Piloter la performance avec le tableau de bord partagé du secteur médico-social

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1 Piloter la performance avec le tableau de bord partagé du secteur médico-social

2 POURQUOI UN TABLEAU DE BORD PARTAGÉ POUR LE MÉDICO-SOCIAL? UN SECTEUR EN PROFONDE MUTATION Depuis une dizaine d années, le secteur médico-social est soumis à de profonds changements : les structures se sont pleinement approprié la loi du 2 janvier 2002 relative aux droits des usagers, en inscrivant dans leurs projets stratégiques des démarches qualitatives, la loi HPST du 21 juillet 2009 a rénové le régime des autorisations, encourageant les structures à s inscrire dans des partenariats et des regroupements sur des territoires, l évolution des besoins des personnes accompagnées conduit le secteur à se réorganiser pour leur apporter une meilleure réponse, des réformes tarifaires sont attendues et les structures se dotent d outils permettant d améliorer leur pilotage. Pour autant, les opérateurs médico-sociaux au service des personnes âgées et des personnes handicapées n ont pas tous la même capacité opérationnelle pour faire face à ces changements. En outre, faute de disposer d un système d information (SI) développé et partagé, les directions d adminis tration centrale, les ARS et les Conseils généraux adressent souvent des demandes redondantes aux acteurs. Un système d information dans le secteur médico-social est pourtant essentiel pour permettre le dialogue de gestion et mener un pilotage territorial dans un souci d équité et de transparence. UN SECTEUR À OUTILLER Pour faciliter le pilotage managérial des structures et le dialogue de gestion entre acteurs de terrain, ARS et Conseils généraux, il est apparu fondamental d outiller le secteur médico-social et de : mettre à disposition un outil commun aux champs de l accompagnement des personnes âgées et personnes handicapées enfants et adultes, constituer un outil de pilotage interne à la structure, en appui au management, pour améliorer l efficience du secteur, proposer un support d échange entre la structure et ses partenaires, ARS et Conseils généraux, notamment dans le cadre de la démarche de contractualisation, mieux connaître l offre médico-sociale et disposer d un outil permettant de doter les structures d un outil de parangonnage et les ARS et Conseils généraux d un outil de connaissance de l offre. Au-delà, il était nécessaire que les établissements et services, notamment les plus petits, disposent d un outil de pilotage managérial et d éléments de suivi pour améliorer l efficience du secteur. Dans cet esprit, des indicateurs de pilotage ont été construits et associés aux indicateurs qualité de l ANESM, et constituent un moyen d améliorer l efficience et de faciliter la démarche d évaluation de la qualité. 2

3 UN OUTIL CO-CONSTRUIT AVEC LES PROFESSIONNELS L ANAP a co-construit, avec des acteurs du secteur médico-social et des professionnels de terrain, un tableau de bord partagé, en menant deux expérimentations : PREMIÈRE EXPÉRIMENTATION Juillet 2011-Avril 2012 SECONDE EXPÉRIMENTATION Septembre 2012-Juin 2013 OBJECTIFS Valider 4 principes : 1. le tableau de bord est commun aux champs de l accompagnement des personnes âgées et des personnes handicapées enfants et adultes, 2. le tableau de bord a vocation à constituer un outil de pilotage interne de la structure, en appui au management, ainsi qu un support d échange entre établissements et services médico-sociaux (ESMS), ARS et Conseils généraux, 3. le tableau de bord permet de mieux connaître l offre médico-sociale, de disposer d un outil pour conduire une démarche de parangonnage, 4. le tableau de bord permet d améliorer l efficience des structures dans un souci d équité dans l accès aux ressources. Faire évoluer l outil, notamment : mieux intégrer le tableau de bord dans les processus de pilotage interne des ESMS, dans le dialogue de gestion avec les ARS et Conseils généraux, renforcer la connaissance de l offre médico sociale sur les territoires, mieux prendre en compte les spécificités des services ambulatoires, intégrer les organismes gestionnaires dans le dispositif, PÉRIMÈTRE 512 ESMS volontaires, répartis dans le périmètre géographique de 5 ARS (Alsace, Limousin, Lorraine, Pays de Loire et Rhône-Alpes) et 8 départements. les ARS pilotes et les Conseils généraux présents de la première expérimentation complétés de 5 nouveaux départements, 716 établissements et services médico-sociaux et 116 organismes gestionnaires. RÉSULTATS Le tableau de bord a emporté l adhésion des utilisateurs tant sur le plan de la productibilité des indicateurs que de l ergonomie de l outil et des perspectives d utilisation en termes de pilotage interne et de parangonnage. Il a également suscité un vif intérêt auprès des ARS et des Conseils généraux désireux d obtenir une connaissance de l offre et des indicateurs de suivi des structures d un territoire. La pertinence et l intérêt du tableau de bord partagé du médico-social sont actés : pour les ARS et les Conseils généraux, son intérêt pour le pilotage de l offre est reconnu tout comme sa pertinence dans le cadre des démarches de contractualisation et de suivi du dialogue de gestion, pour les ESMS, c est un outil permettant de développer le pilotage interne et de faciliter les échanges avec les organismes gestionnaires et les ARS et Conseils généraux, pour les organismes gestionnaires, l outil facilite le partage d informations entre les établissements et services et leur gestionnaire. 3

4 COMMENT LE TABLEAU DE BORD S ORGANISE-T-IL? 4 DOMAINES Le tableau de bord porte sur 4 domaines qui rassemblent des données habituellement suivies par les établissements et services : prestations, ressources humaines et matérielles, finances, objectifs. Indicateurs clés d analyse Indicateurs de dialogue Indicateurs clés d analyse Données de caractérisation PRESTATION FINANCES Données de caractérisation Indicateurs de dialogue RESSOURCES HUMAINES & MATERIELLES OBJECTIFS Indicateurs clés d analyse Indicateurs de dialogue Données de caractérisation État d avancement de la démarche d évaluation interne et externe État des lieux de la fonction SI Chaque domaine est analysé de plusieurs manières : données de caractérisation, indicateurs de dialogue et indicateurs clés d analyse. «L intérêt et la pertinence du tableau de bord de pilotage partagé pour le médico-social sont désormais actés.» 3 NIVEAUX Le tableau de bord est construit sur 3 niveaux : des données de caractérisation permettant de décrire les spécificités de chaque structure et de calculer les 43 indicateurs retenus, des indicateurs de dialogue permettant à la structure d échanger avec ses parte naires, des indicateurs clés d analyse permettant d approfondir la lecture des indicateurs de dialogue de gestion et de mener un pilotage interne de sa structure. Le tableau de bord de pilotage fait aujourd hui l objet d un consensus tant au sein des établissements et services, des organismes gestionnaires que des ARS et des Conseils généraux. Son périmètre est désormais stabilisé. UNE PLATE-FORME WEB SÉCURISÉE Le niveau de maturité des systèmes d information dans les établissements et services est hétérogène. Pour assurer le recueil des données nécessaires à la structuration du tableau de bord, l ANAP a choisi de développer un outil informatique accessible à partir d une plateforme web sécurisée. Chaque établissement et service, organisme gestionnaire, ARS et Conseil général dispose d un identifiant et d un mot de passe, transmis individuellement à chaque nouvel inscrit. La confidentialité des données est donc garantie. L outil est simple à manipuler par les utilisateurs et ergonomique. 4

5 LES INDICATEURS LES INDICATEURS DE DIALOGUE LES INDICATEURS CLÉS D ANALYSE ET DE PILOTAGE INTERNE Axe 1: Prestations de soins et d accompagnement pour les personnes 1. taux de personnes en dérogation ou hors autorisation, 2. score moyen dépendance GMP (dernier GMP validé et dernier GMP connu), 3. score moyen en soins requis PMP (dernier PMP validé et dernier PMP connu), 4. répartition des personnes accompagnées selon leur provenance, 5. répartition des personnes accompagnées sorties définitivement sur l année par motif ou destination, 6. taux d hospitalisation complète, 7. taux de réalisation de l activité, 8. taux d occupation des lits ou places financés, 9. taux de rotation des lits ou places financés, 10. taux de rotation des places financées en accueil de jour. 1. profil des personnes accompagnées : répartition en fonction des GIR (1 à 6), 2. profil des personnes accompagnées : répartition en fonction des GPP (groupes de patients proches), 3. profil des personnes accompagnées : répartition en fonction des types de déficiences observées, 4. répartition par âge des personnes accompagnées, 5. durée moyenne de séjour / d accompagnement des personnes sorties définitivement, 6. part des personnes bénéficiant d une mesure de protection, 7. taux d occupation des places habilitées par des personnes bénéficiaires de l aide sociale départementale à l hébergement, 8. nombre moyen de journées d absence des personnes accompagnées, 9. part des actes/séances programmés non réalisés, 10. file active des personnes accompagnées, Axe 2: Ressources humaines et matérielles 11. taux d ETP vacants, 12. taux de prestations externes, 13. taux de personnels occupant une fonction de gestion d équipe ou de management, 14. taux d absentéisme, 15. taux de rotation des personnels sur effectifs réels, 11. répartition des effectifs par fonction, 12. pyramide des âges du personnel, 13. taux d absentéisme par motif, 14. poids du recours à l intérim, Axe 3: Finances et budget 16. taux d atteinte des prévisions de recettes, 17. taux d atteinte des prévisions de dépenses, 18. taux de CAF, 19. taux de vétusté des constructions, 20. taux d indépendance financière, 21. taux de couverture du besoin en fonds de roulement par la trésorerie, 15. répartition des recettes par groupe sur la section exploitation, 16. répartition des dépenses réalisées par groupe sur la section exploitation, 17. répartition des recettes/produits par section tarifaire, 18. répartition des dépenses/charges par section tarifaire, 19. taux d utilisation de la dotation en soins, 20. structure des dépenses financées par la dotation de soins, Axe 4: Objectifs 22. état d avancement de la démarche d évaluation interne et d évaluation externe. 21. état des lieux de la fonction «système d information» dans les ESMS. LES DONNÉES DE CARACTÉRISATION ESMS Description générale et statique des principales caractéristiques de la structure (prestations de soins, RH et matériel, structure financière, objectifs). Permet de documenter l offre de soins et d accompagnement de la structure, de réaliser des filtres afin de réaliser des comparaisons entre groupes homogènes d ESMS. 5

6 QUELLE UTILITÉ POUR LES ÉTABLISSEMENTS ET SERVICES ET POUR LES ORGANISMES GESTIONNAIRES? DÉVELOPPER LA CULTURE DE PILOTAGE Les ESMS disposent d une production annuelle automatisée d indicateurs et peuvent se comparer à des structures équivalentes de même type au niveau national. Ils peuvent aussi saisir sur un rythme infra-annuel des indicateurs de leur choix. Ces éléments leur permettent d améliorer leur efficience interne, de développer des stratégies de rapprochement avec d autres structures, de se positionner sur le territoire et de hiérarchiser leurs actions d amélioration. FACILITER LE DIALOGUE DE GESTION Un outil de dialogue de gestion avec les organismes gestionnaires L outil permet aux établissements et services de faciliter les échanges avec leur organisme gestionnaire, qui dispose de restitutions lui permettant d accéder de manière consolidée aux données de ses structures. En outre, l interface permet aux organismes gestionnaires d avoir une vue d ensemble sur leurs structures personnes âgées et personnes handicapées. d objectivation de la démarche et/ou dans la phase de négociation. Le tableau de bord facilite également la structuration du dialogue autour d indicateurs et peut constituer une aide dans le choix des orientations stratégiques et la définition des actions à inscrire dans le contrat. Il peut en outre constituer un outil de suivi de la gestion des risques, de la démarche qualité, etc. ACCÉDER À DES RESTITUTIONS Les modalités d accès aux informations dépendant des droits des différents acteurs, les établissements et services peuvent accéder : à leurs données individuelles, à des données agrégées sur un groupe de struc tures de même catégorie (sauf pour les données financières qui ne font pas l objet d un parangonnage). Par ailleurs, les données, indicateurs et restitutions sont accessibles aux organismes gestionnaires dont les établissements et services dépendent. Un outil de dialogue de gestion avec les ARS et les Conseils généraux L outil est un support dans le cadre d une démarche de contractualisation (convention tripartite, CPOM) qu il s agisse de la phase de diagnostic préalable dans une visée 6

7 Exemples de restitutions sur les prestations de soins et d accompagnement Axe n 1 - Prestations de soins et d accompagnement 1 - Profils des personnes accompagnées par rapport aux missions de l ESMS Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation 0% 0% 10% 20% 30% 2 - La charge en soins et en accompagnement Score moyen dépendance GMP (dernier GMP validé) 681, Score moyen dépendance GMP (dernier GMP connu de l année N) 686, Score moyen soins requis PMP(dernière coupe validée) Score moyen soins requis PMP(dernier PMP connu de l année N) Positionnement de la structure dans le parcours de la personne acompagnée Répartition des personnes accompagnées (hors accompagnement ou hébergement temporaire) selon leur provenance au 31/12 en % Répartition des personnes accompagnées sorties définitivement sur l année par motif ou destination (hors accompagnement ou hébergement temporaire, consultation ponctuelle et interruption ou sortie temporaire) en % % dont la provenance n est pas connue 0 % de sorties vers une autre destination 0 % provenant d une autre provenance 0 % de sorties suite à réorientation vers une autre ESMS 7.1 % provenant d un établissement médico-social 9.5 % de sorties par retour à domicile (ou en milieu ordinaire 3.6 % provenant d un établissement de santé 44 % de sorties par hospitalisation 35.7 % provenant du domicile ou du milieu ordinaire 46.4 % de sorties par décès % 50% 100 0% 0% 50% 100% Taux d hospitalisation complète (dont hospitalisation à domicile) 1,6 % 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Exemples de restitutions sur les ressources humaines et matérielles Axe n 2 - Ressources humaines et matérielles 6 - Importance de la contribution des partenaires externes à l activité de l ESMS sur le cœur de métier Taux d ETP (équivalent temps plein) vacants au 31/12 Le taux de prestations externes (M22) 0 % 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 0,5 % 0% 20% 40% 60% 80% 100% Taux de personnels occupant une fonction de gestion d équipe ou de management Taux d absentéisme (hors formation) 3,1% 0% 5% 10% 15% 11,5 % 0% 10 % 20 % 30% Taux de rotation des personnels sur effectifs réels 3,6% 0% 10% 20% 30 % 40 % 50 % 60% 7

8 QUELLE UTILITÉ POUR LES ARS ET LES CONSEILS GÉNÉRAUX? Le tableau de bord fournit un appui aux ARS et Conseils généraux dans la réalisation de leurs missions. Peu d informations consolidées au format électronique étaient jusqu alors disponibles. L outil permet aujourd hui aux ARS et aux Conseils généraux de disposer de données de caractérisation sur les établissements et services, d indicateurs produits automatiquement pour chacun et de restitutions automatisées consolidées au niveau de la région ou du département. Les ARS et Conseils généraux disposent de 5 types de restitutions par type d établissement et service : 1. restitution de données qualitatives sous forme de graphique représentant la ventilation du nombre de structures (résultats de l évaluation interne et de l évaluation externe par exemple), 2. restitution par indicateur, sous forme de cartes géographiques et de graphiques représentant l évolution dans le temps de l indicateur sélectionné, 3. comparaison de deux indicateurs, sous forme de cartes et de graphiques, 4. détail des quartiles par indicateur : restitution du détail des quartiles d un ou plusieurs indicateurs sélectionnés, 5. restitution de l état des lieux de la fonction SI dans les ESMS. UN OUTIL POUR FACILITER LE PILOTAGE DE L OFFRE Les ARS et Conseils généraux peuvent analyser l offre sur les territoires, quantitative (éléments capacitaires) et qualitative (comparaison d indicateurs), mais aussi comparer les établissements et services de leur région. L exploitation des informations issues du tableau de bord alimentera le dimensionnement des appels à projet, le Projet régional de santé, les Schémas régionaux d organisation médicosociale et les schémas départementaux personnes âgées et personnes handicapées. Les ARS et Conseils généraux ont ainsi une meilleure connaissance des ressources et de leur utilisation dans les structures. Le tableau de bord est enfin un support à la contractualisation. «Permettre aux ARS et Conseils généraux de se concentrer sur l analyse et la prospective grâce à la production automatisée d indicateurs et de restitutions.» 8

9 Exemple de restitution par carte géographique et comparaison des résultats d un indicateur sur deux ans Dernier quart Troisième quart Deuxième quart Premier quart Données cartographiques 2013 GeoBasis-DE/BKG ( 2009), Google, basado en BCN IGN IPr1.1 - Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation IPr1.1 - Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation IPr1.1 - Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation IPr1.1 - Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation 9

10 QUELS PRÉREQUIS POUR UNE GÉNÉRALISATION DU TABLEAU DE BORD? LA FIABILITÉ DES DONNÉES, une condition pour utiliser les indicateurs et les restitutions Les indicateurs et les restitutions produites n auront de sens que si les informations élémentaires saisies par les établissements et services sont de qualité. L outil comporte des contrôles de cohérence simples pour fiabiliser les données, mais il ne pourra vérifier la qualité de l ensemble des données. C est pourquoi il est fondamental que les structures, les organismes gestionnaires, les ARS et les Conseils généraux mettent en place une organisation adaptée pour la saisie et le contrôle des informations. La mise en place de cette organisation alliée à une utilisation régulière des informations par l ensemble des acteurs devraient permettre d améliorer la qualité des informations. «La non-qualité des données est préjudiciable à une interprétation pertinente des indicateurs et des restitutions.» UN DÉPLOIEMENT À GRANDE ÉCHELLE pour que les indicateurs soient analysables sur le plan statistique Les indicateurs et les restitutions seront d autant plus pertinents que le nombre de structures qui auront complété le tableau de bord sera significatif : toutes les catégories d établissements et services, et un grand nombre de structures par catégorie. C est à cette condition que les restitutions pourront être un support : pour la connaissance et le pilotage de l offre, pour la contractualisation, pour le dialogue de gestion. UNE ARTICULATION avec les systèmes d information existants Pour éviter plusieurs saisies, réduire les risques d erreurs et faciliter la fiabilité des informations, la base de données du tableau de bord devra s articuler avec les autres outils existants. Des travaux d harmonisation et d urbanisation des SI nationaux (tarification, dépôt des budgets prévisionnels et traitement des comptes administratifs) devront être poursuivis. 10

11 L articulation entre le tableau de bord partagé et les autres outils HAPI GDR REBECCA Enquêtes DREES FINESS RESIDEHPAD BASE DE DONNÉES TABLEAU DE BORD PARTAGÉ Enquêtes ANESM Enquêtes ARS/APP Données structures (CA, BP, Activités, etc.) Contractualisation REMERCIEMENTS L équipe-projet de l ANAP adresse ses remerciements à l ensemble des professionnels ayant contribué à ce travail au sein de leurs établissements et services, mais également en ARS et Conseil général. Ce projet a été conduit en étroite collaboration avec les ARS suivantes : Alsace - Limousin - Lorraine - Pays de la Loire Rhône-Alpes Nous ont accompagnés dans la réalisation de cette expérimentation, les cabinets : Bearing Point - EQR Management Le CERCHL - Nodevo Les Conseils généraux associés sont : Bas-Rhin - Corrèze - Creuse - Haut-Rhin Haute-Viienne - Maine et Loire Meuse - Moselle - Loire - Loire Atlantique Rhône - Sarthe - Vendée 11

12 Pour faire face aux mutations du secteur médico-social, l ANAP a mis en place, en partenariat avec les acteurs de terrain, un outil destiné à faciliter le pilotage managérial des structures et le dialogue de gestion entre les établissements et services sociaux et médico-sociaux, les ARS et les Conseils généraux : LE TABLEAU DE BORD PARTAGÉ. Pilotage de l offre Connaissance de l offre Gestion des risques Contractualisation TABLEAU DE BORD PARTAGÉ Dialogue de gestion Dialogue ESMS / OG Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux ARS / Conseil général Developpe- Développement des SI décisionnels décissionels Pour plus d informations : Marie-Dominique Lussier Marie-dominique.lussier@anap.fr Pauline Sassard Pauline.sassard@anap.fr Pilotage interne Établissements et services sociaux et médico-sociaux 23, avenue d Italie Paris contact@anap.fr - Conception : Content Design Lab - Réalisation : Planet 7 - Crédit photos : ANAP - Janvier 2014