ces conditions. Modification du Code civil qui élève au rang d original les copies des actes sous seing privé et lui attribue une présomption de conformité. Circulaire AFER 16/2008 définissant 2 voies pour numériser les factures.papier : la signature avancée de l image obtenue et l utilisation d un algorithme de sécurisation. B 3 - Espagne Utilisation de systèmes certifiés apportant une présomption de fiabilité Une note technique de 2011 précise (en anglais) :«Technical Standards for Interoperability, which are of mandatory compliance for the Public Administrations o Digitisation shall be carried out using a computer process that, guaranteeing the integrity throughout the different steps o Utilisation d un format image o Ajout de métadonnées (jeu minimal de métadonnées défini dans une autre note technique) o Utilisation de la signature électronique «In order for the digitised electronic record to be considered an authentic copy of the document of origin, it shall additionally comply with the requirements defined in the Technical Standard for authentic copying (définie par une autre note technique) o If the digitisation of the records implies the destruction of the original paper documents, this shall be carried out in accordance with the regulations applicable in each case o Une autre note technique définit les différents cas de conversion des records 7/11

8 Proposition d un nouveau cadre juridico-technique en France A - Analyse des options possibles A 1 - Statut du document issu de la numérisation Trois options possibles : Soit la copie numérique a le statut de «2ème original» création d un original supplémentaire dont l existence peut poser problème si un autre acteur a conservé son original initial Soit la copie numérique est un document «qui a une valeur probatoire» il est alors nécessaire de modifier le Code Civil comme suit «si original n a pas été conservé OU DETRUIT (destruction intentionnelle) un document d application (circulaire?) pourrait être nécessaire pour préciser les modalités à respecter pour assurer la numérisation afin que le document numérique ait une valeur probatoire identique à celle de l original détruit Acceptation d une partie pour reconnaître d avance la valeur probatoire d une éventuelle copie numérique (convention de preuve) A 2 - Conditions de réalisation de la numérisation Plusieurs options possibles : Certification du système de numérisation (et d archivage électronique) conforme des normes en vigueur : o Utilisé en interne o Exploité par un prestataire La certification française des systèmes d archivage électronique (marque NF461 délivrée par AFNOR Certification) en référence à la norme NF Z / ISO des S.A.E. correspond à cette option. La voie choisie par le Luxembourg est similaire mais s appuie sur une autre norme. Supervision par un correspondant spécialisé dématérialisation et déclaré à un organisme, type de correspondant CNIL Ne pas omettre de préciser les conditions de destruction des documents originaux : modalités de destruction, engagement d un prestataire spécialisé, à préciser dans la norme NF Z à l occasion d une révision 8/11

9 A 3 - Procédures de modification de la réglementation Plusieurs voies possibles : Modification du texte du Code Civil Validation par le parlement, procédure a priori assez longue, sauf à l intégrer dans une loi accompagnant un train de dispositions diverses Décret précisant que le document «non conservé» inclut la DESTRUCTION INTENTIONNELLE Signé par un ministère ou plusieurs ministères ou par le 1er ministre B - Projet de décret spécifique Le texte qui suit est une simple proposition constituant une base de travail. Le contenu exact et le formalisme restent à établir par les acteurs compétents. Décret n 2013-XXX pris pour l application de l article 1348 du code civil et relatif à la non-conservation du titre original. Le Premier ministre, Vu l article 1348 du code civil, Article 1 Une copie, qui est la reproduction fidèle et durable d un titre original, peut être présentée comme preuve, en cas de non-conservation du titre original, y compris par suite d une destruction volontaire dans le cadre d un archivage électronique. Article 2 Une copie sous forme numérique est réputée être la reproduction fidèle et durable d un titre original si elle a été numérisée et conservée conformément aux spécifications de la norme AFNOR NF Z ou de la norme ISO Article 3 La numérisation et la conservation d une copie sous forme numérique sont réputées être conformes aux spécifications de la norme AFNOR NF Z ou de la norme ISO si elles ont été effectuées par un système ayant fait l objet d une certification par un organisme accrédité par le Comité français d accréditation (COFRAC) ou par un autre organisme d accréditation, membre de la Coopération européenne pour l accréditation et ayant signé les accords multilatéraux de reconnaissance mutuelle pertinents. 9/11

10 C - Autre exemple de décret (déjà publié) Pour illustrer l objectif à atteindre, il peut également être opportun de s inspirer d un décret publié en 2011 par le MINISTÈRE DU BUDGET, DES COMPTES PUBLICS, DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DE LA RÉFORME DE L ETAT, décret n : «Décret no du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique». En particulier, ce décret résume une approche pertinente dans son article 3 : «Art. 3. Lorsque l autorité administrative ou territoriale chargée de la gestion du dossier crée une copie sur support électronique d un acte original établi sur support papier, elle utilise un système de numérisation dans des conditions et sous des formes garantissant sa reproduction à l identique et la conservation pérenne du document ainsi créé. La copie conforme ainsi établie se substitue au document original sur support papier qui est détruit dans un délai fixé par l arrêté ou la décision mentionné à l article 9.» 10/11

11 Evaluation des gains potentiels L utilisation de documents numérisés dans la gestion des affaires est largement répandue depuis des années. Toutefois l absence de valeur probatoire des copies obtenues par numérisation oblige à conserver les originaux sur papier dans «le cas où» il serait nécessaire de produire le «titre original» dans le cadre d une procédure judiciaire. La possibilité de supprimer les originaux après numérisation apporterait des gains significatifs tout au long du cycle de vie des documents et de leur utilisation. Les gains énumérés ci-après s ajoutent aux bénéfices procurés par la dématérialisation en matière de gouvernance de l information. Dans le cadre des processus métier : Utilisation par tous les acteurs concernés de copies ayant une valeur probatoire facilitant la gestion des affaires et évitant ainsi d avoir à rechercher l original Accès rapide aux copies ayant une valeur probatoire Possibilité de d insérer une copie (virtuelle) ayant une valeur probatoire dans les tous les dossiers numériques Possibilité de fournir à la demande une copie ayant une valeur probatoire sans avoir à créer une attestation de conformité Sur le plan logistique les gains potentiels sont considérables : Economie des opérations de classement des originaux après la numérisation Economie des opérations de recherche /extraction / reclassement des originaux après utilisation Economie sur les moyens physiques de rangement et de conservation des originaux dans les espaces de travail (meubles dans les bureaux et dans les couloirs) Economie sur les moyens d archivage physique des documents qu ils soient internalisés ou externalisés Economie sur les coûts de communication (envois postaux, transports, etc.) Amélioration de la sécurité des documents ayant une valeur probatoire 11/11