Processus de suivi des absences

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1 Processus de suivi des absences Collaborateur Responsable Commentaire 1 er jour Appel téléphonique En cas d'absence non planifiée, le collaborateur doit s'annoncer immédiatement auprès de son supérieur direct. Appel au collaborateur, si ce dernier ne s'est pas annoncé Après le début du travail, chaque responsable vérifie que les collaborateurs absents se sont bien annoncés. Si possible, il reçoit du service une liste des collaborateurs en absence non planifiée avec un récapitulatif des absences précédentes. Le responsable appelle le collaborateur si ce dernier ne s'est pas annoncé directement auprès de lui dans le délai convenu. A cette occasion, il lui rappelle les règles d'annonce. Groupe Mutuel - Reproduction autorisée avec mention de la source. 1/5

2 Entretien téléphonique Lors du contact téléphonique, il est important: 1) d'être informé de la durée prévisible de l'absence et de la date de reprise du travail 2) de convenir de la date du prochain contact téléphonique 3) de rappeler au collaborateur les règles de transmission du certificat médical (envoi en courrier A le jour d'obtention du certificat médical) 4) de rappeler au collaborateur qu'il doit informer l entreprise dès qu'une date de reprise est prévue 5) de vérifier les numéros de téléphone permettant de se contacter Si la durée de l'incapacité de travail est incertaine, le prochain contact doit être planifié au plus tard après la prochaine visite médicale. Feed-back aux Les sont informées par des résultats de l'entretien. Organisation de l'absence (nouvelle planification, information des collègues, ) Si nécessaire entretien avec les Pour des cas particuliers, les sont à disposition du responsable pour le soutenir dans le suivi du collaborateur absent. 4 ème jour Remise du certificat médical d'incapacité de travail aux Réception du certificat médical NB: Une prolongation après le 5ème jour du délai après lequel un certificat médical est exigé peut contribuer à réduire les incapacité de travail de courte durée. Dans des cas particuliers, l'employeur peut se réserver la possibilité d'exiger un certificat médical dès le premier jour d'absence. Groupe Mutuel - Reproduction autorisée avec mention de la source. 2/5

3 Feed-back au responsable Annonce précoce de l'incapacité de travail à l'assureur Le responsable est informé de la durée de l'incapacité de travail, de la date de la prochaine consultation ou de la date de fin de l'incapacité de travail. En cas de besoin une annonce précoce peut être faite à l'assureur. Celuici peut ensuite mandater un visiteur des malades ou organiser une consultation auprès de son médecin conseil. 5 ème jour Contrôle de la réception du certificat médical Feed-back au responsable Si le certificat médical n'est pas transmis dans les délais, un courrier de rappel est envoyé (courrier A) au collaborateur. Ce courrier mentionne les conséquences d'un éventuel retard. Le responsable est informé d'un éventuel retard dans la transmission du certificat médical. Ceci afin qu'il puisse au besoin en parler avec le collaborateur lors d un entretien ultérieur. Dès le 6 ème jour Entretiens réguliers En principe, les contacts ont lieu à un rythme hebdomadaire. Le collaborateur est responsable de contacter son supérieur. Si le collaborateur ne le fait pas, celui-ci le rappelle. Feed-back aux Les sont informées (p.ex. par ) des résultats de l'entretien. Organisation du soutien moral En cas d'hospitalisation, organiser l'envoi d'une carte ou de fleurs. Le responsable peut aussi inciter des collègues à visiter le collaborateur absent. Dans ce cas, il faut toutefois auparavant s'assurer que ces visites sont souhaitées. Remise des certificats médicaux aux Groupe Mutuel - Reproduction autorisée avec mention de la source. 3/5

4 Réception des certificats médicaux et feed-back au responsable Le responsable est informé de la durée prévisible de l'incapacité de travail ou de la date de la prochaine consultation. Dès le 15 ème jour Délai variable en fonction du délai d'attente et d'un éventuel accord particulier avec l'assureur. Organisation du soutien moral Annonce de l'incapacité de travail à l'assureur S'assurer, si cela est adéquat, que les collègues prennent contact avec le collaborateur absent. Si cela n a pas déjà été fait précédemment, organiser l'envoi d'une carte ou de fleurs. L'annonce de sinistre ainsi que l'envoi des certificats médicaux sont aussi possibles par extranet. Lorsque des situations complexes ont été identifiées, il est important d en informer l assureur, afin de coordonner avec ce dernier le suivi de la personne ainsi que la réinsertion professionnelle. Par situation complexe, on entend notamment des situations de rechutes ou à problématiques multiples, des cas à risque de longue durée ou pouvant nécessiter ultérieurement un changement de poste. Dès le 30 ème jour Remise des certificats médicaux aux Le collaborateur doit présenter au moins un certificat par mois. Si cela est possible, les peuvent inciter les collaborateurs absents à apporter personnellement leur certificat médical au bureau du personnel. Réception des certificats médicaux et feed-back au responsable Groupe Mutuel - Reproduction autorisée avec mention de la source. 4/5

5 Transmission des certificats médicaux à l'assureur La transmission de certificats médicaux est aussi possible par extranet. Poursuite des entretiens réguliers 1 à 2 entretiens par mois. Si possible et adéquat, en profiter pour informer le collaborateur sur la marche des affaires et éventuellement l'inviter à des séances de groupe et d'information. Reprise du travail Appel téléphonique Dès que le collaborateur a connaissance de la date de reprise, il doit en informer son responsable. Annonce de la reprise du travail à l'assureur Dès que la date de reprise est connue, il faut en informer l'assureur. Il faut aussi informer ce dernier, si la reprise prévue n'a finalement pas lieu. En cas de rechute, une annonce immédiate du nouveau sinistre est nécessaire. Entretien de préparation à la reprise Entretien de retour Entretien de suivi de la réinsertion Après un incapacité de longue durée, il peut être nécessaire de préparer la reprise du travail. Les entretiens de retour d'absence doivent être effectués rapidement après la reprise du travail. Pour les cas normaux un entretien simple et informel est requis. Pour les cas complexes (absences de longue durée ou répétitives), un entretien de bilan nécessitant une formation préalable des cadres est recommandé. En cas de réinsertion, il est judicieux d'organiser des entretiens de suivi réguliers afin de vérifier si les objectifs prévus sont atteints. Groupe Mutuel - Reproduction autorisée avec mention de la source. 5/5