Conférence Scientifique Publique Mondiale sur la Météorologie 2014

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1 Conférence Scientifique Publique Mondiale sur la Météorologie août 2014 Montréal, Canada Prospectus à l intention des commanditaires et des exposants Co-organisée par : Environnement Canada Environment Canada Conseil national de recherches Canada National Research Council Canada I

2 Organisation Comité international d organisation Michel Béland Alan Thorpe Gordon McBean Hans Volkert Deon Terblanche Véronique Bouchet William Lapenta James Hurrell Julia Slingo Meiyan Jiao Albert van Jaarsveld Pedro Leite da Silva Dias Jon Gill Roger Wakimoto Coprésident Président, Commission des sciences atmosphériques de l OMM Environnement Canada, Canada Coprésident Directeur général Centre européen pour les prévisions météorologiques à moyen terme, Royaume-Uni Président désigné, Conseil international pour la science (CIUS) et Université Western Ontario, Canada Secrétaire général, International Association of Meteorology and Atmospheric Sciences et Institüt für Physik der Atmosphäre, Allemagne Directeur, Département de recherche atmosphérique Organisation météorologique mondiale, Suisse Directeur int., Division de la recherche en météorologie Environnement Canada, Canada Directeur int., Environmental Modeling Center National Oceanic and Atmospheric Administration, États-Unis Directeur, NCAR Earth System Laboratory University Corporation for Atmospheric Research (UCAR), États-Unis Scientifique en chef MetOffice, Royaume-Uni Administratrice adjointe Administration météorologique de Chine (CMA), Chine Président-directeur général National Research Foundation of South Africa, Afrique du Sud Directeur, National Laboratory for Scientific Computing Ministry of Science and Technology, Brésil Gestionnaire, Affaires internationales Bureau of Meteorology, Australie Directeur adjoint, Geosciences National Science Foundation, États-Unis 1

3 s d office Tetsuo Nakazawa Sophie Cousineau Gilbert Brunet Sarah Jones David Rogers Brian Mills Laurier Forget Agent de liaison de l OMM Chef, PMRM, Organisation météorologique mondiale Secrétaire exécutive de la COI Chef int., AQMAS, Environnement Canada, Canada Coprésident, Comité du programme scientifique Directeur adjoint, Weather Science, MetOffice, Royaume-Uni Coprésidente, Comité du programme scientifique Chef, Deutscher Wetterdienst Forschung and Entwicklung (DWD), Allemagne Coprésident, Comité du programme des utilisateurs Président, Fondation pour la santé et le climat, Suisse Coprésident, Comité du programme des utilisateurs Scientifique principal, Environnement Canada, Canada Directeur de la Conférence Chef, Services de conférence, Conseil national de recherches, Canada Comité organisateur local Jean Langlais Président Directeur, Biosphère, Environnement Canada, Canada Jim Abraham Sylvie Castonguay Laurier Forget Sylvie Couture Président, Comité d activités de financement À la retraite, Environnement Canada, Canada Communications Organisation météorologique mondiale, Suisse Directeur de la Conférence Chef, Services de conférence, Conseil national de recherches, Canada Gestionnaire de la Conférence Services de conférence, Conseil national de recherches, Canada 2

4 Invitation à commanditer et à exposer La prévision météorologique fait d immenses progrès. Engendrées par les besoins très divers d une communauté d utilisateurs de plus en plus vulnérables, les capacités de prévision dépassent désormais les 10 jours. Les alertes de temps violent et d événements environnementaux connexes (p. ex. qualité de l air et hydrologie) sont désormais émises plusieurs jours à l avance. Cela a été rendu possible par des avancements dans la recherche et le développement d infrastructures plus perfectionnées que jamais dans les systèmes de télécommunications, d informatique et d observation. Au cours des dernières décennies, un certain nombre d importants programmes internationaux de recherches ont été déterminants pour encourager la collaboration nécessaire pour les progrès que nous observons plus particulièrement, le Programme mondial de recherche météorologique de l OMM et THORPEX (Le programme de recherches sur les systèmes d observation et de prévisibilité), mais également ceux sous la direction de la communauté universitaire, des activités de R et D du service national de météorologie, des agences spatiales nationales, des programmes de l AIMSA et, bien entendu, le soutien financier de divers organismes et programmes de financement à travers le monde. La Conférence Scientifique Publique Mondiale sur la Météorologie aura lieu à Montréal, Canada, du 16 au 21 août Elle a pour but d examiner les frontières scientifiques qui changent rapidement et les facteurs socioéconomiques de la science météorologique, avec pour objectifs : d accroître la visibilité et l importance d une activité scientifique météorologique mondiale solide et vibrante; du travail de recherche en harmonie avec les services météorologiques opérationnels afin de répondre aux besoins de leurs acteurs, du public et du secteur privé qui développent et fournissent souvent des technologies et des applications clés; d examiner l état des connaissances dans la science de la prévision météorologique et environnementale, ainsi que le développement de systèmes d observation et informatiques clés, confirmant ainsi une feuille de route pour l héritage de THORPEX; d examiner les nombreuses applications de la prévision météorologique à l environnement naturel plus large, en utilisant des systèmes de modélisation combinés et intégrés, perfectionnés et multidisciplinaires; d encourager une nouvelle génération de scientifiques qui peuvent contribuer à des systèmes et des applications d observation de la terre nouveaux et perfectionnés. Cet événement offrira une occasion sans précédent de lier les composantes clés de l entreprise météorologique mondiale, la rencontre sans précédent et exhaustive d environ participants des universités, de l industrie et du gouvernement, qui comprend des praticiens, des utilisateurs et des décideurs du monde entier. Pourquoi devriez vous participer? Nous vous offrons des trousses de commandite et d exposants personnalisées qui répondront aux stratégies de commercialisation de votre entreprise, y compris des occasions de promotion et de contacts pour : rehausser votre profil en tant que fournisseur, que catalyseur ou qu utilisateur de services météorologiques efficaces; développer et élargir votre base de clients de haut niveau; faire connaître votre marque, votre part de marché et le profil de votre entreprise; élaborer et lancer de nouveaux produits et services; influencer les priorités de transfert de la recherche et de la technologie dans l entreprise météorologique; développer de nouveaux rapports et liens avec l industrie. La plateforme combinée de la commandite et de la conférence vous offre la possibilité de vous faire connaître et de participer à un événement mondial d une grande renommée et exceptionnel. 3

5 Commandite Les entreprises et les organismes qui travaillent, soutiennent ou dépendent de services météorologiques et environnementaux sont invités à travailler avec le comité organisateur afin de faire de cette conférence une grande réussite. Différents niveaux et éléments de commandite sont offerts afin d assurer un niveau élevé de reconnaissance pour le soutien offert. La conférence offre non seulement la possibilité de commanditer des produits et des services pertinents auprès d un public de décideurs et de praticiens clés du monde entier, mais également de rehausser son profil d entreprise dans ce domaine. Les séances consacrées aux utilisateurs de services météorologiques permettront de rencontrer et de créer des contact avec d importantes représentants de l industrie météorologique. Les pages suivantes décrivent les possibilités offertes. Cependant, si vous souhaitez que cette offre soit adaptée à vos besoins, veuillez communiquer avec nous pour plus d information. Jim Abraham, président du Comité de levée de fonds YHZweatherguy@gmail.com Michel Béland, coprésident du Comité organisateur international Alan Thorpe, coprésident du Comité organisateur international 4

6 Occasions de commandite COMMANDITAIRE PLATINE 25,000 $ CAD PRIVILÈGES Logo du commanditaire apparaissant bien en vue dans toutes les communications officielles de la conférence, y compris les feuillets publicitaires, l appel de résumés, les affiches, le site Web et le programme définitif Reconnaissance spéciale lors de la séance plénière d ouverture Publicité en couleur sur une pleine page dans le programme définitif Encart d une page dans les sacs des délégués Un stand d exposition 10 x10 avec premier choix d emplacement dans la salle d exposition Quatre (4) inscriptions gratuites à la conférence COMMANDITAIRE OR 20,000 $ CAD PRIVILÈGES Logo du commanditaire apparaissant bien en vue dans toutes les communications officielles de la conférence, y compris les feuillets publicitaires, l appel de résumés, les affiches, le site Web et le programme définitif Une publicité en couleur sur une demi-page du programme final Encart d une page dans les sacs des délégués Un stand d exposition 10 x10 avec deuxième choix d emplacement dans la salle d exposition Trois (3) inscriptions gratuites à la conférence COMMANDITAIRE ARGENT 15,000 $ CAD PRIVILÈGES Logo du commanditaire apparaissant bien en vue dans toutes les communications officielles de la conférence, y compris les feuillets publicitaires, l appel de résumés, les affiches, le site Web et le programme définitif Un stand d exposition 10 x10 avec troisième choix d emplacement dans la salle d exposition Encart d une page dans les sacs des délégués Deux (2) inscriptions gratuites à la conférence COMMANDITAIRE BRONZE 10,000 $ CAD PRIVILÈGES Logo du commanditaire apparaissant bien en vue dans toutes les communications officielles de la conférence, y compris les feuillets publicitaires, l appel de résumés, les affiches, le site Web et le programme définitif Encart d une page dans les sacs des délégués Une (1) inscription gratuite à la conférence COMMANDITAIRE BIENFAITEUR 5,000 $ CAD et moins PRIVILÈGE Logo du commanditaire apparaissant bien en vue dans toutes les communications officielles de la conférence, y compris les feuillets publicitaires, l appel de résumés, les affiches, le site Web et le programme définitif 5

7 Possibilités de commandites spéciales Activités sociales Activité / article Coût Description Privilèges Cérémonie d ouverture 25,000 $ CAD La réception de bienvenue, y compris le divertissement, aura lieu le dimanche 17 août Banquet 25,000 $ CAD Un dîner, y compris le divertissement (date et lieu à déterminer). Pauses-café (du dimanche au jeudi en matinée et après-midi) 5,000 $ CAD chacune Visibilité complète pendant la réception ainsi qu une opportunité de s adresser à l auditoire. Nom de l entreprise sur la page des commanditaires du site web de la conférence. Le commanditaire de la réception sera bien en vue dans toutes les communications officielles de la conférence. Visibilité complète pendant le dîner ainsi qu une opportunité de s adresser à l auditoire. Nom de l entreprise sur la page des commanditaires du site web de la conférence. Le commanditaire du dîner sera bien en vue dans toutes les communications officielles de la conférence. Visibilité complète pendant les pauses-café. Autres occasions de commandite Activité / article Coût Description Privilèges Sac du délégué 10,000 $ CAD Logo de l entreprise et logo de la conférence imprimés sur les sacs des délégués. Cybercafé/ Salon Internet Salle de préparation des conférenciers Encart dans les sacs des délégués (1 page) 5,000 $ CAD Possibilité d afficher le logo et des renseignements sur l entreprise au cybercafé et affichage par défaut de la page Web de l entreprise sur tous les ordinateurs. 5,000 $ CAD Possibilité d afficher des renseignements sur l entreprise et le logo dans la salle de préparation des conférenciers et affichage par défaut de la page Web de l entreprise sur tous les ordinateurs. 2,000 $ CAD Possibilité de placer un encart dans les sacs des délégués. Cet encart d une page en couleur doit être fourni par le commanditaire. Lanières 5,000 $ CAD Nom de l entreprise sur la lanière officielle de la conférence. Le commanditaire peut recourir à toute compagnie pour la production des lanières et il est responsable des coûts de production. Actes de la conférence sur clé USB 20,000 $ CAD Possibilité d afficher le logo de l entreprise sur la clé USB. Nom de l entreprise sur la page des commanditaires du site web de la conférence. Visibilité de l entreprise pendant toute la durée de l exposition et de la conférence. Nom de l entreprise sur la page des commanditaires du site web de la conférence. Nom de l entreprise sur la page des commanditaires du site web de la conférence. Visibilité importante puisque tous les délégués inscrits recevront un sac. Visibilité importante puisque tous les délégués inscrits recevront une lanière. Visibilité importante puisque tous les délégués inscrits recevront une clé USB. 6

8 Autres occasions de commandite Activité / article Coût Description Privilèges Conférence principale Séance Commandite d un conférencier éminent Séance d affichage Création d une association de scientifiques en début de carrière 5,000 $ CAD chacune 2,500 $ CAD chacune 2,500 $ CAD chacune 2,500 $ CAD chacune 25,000 $ CAD Sur le modèle de l APECS (Association of Polar Career Scientists: dans le cadre de la conférence on invitera les jeunes scientifiques à se réunir pour former leur propre réseau unique de scientifiques spécialistes de l atmosphère. Le parrainage permettra la création d un secrétariat et d un site Web pour le lancement de l initiative, et votre organisation sera reconnue pour son leadership en soutien à cette initiative. Une partie de ce parrainage sera utilisé pour des prix qui seront remis aux jeunes scientifiques participant à WWOSC Visibilité complète pendant la conférence principale. Nom de l entreprise sur la page des commanditaires du site web de la conférence. Visibilité complète pendant la séance commanditée. Nom de l entreprise sur la page des commanditaires du site web de la conférence. Nom de l entreprise sur la page des commanditaires du site web de la conférence. Visibilité complète pendant la séance d affichage. Nom de l entreprise sur la page des commanditaires du site web de la conférence. Pleine visibilité à la séance spéciale des jeunes scientifiques et aux activités suivantes pendant la première année (p. ex. site Web). Présentation du prix du meilleur article aux jeunes scientifiques de WWOSC Nom de l entreprise sur la page des commanditaires du site web de la conférence. Publicités Article Description Coût Programme final Une page en couleur 1,500 $ CAD Programme final Une demi-page en couleur 1,000 $ CAD Programme final (quatrième de couverture) Une page en couleur 5,000 $ CAD Programme final (troisième de couverture) Une page en couleur 2,000 $ CAD 7

9 Formulaire d inscription et entente de commandite L organisme sous-mentionné s engage à offrir une commandite à la Conférence scientifique publique mondiale sur la météorologie qui se tiendra du 16 au 21 août 2014 au Palais des congrès, Montréal, Québec, Canada. (Veuillez remplir en caractère d imprimerie) Nom de l organisme : Personne-ressource : Nom de famille Prénom Adresse postale : Ville : Prov. État : Pays : Code postal/zip : Tél : ( ) Téléc : ( ) Courriel : Veuillez choisir parmi la liste des forfaits de commandites et indiquez quelle(s) catégorie(s) votre organisme souhaite commanditer : Montant total de la commandite : $ CAD Les avantages associés à la ou aux commandites choisies correspondront à ceux indiqués dans l éventail des possibilités de commandites. Une fois le paiement reçu, le Bureau de gestion de la conférence entrera en communication avec vous ou avec votre représentant, au besoin, pour coordonner la réalisation de vos avantages. CHÈQUES Veuillez libeller le chèque à l ordre du Receveur général du Canada (WWOSC 2014). MODALITÉ DE PAIEMENT Carte de crédit : Visa MasterCard American Express Numéro de la carte : / / / Nom (tel qu il apparaît sur la carte) : Date d expiration : / (Mois / Année) Signature du détenteur de la carte : Date : / / Je certifie que je suis le représentant ou la représentante dûment autorisé(e) de l organisme susmentionné pour prendre un engagement de commandite. Nom en lettres moulées : Titre poste : Signature : Date : Retournez ce formulaire dûment rempli, avec votre paiement, à : Conférence scientifique publique mondiale sur la météorologie (WWOSC 2014) a/s Conseil national de recherches du Canada 1200, chemin Montréal, Édifice M-19 Ottawa (Ontario) K1A 0R6 Tél : +1 (613) Téléc : +1 (613) Courriel : wwosc2014@nrc-cnrc.gc.ca 8

10 Exposition Cet événement sans précédent offre des occasions très dynamiques de générer des affaires et de pénétrer le marché. Les organismes et les entreprises participants pourront rehausser le profil de l entreprise puisqu il y aura un certain nombre de cadres supérieurs du gouvernement, de l industrie et des universités, des membres, des partenaires et des clients représentant l Organisation météorologique mondiale. Le programme est structuré de façon à favoriser les affaires, et prévoit du temps pour les rencontres et les contacts. Toutes les pauses-café ainsi que les séances d affichage se tiendront dans le secteur de l exposition. De plus, les participants auront un certain temps, aux heures de déjeuner, pour visiter l exposition. Il est possible de louer de grands sites aménagés spécialement pour les besoins de l exposant. Renseignements sur l exposition Frais de location par stand 3 mètres x 3 mètres (10 pieds x 10 pieds) Coût : 2,500 $ CAD (taxes incluses) Les frais de location comprennent un mur arrière de 2,4 mètres (8 pieds) de hauteur avec un rideau bleu de 1,0 mètre (3 pieds) de hauteur pour les côtés le manuel de l exposant les allées seront recouvertes de tapis (bleu) sécurité durant la nuit éclairage général chauffage-refroidissement deux insignes d exposant (valables pour la réception de bienvenue et les pauses-café) le programme de la conférence et les résumés visibilité dans le site Web de la conférence et lien avec celui de l organisation de l exposant Nous confirmerons l acceptation de votre demande de stand(s) une fois que nous aurons reçu votre «Demande d espace d exposition» et votre dépôt. Les stands seront attribués sur la base du premier arrivé, premier servi. Toutes les demandes sont assujetties à l approbation du Comité de l exposition. Les commanditaires Platine, Or et Argent auront la priorité pour le choix de l emplacement dans la salle d exposition. 9

11 Heures de visite, montage et démontage Heures de visite Le samedi 16 août 2014 Le dimanche 17 août 2014 Le lundi 18 août 2014 Le mardi 19 août 2014 Le mercredi 20 août h h h 17 h 10 h 17 h 10 h 17 h 10 h 16 h Arrivée des exposants Le vendredi 15 août 2014 Le samedi 16 août h 17 h 9 h 14 h Départ des exposants Le mercredi 20 août h 20 h Pour obtenir plus de renseignements, veuillez entrer en communication avec le Bureau de gestion de la conférence : Sylvie Couture WWOSC 2014 Conseil national de recherches Canada 1200, chemin Montréal, Édifice M-19 Ottawa (Ontario) Canada K1A 0R6 Tél : (613) Téléc : (613) Courriel : wwosc2014@nrc-cnrc.gc.ca 10

12 Plan de la salle d exposition 11

13 Demande d espace d exposition et contrat Le ou la soussigné(e) demande, par la présente, un espace à titre d exposant Conférence scientifique publique mondiale sur la météorologie qui se tiendra du 16 au 21 août 2014 au Palais des congrès, Montréal, Québec, Canada. (Veuillez remplir en caractère d imprimerie) Nom de l organisme : Adresse postale : Ville : Prov. État : Pays : Code Postal/Zip : Tél : ( ) Téléc : ( ) RENSEIGEMENTS SUR LES STANDS D EXPOSITION Personne-ressource : Courriel : Tél : ( ) Téléc : ( ) Dimension d un stand : 3 mètres x 3 mètres (10 pieds x 10 pieds) Nombre de stands demandé : PAIEMENT Cette demande ne sera traitée que si elle est accompagnée d un paiement. Nous demandons un dépôt de 50 p. 100 avant le 21 février Après cette date, nous demandons le paiement du coût total du stand. Frais de location par stand : 2,500 $ CAD $ Dépôt demandé (50 p. 100) d ici au 21 février 2014 $ MODALITÉ DE PAIEMENT Carte de crédit seulement : Visa MasterCard American Express Numéro de la carte : / / / Nom (tel qu il apparaît sur la carte) : Date d expiration : / (Mois / Année) Signature du détenteur de la carte : Date : / / CHÈQUES Veuillez libeller le chèque à l ordre du Receveur général du Canada (WWOSC 2014) et retourner ce formulaire dûment rempli, avec votre paiement, à l adresse suivante : Conférence Scientifique Publique Mondiale sur la Météorologie, a/s Conseil national de recherches du Canada, 1200, chemin Montréal, Édifice M-19, Ottawa (Ontario) K1A 0R6. En présentant cette demande, nous acceptons de nous conformer aux règlements de l exposition de la Conférence scientifique publique mondiale sur la météorologie, qui font, par la présente, partie de cette demande. Il est mutuellement convenu que tous lesdits règlements seront interprétés par le Comité national d organisation en présence sont liées par cette interprétation. Signature : Nom : (en caractères d imprimerie) Titre : 12 Faire parvenir au Secrétariat de la Conférence par télécopieur au ou par courriel à wwosc2014@cnrc-nrc.gc.ca

14 Contrat (Exposition) BUT Tous les éléments exposés doivent servir les intérêts scientifiques de la conférence et la conférence se réserve le droit d exiger l enlèvement immédiat de tout objet exposé si les organisateurs croient qu il peut être préjudiciable aux buts visés. Seuls le matériel et les services professionnels d intérêt pour les participants peuvent être exposés. 1. L exposant est lié par les règlements établis par le Comité de l Exposition commerciale Conférence scientifique publique mondiale sur la météorologie, par les organisations commanditaires et par tout représentant, agent ou employé dûment autorisé de la conférence. Chaque exposant est responsable de connaître et d observer toutes les lois, les ordonnances et tous les règlements qui ont trait à la santé, à la prévention des incendies et à la sécurité publique. 2. Le Comité organisateur de la conférence établira l admissibilité de toute société, de tout produit ou service ou de toute demande d espace d exposition. Le Comité peut interdire l installation ou exiger l enlèvement ou la suppression de tout élément exposé ou de toute promotion, entièrement ou en partie, qui, à son avis, ne correspond pas à la nature ou au but de la conférence. 3. PRÉVENTION DES INCENDIES Les exposants ne doivent pas empiéter sur l espace des allées et doivent demeurer dans l espace qui leur a été attribué. Tous les matériaux utilisés pour la décoration doivent être résistants au feu. Les boîtes pliantes, les boîtes et les palettes ne peuvent pas être entreposées sous les tables, derrière les objets exposés ni en aucun lieu du secteur de l exposition. Aux frais de l exposant, les palettes vides et autres objets de ce genre seront ramassées, entreposés et retournés à son stand à la fin de l exposition. Tous les élément exposés qui peuvent présenter un danger, de quelque type qu ils soient, sont interdits dans la salle d exposition, sauf s il y a consentement écrit du Service des incendies de la Ville de Montréal et du Palais de congrès. L interdiction s applique, entre autres, aux flammes nues, au charbon, au propane liquide, aux réservoirs de propane liquide, aux liquides toxiques ou aux gaz ainsi qu aux produits toxiques dangereux et autres. 4. PROTECTION DE L IMMEUBLE ET DU MATÉRIEL Rien ne doit être affiché, annexé, cloué, vissé ou autrement installé sur les colonnes, les murs, les planchers ou les autres parties de l immeuble ou des meubles. Toutes les pièces de matériel lourdes doivent être placées sur des plates-formes pour éviter d endommager le plancher. 5. ASSURANCE DE RESPONSABILITÉ CIVILE Toutes les précautions raisonnables seront prises pour protéger les biens de l exposant durant l installation, la période de la conférence et le démontage. Cependant, le Comité organisateur de la conférence et le Conseil national de recherches du Canada n accepteront pas la responsabilité des lésions causées aux personnes ou de la perte ou des dommages causés aux produits, aux éléments exposés, au matériel ou aux décorations en raison d un incendie, d un accident, d un vol ou de toute autre cause à l intérieur du Palais de la conférence. Les exposants doivent avoir une assurance suffisante pour protéger les éléments exposés contre les dommages et les pertes, et une assurance de responsabilité civile qui assure une protection contre les lésions corporelles et les dommages causés à la propriété d autres personnes. Les exposants doivent avoir une copie de leur police d assurance en main et pouvoir la présenter sur demande. 13

15 6. REPRÉSENTANTS AUTORISÉS Chaque exposant doit fournir à l avance au Comité organisateur de la conférence le nom et le titre de la ou des personnes qui assureront une présence au stand et qui seront responsables de l installation, du fonctionnement et de l enlèvement des éléments exposés. Ce ou ces représentants seront autorisés à passer des contrats de service, au besoin, pour lesquels l exposant sera responsable. 7. SÉCURITÉ ET DOMMAGES La Conférence scientifique publique mondiale sur la météorologie assurera une sécurité durant la nuit au Palais de la conférence. Bien que tous les efforts seront faits pour assurer la sécurité des éléments exposés, ni les organisateurs de la conférence scientifique publique mondiale sur la météorologie, ni la direction de l exposition ni le Palais de la conférence ne seront responsables des lésions, des pertes ou des dommages causés aux personnes, à la propriété, au matériel ou aux décorations en raison d un accident, d une perte ou de toute autre cause, ni de la sécurité des éléments exposés contre le feu, le vol, les dommages, les accidents, les catastrophes naturelles ou toute autre cause de destruction, ni de tout acte préjudiciable aux espaces publics loués, aux exposants ou à leurs employés durant les opérations d arrivée sur les lieux et de départ des lieux, à tout moment durant l exposition sur le plancher de l exposition ou au Palais de la conférence, durant le transport d objets vers ou de retour de l exposition ou dans le site d entreposage. L assurance pour la protection des éléments exposés est sous la responsabilité unique de l exposant et à ses frais. En temps opportun, durant les heures d inoccupation, il faut mettre sous clé ou enlever le matériel électronique personnel comme les ordinateurs portables, les caméras, etc. Les stands doivent être occupés par le personnel de l exposant durant toutes les heures de visite de l exposition. 8. MODALITÉS DE PAIEMENT Les demandes doivent être accompagnées d un paiement de 50 p. 100 du coût total de la location de l espace. Le solde dû doit être entièrement payé le 21 février Les demandes présentées après le 21 février 2014 doivent être accompagnées du paiement complet. Si le coût total de l espace d exposition n était pas payé au complet le 7 mars 2014, la direction aurait le droit de résilier le contrat en vertu des conditions décrites sous la rubrique «CONDITIONS D ANNULATION». Tous les espaces d exposition doivent être payés au complet avant la tenue de l exposition. 9. CONDITIONS D ANNULATION Si l exposant annulait pour quelque raison que ce soit et sous réserve que l annulation écrite soit reçue avant le 15 mai 2014 à l adresse qui suit : Sylvie Couture, gestionnaire de la conférence WWOSC 2014 Conseil national de recherches Canada 1200, chemin Montréal, Édifice M-19 Ottawa (Ontario) Canada K1A 0R6 L exposant devrait payer des frais d administration de 1,000 $ CAD plus les taxes applicables. Il n y aura pas de remboursement pour l annulation de la location d un espace après cette date. Ces conditions d annulation s appliqueront aussi dans le cas d une réduction de la dimension des stands. Si la conférence WWOSC 2014 était annulé pour quelque raison hors du contrôle de la direction, celle-ci ne serait responsable d aucune dépense encourue par l exposant et n aurait d autre responsabilité à l égard de l exposant que le remboursement de la portion du coût de la location reçue. L attribution de l espace se fait selon le principe du premier arrivé, premier servi avec priorité pour les commanditaires platine et or. 14