GUIDE D ELABORATION ET D APPROPRIATION D UN PLAN COMMUNAL DE SAUVEGARDE (PCS)

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1 PREFECTURE DES HAUTES ALPES GUIDE D ELABORATION ET D APPROPRIATION D UN PLAN COMMUNAL DE SAUVEGARDE (PCS) Version du 01 janvier 2012

2 PROPOS LIMINAIRES La préfecture des Hautes-Alpes est à l initiative de cet ouvrage. Sa réalisation a été confiée au service départemental d incendie et de secours des Hautes-Alpes. La commune de Saint-crépin et le pays du Grand Briançonnais ont contribué activement à l élaboration de ce document. Vous pouvez enrichir ce document en adressant vos remarques, vos propositions de modifications ainsi que vos bonnes pratiques à : M. le Directeur Départemental des Services d Incendie et de Secours des Hautes-Alpes Centre Colonel Patrice BLANC Quartier PATAC BP GAP Cedex contact@sdis05.fr De plus, afin de participer au mieux à la dynamique du réseau des communes soumises à un Plan Communal de Sauvegarde, je vous invite à transmettre votre document ainsi que les mises à jour sous format électronique au : - Service interministériel de défense et de protection civile des Hautes Alpes, - Service départemental d incendie et de secours des Hautes-Alpes. Version du 01 janvier

3 PREAMBULE L organisation mise en place dans le cadre du PCS permet de faire face à des situations très diverses. L objectif du Plan Communal de Sauvegarde est de se préparer préalablement en se formant, en se dotant de modes d organisation, d outils techniques pour pouvoir faire face à tous ces cas et éviter ainsi de basculer dans une crise. Volontairement généraliste, il peut être utilisé pour se préparer à tout type de situation à risque. Chaque commune étant un cas particulier : taille, environnement, risques, densité de population Les éléments de ce guide sont donc à adapter aux besoins locaux. Ce guide est donc orienté pour une réalisation en régie par la commune. Néanmoins, il peut servir à un maître d ouvrage pour suivre au mieux l élaboration de son PCS par un prestataire extérieur. La mise en œuvre d une démarche d information préventive des populations face aux risques majeurs et notamment l élaboration d un Document d Information Communal sur les Risques Majeurs (DICRIM) n apparaît pas comme une étape de ce projet puisqu elle peut avoir lieu avant, en parallèle ou à la suite de l élaboration de PCS. Il n en demeure pas moins que ces actions d information de la population sont intimement liées à la démarche PCS. Le diagnostic des risques peut notamment être mutualisé pour les deux sujets. Les deux approches sont complémentaires, elles permettent de donner tout sont sens à l information délivrée au citoyen et plus particulièrement aux consignes qui conditionnent la réaction de la population en cas d événement. Ce document comprend quatre grandes parties : 1. La conduite du projet Cette partie présente la méthode générale d élaboration d un PCS. 2. Les dispositions générales Cette partie vise à organiser une réponse adaptée à toutes les situations que peuvent rencontrer les communes. 3. Les dispositions spécifiques Cette partie vise à organiser la réponse communale pour faire face à un risque particulier identifié sur le territoire communal. Comme pour le chapitre précédent, il est constitué de deux sous parties, la première qui est une aide à la réflexion sur un risque, et la seconde qui est un modèle de fiche type qui permettra l élaboration concrète du PCS. 4. Les fiches supports Version du 01 janvier

4 Ce sont de véritables outils du PCS, qui doivent faire l objet d une déclinaison dans les annexes du PCS. Chacune de ces quatre parties est construite en deux phases : - Une phase d aide à la réflexion : Cette phase vise à nourrir la réflexion, à proposer des bonnes pratiques, à identifier des solutions. Elle sert uniquement lors de la phase de construction et/ou d appropriation du PCS. Ces éléments n ont pas vocation à apparaitre dans le PCS. - Une phase d aide à la rédaction du PCS : Cette phase vise à proposer une organisation de la réflexion en vue de la réaction du PCS. C est bien la compilation de ces fiches qui formeront le cœur du PCS Version du 01 janvier

5 ABREVIATIONS BRGM BTP CEDRE CCAS CCI COD COS DDT ARS DDRM DDCSPP DGS DGSNR DICRIM DOS DREAL DST EMA EPCI IGN INSEE ORSEC PPI PPMS PPR(N) PPRT PCC PCO PCS PICS RAC RCSC SDACR SDIS Bureau de Recherche Géologique et Minière Bâtiment et Travaux Publics CEntre de Documentation, de Recherche et d Expérimentation sur les pollutions accidentelles des eaux Centre Communal d Action Sociale Chambre de Commerce et d Industrie Centre Opérationnel Départemental Commandant des Opérations de Secours Direction Départementale des Territoires Agence Régionale de Santé Dossier Départemental des Risques Majeur Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de Protection des Populations Direction Générale des Services Direction Générale de la Sureté Nucléaire et de Radioprotection Document d Information Communal sur les RIsques Majeurs Directeur des Opérations de Secours Direction Régionale des bâtiments opérationnel Directeur des Services Techniques Ensemble Mobile d Alerte Etablissement Public de Coopération Intercommunal Institut Géographique National Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques Organisation de la Réponse de la SEcurité Civile Plan Particulier d Intervention Plan Particulier de Mise en Sécurité Plan de Prévention des Risques Naturels Plan de Prévention des Risques Technologiques Poste de Commandement Communal Poste de Commandement Opérationnel Plan Communal de Sauvegarde Plan InterCommunal de Sauvegarde Responsable des Actions Communale Reserve Communale de Sécurité Civile Schéma Départemental d Analyse et de Couverture des Risques Service Départemental d Incendie et de Secours Version du 01 janvier

6 SIRACEDPC SIDPC SIG Service Interministériel Régional des Affaires Civiles et Economiques de Défense et de Protection Civile Service Interministériel de Défense et de Protection Civile Système d Information Géographique Version du 01 janvier

7 Table des matières PROPOS LIMINAIRES... 2 PREAMBULE... 3 ABREVIATIONS... 5 PARTIE 1 LA CONDUITE DU PROJET INTRODUCTION CONDUITE DU PROJET Désignation du comité de pilotage et du chef de projet Définition du besoin et élaboration du plan d action DIAGNOSTIC DES RISQUES Identification des phénomènes et des enjeux Alerte et information des populations Recensement des moyens Création d une organisation communale Outil d aide à la gestion d un événement Formation, information, exercices, retour d expérience PARTIE 2 LES DISPOSITIONS GENERALES INTRODUCTION OUTIL D AIDE A LA REFLEXION Recenser les moyens matériels et humains Description générale des moyens à recenser Organiser le commandement du dispositif Conseils pratiques OUTILS D AIDE A LA REDACTION DISPOSITIONS SPECIFIQUES INTRODUCTION OUTILS D AIDE A LA REFLEXION Inondations Sécheresse Feux de forêt Avalanches Neige (naufragés de la route) Risques industriels Risque radioactif Version du 01 janvier

8 1.8. Risque de transport de matières dangereuses Risques liés aux regroupements de personnes Risques liés aux ressources de la commune OUTILS D AIDE A LA REDACTION PARTIE 4 LES FICHES SUPPORTS (LES OUTILS DU PCS) ARRETE MUNICIPAL PORTANT APPROBATION DU PLAN COMMUNAL DE SAUVEGARDE MODIFICATIONS DU PCS ARRETE MUNICIPAL DE REQUISITION ARRETE DE FIN DE REQUISITION FICHE ORGANISATIONNELLE DU MAIRE LE POSTE COMMUNAL DE COMMANDEMENT COMPOSITION PAR FONCTION DU PCC COMPOSITION PAR FONCTION DU PCC ANNUAIRE DU POSTE DE COMMANDEMENT ACTIVATION /DESACTIVATION DU POSTE DE COMMANDEMENT COMMUNAL ANNUAIRE GENERAL DE CRISE Cellule de Crise Communale Forces de l ordre Secours Services de l État Services du Département Gestionnaires des réseaux Médecins et services de santé Entreprises ANNUAIRE DES ETABLISSEMENTS D HEBERGEMENT Salles communales Etablissements scolaires et sociaux ANNUAIRE DES AGENTS MUNICIPAUX Services Administratifs Services Techniques Personnels des écoles ANNUAIRE DES CONSEILLERS MUNICIPAUX EMPLACEMENTS POUR STRUCTURES LEGERES ET STATIONNEMENT Version du 01 janvier

9 16. LISTE DU MATERIEL UTILISABLE PAR CATEGORIE MAIN COURANTE/SUIVI DES EVENEMENTS REGISTRE DE SUIVI DES MOYENS HUMAINS ET MATERIELS ENGAGES REGISTRE D ACCUEIL DES SINISTRES REGISTRE DE SUIVI DES BENEVOLES Version du 01 janvier

10 PARTIE 1 LA CONDUITE DU PROJET Version du 01 janvier

11 INTRODUCTION Cette partie a pour but de clarifier les missions et responsabilité des différents acteurs communaux impliqués dans l élaboration du document. Pour cela, cette première partie aborde la conduite de projet en détaillant la méthodologie à adopter afin de rendre l élaboration du PCS la plus efficace possible, et aussi de permettre à un lecteur d en acquérir rapidement les grandes lignes. Version du 01 janvier

12 1. CONDUITE DU PROJET 1.1. Désignation du comité de pilotage et du chef de projet C est un projet qui doit nécessairement impliquer l ensemble de la structure communale. Comme pour tout projet, la démarche initiale consiste à réaliser un état des lieux de la connaissance du sujet et des capacités actuelles de la commune à gérer un événement. En fonction des moyens à disposition des communes, les objectifs à atteindre seront plus ou moins ambitieux. Pour les communes à moyens réduits, les objectifs seront plus orientés sur le rôle des personnes qui vont intervenir. Les bonnes pratiques Compte tenu de l aspect transversal du sujet, le chef de projet, quel que soit son niveau hiérarchique, ne doit rencontrer aucune difficulté à provoquer des réunions, demander des informations dans tous les services et donc mobiliser éventuellement des personnes de niveau hiérarchique supérieur ou d autres services Sa légitimité doit être clairement rattachée à la Direction Générale des Services pour cette mission. Pour les communes disposant de moyens humains suffisants, il est recommandé qu un agent soit responsable «à plein temps»(ou presque) du projet. Pour une meilleure coordination entre services et élus, le chef de projet communal doit travailler en étroite collaboration avec le porteur du projet «Elu» Définition du besoin et élaboration du plan d action Cette étape va consister à rédiger le plan d actions. Il permet de définir précisément qui va faire quoi durant toute la phase de réalisation, d établir un calendrier prévisionnel et de cadrer ainsi l ensemble des actions. Version du 01 janvier

13 2. DIAGNOSTIC DES RISQUES 2.1. Identification des phénomènes et des enjeux Les objectifs de ce travail sur les risques sont multiples : Mieux connaître les aléas afin d anticiper leur survenance pour ne pas être pris au dépourvu et garantir une alerte précoce des habitants, Identifier les secteurs de la commune potentiellement menacés. Pour cette étape il est conseillé de se rapprocher des services de la DDT qui peuvent fournir des cartes qui identifient par strates les différents enjeux présent dans une zone donnée, Réfléchir et planifier les actions à mener pour faire face à chaque scénario, Traduire en stratégie d action. Une fois l aléa connu, reste à le représenter de la manière la plus pertinente et dynamique possible pour une exploitation opérationnelle (Pour cela, la DDT dispose d éléments cartographique adaptés). Les cartes produites dans ce cadre n ont aucune portée juridique, en particulier en termes d urbanisme. Il s agit simplement d un outil d aide à la décision à disposition du PC communal. Si l aléa fait l objet d une planification particulière au niveau départemental ou national, la commune doit se caler sur le(ou les) scénario(s) retenus par les services de secours pour être en parfaite cohérence avec le dispositif départemental. Les bonnes pratiques Les enjeux ne sont pas uniquement situés dans les zones directement menacées par les phénomènes. Pour ces derniers on parle d enjeux exposés. Il faut également tenir compte des enjeux impactés qui sont indirectement affectés. Par exemple, la mise hors service d une station de pompage, d une prise d alimentation en eau potable, d un transformateur électrique peut avoir des répercussions très importantes bien au delà de la zone concernée directement par l aléa et de ce fait multiplier les enjeux. Les cartes recensant les enjeux (lotissements, industries, établissement d enseignements, centre hospitalier et maison de retraite, habitations collectives, camping ) sont disponibles auprès des services de la Direction Départementale du Territoire (DDT). Version du 01 janvier

14 Remarque : Dans le cas ou l aléa nécessite le déclenchement du dispositif ORSEC par la préfecture ou bien que la zone sinistrée impacte plusieurs communes, le DOS (Directeur des Opérations de Secours) sera assuré par le Préfet du département qui au travers du COD (Centre Opérationnel Départemental) dirigera les opérations de secours. Néanmoins, Le Maire conservera ses responsabilités communales. Organigramme de commandement départemental Directeur des Opération de Secours Préfet COD Centre Opérationnel Départemental PCC Poste Communal de Commandement 2.2. Alerte et information des populations Identification des sources, traitement et réception d une alerte Rappelons qu au titre de son pouvoir de police, le maire a l obligation de diffuser l alerte auprès de ses concitoyens. Cette mission est donc prioritaire et doit être considérée avec toute l importance qu il se doit. Version du 01 janvier

15 Elle doit être planifiée, fiable et exhaustive. La réception d une l alerte doit impérativement donner lieu à une action. Il convient donc de mettre en place un dispositif opérationnel de traitement de l alerte. b) La diffusion interne à l organisation communale de l alerte Cette procédure s avère indispensable si la réception s effectue par une astreinte. En effet, cette astreinte doit alors retransmettre l alerte pour qu un élu soit rapidement sur place. Si l événement le justifie, il convient ensuite de prévoir une démultiplication de cette alerte auprès des membres de l organisation communale afin de faire monter en puissance le dispositif de gestion de l événement. b) Moyens et modalités de diffusion de l alerte aux populations La formalisation de cette procédure fondée sur le travail d analyse préalablement fourni est nécessaire pour garantir l efficacité de l opération. Cette procédure doit contenir a minima : Les modalités décisionnelles de début de diffusion (qui décide, à partir de quand), Les «cibles» de la diffusion avec une hiérarchisation des priorités (établissements sensibles, secteurs menacés ), Les moyens opérationnels à utiliser pour chaque cas, chaque cible, Les modalités techniques et pratiques de mise en œuvre de chaque moyen à utiliser, Les modalités pratiques de contrôle de la bonne diffusion de l alerte permettant au maire de s assurer que la diffusion a bien eu lieu et qu elle a été efficace. Les bonnes Le ministère de l intérieur et Radio France ont conclu une pratiques convention de partenariat le 25 juin 2004 afin de renforcer la coopération entre les services de préfecture et les responsables de stations locales de France bleu. Il est donc conseillé de prendre contact avec la préfecture de département afin d inscrire les mesures d alerte et d information des populations tout au long de la gestion de l événement par ce moyen, dans le cadre des partenariats locaux existants, Et ce d autant plus qu il est alors nécessaire de faire figurer les fréquences d émission dans les documents d information préventive (DICRIM) La diffusion interne de l alerte peut s envisager par : -L utilisation d un système d appel téléphonique automatisé préalablement configuré -La mise en place d une procédure d appels en «cascade»(une personnes en prévient 3 ou 4 et ainsi de suite). -Tout autre moyen jugé pertinent sur la commune. Version du 01 janvier

16 2.3. Recensement des moyens Recensement des moyens techniques Le PCS, comme tout autre plan de sécurité civile n a pas pour objet de créer de nouveaux moyens mais d organiser l existant. Les moyens ne font pas le PCS, ils participent à la mise en œuvre de certaines missions. La qualité de l organisation et son efficacité ne sont pas tributaires de ces moyens. Le recensement des moyens est une réflexion et non un inventaire technique déconnecté des réalités opérationnelles. Remarque : Nombre d équipements techniques nécessitent des compétences avérées pour leurs usages. Entre autre, la plupart des engins de travaux nécessitent un permis poids lourd que tout le monde n a pas. De la même manière, si une entreprise de transport collectif a son entrepôt sis sur la commune, le maire a la possibilité de réquisitionner les moyens de transports (bus) mais les chauffeurs pour les conduire sont-ils sur la commune et mobilisables? Recensement des moyens humains Même avec un nombre très restreint d intervenants, il est possible de bâtir un dispositif très efficace. Identifier les acteurs locaux pouvant aider dans le dispositif (élus, agents communaux, ) et faire correspondre le plus possible les métiers quotidiens et les compétences des personnes aux fonctions nécessaires à la gestion de l événement. Les bonnes pratiques Le recensement des moyens se fait par rapport au territoire communal et, pour l intercommunalité, pour les fonctions qui lui sont déléguées. Si certaines ressources n existent pas localement, il convient d identifier les besoins. Lors d un événement, ces besoins feront l objet de demande d appui au niveau de la préfecture. Il s agit d être complémentaire par rapport à l échelon supérieur. Par exemple, les entreprises de levage ou les plates formes d approvisionnement des grandes surfaces sont déjà recensées au niveau départemental. Avant l événement, le passage de convention avec certains acteurs peut être envisagé. Il permet ainsi de préciser les moyens susceptibles d être fournis, les procédures de contact Version du 01 janvier

17 2.4. Création d une organisation communale Détermination des fonctions de commandement et de terrain Les missions de sauvegarde que la commune aura à mener en fonction des phases de l événement doivent être identifiées et organisées au sein du dispositif communal. L organisation mise en place doit être capable de monter en puissance. L adaptabilité est un gage d efficacité et de sécurité. La direction et la coordination de l action communale sont assurées par un Poste de Commandement Communal formalisé. C est l organe relais du maire pour mettre en œuvre ses décisions et le renseigner. Sa composition est intimement liée à l organisation de terrain et comprend au minimum un binôme. Les bonnes pratiques Le Responsable de l Action Communale (RAC) ne doit pas rencontrer de difficultés pour être identifié comme tel par les agents et élus qui participent à l organisation. Il doit avoir délégation précise du maire pour exercer cette fonction. Pratiquement, il semble souhaitable qu elle soit assurée pour les communes importantes par le DGS, le secrétaire général ou le Directeur des Services Techniques. Pour les communes les plus modestes cette fonction reviendra au maire ou à un de ses adjoints Définition des missions à accomplir : Pratiquement, cette phase du projet doit permettre de définir «qui fait quoi» il s agit donc de définir : «Contre quoi» pour faire face à quelle situation «Qui» par l élaboration de l organigramme, «Quoi» par la définition des missions, «Où» à quel endroit, «Quand» à quel moment, «Comment» avec quels moyens, «Pourquoi» pour quel objectif. Version du 01 janvier

18 Cette hiérarchisation nécessite un travail important de réflexion en amont afin de ne pas confondre urgence et précipitation. Les bonnes pratiques Lors de l élaboration, il peut être tentant d inventer une organisation très hiérarchisée pour se rassurer. Sur le papier, cela donne l impression d être très structuré et paré à faire face à toutes situations. Bien souvent, cette impression est fausse et peut même s avérer pénalisante le jour de l événement si on ne dispose pas des ressources suffisantes pour la faire fonctionner. Concernant les ressources humaines, il est essentiel d envisager les cas les plus défavorables de manière à avoir suffisamment de personnes pour pouvoir activer le dispositif en toute circonstance. Il est plus simple d intégrer des forces complémentaires que de réadapter un dispositif surdimensionné. Les paramètres cruciaux dont il faut tenir compte : -nombre minimum potentiel de personnes disponibles en fonction de la période ; heures ouvrable ou non, vacances, week end, -disponibilités des personnes en fonction de leur lieu de résidence qui peut être affecté par l événement, avoir ses voies d accès coupées, du temps de trajet, -anticipation sur la durée des actions à mener ; si possible ne pas mobiliser toutes ses ressources dès le départ pour pouvoir assurer des relèves si nécessaire. Version du 01 janvier

19 Pour approfondir Parmi les principales fonctions identifiées les plus courantes qui peuvent faire l objet de cellules, citons, entre autres : -logistique : qui peut comprendre la logistique lourde (véhicules de TP), légère (petit matériel ) et autres, -ravitaillement : cette fonction peut être intégrée à la logistique selon les cas. Cette fonction doit garantir le ravitaillement des personnes sinistrées et des acteurs communaux mais parfois également des services de secours, -hébergement : fonction pouvant également être intégrée à la logistique, elle a pour rôle de garantir la mise à disposition de moyens de relogement (transitoires puis à plus long terme) pour les personnes sinistrées ou évacuées. Il est à noter, que dans l urgence, des lieux non dédiés à cette action peuvent être adaptés (un gymnase en est l exemple le plus courant), -communication : lorsque la commune dispose de personnes qualifiées dans ce domaine, il est très pertinent de gérer cet aspect de manière très réactive pour faire en sorte qu au delà de l événement de sécurité civile, une crise médiatique ne vienne se greffer et amplifier les conséquences de ce phénomène initial, -évaluation-sécurité : cette fonction, lorsqu elle est possible, est essentielle au dispositif. Elle va jouer un rôle primordial dans le suivi de l événement, dans les relations avec les services de secours sur place (permettant une bonne coordination de terrain entre les missions de secours et de sauvegarde), dans le suivi et la surveillance de la situation, la mise en place des périmètres de sécurité, -accompagnement : les attentes des administrés sont très fortes, notamment d un point de vue soutien moral, communication, information. Pour ce faire, lorsque la commune en a les capacités, il est important de disposer d une équipe chargée d être en lien direct avec les personnes sinistrées. Ces dernières identifient alors des interlocuteurs pour, par exemple, poser des questions, discuter afin d évacuer leurs peurs et leur stress, Version du 01 janvier

20 -conseil juridique : lorsque c est possible, il est intéressant de disposer d une telle structure qui apporte conseil et expertise au DOS pour l aider à décider dans certaines situations ou pour l alerter sur certains points particuliers. Entre autre, cette équipe doit rester vigilante sur les aspects financiers (notamment de l achat urgent de matériel avec les contraintes du code des marchés publics) car même en cas d événement de sécurité civile, il est essentiel de rester dans la légalité pour ne pas ensuite se retrouver dans une situation difficile. Version du 01 janvier

21 2.5. Outil d aide à la gestion d un événement Cette phase est l étape ultime de synthèse et de mise en forme des réflexions de la démarche d élaboration du PCS. Les outils élaborés dans cette phase doivent impérativement être : Clair, Intuitif, Concis, Simple de mise à jour. Les bonnes pratiques Un document trop complexe dans sa forme ou sa présentation, difficile à mettre à jour ne sera jamais complété et ne sera donc pas opérationnel à terme. Pour que le rendu final soit adapté, il est préférable d avoir une présentation très simple et visuelle (schémas, tableaux, cartes ) facilement utilisable dans l urgence. Il est fortement conseillé de tenter d étendre les fonctionnalités des bases existantes utilisées de manière courante par les services plutôt que de recréer une unique base de données pour les PCS qu il sera difficile de maintenir à jour. Néanmoins, si une nouvelle base doit être réalisée, il est impératif de la concevoir avec la finalité d être utilisée quotidiennement (ou régulièrement) par les services. Sinon, le jour de l événement, il est possible que des personnes ne sachent s en servir et que les informations contenues soit erronées. L annuaire de regroupement des personnels peut être extrait d une base de gestion du personnel. Cela présente l avantage supplémentaire de savoir, en temps réel, qui est en congés, malade. Le recensement des moyens techniques communaux peut être extrait de la base de gestion du matériel des services techniques. On sait ainsi, le jour de l événement, que tel véhicule est en réparation et tel autre utilisé par tel agent Version du 01 janvier

22 2.6. Formation, information, exercices, retour d expérience Une fois la phase de rédaction aboutie, il reste un travail essentiel à mener sur le long terme pour garantir le maintien opérationnel du dispositif et le niveau d appropriation des acteurs. La fin de la démarche d élaboration est le début de la phase de vie du PCS. L entrainement et la formation sont des nécessités pour garantir l efficacité et la pérennité. De plus l entrainement entretient la dynamique du projet. Les bonnes pratiques Si la commune met en place une politique globale de prévention des risques majeurs, il est souhaitable que le «chargé du PCS» soit a minima référent voire le chef de projet des autres actions mises en place. Ces informations ou formations sont particulièrement importantes à la suite des exercices. En toute logique, les enseignements des exercices doivent conduire à des modifications dans le PCS. Les intervenants et partenaires doivent être informés pour les raisons suivantes : -ils constatent que les exercices auxquels ils ont participé ne sont pas vains et donnent lieu à des changements, -ils continuent à être associés à la démarche et restent mobilisés, -ils intègrent les modifications et se recyclent par ce biais, -ils révisent les parties non modifiés, élément complémentaire du recyclage. Version du 01 janvier

23 PARTIE 2 LES DISPOSITIONS GENERALES Version du 01 janvier

24 INTRODUCTION Cette partie aborde les éléments généralistes nécessaires à la mise en place de toute organisation communale d urgence. Pour cela, cette partie est composée d un premier chapitre qui aborde le recensement des moyens humains et matériels, le commandement du dispositif au travers de la mise en place du PCC, puis le rôle et mission de chacun des acteurs. La deuxième partie propose un modèle de retranscription du travail effectué sous forme de fiche de tâche opérationnelle des dispositions générales à mettre en œuvre. Différents types de fiches de tâches à renseigner : Recevoir l alerte, Mettre en place le poste de commandement communal (PCC), Diffuser l alerte (cinétique rapide : Sirène ), Informer les populations (cinétique lente : Porte à porte, EMA, téléphone, affichage ), Gérer une évacuation de population, Gérer un centre d hébergement, Gérer la distribution de produits de première nécessité (Aliments, eau potable, médicaments ). Gérer les bénévoles, Organiser le retour à la normale. Version du 01 janvier

25 1. OUTIL D AIDE A LA REFLEXION 1.1. Recenser les moyens matériels et humains HOMMES MOYENS MOYENS HUMAINS COMMUNAUX - Elus - Agents MOYENS TECHNIQUES COMMUNAUX - Logistique lourde - Hébergement MOYENS HUMAINS PRIVÉS - Entreprises - Associations MOYENS TECHNIQUES PRIVÉS - Engins - Matériel divers REPARTITION DES MISSIONS «Contre quoi» pour faire face à quelle situation «Qui» par l élaboration de l organigramme, «Quoi» par la définition des missions, «Où» à quel endroit, «Quand» à quel moment, «Comment» avec quels moyens, «Pourquoi» pour quel objectif. Version du 01 janvier

26 1.2. Description générale des moyens à recenser CATEGORIES Moyens Humains Moyens de transmission Moyens de diffusion de l alerte Moyens de logistique lourde Moyens de logistique légère Logistiques diverses Moyens d évacuation Moyens de relogement Moyens de ravitaillement EXEMPLES Agents Elus Moyens téléphoniques : Téléphonie fixe, GSM, Téléphone satellite Moyens radios : Privés, CB Diffusion sonore : Sirène, cloches, sono extérieure Diffusion mobile : EMA (Ensemble Mobile d Alerte) Porte voix Autres moyens : Système d appel téléphonique en masse Engins TP : Pelleteuses, camions benne Engins de nettoyage : balayeuse Matériel pour interventions particulières : Tronçonneuses, groupes électrogènes Matériel de sécurité pour le personnel : HV (gilet haute visibilité), harnais de sécurité, casques Moyens de balisage : Barrières, panneaux, feux éclats Matériel de couchage ou autre pour hébergement : Couvertures, lits de camp Matériel spécifique : Pompes de relevage Transport en commun : Entreprise de transport, transport scolaire Lieux prévus pour : Centres aérés, de loisirs, camps de vacances Lieux pouvant s adapter : Gymnase, écoles, salles des fêtes Lieux de stockage des denrées : Eau, aliments pour bébés, aliments de première nécessité Lieux de stockage de denrée alimentaire : Magasin, Entreprise agro alimentaire Lieux de confection de repas plus élaborés : Cuisine centrale, cantine scolaire Moyens de distribution ou acheminement des repas : Camions frigorifiques ou chauffants Version du 01 janvier

27 1.3. Organiser le commandement du dispositif L objectif consiste essentiellement à assurer un suivi de la situation, à centraliser les informations et décisions mais également à maintenir un lien permanent avec les autres intervenants. Le choix de l implantation du Poste de Commandement Communal devra également intégrer une solution de repli pour le cas ou la Mairie se trouve dans la zone sinistrée. Il doit disposer de moyens techniques permettant de travailler avec efficacité : - Une salle de synthèse permettant d accueillir l ensemble des acteurs du PCC, - Et/ou une salle dédiée au secrétariat, - Et/ou une ou des salles de travail pour les cellules. Le PCC doit être équipé : - Téléphone (s), - Télécopieur (s), - Ordinateur (s) avec les logiciels de bureautiques courants, - Accès à internet, - Imprimante, - Photocopieur, - Tableau(x) blanc(s) De plus, il doit être abordé la problématique du fonctionnement du PCC en l absence de réseau (électricité, téléphonie ) Version du 01 janvier

28 Organisation du PCC Commune disposant de moyens importants MAIRE OU SON REPRESENTANT COMMANDANT DES OPERATIONS DE SECOURS POSTE DE COMMANDEMENT Experts et assistants techniques Chef du PC Adjoint chef de PC SECRETARIAT CHEF CELLULE CHEF CELLULE CHEF CELLULE CHEF CELLULE CELLULE RENSEIGNEMENT CELLULE POPULATION CELLULE COMMUNICATION CELLULE LOGISTIQUE Version du 01 janvier

29 Commune disposant de moyens réduits COMMANDANT DES OPERATIONS DE SECOURS MAIRE OU SON REPRESENTANT POSTE DE COMMANDEMENT Chef du PC Représentant du Maire SECRETARIAT Dans cette configuration le PCC est réduit, toutefois les missions des cellules restent les mêmes CHEF CELLULE CHEF CELLULE CELLULE RENSEIGNEMENT CELLULE COMMUNICATION CELLULE POPULATION CELLULE LOGISTIQUE Version du 01 janvier

30 Missions des membres du PCC Le maire Le Maire est seul détenteur du pouvoir de police administrative, il ne peut pas déléguer cette responsabilité. Il est le directeur des opérations de secours. Il a autorité sur l ensemble du dispositif. Il n a pas de position fonctionnelle précise dans le PCC afin de rester disponible. Il doit pouvoir être joignable à tout moment. Il doit pouvoir compter sur la présence à ses côtés d un personnel chargé d assurer un contact permanent avec le PCC. Un moyen de communication radiotéléphonique devra l accompagner dans tous ses déplacements de façon à sécuriser son lien avec le PCC. La conduite technique des opérations de secours est confiée à un officier de sapeurs pompiers qui a le titre de Commandant des Opérations de Secours (COS). La Direction des Opérations de Secours revient à l autorité assurant la responsabilité de la police administrative, Le Maire ou le Préfet (DOS) Quel que soit le type de secours ou le plan de secours mis en œuvre, la gestion opérationnelle des secours est structurée avec deux échelons de responsabilité : Le DOS, à qui incombent les décisions stratégiques concernant la conduite des opérations. Le COS, à qui revient de faire exécuter sur le terrain les décisions du DOS. Il est également chargé de la remontée de l information opérationnelle vers le DOS. Version du 01 janvier

31 Le chef du PCC Missions générales Il active le Poste de Commandement Communal qu il dirige. Il est secondé par un adjoint. C est lui et lui seul qui est chargé de faire appliquer les décisions du Maire. Il doit donc être un proche du Maire et être en contact permanent avec lui. Détail de la mission Après analyse et réflexion, il propose les options stratégiques au Maire aux fins de décisions. Si le Maire n est pas joignable, il lui appartient de prendre les décisions qui sont dictées par l urgence. Il fait régulièrement des points de situation avec les responsables des cellules opérationnelles puis rend compte au Maire. L adjoint au chef du PCC Mission générale Il seconde le chef du PC et assure son remplacement si nécessaire. Détail de la mission Dès sa prise de fonction, il s assure que chacun est à son poste est opérationnel. Il arrête la liste des experts et assistants techniques qu il juge utile de faire venir au PC et les faits prévenir. Il mobilise, en tant que de besoin, les services municipaux sur lesquels il a autorité directe. Il assure le suivi de l exécution des décisions prises par le chef du PC. Version du 01 janvier

32 Le secrétariat Mission générale Il tient la main courante et le secrétariat. Détail de la mission TACHES Alerter les experts et/ou assistants techniques désignés Assurer la conservation de toutes les informations traitées par le PC Tenir à jour la main courante du PC en y reportant toutes les informations Assurer le secrétariat du chef PC Etre en mesure de renseigner à tout instant les différents acteurs du plan Alerter le chef PC si des dysfonctionnements sont constatés AVEC QUI Membres du PC Adjoint au chef de PC et chefs de cellules Chef du PC Version du 01 janvier

33 Missions des cellules La cellule renseignement Mission générale Elle est chargée d alimenter le PC en information et notamment sur ce qui se passe sur le terrain. Différentes tâches à accomplir Au début de la crise Recueillir des renseignements auprès des services de secours, Réquisitionner des services municipaux, Organiser la collecte d information par envoi sur le terrain d agents communaux disposant de moyens radios, Transmettre rapidement des informations au chef du PC. Pendant la crise Recenser les urgences en matière de remise en état des équipements vitaux. Coordonner les opérations de remise en état des réseaux et de réouverture des services publics. Après la crise Coordonner les opérations de remise en état des réseaux et de réouverture des services publics. Version du 01 janvier

34 La cellule population Mission générale Elle prend en charge toutes les problématiques des populations sinistrées. Détail de la mission Si la décision est prise d évacuer une zone : Réquisitionner des services municipaux, Evacuer les personnes, Transporter les personnes vers le site d accueil, Recenser les personnes évacuées, Héberger, restaurer, et assurer le soutien médical des personnes évacuées. Selon la situation Demander une aide financière, Gérer les éventuels dons. Différentes tâches à accomplir Au début de la crise Se met en place au PCC. Pendant la crise Assurer l information de l ensemble de la population (personnes isolées, handicapées, résidents secondaires ) sur les événements et les mesures de protection adoptées (mise à l abri, évacuation, ingestion d iode stable), Informer les lieux publics recevant des enfants, les lieux publics institutionnels, les lieux publics de loisirs et remplir une fiche pour chacun, Assurer l approvisionnement des habitants, Fait assurer la protection des biens contre le vandalisme en cas d évacuation, Transmet les actions en cours au PCC. Après la crise Met en œuvre la transmission de fin d alerte. Version du 01 janvier

35 La cellule communication Mission générale Elle centralise la communication : Communication avec les autorités préfectorales, Communication les centres opérationnels (COD, CODIS, CORG, SIC ), Communication avec les médias, Communication avec la population. Remarque : Aucune communication avec les médias ne pourra être effectuée sans l accord des autorités. Détail de la mission Communication institutionnelle (Autorités préfectorales, CODIS, CORG/SIC ) : Il convient de s assurer que ces liaisons fonctionnent et qu elles sont permanentes. Communication avec les médias : o o o Organiser l accueil en mairie des journalistes, Rédiger des communiqués, Organiser des points presse (après accord des autorités). Communication avec la population : o o o Organiser l accueil en mairie en activant un bureau d accueil et d information, Activer un standard téléphonique d information, Renseigner la population par tous les moyens nécessaires : affiches, communiqués, radios, etc. Différentes tâches à accomplir Au début de la crise Organiser l installation du PCC, Ouvrir le suivi des événements/main courante. Pendant la crise Tenir à jour le suivi des événements/main courante, Envoyer et assurer le suivi de la fiche accueil des sinistrés Version du 01 janvier

36 Assurer l approvisionnement en fournitures de bureau, Assurer la frappe et la transmission des documents du PCC. Après la crise Assurer l archivage de l ensemble des documents liés à la crise et mettre à jour le «Dossier Risques», Préparer le retour d expérience et mettre à jour les fiches événements, Gérer les dons matériels et financiers, Assister les sinistrés dans le montage des dossiers d indemnisation. Version du 01 janvier

37 La cellule logistique Mission générale Fournir des moyens à la demande du chef PC, Assurer le fonctionnement interne du PC (Fournitures de bureaux, alimentation des personnels du PCC ). Détail de la mission La logistique Réquisitionner les services municipaux, Mobiliser les moyens matériels sur le terrain, Assurer le support technique des évacuations (transport), Activer le centre d hébergement et lui fournir les moyens de fonctionner : équipements, denrées alimentaire, médicaments, etc. Les moyens généraux Assurer le fonctionnement technique des locaux du PC : Matériel, reprographie, circulation du courrier interne, Assurer le fonctionnement du PC : Restauration, relève des personnes. Différentes tâches à accomplir Au début de la crise Désigner un chef et un suppléant Organiser l installation de la cellule logistique Ouvrir le suivi des événements/main courante Pendant la situation d urgence Assurer le standard téléphonique, Diffuser l alerte et l information des populations et des entreprises, Assurer l information de l autorité préfectorale, Assurer les relations avec les médias et réalisent les points presse, Assurer l information des responsables des lieux d accueil. Après la situation d urgence Assurer l information des médias et des populations sur la gestion de la crise. Version du 01 janvier

38 1.4. Conseils pratiques Organiser la réception de l alerte au niveau communal Pour que la commune soit capable de réagir de jour comme de nuit. Origine de l alerte SYSTEME DE VIGILANCE TRANSMISSION D ALERTE PAR LES AUTORITES APPEL D UN TEMOIN Système empirique de vigilance et d alerte spécifique à la commune RECEPTION DE L ALERTE Astreinte communale Opérateur Mairie TRAITEMENT DE L ALERTE Application d une procédure relais de l alerte DIFFUSION DE L ALERTE Par tous les moyens prévus Cible population APPLICATION DES CONSIGNES individuelles Version du 01 janvier

39 Organiser la diffusion de l alerte aux personnels intégrés à l organisation du plan communal de sauvegarde Il s agit d organiser l alerte des membres qui vont assurer la mise en œuvre du plan communal de sauvegarde. Cette première alerte doit prendre en compte les personnes en charge du poste de commandement communal. Cette alerte se base sur une liste d astreinte des personnels afin d anticiper au mieux les périodes d absence des principaux cadres en charge de la mise en œuvre du PCS. Version du 01 janvier

40 Organiser la diffusion de l alerte des populations/organiser l information des populations Pour la diffusion de l alerte, tous les points suivants devront être anticipés. 1. Quels moyens matériels de diffusion et pour quel risque? Sirène, Ensemble mobile de diffusion d alerte, Messages téléphoniques, Porte à porte, Panneaux à message variables, Sonorisation dans les rues, Radio locale. La redondance des moyens est à privilégier. De plus, chaque risque identifié doit faire l objet d une cartographie d alerte spécifique, que l on doit retrouver dans les dispositions particulières. Pour diffuser l alerte par porte à porte la réquisition d un grand nombre d employés communaux sera indispensable. 2. Quand doit-on déclencher l alerte? 3. Qui déclenche l alerte? 4. Quel message doit-on diffuser? Il peut être envisagé de diffuser, préventivement, des informations précises sur les modalités retenues pour chaque situation et sur les comportements individuels attendus. Il peut s agir principalement de l évacuation, de la mise à l abri de la population. Version du 01 janvier

41 Pour l information des populations : La diffusion de l information est souvent assimilée à la transmission de l alerte. La principale différence vient de la qualité du message à transmettre. Pour l information des populations, il s agit d un message complexe, avec des consignes comportementales spécifiques. Tous les points suivants devront être anticipés. 1. Quels moyens matériels de diffusion et pour quel risque? Ensemble mobile de diffusion d alerte, Messages téléphoniques, Porte à porte, Panneaux à message variables, Sonorisation dans les rues, Radio locale La diffusion de l information peut se faire en parallèle du déclenchement de l alerte afin de donner aux populations les premières mesures de sauvegarde à adopter (prise d iode stable, arrêt de consommation d eau ) Version du 01 janvier

42 Organiser l évacuation des populations L évacuation est réalisée sous l autorité du Maire avec l ensemble des partenaires : Cartographier les zones sinistrées et/ou à évacuer, Alerter les populations avec le moyen d alerte défini en amont, Mettre en œuvre l évacuation, o Déterminer les moyens humains et matériels à engager, o Evacuer les habitants dans des centres d hébergement, o Informer le PCC des réticences ou résistances, pour faire intervenir les forces de l ordre ou les Sapeurs Pompiers et inciter davantage les personnes à évacuer, o Noter précisément les habitations évacuées et les personnes refusant l évacuation, o Faire surveiller les zones évacuées pour lutter contre les pillages, o Recenser et prendre en charge les sinistrés. Version du 01 janvier

43 Organiser un centre d hébergement Les établissements pouvant accueillir du public seront recensés dans une fiche support. Il faudra organiser les centres d accueil par zones (dans la mesure des possibilités) Une zone de prise en charge administrative, Une zone dortoir, Une zone de prise des collations/repas, Une infirmerie. Organiser l équipe d hébergement : Une équipe chargée de l accueil administratif des personnes, Une équipe qui se tiendra à disposition des personnes (écoute, distribution de collation, renseignements sur l évolution de la situation, information des familles, etc Point à étudier : Comment se procurer la nourriture nécessaire à la préparation d un repas? Comment préparer ces repas? Version du 01 janvier

44 Organiser la distribution d eau et de nourriture Il convient d identifier les : Lieux d approvisionnements, Lieux de stockages, Lieux et les moyens humains et techniques de préparation, Lieux et les moyens humains et techniques de distribution. Version du 01 janvier

45 Gérer des bénévoles Remarque : Cette fiche est extrêmement importante, car si les bénévoles sont très utiles en cas de crise, il est INDISPENSABLE de les encadrer, sinon ils deviennent gênant et se démobilisent. Or sur le long terme, ils vous seront précieux pour garantir une action continue de la municipalité. Objectif : Assurer la sécurité des bénévoles qui assistent les membres de l organisation de crise. Gérer les bénévoles de sorte qu ils soient effectivement utiles et n interférent pas avec les actions de la commune. Par qui? Un membre désigné de l équipe logistique. Accueil des bénévoles : Définir un lieu de regroupement des bénévoles Faire diffuser des messages demandant aux bénévoles de se rendre au point de rassemblement. Ouvrir une salle d accueil pour les bénévoles Recenser chaque bénévole (Cf. Fiche support) Détermination des besoins : Faire le point avec les principaux décideurs du PCC, les pompiers, les gendarmes, pour connaître leurs éventuels besoins en main d œuvre, Répartir ensuite les bénévoles dans les différentes équipes, en fonction de leurs besoins respectifs, Si tous les bénévoles ne sont pas nécessaires, les renvoyer chez eux en leurs demandant de revenir dans un délai de 4 heures, afin d organiser la rotation des équipes, Informer le «responsable ravitaillement» du nombre de bénévoles engagés sur le terrain devant être inclus dans les effectifs d intervention pour le ravitaillement alimentaire, Transmettre les noms des bénévoles engagés à l assurance de la commune. Rappel Les bénévoles ne peuvent effectuer que des actions simples de type : Assistance dans le cadre du barriérage, Nettoyage, Préparation des repas, Distribution des repas, Distribution de couvertures ou vêtements, Distribution de boissons chaudes, Etc. En résumé, ils peuvent exercer des actions qui ne peuvent pas engager leur responsabilité en cas de problèmes. Version du 01 janvier

46 Organiser le retour à la normale Remarque : Cette fiche a pour objectif de vous servir de check- list des actions à réaliser en mode post-crise. Elle intervient une fois la crise proprement dite terminée, c est à dire lorsque le phénomène s est arrêté, qu il n y a plus de risque pour la sécurité des personnes. Or, il reste encore un gros travail à accomplir afin d assurer le retour à la normale de la vie dans la commune. Nettoyage, remise en état des habitations et des entreprises : Mettre des équipes d agents municipaux et de bénévoles à disposition des sinistrés, Contacter les associations d aide habituées à gérer des crises : Croix Rouge, Secours Populaire, Secours Catholique, Emaus Contacter les entreprises spécialisées. Assistance des sinistrés : Mettre en place au plus tôt une cellule d accueil chargée de : Recenser les personnes ayant un besoin d un logement à moyen ou long terme. Prendre en compte le nombre de personnes par foyer, le type de population (personnes âgées, enfants en bas âge, etc. ) et transmettre les listes établies aux organismes HLM, agences immobilières, propriétaires privés, Conseil Général, afin de mettre en relation rapidement les demandeurs et les logeurs. Assister les sinistrés dans leurs démarches auprès des assurances. Déclaration d assurance : Entamer la procédure de déclaration d accident de catastrophe naturelle ou de catastrophe technologique. Remise en état du service public : Nettoyer en priorité les itinéraires d accès aux administrations, écoles, etc Remettre en état les bâtiments scolaires en priorité ; à défaut redéfinir la carte scolaire ou mettre en place des structures légères afin de permettre la reprise de l enseignement le plus rapidement possible. Assistance des sinistrés : Ouvrir un espace permettant de mettre en place des équipes de psychologues afin de permettre une écoute des sinistrés sur le long terme. Recenser les besoins en nourriture, argent, matériel, vêtement des différentes personnes et les transmettre à l équipe chargée de répartir les dons. Répartition des dons : Répartir les dons en fonction des besoins recensés par les équipes en contact avec les sinistrés. S il s agit de besoins en nourriture, acheter directement les denrées puis les faire distribuer, en mettant en place des points de distribution au plus proche des sinistrés. Version du 01 janvier

47 2. OUTILS D AIDE A LA REDACTION Quoi? Qui? FICHE DE TACHES DISPOSITIONS GENERALES Où? Quand? (Seuil de déclenchement du plan) Comment? (Conduite à tenir) Avec qui? Avec quoi? Version du 01 janvier

48 Exemple d une fiche renseignée Quoi? Exemple : Organisation de la distribution d eau et de nourriture Qui? -Un élu ou une autre personne désignée par le Maire. Où? -Dans un lieu connu de tous, facile d accès et hors de tout danger. Quand? (Seuil de déclenchement du plan) -Des que les premiers sinistrés seront regroupés ou que les réseaux d eau potable seront impactés. Comment? (Conduite à tenir) -Recenser les lieux appropriés. -Définir les modalités de distribution -Contacter les fournisseurs et organiser la noria de ravitaillement. Avec qui? -Définir les équipes de distribution Avec quoi? -Moyens communaux ou privés Version du 01 janvier