Scénarios d intégration, fonctionnalités et processus relatifs à Microsoft Project Server

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1 Scénarios d intégration, fonctionnalités et processus relatifs à Microsoft Project Server Par Katinka Weissenfeld, PMP Les différents processus mis en œuvre au sein des entreprises pour les activités de gestion de projet s appuyent sur une large palette d outils du système d information dont les données nécessitent d être consolidées. Un solution centralisée de gestion de projet est généralement utilisée pour remplacer plusieurs outils isolés et est fréquemment connectée aux autres systèmes informatiques de l entreprise. Il est alors nécessaire d éviter toute saisie redondante lors de l utilisation de ces outils. Ainsi, on réduit la charge de travail des collaborateurs tout en améliorant la qualité des données de chaque système. Pour satisfaire à ces exigences, de nombreuses entreprises font appel à Microsoft Project Server. «Microsoft Project Server permet de bénéficier de nombreux outils pour la réalisation des tâches relatives à la gestion d un projet, de son lancement jusqu au contrôle des coûts, en passant par la planification du projet et de ses ressources. Outre Microsoft Project Server, d autres outils sont également disponibles tout au long du cycle de gestion de projet pour soutenir les processus et les activités de manière aussi efficace que possible», déclare Stephan Fasshauer, Chef de produit Project et Visio, Microsoft Allemagne (secteur d activité Information Worker). De nombreuses possibilités concrètes d intégration technique dans un environnement système Microsoft sont présentées ci-après, en prenant en exemple Microsoft SharePoint Server, Team Foundation Server, Exchange Server et un outil non basé sur les technologies Microsoft, tel que SAP. Scénarios d intégration : Project Server et SAP Un cas d utilisation classique de Microsoft Project Server est l intégration de la planification des coûts depuis un système tiers (par exemple SAP) au sein de l outil de gestion de projet, sans causer de charge de travail supplémentaire pour l utilisateur résultant d une double saisie des données. Dans le cadre d une mise en œuvre de Microsoft Project Server, il est généralement nécessaire que l outil de gestion de projet couvre aussi la planification des coûts spécifique à chaque projet. Dans ce cas, on applique par exemple des coûts horaires ou journaliers aux ressources disponibles dans le système, de manière à pouvoir directement lier les coûts aux charges de travail qui en découlent et les calculer automatiquement. 1

2 Dans de nombreux cas, les informations relatives aux coûts sont traitées dans des systèmes tels que SAP, ce qui rend nécessaire le transfert des données de coûts saisies et générées de Microsoft Project Server vers SAP. Une fois la planification des tâches et leur ordonnancement accomplis, l intégralité de la structure ou seulement un niveau déterminé de la répartition des tâches est transféré de Microsoft Project Server vers SAP PS. La structure exacte est choisie en fonction de la granularité nécessaire à la facturation dans SAP PS. Par ailleurs, les lots de tâches définis peuvent être transférés vers SAP depuis les plans de projets en tant qu éléments PSP ou processus réseau. Lorsque les collaborateurs enregistrent leur travail via des fonctionnalités standards de Microsoft Project Server, telles Mes Tâches ou Mes Feuilles de temps, ces informations sur le travail effectué peuvent être au choix consolidées par Microsoft Project Server ou transmises une à une à SAP CATS en fonction de l élément synchronisé. Après la transmission des données depuis Microsoft Project Server, les processus SAP reprennent leur cours habituel. En tant qu entreprise certifiée Microsoft Gold Partner et SAP Service Partner, Campana & Schott a entre autres développé l application d interface CS Connect afin de parvenir à réaliser ces scénarios d intégration entre Microsoft Project Server et un système tiers tel que SAP. De par son infrastructure entièrement intégrée, un tel produit rend les données de projet très facilement accessibles en divers endroits par commande centralisée. Les collaborateurs peuvent continuer à traiter les données dans leurs applications habituelles (par exemple SAP). Il est ensuite possible d utiliser ces données dans une seconde plate-forme (par exemple Microsoft Project Server) par l intermédiaire d une interface, sans qu il soit nécessaire d y saisir ces données une nouvelle fois. L utilisation de cette interface peut s effectuer en mode bidirectionnel : il n est donc pas obligatoire de définir l un des systèmes en tant que système maître. Transfert caractéristique de données entre Microsoft Project Server et SAP 2

3 L échange bidirectionnel de données entre différents systèmes assure l intégrité et la cohérence des données au sein du système d information. Les analyses décisionnelles qui en résultent pour la Direction, comme les chiffres clés et les rapports, voient leur qualité améliorée. Lorsqu on utilise une application d interface telle que CS Connect pour le transfert bidirectionnel de données entre Microsoft Project Server et SAP ERP, les données de base des projets, les données relatives aux ressources ainsi que les coûts planifiés et réels sont synchronisés entre les deux platesformes. Des sous-ensembles de données provenant des deux plates-formes sont intégrés dans une infrastructure commune et peuvent aussi être consultés dans les deux plates-formes. En tant que produit orienté Web, CS Connect dispose d une configuration flexible et peut être rapidement adapté aux besoins d un client. L application ne requiert pas de développement chez le client. Une gestion modulaire des permissions pour une administration et un contrôle décentralisés des interfaces soutient le processus d intégration et les opérations quotidiennes. Il est possible d interroger des journaux détaillés de transactions et de traitement des erreurs ou de les recevoir par dans le cadre de la notification automatique des événements d interface. Le transfert des données peut s effectuer au moyen de différentes connexions, telles que RFC/BAPI, SAP PI entre des interfaces SAP standards ou encore sur la base du transfert de fichiers XML. Conception de l architecture de CS Connect 3

4 En dehors de simples relations de type 1:1, il est également possible de réaliser des relations plus complexes de types 1:n et n:m dans le cadre de l utilisation d un tel produit d interface. À ce titre, l échange de données peut s effectuer entre plus de deux systèmes de manière à pouvoir réaliser une intégration multisystème au besoin. Dans de tels cas, les fonctionnalités de planification et d orchestration du moteur principal assurent l intégralité des communications à travers tous les systèmes. Ainsi, la sécurité des transactions est toujours garantie, même dans des scénarios complexes. CS Connect est certifié par Microsoft et SAP, garantissant ainsi un maximum de fiabilité et de compatibilité avec les systèmes des deux fabricants. Scénarios d intégration : SharePoint et SAP Outre la mise en œuvre des possibilités d intégration de Microsoft Project Server et SAP, divers cas de figure sont envisageables quand des données doivent être échangées entre Microsoft SharePoint Server et un logiciel tel que SAP. La requête la plus fréquente concerne le transfert des données existantes relatives aux demandes de congés depuis ou vers SAP HCM ou encore la génération d un récapitulatif des commandes dans lequel les données sont lues directement dans SAP MM. Dans ce cas, le récapitulatif de commande est créé de manière conviviale par l intermédiaire d un workflow de Microsoft SharePoint Server et le transfert des informations pertinentes pour SAP s effectue ensuite par interface correspondante. Des scénarios plus complexes sont également envisageables, par exemple si la demande de projet s effectue via Microsoft SharePoint Server, workflow de validation compris, puis si le projet doit ensuite être reproduit dans SAP PS/CO avec des structures PSP. Le transfert de données issues de bases de données provenant de tableaux de bord dans leur intégralité depuis SAP BW est également possible à l aide d un module d interface adéquat, afin d éviter une saisie redondante et d assurer l homogénéité des données dans diverses applications. Pour assurer le transfert des données entre les deux systèmes, il est possible d utiliser une application telle que CS Connect décrite précédemment. On peut également satisfaire à la requête fréquemment émise en mettant à disposition de l utilisateur une seule plate-forme utilisateur final pour toute saisie de données dans SharePoint et SAP. C est dans cette optique et en collaboration avec Microsoft et SAP que «Duet Enterprise», qui dispose entre autres d une fonctionnalité d authentification unique, a été développé. Cela signifie que l utilisateur, en se connectant à SharePoint, se retrouve aussi par exemple automatiquement connecté à SAP et peut donc accéder aux données correspondantes et modifier ces dernières en fonction de ses permissions. 4

5 Duet Enterprise est conçu de manière à pouvoir reprendre tous les rôles SAP dans SharePoint. Ainsi, l utilisateur est toujours sûr de pouvoir accéder aux données correspondant à sa permission dans SAP via un masque d utilisateur final et de pouvoir directement modifier celles-ci à sa convenance. En outre, Duet Enterprise dispose d un ensemble d outils qui permet d accéder par défaut aux informations SAP relatives aux clients, collaborateurs, produits, commandes et requêtes des clients dans SAP. Conception de l architecture de Duet Enterprise Duet Enterprise se sert de Business Connectivity Services. Il est ainsi possible d accéder tant aux données SAP qu aux données SharePoint dans une interface SharePoint. Cela simplifie dans une large mesure la maîtrise de différents systèmes pour l utilisateur. Scénarios d intégration : Project Server et Team Foundation Server Les projets de développement IT constituent un autre domaine d application pour lequel Microsoft Team Foundation Server - en tant qu outil pour la planification du développement, du contrôle des coûts et du code nécessite d être connecté à Project Server. La gageure fréquente dans ce cas est que le développement de logiciels, soutenu par Microsoft Team Foundation Server, dispose de ses propres processus avec des entités particulières qui ne se retrouvent pas tels quels dans un outil de planification de projet tel que Microsoft Project Server. La validation de la planification se fait habituellement par le développeur en chef, mais la responsabilité 5

6 du plan du projet est généralement entre les mains du chef du projet, de sorte qu une intégration système facilite là aussi considérablement le travail. Grâce au Feature Pack de Microsoft mis à disposition pour l intégration de Team Foundation Server et Project Server, il est possible de réaliser rapidement les bénéfices suivants : Amélioration de la communication entre le chef de projet et les développeurs ; Amélioration de la répartition des charges de travail effectives des lots de travaux dans le plan de projet ainsi que des travaux de développement dans Microsoft Team Foundation Server ; Allègement du contrôle de la progression du projet pour le chef de projet (tâches, dates et progression sont agrégées au niveau de granularité adéquat et échangées) ; Garantie d une répartition claire des rôles. Un scénario potentiel pour l intégration de Microsoft Project Server et Microsoft Team Foundation Server est présenté ci-dessous. Scénarios d intégration possibles de Microsoft Project Server et Microsoft Team Foundation Server Scénarios d intégration : Project Server et Exchange Server On peut également réaliser différents scénarios d intégration de Microsoft Project Server et Exchange Server. Le type d utilisation le plus fréquent est une synchronisation des tâches à accomplir dans le calendrier de Microsoft Outlook. Ces activités apparaissent automatiquement dans le 6

7 calendrier Outlook du collaborateur désigné lors de la publication d un plan de projet et dans une liste de tâches gérée dans Outlook. Si le plan de projet est mis à jour, les modifications de dates sont directement mises à jour dans le calendrier et au niveau de la tâche correspondante dans la liste des tâches. Pour tirer au maximum profit de l utilisation de divers outils standards éprouvés, éviter aux collaborateurs une surcharge de travail inutile due à une saisie redondante des données et augmenter l acceptation des systèmes IT au sein de l entreprise, les outils peuvent être intégrés comme décrit en fonction des exigences. Résumé Pour conclure, on constate qu il est nécessaire de tenir compte des intégrations requises avec d autres systèmes lors de la mise en œuvre d un système tel que Microsoft Project Server, afin d accroître de manière ciblée les avantages de chaque système IT et d optimiser la qualité des données. Votre contact: Campana & Schott France Sacha Aleksenko 42 bis boulevard Richard Lenoir Paris France Tél : sacha.aleksenko@campana-schott.com Campana & Schott est un cabinet de conseil en gestion de projet et optimisation des processus, actif au niveau international. Nous allions avec succès le conseil en management et le conseil en technologie afin d améliorer et d automatiser les processus métier. Nos clients sont majoritairement des entreprises multinationales dans tous les secteurs d activité. 7