DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE

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Paule Dumas
il y a 5 ans
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1 DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE Points qualité et consignes éditeurs - août Identification des contrats - Montants sur une période non négatifs - Garantie d identifiants identiques entre mensuelle et signalement - Chevauchement des périodes de rémunération - Traitement des données DSN ensuite exploitées en norme 4DS - Gestion des arrêts de travail - Traitement des ICCP - Traitement du bloc 62 lors des rappels 1

2 1. Identification des contrats Parmi les données véhiculées en DSN, certaines sont qualifiées d identifiantes et doivent impérativement être renseignées dans la DSN mensuelle et dans les signalements, cela dans la limite des usages des rubriques concernées. Les données «identifiantes» sont les suivantes : - Bloc «Entreprise» o SIREN - Bloc «Etablissement» o NIC - Bloc «Individu» o NIR et/ou NTT o Nom de famille o Prénoms o Date de naissance o Lieu de naissance - Bloc «contrat» o Date de début de contrat o N du contrat La déclaration de ces données permet de rapprocher les DSN et donc de reconstituer les historiques de données nécessaires notamment à la détermination de prestations sociales à destination des salariés. Lors de l émission d un signalement, il doit être porté dans les rubriques identifiantes listées ci-dessus les mêmes valeurs que celles portées dans la dernière DSN mensuelle déposée en mode réel et validée par le point de dépôt (certificat de conformité reçu). La non-application partielle ou totale de cette règle a pour conséquence l impossibilité d exploiter les données reçues dans le signalement et la nécessité pour l employeur de faire un signalement «annule et remplace» ou de s affranchir de son obligation déclarative par les formalités hors DSN. En cas de changement de ces données identifiantes (ex : NIR, date de début de contrat ), il convient de transmettre un bloc changement mentionnant l ancienne valeur et la date du changement pour permettre une traçabilité des individus et des contrats au niveau du dispositif DSN. 2. Montants sur une période non négatifs La déclaration et la régularisation des montants de rémunération brute et montants AC doivent s opérer au mois le mois conformément à la note «Modalités et règles de valorisation des éléments financiers en DSN Phase 1» ( A noter qu il est désormais possible de déclarer un montant AC négatif sur la période courante pour permettre la prise en compte de cas limites (report d IJ sur plusieurs mois puis annulation). Le cumul des montants de rémunération déclarés lors de la survenance de la fin de contrat de travail ne devra cependant pas aboutir à un montant négatif sinon l AED ne pourra être reconstituée (logique «stock» vs logique «flux»). 2

3 3. Garantie d identifiants identiques entre mensuelle et signalement Outre le message mensuel, la norme NEODeS définit trois messages de signalement d évènement. Ces trois messages ont pour finalité de permettre le respect des droits des assurés au titre du délai d indemnisation. Les évènements signalés sont : - Le congé maladie donnant lieu à indemnisation par l Assurance Maladie, y compris pour cause de maladie professionnelle ou accident du travail, - La reprise suite à arrêt donnant lieu à la fin de l indemnisation par l Assurance Maladie, - La fin de contrat de travail, pouvant donner lieu à indemnisation par l Assurance Chômage. Ces trois formes de messages portent les informations strictement nécessaires à l éventuel versement d une prestation (notamment pour les OC pour la partie complémentaire santé), en complément des informations portées par les DSN mensuelles précédentes et doivent porter des identifiants identiques entre la DSN mensuelle et les signalements associés. 4. Chevauchement des périodes de rémunération Le chevauchement des périodes de rémunération peut être induit par le système des fractions : Les fractions sont admises par le système DSN quand une entreprise a volontairement plusieurs systèmes de paie ou des organisations de paie distinctes pour des salariés d un même établissement ou lorsque l entreprise gère plusieurs catégories de populations pour lesquelles les dates d exigibilité du recouvrement ACOSS diffèrent. Les «fractions» de DSN sont les seuls cas où une entreprise ne gère pas, pour tous les établissements qu elle déclare en une seule paie, la paie de tous ses salariés mais les gère dans plusieurs systèmes (deux en général) ou à plusieurs rythmes. La DSN étant un sous-produit du logiciel de paie, il y a dans ce cas deux ou plusieurs DSN qui sont alors des «fractions» de DSN, qui couvrent l intégralité des salariés de l entreprise. Dans chaque fraction, il est nécessaire d indiquer le numéro de la fraction et le nombre total de fractions. Le fractionnement n est valable que si toutes les fractions ont été reçues. Cette valeur correspond à la rubrique Numéro de fraction. Un salarié ne peut être déclaré que dans une seule et unique fraction au titre d'un mois principal déclaré. Par exception, un salarié peut être admis dans plusieurs fractions de DSN relatives au même mois principal déclaré lorsqu'une évolution de sa situation professionnelle survenue en cours de mois justifie la production de plusieurs paies, chacune sur des systèmes différents. Cette modalité de déclaration ne peut être reproduite, pour un salarié donné, dans plusieurs déclarations mensuelles successives d'un même établissement. La mise en œuvre de cette disposition impose que les périodes de rémunérations présentes dans chacune des deux fractions soient consécutives et sans chevauchement. A noter également qu en cas de multi-contrats au sein d un même établissement et d une même fraction sur un même mois principal déclaré, il conviendra que les périodes de rémunération de chaque contrat soient consécutives et sans chevauchement. 3

4 5. Traitement des données DSN ensuite exploitées en norme 4DS Toute donnée figurant dans la DSN ne doit pas lors des signalements fin de contrats de travail, si on la considère en cumul depuis le début du contrat de travail ou sur la période de référence à prendre en compte, être contraire à la norme 4DS. Par exemple toute donnée pour laquelle la valeur 0 est interdite en norme 4DS (X08) dans le cadre de l AED ne doit surtout pas, si elle est conditionnelle, figurer dans la transmission. Si elle est obligatoire et que le total de la période est à 0, le signalement ne peut être émis car il sera rejeté au niveau du SI pole emploi. Si elle est obligatoire et figure dans le signalement d événement, il faut utiliser les valeurs d échappement préconisées. En d autres termes, il convient que le logiciel de paie gère à son niveau les contrôles de cohérence sur les périodes dépassant le mois de paie. La DSN est mensuelle et l outil de contrôle qui lui est lié ne peut que regarder sur le mois la cohérence d ensemble. Le logiciel de paie connaît les situations antérieures et doit s assurer que le cumul ne conduit pas à des situations fonctionnelles en écart avec les exigences métier sur ces cumuls. 6. Gestion des arrêts de travail Les consignes afférentes à la gestion des arrêts de travail sont reprises dans la note du GIP-MDS «Gestion des arrêts de travail» du 10 février 2015, mise en ligne sur le site dsn-info.fr : 7. Traitement des ICCP Les primes, gratifications et indemnités sont à mentionner dans le bloc 52 et sont de périodicités non mensuelles. Ce bloc concerne aussi les indemnités liées à la rupture d'un contrat de travail. Concernant les primes exceptionnelles, lorsque cela fait sens, il convient donc d indiquer la période de rattachement au titre de laquelle la prime a été attribuée. Concernant les primes versées à périodicité fixe, il convient d'indiquer lorsque cela fait sens, leur période d'afférence. Pour les ICCP le code d indemnités est à renseigner à «020-indeminités compensatrices de congés payés», elles peuvent être versées en anticipation de la fin de contrat de travail, notamment pour les CDD et les contrats de mission. A noter qu en phase 3, il s agira en cas de rappel de prime et indemnité de renseigner la «date de versement d origine» (S21.G CT P3.3). 8. Traitement du bloc 62 lors des rappels Un rappel de paie concrétise la correction d une paie antérieure au titre des rémunérations ou au titre des primes, indemnités et gratifications. Dès lors qu un rappel figure dans une DSN mensuelle, les informations suivantes doivent y être mentionnées : - le montant du rappel - les informations de contrat rendues obligatoires par la norme - les informations du bloc 62 complétées 4

5 Si le rappel de paie a lieu après la transmission du signalement FCT, il convient de transmettre une FCT «annule et remplace» tenant compte de ces éléments. 5

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