Les Témoignages Sage ERP X3

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1 Les Témoignages Sage ERP X3

2 Sommaire INDUSTRIE Altrad p.4 Ammann p.6 Aqualux p.8 Arcelor Mittal p.10 Asica p.12 Blanchon p.14 César p.16 Etablissements Pichon p.18 Gaillon p.20 La Fournée Dorée p.22 Loupot p.24 SBM p.26 SFERE BM p.28 SLAT Power supplies p.30 Visotec Arlux p.32 World Minerals p.34 Références internationales Arento p.36 ARestant p.36 Bossia Cocinas p.37 East Coast Olive Oil p.37 Escudero p.38 Ganong Bros. Ltd p.38 Golden Artist Colors p.39 Hammond Manufacturing p.39 Holmberg p.40 Martinez y Canto p.40 New England Natural Bakers p.41 Onsrud Cutter IP p.41 Palau p.42 Saint-Gobain p.42 Saint-Gobain Semiconductor p.43 Satellite Industries p.43 Sonnax p.44 UreSil p.44 DISTRIBUTION / NÉGOCE A2C p.46 Bleu Blanc p.48 Cofigam p.50 Depac p.52 Hedis p.54 Legal p.56 Medishop p.58 Rubion p.60 Références internationales Aceto Corporation p.62 Airis p.62 CRP Industries p.63 Grupo AGB p.63 Russell Sigler p.64 Winter Aircraft Products p.64 SERVICES 01dB-Metravib p.66 AFT-IFTIM p.68 Altran p.70 BnF p.72 CESI p.74 EDF Trading Logistics p.76 Fininfo p.78 Groupe FMP p.80 OPAC du Rhône p.82 Université Paris Descartes p.84 Références internationales CateringPor p.86 FCCN p.86 Naturener p.87 Neinver p.87 2 LES TÉMOIGNAGES

3 L internationalisation des marchés, la nécessité de réduire les coûts et les délais, d améliorer votre service client, de renforcer l interopérabilité entre les sites et les établissements... Pour réussir et aller plus vite que vos concurrents, vous devez pouvoir vous appuyer sur un système d information intégré, performant et flexible, capable de suivre vos évolutions et de s aligner sur votre stratégie d entreprise. Dans ce guide, je vous invite à découvrir des témoignages d entreprises équipées de Sage ERP X3. Nous avons classé ces témoignages en 3 grands secteurs : Industrie Distribution/Négoce Services Au fil de votre lecture, vous comprendrez leurs démarches, leurs besoins et les bénéfices qu elles retirent de ce progiciel de gestion intégré. Moderniser leur système d information, améliorer la performance de l entreprise, optimiser leur gestion de production, former des étudiants, opter pour un ERP complet... Leurs problématiques sont nombreuses! Grâce à l écoute quotidienne de nos clients équipés de Sage ERP X3 en France et dans le monde, nous avons développé une solution de gestion intégrée et des services associés qui répondent aux besoins des moyennes et grandes entreprises. Je vous souhaite une excellente lecture. Christophe Letellier Directeur Général Division Moyennes et Grandes Entreprises de Sage Sage ERP X3 3

4 Fiabilité, visibilité et réactivité Confronté aux limites d un système hétérogène difficile à maintenir, le groupe Altrad a choisi de miser sur les performances de Sage ERP X3. En plus de la fiabilité et de la visibilité apportées par Sage ERP X3 constitue aujourd hui la clé de la modernisation de la production au sein de l entreprise. Société : Altrad Activité : Numéro un mondial de la bétonnière, leader européen de l échafaudage et leader français des services aux collectivités Chiffre d affaires : 300 millions d euros Effectif : salariés permanents Localisation : 60 pays Projet Problématiques : Moderniser le système d information S appuyer sur une solution intégrant en standard les principes fondamentaux de ses métiers Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : Arcanes «La maintenance de nos applications maison étant devenue très difficile, nous n avions plus le choix : il fallait tout réécrire ou opter pour un progiciel du marché», lance Bruno Guiraud, responsable informatique d Altrad sur le site de Florensac. Ce groupe, constitué de plus de 30 sociétés, occupe une place majeure sur les marchés mondiaux des bétonnières, des échafaudages et des matériels pour collectivités (barrières de circulation, panneaux électoraux...). La solution de tout réécrire s avère peu séduisante, compte tenu des ressources qu il faudrait affecter à la maintenance et surtout de la nécessité de mettre à jour les données très régulièrement. «Nous avons rapidement décidé de nous équiper d un ERP standard et avons entamé la réalisation d un cahier des charges.» Avec une spécificité structurelle : le groupe est constitué de multiples sociétés qui exercent différents métiers... et le mouvement y est perpétuel puisque les achats de nouvelles entités sont récurrents. «Après avoir étudié les produits du marché, nous avons choisi Sage ERP X3. De conception récente, cet ERP offre l avantage de n être pas monobloc et donc simple à déployer. Le produit est de surcroît très ouvert et permet le développement de ponts avec d autres applications.» Un ERP standard et adapté aux spécificités de l entreprise Prestataire informatique d Altrad depuis six ans, la société Arcanes est naturellement consultée. «Les équipes d Arcanes ont organisé des démonstrations auprès des différentes personnes du groupe qui ne connaissaient pas l outil, notamment auprès des directions. De ce fait, les utilisateurs ont pu prendre en main la solution très rapidement et être très réactifs.» Première étape du projet : l audit. «Notre prestataire a interrogé les utilisateurs afin de déterminer précisément leurs besoins présents et futurs. Nous avons, à l issue de cet audit, constitué un dossier détaillant toutes les données, types d états, écrans... de l ancien système avec comme premier objectif un projet isofonctionnel.» Une maquette a ensuite été établie pour le site de Florensac, soit un site de production et six sites de vente représentant trois sociétés commerciales. «Les calculs de coûts et systèmes de vente diffèrent entre ces sociétés (VPC, vente à des revendeurs, vente de marques différentes). Pour autant, nous avons opté avec Sage ERP X3 pour une gestion monosociété mais cloisonnée, et tout est très bien pris en compte.» 4 LES TÉMOIGNAGES

5 Industrie Une migration en un jour À l issue de cette phase de paramétrage et de maquettage, la bascule de l intégralité des données a eu lieu en une journée et sans encombre. Des sessions de formations ont ensuite été organisées, pour les utilisateurs et le responsable, qui reconnaît que seule la pratique permet de s approprier véritablement les outils. Fiabilité, visibilité, réactivité Aujourd hui, 20 personnes de l équipe commerciale et 15 personnes de la production utilisent Sage ERP X3 au quotidien. «Les habitudes de travail n ont globalement pas été modifiées pour les utilisateurs. Ce qui a changé, c est qu ils ont aujourd hui davantage de possibilités de sortir leurs listes et états en toute autonomie (là où avant les utilisateurs faisaient appel au responsable informatique, ndlr).» Outre cette extension des possibilités fonctionnelles pour les utilisateurs finaux, la solution Sage ERP X3 a permis de fiabiliser les données stratégiques de l entreprise, tout en accroissant la visibilité et la réactivité. «Avant, la production n obtenait les données sur les commandes que le soir grâce à un traitement en batch. Aujourd hui tout est accessible en temps réel, les processus ont ainsi été nettement améliorés, d autant que nous avons équipé l atelier de douchettes pour lecture de codes à barres, directement interfacées avec le système.» Les saisies manuelles ont ainsi été éliminées en même temps que le risque d erreur, et la traçabilité est optimale. «Nous sommes aujourd hui capables de mesurer la productivité en temps réel.» À l heure où le site Altrad de Florensac entame une réflexion sur son suivi de production et envisage une nouvelle organisation, l ERP constitue un véritable atout. «Notre réflexion est plus sereine car nous bénéficions de beaucoup de possibilités dans le progiciel Sage ERP X3. Notre ERP est véritablement au service de la future organisation.» De nombreux projets en cours Les fondations sont là : Altrad bénéficie d un ERP standard à isofonctionnalité avec son ancien système. «Désormais, nous allons exploiter toutes les nouvelles possibilités offertes par l outil. Nous sommes d ores et déjà en train de mettre en place un module CRM pour notre plate-forme de télévente, qui permettra l historisation des événements clients tout en offrant des possibilités statistiques très intéressantes.» Ce n est pas tout. Encore à l étude : un projet de mobilité et de connexion à distance dédié aux forces de vente, l internalisation de la facturation de la société de transport du groupe ou encore la mise en place d un module qualité. Le déploiement de la solution Sage ERP X3 au sein du groupe n est pas terminé. «Notre objectif est d harmoniser les systèmes en France et certains sites à l étranger, comme l Angleterre par exemple. In fine nous visons un meilleur service et une communication facilitée entre les sites (grâce à des VPN) notamment pour interroger les gammes, suivre les commandes et les stocks.» M. Bruno GUIRAUD Responsable Informatique Sage ERP X3 5

6 AMMANN Accompagner le passage d une activité de négoce à une activité de fabrication Société : Ammann Activité : Construit et distribue de machines de travaux publics Chiffre d affaires : 170 millions d euros Effectif : NC Localisation : Région champenoise Projet Problématiques : Accompagner sa croissance Favoriser le développement d une activité de production Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : GFI Infogen Basée en région champenoise, Ammann-Yanmar construit et distribue des machines de travaux publics. Fruit d une joint-venture entre les sociétés Ammann (Suisse) et Yanmar (Japon), Ammann-Yanmar a été fondée en En 18 ans, Ammann-Yanmar s est imposée comme l un des leaders européens sur le marché de la mini-pelle grâce à une politique commerciale et industrielle audacieuse. La société a bénéficié à ses débuts d une partie du réseau de distribution de Ammann en Europe et des compétences technologiques de Yanmar. Ces deux atouts ont permis à Ammann-Yanmar de croître de manière spectaculaire. En un peu plus de 18 ans : le chiffre d affaires a été multiplié par plus de cinq, dix modèles différents sont sortis de la ligne d assemblage en 2007, contre deux seulement en 1990, les ventes de machines ont été multipliées par quatre. Pour accompagner sa croissance et favoriser le développement d une activité de production, l entreprise a choisi Sage ERP X3. Au cours des 18 années passées, Ammann-Yanmar est passée d une activité de négoce (achat/revente) à une activité de fabrication et de personnalisation des mini-pelles «configurées à la commande» nécessitant une gestion des configurations ainsi qu une gestion de la production et de la traçabilité. Le choix de la continuité avec Sage et GFI Infogen La société fait depuis longtemps confiance à Sage et à son partenaire intégrateur GFI Infogen. Après avoir choisi Sage dès 1993, c est tout naturellement qu elle a évolué vers Sage ERP X3, la couverture fonctionnelle étendue de cet ERP apportant une réponse immédiate aux nouveaux besoins et enjeux métiers de l entreprise, en matière de gestion de production notamment. Ce choix a été largement favorisé par la relation de confiance durable établie entre les équipes de Ammann-Yanmar et celles de GFI Infogen Systems, qui ont acquis une bonne connaissance des besoins, des processus et du fonctionnement de l entreprise Ammann-Yanmar. 6 LES TÉMOIGNAGES

7 Industrie Un déploiement sur un large périmètre fonctionnel La quasi-totalité des modules de l ERP sont déployés pour 67 utilisateurs : comptabilité et finance, paie et gestion des temps, approvisionnement, achats, vente, stock, production, assurance qualité, X3 services (SAV, garantie), solution code-barre. La solution Sage ERP X3, désormais opérationnelle, a permis de simplifier l organisation de l entreprise en intégrant 4 dossiers (1 par activité) en un seul. La solution code-barre permet en outre aux équipes de Ammann-Yanmar de bénéficier d une meilleure traçabilité et d une réactivité accrue, essentielle au métier de production «personnalisée à la commande» dans un contexte international. De l avis général, la solution Sage ERP X3 est «qualitative et bien adaptée aux projets des moyennes entreprises industrielles». Une relation de partenariat durable Aujourd hui, la relation entre Ammann-Yanmar et GFI Infogen Systems dépasse la simple relation client-fournisseur pour devenir une véritable relation clientpartenaire. GFI Infogen Systems apporte ainsi sa dimension de conseil dans les choix et évolutions de l entreprise et démarre actuellement un projet de sécurisation de l architecture basé sur la mise en place d une seconde salle machines. L accompagnement se fait aussi par une réflexion sur une phase d optimisation de l usage de Sage ERP X3 liée aux possibilités des nouvelles versions du progiciel et aux évolutions des processus opérationnels de Ammann-Yanmar. Sage ERP X3 7

8 Aqualux révolutionne son informatique de gestion sans faire de vagues Société : Aqualux Activité : Négociant et fabricant de piscines et accessoires de piscine Chiffre d affaires : 50 millions d euros Effectif : 250 personnes (en pleine saison) Localisation : 80 pays Projet Problématiques : Renforcer la gestion de la production pour accompagner la croissance Assurer une continuité dans la prise en main Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : Prog Info Pour accompagner sa croissance, le négociant et fabricant de piscines Aqualux décide de s équiper d un progiciel de gestion intégrée couvrant l ensemble de la chaîne de gestion, de la production à la comptabilité. Son choix s est porté sur Sage ERP X3 et sur l intégrateur Prog Info. Aqualux assure la commercialisation de tous les accessoires nécessaires pour construire et entretenir une piscine. L entreprise, qui ne manque aucune opportunité de renforcer son développement, décide d intégrer la production de piscines en propre, une activité qui représente aujourd hui plus de la moitié de son chiffre d affaires. Le système d information d Aqualux doit donc s aligner sur cette nouvelle stratégie. «Nous devions renforcer la sûreté de la production, la gestion des coûts et la logistique. La solution en place ne le permettait pas. Nous avons donc décidé de tout remettre à plat», commente Jean-François Bruna Rosso, directeur informatique de l entreprise. Concilier qualité, coûts et délais Plusieurs progiciels de gestion intégrée (ERP) sont alors étudiés, dont SAP et Generix. «Nous cherchions une solution robuste, avec des fonctionnalités enrichies, et qui nous assure une continuité dans la prise en main». En outre, une contrainte s impose pour Aqualux : le nouveau dispositif doit impérativement être en place à Noël, afin que la solution soit parfaitement opérationnelle pour attaquer la haute saison. En effet, 80 % des recettes sont réalisées entre fin mars et mi-août, et il n est pas question de risquer un loupé dans l optimisation de la production et de la logistique en plein boom des commandes. Une solution émerge : Sage ERP X3 «L application répondait à nos attentes en termes de spécificité et d évolutivité. Elle nous a également convaincus avec ses modules de GPAO et de calcul des besoins». Un devis comparatif avec un autre éditeur achève de convaincre Aqualux. 8 LES TÉMOIGNAGES

9 Industrie Une prise en main rapide et en douceur «Nous avons géré nous-mêmes la migration des données et participé au paramétrage.» La formation utilisateurs a démarré dès début décembre. Un processus bien rodé qui consiste à expliquer la solution à 20 utilisateurs chargés ensuite de former leurs équipes. In fine, ce sont 120 collaborateurs, de l administration des ventes aux pièces détachées en passant par l export, le SAV et la production, qui utilisent quotidiennement Sage ERP X3. «Le 17 décembre nous réalisions la migration des données, ce qui coïncidait avec la date des inventaires, pour repartir sur un nouvel exercice. Nous avons commencé par les parties production, achats, stocks et logistique. En deux mois, la solution était opérationnelle! La comptabilité et la gestion commerciale ont été intégrées un an plus tard, afin de jouer la sécurité.» Résultats : gain en temps, rigueur et précision La nouvelle solution démontre d emblée ses avancées. «Lorsqu un client appelle, l accès à l information est désormais immédiat et toutes les parties prenantes accèdent à la base de données. La gestion de production a également été optimisée grâce à la mise en place de nomenclatures ; la comptabilité analytique s est sophistiquée grâce au module de GPAO. Au niveau logistique, l outil nous permet de mieux gérer la forte saisonnalité en permettant de traiter jusqu à 500 commandes jour.» Concrètement, les caristes sont équipés de terminaux (Symbol) avec douchette et pistolet intégrés. Ils préparent 15 à 20 commandes en même temps, qu ils apportent ensuite à un préparateur en charge de les répartir individuellement. Après chaque opération, le cariste décharge les informations concernant les mouvements de stock sur Sage ERP X3 et la mise à jour se fait en temps réel. «Une optimisation qui n était pas possible avant et qui nous fait gagner beaucoup de temps!» Des interfaces transparentes Au-delà des fonctionnalités enrichies de Sage ERP X3, c est aussi son interopérabilité avec des applications très spécifiques que les utilisateurs apprécient. «Par exemple, les informations de la base de données sont exportées chaque nuit sur Cognos et c est cette application, dédiée à l analyse de données et au marketing, qui traite les données. De même, la solution est interfacée avec Coveris (application de crédit management, ndlr) afin de gérer le recouvrement des créances avec des fonctionnalités très poussées.» Prochains défis : la mise en œuvre de l extranet, qui sera bien sûr interfacé avec Sage ERP X3, et la déclinaison sur de nouveaux sites physiques. L entreprise a en effet décidé d ouvrir des agences pour se rapprocher de ses clients professionnels. Sans oublier l intégration d une nouvelle ligne de spa... Beaucoup de remous en perspective, à gérer par Sage ERP X3. M. Jean-François BRUNA ROSSO Directeur Informatique Sage ERP X3 9

10 Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Components se modernise Société : Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Activité : Spécialiste de la découpe de précision et du traitement thermique. Fabrication de pièces magnétiques pour les marchés de la sécurité électrique et de l aéronautique Chiffre d affaires : 20 millions d euros Effectif : 120 personnes Localisation : International (dont 1 unité de production en Chine) Projet Problématiques : Améliorer l efficacité générale des services Accompagner une démarche Lean Manufacturing Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : FlowLine Quarante années d expérience et de savoir-faire dans la maîtrise de la découpe et des traitements thermiques d alliages ont permis à Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Components de se développer sur des marchés de haute technologie tels que la Sécurité Electrique et l Aéronautique. Le choix Sage ERP X3 pour accompagner la réorganisation de l entreprise Dans le but d améliorer l efficacité générale des services, la société se lance dans une refonte totale de son organisation. L adoption d un progiciel intégré, avec une base de données unique, capable de prendre en charge tous les aspects de la gestion de l entreprise (comptabilité, achats, ventes, stocks, production) est l une des conditions de la réussite du projet. La société était équipée de la solution Prodstar d Adonix pour sa gestion de production, qui lui donnait toute satisfaction. La direction arrête donc son choix sur Sage ERP X3. Les principales fonctionnalités du progiciel sont déployées, pour une vingtaine d utilisateurs. Mettre en place le projet «Satisfaction Délais Clients» et optimiser Sage ERP X3 Fabien Weissenbacher rejoint Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Components en tant que Supply Chain Manager et responsable du Management des Systèmes d Information, une de ses missions consiste à mettre en place dans l entreprise le projet - Satisfaction Délais Clients - visant notamment à améliorer le taux de service. Dans ce cadre, il procède à un état des lieux général et analyse en particulier les applications en place. «Je me suis rendu compte, explique-t-il, que l utilisation de Sage ERP X3 dans l entreprise pouvait être optimisée. Cela exigeait de réorganiser au préalable certains services, et notamment le service informatique.» Dans le même temps, l entreprise se tourne vers un intégrateur possédant une forte expertise dans le domaine de la gestion de production, FlowLine. «Les modules comptabilité, ventes et achats de 10 LES TÉMOIGNAGES

11 Distribution/Négoce Industrie Sage ERP X3 fonctionnaient correctement chez nous. En revanche, la partie production pouvait être grandement améliorée, certains modules incontournables n étant pas encore déployés. Nous avons tout d abord procédé en interne à une mise à jour approfondie de nos données de production. Puis nous avons personnalisé les droits et les devoirs sur chaque champ avec FlowLine. Ceci nous a permis de fiabiliser les données du système en définissant les responsabilités de chacun et en instaurant un système de contrôle.» Adopter une démarche Lean Manufacturing Parallèlement, Arcelor Mittal-Stainless & Nickel Alloys Components accélère sa modernisation et consolide sa stratégie d entreprise, en mettant en place la démarche du «Lean Manufacturing». «Il s agit de faire la «chasse aux aléas» en analysant sur l ensemble des flux, tant physiques que d information, les endroits où l on crée de la «non valeur ajoutée» afin de mener des actions très ciblées pour éliminer toutes les sources de gaspillage» explique Fabien Weissenbacher. «Le cœur du Lean Manufacturing est «l Animation à Intervalles Courts» qui consiste à suivre en temps réel l activité des différents postes de travail. Cela nous permet de remonter très vite aux vraies causes de dysfonctionnement pour y remédier. Cette logique, nouvelle pour nous, est très pointue sur le plan de la gestion de production, notamment en ce qui concerne la construction des gammes, la saisie des temps ou la remontée des informations. Nous voulions absolument que Sage ERP X3 accompagne cette démarche et nous avons pu le faire, à partir des fonctionnalités standards de l ERP. La restructuration de nos modes de production nous a assuré des gains importants de productivité nécessaires pour rester compétitif sur nos marchés. La démarche Lean Manufacturing possède en outre le grand avantage de recentrer toute l entreprise sur la production, qui reste la base de la création de valeur. Mais cela a été une véritable révolution culturelle au sein de l entreprise, obligeant à chacun d être sur le terrain.» Sage ERP X3 étant le cœur du système d information de l entreprise, le rôle de l intégrateur a été décisif. «FlowLine nous a aidés à exploiter au mieux toutes les possibilités de notre ERP.» Un contrat de Tierce Maintenance Applicative avec FlowLine Dernière étape en date, très récente : la signature avec FlowLine d un contrat de Tierce Maintenance Applicative pour trois ans. «Grâce à ce partenariat, nous confions la totalité de l administration de notre application à notre intégrateur. Ce qui nous permet de réduire les ressources internes dédiées à l informatique et d externaliser auprès de véritables experts ce qui ne relève pas de notre métier proprement dit. Dans le cadre de ce contrat de TMA, FlowLine met à notre disposition un outil Extranet très performant qui permet à nos utilisateurs d exprimer leurs besoins et d avoir une réponse en direct et en toute transparence ils savent par exemple ce que leur demande va coûter à l entreprise. Cela facilite grandement le pilotage des projets. FlowLine, nous propose un accompagnement global : Hotline, prestations de tierce maintenance, outils d infogérance avec une excellente réactivité.» M. Fabien Weissenbacher Supply Chain Manager et responsable du Management des Systèmes d Information Sage ERP X3 11

12 Asica devient plus performante Société : Asica Activité : Electronique professionnelle Chiffre d affaires : 10 millions d euros Effectif : 100 employés Localisation : Saint-Malo Projet Problématiques : Réduire les stocks et optimiser la planification de la production Améliorer la planification de la production Améliorer la performance générale de l entreprise et s ouvrir à de nouveaux marchés Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Installée à Saint-Malo, Asica est une entreprise industrielle française spécialisée dans l électronique professionnelle. Depuis plus de 20 ans, elle conçoit, développe, fabrique, industrialise, teste, intègre et maintient des sous-ensembles et des ensembles électroniques, aussi bien pour des grands groupes (Air Liquide, Otis, Kodak, Schneider...), que pour des PME-PMI. Afin d être plus flexible et plus réactive, la société Asica s équipe de Sage ERP X3. Améliorer la planification pour mieux répondre à la demande des clients Asica était équipée d un logiciel de gestion de production plutôt basique, interfacé à un outil de comptabilité générale. «C était vraiment le minimum vital» commente Pascal Prenveille, DSI d Asica. La direction d Asica décide donc de faire évoluer son système d information et se met en quête de l ERP le plus adapté. «Nous voulions améliorer la planification de notre production pour être plus flexibles et réactifs et savoir ainsi mieux répondre aux demandes de nos clients. Un ERP nous permettrait en outre d intégrer toutes nos données dans une base unique et cohérente. Echaudés par notre précédente expérience, nous voulions choisir un éditeur pérenne. Nous souhaitions également que le produit sélectionné soit capable de gérer toutes nos activités, qu il s appuie sur les technologies standards du marché et qu il utilise les termes courants de la logistique et de la gestion de production, afin que chacun s y retrouve et parle le même langage. Il était important pour nous enfin que l outil que nous allions mettre en place ne soit pas doté d une base de données propriétaire.» Avec Sage, le choix de l expérience et de la notoriété Muni de ces critères exigeants, Asica pré-sélectionne deux produits, dont Sage ERP X3, qui est choisi après démonstration. «Toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin étaient présentes dans le produit. En outre, nous étions rassurés par le fait que Sage ERP X3 était issu de l expérience et du savoirfaire de Sage, qui bénéficie d une très bonne notoriété.» 12 LES TÉMOIGNAGES

13 Industrie Gérer la problématique des équivalences «Nous avions prévu dès le début de réaliser une intégration progressive du produit, sans big bang. Nous souhaitions adapter doucement notre nouvel outil aux méthodes de travail de l entreprise.» C est d abord la gestion des ventes qui est installée, puis la gestion de production, la comptabilité générale et tiers et, enfin, la gestion des nomenclatures, des achats et des stocks. «La grande spécificité de notre métier, explique Pascal Prenveille, c est la nécessité de gérer des équivalences : à une référence donnée, correspondent plusieurs produits équivalents acceptés par le client. Avec Sage ERP X3, nous avons pu développer très facilement un programme spécifique. Dès que nous avons posé les premiers jalons de notre nouvelle GPAO, nous avons nettement amélioré la planification de notre production.» Réduire le niveau des stocks et affiner la traçabilité des lots : l enjeu du métier Sage ERP X3 fonctionne parfaitement à la grande satisfaction des utilisateurs et de la direction de l entreprise. «C est le jour et la nuit par rapport à notre ancien système, s enthousiasme Pascal Prenveille. Et encore, nous n exploitons pas toutes les possibilités du produit! Nos gains sont évidents, à plusieurs niveaux. Nous avons d abord réussi à baisser de façon conséquente le niveau moyen de nos stocks, sans jamais être en rupture. C est un point crucial puisque dans les produits que nous vendons, la matière première représente 80% du coût de revient! Cela dit, nous pouvons faire encore mieux - et Sage ERP X3 nous y aidera - en limitant au maximum les «doublons» en stock (toujours cette problématique des équivalents). Concernant la gestion des stocks, la traçabilité est une exigence forte de certains de nos clients (issus du secteur médical notamment). Si un problème est identifié sur un composant, nous pouvons grâce à Sage ERP X3 retrouver d où vient ce composant et où il a été utilisé. Pour verrouiller le suivi de la traçabilité, nous avons mis en place une gestion des lots par codes barres, ce qui nous permet de faire facilement des inventaires et oblige nos employés à se servir au bon endroit!» Améliorer la performance générale de l entreprise et s ouvrir à de nouveaux marchés Les mérites de Sage ERP X3 ne s arrêtent pas là. «Totalement intégré, avec une circulation très fluide de l information d un service à l autre, Sage ERP X3 nous a permis de mettre en place de nombreux automatismes grâce auxquels nous traitons beaucoup plus rapidement les tâches administratives quotidiennes. Enfin, la mise en place d une planification optimisée de la production nous a permis de signer des contrats avec de nouveaux clients qui auparavant n auraient pas travaillé avec nous car nous étions organisés de manière trop artisanale. Il faut savoir que les grands comptes auditent leurs fournisseurs. Ils ne testent pas seulement la qualité de vos produits, ils regardent comment vous êtes organisé service par service, ils vérifient que vous êtes réactif, que vous savez tenir les délais... Ils vous accordent une note de qualité produit et une note de performance. Et le fait que nous ayons installé Sage ERP X3 joue largement en notre faveur, cela rassure nos clients.» M. Pascal PRENVEILLE DSI Sage ERP X3 13

14 Société : Blanchon Activité : Fabrication et commercialisation de vernis et peintures pour le bois Chiffre d affaires : NC Effectif : 450 personnes Localisation : Siège à Lyon, deux usines et une plateforme logistique en Savoie, un entrepôt sur la région Parisienne, filiales en Allemagne, Italie et Pologne Projet BLANCHON Problématiques : Gérer la croissance Travailler en temps réel Uniformiser le langage et les pratiques sur tous les sites Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : FlowLine Travailler en temps réel pour améliorer la satisfaction des clients et optimiser la productivité de l entreprise La société Blanchon-Syntilor développe, fabrique et commercialise des vernis et peintures destinés à protéger le bois. Ces produits sont diffusés dans les grandes surfaces de bricolage sous la marque Syntilor, et auprès des professionnels sous la marque Blanchon. En 2000, la société a souhaité mettre en place une solution ERP pour pouvoir travailler en temps réel, améliorer le niveau de satisfaction des clients et optimiser la communication entre les différents services de l entreprise. Elle a choisi Sage ERP X3, comme l explique Vincent Peteau, responsable informatique. Blanchon-Syntilor utilisait pour la gestion commerciale, la gestion des stocks et de la production une solution Cegid sous Dos. «Le gros inconvénient, explique Vincent Peteau, c est qu il n y avait pas de connexion possible entre nos différents sites. Nous avions à l époque plusieurs dépôts et ne savions jamais quels étaient nos stocks réels. Pour renseigner les clients, nous procédions par fax ou téléphone et c était parfois très long.» Evoluer vers une solution ERP pour une meilleure réactivité Vincent Peteau rejoint l entreprise avec une mission prioritaire : faire évoluer le système d information. «Nous connaissons une croissance de plus de 10% par an, il était indispensable que notre outil de gestion puisse accompagner voire accélérer cette forte progression de notre activité en nous donnant les moyens de réagir en temps réel. L ERP était évidemment la bonne réponse.» Un cahier des charges impliquant tous les responsables de service est rédigé puis soumis à plusieurs éditeurs. «Nous avons rapidement opté pour Sage ERP X3. Les autres solutions nous semblaient soit trop lourdes, soit incapables de traiter nos spécificités. Sage ERP X3, au contraire, pouvait gérer en standard 90% de nos besoins et s adapter par développements spécifiques pour les 10% restant. Nous avons apprécié la puissance fonctionnelle du produit, sa facilité d appropriation et ses possibilités de développement étendues. Sage ERP X3 est très accessible et nous pouvons facilement créer les écrans et les états dont nous avons besoin.» 14 LES TÉMOIGNAGES

15 Industrie La transition vers le nouveau système en quelques clics Le projet est minutieusement préparé en amont avec l aide des consultants nous fournissant maquettes et jeux de tests. «Le 1 er décembre à 10h, nous arrêtions tous traitements sur l ancien système et récupérions les commandes non traitées. A 13h, les premières commandes arrivaient par EDI sur Sage ERP X3 automatiquement. L après-midi, 60 personnes commençaient à travailler sur le nouveau système. Tout s est passé très vite, la transition s est quasiment faite en un clic.» Adapter la solution au métier de l entreprise Sage ERP X3 prend en charge la gestion comptable, la gestion commerciale et la gestion de production et de stock de l entreprise. «Notre comptabilité ne présente pas de difficulté particulière et les modules standards de Sage ERP X3 nous convenaient parfaitement. Nous avons fait en revanche quelques développements spécifiques pour la partie commerciale et la gestion de production. Nous avons créé une interface avec le logiciel de gestion d entrepôt déjà en place avec l ancien système. Nous avons également développé un module EDI qui gère la réception des commandes et l émission des factures pour nos plus grands clients, dont Leroy Merlin et Castorama. Nous avons aussi mis en place une liaison EDI avec nos transporteurs, ce qui nous permet de suivre au plus près l expédition des commandes et de renseigner précisément les clients. Sage ERP X3 peut prendre en compte les spécificités de nos modes de production (formulation, lot de fabrication à la cuve) et sait gérer des ordres de fabrication multi-niveaux.» Sage ERP X3 accompagne le développement de l entreprise modules de Sage ERP X3 en fonction de nos besoins. Nous avons changé de partenaire en cours de route mais nous avons gardé les mêmes consultants, qui ont rejoint une nouvelle structure, FlowLine. Nos interlocuteurs connaissent donc parfaitement notre dossier et répondent efficacement à toutes nos questions.» Le moteur du changement L arrivée de Sage ERP X3 a été un facteur clé dans le développement de l entreprise et a beaucoup contribué à faire évoluer les pratiques et les processus de chacun. «Sage ERP X3 a été le moteur du changement, en forçant les gens et les services à communiquer. Il y a eu des impacts bénéfiques à tous les niveaux de l entreprise. L unicité de la base de données nous permet de parler tous le même langage et de travailler en temps réel en accédant aux mêmes données. Nous répondons rapidement aux besoins et aux demandes des clients. Avec Sage ERP X3 nous gérons au plus juste les plannings de fabrication ainsi que les stocks. La productivité de l entreprise s en est trouvée nettement renforcée, et nous savons toujours exactement ce que les usines ont fabriqué, quand, en quelles quantités, et où sont les stocks.» Très satisfaite de son ERP et de ses relations avec FlowLine, l entreprise s apprête à évoluer vers la nouvelle version de Sage ERP X3 en toute confiance. M. Vincent Peteau Responsable Informatique Sage ERP X3 accompagne l évolution de l entreprise, s adaptant facilement à tous ses changements structurels et organisationnels. «Nous avons construit il y a deux ans une nouvelle plateforme logistique, moderne et fortement automatisée, située juste en face de l une de nos usines. Ce choix rationnel nous a permis d absorber sans peine l augmentation de notre volume d activité nous traitons environ 4500 commandes par mois, certaines comprenant 300 à 400 lignes. Sage ERP X3 s est adapté très facilement à cette nouvelle configuration. D une manière générale, nous avons toujours pu faire évoluer les Sage ERP X3 15

16 Société : César SA Activité : Production et négoce de déguisements et articles de fête Chiffre d affaires : 135 millions d euros Effectif : salariés Localisation : France, Espagne, Chine-Hong-Kong, Angleterre, US, Italie, Allemagne Projet Problématique : Mettre en œuvre un ERP commun dans toutes les filiales du groupe pour rationaliser les process et les échanges Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Il est simple de parler le même langage dans tous les pays Coté au second marché à la Bourse de Paris, César SA est leader mondial dans le domaine des déguisements et articles de fête. Si la société César fabrique des masques depuis le 19e siècle, le groupe a été constitué dans les années 90, principalement par croissance externe. Suite à une volonté de la Direction de créer une nouvelle dynamique en France et à l international, César SA s équipe de Sage ERP X3. Travaillant sur un marché fortement saisonnier rythmé par les trois événements que sont Halloween, Noël et le Carnaval, le groupe César est soumis à la nécessité de s adapter aux contextes locaux : en Italie et en Espagne, les déguisements pour les petites filles doivent avoir des manches longues ; en Allemagne, les déguisements pour le Carnaval sont pour l essentiel vendus à des adultes, etc. Avec un renouvellement de 80% de ses gammes d articles tous les deux ans, le groupe réalise un chiffre d affaire annuel de 135 millions d euros. Une nouvelle direction a souhaité créer une dynamique de groupe. Il est devenu nécessaire de mettre en place un ERP commun à toutes les sociétés du groupe : c est Sage ERP X3 qui a été choisi. «Jusqu alors, explique Bertrand Bouniol, directeur des systèmes d information, le groupe César était un ensemble de PME, travaillant chacune avec des process propres et utilisant des systèmes de codification différents. Le fait d appartenir à un même ensemble n apportait aucun bénéfice, bien au contraire. Un exemple : lorsqu un produit demandé était manquant en France, nous ne pouvions pas savoir ou alors au prix d une enquête fastidieuse s il restait du stock en Allemagne parce que les codes produits n étaient pas les mêmes d un pays à l autre. Un nouveau schéma directeur a donc été adopté, prévoyant la mise en place d un ERP commun. C était en quelque sorte l épine dorsale du projet.» La nécessité de travailler avec un éditeur présent à l international Un cahier des charges est défini. «Nous avons déterminé plusieurs critères de choix, explique Bertrand Bouniol. Il fallait naturellement que la solution retenue couvre la totalité des fonctionnalités dont nous avons besoin (production, ventes, achats, stocks, comptabilité) et sache travailler avec un ensemble de PME comme le nôtre. En outre, il était essentiel à nos yeux que l éditeur soit présent dans tous les pays où nous avons des filiales : Europe, Etats-Unis, Chine et Hong Kong.» La plupart des ERP disponibles sur le marché sont consultés. «Nous avons également regardé de près les solutions déjà en place dans nos différentes filiales. Mais notre souhait impératif de travailler avec un éditeur présent à l international nous a fait éliminer rapidement la plupart de ces produits. 16 LES TÉMOIGNAGES

17 Industrie Trois solutions sont restées en short list. Si nous avons finalement opté pour Sage ERP X3, c est en raison de sa forte implantation internationale et de sa bonne connaissance des moyennes entreprises. En outre, nous avons été rassurés par la compétence et l écoute de nos interlocuteurs.» Un déploiement progressif avec l appui des filiales Sage locales Il est prévu dès le départ de déployer le progiciel filiale par filiale, en tirant profit de l expérience accumulée à chaque étape. «Nous avons choisi de commencer par notre filiale espagnole, qui est très représentative de l ensemble de nos activités, avec une taille relativement importante et une équipe sur place capable d accompagner le projet.» Parallèlement, au siège en France, une réflexion approfondie est menée sur la structure des données communes et l organisation des process groupe. «Nous avons fait de nombreux allers-retours avec l Espagne, validant sur le terrain nos hypothèses au fur et à mesure, avec la volonté forte de nous écarter le moins possible du standard. Nous avons ainsi créé une codification unique qui convient à la fois à la production, à la création et à la vente.» L activité de César étant très saisonnière, le travail sur la mise en œuvre de l ERP se fait pendant les périodes de creux. Chaque filiale avance ainsi au gré des saisons, des phases d accélération alternant avec des périodes de mise en sommeil planifiées. «Notre filiale espagnole a démarré. Avant cela, nous avions lancé le projet en Angleterre. C était plus simple car il n y a pas de production et l organisation de la filiale ne pose pas de problèmes particuliers. Aux Etats-Unis, nous avons fait réaliser plusieurs développements spécifiques : notre filiale américaine, déjà très informatisée, voulait conserver toute la méthodologie qu elle avait mise au point, avec succès d ailleurs. Depuis, nous déployons le projet dans notre filiale chinoise. Pour réussir l implémentation dans tous ces pays, il était essentiel d avoir un correspondant local capable à la fois de comprendre les procédures de notre groupe et de connaître les particularités locales. Dans chaque pays, nous nous sommes beaucoup appuyés sur les consultants de Sage. Enfin, en Italie, nous commençons à peine le travail d analyse et sommes en relation avec un intégrateur Sage qui devrait nous aider pour la mise en œuvre.» Des projets locaux autonomes et des procédures communes L ensemble de ces déploiements à l international est piloté par le siège parisien du groupe. Il garde un œil sur l avancée de chaque filiale, s assure que les règles communes définies sont bien respectées et fait en sorte que les expériences et les acquis des uns profitent aux autres. «Nous voulions dès le départ développer des projets locaux autonomes utilisant un langage commun, précise-bertrand Bouniol DSI Groupe. Les données dont nous disposons sont plus fiables, plus complètes, plus faciles à trouver et à comparer. Grâce à Sage ERP X3, nous rationalisons la production et la gestion des stocks au niveau groupe. Chaque filiale travaille mieux et peut plus facilement échanger avec les autres. Grâce aux règles standards que nous avons établies et que nous renforçons à chaque projet, nous obtenons des informations homogènes d un pays à l autre. Cela va être le cas par exemple pour le calcul des royalties, assez complexe, et qui était auparavant traité de manière différente dans chaque filiale. Nous pouvons plus facilement extraire du système toutes les informations dont nous avons besoin pour établir les comptes consolidés du groupe. Il nous reste maintenant à réfléchir aux procédures de communication entre filiales : c est notre prochain chantier...» M. Bertrand BOUNIOL DSI Sage ERP X3 17

18 ETABLISSEMENTS PICHON Société : Etablissements Pichon Activité : Fabrication de machines agricoles Chiffre d affaires : 13,8 millions d euros Effectif : 95 salariés Localisation : Guipavas (29) Projet Problématiques : Moderniser son système d information Améliorer les performances en matière de gestion de production Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : SBI Brest Les Etablissements Pichon modernisent leur système d information et gagnent en productivité Société familiale créée en 1970 par l actuel PDG Michel Pichon, les établissements Pichon construisent des machines agricoles ainsi que divers matériels destinés au travail du sol. Les clients sont pour l essentiel des revendeurs, des concessionnaires et des coopératives. Installée à Guipavas, près de Brest (29), la société choisit Sage ERP X3 pour moderniser son SI. Les limites d un système de gestion propriétaire La société utilisait un système propriétaire sous AS400 qui gérait la comptabilité, les ventes, les achats, les stocks, ainsi que certains aspects de la production. «Ce système avait atteint ses limites, explique Hugues Priol, responsable informatique de Pichon. Dès que l on voulait quelque chose de nouveau, il fallait faire un développement spécifique, ce qui était assez lourd. Les différentes fonctions n étaient pas toujours très bien intégrées. En outre, la gestion de production était un peu basique. Par exemple, quand on passait un ordre de fabrication, on ne savait pas calculer les dates réelles des besoins, et cela faisait gonfler les stocks d une manière importante.» La direction décide qu il est temps de changer de système d information et charge le cabinet de conseil KPMG de bâtir un cahier des charges. «Mais, explique Hugues Priol, nous venions à l époque de lancer un nouveau produit, et KPMG a tablé sur une très forte croissance de notre activité dans les cinq ans. Cela n a malheureusement pas été le cas, et il nous a fallu reprendre en interne le cahier des charges en l allégeant considérablement, afin de définir une demande qui corresponde à nos besoins réels.» Sage / SBI : un binôme gagnant Pichon se met donc sérieusement en quête d un ERP pour remplacer son ancien système. Plusieurs éditeurs reçoivent le nouveau cahier des charges, des démonstrations sont organisées. Elles aboutissent à une short list de quatre produits, dont Sage ERP X3. «Nous avons choisi Sage ERP X3 dont les fonctionnalités correspondaient à nos besoins et qui nous semblait d un bon rapport qualité/prix. Nous connaissions déjà par ailleurs la GPAO Prodstar, très performante, et nous avons apprécié le fait que le produit intègre une fonction CRM. En outre, la proximité de l intégrateur SBI, avec lequel nous travaillions déjà, a été un facteur décisif. Il est en effet essentiel pour une PME comme la nôtre d avoir affaire à des interlocuteurs proches, susceptibles d intervenir rapidement.» 18 LES TÉMOIGNAGES

19 Industrie La décision est prise pour un démarrage en deux temps. «Nous avons tout d abord mis en route la comptabilité, la facturation et la gestion des commandes. Puis nous avons lancé la gestion des stocks et de la production, avec la mise en place d un configurateur. Nous avons fait quelques développements spécifiques minimes, notamment sur le plan de l ergonomie, mais globalement - et c était une volonté forte de la direction - nous avons pu nous adapter à 95% au standard de Sage ERP X3, dont les fonctionnalités sont suffisamment riches et ouvertes pour le permettre. Cela a naturellement supposé quelques modifications dans la définition de certains postes, et il a fallu un peu de temps pour que les utilisateurs - 40 aujourd hui, soit près de la moitié de l effectif de l entreprise - s habituent à la nouvelle organisation. Nous avons une seule déception, qui n est pas liée à Sage mais à France Télécom : nous avons souhaité que nos commerciaux itinérants puissent se connecter au système central via Citrix. Mais comme ils se déplacent beaucoup en zones rurales, la qualité des liaisons n est pas toujours optimale et il y a parfois des temps d attente. Cela devrait s améliorer d ici peu.» Une gestion de production plus riche et plus performante Depuis la mise en production de Sage ERP X3, un logiciel de suivi des temps de production a pu être interfacé à l ERP. «L installation de Sage ERP X3 a changé du tout au tout notre gestion de production, qui est aujourd hui beaucoup plus performante. Sage ERP X3 sait gérer les temps et les plannings, il dit à l acheteur ce qu il doit acheter à la bonne date, il offre de grandes facilités de recherche et de consultation. Avec Sage ERP X3, nos gains de productivité pour le bureau des méthodes sont compris entre 10 et 20%. Nous avons d ailleurs amélioré notre productivité à tous les niveaux, mais ce n est pas toujours quantifiable aussi facilement.» L item «gain de temps» a recueilli 19 réponses positives sur 26 ; l item «richesse d information» en a recueilli 22 ; et l item «facilité d utilisation» 17. Ces résultats, très favorables malgré les inévitables réticences au changement observées au début, ont conforté la direction dans son choix de Sage ERP X3. Ce que confirme Fabrice Rovere, directeur financier de l entreprise : «Sage ERP X3 est un outil moderne, grâce auquel nous accédons rapidement et facilement (en quelques clics) à l information qui nous intéresse. En outre, on passe aisément d une page à l autre, pour suivre la trajectoire d une donnée par exemple. Le fait de travailler avec une base commune nous permet d éviter les informations redondantes qui nous pénalisaient auparavant. La mise en place d un ERP tel que Sage ERP X3 nous oblige à mieux communiquer et nous aide à structurer les circuits d information et de validation. En outre, nous gagnons beaucoup de temps dans nos tâches administratives quotidiennes. Il nous reste plusieurs chantiers à mener à bien - optimiser la gestion des stocks, mettre en place une comptabilité analytique et le contrôle de gestion - mais nous savons que nous sommes sur la bonne voie. Si c était à refaire, nous choisirions à nouveau Sage ERP X3.» M. Hugues PRIOL Responsable Informatique Une enquête de satisfaction positive Il y a quelque temps, la direction de Pichon a mené un sondage auprès des utilisateurs de Sage ERP X3 pour mesurer leur degré de satisfaction. Interrogés sur les qualités du produit, les employés devaient répondre par oui ou par non selon qu il estimaient que ces qualités étaient réelles ou non. Sage ERP X3 19

20 La gestion fine des circuits matières plastiques : un atout décisif Société : Gaillon Activité : Leader français de l extrusion de plaques thermoplastiques standards ou techniques Chiffre d affaires : 60 millions d euros Effectif : 260 salariés Localisation : Saint Georges de Reneins (69) Projet Problématiques : Mettre en œuvre une gestion de production intégrant les spécificités métiers de la plasturgie Répondre aux exigences de reporting d un nouvel actionnaire Solution Sage : Sage ERP X3 Premium Edition Partenaire intégrateur : Kardol Leader français de l extrusion de plaques thermoplastiques standards ou techniques, et filiale du 1 er groupe européen, le groupe Gaillon est constitué de 3 sociétés. Pour répondre à de nouveaux enjeux liés à la gestion des circuits matières, ainsi qu à l obligation de fournir des reportings plus précis à son nouvel actionnaire, le groupe Gaillon décide de changer de système d information... et choisit Sage ERP X3 avec le module Plasturgie développé par l intégrateur Kardol. «Nous voulions affiner notre gestion de production et mieux utiliser les possibilités de l informatique au sein de nos ateliers, explique Régis Béroujon, directeur du département extrusion et chef de projet. Notre ancien outil (Prodstar) nous satisfaisait mais il était vieillissant et trop limité sur le plan fonctionnel. En outre, notre nouvel actionnaire avait besoin d éléments financiers plus détaillés.» La solution Sage ERP X3 s est imposée assez naturellement pour prendre la succession de Prodstar. «L intégrateur Kardol, qui possède une expertise reconnue dans le monde industriel, a mis au point un module très performant de gestion des circuits matières en complément de Sage ERP X3. Cela a vraiment fait la différence» explique Régis Béroujon. Gérer les différents états de la matière plastique La gestion des matières premières est en effet un facteur clé pour l activité plasturgie. D abord parce que celles-ci représentent 50 à 60% du coût de revient du produit fini. Ensuite parce qu un matériau initial peut être utilisé sous trois états différents - la matière vierge, la matière broyée et la matière régénérée - que le système d information doit impérativement savoir distinguer. «Le module Plasturgie développé par Kardol est capable de gérer tous ces changements d états.» Prendre en compte les spécificités des métiers de la plasturgie dans un système intégré L expertise de Kardol a permis de prendre en charge toutes les particularités liées au métier du groupe Gaillon. «En plus de la gestion des matières broyées, le nouveau système assure une parfaite traçabilité des flux, en amont et en aval, repérant tous les incidents de production. Autre point fort : notre outil intègre toutes les spécifications clients ; par exemple, un même type de plaque peut être livré chez plusieurs 20 LES TÉMOIGNAGES

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