Procès Verbal de la réunion du conseil d'administration du 16 février 2010

Transcription

1 Association des Chercheuses et Chercheur étudiant à la Faculté de Médecine de l'université Laval 1. Ouverture de la séance Procès Verbal de la réunion du conseil d'administration du 16 février 2010 M. Vincent Mainguy, à titre de président, ouvre la réunion à 17h44. M. Mainguy remplit également le rôle du secrétaire d assemblée. Sont aussi présent: Personne n est absent. M. Frédéric Dumont M. Louis Nadeau M. Bruno Lemire M. Karel Boissinot 2. Adoption de l'ordre du jour L'ordre du jour fut proposé par M. Lemire et appuyé par M. Dumont. Il fut adopté à l'unanimité. 1. Ouverture de la réunion 2. Adoption de l'ordre du jour 3. Approbation du procès-verbal de la réunion du 16 décembre Affaires découlant du procès-verbal 5. Visite de la représentante 2 e et 3 e cycles en santé communautaire 6. Procédure Demandes de bourses 7. Formation Politique d encadrement RÉAGIR 8. Assemblée générale spéciale 9. Rapport des officiers a. Vincent Mainguy: Président b. Frédéric Dumont : VP aux finances c. Louis Nadeau : VP aux affaires académiques d. Bruno Lemire: VP aux communications e. Karel Boissinot : VP aux affaires internes 1

2 10. Varia a. Prochaine réunion b. 11. Fermeture de la réunion 3. Approbation du procès-verbal de la réunion du 16 décembre 2009 Il fut proposé par M. Dumont, appuyé par M. Boissinot et adopté à l'unanimité. 4. Affaires découlant du procès-verbal Rien n est discuté dans cette section. 5. Visite de la représentante 2 e et 3 e cycles en santé communautaire Mme. Véronique Boulet ne peut être présente à cette réunion. 6. Procédure Demandes de bourses Une récente demande de bourse concernant un stage à l étranger a été envoyée à l ACCEM. Cependant, l ACCEM ne prévoyait pas attribuer de bourses pour un stage, puisqu aucun budget n était prévu à ce sujet. Cette demande soulève des interrogations à savoir si ce genre de demande pourrait, à l avenir, être admissible. Un sondage sera donc envoyé aux étudiants via les représentants des centres de recherche afin de vérifier d une part si cette pratique est fréquente au cours de la formation d un étudiant aux cycles supérieurs de la Faculté de médecine et d autre part les coûts que ce genre de stage peut représenter pour un étudiant. Les résultats du sondage seront divulgués lors de la prochaine réunion du CA. Finalement, M. Boissinot propose de s informer auprès de l AÉLIÉS quant à la procédure d évaluation des demandes de bourses de stage. 7. Formation Politique d encadrement RÉAGIR Suite à une rencontre avec M. Louis Trudel et les membres actifs du réseau RÉAGIR qui s est tenue le 20 janvier dernier, il a été convenu qu une activité de prévention serait organisée par l ACCEM afin de donner plus de visibilité au réseau et de consolider sa raison d être. Il s agit de faire la promotion des politiques d encadrement des étudiants 2

3 gradués de la Faculté de médecine de même que du résumé qui en a été fait par l ACCEM. Tout d abord, M. Trudel s engage à recruter des nouveaux membres pour le mois de mars. Ensuite, une formation sera donnée par l ACCEM informant l ensemble des membres RÉAGIR sur la nature et sur l utilisation de ces politiques d encadrement ainsi que sur l utilisation du plan de collaboration. Cette réunion aura lieu d ici le 15 avril prochain. 8. Assemblée générale spéciale Cette assemblée est prévue lors de la prochaine journée de la recherche de la Faculté de médecine de l Université Laval qui aura lieu le 27 mai prochain au Pavillon Ferdinand Vandry. M. Boissinot se charge d être le représentant de l ACCEM lors des prochaines réunions du comité organisateur de cette journée entre autre pour s assurer que cette assemblée y sera tenue. L ordre du jour pour cette réunion est présentement en préparation. 9. Rapport des officiers a. Vincent Mainguy, Président i. Procès verbal M. Mainguy débute par mentionner qu il a complété la rédaction du procès verbal du 16 décembre dernier. ii. Réunion RÉAGIR du 20 janvier M. Mainguy résume les principaux points abordés lors de la dernière réunion RÉAGIR. Il a notamment été question du nombre de consultations, de la promotion du réseau, du recrutement de nouveaux membres et de la promotion des politiques d encadrement. iii. BULLETIN Info-études cycles supérieurs M. Mainguy poursuit par souligner que le dernier Bulletin Info-études cycles supérieurs fait mention d un nouveau cours de français bientôt disponible pour les étudiants étrangers. Ce point fut abordé lors d une récente réunion avec Dr. Yvon Cormier. Finalement, ce bulletin a aussi vanté le réseau RÉAGIR. iv. Communication ACCEM M. Mainguy mentionne que de récents problèmes de communication sont survenus avec notamment Mme. Morin et Mme. Laperrière de la Faculté ainsi qu avec Dr. Cormier. Il semble que des messages concernant la représentation de l ACCEM au sein de divers comités ne sont pas parvenu à 3

4 quiconque siégeant au CA. La conséquence est que l ACCEM ne fut pas représenté au conseil d organisation de la prochaine journée de la recherche de la Faculté. Ce problème a été rectifié. b. Frédéric Dumont : VP aux finances i. Concours de bourses M. Dumont débute par mentionner qu une demande de bourse faisant l objet d une acceptation sous condition n a pas été réclamée. La date fixée pour la fin de l année financière 2011 est le 1 er mai. M. Dumont explique qu il faudra donc réviser la prochaine date limite du concours de bourses d hiver 2011 afin de permettre la remise des bourses avant la fin de cette année financière. La prochaine date limite est donc fixée au 15 mars ii. Demande de commandite M. Dumont annonce qu une demande de commandite a été demandée par le CÉCRI. M. Dumont propose qu un montant de 500$ leur soit accordé pour tenir leur activité. M. Mainguy appuie cette proposition. Elle fut adoptée à l unanimité. iii. RÉAGIR M. Dumont termine lui aussi par mentionner que le réseau RÉAGIR a fait l objet de différentes tribunes notamment dans le Bulletin FM, le Bulletin Infoétudes cycles supérieurs et le journal Au fil des évènements. c. Louis Nadeau, VP aux affaires académiques i. Exchange M. Nadeau a tenté de rejoindre M. Lavoie concernant la capacité de stockage de la boîte courriel exchange. Il n a pas eu de réponses. Il mentionne qu il tentera de contacter la DTI pour savoir s ils sont au courant de nos démarches. ii. Comités de programmes M. Nadeau poursuit par mentionner que des courriels ont été échangés avec Mme. Théberge afin de s assurer que tous les comités de programmes sont bien balancés, c est-à-dire qu ils contiennent tous des étudiants et des professeurs en quantité égal. Somme toute, tout semble sous contrôle. M. Nadeau termine par mentionner qu il prépare un document expliquant la procédure de nomination des étudiants sur les comités de programme. Cette procédure sera à la fois destinée aux directeurs de programmes et aux étudiants eux-mêmes afin que cette dernière soit uniforme et bien défini par chacun d entre eux. 4

5 d. Bruno Lemire, VP aux communications i. Bourses de congrès M. Lemire débute par mentionner qu il a modifié le site web afin qu il soit désormais stipulé que le montant accordé aux étudiants pour les bourses de congrès soit celui qui leur est accordé selon le per diem de leur institution respective. De cette façon, il sera plus facile pour eux de faire un rapport de dépense à leur institution ainsi qu à l ACCEM simultanément. ii. Politiques d encadrements M. Lemire s engage ensuite à divulguer la politique d encadrement propre au programme de Neurobiologie sur le site web de l ACCEM. iii. Facebook M. Lemire propose de mettre l ACCEM sur Facebook. iv. Site Web M. Lemire a demandé qu une analyse du site web de l ACCEM lui soit fournie. Dans cette analyse, on y retrouve notamment le nombre de consultations, la provenance de ces dernières, le pourcentage de nouvelles visites ainsi que l achalandage selon la période de l année. Ce document est très complet. e. Karel Boissinot : VP aux affaires internes i. Blocs de crédits de recherche M. Boissinot débute par mentionner qu il ne semble pas avoir beaucoup d étudiants qui ont choisi de revenir à l ancien système de méthode d attribution de crédits. La méthode par blocs est donc celle qui est désormais la plus répandue. ii. LPU M. Boissinot poursuit par mentionner que le projet du laissez-passer universel demeure sur la glace. Les pourparlers avec la Société de Transport de Lévis semblent positifs. Cependant, les heures de début de cours pourraient être modifiées. iii. Frais de scolarités M. Boissinot mentionne qu une augmentation de 3$ est prévue pour l année 2010 à l AÉLIÉS et que des augmentations sont aussi à prévoir pour le journal Impact Campus et la radio étudiante CHYZ. iv. AÉLIÉS M. Boissinot termine par mentionner que plusieurs postes au sein du CA de l AÉLIÉS seront bientôt disponibles. Il s agit d un avis pour les intéressés. 5

6 10. Varia a. Prochaine réunion : Mardi 6 avril 2010 b. 11. Fermeture de la réunion 20h35 (pas certain) 6