De l équipe d Hygiène, à la gestion des Risques : expérience d un groupe

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1 De l équipe d Hygiène, à la gestion des Risques : expérience d un groupe Dr G. ANTONIOTTI Coordonnateur Risques Infectieux GDS, Paris Mme M. CARON (DSSI, Clinique de Bois Bernard) XXème Congrès SFHH, Nice 5 Juin 2009

2 1.Présentation de l organisation Qualité et gestion des Risques centralisés au niveau siège 2.Présentation de l organisation au niveau local 3.Organisation de la gestion de crises

3 Générale de Santé en quelques chiffres 180 établissements et centres lits et places praticiens, partenaires salariés (6 500 IDE 3800 AS) urgences (16 UPATOU / 4 POSU) patients accueillis

4 Un réseau Risques/Qualité Une construction pyramidale en cellules transversales Direction Direction des des risques risques (Cellule (Cellule Sécurité Sécurité Sanitaire) Sanitaire) Direction Direction qualité qualité Com. Com. National National Qualité/Risques Qualité/Risques Directeur Directeur régional régional // cellule cellule de de crise crise RAQ RAQ régional, régional, EOH EOH Régionale Régionale Directeur Directeur // cellule cellule de de crise/ crise/ DSSI DSSI CoViR, CoViR, RAQ, RAQ, EOH, EOH, CME, CME, CLIN CLIN

5 Engagement 1: LABEL GDS (1999) Assurer la sécurité du séjour de nos patients Gestion Gestiondes desrisques risques ààpriori priori Gestion Gestiondes desrisques risques ààposteriori posteriori Rex Rex RMM RMM Gestion Gestion de decrise crise Alertes Alertes Sanitaires Sanitaires et etgroupe groupe

6 DIRECTION DES RISQUES Du principe de l alerte : qui alerter? La Cellule de Sécurité Sanitaire (CSS) en veille 7 jours/7 et 24H/24 Expérience des dossiers gérés Risk Manager Groupe I. JAMIN Référent risques sanitaires Dr X.RICHOMME Relai de et auprès de la direction du Groupe Référent risques infectieux Dr G. ANTONIOTTI Compétences et approches médicales Interface Direction Communication Compétences et approche juridiques Interface avec les directions fonctionnelles

7 Rôles et missions de la Direction des Risques 1/Actions de prévention des IAS -programme annuel de prévention des risques infectieux -Formations et REX (colloque annuel Pdts CLIN, IDE EOH, forum médical GDS, Etats Généraux des IAS) -Collaboration expertise SFHH, INVS, GDS 2/ Collaboration à la gestion des risques (en collaboration avec la direction de la Qualité) -Actions coordonnées (Enquêtes Point etc, ENP, Journée Mains ) -Tableaux de bord nationaux (benchmark interne) -Tableaux de bord GDS (ICSHA mensuel) 3/ Gestion de crise -Gestion des événements indésirables graves (signalement) -Gestion des alertes descendantes externes (sanitaires) ou internes -Gestion des crises proprement dit (expertise, pilotage, communication ) -Support d expertise dans la gestion de la sinistralité -Aide à la médiation

8 Management des risques Des outils pour les établissements Guide de mise en place du management des risques Guide d aide à la gestion de crise Fiche de signalement des EI commune Formations (management des risques, AMDEC, plans d urgence, gestion de crise, information) Portail d échanges Intranet: QualirisQ Logiciel de management des risques: Gerimed Logiciel de Pilotage des alertes et crise : CSS

9 Gerimed: architecture fonctionnelle Retour d information Utilisateurs Documents GeRiMed Alpa Surveillance Avertissement Vigilants et rôles Déclarations RAQ Demandes d actions Actions E.S. Encadrement Alertes environnement GeRiMed Surveillance : -Insertion Documentaire, -Alimentation tableau de bord, -Saisie Intranet GeRiMed, -Saisie intranet Gdoc, -Lien Cursus, E.S. Siège Rapport d activité Alertes environnement Administrateurs Gestion Crises 9

10 Gerimed: Déclaration en ligne 10

11 Gerimed: Gestion des vigilances 11

12 Gerimed: Gestion des actions 12

13 GÉNÉRALE DE SANTÉ Mme M. CARON (DSSI, Clinique Bois Bernard) Equipe régionale 13 Titre de la présentation 22 juin 2009

14 4-Pôle LITTORAL MCO DE LA ETABLISSEMENTS RÉGION NORD DUNKERQUE Titre Clinique du Parc + Maternité Cotteel Polyclinique de Bois Bernard Hôpital Privé Bois Bernard CROIX LILLE Polyclinique de la Louvière Béthune BOIS BERNARD Clinique Saint Amé Clinique Bon Secours Clinique Ste Catherine DOUAI Valenciennes Maubeuge ARRAS Cambrai Abbeville Amiens St-Quentin Clinique du Parc CHARLEVILLE MEZIERES Laon Compiègne Reims

15 RAISON D ETRE DU RESEAU Mutualiser les moyens humains en hygiène et gestion des risques sur les établissements Assurer une politique commune Partager les expériences Fédérer une cohérence des actions et optimiser les résultats Anticiper les recommandations et les risques potentiels REACTIVITE EFFICIENCE

16 CREATION DU RESEAU 2004 Création d un poste d Ide hygiéniste Artois(3 établissements) Avec nomination d une référente hygiène par établissement 2005 Extension du Réseau à l ensemble des établissements région nord (9 établissements) sous la responsabilité d un pharmacien hygièniste Création d un réseau Qualité Gestion de Risques 2007 Coordination des réseaux Hygiène Qualité Gestion de Risques

17 Organisation du Réseau

18 ACTIONS DU RESEAU Réalisation de cartographies de risques CARTOGRAPHIE REGION NORD.xlsx Gestion de crises (ex : Clostridium, ERV, alerte Grippe A) Communication précoce aux établissements Elaboration des procédures Information au personnel et praticiens Contrôle équipements et procédures Suivi des actions Suivi d indicateurs et Benchmarking tableau de présentation des indicateurs régionaux (5 JUIN).xls

19 3. Gestion des alertes et des crises Du Principe de l Alerte Pourquoi? Sur quoi? Qui? Comment?

20 L alerte de crise EVENEMENT Personne constatant l évènement Directeur établissement Alerte DE Niveau 1 Gestion locale Activer / Informer Aggravation et/ou contacts médias/tutelles/judiciaire Directeur établissement avec Directeur région ou filiale Niveau 2 Gestion locale/région avec appui siège C Crise ES / Alerter Aggravation et/ou contacts médias avec impact national Coordinateur crise GDS avec Direction générale GDS Facteurs de perte de contrôle? Niveau 3 Coordinateur crise GDS Pilotage Direction Générale Direction des risques GDS Guide de crise Annuaire Crise Téléphone N crise 24/24h Fiche d alerte (mail/fax) Compte-rendu de situation

21 Du principe de l alerte: Sur quoi alerter? 1 Evènements liés à notre cœur de métier Accident médical d une particulière gravité, ou présentant un caractère fautif flagrant Accident survenant dans un contexte de dysfonctionnement de l établissement Les infections relevant du signalement obligatoire aux autorités sanitaires Agressions physiques au sein de l établissement Praticien ou soignant présentant une conduite à risque 2 Evènements faisant l objet de contacts avec les «autorités» Tout évènement relevant d une enquête de police-gendarmerie ou d une instruction par un magistrat Toute enquête des autorités sanitaires 3 Evènements touchant l activité de l établissement Tout évènement matériel majeur Tout évènement non accidentel entraînant un arrêt d activité ou un surcroît d activité majeur 4 Facteurs aggravants / attractivité médiatique Tout évènement traité par les médias «Personnes cibles» Evènement à forte visibilité ou «sensibles»

22 Niveau 2 : Alerte + expertise + contact autorités sanitaires (veille et signalement) Défaillances lave endoscopes Contrôles environnementaux blocs (Aspergillus ) (N= 6) Contamination réseau (Legionelles ) (N=7) Alerte Gale (N=3) Alertes MCJ (N = 2) Cas groupés ISO Investigations C. difficile (N = 4) Alertes ERV (N= 1) Investigation TIAC (N = 2) Liste annuelle non exhaustive

23 Niveau 3 : Mise en place de la cellule crise (Information ou rappel patients, investigation CCLIN, DDASS, alerte média) Cas groupés de gale (N =2) Investigations cas groupés de médiastinites Etude cas témoin (N=1) Investigation de cas contacts de coqueluche (N = 2) Alerte Légionellose DC (N=1) Tuberculose chez un soignant ou patients (N = 5) Cas avéré de MCJ non Nv (N =1) Gestion d épidémie de Kbebsiella BLSE + en réa et SI (N= 2) Investigation de cas d endophtalmies (N =1) Investigation de cas d ERV (N =2) Les niveaux 2 et 3 correspondent à une crise ou une pré-crise et doivent entraîner le déclenchement de la procédure alerte crise groupe

24 Les suites de l alerte A réception de l alerte, la Cellule de Sécurité Sanitaire identifie un pilote/coordinateur en son sein, lequel a pour mission : D évaluer la réalité, la gravité et les conséquences possibles de la situation De définir le niveau de la crise D apporter une aide à la réflexion et un soutien opérationnel au directeur d établissement et aux équipes médicales D apporter assistance et compétence médicale et juridique De proposer une organisation et un plan d action adapté pour limiter l impact de l évènement (mesures conservatoires, investigations ) De faire le lien avec la Direction Générale du Groupe, les Directions fonctionnelles et les experts (CCLIN ) éventuellement les tutelles D être l interface avec la direction de la communication du Groupe pour la communication de crise

25 Les outils de gestion 1 Le guide «Gestion des alertes et crises» «Alerte et mobilisation : le dispositif». Procédure d alerte / rôle de la CSS / typologie des évènements à signaler / dispositions permanentes au sein des établissements. «Gestion des alertes et crises : l action». Réflexes face à un évènement / gestion opérationnelle de l alerte ou crise / cartographie des acteurs. «Gestion des alertes et crises : la communication». Cartographie des publics / stratégie de communication / procédure de traitement des journalistes. Annexes : carte coordonnées format poche / fiches suivi médias 2 Une action de formation permanente Chaque Directeur d établissement est formé au process Groupe de gestion des alertes et crises, et est entraîné à la prise de parole devant les médias. 3 Un outil informatique spécifique dédié à la Cellule de Sécurité Sanitaire Un outil de gestion, permettant suivi et capitalisation d expérience Un outil de communication

26 Management des alertes et des crises Un outil informatique : CSS Un logiciel unique de signalement pour toutes des alertes et crises Une base de données unique centralisée au siège Sécurisation des données, alerte possible via mail sécurisé Traitement statistique, gestion documentaire CAT, grille d audit, courrier type, signalement

27 Management des risques Les facteurs de succès - L engagement de la direction (siège GDS, établissement): une politique incitative et volontaire - La compréhension des enjeux par tous les professionnels (rôle de la formation et des REX) - La participation démarche de tous les professionnels dans la - Des outils et des procédures simples et claires, communs aux établissements (culture identitaire) - Une politique d échanges et de partage pour une mutualisation des connaissances, des savoirs et des savoir-faire.

28 Management des risques Des difficultés possibles - Le changement de culture sur les risques, sur la notion de «groupe», (particularité médecins libéraux ) - Le déploiement des outils sur 180 établissements - La formation des acteurs - La pérennisation du niveau de connaissance au regard du turn over des équipes. - Faire avancer tout le monde à la même vitesse

29 Conclusion - Nécessité d une orchestration de toutes les informations «qualité risques» (certification, audit, EPP, accréditation des médecins, RMM, alerte, crise ) - Nécessité de développer des outils de gestion spécifiques - Facteur de réussite : motivation forte de tous les acteurs en particulier Direction Générale (Indicateurs, crises ) - Appropriation par les équipes médicales : Formation, EPP, REX - Culture et savoir faire réel des équipes d hygiène synergie avec les RAQ, évolution vers des gestionnaires de risques.