GUIDELINES Organisateurs

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1 GUIDELINES Organisateurs La semaine de l'innova.on digitale Du 2 au 12 octobre 2014

2 i Du 2 au 12 octobre 2014 Reconduite en 2014 pour une 2ème édi.on, «Innova.onWeek» est une semaine pour connecter et faire se rencontrer l ensemble de l écosystème économique français autour de l innova.on digitale. Un évènement d envergure na9onale qui a pour ambi9on de créer une temporalité média9que annuelle autour de l innova9on en France. En fédérant les acteurs de l innova9on, Innova9onWeek valorise les ini9a9ves innovantes sur le territoire na9onal C est environ le nombre de requêtes/semaine sur Internet pour le mot Innova7on en France (en prorata des recherches) 2

3 RENCONTRER CONNECTER INNOVER Des événements organisés dans toute la France, autour de l innovation digitale pour tous L objectif d Innovation week est de fédérer les acteurs de l innovation, les startups, les incubateurs, les accélérateurs, les écoles, les pôles de technologiques et de compétitivité, les PME, les PMI et les grands groupes, afin de rassembler leur écosystème, ainsi que le grand public grâce aux sponsors nationaux d InnovationWeek, autour d une même ambition : celle de la révolution digitale. Les acteurs de l innovation digitale Cette semaine de l innovation a également pour volonté de valoriser les initiatives innovantes sur le territoire national; de créer un temps médiatique autour de l innovation par des acteurs économiques français et de permettre à chacun de se familiariser. Parce que l innovation est au coeur de la croissance S inscrire dans une dynamique nationale créee par des initiatives privées et soutenues par les institutions publiques. Participer à la promotion de la culture entrepreneurial comme vecteur d innovation et de croissance en France. Bénéficier d une visibilité sur Innoweek.eu et dans la presse locale. 3

4 Innova.onWeek 2013 en quelques chiffres 100 événements organisés 32 Villes 5000 par7cipants 1,5M impressions 20 ar7cles presse 3 cita7ons TV 524k 60 ar7cles online reach 4

5 Afin de bénéficier du label «Innova7onWeek», il est important que votre évènement respecte certaines recommanda7ons. Ces dernières ont pour objec7f de garan7r le bon déroulement de cele semaine en définissant un cadre commun pour les diverses manifesta7ons proposées au public. Esprit des évènements d Innova.onWeek Un évènement a pour objec9f de permeure l échange et le partage. Bien qu il soit mis en place dans un cadre professionnel, son ambiance se veut conviviale et décontractée. Profils des organisateurs Tous les types de structures peuvent demander et obtenir le label «Innova9onWeek» à condi9on de s engager à respecter les présentes recommanda9ons. Que vous soyez une startup, une agence, une PME, une grande entreprise, une associa9on, une école, un organisme public, ou autre, vous pouvez devenir organisateur d un évènement. 5

6 Afin d op7miser la média7sa7on et l effet viral de votre évènement dans le cadre d Innova7onWeek, nous vous conseillons d opter pour l un des formats suivants : Breakfast C est un pe9t déjeuner au cours duquel vous présentez vos innova9ons et faites éventuellement une démonstra9on de vos produits ou services. Durée conseillée : 2 heures. Nous vous recommandons de terminer votre évènement au plus tard à 10h pour permeure à vos par9cipants d y assister avant d aller travailler Workshop C est un atelier au cours duquel vous présentez à votre audience des cas pra9ques en rapport avec l innova9on. N hésitez pas à vous montrer créa9fs et à proposer des thèmes originaux ou prospec9fs. Par exemple : «Le mobile en 2020». Durée conseillée : 1 heure minimum 1 journée maximum Networking Session Pour joindre l u9le à l agréable, ce format vous permet de rassembler vos collaborateurs, vos contacts ou vos clients autour d un verre pour leur présenter vos produits ou services et échanger sur le thème de l innova9on. C est une occasion idéale pour faire des rencontres. Heure de début : Obligatoirement après les horaires de bureaux. Nous vous conseillons de commencer entre 18h30 et 19h30 6

7 Taille de l évènement Votre évènement a pour voca9on d aerer le plus large public possible. Aussi, pour pouvoir obtenir le label «Innova9onWeek», il doit cibler au minimum une trentaine de par.cipants. Tarif d un évènement Votre évènement doit impéra9vement être gratuit. Les frais éventuels liés à son organisa9on ne pourront être couverts que grâce à des sponsors locaux. Lieux d organisa.on d un évènement Vous êtes libre de choisir le lieu qui vous semble le plus adapté à l organisa9on de votre évènement. Ce peut être aussi bien une entreprise, qu une école, une salle de récep9on, un bar ou un restaurant. Si vous ne pouvez pas recevoir vos invités dans vos propres locaux, vous devez vous charger des démarches rela9ves à ce choix. Assurez- vous ainsi de la validité de votre réserva9on et n oubliez pas que votre salle doit être facilement accessible au public. Astuce : Le réseau des CCI (partenaire d Innova7on Week) met à disposi7ons des salles pour les organisateurs d évènements. N hésitez pas à rentrer en contact avec nous pour plus d informa7ons contact@hubins7tute.com 7

8 Communica.on avant Innova.onWeek Sur les réseaux sociaux Nous vous encourageons à communiquer le plus possible sur les réseaux sociaux afin de faire connaître votre ini9a9ve autour de vous, et ainsi maximiser la visibilité et l effet viral de votre évènement à travers Innova9onWeek. Afin d augmenter la viralisa9on du contenu, veuillez u9liser le hashtag #InnoWeek2014. Un hashtag spécifique pourra également être mis en place pour chaque évènement et l u9lisa9on des 2 hashtags doit se faire conjointement. Pour Facebook, vous pouvez créer une page pour communiquer sur votre évènement mais l inscrip9on à votre évènement doit se faire uniquement via la plateforme Innova9onWeek mise à votre disposi9on. 8

9 Site internet Les inscrip.ons pour votre événement doivent toujours se faire sur la plateforme Innova.onWeek. Le site innova9onweek.org vous permet de bénéficier d une page dédiée à votre évènement, ce qui est un gage de visibilité pour vous. Ce site est directement relié à eventbrite.com, ce qui vous permeura de gérer facilement & gratuitement les inscrip9ons à votre évènement. Plateforme Innova.onWeek En obtenant le label Innova9onWeek, vous obtenez également un accès à la plateforme pour décrire et promouvoir votre évènement, gérer les inscrip9ons, etc. 9

10 PR/ Presse/ Média En proposant un événement organisé dans le cadre d Innova9onWeek, vous serez en charge de sa promo9on à l échelle locale, ce qui vous permet d assurer une visibilité complémentaire à celle offerte par Innova9onWeek (plateforme, média, campagne, etc.). Branding Vous recevrez de la part d Innova9onWeek des supports de communica9on à u9liser lors de votre évènement. (kakémono Innova9onWeek avec les sponsors na9onaux). Ces supports de communica9on permeuent à Innova9onWeek de nouer des partenariats avec des sponsors influents (CCI, Groupe La Poste, FEVAD, etc.) afin d assurer la pérennité de ceue semaine consacrée à l innova9on. Les sponsors na9onaux contribuent donc à la visibilité de votre événement. Logos et visuels Les logos et visuels Innova9onWeek sont à votre disposi9on sur le site internet officiel de l évènement. 10

11 Les sponsors des évènements Pour couvrir les frais indispensables à la mise en place de votre évènement, vous pouvez avoir recours à des sponsors locaux sous réserve de valida9on par le comité d innova9on week. Un formulaire de demande de valida.on de sponsor est mis à votre disposi.on sur le site. hup://innova9onweek.org/france/valida9on- des- sponsors/ Le budget qui vous est auribué par un sponsor doit être intégralement dédié à la couverture des frais liés à l évènement. Il ne peut en aucun cas vous perme`re de faire un bénéfice quelconque. Veuillez noter que les sponsors ne peuvent pas influencer le contenu éditorial de l évènement. 11

12 Communica.on après Innova.onWeek Afin de renforcer les ini9a9ves qui auront eu lieu pendant Innova9onWeek et d amplifier la visibilité de votre événement, nous vous recommandons fortement de nous envoyer vos photos, vidéos et autres contenus crées à l occasion. Nous en ferons la promo9on à travers les réseaux sociaux, newsleuers et sur la plateforme innova9onweek.org. Responsabilité civile et assurance En tant qu organisateur, vous engagez votre en.ère responsabilité en cas d accident ou de dommage pouvant avoir lieu au cours de votre évènement. Si cela est nécessaire, vous devez souscrire à une assurance responsabilité civile. Durée et couverture du label Le label «Innova9onWeek» est valable pour un évènement spécifique (date, lieu, thème, organisateur, ). Le comité stratégique et l organisa9on d Innova9onWeek se réserve le droit de révoquer l obten9on du label en cas de modifica9on de l évènement. 12

13 i 51 rue François 1er Paris France Phone : Nous sommes à votre disposi9on pour toutes ques9ons, n hésitez pas à nous contacter : contact@hubinstute.com Merci et bonne Innova.onWeek à tous 13