SMART WORK CENTERS LOGICIEL D EXPLOITATION ET DE GESTION

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1 SMART WORK CENTERS LOGICIEL D EXPLOITATION ET DE GESTION REQUEST FOR PROPOSAL

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction Pouvoir adjudicateur Contexte du projet : Le réseau des Smart Work Centers Objet et nature du marché Instructions pour la remise d une proposition et dispositions contractuelles Avertissements Etapes clés du RFP Fourniture d informations aux soumissionnaires Confidentialité Intention Introduction et Ouverture des Offres Période de validité de l'offre et options Format de la réponse Variantes et options Rejet de la soumission Caractère contraignant des propositions Prix Facturation et Paiements Actions en Justice Historique de l Entreprise et Organisation du Soumissionaire Compétences techniques et Partenariats Planification et Gestion de Projet Capacités et Méthodologie des services de Support Références clients équivalents Délai de livraison Pénalités de retard Description des services à prévoir Fourniture des outils d exploitation et de gestion du réseau Les publics cibles Description des fonctionnalités à prévoir Caractéristiques de la solution recherchée : Fourniture des services d Hébergement de la solution Fourniture de la Formation à la solution Maintenance et évolution du système Définition Service Level Agreement Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 2 of 21

3 4.5. Propriété intellectuelle Sécurité de l information et respect des législations en vigueur : Mise en œuvre de la solution Durée du Contrat Mise en œuvre Réception Remise de prix Modalités de paiement Processus d'évaluation et Critères de sélection Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 3 of 21

4 1. INTRODUCTION 1.1. POUVOIR ADJUDICATEUR EURO GREEN IT INNOVATION CENTER 20 Rue René Descartes B Mons Représenté par Pierre Leclercq, Directeur. Numéro d entreprise: Euro Green IT Innovation Center (EGITIC) est un partenariat public- privé entre la Région Wallonne et quelques acteurs majeurs du secteur des TICs, y compris IBM, Cisco, Microsoft, Mobistar, et Deloitte. L asbl a été initiée sous le Plan Marshall 2.Vert et lancée officiellement en janvier 2010 par le Ministre Jean- Claude Marcourt. L objectif principal du centre est le déploiement de solutions pilotes ayant pour objectif de démontrer comment les nouvelles technologies peuvent impacter l éco- efficience énergétique et contribuer à la construction d un monde plus durable. Le centre a aussi pour vocation d accompagner les entrepreneurs et PMEs wallonnes actives dans le secteur pour les aider à se développer et à grandir. Le centre d innovation Euro Green IT est basé à l entrée de Mons, sur le parc Scientifique Initialis. La démarche du centre est tournée vers 2 grands axes : le Green IT et l IT for Green, et couvre une série de thèmes repris ci- dessous. Le centre approche chaque problématique avec l idée de trouver des solutions technologiques innovantes grâce à l aide des ses partenaires privés et publics. Parmi les thèmes qui nous intéressent : La mobilité Le télétravail L optimisation de la consommation énergétique L éclairage public Le recyclage IT La formation Green IT Le soutien aux PMEs Notre site web permet d en apprendre plus sur nos activités et nos projets Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 4 of 21

5 1.2. CONTEXTE DU PROJET : LE RÉSEAU DES SMART WORK CENTERS Le réseau des Smart Work Centers (SWC) répond aux besoins croissants des entreprises en termes de flexibilité, de mobilité et de productivité. Le réseau des Smart Work Centers offre des espaces de travail décentralisés, flexibles et pré- équipés de technologies modernes de communication et de collaboration. Le réseau, inauguré le 17 juin 2011 par les ministres JC Marcourt et Rudy Demotte, compte d ores et déjà 8 centres, répartis dans les différentes provinces. Certains centres seront opérés par le secteur public, alors que d autres centres seront opérés par des firmes privées. A terme, l objectif est d atteindre une trentaine de centres répartis dans toute la Belgique afin d offrir un réseau dense et un «point de chute» à proximité de tous les principaux centres d activités économiques. Le réseau fonctionnera sur base d un modèle de franchise, dans lequel chaque centre sera équipé de technologies identiques et d un système de gestion centralisé. Nous espérons voir le réseau se développer en Wallonie, mais aussi à Bruxelles et en Flandre. Nous espérons également signer des accords de partenariat avec d autres fournisseurs de services similaires, par exemple le réseau des centres Regus. Pour en savoir plus, consultez le site 2. OBJET ET NATURE DU MARCHÉ Le présent marché porte sur des services informatiques, plus précisément sur des services de développement et d hébergement de logiciels en mode SaaS. Le marché est à bordereau de prix. La description des services à fournir se trouve au point 4 du présent cahier des charges. Il s agit ici d un contrat pluriannuel ouvert d une durée de 3 ans, qui est résiliable annuellement. La procédure choisie est celle de la procédure négociée sans publicité. Le présent marché est considéré comme un marché de services. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 5 of 21

6 3. INSTRUCTIONS POUR LA REMISE D UNE PROPOSITION ET DISPOSITIONS CONTRACTUELLES 3.1. AVERTISSEMENTS Les informations contenues dans ce document ont été préparées pour aider les parties intéressées à faire leur propre évaluation du besoin et ne prétend pas contenir toutes les informations que le soumissionnaire peut désirer. Dans tous les cas, les parties intéressées devraient mener leur propre analyse des données figurant dans le présent document, et toute autre information qu'ils jugent pertinente. EGITIC ne fait aucune garantie quant à l'exactitude ou l'exhaustivité de ce document et n'assumera aucune responsabilité pour le contenu ou pour toute omission de ce document ou de tout autre écrit ou de communication orale transmise au destinataire dans le cours de l'évaluation des soumissionnaires. Les informations contenues dans ce document sont mises à disposition à compter de la date du présent document, à moins qu'un autre délai ne soit spécifié, et EGITIC n'a aucune obligation de mettre à jour ces informations. EGITIC se réserve le droit d'interrompre ou de modifier le processus de marché à tout moment, et ne prend aucun engagement, implicite ou autre, que ce processus aboutira à une transaction d'affaires ou de négociations avec un ou plusieurs soumissionnaire(s) ou avec tout autre défendeur. Tous les frais encourus par un défendeur pour préparer une réponse à cette demande de propositions et de fournir ou d'obtenir des informations supplémentaires en provenance ou à EGITIC seront supportés par le défendeur. En soumettant une réponse, le soumissionnaire comprend qu EGITIC déterminera à sa seule discrétion, quel soumissionnaire, le cas échéant, recevra, le contrat subséquent. Le soumissionnaire renonce à tout droit de réclamer des dommages de toute nature que ce soit sur la base des processus de sélection, la sélection finale, et toutes les communications associées à la sélection. EGITIC se réserve tous les droits pour éventuellement modifier / adapter / modifier ce RFP à partir du moment qu'il est émis avant la signature du contrat. Le RFP tel qu'il est actuellement ne reflète que la meilleure connaissance qu EGITIC a des conditions à la fois du business et des techniques dans lesquelles il souhaite faire des affaires ETAPES CLÉS DU RFP Étape # Description de l'étape Dates (2011) 1 Émission du RFP 08 / 08 2 Réception des offres 29 / 08 3 Sélection du prestataire 05 / 09 4 Contractualisation 12 / 09 5 Phase de test 6 Réception technique 7 Phase de mise en production 31 / 10 8 Réception provisoire 30 / FOURNITURE D INFORMATIONS AUX SOUMISSIONNAIRES Toutes les questions concernant le présent RFP doivent être consolidées pour le 22 Aout 2011 et envoyées par courriel à: Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 6 of 21

7 Julie Roger Toutes les questions doivent faire référence à des sections spécifiques et les numéros de page du RFP. EGITIC y répondra au plus vite CONFIDENTIALITÉ Le destinataire du présent RFP accepte de garder ce RFP, tous les suppléments ou modifications ultérieures du RFP et le processus d'évaluation par l EGITIC en toute confidentialité, et, sauf dans la mesure permise par la convention de confidentialité, à ne pas divulguer à un tiers, utiliser ou copier tout ou partie du présent RFP sans le consentement préalable écrit de l EGITIC INTENTION Cette demande de propositions a été remise à un nombre limité de fournisseurs sélectionnés. Ce RFP n'est pas une offre de conclure un contrat. Les prévisions de volume inclus dans la présente RFP représentent nos meilleures estimations et ne sont pas contractuelles. L acceptation d'une réponse, ne nous engage ni à accorder un contrat à un fournisseur, même si toutes les exigences énoncées dans le présent RFP sont remplies, ni ne limite notre droit à négocier au mieux de nos intérêts. EGITIC se réserve le droit de contracter avec un fournisseur pour des raisons autres que le plus bas prix. EGITIC se réserve le droit de contracter pour un, plusieurs ou l'ensemble des services requis dans le présent RFP. Le défaut de répondre à toute question du présent RFP peut entrainer la disqualification. Le défaut de réponse à une qualification ou une exigence n entrainera pas nécessairement la disqualification INTRODUCTION ET OUVERTURE DES OFFRES Les offres seront, avant leur ouverture, soit envoyées par courrier ou par courrier électronique, soit déposées personnellement auprès de EGITIC, à l attention de Julie Roger Dans le cas du dépôt d une offre au format papier, le soumissionnaire doit aussi fournir un exemplaire en version électronique sur CD. Ledit CD doit également contenir l ensemble des annexes. En cas de divergences entre la version papier et la version électronique, c est l exemplaire original de la version papier qui fait foi. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l offre : le prix unitaire en toutes lettres et en chiffres (hors TVA) ; le montant de la TVA ; la signature de la personne compétente pour signer l offre ; la qualité de la personne qui signe l offre ; la date à laquelle la personne précitée a signé l offre ; le numéro d inscription complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges) ; le soumissionnaire confirme dans son offre qu un nombre suffisant de membres de son équipe sont capables de s exprimer parfaitement en français et/ou en anglais, et ce, aussi bien oralement que par écrit. Le choix de la langue concernant la documentation sera déterminé lors du lancement du marché. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 7 of 21

8 Moment du dépôt des offres : Le lundi 29 août 2011 à 14h, dans les bureaux de l EGITIC, situés au 20 Rue René Descartes, 7000 Mons, il sera procédé en séance privée à l ouverture des offres déposées pour le présent marché. Les propositions reçues après l'heure indiquée ci- dessus seront retournées non décachetées. Toutes les propositions doivent être signées sur un papier à entête de l'entreprise par un individu qui est autorisé à lier contractuellement la firme soumissionnant. Cette signature doit indiquer le titre ou le poste que la personne détient dans l'entreprise. Les propositions non signées seront rejetées. Une session de présentation individuelle pourra être organisée au besoin, entre EGITIC et les soumissionnaires, où le défendeur aura la possibilité de présenter sa proposition. S il est nécessaire d organiser ces présentations, le calendrier détaillé sera communiqué après la soumission des propositions PÉRIODE DE VALIDITÉ DE L'OFFRE ET OPTIONS Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 90 jours civils, à compter du jour qui suit celui de l ouverture des offres. Le prix et la disponibilité des options doit être garanti pour la durée du contrat et peut seulement être revus à la baisse FORMAT DE LA RÉPONSE Le soumissionnaire est libre de formuler son offre selon le format qu il souhaite. L'offre devra cependant être rédigée en français ou en anglais et répondre à tous les éléments demandés dans ce RFP. Le soumissionnaire doit veiller à une numérotation continue et ininterrompue de toutes les pages de l offre (et si possible de ses annexes). Les annexes techniques peuvent être fournies en anglais, si elles n existent pas en français. La réponse doit être structurée de telle sorte que: La réponse doit donner l'information qui répond à nos questions complètement et de façon concise. Toutes les réponses doivent être identifiées par rapport au numéro du paragraphe correspondant à la question et tous les points doivent être répondus. Toute la terminologie ou les acronymes utilisés doivent être énumérés et définis. Toute information supplémentaire qui pourrait être utile pour le choix peut être ajoutée, comme un point séparé. Toute divergence entre les exigences du présent RFP et la solution proposée doit être clairement mise en évidence. Toutes les exceptions ou limitations doivent être dans une annexe distincte ou à la fin du document. Tous les prix et les coûts cités dans cette réponse doit être indiqués en Euros et hors TVA. Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelles informations sont confidentielles et/ou relatives à des secrets techniques ou commerciaux et ne peuvent donc pas être rendues publiques par EGITIC. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 8 of 21

9 3.9. VARIANTES ET OPTIONS Les variantes et options sont autorisées REJET DE LA SOUMISSION EGITIC n'acceptera que les propositions à condition qu'ils répondent aux exigences suivantes: Réception en temps opportun de la réponse au RFP CARACTÈRE CONTRAIGNANT DES PROPOSITIONS En soumettant une proposition, le soumissionnaire comprend qu EGITIC considèrera la réponse du soumissionnaire comme un document contractuel lors de la conduite des négociations du contrat avec l entreprise choisie. Toute modification de coûts ou des services proposés devra être acceptée conjointement par l EGITIC et l'entrepreneur. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles- ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe de son offre. Par la soumission de son offre, le soumissionnaire s engage à respecter les dispositions du présent cahier spécial des charges PRIX Les soumissionnaires doivent proposer un modèle financier. Ce modèle financier peut être basé sur un modèle logiciel classique (coûts de développement, coûts de maintenance, coûts d ajout d un centre, ) ou sur un modèle SaaS (Coût par mois et par centre, par exemple). Des modèles hybrides peuvent également être proposés. Le Candidat doit indiquer clairement ce qui est obligatoire et ce qui pourrait être une option. Tous les prix et les coûts cités dans cette réponse doit être indiqués en Euros et hors TVA FACTURATION ET PAIEMENTS Les factures seront envoyées sur une base mensuelle et sont payables dans les 30 jours à compter de la fin du mois de réception. Le prix ne peut être changé sans modification du contrat après accord mutuel. Ces modifications de prix ne seront jamais rétroactives ACTIONS EN JUSTICE La Loi belge sera la règle du contrat. Les conflits qui peuvent survenir dans le cadre de ce contrat seront traités par la Cour de Mons. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 9 of 21

10 3.15. HISTORIQUE DE L ENTREPRISE ET ORGANISATION DU SOUMISSIONAIRE Le soumissionnaire doit fournir des informations décrivant les antécédents de l'entreprise, les services, l'expérience et les qualifications. Ceci doit inclure des évaluations de la qualité des services fournis par les références. Le soumissionnaire doit également indiquer toute information supplémentaire qui sera utile à l'évaluation d EGITIC. Le soumissionnaire doit fournir des informations pour démontrer sa viabilité économique et financière. Le soumissionnaire doit fournir les preuves d'assurance nécessaires. Le soumissionnaire fournit des informations détaillées sur les éventuels sous- traitants qu il propose d utiliser dans le cadre de ce marché. Le soumissionnaire doit fournir un organigramme, qui comprend la hiérarchie d'escalade pour la résolution de problèmes. Le soumissionnaire est invité à expliquer ses motivations pour répondre au marché COMPÉTENCES TECHNIQUES ET PARTENARIATS Le soumissionnaire doit démontrer clairement qu'il possède les compétences techniques requises pour mettre en œuvre, soutenir et maintenir la solution proposée d'une manière professionnelle. Afin de démontrer cela, le défendeur doit donner des informations détaillées sur le nombre, l'emplacement, le niveau d'expérience et le niveau de certification des spécialistes disponibles (idéalement fournir CV détaillés en annexe à l'offre). Le Candidat doit explicitement faire la distinction entre les spécialistes qui sont employés directement et les spécialistes qui peuvent être mis à disposition par le biais de partenariats, l'externalisation ou d'autres arrangements contractuels avec des tiers. Certains soumissionnaires proposeront du matériel et /ou des composants logiciels (building blocks) open source ou qui sont fabriqués par des tiers. L interopérabilité et la managabilité de la solution proposée est une exigence de base. Comme cela ne peut être garanti que s il existe une collaboration technique étroite entre le soumissionnaire et ces tiers, tous partenariats ou certifications pertinents devront être mentionné PLANIFICATION ET GESTION DE PROJET Chaque développement ou implantation de solution logicielle fait face à un certain nombre de défis et de risques. La mise en œuvre des infrastructures dépend en partie de l'utilisation d'une méthodologie de gestion de projet qui soit adaptée. Le soumissionnaire est invité à décrire la façon dont il aborde et gère ce type de projet CAPACITÉS ET MÉTHODOLOGIE DES SERVICES DE SUPPORT Le soumissionnaire s'engage à garantir la continuité et l'intégrité du matériel et des logiciels en fournissant un point de contact unique pour le support liés à l'ensemble de l'infrastructure. Le soumissionnaire est seul responsable pour le diagnostic et la détermination de l'origine des pannes affectant tout ou partie de l'infrastructure back- end. Le soumissionnaire doit décrire sa vision du point de support unique "hardware- software" pour la prise en charge intégrée qu il doit fournir à l EGITIC. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 10 of 21

11 Le soumissionnaire devra décrire en détail et en termes quantitatifs son organisation et sa méthodologie de support. Les informations fournies doivent comporter au moins une description de la façon dont l'organisation de support est structurée et organisée, les certifications pertinentes obtenues (par exemple ISO 9001) - le cas échéant. Le soumissionnaire devra fournir les moyens pour que le management d EGITIC puisse suivre de près l évolution du niveau de service et le statut des demandes RÉFÉRENCES CLIENTS ÉQUIVALENTS Le soumissionnaire doit fournir un certain nombre de clients de référence où des projets similaires ont été effectués et où le soumissionnaire a joué un rôle actif dans la mise en œuvre et la fourniture des services de support et de maintenance. Pour chaque référence, une description du projet et le rôle du soumissionnaire doivent être fournis, ainsi que les coordonnées complètes DÉLAI DE LIVRAISON La solution complète devra être pleinement opérationnelle avant la fin du mois d octobre Le soumissionnaire doit fournir un planning détaillé de la mise en place de la solution, sur lequel il s engagera. Si la mise en place est phasée, les fonctionalités de chaque phase doivent être clairement explicitées, PÉNALITÉS DE RETARD Comme cet environnement est stratégique pour EGITIC, au cas où le fournisseur n'est pas en mesure de livrer la solution à la date convenue, chaque semaine ouvrable de retard conduira à un mois de réduction sur les frais récurrents (hosting), avec un maximum de 4 semaines de retard. Si à ce moment la livraison n'a pas été effectuée, EGITIC se réserve le droit de mettre fin au contrat et de réclamer des dommages. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 11 of 21

12 4. DESCRIPTION DES SERVICES À PRÉVOIR 4.1. FOURNITURE DES OUTILS D EXPLOITATION ET DE GESTION DU RÉSEAU La solution d exploitation et de gestion du réseau des «Smart Work Centers» sera constituée d un front- end (B2C) web, permettant aux utilisateurs de s informer, de réserver et de consulter leur compte et d un back- end (B2B) permettant la gestion des centres LES PUBLICS CIBLES Les publics ciblés par le projet sont : Les internautes: Assurer la présence Internet/Web du réseau des Smart Work Centers, et fournir les informations nécessaires sur le réseau. Les clients du réseau SWC: Possibilité de s identifier, permettre de réserver une salle, de consulter l état de son compte, et d acheter des crédits pour réalimenter son compte. Faciliter le comptage des présences (système de check- in/check- out). Les gestionnaires de centres: Outils de gestion tels que : CRM, gestion des réservations, facturation, suivi des paiements, statistiques d utilisation (top clients, clients peu fréquents, par jour ou par plage horaire, etc.). Les directeurs de ressources humaines: Gestion du compte Corporate (nombre de crédits restants). Statistiques par utilisateur, par centre, par plage horaire, par département, Volumes anticipés (pour phase de démarrage) Jusqu à 10 centres dans le réseau Jusqu à 100 utilisateurs différents par centre Jusqu à 100 réservations/sessions par utilisateur pour 2011 (pour une minorité d utilisateurs). Quelques centaines de factures par mois Volumes anticipés (à terme) : Jusqu à 30 centres dans le réseau Jusqu à 300 utilisateurs différents par centre Jusqu à 500 sessions par utilisateur et par an (pour une minorité d utilisateurs). Fonctionnement de la tarification et des abonnements réseau : Les utilisateurs peuvent être utilisateurs d un (seul) centre, ou de plusieurs centres du réseau (capacité de roaming). Chaque utilisateur aura donc une «home base» et une zone de déplacement (liste des centres fréquentés, hors home base). Il sera nécessaire de gérer les heures d utilisation de manière séparée. Pour fréquenter le réseau, chaque utilisateur pourra combiner deux abonnements : Abonnement spécifique à sa «home base», payable au mois, et abonnement «roaming» donnant droit à l usage des autres centres du réseau. Dans ce cas, plusieurs formules de tarification sont à l étude : Abonnement «Usage illimité» (validité 1 mois, renouvellement automatique) Carte prépayée avec un pack d heures associées. Les heures achetées peuvent être valides indéfiniment, ou avoir une date d expiration (ex. validité de 3 mois). Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 12 of 21

13 La facturation se fera sur base de la consommation réelle, pas sur base des réservations. Toute heure entamée (après n minutes de marge) sera facturée. En fonction des clients, il est possible que les conditions varient, sur base d une négociation commerciale. Chaque contrat signé définira les conditions tarifaires associées. Système de check- in / Check- out: Afin de calculer le nombre d heures d utilisation des centres, les usagers devront s identifier à l arrivée et lorsqu ils quittent le Smart Work Center. Ces informations de check- in et check- out devront être matchées avec les réservations. Elles serviront également à la facturation. Nous recherchons un système simple et fiable pour associer un utilisateur avec chaque transaction. Le marché dont objet n inclut pas les systèmes hardware de lecteurs de cartes ou de badges, ou tout autre solution proposée pour gérer cet aspect. Néanmoins, les soumissionnaires qui ont une expérience particulière peuvent décrire dans leur offre comment ils proposent de gérer l aspect logiciel de cette intégration avec le système de lecteurs de badges. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 13 of 21

14 DESCRIPTION DES FONCTIONNALITÉS À PRÉVOIR Le logiciel de gestion administrative devra permettre plusieurs vues en fonction de droits d accès différents. Nous imaginons les rôles et droits d accès suivants : Gestionnaire du réseau SWC (top niveau) Gestionnaire d une chaîne de centres SWC Gestionnaire d un centre SWC. Personnel administratif d un centre (office manager) Directeur HR d un client Corporate Directeur d un client type PME. Utilisateur (individuel) d un centre ou du réseau. Fourniture d un site Internet principal (front end) Le site internet actuel du réseau Smart Work Centers (consultable sur est actuellement construit sur WordPress, et intègre une cartographie (Google Maps), des formulaires (Wufoo), et l inscription à une Newsletter (Mailchimp). Actuellement, ce site tourne sur les serveurs de la société ReakLab, basée 1 Boulevard Initialis, B Mons. Il y a lieu dans le cadre de ce projet de soit maintenir et enrichir ce site web, en y ajoutant de nouvelles fonctionnalités, soit de redévelopper la partie graphique pour partir de nouvelles bases afin de pouvoir le faire évoluer. Dans tous les cas, le développement des aspects «présence web» devra tenir compte des fonctionnalités suivantes : Phase 1 : L intégration de la charte graphique des Smart Work Center Une page d accueil avec accroche visuelle La configuration de la navigation, des news, et d une série d articles gérés par un administrateur Une partie dédiée à la promotion des partenaires Une partie explicative sur le concept Smart Work Center Un annuaire/cartographie des Smart Work Center, avec pour chacun d entre eux une page dédiée avec photos et la liste des services Un moteur de recherche avancé avec filtres sur la localisation, les services disponibles ou la disponibilité L installation et la configuration des outils Le référencement sur Google, Yahoo et Bing Production de statistiques d usage du site (Analytics) La formation du personnel en charge de la gestion du contenu Phase 2 (à considérer comme des développements futurs) : La création d un réseau social permettant aux utilisateurs Smart Work Center de se connaitre, y compris la gestion des comptes utilisateurs, mur, création d'événements et création de groupes à la facebook Fourniture de Mini- Site Internet pour chaque centre (front end) Pour chaque centre du réseau, un mini- site web sera créé avec un contenu de présentation assez standardisé. Ces sites utiliseront un nom de sous- domaine tel axisparc.smartworkcenters.be. Il sera nécessaire de prévoir un mécanisme simple pour la création de ce contenu, et éventuellement une formation pour les responsables de centres qui seront amenés à faire des modifications sur ce contenu. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 14 of 21

15 Sur ces mini- sites, nous retrouverons l information suivante : Fiche de présentation du centre et liste des services offerts. Cartographie (where) et galerie photo. Fiche de présentation des formules d abonnement et tarification. Vente en ligne de ces abonnements. Agenda d activité pour chaque centre. Possibilité de réserver une place ou une ressource. Fourniture d une Gestion de Centre avec Centrale de réservation (back- end) L ensemble des fonctionnalités de la solution devra être conçu pour permettre à chaque personne responsable d accéder à ses informations, sur base d un rôle prédéfini, via un login et mot de passe. Gestion de chaque Smart Work Center par un administrateur dédié. Chaque administrateur ne pourra gérer que son propre SWC. Il faudra même prévoir plusieurs niveaux d accès (i.e. le gestionnaire financier d un centre, versus la réceptioniste). Il sera primordial que le système garantisse la sécurité des données et limite la visibilité des infos en fonction du rôle de chaque utilisateur. Gestion des comptes utilisateurs Gestion des ressources partagées (la configuration des salles, des bureaux, des salles de conférences, projecteurs, téléprésence, etc.). Vente en ligne d abonnements mensuels et d autres crédits d heures. Demande de services supplémentaires «à la carte»: catering, accès Internet, parking, service de traduction) Consultation des disponibilités depuis un calendrier Gestion des réservations : (Gestion des conflits, overbookings, envoi d un de confirmation suite à la demande de réservation d un client) Rapports et planning du centre Tableau de bord utilisateur L intégration des calendriers sur le site Internet en mode lecteur seul sur chaque page des Smart Work Centers La possibilité d effectuer des réservations en ligne pour les utilisateurs qui ont un compte Option de modération des inscriptions en ligne (l administrateur doit alors approuver une réservation pour qu elle devienne définitive). Gérer un indice «Taux d occupation» permettant de visualiser rapidement les jours pour lesquels la ressource est encore disponible. Fourniture d une solution permettant la Gestion globale et centralisée (back office) Gestion centralisée de tous les clients du réseau Smart Work Center Gestion des sociétés clientes Gestion individuelle de chaque Smart Work Center; Gestion de liste de prix par Smart Work Center: les prix peuvent être variables en fonction de quantités, des dates ou d autres critères gérés par l outil; Gestion de contrat client par client avec liste de prix: un contrat définit les modalités de prix Gestion de contrat avec crédit d'utilisation; Gestion de comptes analytiques permettant à chaque Smart Work Center d encoder les coûts supplémentaires par client (photocopie, drinks, Internet) Production de factures sur base des feuilles de présence et des comptes analytiques Tableau de bord individuel des activités liées aux Smart Work Centers Production de statistiques liées à l usage : Quels sont les meilleurs clients, les clients qui doivent être relancés, le taux d occupation par centre, les heures de pointe et les heures creuses. Comparaison entre les centres. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 15 of 21

16 Opération à prévoir lors de l Intégration d un nouveau Smart Work Center Vu l évolution probable du réseau, nous anticipons de devoir rajouter des centres de manière régulière à notre réseau. Ceci devra pouvoir se faire de manière relativement facile. Chaque intégration d un nouveau Smart Work Center inclura: L intégration du Smart Work Center sur le site Internet La création d un sous- site «nouveaucentre.smartworkcenters.be» La configuration de la centrale de réservation pour le nouveau Smart Work Center La creation de la liste des produits/services offerts par le centre. La configuration du CRM ou de l ERP Une formation utilisateur Interfaçage avec d autres systèmes Le logiciel de gestion des centres devra s interfacer avec d autres pièces de l architecture: Le logiciel et/ou hardware qui va gérer les transactions de check- in/check- out. Interfaçage avec les bornes d accès permettant de produire les feuilles de présences (heure d entrée et heure de sortie). Le logiciel qui gèrera les consommables locaux (impressions, copies, ) Le logiciel (serveur radius?) qui contrôlera l accès au réseau et à ses ressources. Des réseaux externes. Le logiciel devra pouvoir s interfacer avec des réseaux similaires (exemples Regus ou Mobispot), et accepter des méthodes alternatives d authentification des utilisateurs. De même, il faudra pouvoir exporter/importer des données relatives à la fréquentation du réseau par les utilisateurs de tel ou tel réseau partenaire CARACTÉRISTIQUES DE LA SOLUTION RECHERCHÉE : Robustesse du software : solution simple et robuste, s appuyant de préférence sur des modules déjà testés (composants open source, solutions déjà utilisées par d autres, etc.) Facilité d utilisation : Pour rendre la tâche des utilisateurs plus simple, nous recherchons une solution dont l interface utilisateur est simple et adaptée. Le logiciel devra être multilingue. Dans une première version, l interface devra être en FR et NL. Feature set évolutif : Le réseau démarre, et de nouveaux besoins seront mis en lumière au cours du temps. Nous cherchons donc un partenariat long terme, avec la possibilité de faire évoluer la solution et de corriger/amender certaines fonctionnalités suite à des constats nés de l utilisation réelle et du feedback reçu. Evolution du réseau : Nous allons ajouter des centres au réseau de manière régulière. Il est donc nécessaire que le logiciel permette l ajout facile de nouveaux centres. Estimation d un centre par mois pour les 18 mois qui viennent. SaaS (Software as a Service): Afin de faciliter le déploiement de nouvelles fonctionnalités, nous souhaitons une solution SaaS, avec la possibilité de rajouter de nouvelles fonctions sans devoir réinstaller de nouvelles versions dans chaque centre. Support pour Smartphones : Tout développement devra être pensé pour pouvoir offrir à l utilisateur accès à certaines fonctionnalités via une interface optimisée pour Smartphone. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 16 of 21

17 4.2. FOURNITURE DES SERVICES D HÉBERGEMENT DE LA SOLUTION EGITIC cherche une solution SAAS incluant donc l hébergement de la solution. Le soumissionnaire fournira une description de son environnement d hébergement. EGITIC attend du soumissionnaire qu il propose une infrastructure professionnelle permettant le respect des exigences en matière de disponibilité et d intégrité FOURNITURE DE LA FORMATION À LA SOLUTION En fonction de la complexité de la solution proposée, le soumissionnaire devra aborder la problématique de la formation des utilisateurs en proposant une méthode pédagogique, via soit une formation, soit la mise à disposition d un manuel, d un module e- learning, d un FAQ... La langue pour les aspects gestionnaire du réseau SWC est le français. Les aspects bilinguisme devront être prévus en option pour les aspects liés aux autres profils MAINTENANCE ET ÉVOLUTION DU SYSTÈME DÉFINITION Nous proposons de préciser la définition des anomalies comme suit : Anomalie bloquante Anomalie reproductible du progiciel, empêchant de façon temporaire ou définitive l'accès, l'utilisation et/ou l'exploitation normale aux utilisateurs d une de ses fonctions essentielles, conformément à la Documentation et au dossier de spécifications fonctionnelles sur une majorité des postes utilisateurs (une anomalie se présentant sur quelques postes seulement ne sera pas considérée comme bloquante) Anomalie majeure Anomalie reproductible de fonctionnement du progiciel empêchant le fonctionnement normal d une de ses fonctions essentielles, conformément à la Documentation et au dossier de spécifications fonctionnelles sur une majorité des postes utilisateurs (une anomalie se présentant sur quelques postes seulement ne sera pas considérée comme majeure) Anomalie mineure Anomalie reproductible de fonctionnement du progiciel qui empêche ou perturbe le fonctionnement normal d'une fonction non essentielle de l'application, conformément à la Documentation et au dossier de spécifications fonctionnelles SERVICE LEVEL AGREEMENT Le soumissionnaire devra fournir une description détaillée de son SLA pour la solution globale qui devra au minimum répondre aux contraintes suivantes : Performances et temps de réponse. Le soumissionnaire devra s engager à des performances minimales de la solution. Disponibilité. La solution devra fonctionner 24hrs sur 24, 7 jours sur 7. Le taux de disponibilité de la solution globale (hard+soft+accès) devra être supérieur à 99.5%. Les maintenances systèmes devront être planifiées et s exécuter en dehors des heures normales d utilisation (8hrs à 18hrs). Le soumissionnaire devra réaliser un backup au minimum toutes les nuits. Le soumissionnaire s assurera de la maintenance corrective et évolutive des logiciels. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 17 of 21

18 Le soumissionnaire fournira une proposition pour les temps d intervention et de résolution dans le cas d anomalies. Les Anomalies bloquantes susciteront une réaction du soumissionnaire dans les 4 heures ouvrables. Le tableau ci- dessous reprend un exemple de proposition : Priorité Prise en charge de l anomalie Contournement provisoire à compter de la reproductibilité de l anomalie par le fournisseur Résolution définitive à compter de la reproductibilité de l anomalie par le fournisseur Bloquante Majeure Mineure 4 heures les jours ouvrés durant la période d intervention 8 heures les jours ouvrés durant la période d intervention 8 heures les jours ouvrés durant la période d intervention 2 jours ouvrés (*) 15 jours ouvrés (*) si la solution de contournement n alourdit pas sensiblement les tâches des utilisateurs du système. 5 jours ouvrés (*) dans le cas contraire. 3 jours ouvrés (*) 15 jours ouvrés (*) Prochaine version corrective ou évolutive du logiciel (*) Prochaine version corrective ou évolutive du logiciel (*) (*) Engagement de moyens. Le soumissionnaire s'engage à tout mettre en œuvre, pour remédier aux problèmes qui auront été signalés dans les délais précités PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE L EGITIC aura une préférence pour une solution open source, ou basée sur des modules open source. Quel que soit le mode de licence : EGITIC disposera d une licence d utilisation irrévocable, transférable qui couvrira tous les centres du réseau (présents et à venir). Cette licence couvrira également les centres de co- working qui ouvriront en région wallonne. Le développeur aura le droit de commercialiser la solution, en tout ou en partie, telle quelle ou modifiée, à d autres réseaux. EGITIC bénéficiera de toute amélioration réalisée sur la solution, sans coût additionnel. EGITIC devra pouvoir bénéficier des sources au cas où le prestataire ferait défaut (faillite, ) 4.6. SÉCURITÉ DE L INFORMATION ET RESPECT DES LÉGISLATIONS EN VIGUEUR : Les solutions proposées par le soumissionnaire devront tenir compte des obligations légales en vigueur en Belgique en matière de respect protection des données liée à la vie privée et à la traçabilité de l utilisation des systèmes. Le soumissionnaire devra expliciter sa politique de gestion de la sécurité de l information et notamment dans les aspects Confidentialité Intégrité Disponibilité des données et systèmes. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 18 of 21

19 5. MISE EN ŒUVRE DE LA SOLUTION 5.1. DURÉE DU CONTRAT Le contrat sera conclu pour la fourniture du service global, y inclus les développements, les licences, le support, la maintenance, les mises à jour, et les services associés pour une période de 3 ans à partir de la date de signature. Tout renouvellement fera l'objet d'un amendement au présent Contrat MISE EN ŒUVRE Ce service doit inclure l'installation, la configuration (mise en œuvre) et les tests de tous les composants proposés, les tests de la solution globale et la création de la documentation pertinente (rapports d'essais et des guides d'exploitation). Le soumissionnaire doit proposer un plan (haut niveau) de livraison du projet. Ce plan de livraison du projet devrait contenir au moins: Définition de la portée et les objectifs du projet L'analyse des risques et proposer des mesures d'atténuation des risques Plan de projet de haut niveau, indiquant calendrier prévisionnel et de définir les principaux jalons / points de décision Plan d'effectifs, avec indication de la charge de travail par profil Une explication de la gouvernance du projet Pendant la phase de négociation du contrat, ce plan de livraison de projet sera davantage détaillé, mutuellement ratifié et il guidera la mise en œuvre ultérieure de la solution proposée RÉCEPTION La réception consiste dans le contrôle de la conformité des fournitures aux clauses et conditions du présent cahier spécial des charges. La réception sera effectuée en deux fois par le représentant de l EGITIC, à savoir une réception technique et une réception provisoire. La Réception Technique consiste en l acceptation, par le pouvoir organisateur, des résultats des tests réalisés sur les développements et des paramétrages spécifiques. La Réception Provisoire consiste en l acceptation, par le pouvoir organisateur, des résultats des tests réalisés lors de la mise en production de la solution et suite à la formation des utilisateurs gestionnaires de centres. Les réceptions se feront uniquement du lundi au vendredi. Chaque réception fera l objet d un procès- verbal et conduira soit à l acceptation pure et simple, soit à l acceptation sous réserve de modifications mineures qui seront mentionnées dans le procès- verbal de réception, soit au refus, soit à réfaction pour moins- value. 6. REMISE DE PRIX Les prix seront énoncés dans l offre en euro (EUR) jusqu à deux (2) chiffres après la virgule. Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 19 of 21

20 Le soumissionnaire est censé avoir inclus dans ses prix tant unitaires que globaux tous les frais et impositions généralement quelconques grevant les fournitures, à l exception de la taxe sur la valeur ajoutée. Seront notamment inclus dans le prix: Coût du développement Coût des licences Coût de l hébergement Coût de la maintenance Coût du support Coût incrémental pour ajouter un centre au réseau Optionnel : Formation initiale, et formation lors de l ajout d un nouveau centre Optionnel : Coût horaire (ou autre formule) pour développements ultérieurs Prévoir la maintenance opérationnelle de l entièreté de la plate- forme, avec la capacité d accompagner la croissance du réseau. Ceci inclus la maintenance préventive et corrective Prévoir le coût des licences nécessaires pour la période et le volume d utilisateurs déterminés MODALITÉS DE PAIEMENT Un fractionnement des paiements, en fonction des phases ci- après sera proposé : Au terme de la Réception Technique et de la Réception Provisoire payement des frais d installation et de licence. Au terme de la Réception Provisoire et ce pour la durée du contrat, paiement de la mensualité pour le service. 7. PROCESSUS D'ÉVALUATION ET CRITÈRES DE SÉLECTION Sur la base des propositions - éventuellement complétées par quelques précisions et commentaires de références l EGITIC sera alors en mesure d'évaluer et de classer les propositions selon les critères principaux suivants: Viabilité économique et financière du soumissionnaire Compétence technique du soumissionnaire dans les domaines pertinents Capacités du soumissionnaire à délivrer et supporter les services proposés L approche du soumissionnaire dans la mise en œuvre de la solution proposée Mesure dans laquelle la solution proposée répond aux exigences techniques et fonctionnelles comme spécifié dans le chapitre 4 du présent RFP Le coût total de la solution proposée (Prix du développement, prix des licences, prix de la maintenance, prix lié à l ajout d un centre au réseau, prix du hosting, etc.) Facilité d utilisation Références du soumissionnaire dans des domaines d application similaires. Capacité du soumissionnaire à répondre dans les délais (jugée sur base du planning remis). Intégration avec le hardware de check- in/check- out Intégration avec le système de contrôle d accès au réseau data (serveur radius). Après une évaluation approfondie des propositions, l EGITIC décidera du classement final et les fournisseurs candidats en seront notifiés. L EGITIC commencera dès lors les négociations contractuelles Version 1.0 Le 08 Août 2011 Page 20 of 21

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