La dématérialisation des Ordres de Mission & des Etats de Frais

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1 La dématérialisation des Ordres de Mission & des Etats de Frais

2 La gestion des NF et OM Quelques caractéristiques remarquables: Une gestion centralisée NF par an pour 3500 agents/ 8500 Beaucoup de missions itinérantes Un budget annuel de 3,5 millions d euro Une gestion distincte du domaine RH Gestion des Ordres de Mission et des Notes de Frais

3 Projet en deux phases: Informatiser la gestion: -Acquisition de la solution -Déploiement progressif Ulysse au CG59 Dématérialiser le processus: -Association des partenaires -Co-construction du fichier des PJ -Conventionnement

4 Les objectifs du projet au CG59 Avant Ulysse: traitement centralisé et non optimisé des Ordres de Mission et Notes de Frais papier Objectifs atteints Coûts Réduction de mandats des délais réduits de paiement de 80 à 15 euros Réduction des coûts de traitement Délais Visibilité de paiement pour les réduits agents de 70 à 12 jours Indicateurs pour les responsables

5 Pourquoi dématérialiser? Validation et impression Réception et contrôles Transmission à l appui des mandats La dématérialisation des pièces justificatives... Valoriser l outil (fortes attentes) Moderniser les procédures Supprimer la gestion du papier

6 La convention Convention cadre nationale de dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière, tripartite: Elle définit pour tous les acteurs: Les modalités Le périmètre Les contenus Les formats Les avancées: suppression de la signature de l agent et fusion des éléments de l OM et de la NF

7 L organisation actuelle Fichier de mise en paiement (interface) Mandats et bordereaux format papier Fichier des Pièces justificatives (XML) CDrom

8 Fichier XML et exploitation des données Les fichiers des PJ sont au format XML Le contenu annexé à la convention tripartite Les données sont exploitables via XéMéLios qui permet de faire recherches croisées et de reconstituer les documents via une feuille de style

9 Utilisation de XéMéLios L exploitation par état de frais permet de rechercher tous les états de frais disponibles par agent, par valideurs, par numéro, par montant etc.. En recherche simple ou multicritères. L exploitation par type de frais permet des requêtes croisées. Les critères de recherche peuvent être enregistrés et réutilisés. Nom original du fichier décidé entre ordonnateur et comptable se retrouve dans les critères de recherche et dans l objet des mandats

10 Les résultats Des délais de paiement maitrisés: La moyenne annuelle 2011 du délai global de paiement des NF s'établit à 12 jours (entre la capture de la NF et la mise en paiement par la paierie départementale) Les résultats sont factuels et indiscutables: le coût de la gestion d un déplacement qui était de 70 avant la mise en place d ULysse, est passé n est plus que de 7. C est donc de plus de 90% d économie dont on parle! Du temps pour mieux accompagner les agents

11 Quelles perspectives? Mise en place d une plate-forme d échange sécurisée pour supprimer le support Cdrom Migration en mode hébergé Mise en œuvre du PES V2 pour dématérialiser les mandats et bordereaux

12

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